Il portale Vis.Per. (VISualizzazione PERsonale)

Dipartimento Innovazione e Sviluppo Ufficio Servizi Informatici Il portale Vis.Per. (VISualizzazione PERsonale) Manuale di Gestione e di Amministrazione Lecce, maggio 2007

Titolo Il portale Vis.Per (VISualizzazione PERsonale) Manuale di gestione e di amministrazione Versione documento 2.0 Data documento 03/05/2007 A cura di Antonio Marra (Ufficio Servizi Informatici)

Sommario 1. Riferimenti normativi... 5 2. Introduzione...5 2.1 Interfaccia di amministrazione e gestione... 6 2.2. Attività di gestione previste... 8 2.2.1. Caricamento cedolini stipendi...8 2.2.2. Creazione automatica di nuovi utenti...13 2.2.3. Stampa credenziali utenti... 14 2.2.4. Gestione utenti... 15 2.2.5. Gestione codici orologi... 16 2.2.6. Gestione codici causali...17 2.2.7. Gestione gerarchie...18 2.2.8. Aggiorna pianta organica... 19 3

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1. Riferimenti normativi Nella Legge Finanziaria 2005, all'art.1 comma 197 si legge: Entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della presente legge, i cedolini per il pagamento delle competenze stipendiali del personale delle amministrazioni di cui all articolo 1 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, purché sia già in possesso di caselle di posta elettronica fornite dall amministrazione, sono trasmessi, tenuto conto del diritto alla riservatezza, esclusivamente per via telematica all indirizzo di posta elettronica assegnato a ciascun dipendente. Con decreto di natura non regolamentare del Ministro dell economia e delle finanze, di concerto con il Ministro per l innovazione e le tecnologie, sono emanate le relative norme attuative. Secondo le norme attuative contenute nel decreto interministeriale del 12/01/06 pubblicato in G.U n.60 del 13/03/06, la posta elettronica non è l unico mezzo per la fruizione del cedolino elettronico. Infatti, all art. 5 sono definiti modalità e tempi di accesso al proprio cedolino, da parte del dipendente, tramite sito Web dell Amministrazione accessibile tramite Intranet/Internet. Al comma 3 dello stesso art. si specifica che l accesso al cedolino tramite web deve avvenire attraverso l autenticazione informatica del dipendente. L «Autenticazione informatica» è definita all Art.1. comma b del D.Lgs.159/2006 Disposizioni integrative e correttive al Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante codice dell'amministrazione digitale, come: la validazione dell'insieme di dati attribuiti in modo esclusivo e univoco a un soggetto, che ne distinguono l'identità nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie anche al fine di garantire la sicurezza dell'accesso. Il cedolino elettronico è assimilabile ad un servizio erogato dall Amministrazione, per cui vale quanto disposto all art.64 del Codice dell Amministrazione Digitale, relativamente a Modalità di accesso ai servizi erogati in rete dalla PP:AA.. Al comma 2 dell art.64 è data la possibilità alle Amministrazioni di utilizzare strumenti diversi da CIE e CNS purché tali strumenti consentano di accertare l identità del soggetto che richiede l accesso... 2. Introduzione Il portale Vis.Per. nasce come evoluzione del servizio Vis.Tim., pubblicato dall'ufficio Servizi Informatici nel mese di gennaio 2006 per consentire al personale tecnico-amministrativo dell'università di Lecce di visualizzare le proprie timbrature effettuate sugli orologi marcatempo dell'ateneo. Vis.Per. si propone come un portale di servizi per tutti i dipendenti dell'ateneo, docenti e non docenti. Oltre a riprendere il servizio di visualizzazione timbrature già offerto da Vis.Tim. offre la possibilità di visualizzare e stampare i propri cedolini stipendio, mantenendone lo storico. E' stata inoltre aggiunta la possibilità di inserire delle brevi note di testo per ciascuna giornata in visualizzazione timbrature, consentendo quindi all'utente di appuntare dei memorandum, ad es. per le uscite per servizio, giorni di recupero, malattia, ferie, ecc. Tali note possono essere visualizzate solo dal diretto interessato e possono essere modificate o eliminate. Una specifica attenzione è stata posta nella tutela della privacy degli utenti del portale. La connessione allo stesso può avvenire solo attraverso il protocollo https, cioè in modo criptato. Le informazioni relative ai cedolini stipendio sono memorizzate nella base dati di Vis.Tim. criptate con una chiave diversa da utente a utente. Ogni utente può cambiare in qualsiasi momento la propria password. In caso di smarrimento della stessa gli amministratori del portale possono solo generarne una nuova che deve essere poi cambiata dall'utente interessato al primo accesso. Il sistema è stato implementato utilizzando strumenti e tecnologie open source. In particolare si è 5

utilizzato il server web Apache 2.0.x, il linguaggio di scripting lato server PHP 4.0.x, il database engine MySQL 4; l'applicazione è ospitata su un server Linux; l'interfaccia utente è generata in HTML 4 e Javascript con l'integrazione della recente tecnologia AJAX (Asyncronous Javascript and XML) per una migliore interazione utente/applicazione. L'interfaccia utente è stata sviluppata e testata positivamente con i più diffusi browser del momento: Microsoft Internet Explorer 6, Mozilla Firefox 1.5 e Safari. Si è utilizzato codice Javascript crossbrowser e pertanto l'applicazione probabilmente funziona correttamente anche con altri browser grafici moderni quali Konqueror 3.5 (parzialmente testato) e Opera 9. 2.1 Interfaccia di amministrazione e gestione L'applicazione è dotata di una interfaccia di amministrazione/gestione integrata, accessibile dal login standard del portale inserendo le opportune credenziali. Attualmente sono stati creati due utenti di gestione: admin : accesso totale alle funzioni di amministrazione e gestione; stipendi: accesso alle funzioni di caricamento/gestione cedolini e stampa credenziali degli utenti creati automaticamente (pensato per l'uso da parte degli incaricati dell'ufficio Stipendi). usi: accesso alle funzioni di gestione utenti e di sincronizzazione tabelle codici orologi e causali tra RILP e Vis.Per. Possono essere definiti ulteriori utenti di amministrazione / gestione con un diverso profilo di funzioni accessibili. La creazione degli utenti di amministrazione / gestione non può avvenire dall'interfaccia di amministrazione (la quale permette invero la creazione e la gestione degli utenti standard ) ma deve essere codificata direttamente nelle tabelle del database dell'applicazione e nel file di parametri dell'applicazione e sarà meglio specificata in una apposita sezione del presente manuale. L'immagine seguente mostra l'interfaccia di amministrazione con la totalità delle funzioni previste (utente admin): Fig. 1 Menù principale interfaccia di amministrazione Vis.Per. 6

Gli altri utenti di amministrazione/gestione possono non avere accesso a determinate funzioni, che quindi non appariranno nel suddetto menù. Si riassumono qui di seguito le funzionalità delle voci del menu di amministrazione: 1) Caricamento nuovi cedolini: consente di caricare i file.pdf contenenti le stampe dei cedolini stipendio generati dall'applicazione di gestione degli stipendi. I file PDF caricati vengono elaborati da Vis.Per. per smistare opportunamente i cedolini agli utenti del portale; 2) Verifica cedolini caricati: consente agli operatori incaricati del caricamento dei cedolini in Vis.Per. di verificare il corretto caricamento e la corretta assegnazione dei dati agli utenti del portale; 3) Modifica/elimina cedolini caricati: consente di modificare le descrizioni (metadati) associate ai singoli file PDF caricati, di rendere pubblici in blocco tutti i cedolini contenuti in un file PDF caricato o di eliminare dal sistema un intero blocco di cedolini (sempre per file PDF). I cedolini caricati non vengono resi accessibili agli utenti se non si effettua la pubblicazione tramite questa funzione; 4) Gestione dati utente: comprende tutte le funzioni di gestione degli utenti standard del portale Vis.Per.: creazione nuovo utente, visualizzazione dati utente, modifica dati utente; 5) Stampa credenziali utenti: consente di stampare in blocco le lettere di assegnazione delle credenziali di accesso (nome utente e password) per gli utenti creati automaticamente dal sistema in fase di caricamento dei cedolini stipendi; 6) Gestione gerarchie: funzione per la gestione degli accessi gerarchici alle timbrature del personale tecnico-amministrativo; 7) Gestione codici orologi: consente di visualizzare i codici numerici e le descrizioni assegnati agli orologi marcatempo, e/o di allineare automaticamente gli stessi tra il sistema di rilevazione presenze RILP e Vis.Per.; 8) Gestione codici causali: consente di visualizzare i codici numerici e le descrizioni assegnati alle causali timbrature utilizzabili dai dipendenti sugli orologi marcatempo, e/o allineare automaticamente gli stessi tra RILP e Vis.Per. (come per i codici orologio); 9) Aggiorna pianta organica: aggiornamento dati della pianta organica e delle assegnazioni del personale TA; 10) Cambia password: consente all'utente amministratore collegato di cambiare la propria password; 11) Esci: esce dall'interfaccia di amministrazione / gestione. Tutte le funzioni verranno descritte più dettagliatamente nel seguito di questo manuale. 7

2.2. Attività di gestione previste Si specificano nella tabella seguente le attività di gestione/amministrazione previste a regime per il sistema Vis.Per. La tabella dettaglia gli attori (Chi), i tempi (Quando) e le modalità (Come) di ciascuna attività. Attività Caricamento cedolini stipendi Creazione automatica nuovi utenti Stampa lettere assegnazione credenziali nuovi utenti Chi Quando Come Ufficio Stipendi Ogni volta che vengono generati nuovi cedolini (tipicamente una volta al mese). Funzioni Caricamento nuovi cedolini, Verifica cedolini caricati e Modifica/elimina cedolini caricati Ufficio Stipendi Al caricamento di nuovi cedolini se vi sono dati relativi a persone non ancora presenti nel data base. L'attività viene svolta dal sistema Vis.Per. in maniera automatica. Il sistema segnala all'operatore l'avvenuta creazione di nuovi utenti. Ufficio Stipendi Ogni volta che il sistema segnala la creazione di nuovi utenti (v. attività precedente) Funzione Stampa credenziali utente Riassegnazione password Su richiesta dell'utente interessato, in caso di Ufficio Servizi Informatici smarrimento delle credenziali. Allineamento codici orologi marcatempo Ogni volta che viene Funzione Gestione Ufficio Servizi Informatici installato un nuovo orologio orologi marcatempo. Allineamento dati gerarchie e accessi gerarchici alle timbrature Ogni volta che vengono modificate le assegnazioni Ufficio Servizi Informatici del PTA e la gerarchia dell'ateneo Funzione Gestione dati utente Funzioni Aggiorna pianta organica e Gestione gerarchie 2.2.1. Caricamento cedolini stipendi Il caricamento dei cedolini stipendi nel sistema Vis.Per. avviene di regola una volta al mese, all'atto della produzione della stampa degli stessi cedolini dall'applicazione di gestione dei stipendi. Tale operazione di stampa produce uno o più file.pdf dalla struttura prefissata, in cui ogni dipendente ha assegnate due pagine contigue. Grazie alla struttura fissa di tale stampa, Vis.Per. può elaborare direttamente questi file PDF dopo averli trasformati in testo semplice (senza formattazione) e andando ad assegnare il testo di ogni singolo cedolino al dipendente interessato, utilizzando a tal scopo la matricola del dipendente ed il codice fiscale dello stesso, presenti in posizioni prefissate all'interno della stampa del cedolino. Gli operatori dell'ufficio Stipendi producono generalmente più stampe mensili, effettuando una stampa per ciascun ruolo presente nell'ateneo (personale tecnico-amministrativo, dirigente, professore ordinario, ecc.). Ciascuno dei file PDF prodotti viene attualmente stampato, imbustato ed inviato per posta interna. Con Vis.Per. gli stessi file PDF dovranno essere caricati nel sistema ed 8

andrà a costituire anche un archivio storico degli stessi cedolini, sempre consultabile dagli utenti di Vis.Per. A tutela della privacy, il caricamento NON comporta l'immediata pubblicazione dei cedolini caricati. Questi sono infatti mantenuti in forma privata e devono essere esplicitamente pubblicati dagli incaricati dell'ufficio Stipendi dopo aver effettuato una verifica a campione sulla correttezza dell'associazione dei cedolini con gli utenti di Vis.Per. Tutte le elaborazioni dei cedolini avvengono per blocchi, dove un blocco è costituito dall'insieme dei cedolini contenuti nello stesso file PDF. Un blocco viene quindi, nell'ordine, caricato, verificato, pubblicato o cancellato. Si illustra di seguito la procedura dettagliata. Funzione Caricamento nuovi cedolini Si riporta di seguito la maschera di caricamento in Vis.Per. dei file dei cedolini stipendi. Fig. 2 Maschera di caricamento cedolini stipendi Per il corretto caricamento di un file PDF di cedolini, occorre indicare a Vis.Per. il mese e l'anno di riferimento del blocco di cedolini che si sta procedendo a caricare, nonché l'intestazione da associare ai cedolini stessi (possibili scelte: Università di Lecce per i cedolini pre-2007, Università del Salento per quelli correnti) utilizzando le opportune caselle a discesa. Occorre quindi inserire una breve descrizione della tipologia dei cedolini che si stanno caricando (il sistema propone per default la descrizione Retribuzione mensile ). Tale descrizione, oltre a caratterizzare insieme al mese/anno di riferimento il cedolino, viene visualizzata agli utenti in testa al cedolino stesso e consente, nei mesi in cui sono stati generati più cedolini, a selezionare quello desiderato (v. fig. 7 del Manuale utente di Vis.Per.) tra, ad es. Retribuzione mensile, Straordinario, ecc. Infine, attraverso il pulsante Sfoglia... si va a selezionare dal proprio disco fisso il file PDF dei cedolini che si intende caricare. Il caricamento viene eseguito dopo aver fatto click sul pulsante giallo Invia file. Il pulsante Torna al menu consente di tornare al menu principale di amministrazione senza effettuare il caricamento. Se si preme il pulsante Invia file il sistema chiede conferma del caricamento riportando il 9

percorso completo del file che si sta inviando. Fig. 3 Conferma del caricamento del file PDF Confermando con il pulsante OK viene dato il via all'operazione, la cui esecuzione viene tracciata nella schermata seguente: Fig. 4 Report del caricamento dei cedolini Il riquadro Log elaborazione contiene la registrazione di tutti i passi effettuati nel caricamento, insieme con l'elenco delle matricole e dei codici fiscali di ciascun cedolino caricato. Il dato Dimensione presente in ciascuna riga indica la dimensione in byte del testo del cedolino caricato, seguita dalla dimensione in byte del testo compresso del cedolino come viene memorizzato nel database di Vis.Per. Il registro di log termina con l'indicazione del numero delle pagine del PDF elaborate e del numero dei cedolini caricati. Il testo del cedolino compresso viene criptato con l'algoritmo 3DES utilizzando una chiave che dipende dalla matricola del cedolino stesso, prima di essere memorizzato nel database di Vis.Per., ad ulteriore garanzia della privacy degli utenti di Vis.Per. Il pulsante Carica altro file consente di ripetere l'intera operazione dall'inzio per un altro file PDF, mentre il pulsante Torna al menu fa ritornare al menu principale di amministrazione. 10

Funzione Verifica cedolini caricati Come già detto, il caricamento di un blocco di cedolini non comporta l'automatica pubblicazione del contenuto degli stessi in Vis.Per. Infatti, per ulteriore precauzione, è stata implementata la funzione Verifica cedolini caricati che consente ad un operatore dell'ufficio Stipendi di verificare a campione la corretta corrispondenza dei cedolini caricati in un blocco. Fig. 5 Verifica cedolini caricati L'operatore deve richiamare il mese/anno di riferimento del blocco di cedolini che intende verificare. Tale operazione aggiorna istantaneamente il contenuto della casella File caricato che a questo punto conterrà i singoli blocchi caricati per il mese/anno selezionato. Se nessun blocco è stato caricato per il mese selezionato, la casella File caricato conterrà il messaggio -- nessun file per il mese selezionato --. Selezionando un blocco di cedolini in File caricato si aggiornerà la casella Cod. fiscale che consente quindi di selezionare un cedolino tra quelli contenuti nel blocco selezionato. La casella contiene il codice fiscale dell'utente a cui il cedolino è stato associato. Selezionando un codice fiscale da questa casella, nel riquadro grigio verrà visualizzato il testo completo del cedolino relativo. La verifica consiste quindi nel controllare la corrispondenza tra il codice fiscale nella casella e quello contenuto nel cedolino visualizzato. Dopo aver selezionato a campione e verificato con successo alcuni dei cedolini elencati, si potrà procedere alla pubblicazione del blocco mediante la funzione Modifica / elimina cedolini caricati che ci apprestiamo ad illustrare. 11

Fig. 6 Verifica della corrispondenza dei codici fiscali Funzione Modifica / elimina cedolini caricati Con questa funzione è possibile modificare la descrizione associata ad un blocco di cedolini, pubblicare un blocco di cedolini o anche eliminare un intero blocco di cedolini dal database di Vis.Per. Fig. 7 Funzione di Modifica / elimina cedolini caricati Dopo aver selezionato il mese e l'anno di riferimento, verranno elencati nel riquadro grigio tutti i blocchi di cedolini caricati per il mese selezionato. A questo punto è possibile eliminare ogni 12

singolo blocco utilizzando il pulsante elimina posto in corrispondenza di ciascuna riga relativa ad un blocco di cedolini, oppure è possibile modificare la descrizione del blocco nella casella di testo relativa (apparirà quindi il pulsante salva nella riga modificata) o procedere alla pubblicazione del blocco di cedolini mettendo il segno di spunta nella checkbox Pubblico in corrispondenza (ed anche in questo caso apparirà il pulsante salva nella riga relativa). Si faccia presente che le modifiche apportate alla descrizione e/o allo stato del blocco di cedolini verranno rese effettive solo facendo click sul relativo pulsante salva. La eliminazione di un blocco verrà invece eseguita direttamente alla pressione del pulsante elimina, previa richiesta di conferma da parte del sistema. Analogamente è possibile riportare off-line un blocco di cedolini togliendo il segno di spunta dalla checkbox Pubblico e salvando la modifica effettuata. Con la pubblicazione dei blocchi di cedolini caricati si conclude la fase di caricamento dei cedolini. 2.2.2. Creazione automatica di nuovi utenti Il sistema Vis.Per. prevede la creazione automatica delle credenziali per i nuovi utenti incontrati in fase di caricamento dei cedolini. Infatti, se durante il caricamento di un blocco di cedolini si incontra un cedolino relativo ad un codice fiscale non presente nell'anagrafica utenti di Vis.Per., il sistema procede all'inserimento nell'anagrafica utenti dei dati dello stesso come estrapolati dal cedolino (cognome, nome, codice fiscale, matricola). Inoltre provvede alla generazione di una password casuale associata all'utente che viene inserita criptata nell'anagrafica utenti, ed in chiaro in una tabella nuovi utenti, il cui scopo è quello di consentire agli operatori dell'uffico Stipendi di generare e stampare le lettere di assegnazione delle credenziali ai nuovi utenti. Fig. 8 Generazione automatica utenti La generazione è contestuale al caricamento dei cedolini. Come si evince dalla schermata sopra 13

riportata, l'operatore che effettua il caricamento vedrà in corrispondenza dei cedolini che causano la creazione di un nuovo utente l'indicazione dell'avvenuta creazione ( nuovo utente (xxx yyy) ) ed in coda al log dell'operazione, il numero di nuovi utenti creati. E' sufficiente quindi che l'operatore controlli l'ultima riga del log per verificare se sono stati o no creati nuovi utenti. Solo in questa circostanza dovrà quindi effettuare la stampa delle credenziali attraverso la funzione Stampa credenziali utenti, illustrata nel paragrafo successivo. L'utente generato in automatico è forzato al cambio della password alla prima connessione al sistema Vis.Per. 2.2.3. Stampa credenziali utenti Questa funzione consente di stampare, per blocco di cedolini caricati, tutti i nuovi utenti creati. Selezionando dall'intestazione della maschera il mese/anno di riferimento, verranno elencati i file di cedolini caricati nel mese che hanno causato la generazione di nuovi utenti. Quindi occorre valorizzare correttamente i campi in rosa Data lettera: e Protocollo lettera: affinché le lettere contengano il riferimento di protocollo corretto. Basterà quindi azionare il pulsante stampa sulla riga relativa per avviare automaticamente la stampa delle credenziali. Fig. 9 Stampa credenziali utenti Il pulsante verde st.tutte consente di stampare le credenziali degli utenti generati in tutto il mese selezionato. Il pulsante stampa lettera generica consente di stampare il modello della lettera con i riferimenti di protocollo indicati, necessaria per la protocollazione elettronica in Titulus. Il checkbox suddividi elenchi per struttura, se attivato, consente di generare le lettere e gli elenchi nominativi suddividendoli per struttura di appartenenza. E' stata introdotta inoltre la possibilità di stampare le etichette con il nome e la struttura per ciascuno dei nuovi utenti, da incollare sulle ricevute di ritorno delle raccomandate di invio. I campi 14

presenti di seguito a stampa etichette consentono di configurare il formato di stampa delle etichette, adeguandolo al tipo di etichette disponibili. Per default la stampa è configurata per un foglio A4 di 12x3 etichette, comunemente utilizzato. Per attivare la stampa delle etichette occorre fare click su uno dei pulsanti etic presenti accanto all'elenco dei file (per stampare le etichette relative al file) o il pulsante etic presente nell'intestazione dell'elenco dei file per stampare tutte le etichette del mese. Il testo della lettera delle credenziali è codificato in HTML all'interno di una apposita tabella del database di Vis.Per., insieme con un elenco di possibili firmatari. Prima di lanciare la stampa delle credenziali è possibile selezionare, dalla casella a discesa Firmatario presente nella maschera, la firma da apporre alle lettere generate. Ad ogni stampa vengono allegati uno o piu elenchi nominativi, generati automaticamente e divisi per ufficio, che serviranno nella distribuzione delle credenziali per raccogliere le firme per ricevuta degli utenti interessati. 2.2.4. Gestione utenti La funzione di gestione utenti dà accesso ad una maschera a tab mediante la quale è possibile vedere i dati di un utente, modificare i dati di un utente esistente o inserire manualmente un nuovo utente. Per selezionare la funzione cui si vuole accedere occorre fare click con il mouse sulla linguetta appropriata tra Visualizza dati utente (attiva per default), Modifica dati utente o Nuovo utente. Fig. 10 Maschera gestione utenti La maschera presenta i campi non modificabili con sfondo grigio e quelli modificabili con sfondo giallo. In ogni momento la colorazione dello sfondo di un campo suggerisce all'utente quali utilizzare e quali no. Questo è importante in quanto la maschera utilizza la tecnologia AJAX per una più immediata interazione con l'utente (vedi ad es. la funzione di modifica dati utente). 15

In Visualizza dati utente è possibile ricercare un utente tramite la sua matricola (che costituisce l'identificativo univoco per l'anagrafe degli utenti) inserendola nell'apposito campo e premendo Invio o il pulsante recupera dati. La ricerca aggiornerà istantaneamente il contenuto dei vari campi della maschera riempiendoli con le informazioni recuperate dal database. In Modifica dati utente è necessario richiamare l'anagrafica di un utente specifico, sempre attraverso una ricerca per matricola. Se l'utente cercato esiste, i suoi dati correnti saranno caricati nei vari campi della maschera e quindi l'utente potrà modificarne il contenuto e salvare le modifiche premendo sul pulsante Salva (che apparirà dopo aver effettuato la ricerca). Il campo password, se compilato, consente di cambiare la password dell'utente: in tal caso alla pressione del pulsante Salva Vis.Per. chiederà se si vuole procedere anche con la stampa della lettera di assegnazione credenziali. Se il campo password viene lasciato vuoto, sarà mantenuta la password precedente. In Nuovo utente l'operatore può inserire direttamente nella maschera tutti i dati richiesti ed al termine utilizzare, in modo analogo a quanto visto per la funzione di modifica, il pulsante Salva. Le funzioni di modifica e di inserimento nuovo utente prevedono un controllo sulla validità del campo Codice fiscale basato sul confronto tra la cifra di controllo inserita e quella calcolata secondo l'algoritmo relativo. Il controllo viene effettuato all'atto della memorizzazione dei dati (pulsante Salva ) ma, ovviamente, prima dell'effettiva memorizzazione dei dati che non viene effettuata se prima non si corregge l'eventuale errore. 2.2.5. Gestione codici orologi La funzione di gestione codici orologi consente agli amministratori di Vis.Per. di vedere l'attuale tabella di associazione tra i codici numerici e le descrizioni degli orologi marcatempo dell'ateneo. Tale tabella di associazione consente di visualizzare all'utente finale la descrizione dell'orologio presso cui si è effettuata una timbratura. Si è scelto di non effettuare la join diretta tra le timbrature degli utenti e le definizioni degli orologi direttamente nel database del sistema RILP di rilevazione presenze, per non appesantire inutilmente il server database di quest'ultimo servizio. La tabella di associazione è mantenuta in Vis.Per. sotto forma di file sorgente PHP che viene incluso dallo script di visualizzazione timbrature. Il suo aggiornamento (allineamento) deve essere effettuato ogni qualvolta vi siano modifiche o inserimenti nella omologa tabella RILP (e cioè, tipicamente, solo in caso di installazione di nuovi orologi marcatempo). 16

Fig. 11 Visualizzazione tabella di associazione codici orologi marcatempo L'accesso a tale funzione consente di visualizzare la tabella degli orologi attualmente attiva in Vis.Per. Il pulsante arancione aggiorna lista da RILP consente con un solo click di aggiornare immediatamente la tabella con i dati presi dalle opportune tabelle di RILP. 2.2.6. Gestione codici causali La funzione di gestione codici causali consente agli amministratori di Vis.Per. di vedere l'attuale tabella di associazione tra i codici numerici e le descrizioni delle causali delle timbrature utilizzabili dal personale sugli orologi marcatempo dell'ateneo. Tale tabella di associazione consente di esplicitare all'utente finale il codice di causale eventualmente inserito per una timbratura. Come per i codici orologio, si è scelto di non effettuare la join diretta tra le timbrature degli utenti e le definizioni delle causali direttamente nel database del sistema RILP, per non appesantire inutilmente il server database di quest'ultimo servizio. La tabella di associazione è mantenuta in Vis.Per. sotto forma di file sorgente PHP che viene incluso dallo script di visualizzazione timbrature. Il suo aggiornamento (allineamento) deve essere effettuato ogni qualvolta vi siano modifiche o inserimenti nella omologa tabella RILP (e cioè, 17

tipicamente, solo in caso di definizione di nuove causali di timbratura). Fig. 12 Visualizzazione tabella di associazione codici causali timbrature L'accesso a tale funzione consente di visualizzare la tabella delle causali attualmente definite in Vis.Per. Il pulsante arancione aggiorna lista da RILP consente con un solo click di aggiornare immediatamente la tabella con i dati presi dalle opportune tabelle di RILP. 18

2.2.7. Gestione gerarchie La funzione Gestione gerarchie consente di assegnare ad alcuni utenti del sistema dei privilegi speciali che consentano loro di visualizzare le timbrature effettuate dai propri collaboratori. Questa funzione è stata implementata per consentire ai capi struttura di accedere alle timbrature del PTA assegnato al proprio ramo gerarchico. Tramite la maschera qui presentata è possibile selezionare le strutture visibili da un determinato utente del sistema. Le timbrature del personale assegnato alle strutture selezionate saranno quindi accessibili dall'utente privilegiato selezionato. Fig. 13 Maschera gestione gerarchie 19

2.2.8. Aggiorna pianta organica Mediante questa funzione è possibile scaricare dal database dell'applicazione di gestione delle presenze (RILP) lo stato aggiornato dell'organigramma dell'ateneo e delle assegnazioni del PTA ai vari uffici/dipartimenti. Fig. 14 Maschera aggiorna pianta organica E' stata comunque implementata una funzione di aggiornamento batch della pianta organica, schedulata sul server di Vis.Per. mediante il demone crontab ogni sera alle 20:50 per non andare in conflitto con i batch schedulati sul server RILP. Pertanto non dovrebbe mai essere necessario attivare manualmente la funzione Aggiorna pianta organica 20