Sede Legale Via del Tritone, 66 00187 Roma tel: 06.50263.1 fax: 06.50263.256 e-mail: segreteriagenerale@datamanagement.it Data Management Utility S.r.l. Capitale Sociale: Euro 1.000.000,00 i.v. C.F. e P. IVA: 11527901000 Registro Imprese di Roma n. 11527901000 Direzione e coordinamento: CO.GE.IN S.r.l. Via del Tritone, 66 00187 Roma Ravenna, 31 Dicembre 2014 Spett.le G.A.I.A. S.p.A. Via Domenico Zaccagna, 18/A 54031 Avenza Carrara (MS) c.a.: Dott. Marco Sandrelli Dott. Nicola Bertoni Ns. Rif.: 1348 Rev.2 A.C.: U1412510 Oggetto: Esperta Offerta per Fornitura e Messa in Servizio del Modulo Credit Management Con riferimento all incontro del 30/12/2014 presso la Vostra sede, con la presente siamo a formulare la revisione dell offerta per quanto in oggetto. A disposizione per eventuali chiarimenti, cogliamo l occasione per porgere i più cordiali saluti. Data Management Utility Srl Roberto Dradi Direzione Commerciale Allegati: - Scheda Modulo-GAIA-Credit Management, Rev. 0 del 05/12/2014 BOLOGNA Via Speranza, 35 40068 San Lazzaro di Savena (BO) tel.: 051.62039.01 fax: 051.62039.09 FIRENZE Via Antonio da Noli, 4/6 50127 Firenze (FI) tel. 055.4371041 fax 055.4371035 MONZA E BRIANZA Centro Direzionale Colleoni Via Paracelso, 2 - Palazzo Liocorno 20864 Agrate Brianza (MB) tel.: 039.2741.111 fax: 039.2741.222 PADOVA Via Giambellino, 7 35129 Padova tel.: 049.6984101 fax: 049.6984140 RAVENNA Viale Sergio Cavina, 7 Centro Commerciale S. Biagio 48123 Ravenna tel.: 0544.503.1 fax: 0544.461697 ROMA Largo Lido Duranti, 1 00128 Roma tel: 06.50263.1 fax: 06.50263.256
OGGETTO DELL OFFERTA La presente offerta riguarda la fornitura a le attività per attivare il modulo Credit Management sul Software Esperta, fornito da Data Management Utility S.r.l. ed in utilizzo presso la Vs. Azienda, secondo le specifiche contenute nel documento scheda modulo allegato ( Modulo-GAIA-Credit Management-Rev0 ), cui si rimanda integralmente. In particolare verranno svolte le seguenti attività: - Attivazione delle nuove funzioni secondo le specifiche indicate - Installazione delle nuove funzioni, messa in produzione, collaudo - Tre giornate di formazione sulle nuove funzioni Eventuali modifiche e/o integrazioni a quanto definito nel documento scheda modulo allegato, che non comportino modifiche strutturali del modulo e che siano state condivise dalle parti con aggiornamento della scheda modulo, sono da considerarsi comprese. Se si rendessero necessarie ulteriori sessioni di formazione o altre attività, queste potranno essere gestite separatamente dalla presente proposta, nell ambito del vigente accordo per i Servizi Professionali. CONDIZIONI ECONOMICHE Per la realizzazione di quanto sopra si propone il seguente corrispettivo: Corrispettivo per ordine entro 31 dic 2014 (quale condizione di miglior favore il canone di manutenzione del modulo non va ad incrementare il canone in essere per Esperta) 33.000,00 (Euro trentatremila/00) Nell eventualità che le attività su indicate vengano svolte presso la sede del Cliente, le spese trasferta saranno consuntivate separatamente alle condizioni previste dal vigente accordo per i Servizi Professionali a partire dalla sede di Firenze. Pag. 2 di 3 Fornitura e Messa in Servizio del Credit Management
Tutti gli importi sono al netto di I.V.A. CONDIZIONI GENERALI DI FORNITURA Periodo di validità dell'offerta: fino al 31/12/2014 Modalità di consegna: Due fasi: Fase1 data da concordare Fase2 data da concordare Modalità di installazione Da concordare Modalità di fatturazione: Forfait: 50% alla consegna fase1; 50% alla consegna fase2 Eventuali spese di trasferta a consuntivo mensile Modalità di pagamento: BB a 90 gg D.F. In caso di ritardato pagamento saranno applicati gli interesse di mora come previsto dalla Legge. Per i termini e condizioni non esplicitamente formalizzati nel presente documento e/o nei suoi allegati, valgono le condizioni riportate nel documento Condizioni Generali di Fornitura di Prodotti e Servizi, che si intendono conosciute ed accettate dal Cliente. Per accettazione, il Cliente Timbro e Firma Data OFFERTA N. : 1348 Del: 31/12/2014 Cod. A.C.: U1412510 Revisione. : 2 Stato: Definitivo Cliente. : G.A.I.A. S.p.A. Preparata da. : R. Dradi Approvata da..: R. Dradi Pag. 3 di 3 Fornitura e Messa in Servizio del Credit Management
Pag. 1 di 6 Credit Management Preparazione Verifica Approvazione Rossetti Giotto Fiorenza Coffari Claudia Colli Motivo revisione: Prima emissione 1. Riferimento: Riunione del 17/09/2014 a Pietrasanta e successivi approfondimenti 2. Descrizione e Obiettivi L obiettivo del presente modulo è quello permettere una automatizzazione del processo di recupero crediti e il relativo monitoraggio. La necessità da cogliere è quella di far svolgere al software le attività automatiche e di lasciare agli operatori il compito di controllare e gestire le casistiche particolari. I documenti che sono soggetti al processo di gestione del credito sono tutti i documenti di imposto positivo, scaduti, non domiciliati, con l esclusione di documenti relativi a specifici clienti o di documenti specificatamente marcati come da non sollecitare. Il processo che il cliente vuole implementare viene di seguito riportato: Azione Quando Condizione Nota Destinatari o Apertura della pratica di recupero crediti Contestualmente alla prima azione prevista. In questo processo avviene quando sono passati x Inserimento nel cruscotto di controllo con dati raggruppati per emissione, e tipo pratica.
Pag. 2 di 6 Invio mail/sms o telefonata voce Messa in mora Sospension e Comunicazi oni a enti Analisi solvibilità Analisi solvibilità gg dalla scadenza. X gg dalla data scadenza del documento Y gg dalla data scadenza del documento Z gg dalla data di invio della messa in mora (data di invio) L gg da esecuzione lavoro di sospensione M gg da esecuzione lavoro di sospensione N gg dalla messa in mora (data di invio) Tutti Per le utenze filtrate in base al servizio, utilizzi specificati, classificazione del cliente, con contatore accessibile e con crediti totali del cliente (maturati da piu di n gg) maggiori del deposito cauzionale versato. Per utenze di determinati utilizzi e che risultano sospese (attraverso stato contatore). Verifica se sono gia state effettuate le comunicazioni agli enti, nel caso non ripeterle. Per le utenze che sono state sospese Per le utenze filtrate in base al servizio, utilizzi specificati, classificazione del cliente, con contatore accessibile L invio è possibile solo in presenza di email o cellulare. Nel caso si sia in possesso di entrambi i dati si privilegia l invio della mail. Prevedere una bonifica dei campi utilizzati per l invio. Generazione di un flusso che verrà utilizzato per generare le lettere da inviare tramite raccomandata. La registrazione della notifica avviene tramite apposita funzione di acquisizione flusso dei ritorni. La sospensione corrisponde ad una piombatura del contatore. Si genera un lavoro da pianificare o un bdl pianificato automaticamente. Il lavoro viene chiuso tramite il processo standard che prevede la chiusura automatica a seguito della comunicazione da MWM. Invio PEC differenziate in base al comune e all utilizzo. Generazione di un elenco dei clienti da controllare Generazione di un elenco dei clienti da controllare Server di posta per mail. Software di invio SMS Stampatore Comunicazi one in uscita e in entrata Server di posta per PEC. Controllore del credito Controllore del credito Preavviso di O gg dalla (1) Per le utenze Generazione di un flusso Stampatore
Pag. 3 di 6 distacco Distacco Comunicazi oni a enti Verifica manomissio ne Invio a pratica legale messa in mora (data di invio) P gg dal preavviso di distacco (data di invio) L gg da esecuzione lavoro di distacco Q gg da esecuzione lavoro di distacco o dalla sospensione attive, Per le utenze di servizi e utilizzi specificati attive con crediti totali del cliente (maturati da piu di n gg) maggiori del deposito cauzionale versato. Per le utenze di servizi e utilizzi specificati, verificando che l utenza non sia stata riattivata o allo stesso o al nuovo codice (verifica stacco). Verifica se sono gia state effettuate le comunicazioni agli enti, nel caso non ripeterle. per le utenze cessate a cui non è subentrata nessuna utenza o per utenze ancora in stato sospeso che verrà utilizzato per generare le lettere da inviare tramite raccomandata. La registrazione della notifica avviene tramite apposita funzione di acquisizione flusso di notifica Il tipo di lavoro varia in presenza di un contatore accessibile o no. Si genera un lavoro da pianificare o un bdl pianificato automaticamente. Invio PEC differenziate in base al comune e all utilizzo. Si genera un lavoro da pianificare o un bdl pianificato automaticamente. Da definire in base alla gara Comunicazi one in uscita Server di posta per PEC. Comunicazi one in uscita L accessibilità del contatore dipende sia da una proprietà di accessibilità dell oggetto, che dal codice di ubicazione del contatore, che dalla proprietà che tale valore assume (interno/esterno). Il progetto specifico per gestire in tutti i flussi queste informazioni di accessibilità non è oggetto del presente progetto. In presenza di una pratica di contestazione aperta su uno o più documenti, gli stessi non vengono processati fino a che la pratica non viene chiusa. Questo significa che seppur in presenza di un processo di recupero attivato, questi non viene avanzato in presenza di una pratica di contestazione. Una volta che la contestazione viene risolta il processo riprende non considerando nel conteggio dei tempi i giorni compresi tra l istituzione e la chiusura della pratica di contestazione, piu un numero di giorni prestabilito. Tale numero di giorni viene salvato nella pratica stessa in modo da poter conoscere l ammontare di tale ritardo accumulato per il processo di recupero.
Pag. 4 di 6 In presenza di una pratica di rateizzazione su singolo documento, lo stesso non viene processato fino a che almeno una rata non sia scaduta. L importo sollecitato corrisponderà al totale non pagato e scaduto. (verificare se è quanto richiesto?) In ogni fase vengono sollecitati solo i crediti che risultano ancora non completamente pagati. Avanzamento del processo e generazione alert L apertura della pratica e il suo avanzamento avverrà automaticamente. Si prevede di realizzare un servizio che ogni giorno analizza i documenti scaduti e le pratiche da avanzare secondo le regole impostate. L avanzamento di una pratica corrisponde all esecuzione della fase che risulta essere scaduta e non ancora eseguita. Prima dell esecuzione di una fase si verifica se esistono ancora le condizioni per cui la pratica sia aperta, ovvero che il credito sia ancora attivo. Infatti nel momento in cui il credito viene estinto la pratica si chiude automaticamente. Qualora una fase preveda la generazione di un flusso di dati da inviare a terzi, il file generato sarà gestito come allegato della fase in modo da essere sempre disponibile per eventuali verifiche o reinvii. Un report delle azioni che vengono svolte in maniera automatizzata verrà compilato ed inviato al responsabile del servizio. Monitoraggio dello stato avanzamento dei singoli lotti Al fine di avere un controllo del processo e dello stato di avanzamento dello stesso si rende disponibile una funzione di monitoraggio dei lotti di crediti. Si tratta di una videata che permette di visualizzare i dati aggregati della lista crediti elaborata, le azioni previste e/o effettuate e il dettaglio delle pratiche facenti parte di tale lista. L individuazione della numerosità del lotto di crediti e il confronto con gli importi recuperati permetterà di valutare il processo stesso. Il campo stato segnalerà se si può procedere all esecuzione di una fase, ovvero verificherà se sono maturati i giorni per effettuare una nuova azione di quelle previste.
Pag. 5 di 6 Anche analizzando la singola pratica sarà possibile consultare le azioni intraprese e quelle da intraprendere e forzarne l esecuzione singola di una di esse. 3. Individuazione dell Utenza tipo 3.1 Cliente: Gaia 4. Individuazione dell Utenza tipo 4.1 Tipo di applicazione: Add-on 4.2 Elenco Contesti / Moduli interessati 4.3 Diagrammi di massima delle Entità e Relazioni Non modificati 5. Principali funzionalità gestite 5.1 Principali transazioni 5.1.1 Modifica del database 5.1.2 Anagrafica pratiche: Salvare l identificativo Lotto in fase di creazione pratica, aggiungere il folder delle azioni eseguite e previste.
Pag. 6 di 6 5.1.3 Anagrafica azioni: anagrafica delle possibili azioni che possono essere definite in una politica di recupero. 5.1.4 Anagrafica Politiche: Nuova anagrafica dove definire le politiche di recupero e regole di applicazione. Per specifiche azioni si prevede la definizione delle regole di selezione delle utenze e dei destinatari di eventuali comunicazioni. 5.1.5 Monitor dello stato avanzamento 5.1.6 Servizio di analisi documenti emessi e scaduti per creazione pratica 5.1.7 Routine di determinazione politica da creare 5.1.8 Servizio di analisi pratiche per attivare l avanzamento 5.1.9 Azione di invio mail/sms/ telefonata 5.1.10 Azione di telefonata 5.1.11 Azione di invio lettera 5.1.12 Azione di creazione BdL 5.1.13 Azione di creazione predisposizione lavoro 5.1.14 Azione di invio comunicazione a enti. Prevede la generazione un testo parametrico da inviare a specifici indirizzi di destinazione. 5.1.15 Azione di richiesta di analisi solvibilità 5.1.16 Servizio di invio report di elaborazione 6. Architettura e Ambiente Tecnologico Topologia C/s Distribuzione DB accentrato Interfaccia Grafica Ambiente operativo Open DBMS Progress Linguaggi e Tools Progress, Java Monitor TP --------------------------