4. Relazione 2011 sui risultati conseguiti attraverso l attuazione del Sistema delle Convenzioni (applicazione del D.L. 12/07/04, n.168, convertito dalla L. 30/07/04, n.191) 4.1 Controlli interni sull acquisto di beni e servizi secondo il sistema delle Convenzioni La legge 30 luglio 2004 n. 191, cosiddetto decreto taglia-spese n. 168 del 12 luglio 2004, che ripristina la disciplina contenuta nell art. 26, comma 3 della legge 488/1999, incentiva il ricorso alle Convenzioni, le cui condizioni di offerta costituiscono il parametro per valutare la convenienza dei contratti di fornitura conclusi in autonomia. Le pubbliche amministrazioni, compresi gli enti locali, aderiscono alle Convenzioni o procedono autonomamente rispettando, in tal caso, i parametri di prezzo/qualità come limiti massimi per l acquisto di beni e servizi comparabili con quelli offerti da. La Regione Lombardia inoltre, in attuazione della legge finanziaria 2007, ha istituito con legge n. 33/2007 una Centrale regionale acquisti, con funzioni di centrale di committenza nell ambito di Lombardia Informatica. La stipulazione di contratti in violazione delle suddette disposizioni è causa di responsabilità amministrativa e di danno erariale, quest ultimo pari alla differenza tra il prezzo previsto nelle convenzioni e quello indicato nel contratto d acquisto, se superiore. Allo scopo di assicurare effettività all intera disciplina, la legge attribuisce agli uffici preposti al controllo di gestione il compito di effettuare verifiche sui risultati complessivi conseguiti attraverso l attuazione del sistema delle Convenzioni e di riferire sull esito di tali verifiche agli organi di direzione politica e alla Corte dei Conti. A tal fine il servizio di controllo interno ha effettuato il controllo di tutti gli atti di acquisto di beni e servizi adottati nell Ente nel 2011, richiedendo alle Direzioni anche la relativa documentazione, in particolare: 1. per gli acquisti effettuati autonomamente - pur in presenza di convenzioni attive - è stato richiesto di produrre, per ogni atto, la motivazione tramite dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà, nonchè la stampa delle convenzioni attive alla data del provvedimento. La richiesta ha riguardato, sia gli acquisti effettuati con l utilizzo dei parametri prezzo-qualità, sia gli acquisti senza utilizzo degli stessi; 2. per gli acquisti di beni e servizi, per i quali non risultava attiva una convenzione, è stata richiesta la stampa delle convenzioni attive al momento dell adozione dell atto. Inoltre, nel caso di acquisti con parametri prezzo-qualità, è stato richiesto di specificare anche il risparmio conseguito. L attività di ricognizione e controllo svolta ha evidenziato che nel 2011 sono stati adottati complessivamente n.284 provvedimenti relativi ad acquisti di beni e 4.2 Acquisti effettuati tramite adesione a Convenzione o Centrale regionale acquisti di Lombardia informatica Come si osserva nella Tabella seguente, nel 2011 le tipologie di acquisti di beni o servizi in adesione a Convenzioni sono aumentate, nonostante si registri una diminuzione della spesa sostenuta rispetto al 2010. La riduzione, tuttavia, è da attribuire alle misure di razionalizzazione delle dotazioni adottate dall Ente. Tabella 17 - Spesa per gli acquisti in adesione a Convenzione Tipologie merceologiche Utenze Telefonia fissa e mobile 310.000,00 510.000,00 Utenze Energia Elettrica 1.111.059,40 1.249.976,43 Carburanti per autotrazione tramite fuel card 1.700,00 99.800,00 Carburanti per autotrazione tramite buoni acquisto 19.500,00 88.000,08 Autoveicoli 15.741,77 131.734,32 25
Tipologie merceologiche Fornitura di licenze d uso Microsoft Office e servizi connessi per le P.A. - 9.250,41 PC portatili - 13.475,40 Hardware e Software 130.183,95 - Arredi per ufficio 80.406,35 - Noleggio apparecchiature 36.023,20 - Servizi di portierato/reception 177.566,59 - Totale acquisti 1.882.181,26 2.102.236,64 Come risulta dalla Tabella 17 l ammontare di spesa più rilevante riguarda la fornitura di energia elettrica e i servizi di telefonia. Dai controlli effettuati è emerso che, anche nel 2011, non sono stati fatti acquisti tramite la Centrale regionale acquisti di Lombardia Informatica. Inoltre, non è possibile quantificare complessivamente il risparmio conseguito, poiché nelle determinazioni dirigenziali non viene indicato il confronto tra i prezzi praticati da e i prezzi degli altri fornitori. Si evidenzia, comunque, che il sistema delle Convenzioni appare conveniente per acquisti da effettuare su larga scala, per grandi forniture o per importi medio-alti, in particolare per energia elettrica, telefonia, prodotti informatici, carburanti, ecc., mentre non è praticabile per piccole forniture di importi medio-bassi, sia per i tempi di consegna che per l obbligo di acquisire quantitativi in eccedenza rispetto alle proprie esigenze. L attivazione delle Convenzioni sopra riportate ha comunque comportato benefici in termini di: semplificazione delle procedure e degli adempimenti amministrativi, in quanto l Ente non ha proceduto con proprie gare d appalto; trasparenza dei processi d acquisto garantiti dalla stessa ; eliminazione di rischi di contestazioni sugli acquisti. 4.3 Acquisti effettuati autonomamente utilizzando i parametri prezzo/qualità Nel 2011 non sono stati effettuati acquisti autonomi con utilizzo di parametri prezzo/qualità. 4.4 Acquisti effettuati autonomamente senza l utilizzo dei parametri prezzo/qualità Gli acquisti autonomi non utilizzando i parametri prezzo/qualità stabiliti da sono stati 23 per una spesa complessiva di 655.472,78. Rispetto al 2010 si registra una diminuzione delle tipologie di beni e servizi acquistati, nonchè una diminuzione consistente della spesa sostenuta (-74,9%). Nella Tabella 19 tali acquisti sono raggruppati per categoria merceologica con l indicazione, in sintesi, della motivazione dell acquisto autonomo 2011. 26
Tabella 19 - Spesa sostenuta per acquisti autonomi senza l utilizzo dei parametri prezzo/qualità Tipologia beni/servizi acquistati Servizi di pulizia Servizi di portierato/reception Motivazione dell acquisto autonomo 2011.. 209.500,00 1.185.993,42 126.000,00 211.547,63 Servizi di traslochi - - 637.920,00 Servizi di noleggio autovetture con conducente Servizi di manutenzione del verde Arredi per ufficio Attrezzature informatiche Arredi scolastici - - 341.216,00. Esiste la convezione ma non comprende la tipologia di arredi necessaria. Esiste la convenzione ma non comprende la tipologia di prodotto richiesto. Esiste la convezione ma non comprende la tipologia di arredi necessaria. 79.146,58 59.459,72 Totale Servizi 414.646,58 2.436.136,77 2.925,62 78.438,64 6.300,58 22.580,65 231.600,00 82.672,08 Totale Beni 240.826,20 183.691,37 Totale Beni+Servizi 655.472,78 2.619.828,14 4.5 Acquisti effettuati in assenza di Convenzione attiva La Tabella che segue riporta le categorie di beni e servizi acquistati in assenza di Convenzione attiva. La spesa complessiva pari a 4.439.736,44 è costituita per il 58,54% da servizi, mentre per il 41,45% è rappresentata dall acquisto di beni. 27
Tabella 21 - Acquisti effettuati in assenza di Convenzione attiva Categorie merceologiche n acquisti importo Abbonamenti e acquisto testi 9 26.012,40 Arredi scolastici 10 318.456,67 Arredi ufficio 5 14.407,30 Automezzi 1 23.990,40 Beni diversi 16 110.006,69 Cancelleria 9 84,485,30 Divise e Uniformi 6 40.114,94 Hardware e Software (beni) 20 841.250,25 Pubblicazioni legali 2 40.000,00 Pubblicità 16 51.625,16 Telefonia fissa 2 290.000,00 Totale Beni 96 1.840.349,11 Consulenza tecnica 3 61.919,98 Formazione 21 134.089,00 Hardware e Software (servizi) 20 486.533,43 Redazione allegati tecnici 10 317.591,00 Servizi di autonoleggio e trasporto 10 194.180,00 Servizi di catering 5 10.137,00 Servizi di noleggio attrezzature 3 25.486,50 Servizi di portierato/reception 1 178.060,90 Servizi di pulizia 4 235.653,86 Servizi diversi 27 708.225,11 Servizi multimediali 12 98.472,36 Servizi tipografici 30 149.038,19 Totale Servizi 146 2.599.387,33 Totale Acquisti effettuati 242 4.439.736,44 4.6 Conclusioni Le modalità del controllo da parte della struttura deputata hanno riguardato: l esame dei provvedimenti relativi agli acquisti in adesione alle convenzioni e autonomi senza l utilizzo dei parametri ; il controllo degli acquisti di beni e servizi non previsti da Convenzioni attive. Il maggior numero dei provvedimenti (242 determinazioni dirigenziali corrispondenti al 85,21%) ha avuto ad oggetto acquisti, di beni e servizi non previsti in Convenzioni attive al momento dell avvio delle relative procedure. I restanti 42 provvedimenti sono relativi ad acquisti di beni e servizi per i quali era attiva una convenzione, come si evince dalla seguente tabella di sintesi. Tabella 20 - Acquisti effettuati in presenza di Convenzione attiva Anno Acquisti in adesione a convenzioni Acquisti autonomi con utilizzo dei parametri prezzo/qualità Acquisti autonomi senza utilizzo dei parametri di prezzo/qualità Totale 2010 12 4 58 74 2011 19 0 23 42 Nel 2011, a fronte di un consistente decremento complessivo di atti di acquisto effettuati in presenza di Convenzione attive rispetto al 2010, risulta in crescita il numero degli acquisti in 28
adesione a Convenzione, 19 su 42, pari al 45,23% sul totale, rispetto al 16,21% del 2010, ovvero 12 su 74. In caso di non adesione a Convenzioni, si è rilevato che i dirigenti hanno autodichiarato nel corpo degli agli atti di acquisto il rispetto delle disposizioni concernenti il non utilizzo dei parametri prezzo e qualità rinvenibili nelle convenzioni. Non sono state allegate le dichiarazioni, prevista dalla legge 488/1999. Anche l assenza di convenzioni è stata autodichiarata nel corpo degli atti di acquisto e, in alcuni casi, comprovata dalle stampe delle convenzioni attive al momento dell adozione dell atto. Si è riscontrato infine che anche nel 2011 non sono stati effettuati acquisti utilizzando il mercato elettronico. Il grafico che segue mostra la distribuzione nel 2011 delle tipologie di acquisto fin qui esaminate. In termini monetari gli acquisti in assenza di Convenzione attiva rappresentano il 64% del volume complessivo, mentre il 27% è rappresentato dagli acquisti in adesione a Convenzioni e il restante 9% da acquisti autonomi senza l utilizzo dei parametri prezzo/qualità. Grafico 1 - Distribuzione delle tipologie di acquisto esaminate 29