POWER POINT 2000
INDICE INTRODUZIONE... 3 I MENU... 6 PRESENTAZIONI CON ANIMAZIONI... 6 APPLICA STRUTTURA... 6 SFONDO...7 CREARE UN ANIMAZIONE AUTOMATICA...8 CREARE UN ANIMAZIONE PERSONALIZZATA...9 MODIFICA DELLA STRUTTURA DI UNA DIAPOSITIVA...10 MODALITA SEQUENZA DIAPOSITIVE (SLIDE SORTER)... 14 TRANSIZIONI...14 TEMPORIZZAZIONI...14 IMPOSTAZIONI DELLA PRESENTAZIONE... 16 INSERIRE UN FILMATO IN UNA PRESENTAZIONE POWER POINT...17 CONCLUSIONI... 18
INTRODUZIONE Power Point 2000 è uno strumento per la creazione di presentazioni elettroniche, ovvero uno strumento che permette di comporre presentazioni cartacee, diapositive, stampe di discorsi (da effettuare seguendo le presentazioni durante, ad es., un convegno), presentazioni a video (per l appunto elettroniche). Power Point è uno strumento di facile e immediato utilizzo, per cui non ci soffermeremo a lungo sui comandi di base. Circa questi ultimi, infatti, è sufficiente dire che il menu FILE, il menu MODIFICA, VISUALIZZA, INSERISCI, FORMATO e STRUMENTI, ricalcano le analoghe voci presenti negli altri applicativi che fanno parte della suite Office della Microsoft. Rispetto alla precedente versione, vi sono moltissimi template (modelli) sulla base dei quali creare nuove presentazioni, tutti messi a disposizione dal sistema. Vi sono molti modelli struttura e molti modelli di presentazione, che vi guideranno passo dopo passo nella creazione di una presentazione di effetto. Se però decidete di creare da soli una nuova presentazione, senza fruire delle guide che Power Point mette a disposizione, provate a seguire i nostri consigli e date sfogo alla vostra creatività. Scegliete dunque Presentazione Vuota dalla sezione Generale (la finestra mostrata vi appare quando selezionate la voce NUOVO dal menu FILE, e seguite le lezioni:
Vi apparirà la presentazione vuota da cui partire per la creazione di una presentazione, come mostrato in figura: A questo punto dovrete scegliere quale aspetto dare alla prima diapositiva della vostra presentazione, scegliendo quella desiderata tra le opzioni che vi vengono proposte. Ma facciamo prima un passo indietro. In effetti, quando avviate PowerPoint, vi viene presentata la finestra: Per ottenere le stesse opzioni che abbiamo visto selezionando il la voce NUOVO dal menu FILE, dovrete scegliere qui CREAZIONE GUIDATA CONTENUTO, MODELLO STRUTTURA o PRESENTAZIONE VUOTA. Se però volete visualizzare tutti i modelli visti precedentemente, scegliete ANNULLA e ripartite da FILE/NUOVO.
Una volta posizionati sulla prima pagina della presentazione, se avete scelto di creare una composizione VUOTA, la finestra vi apparirà così: Nelle esercitazioni pratiche durante un corso, si preferisce cominciare a creare insieme una presentazione, in modo da vedere, man mano che occorrono, quali sono gli strumenti che power point mette a disposizione. Ritenendo però che questo applicativo sia realmente di semplice utilizzo, prenderemo di seguito in esame i comandi di menu ed i bottoni principali, in modo che voi stessi possiate poi organizzarvi da soli una presentazione, utilizzando quanto appreso. E buona norma, comunque, prima di iniziare a comporre una presentazione, farsene uno schema su carta, oppure utilizzare a tale scopo l outline (struttura) presente sul lato sinistro della finestra del programma.
I MENU Ogni menu ha delle sue particolarità, relativamente a comandi specifici di Power Point, ma sarà semplice esplorare autonomamente le funzionalità di base. Molto importanti sono le modalità di visualizzazione possibili in Power Point, poiché facilitano il lavoro di creazione. Queste sono selezionabili sia dal menu Visualizza, sia dalla barra posta sulla parte inferiore della finestra dell applicativo. In Power Point è interessante soprattutto esplorare le nuove funzionalità, per cui, dopo che avrete fatto una carrellata sulle funzioni di base e sull autocomposizione per la creazione di nuovi documenti, consigliamo di procedere nelle pagine successive, con comandi più divertenti! PRESENTAZIONI CON ANIMAZIONI Con Power Point è possibile creare delle presentazioni di grande effetto, introducendo filmati, suoni, animazioni e pulsanti di azione. Con un po di fantasia, è possibile personalizzare le presentazioni e renderle più gradevoli. Vedremo, nei prossimi paragrafi, come agire sulle slide (videate, pagine) in modo da rendere gradevole e di impatto il nostro lavoro. APPLICA STRUTTURA Una prima personalizzazione si ottiene scegliendo l opzione APPLICA MODELLO STRUTTURA dal menu FORMATO. Compare una finestra in cui è possibile visualizzare e scegliere le strutture (layouts) proposti da Power Point), come si vede in figura.
SFONDO Con l opzione SFONDO (sempre nel menu FORMATO) si può impostare invece uno sfondo personalizzato, solo per la diapositiva attuale oppure per tutta la presentazione. Si può scegliere tra patterns, sfumature, colori pieni, oppure è possibile optare per l uso di un immagine come sfondo della diapositiva (ad esempio un logo). Un esempio di applicazione di modello struttura e successivamente di sfondo, è visibile in figura:
CREARE UN ANIMAZIONE AUTOMATICA Innanzitutto occorre predisporre la slide, posizionando testi ed eventuali immagini da animare. Una volta fatto ciò, si seleziona l oggetto da animare e si sceglie l opzione ANIMAZIONE PREIMPOSTATA dal menu PRESENTAZIONE DIAPOSITIVE. A questo punto si sceglie una delle animazioni preimpostate proposte da Power Point. Ognuna di queste animazioni è accompagnata anche da un suono. Supponiamo di scegliere per l oggetto selezionato (ad esempio l immagine sulla destra della diapositiva), l animazione denominata VOLO. L effetto sarà di veder comparire (come se arrivasse in volo) l immagine, accompagnata da un suono che ricorda questa azione. E possibile scegliere una di queste animazioni anche per il testo. In questo caso è sufficiente selezionare, appunto, il testo e ripetere l operazione di scelta dell animazione preimpostata desiderata.
CREARE UN ANIMAZIONE PERSONALIZZATA Innanzitutto occorre predisporre la slide, posizionando testi ed eventuali immagini da animare. Una volta fatto ciò, si seleziona l oggetto (testo o immagine) da animare e si sceglie l opzione ANIMAZIONE PERSONALIZZATA dal menu PRESENTAZIONE DIAPOSITIVE. Comparirà una finestra in cui, attraverso i menu a tendina della sezione EFFETTI, si scelgono l animazione, il suono da associare, se modificare l immagine dopo l animazione, e, scegliendo la linguetta ORDINE E INTERVALLI, è possibile decidere se l animazione si avvia solo con un click del mouse oppure automaticamente n secondi dopo l evento precedente. Con il pulsante ANTEPRIMA, nella finestra posta nella dialog, si assiste ad un anteprima dell effetto impostato.
MODIFICA DELLA STRUTTURA DI UNA DIAPOSITIVA E possibile anche modificare la struttura di una presentazione e cioè scegliere l aspetto che si intende dare alle diapositive contententi i titoli o alle altre, in modo da definire uno standard. In questo caso, dal menu VISUALIZZA occorrerà selezionare l opzione SCHEMA (MASTER) e scegliere: SLIDE (Diapositiva) per cambiare la struttura delle diapositive normali TITLE MASTER (Titolo) per cambiare la struttura delle diapositive Titolo. PRINT (Schema Stampati) per modificare le opzioni di stampa della presentazione NOTE per modificare l aspetto delle note Se per esempio scegliamo la voce DIAPOSITIVA, potremo modificarne lo schema corrente:
Con il menu VISUALIZZA, inoltre, si può passare da una modalità di visualizzazione della presentazione all altra, mediante le varie opzioni proposte. Tramite l opzione NORMALE si visualizza infatti la diapositiva per comporla, con la struttura della presentazione visibile di lato: Scegliendo la voce di menu PAGINA NOTE (HANDOUTS) si accede alla sezione che permette di inserire delle note per ogni diapositiva (per esempio per avere una scaletta della presentazione per Il
relatore o per distribuire del materiale ai partecipanti ad una riunione), come mostrato nella figura riportata alla pagina successiva. Se si sceglie la voce PRESENTAZIONE, si potrà visualizzare il risultato ottenuto fino ad ora nel comporre la presentazione. Per scorrere da una pagina all altra (e per attivare le animazioni inserite) si dovrà effettuare un click con il pulsante sinistro del mouse, oppure utilizzare le frecce di spostamento avanti e indietro presenti sulla tastiera del PC). In figura vediamo come si presenta a video una diapositiva:
Con l opzione SEQUENZA DIAPOSITIVE (SLIDE SORTER), si visualizza invece tutta la presentazione per controllarne sequenza, temporizzazioni ed effetti. Infine, con la voce PRESENTAZIONE, si visualizza a tutto schermo la presentazione.
MODALITA SEQUENZA DIAPOSITIVE (SLIDE SORTER) TRANSIZIONI Questa modalità di visualizzazione è particolarmente comoda per impostare transizioni tra le diapositive (ovvero effetti per passare da una diapositiva all altra) e temporizzazioni. Per impostare il modo di passare da una diapositiva all altra (transizione), è sufficiente scegliere l opzione TRANSIZIONE DIAPOSITIVE (TRANSITION) dal menu PRESENTAZIONE DIAPOSITIVE. Comparirà una finestra in cui è possibile impostare tutte le opzioni desiderate. Innanzitutto, dal menu a tendina, si imposta l effetto di transizione desiderato, e se ne vedrà l anteprima nell apposito riquadro. E possibile, a questo punto, decidere se l effetto scelto dovrà essere lento, medio o veloce. Si imposta poi la modalità di avanzamento, scegliendo tra l opzione di far comparire la slide successiva al click del mouse, oppure automaticamente dopo il numero di secondi desiderato. Si può anche associare un suono alla transizione. Una volta effettuate tutte le impostazioni, si potrà optare se applicare la transizione scelta per la sola slide correte (pulsante APPLICA) oppure a tutte le slides della presentazione (pulsante APPLICA A TUTTE). TEMPORIZZAZIONI In questa modalità di visualizzazione è possibile anche impostare i tempi della presentazione, ovvero decidere quanto una slide deve rimanere sullo schermo prima di passare a quella successiva. In questo modo la presentazione prosegue automaticamente. Questa opzione è particolarmente utile per sincronizzare la presentazione degli argomenti con l audio (sia che si tratti di registrazione, sia che la presentazione sia guidata da uno speaker).
Per impostare i tempi di visualizzazione delle slide, occorre innanzitutto scegliere l opzione PROVA INTERVALLI dal menu PRESENTAZIONE DIAPOSITIVE. Passerete immediatamente alla modalità di visualizzazione a tutto schermo della presentazione, e lì apparirà una finestra (in basso a destra), tramite la quale potrete impostare l intervallo di tempo desiderato tra una diapositiva e l altra. Tramite i pulsanti presenti, una volta trascorso il tempo desiderato (mostrato in secondi sulla sinistra in alto della finestrella), con il pulsante di PLAY passate alla slide successiva, con il pulsante RIPETI, decidete se ripetere la temporizzazione corrente. Alla fine Power Point vi chiederà se confermare i tempi impostati.
IMPOSTAZIONI DELLA PRESENTAZIONE Tramite la voce IMPOSTA PRESENTAZIONE del menu PRESENTAZIONE DIAPOSITIVE, è possibile dare delle indicazioni su come verrà utilizzata la presentazione (ad esempio se dovrà scorrere in modo automatico, o guidato attraverso i click del mouse dal relatore. Una volta scelta tale voce di menu, comparirà una finestra in cui potrete impostare tutte le opzioni desiderate. Tra le opzioni è possibile indicare se si desidera che la presentazione sia mostrata a tutto schermo, in una finestra, in modo continuo, finchè non viene premuto il pulsante ESC sulla tastiera, senza commento o senza animazioni. Inoltre è possibile scegliere se mostrare tutte le diapositive oppure solo parte di esse (indicando il numero della prima diapositiva da mostrare e quello dell ultima), se adoperare la temporizzazione oppure optare per l avanzamento manuale (tramite click del mouse), ed infine, se impostare un colore dello schermo personalizzato.
INSERIRE UN FILMATO IN UNA PRESENTAZIONE POWER POINT Tramite la voce FILMATO/SUONO presente nel menu INSERISCI, è possibile rendere multimdiale una presentazione di Power Point Una presentazione con suoni e filmati è ovviamente più accattivante, ma soprattutto permette a tutti di recepire il messaggio comunicato secondo la modalità più consona al proprio meccanismo di apprendimento. Mentre i filmati devono preesistere sull elaboratore, i suoni possono anche essere registrati direttamente attraverso i comandi messi a disposizione da power point stesso. Per inserire un filmato, è sufficiente selezionare l opzione filmato/suoni dal menu Inserisci. In tal modo compare una sotto finestra da cui è possibile scegliere se inserire un suono o appunto un filmato. Lasciamo all esercizio la spiegazione più costruttiva, poiché l uso di tali opzioni è molto intuitivo. Ovviamente non vi resta che sbizzarrirvi con la fantasia.
CONCLUSIONI Power point, già dalla precedente versione, può essere utilizzato per tanti scopi, anche per comporre pagine WEB (lo sconsigliamo, però, per i limiti che ovviamente lo distinguono dai pacchetti per lo sviluppo vero e proprio di pagine html). Tuttavia, è un potente strumento di presentazione elettronica, che può oltretutto essere facilmente integrato con altre applicazioni (vi si possono inserire fogli excel, per esempio, oppure si possono lanciare altri applicativi da powwer point stesso, ad esempio durante una presentazione). Molto utile è prendere visione degli esempi (autocomposizione nuovo documento) che power point mette a disposizione, per imparare a comunicare meglio in forma elettronica (ricordate che una presentazione a video è ben diversa da una presentazione su carta, sia per il contenuto che deve essere più stringato e immediato, sia per la disposizione degli elementi grafici che deve essere studiata appositamente per essere ben visibile a video). Per completare le conoscenze acquisite su Power Point provate prima a comporre un semplice sito WEB personale attraverso l aiuto fornito da Power Point (Autocomposizione voce NUOVO nel menu FILE), poi costruendo e collegando tra loro pagine di Power Point come se voleste organizzare un vostro sito e salvandole in formato html (SALVA COME HTML nel menu FILE). Vedrete, però, che, anche se il risultato non è malvagio, comunque è preferibile utilizzare appositi strumenti per le creazioni Web. Un ultima nota riguarda la possibilità di creare delle presentazioni stand-alone, ovvero eseguibili anche su PC che non sono dotati dell applicativo Power Point. Per ottenere ciò, goà dalla precedente versione di Power Point, la Microsoft ha messo a disposizione un visualizzatore di diapositive distribuibile in modalità free. Per comporre una presentazione stand alone, con la sicurezza di non dimenticare nessun elemento necessario alla corretta esecuzione, è consigliabile utilizzare il comando PRESENTAZIONE PORTATILE dal menu FILE. Attraverso una serie di passi guidati, si potrà così comporre la presentazione prendendo tutti i file necessari alla corretta esecuzione.