Scopo: - Pianificazione e reperimento di prodotti e servizi necessari al funzionamento dell istituto e all attuazione del POF - Definizione di modalità e tempi degli acquisti/approvvigionamento servizi Campo di applicazione: Termini e definizioni: Reperimento risorse materiali / servizi Si fa riferimento al Glossario del Manuale della Qualità. Riferimenti: Norma UNI EN ISO 9001 punto 6.3-6.4 Delibere del Collegio Docenti Legge 440/97 Autonomia D.P.R. 275/99 Regolamento attuativo Autonomia Legge 112/98 Trasferimento ai Comuni delle competenze in materia di istruzione D.M. 44 /2001 L.R.31/1980 L. 53/2002 Approvazione: D.S. APPROVATO Rev. 00 Data: 31/01/2005
ATTIVITÀ Responsabile DESCRIZIONE DOCUMENTI ACQUISTO PRODOTTI / SERVIZI RICOGNIZIONE BISOGNI E PRESENTAZIONE RICHIESTE Docenti in collaborazione con un assistente Amministrativo incaricato Il personale ATA, i docenti responsabili di équipe e/o di plesso, i docenti incaricati dei vari laboratori (informatica, scienze, biblioteca, artistica, musicale, linguistico.), e/o responsabili di progetto e dell integrazione, inoltrano alla Segreteria la richiesta di fornitura di prodotti /servizi Per il materiale di facile consumo le richieste e gli acquisti rilevanti vengono fatti a ottobre, febbraio, giugno Per il materiale inventariabile i bisogni vengono recepiti a fine anno scolastico nel P.D.S. Vengono comunque soddisfatti i bisogni particolari anche durante l anno scolastico P13/M01 Lettera di Ordinazione Il Consiglio di Circolo delibera in settembre il piano degli acquisti più rilevanti DELIBERA E APPROVAZIONE RICHIESTE DI FORNITURE C.d.C D.S. Per il materiale di facile consumo la richiesta viene inoltrata alla ditta che è stata scelta dal Consiglio di circolo per la fornitura di tutto l anno fiscale Per altro materiale il in collaborazione con un assistente amministrativo: - effettua una semplice indagine di mercato fino ad un importo non superiore a 2000 per fornitura. - acquisisce almeno tre preventivi al di sopra dei 2000. Preventivi Prospetto comparativo delle offerte Relazione sull attività negoziale svolta dal per gli acquisti Il valuta le offerte al fine di individuare la ditta migliore offerente (rapporto qualità/prezzo) e autorizza l acquisto. Alla fine di ogni anno fiscale il trasmette al C.d.C la relazione sull attività negoziale svolta per gli acquisti
ACQUISTO FORNITURE D.S.G.A. Assistente Amministrativo incaricato Il, avvalendosi della collaborazione di un Assistente Amministrativo incaricato, predispone la lettera di ordinazione e procede all inoltro alla ditta prescelta presente sull Elenco dei fornitori qualificati. NOTE: 1. Qualora il fornitore sia occasionale non viene inserito nell Elenco. La fornitura viene comunque verificata secondo i criteri definiti nella tabella di consuntiva fornitori. 2. Non necessariamente i fornitori a cui sono inviate le richieste d offerta appartengono all Elenco Fornitori. Nel caso in cui, dopo 2 eventuali prime forniture (di prova), si dovesse ritenere di inserire anche successivamente il fornitore fra quelli a cui richiedere offerte, si procederà alla e qualifica dello stesso. 3. La lettera di ordinazione deve in particolare: identificare in modo inequivocabile le caratteristiche ed i requisiti del prodotto/servizio acquistato; fare riferimento a ben definite offerte, specifiche, cataloghi, norme o altri documenti pertinenti; definire o richiamare i termini contrattuali e le condizioni generali di fornitura. 3. La lettera di ordinazione è in tre copie, una delle quali è tenuta in sospeso dal referente dei sussidi/destinatario fino alla consegna del prodotto, una in amministrazione (protocollo), una al fornitore. P013/M02: Elenco fornitori qualificati P013/M03: Tabella di PREVENTIVA fornitori di prodotti P013/M04: Tabella di CONSUNTIVA fornitori di prodotti P013/M05: Tabella di CONSUNTIVA servizi Lettera di ordinazione PR0 07: Valutazione Fornitori di prodotti e di servizi 4. Gli acquisti possono essere effettuati solo da Fornitori valutati e qualificati, tranne nel caso definito dalla nota n 2
VERIFICA MATERIALE CONSEGNATO D.S. L Assistente Amministrativo incaricato e/o i docenti destinatari, con l apporto di un collaboratore scolastico, al ricevimento dei beni di facile consumo e dei beni inventariabili controlla: - la corrispondenza all ordine (qualità e quantità); - l assenza di danneggiamenti - il rispetto dei tempi di consegna L esito del controllo è documentato sulla copia dell ordine, mediante apposizione firma del responsabile del controllo effettuato con esito positivo. Eventuali non conformità vengono annotate su apposito modulo che viene successivamente inviato a RGQ Il quale provvede a trattare la non conformità Bolle consegna Fattura accompagnatoria P03/M01: Verbale di non conformità da P03 Gestione degli insuccessi/disserv izi Il incarica i responsabili dei sussidi i quali avvalendosi (quando necessario) di personale con competenze specifiche, provvedono a valutare che il materiale fornito sia privo di difetti di fabbricazione e a constatarne il perfetto funzionamento. COLLAUDO DI BENI INVENTARIABILI Commissione Collaudo I responsabili dei sussidi segnalano eventuali non conformità e/o problemi riscontrati al RGQ, che si incarica del trattamento delle non conformità. L evidenza del controllo effettuato con esito positivo è data dalla firma della Commissione (composta da, Assistente Amministrativo, Docente responsabile dei sussidi o dei laboratori nei diversi Plessi) sul verbale di collaudo. Verbale di collaudo P03/M01: Verbale di non conformità All arrivo della fattura l assistente amministrativo inserisce il bene nell Inventario Generale dei Beni Mobili, con assegnazione di un numero progressivo che è poi applicato sul bene mediante etichetta, e appone una firma timbro sulla fattura stessa, riportante il numero di immatricolazione, data e firma. LIQUIDAZIONE SPESA Sulla base del controllo e dei documenti giustificativi, il provvede al pagamento come da fattura. Fatture Determina del
INDIVIDUAZIONE DEI FORMATORI, DOCENTI / ESPERTI ESTERNI Sulla base di referenze dirette e indirette il, o il collegio docenti individua i formatori e docenti/esperti. Curriculum vitae
Docente coordinatore del progetto Direttore del corso SERVIZI Docenza / Esperti esterni per attività con alunni Le attività educative-didattiche svolte da docenti esterni vengono verificate a cura del o dall insegnante coordinatore del progetto, incaricato dal, al termine dello svolgimento delle attività stesse, secondo i criteri definiti nella Tabella consuntiva di servizi (formatori/esperti esterni assistenza/manutenzione) Evidenza della consuntiva dei docenti esterni è data dal sulla Scheda fornitore In base a detta si stabilisce l adeguatezza del docente e la sua eventuale riconferma, qualora fosse necessaria per futuri progetti Formatori per docenti Formatori per genitori Al termine di corsi di formazione i partecipanti esprimono una sull operato dei formatori, secondo i criteri definiti nella Tabella consuntiva di servizi (formatori/esperti esterni assistenza/manutenzione) P13/M04: Tabella consuntiva di servizi (formatori/esperti esterni assistenza/manut enzione) Scheda fornitori SiSSI P13/M02: Elenco fornitori qualificati: CONTROLLO DELLE FORNITURE DI SERVIZI In base a detta si stabilisce l adeguatezza del docente e la sua eventuale riconferma, qualora fosse necessaria per i futuri progetti/corsi. P03/M01: Verbale di non conformità Assistenza/manutenzione E richiesto al personale che effettua l intervento di assistenza di emettere un rapporto (in genere modulistica predisposta dal fornitore) sul quale deve essere dettagliato il tipo e l estensione della assistenza effettuata, comprensivo di ore impiegate ed eventuale materiale di consumo addebitato. L Amministrazione attraverso la partecipazione diretta del personale ausiliario o amministrativo operante nel plesso si accerta che quanto dichiarato corrisponda a quanto fatto e appone firma sul rapporto per
- Documenti di registrazione previsti: Indicatori: - - P13/M01 Lettera di Ordinazione - P13/M02: Elenco Fornitori Qualificati annuale - P13/M03: Tabella Valutazione Preventiva Fornitori di Prodotti - P13/M04: Tabella Valutazione Consuntiva Fornitori di Prodotti - P13/M05: Tabella Valutazione Consuntiva Fornitori di Servizi - PR0 07 Valutazione Fornitori di prodotti e di servizi - Scheda Fornitore SISSI - Verbale collaudo - Curriculum vitae (come preventiva) - Programma annuale Preventivi Relazione sull attività negoziale Bolle consegna Eventuali lettere di segnalazione - Lettera di ordinazione Fatture Tempi trascorsi tra richiesta e consegna fornitura Numero reclami riferiti alla qualità del materiale N Non Conformità Fornitore % Fornitori Primari e Secondari Revisioni della procedura: Rev. 00 del 31/01/2005