L obbligatorietà del libro unico Con l entrata in vigore del decreto ministeriale 9 luglio 2008 concernente le modalità di tenuta, la conservazione del libro unico del lavoro e la disciplina del regime transitorio, dal 18 agosto 2008 il libro unico del lavoro sostituisce i precedenti libri paga e matricola e altri documenti obbligatori. Tale sostituzione avviene con una certa gradualità e diversa tempistica. Il libro matricola è stato immediatamente abrogato (dal 18 agosto 2008), mentre è possibile continuare ad utilizzare fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 il libro paga nelle sezioni paga e presenza per assolvere agli obblighi di tenuta, registrazione ed esibizione del libro unico, ma osservando le nuove regole stabilite per il libro unico del lavoro. Bisogna perciò analizzare innanzitutto l art. 39 del decreto legge, per poi soffermarsi sulle precisazioni ministeriali che sono state fornite prima con il decreto del Ministero del lavoro del 9 luglio 2008 e successivamente con la circolare ministeriale n. 20 del 21 agosto 2008. I datori di lavoro obbligati Sono tenuti ad istituire il libro unico del lavoro tutti i datori di lavoro del settore privato, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestici. La definizione di datore di lavoro comprende non solo i datori di lavoro in senso stretto, ma anche i committenti di lavoro non subordinato e gli associanti. Il datore di lavoro domestico è stato chiaramente escluso, considerato che non era soggetto alla tenuta dei vecchi libri; lo spirito di semplificazione della norma è infatti quello di non appesantire tali categorie. I lavoratori da iscrivere nel libro unico Nel libro unico devono essere iscritti tutti i lavoratori dipendenti, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo. Le registrazioni sul suddetto libro sono pertanto obbligatorie, oltre che per i lavoratori subordinati, anche per le seguenti altre figure professionali: collaboratore coordinato e continuativo; collaboratore coordinato e continuativo a progetto; INAZ SRL Soc. Unip 1
mini co.co.co; associato in partecipazione con apporto di lavoro (e con apporto misto: capitale e lavoro); soci di società cooperative quando instaurano con la cooperativa un distinto rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata e continuativa. Sono esclusi dalla registrazione del libro unico: i collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari; i coadiutori delle imprese commerciali; i soci lavorativi di attività commerciale e di imprese in forma societaria (compresi quindi anche i soci artigiani). I soggetti sopra elencati, fino alle attuali disposizioni, sono sempre stati inseriti nei libri obbligatori e la stessa registrazione consentiva agli organi di controllo la verifica delle posizioni dei lavoratori autonomi in funzione della loro presenza al lavoro. La novità è rappresentata dal fatto che per questi soggetti non sarà più obbligatoria la registrazione nel libro unico, ma il datore di lavoro che abbia alle proprie dipendenze il coniuge, i figli, anche naturali o adottivi, gli altri parenti, gli affini, gli affiliati e gli affidati e che prestino con o senza retribuzione opera manuale o non manuale, qualora non sia oggetto di comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro (di cui all art. 9-bis, comma 2 del decreto legge 1 ottobre 1996, e successive modificazioni) deve denunciare l inizio del rapporto di lavoro, in via telematica o a mezzo fax, all istituto assicuratore nominativamente. Le indicazioni e le registrazioni (art. 39, commi 1 e 2, L. 133/08) Il libro unico deve riportare per ciascun lavoratore, oltre ai dati anagrafici quali il cognome, il nome e il codice fiscale, anche: la qualifica e il livello (ove ricorrano); la retribuzione base; l anzianità di servizio; le posizioni assicurative; le erogazioni in denaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro; INAZ SRL Soc. Unip 2
i rimborsi spese; le trattenute a qualsiasi titolo effettuate; le detrazioni fiscali; i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare; le prestazioni degli enti/istituti di previdenza (indennità malattia, maternità Cig/s, ecc.). Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere indicate in modo specifico. Il calendario delle presenze (art. 39, comma 2, L. 133/08) Il libro unico del lavoro deve altresì contenere un calendario delle presenze da cui risulti, per ogni giorno: il numero di ore effettuate da ciascun lavoratore subordinato; l indicazione delle ore di straordinario; le eventuali assenze dal lavoro (anche non retribuite); le ferie; i riposi. Nell ipotesi in cui sia corrisposta al lavoratore una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori, deve essere annotata solo la giornata di presenza al lavoro. I tempi per la compilazione (art. 39, comma 3, L. 133/08) Il libro unico del lavoro deve essere compilato con i suddetti dati per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo. Di fatto, il termine si armonizza con la data di scadenza dell obbligo contributivo. Le presenze non dovranno più essere annotate giornalmente, ma solo mensilmente, entro il giorno 16 del mese successivo. INAZ SRL Soc. Unip 3
Le modalità di tenuta e di conservazione (art. 39, comma 4, L. 133/08) Le modalità, i tempi di tenuta, la conservazione del libro unico del lavoro e la disciplina del relativo regime transitorio sono rinviate a un decreto del Ministro del lavoro, della salute e delle politiche sociali, da emanarsi entro trenta giorni dalla data di entrata in vigore del decreto legge 112/2008. L adempimento degli obblighi concernenti il prospetto di paga (art. 39, comma 5, L. 133/08) Il datore di lavoro adempie agli obblighi di consegna al lavoratore del prospetto di paga di cui alla legge 4/1953 mediante il rilascio di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro. Le sanzioni amministrative (art. 39, comma 6, L. 133/08) Sono state fortemente alleggerite anche le sanzioni amministrative. Il sesto comma stabilisce infatti le seguenti sanzioni pecuniarie amministrative: da 500 a 2.500 euro a carico del datore di lavoro per la violazione dell obbligo di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro. La sanzione illecita riguarda specificatamente le ipotesi in cui il datore di lavoro risulti del tutto sprovvisto del libro unico o abbia messo in uso un libro unico senza rispettare uno dei tre diversi sistemi di tenuta (meccanografico su fogli mobili, stampa laser, supporti magnetici); da 200 a 2.000 euro a carico del datore di lavoro per l omessa esibizione agli organi di vigilanza del libro unico del lavoro; da 250 a 2.000 euro a carico dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese considerate artigiane ai sensi della legge 25 luglio 1956, n. 860, nonché delle altre piccole imprese anche in forma cooperativa per la mancata esibizione (non supportata da motivi validi), entro 15 giorni dalla richiesta degli organi di vigilanza, della documentazione in loro possesso; da 500 a 3.000 euro in caso di recidiva. INAZ SRL Soc. Unip 4
I familiari del datore di lavoro e i soci di cooperativa (art. 39, comma 8, L. 133/08) L ottavo comma modifica il primo periodo dell art. 23 del D.P.R. 1124/1965, con il quale si prevedeva, in caso di assunzione di propri familiari o di soci di cooperativa, oltre all obbligo di iscrizione nei libri paga e matricola, quello di denunciarli all Inail nominativamente con le rispettive retribuzioni. Viene ora stabilito che il datore di lavoro, anche artigiano, che abbia alle proprie dipendenze le seguenti persone: il coniuge, i figli, anche naturali o adottivi, gli altri parenti, gli affini, gli affiliati e gli affidati dei datore di lavoro con o senza retribuzione, che prestano opera manuale o non manuale; i soci delle cooperative e di ogni altro tipo di società, anche di fatto, comunque denominata, costituita od esercitata, i quali prestino pera manuale, oppure non manuale, qualora non sia soggetto alla comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro di cui all art. 9-bis, comma 2 del D.L. 510/1996, deve denunciare all Inail i suddetti lavoratori, nominativamente, a mezzo fax o in via telematica, prima dell inizio dell attività, indicando il trattamento retributivo. Dal momento che esistono tipologie di rapporto che non sono oggetto di comunicazione preventiva al servizio competente, la modifica all art. 23 del Testo unico dell Inail serve a rendere applicabile, in ipotesi di inadempienza, la sanzione residuale prevista dall art. 195 dello stesso Testo unico, che prevede una penalità (quintuplicata a seguito dell entrata in vigore dell art. 1, comma 1177 della legge 296/2006) compresa tra 125 e 770 euro. Ulteriori sanzioni amministrative (art. 39, comma 7, L. 133/08) Il settimo comma statuisce altre sanzioni amministrative a carico del datore di lavoro: da 150 a 1.500 euro per l omessa o infedele registrazione dei dati sul libro unico che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali, salvo i casi di errore INAZ SRL Soc. Unip 5
meramente materiale; se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori, la sanzione va da 500 a 3.000 euro; l omessa e infedele registrazione, dunque, è punita soltanto se da ciò ne derivano danni e non per il solo fatto che non è stato fatto un adempimento materiale, da cui non scaturiscono effetti negativi; da 100 a 600 euro per la violazione del termine di compilazione del libro unico; se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori, la sanzione va da 150 a 1.500 euro; da 100 a 600 euro per la mancata conservazione del libro unico per il termine previsto dal decreto di prossima emanazione. Alla contestazione delle sanzioni amministrative provvedono gli organi di vigilanza che effettuano accertamenti in materia di lavoro e previdenza, i quali sono tenuti a presentare rapporto alla Direzione provinciale del lavoro territorialmente competente. Le nuove sanzioni per le violazioni in materia di libro unico del lavoro Violazione dell obbligo di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro Omessa esibizione agli organi di vigilanza del libro unico del lavoro Omessa esibizione della documentazione in loro possesso, entro 15 giorni dalla richiesta degli organi di vigilanza, senza giustificato motivo, da parte dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese anche in forma cooperativa Salvo i casi di errore meramente materiale, omessa o infedele registrazione dei dati del libro unico del lavoro che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali Violazione dell obbligo di compilare il libro unico entro il 16 del mese successivo Mancata conservazione del libro unico del lavoro per il termine (5 anni) previsto dal D.M. 9 luglio 2008 Sanzione amministrativa da 500 a 2.500 Sanzione amministrativa da 200 a 2.000 Sanzione amministrativa da 250 a 2.000 In caso di recidiva della violazione, sanzione amministrativa da 500 a 3.000 Sanzione amministrativa da 150 a 1.500 Se riferita a più di 10 lavoratori, sanzione amministrativa da 500 a 3.000 Sanzione amministrativa da 100 a 600 Se riferita a più di 10 lavoratori, sanzione amministrativa da 150 a 1.500 Sanzione amministrativa da 100 a 600 INAZ SRL Soc. Unip 6