CENTO PROGETTI AL SERVIZIO DEI CITTADINI V EDIZIONE 2003-2004 SCHEDA PROGETTO MONITORARE I BACINI DI UTENZA DELLE SCUOLE PER L INFANZIA I
REFERENTE DEL PROGETTO (*) Specificare il nome del referente del progetto, che potrà essere contattato per comunicazioni relative alla selezione ed alle iniziative di diffusione Nome e cognome: ROBERTA RAVAIOLI Qualifica: Responsabile S.I.T. Unità organizzativa (settore, ufficio, servizio): C.E.D. Sistema Informativo Territoriale Indirizzo ufficio: Via e n civico: Piazza del Popolo, 10 cap: 47023 Città CESENA Provincia: Forlì-Cesena Telefono: 0547-356424 Fa: 0547-356819 e-mail: ravaioli_r@comune.cesena.fc.it Orario indicato per eventuali comunicazioni: 8,00-13,30 Sito Internet dell amministrazione: www.comune.cesena.fc.it II
SEZIONE 1 : INFORMAZIONI GENERALI 1.1 Titolo del progetto (*) SCUOLA E AMBITO TERRITORIALE: USO DEL SIT PER I BACINI DI UTENZA SCOLASTICA 1.2 Indicare in quale dei seguenti settori è collocabile l'esperienza della sua amministrazione (ma 1 risposta) (*) Ambiente Turismo, Cultura e tempo libero Territorio Sanità Finanza e fiscalità Lavoro e occupazione Politiche educative Sviluppo economico Trasporti e mobilità Giustizia Welfare, politiche sociali e previdenza 1.3 Aree di innovazione (ma 3 risposte ) (*) Rapporti con i cittadini Produzione, approvvigionamento/acquisto di risorse e servizi Qualità Organizzazione Soddisfazione dei cittadini Reti e tecnologie Miglioramento dei servizi Gestione di dati ed informazioni Nuovi servizi Logistica, patrimonio e servizi interni Comunicazione istituzionale Studi, ricerca e sviluppo Normativa e regolamentazione Comunicazione interna Valutazione delle politiche e degli Reclutamento ed inquadramento delle risorse umane investimenti pubblici Pianificazione strategica Sviluppo professionale delle risorse umane Semplificazione Valutazione ed incentivazione del personale Finanza innovativa Cooperazione interistituzionale Programmazione e controllo Autonomia e decentramento Partnership pubblico/privato 1.4 In quale delle priorità individuate da Cantieri si colloca il progetto? Creare un amministrazione amichevole, anticipatrice, affidabile Migliorare la capacità di creare politiche pubbliche efficaci Governare il cambiamento Fare squadra per trainare il cambiamento Creare reti di relazioni come risorsa per il cambiamento III
1.5 Amministrazione (indicare l amministrazione proponente ovvero l amministrazione individuata come referente nel caso di progetto che coinvolge più amministrazioni) (*) COMUNE DI CESENA 1.6 Altre amministrazioni coinvolte (nel caso di progetto realizzato da più amministrazioni, indicare quali amministrazioni, oltre a quella referente, sono coinvolte nel progetto) 1.7 Quando è stato avviato il progetto?(*) Data di inizio 15/09/2003 1.7 Il progetto si è concluso? (*) SI NO Data di conclusione: / / Data prevista di conclusione: 30/06/2004 IV
SEZIONE 2 : IL PROGETTO 2.1 Quali sono i destinatari del progetto? (*) Specificare se si tratta di cittadini/utenti, altre amministrazioni, imprese, organizzazioni no-profit, altri soggetti e descriverli Cittadini, in particolare famiglie con figli dai 3 ai 14 anni d'età. 2.2 Quale è il valore creato dal progetto in termini di miglioramento concreto della qualità dei servizi offerti ai cittadini/utenti ovvero ai destinatari finali delle attività dell amministrazione?(*) Quantificare e descrivere i risultati ottenuti alla data di compilazione della presente scheda e quelli che si prevede di ottenere al termine del progetto(*) Questo progetto permette di ottimizzare l'individuazione e la gestione dei bacini di utenza relativi alle scuole d'infanzia e alle scuole dell'obbligo. Il progetto permette di visualizzare sul territorio comunale l'andamento demografico dei nuovi nati,individuando immediatamente la suddivisione migliore del territorio in base alla distribuzione delle scuole sopracitate, in modo tale da fornire alle famiglie un'informazione puntuale sulle scuole in cui poter fare domanda di successiva iscrizione ed evitare così dannose concentrazioni su specifici plessi, pur nel rispetto della libertà di scelta delle famiglie. 2.3 Breve sintesi del progetto (ma 500 caratteri) (*) Illustrare il progetto nelle sue caratteristiche principali specificando a che punto è la sua realizzazione Questo progetto coniuga gli strumenti cartografici (GIS) con la necessità del Settore Pubblica Istruzione di monitorare l'andamento demografico sul territorio per individuare i bacini di utenza delle scuole di infanzia comunali, statali e delle scuole dell'obbligo. In pratica sono riportati sulla cartografia i dati estrapolati dall'anagrafe Comunale riguardanti i bambini in una certa fascia d'età (parametrizzabile in base alle richieste della Pubblica Istruzione) e le diverse zone (anch'esse indicate dai responsabili della Pubblica Istruzione) verranno colorate o rappresentate in maniera diversa a seconda del numero di bambini presenti in quella zona. Le zone così rappresentate possono essere modificate per valutare come suddivisioni diverse possano impattare sui bacini d'utenza. La rappresentazione e l'elaborazione dei dati è resa il più semplice possibile per agevolare l'utilizzo dei GIS da parte dei Responsabili della Pubblica Istruzione. V
2.4 Motivazione ed Obiettivi(*) Indicare da quali sollecitazioni, esigenze, ecc è scaturito il progetto e quali sono le finalità perseguite Il progetto è nato dalla richiesta della Pubblica Istruzione di avere strumenti flessibili per la definizione dei bacini di utenza delle scuole d'infanzia comunali statale e delle scuole dell'obbligo, da affiancare ai metodi di studio tradizionali, la programmazione dei servizi scolastici ( iscrizioni, trasporti, mensa,prescuola e postscuola, ecc.) e di edilizia scolastica. 2.5 Azioni (*) Illustrare le fasi in cui si articola il progetto allegando, se disponibile, un cronogramma delle diverse attività realizzate e che si prevede di realizzare 1. Incontro tra i Responsabili GIS e i responsabili della Pubblica Istruzione giugno 2003 2. Prima impostazione dell'ambiente di lavoro settembre 2003 3. Installazione del software GIS presso il Settore Pubblica Istruzione e formazione dei responsabili della Pubblica Istruzione sul software GIS ottobre 2003 4. Prime analisi dei bacini di utenza con GIS entro dicembre 2003 5. Adeguamento del software alle richieste della Pubblica Istruzione febbraio 2004 6. Utilizzo a regime del progetto entro giungo 2004 2.6 Punti di forza Indicare i principali elementi e le soluzioni d innovazione tecnologica e/o organizzativa che caratterizzano il progetto Il principale punto di forza è l'uso di strumenti flessibili come il GIS in un ambito del tutto innovativo. Si crea una sinergia tra i tecnici comunali GIS e i responsabili della Pubblica Amministrazione. 2.7 Riduzione dei costi (*) Indicare se la realizzazione del progetto ha prodotto una riduzione nei costi per lo svolgimento dell attività/fornitura del servizio e specificare per ciascuna voce di costo la percentuale di riduzione, avendo come riferimento l'anno solare VI
Si ha una riduzione di costi indiretta. Ovvero un utilizzo ottimale delle risorse umane con strumenti che permettono un risparmio di tempo, una più efficace programmazione scolastica, che si risolve in una maggior chiarezza di rapporti con i cittadini, nonché una razionalizzazione maggiore nell'erogazione dei servizi connessi. 2.8 Sono state effettuate indagini di customer satisfaction? (*) SI NO 2.9 Se SI, indicare le metodologie adottate e descrivere i risultati raggiunti: 2.10 Viene realizzata una valutazione dell'impatto del progetto sui cittadini e/o altri destinatari (imprese, associazioni, organizzazioni non profit)? (*) SI NO 2.11 Se SI, indicare le metodologie adottate e descrivere i risultati raggiunti SEZIONE 3 : MODALITÀ DI REALIZZAZIONE 3.1 Se la realizzazione del progetto fa seguito ad altri progetti preesistenti di innovazione (ad es.: riorganizzazione, introduzione del controllo di gestione, progetti per la qualità) descriverli sinteticamente Questo progetto si è potuto realizzare grazie al progetto CESIT finanziato dalla regione Emilia Romagna che ha permesso una maturazione del SIT comunale con una crescita degli strumenti e tecnologie GIS. 3.2 La realizzazione del progetto è stata inserita in un documento formalizzato di VII
programmazione dell'amministrazione (Piano Strategico, Documento di Programmazione annuale, budget)? Piano Esecutivo di Gestione: obiettivi. 3.3 Indicare chi ha assunto l iniziativa di sviluppare il progetto Organi politici (specificare quali) Personale (specificare la categoria funzionale e l'unità organizzativa di appartenenza) Dirigente Pubblica Istruzione Consulenti esterni (specificare l'area di specializzazione) Altri (specificare) 3.4 Quali unità organizzative sono state coinvolte nel progetto? (*) Indicare le unità organizzative coinvolte per ciascuna amministrazione partecipante Settore Pubblica Istruzione Settore CED - Servizio SIT 3.5 Per la realizzazione del progetto è stato costituito un gruppo di progetto ad hoc? SI NO 3.6 Se SI, il gruppo di progetto è composto da: Personale interno all'ente/agli enti appartenente ad una medesima unità organizzativa Personale interno all'ente/agli enti appartenente a più unità organizzative Personale interno all'ente ed esterno (consulenti) Altro (specificare) VIII
3.7 Ai risultati del progetto sono stati collegati sistemi di incentivazione monetaria e non del personale? (*) 3.8 Se SI, descriverli brevemente SI NO 3.9 Sono stati effettuati interventi formativi sul personale per la realizzazione del progetto? (*) SI NO 3.10 Se SI, descrivere brevemente le attività formative effettuate, specificando i soggetti destinatari Formazione orientata ai dipendenti della Pubblica Istruzione da parte dei tecnici del SIT 3.11 Sono stati effettuati interventi di altro tipo per facilitare il coinvolgimento del personale? (*) SI NO 3.12 Se SI, descrivere brevemente gli interventi effettuati, specificando i soggetti destinatari 3.13 Individuare le principali condizioni incontrate nella realizzazione del progetto, indicandone il grado di problematicità Livello di problematicità Nodo critico Sostegno politico al progetto Definizione degli obiettivi del progetto Nessuno Basso Medio Elevato IX
Definizione delle responsabilità Coordinamento tra le unità organizzative Coordinamento con i consulenti Coordinamento con altre amministrazioni pubbliche Incentivi legati agli obiettivi del progetto Problemi nella fase di progettazione Conflittualità interna Specifiche competenze interne Risorse logistiche e tecniche Risorse economico-finanziarie Coinvolgimento del personale Circolazione di dati ed informazioni Altro Specificare 3.14 Come sono stati gestiti i nodi critici? (*) Per i nodi per i quali è stato indicato un livello di problematicità elevato, descrivere sinteticamente le soluzioni adottate Allo stato attuale del progetto no 3.15 Quali effetti ha prodotto/generato il progetto all'interno dell'amministrazione? (E possibile barrare anche più di una casella) (*) Nuovo hardware e/o software applicativi dedicati - Elencare: sviluppo di software ad hoc per questo progetto da parte dei tecnici del CED Competenze specialistiche del personale - Specificare: X
Specializzazione dei dipendenti della pubblica Istruzione sui software GIS Un diverso modello di organizzazione del lavoro - Descrivere: Utilizzo di strumenti GIS per ottimizzare processi già esistenti La razionalizzazione/semplificazione di procedure amministrative - Indicarle: Nelle procedure di iscrizione dei bambini alle scuole comunali e statali dell'infanzia,nella possibilità di verificare i percorsi di linea del trasporto scolastico, nella possibilità di ipotizzare il numero degli alunni afferenti i diversi plessi scolastici, nella possibilità di rendere più mirati gli interventi di edilizia scolastica nel territorio. Un diverso clima organizzativo /una modifica della cultura dominante - Indicare gli elementi essenziali: Attivare procedure di programmazione scolastica, anche a lungo termine, per meglio definire interventi tali da migliorare il livello di fruibilità dell'utenza. Nuovi modelli di rapporti di collaborazione con altre amministrazioni e/o con soggetti privati - Descriverli: Altro - Specificare: 3.16 Quali degli effetti indicati in precedenza rappresentano una acquisizione permanente per l amministrazione? (*) Se possibile motivare le indicazioni fornite (*) Un diverso modello di organizzazione del lavoro: questo strumento GIS sarà usato per diversi studi di bacini di utenza. SEZIONE 4 IL CONTESTO 4.1 Il progetto prevede la partecipazione, il coinvolgimento di rappresentanze dei cittadini/utenti, di imprese, di organizzazioni no profit?(*) SI NO 4.2 Se SI, specificare con quali modalità e in quali fasi di realizzazione dell iniziativa XI
4.3 Quali sono i partners del progetto (oltre alle altre amministrazioni eventualmente indicate nel punto 1.6 - (altri enti istituzionali, imprese, associazioni di categoria, enti di ricerca, altro )? 4.4 La partnership con tali soggetti è stata formalizzata attraverso: Accordi di programma; Protocolli d intesa; Contratti; Accordi sindacali; Altro Descrivere brevemente: 4.5 Quale è stato il contributo dei partners? Finanziario Organizzativo Logistico Promozionale Formale (patrocinio,. Altro SEZIONE 5 TRASFERIMENTO DELL ESPERIENZA 5.1 Indicare le eventuali attività di trasferimento dei risultati del progetto presso altre amministrazioni, in corso o previste ed evidenziare gli elementi di maggiore trasferibilità (*) No 5.2 Barrare le caselle relative alla tipologia di materiali che si è disponibili a rendere fruibili on line per le altre amministrazioni interessate all'esperienza realizzata, specificandoli singolarmente. (*) Testo del progetto XII
Altri documenti tecnici prodotti nel corso del progetto - Specificare: mappe cartografiche elaborate tramite il progetto Software Specificare: Manuali e documenti di sistematizzazione Specificare: Materiali didattici e lucidi delle presentazioni prodotti durante i programmi di formazione realizzati nell'ambito del progetto - Specificare: Altro Specificare: Altri materiali su supporto cartaceo che l'amministrazione rende disponibili per la consultazione direttamente in loco- Specificare: XIII
5.3 Indicare il tipo di supporto che l amministrazione è disponibile a fornire ad altre amministrazioni interessate all esperienza realizzata: (*) Disponibilità a rispondere via e-mail o chat a quesiti specifici Testimonianze Affiancamento breve ad altre amministrazioni che intendano implementare esperienze simili Partecipazione a laboratori didattici con funzionari d altre amministrazioni Accoglimento presso il proprio ente di funzionari d altre amministrazioni per visite brevi Accoglimento presso il proprio ente di funzionari d altre amministrazioni per attività di stage o di progetto Periodi di permanenza presso altre amministrazioni per assistenza ai funzionari Altro Specificare: XIV