Regolamento Archivio Biblioteca Quadriennale di Roma 1. Ambiti e finalità 2. Condizioni di accesso 3. Servizi per il pubblico 4. Fondi archivistici 4.1 Consultazione 4.2 Riproduzione e pubblicazione di documenti 5. Fondi librari 5.1 Catalogazione 5.2 Riproduzione di documenti 6. Prestito 7. Norme comportamentali
1. Ambiti e finalità 1.1 L Archivio Biblioteca della Quadriennale di Roma (ArBiQ) è costituito da un patrimonio archivistico e librario sull arte italiana del XX e XXI secolo. I materiali documentari conservati sono strettamente connessi all attività istituzionale propria della Quadriennale che dal 1927, anno della sua fondazione, promuove e valorizza l arte contemporanea italiana. Il complesso documentario, sedimentatosi nel corso degli anni, è strutturato in diversi nuclei di documentazione. Il patrimonio archivistico è articolato in due fondi: l Archivio storico della Quadriennale, in cui sono conservati i documenti relativi all attività istituzionale svolta tra il 1927 e il 2000, e il Fondo Documentario Artisti Contemporanei, costituito da oltre 13.500 fascicoli di documentazione, in continuo aggiornamento, su artisti, movimenti e critici d arte italiani del XX e XXI secolo. Anche la Biblioteca, specializzata in arte italiana del Novecento e contemporanea, è strettamente connessa alle finalità istituzionali della Quadriennale. Il materiale bibliografico, in continua crescita, è costituito principalmente da cataloghi di mostre collettive e personali, monografie su artisti italiani e stranieri, saggi e pubblicazioni attinenti alle varie espressioni dell arte e letteratura di reference. L Archivio storico della Quadriennale, l 11 novembre 2001, è stato dichiarato di notevole interesse storico dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali che ne ha riconosciuto l estrema importanza definendolo nella dichiarazione: fonte indispensabile per la storia delle istituzioni d arte italiane e per la storia dell arte e della critica d arte del Novecento. La dichiarazione del 2001 è stata successivamente integrata con decreto del Direttore regionale per i beni culturali e paesaggistici del Lazio in data 17 giugno 2010. Ai fondi propri della Quadriennale si aggiungono alcuni archivi e biblioteche privati, acquisiti a partire dal 2003 per donazione o acquisto. 1.2 attraverso il proprio Archivio Biblioteca persegue le seguenti finalità: la conservazione, la tutela, l ordinamento e la catalogazione del materiale archivistico e librario l accesso pubblico dei materiali e l assistenza agli studiosi la valorizzazione delle fonti attraverso la produzione di iniziative culturali, la diffusione delle arti visive del XX e XXI secolo, favorendo l attività scientifica e i contatti con altre istituzioni e con studiosi l incremento del patrimonio con acquisizioni
2. Condizioni di accesso 2.1 L ArBiQ è aperto a chiunque abbia necessità di consultare i fondi documentari conservati. Per l accesso è necessario avere compiuto il diciottesimo anno di età. Eventuali eccezioni saranno valutate di volta in volta dal Responsabile dell ArBiQ. 2.2 Non è consentita la consultazione di documenti in cattivo stato di conservazione, di fondi in corso di ordinamento, di fondi privati pervenuti per deposito, donazione, acquisto, eredità o legato, su cui siano stati posti particolari vincoli di accesso.
3. Servizi per il pubblico 3.1 L ArBiQ è aperto nei giorni feriali dal lunedì al venerdì dalle 9.30 alle 13.30 e dalle 14.30 alle 17.30 (venerdì fino alle ore 17). È chiuso nelle festività riconosciute dalla legge e nel mese di agosto. In casi straordinari potranno essere disposte chiusure del servizio. Tali eventualità saranno rese note tramite avvisi presso la sala studio e attraverso il sito internet della Fondazione. 3.2 L ArBiQ dispone di una sala di consultazione dove è attivo un servizio gratuito di orientamento alla ricerca, assicurato per tutto l orario di apertura. 3.3 Gli utenti hanno l obbligo di consegnare all ingresso un documento di identità, di firmare il registro degli ingressi, di compilare la modulistica predisposta, di depositare negli appositi armadietti borse, compresa la custodia del computer, caschi, telefoni cellulari, libri e altri oggetti non espressamente autorizzati. La chiave degli armadietti deve essere sempre portata con sé, anche per brevi assenze. La Fondazione non è responsabile degli oggetti e dei beni personali depositati o introdotti dagli utenti nei suoi locali. 3.4 L utente può consultare gli strumenti di ricerca cartacei e informatizzati predisposti per i fondi archivistici e librari. Dopo aver individuato il materiale da consultare dovrà farne richiesta scritta utilizzando i moduli predisposti. Il personale provvederà alla consegna dei materiali richiesti. Si può ottenere in consultazione un solo pezzo alla volta. Dopo la consultazione i singoli pezzi dovranno essere lasciati sul tavolo e potrà essere richiesto un deposito temporaneo. Prima di uscire dall ArBiQ l utente deve riconsegnare tutti i documenti ricevuti in consultazione. 3.5 Previa autorizzazione degli assistenti di sala, gli utenti possono portare volumi o fotocopie di loro proprietà, esclusivamente se necessari alla consultazione dei documenti posseduti dall ArBiQ. 3.6 Nell ArBiQ è attivo un servizio di riproduzione di documenti. La riproduzione è effettuata nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di diritto di autore e copyright. Le modalità di riproduzione variano a seconda dei fondi documentari (si vedano gli artt. 4.2 e 5.2 del presente Regolamento). Il servizio è a pagamento; i costi sono stabiliti nel Tariffario dei servizi. 3.7 Presso l ArBiQ è attivo un servizio di fornitura di fotocopie di documenti (Document Delivery DD). Il servizio è a pagamento ed è effettuato prevalentemente attraverso canali di cooperazione con biblioteche. Le modalità del servizio sono descritte nel Regolamento DD. 3.8 L ArBiQ si riserva la facoltà di esaminare e accettare le richieste di ricerca commissionate a distanza da utenti impossibilitati a raggiungere la sede dell ArBiQ. Il servizio comporterà una spesa a carico del richiedente, oltre ai costi di riproduzione e spedizione di documentazione a domicilio. A secondo del tipo di ricerca verranno predisposti preventivi ad hoc.
4. Fondi archivistici 4.1 Consultazione 4.1.1 I documenti dell Archivio sono liberamente consultabili dagli studiosi che ne facciano motivata richiesta. Sono esclusi dalla consultazione: 1) gli archivi non ordinati o in fase di inventariazione; 2) i documenti che contengono dati personali sensibili e giudiziari, come definiti dal codice in materia di protezione dei dati personali; 3) i documenti su cui siano stati posti vincoli alla consultazione da parte di depositanti o di coloro che hanno donato o venduto o lasciato in eredità o in legato nuclei documentari alla Fondazione; 4) documenti in cattivo stato di conservazione. 4.1.2 Il Responsabile può autorizzare la consultazione per motivi di studio di particolare interesse di quei documenti di carattere riservato anche prima della scadenza dei termini indicati. L autorizzazione è rilasciata, a parità di condizioni, ad ogni richiedente. I documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere diffusi. La consultazione per scopi storici dei documenti contenenti dati personali è assoggettata anche alle disposizioni del Codice di deontologia e di buona condotta previsto dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali. 4.2 Riproduzione e pubblicazione 4.2.1 Fatte salve le esigenze di tutela dell integrità fisica dei fondi archivistici, è possibile la riproduzione di documenti conservati nell ArBiQ. 4.2.2 Parti o interi fondi documentari possono essere esclusi dalla riproduzione per motivi di conservazione, di normativa vigente in materia di diritto d autore, di protezione dei dati personali e di codici di deontologia professionale in materia archivistica o sulla base di contratti privati che ne limitano l utilizzo. I documenti manoscritti e le fotografie non possono essere riprodotti tramite fotocopie. 4.2.3 Le richieste di riproduzione di intere sezioni di archivi o di serie complete sono subordinate all autorizzazione della Direzione della Fondazione, previa consultazione del Responsabile dell ArBiQ. La riproduzione è effettuata esclusivamente dal personale della Quadriennale o da operatori appositamente incaricati dalla Fondazione. Non è pertanto consentito l uso di mezzi propri quali macchine fotografiche, scanner portatili, ecc. 4.2.4 La riproduzione di documenti per uso personale o per fini di studio è autorizzata dal Responsabile dietro presentazione dell apposito modulo di richiesta. Il richiedente è tenuto a sottoscrivere un impegno relativo alla non divulgazione, diffusione o vendita al pubblico delle riproduzioni ottenute. Nessun uso diverso da quello dichiarato può considerarsi legittimo senza l autorizzazione scritta della Fondazione. I costi della riproduzione sono a carico del richiedente; i compensi dovuti sono stabiliti nel Tariffario dei servizi. 4.2.5 La richiesta di riproduzione di documenti dell Archivio della Quadriennale per fini di pubblicazione o di uso commerciale deve essere indirizzata al Responsabile dietro presentazione dell apposito modulo che descrive le condizioni per la pubblicazione e subordina comunque la relativa autorizzazione all assolvimento degli obblighi nei confronti degli autori o degli aventi diritto. La Quadriennale declina ogni responsabilità nel caso il richiedente compia violazioni di diritti di terzi sul materiale riprodotto. I costi della riproduzione sono a carico del richiedente; i compensi dovuti sono stabiliti nel Tariffario dei servizi. 4.2.6 In caso di pubblicazione di documenti appartenenti ai fondi archivistici della Quadriennale, il richiedente è tenuto a citare nella pubblicazione l istituto conservatore riportando la seguente dicitura: Archivio Biblioteca Quadriennale di Roma (ArBiQ), seguito dall indicazione del fondo e della segnatura del singolo documento. Dovrà inoltre consegnare all ArBiQ, a titolo gratuito, due copie del volume in cui è pubblicata la riproduzione.
5. Fondi librari 5.1 Catalogazione 5.1 Per la catalogazione del patrimonio librario l ArBiQ segue le norme emanate dall Istituto Centrale per il Catalogo Unico delle Biblioteche Italiane (ICCU). L ArBiQ aderisce al Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN), tramite il polo degli Istituti Culturali di Roma e contribuisce alla costituzione del catalogo condiviso delle biblioteche che partecipano al sistema. 5.2 Riproduzione 5.2.1 È possibile, previa autorizzazione e a spesa dell utente, ottenere la riproduzione parziale, per uso personale o di studio, delle opere possedute dall ArBiQ. La riproduzione viene effettuata nel rispetto della normativa vigente sul diritto d autore che prevede come limite massimo la possibilità di fotocopiare il 15% di ciascun volume o fascicolo di periodico, escluse le pagine di pubblicità. Il limite del 15% non si applica se le opere presenti nella biblioteca sono rare o, comunque, fuori commercio. Le richieste di riproduzione possono essere trasmesse anche tramite il servizio di document delivery, secondo la procedura indicata nel Regolamento DD. 5.2.2 Sono esclusi dalla riproduzione tramite fotocopia: a) le opere di grande formato; b) le opere in cattivo stato di conservazione; c) il materiale raro; d) tutti i volumi con legatura a colla; In alternativa possono essere effettuate riproduzioni fotografiche o digitali. La riproduzione deve essere comunque realizzata nei modi e con i mezzi ritenuti più idonei per garantire la tutela del materiale. 5.2.3 Le richieste di riproduzione per scopi commerciali o per pubblicazione devono essere indirizzate al Responsabile dietro presentazione dell apposito modulo che descrive le condizioni per la pubblicazione e subordina comunque la relativa autorizzazione all assolvimento degli obblighi nei confronti degli autori o degli aventi diritto, anche nella fattispecie di immagini tratte da volumi. La Quadriennale declina ogni responsabilità nel caso il richiedente compia violazioni di diritti di terzi sul materiale riprodotto. I costi della riproduzione sono a carico del richiedente; i compensi dovuti sono stabiliti nel Tariffario dei servizi.
6. Prestito 6.1 Il materiale archivistico e librario dell ArBiQ è escluso dal prestito locale. 6.2 I documenti dell ArBiQ possono essere concessi in prestito per mostre o attività culturali organizzate da altre istituzioni. L autorizzazione al prestito è concessa dalla Fondazione previo nulla osta della Soprintendenza archivistica per il Lazio. Le condizioni sono descritte nel Regolamento di prestito per mostre.
7. Norme comportamentali 7.1 Non è consentito l ingresso nell Archivio Biblioteca per motivi estranei all attività di ricerca. 7.2 L utente è tenuto a trattare con ogni riguardo il materiale documentario dato in consultazione. È proibito danneggiare in qualunque modo i documenti consultati, è pertanto vietato fare su di essi annotazioni anche a matita o appoggiarvi fogli e materiali di lavoro. Durante la consultazione di fascicoli e volumi contenenti documenti sciolti, deve essere mantenuto l ordine dato alle unità documentarie e alle carte. 7.3 Gli utenti devono mantenere un comportamento consono al decoro del luogo e dell istituzione, in particolare è fatto divieto di: a) fumare, bere o mangiare nei locali dell ArBiQ b) parlare e studiare ad alta voce; c) usare i telefoni cellulari nei locali dell ArBiQ; d) arrecare disturbo in qualsiasi modo agli altri utenti; e) riservare i posti di lettura e occuparli oltre il necessario; f) servirsi in maniera impropria degli arredi, delle attrezzature e degli ambienti (sedere sui tavoli, sulle scale ecc.) e impedire la piena agibilità da parte degli altri utenti dello spazio messo a disposizione; g) usare la posta elettronica, navigare in Internet e nelle altre reti con scopi diversi dallo studio e dalla ricerca e manomettere a qualsiasi titolo l assetto del software e le apparecchiature hardware messe a disposizione; h) introdursi senza autorizzazione nei locali in cui hanno sede gli uffici del personale e utilizzare apparecchiature e materiali assegnati al personale. 7.4 Nei casi di accertata violazione di tali norme, la Fondazione si riserva di adottare tutte le misure del caso, compresa l esclusione dell utente dai predetti diritti o la richiesta di un indennizzo, commisurato ai danni e liberatorio di ogni eventuale azione civile, salva la responsabilità penale. 7.5 Coloro che intenzionalmente si rendano colpevoli di sottrazioni o danneggiamenti verranno denunciati all autorità competente. Il presente Regolamento è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione della Fondazione in data 7 settembre 2010