GUIDA OPERATIVA 1 di 40
INDICE 1 INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE... 4 1.1 PREREQUISITI... 4 1.1.1 Verifiche preliminari... 4 1.2 INSTALLAZIONE... 5 1.2.1 Installazione... 5 1.2.2 Multiutenza Configurazione postazione server del gruppo... 6 1.2.3 Multiutenza Configurazione postazioni client... 7 2 PRIMO AVVIO... 9 2.1 Primo avvio su Postazione Medico... 9 2.2 Primo Avvio su Postazione Collaboratore di studio... 11 3 UTILIZZO DEI SERVIZI REFI INTEGRATI... 12 3.1 Prescrizione (Postazione Medico)... 12 3.1.1 Prescrizione dematerializzata... 12 3.1.2 Controllo per la dematerializzazione non superato... 13 3.2 Prescrizione (Postazione Collaboratore di studio)... 13 3.2.1 Stampare il promemoria (Dematerializzare)... 14 3.2.2 Stampare la classica Ricetta SSN (non Dematerializzare e seguire il flusso dell ACN2009 Ricette) 14 3.2.3 Convalida (da parte del Medico) delle ricette generate dalla postazione del Collaboratore di studio 15 3.2.4 Stampa (da parte del Collaboratore di studio) del promemoria di ogni ricetta dematerializzata convalidata dal Medico... 17 3.3 Invio certificati di malattia INPS (Postazione Medico)... 19 3.3.1 Gestione errori all invio certificato INPS... 20 3.3.2 Cancellazione e rettifica certificato... 20 3.4 Invio certificati di malattia INPS (Postazione Collaboratore di studio)... 22 4 GESTIONE ALTRI SERVIZI REFI INTEGRATI... 24 4.1 Integrazione paziente... 24 4.2 Anagrafiche... 24 4.2.1 Assistiti... 24 4.2.2 Elenco esenti per reddito... 25 4.3 Ricetta elettronica... 28 4.3.1 Stato invii... 28 4.3.1 Esito controlli... 29 4.3.1 Ricettari... 30 4.4 Documenti... 30 4.4.1 Da confermare (Postazione Medico)... 30 4.4.1 Da confermare (Postazione Collaboratore di studio)... 31 4.4.2 Da stampare (Postazione Medico)... 31 4.4.3 Da stampare (Postazione Collaboratore di studio)... 32 4.4.4 Inviati (Postazione Medico)... 32 4.4.1 Inviati (Postazione Collaboratore di studio)... 33 4.4.1 In Uscita... 33 2 di 40
4.4.1 Invii falliti... 35 4.5 Parametri... 36 4.5.1 Impostazioni REFI... 36 4.5.1 Esenzioni per Reddito... 39 4.5.1 Database... 39 4.5.1 Ricetta Elettronica... 39 5 AGGIORNAMENTO LIVEUPDATE... 40 3 di 40
1 INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE 1.1 PREREQUISITI Prima di procedere con l installazione di CGM SIRPE è necessario verificare i requisiti minimi del sistema Prerequisiti Hardware Processore: frequenza 2,5 Ghz (minimo) Core 2 Duo o superiore (consigliato) Memoria RAM: 2048 MB (minima) 4096 MB (consigliata) Disco rigido: almeno 50 Gb di spazio su disco disponibile Unità di backup (masterizzatore, unità di memorizzazione USB, ecc.) Mouse compatibile Microsoft Risoluzione video 1024*768 o superiore Stampante compatibile Microsoft Connessione Internet ADSL attiva e funzionante 1 porta USB 2.0 (libera). Prerequisiti Software Sistema Operativo (piattaforma 32 o 64 bit), consigliato Windows 7 o superiori: o MS Windows XP Service Pack 3 o superiori o MS Windows Vista Service Pack 2 o MS Windows 7 o MS Windows 8/8.1, MS Windows 8/8.1 Pro o MS Windows Server 2003/2008 Browser: Microsoft Internet Explorer versione 8 o superiore. Per maggiori dettagli e/o per aggiornare la versione di Microsoft Internet Explorer installata, fare riferimento al sito della Microsoft www.microsoft.com/italy. 1.1.1 Verifiche preliminari Prima di procedere con l installazione è necessario verificare di essere in possesso delle credenziali di accesso al Sistema TS ricevute dalla ASL, in particolare: Codice di accesso ossia il suo codice fiscale Parola chiave cambiata al primo accesso al sito www.sistemats.it Codice PIN completo è necessario aver completato la procedura di generazione completa del PIN CODE aggiungendo ai 4 caratteri ricevuti dalla ASL i 6 generati dal sito www.sistemats.it. ATTENZIONE Se non si è in possesso di tutte le informazioni richieste si consiglia di non installare il 4 di 40
modulo Add-on. 1.2 INSTALLAZIONE Per utilizzare l Add-on è sufficiente seguire alcuni semplici passi di installazione e configurazione. Occorrerà: Se si utilizza un solo computer (monoutenza) installare l Add-on seguendo le istruzioni riportate al paragrafo 1.2.1 Installazione Nel caso di multiutenza (medicina di gruppo o postazioni di collaboratori/segreterie) occorrerà: 1. installare l Add-on su tutti i computer dello studio seguendo le istruzioni riportate al paragrafo 1.2.1 Installazione 2. sulla postazione server (dove sono presenti gli archivi del gestionale di cartella clinica PHRONESIS) installare il Database CGM seguendo le istruzioni riportate al paragrafo 1.2.2 Multiutenza Configurazione postazione server del gruppo 3. configurare tutte le postazioni seguendo le istruzioni riportate al paragrafo 1.2.3 Multiutenza Configurazione postazioni client 1.2.1 Installazione Per installare l Add-on è sufficiente scaricare ed eseguire il file di installazione sulla postazione desiderata (del medico in questo caso), seguendo i semplici passi di seguito indicati: 1. attivare la connessione internet 2. fare doppio clic sul link per prelevare il file di installazione: http://www.compugroupmedical.it/download.asp?prod=phronesis&sub=refi 3. posizionare il file di installazione sul desktop del computer e fare doppio clic sull icona RefiPHRONESIS 4. se compare la domanda Impossibile verificare l attendibilità fare clic su Esegui 5. cliccare su Avanti 6. verificare il percorso d installazione di PHRONESIS riportato: se corretto fare clic su Avanti; se errato selezionare quello corretto facendo clic su Sfoglia e successivamente fare clic su Avanti 7. cliccare su Installa 8. se vengono rilevati componenti mancati di Windows da installare fare clic su Installa ed attendere il termine della procedura 9. fare clic su Avanti 10. fare clic su Installa 11. attendere il completamento delle operazioni, fare clic su Fine quindi ancora su Fine. ATTENZIONE Verificare, accedendo all area Download del sito www.phronesisweb.it se è disponibile un aggiornamento successivo della componente. E sempre importante dotarsi dell ultima versione disponibile dei software utilizzati. 5 di 40
1.2.2 Multiutenza Configurazione postazione server del gruppo E possibile utilizzare l Add-on in configurazione di multiutenza per utilizzo contemporaneo da postazioni di collaboratore/segreteria o medicina di gruppo. In questo caso, oltre a Installare il modulo su tutte le postazioni in uso ai medici e collaboratori di studio, è necessario installare sulla postazione server (postazione dove sono presenti gli archivi di PHRONESIS) una specifica istanza CGM su database Microsoft SQL Server 2008. Per installare l istanza CGM è sufficiente scaricare ed eseguire il file di installazione sulla postazione indicata, per l appunto la postazione su cui risiedono gli archivi medico, che chiameremo server. Per maggiore comodità si suggerisce di salvare il file di installazione sul desktop della postazione server e quindi eseguirlo: attivare la connessione internet fare doppio clic sul link per prelevare il file di installazione (dimensione circa 100 Mb): http://www.compugroupmedical.it/istanzasqlcgm.asp alla domanda Eseguire o salvare il file? fare clic su Salva nella finestra Salva con nome, in corrispondenza della casella Salva in selezionare Desktop e fare clic su Salva attendere il completamento del download ed al termine tornare al desktop chiudere tutti gli applicativi aperti, antivirus compreso fare doppio clic sull icona CgmSqlInstanceSetup_x86 (oppure CgmSqlInstanceSetup_x64 a seconda del Sistema Operativo utilizzato) se compare la domanda Impossibile verificare l attendibilità fare clic su Esegui verrà verificata la presenza di eventuali componenti di Windows da aggiornare fare clic su Installa le operazioni proseguiranno in maniera del tutto automatica se viene richiesto il riavvio del computer; rispondere Sì ed attendere lo spegnimento 6 di 40
al riavvio la procedura di installazione riprenderà in automatico fare clic su Esegui ed a seguire su Installa attendere l installazione di Microsoft SQL Server 2008 R2 express al termine parte in automatico l installazione dell Istanza CGM SQL Server fare clic su Avanti ed a seguire su Installa attendere il completamento delle operazioni ed al termine fare clic su Fine. Completata l installazione occorrerà configurare le postazioni medico e segreteria come descritto nel paragrafo a seguire. ATTENZIONE Uno stesso computer può essere utilizzato solo in configurazione monoutenza o multiutenza. Dopo aver impostato il computer in multiutenza ad esempio, la stessa configurazione verrà ereditata per tutti gli altri utenti che utilizzano lo stesso computer (nei casi in cui esiste un solo computer utilizzato da più medici). 1.2.3 Multiutenza Configurazione postazioni client Le operazioni che permettono la configurazione del modulo in multiutenza (cioè Medicina di Gruppo con più medici e/o collaboratori studio o anche solo medico + collaboratore di studio) devono essere eseguite su ogni postazione dove è installato, siano esse postazioni di lavoro medico o collaboratore di studio. Tale procedura può essere eseguite in due momenti diversi e alternativi, in virtù delle necessità: 1) al primo avvio del modulo dopo la sua installazione dopo aver eseguito le operazioni di cui al paragrafo 1.2.2, cliccare sul tag Database nel campo Postazione Server è necessario inserire, scegliendo dal menù a tendina, il nome del computer server dove sono posizionati gli archivi 2) successivamente al primo avvio, direttamente accedendo all Add-on dall interno del programma accedere a PHRONESIS come di consueto fare clic sulla voce di menù in alto Progetti, cliccare in basso a sinistra su Parametri cliccare sul tag in alto a destra Database 7 di 40
nel campo Postazione Server è necessario inserire, scegliendo dal menù a tendina, il nome del computer server dove sono posizionati gli archivi ATTENZIONE La selezione del database server vale per l intera postazione: attivando tale configurazione, si imposterà il database indicato nel campo Postazione server per la componente di integrazione installata sulla postazione utente. Questo significa che per qualsiasi accesso a PHRONESIS di un utente in multiutenza su tale postazione, il database di riferimento sarà quello condiviso e residente sulla postazione server indicata. 8 di 40
2 PRIMO AVVIO 2.1 Primo avvio su Postazione Medico Al primo avvio del gestionale di cartella clinica, dopo l installazione di, viene richiesto di attivare la componente e configurarla Nella parte superiore della finestra: biffare l opzione Attivare invio Ricetta elettronica (SAC), per gestire l invio delle ricette SSN al Ministero dell economia e delle finanze come predisposto dal DPCM 26 marzo 2008 biffare l opzione Attivare invio Certificati (INPS), per gestire l invio telematico dei certificati INPS al SAC biffare l opzione Attivare integrazione Fascicolo Sanitario Elettronico Regione Sicilia, pergestire l invio alla propria Azienda Sanitaria delle informazioni previste dall ACN 2009 9 di 40
Dopo aver attivato l integrazione è necessario indicare il tipo di funzionalità che dovrà gestire su questa postazione: come Medico (l opzione biffata nel caso di postazione medico) come Collaboratore di studio A questo punto inserire nella parte sottostante: le Informazioni di autenticazione ACN o PIN = Codice PIN completo (primi 4 caratteri ricevuti dalla ASL e restanti 6 caratteri generati accedendo al sito www.sistemats.it); in fase compilazione del Pincode, lo sfondo del campo rimarrà di colore rosso, se quanto digitato è composto da un numero di caratteri diverso da 10. Non viene controllata la correttezza, ma la completezza (nel caso del Pincode) di quanto digitato. le Modalità di autenticazione o CNS = utilizzo della Carta Nazionale dei Servizi collegata al computer attraverso apposito lettore di smart card (in questo caso è necessario impostare il certificati di autenticazione) o Username = codice fiscale del medico o nickname stampato dal portale/fornito dalla ASL o Password = Parola chiave cambiata al primo accesso al sito www.sistemats.it il Tipo utente Al termine cliccare sul pulsante OK in basso a destra. 10 di 40
2.2 Primo Avvio su Postazione Collaboratore di studio Al primo avvio del gestionale di cartella clinica, dopo l installazione di, viene richiesto di attivare la componente e configurarla Nella parte superiore della finestra: biffare l opzione Attivare invio Ricetta elettronica (SAC), per gestire l invio delle ricette SSN al Ministero dell economia e delle finanze come predisposto dal DPCM 26 marzo 2008 biffare l opzione Attivare invio Certificati (INPS), per gestire l invio telematico dei certificati INPS al SAC biffare l opzione Attivare integrazione Fascicolo Sanitario Elettronico Regione Sicilia, pergestire l invio alla propria Azienda Sanitaria delle informazioni previste dall ACN 2009 Dopo aver attivato l integrazione è necessario indicare il tipo di funzionalità che dovrà gestire su questa postazione: come Medico come Collaboratore di studio (l opzione biffata nel caso di postazione segreteria) Al termine cliccare sul pulsante OK in basso a destra. 11 di 40
3 UTILIZZO DEI SERVIZI REFI INTEGRATI Dopo averlo installato ed attivato, il modulo è subito operativo come è possibile notare dalla presenza dei servizi CGM nella tray area. 3.1 Prescrizione (Postazione Medico) 3.1.1 Prescrizione dematerializzata 1. registrare la prescrizione di un farmaco in classe A oppure di una prestazione specialistica concedibile come di consueto e avviare la prcedura di stampa per stampare la prescrizione 2. l integrazione REFI negozia con il MEF i parametri necessari alla dematerializzazione della ricetta. Se la negoziazione va a buon fine, nella try area in basso a destra verrà visualizzato un baloon che notifica che il promemoria sta per essere stampato 12 di 40
3.1.2 Controllo per la dematerializzazione non superato Nel caso in cui la negoziazione con il SAC per qualsiasi motivo non si concretizzasse positivamente (connessione internet non funzionante, server SOGEI oberati, ecc.) viene notificato l errore a video. Facendo clic sul pulsante Stampa ricetta SSN viene comunque garantita la stampa della ricettario SSN secondo la transazione prevista con l Add-on ACN2009 Ricette; è necessario inserire il codice della prossima ricetta (solo la prima volta, poi il calcolo dei successivi codici diviene automatico) e premere il pulsante Conferma (nel caso in cui la ricetta è errata e verrà cestinata, è possibile selezionare Annulla). 3.2 Prescrizione (Postazione Collaboratore di studio) Se la prescrizione viene realizzata dalla postazione non medico (segreteria, infermeria, ) ed i Servizi REFI sono stati configurati per lavorare in multiutenza, nel momento della stampa della prescrizione compare: la richiesta di selezione del medico a cui accodare la prescrizione la richiesta del tipo di stampa o stampare il promemoria (dematerializzare) o stampare la classica Ricetta SSN (non dematerializzare e seguire il flusso dell ACN2009 Ricette) 13 di 40
E possibile anche decidere le Impostazioni selezione (valide fino al prossimo riavvio del programma). 3.2.1 Stampare il promemoria (Dematerializzare) Se si opta per la stampa del Promemoria, dalla postazione di segreteria non partirà alcuna stampa e la ricetta verrà accodata al medico per la dematerializzazione. In basso a destra a destra verrà visualizzato il baloon in figura a conferma del fatto che la ricetta è stata accodata al medico Sarà il medico dalla propria postazione a convalidare (e di conseguenza inviare) e stampare il promemoria, direttamente dall interno dell Add-on. La stampa dello stesso può avvenire in corrispondenza della convalida oppure può essere predisposta affinchè la esegua la segretaria (come descritto nel paragrafo 3.2.3). 3.2.2 Stampare la classica Ricetta SSN (non Dematerializzare e seguire il flusso dell ACN2009 Ricette) Se si sceglie di stampare la ricetta SSN, si decide di fatto di seguire il flusso di ricetta elettronica previsto dall ACN sulla postazione di segreteria. Questo consente comunque di avere la ricetta cartacea stampata e sarà il medico a cui è stata accodata quella ricetta, in seconda battuta e dalla propria postazione, a convalidare (e di conseguenga inviare) la ricetta direttamente dall interno dell Add-on (come descritto nel paragrafo 3.2.3) 14 di 40
Il Collaboratore di studio potrà pertanto: selezionare l opzione Usa il ricettario del medico selezionato se la ricetta deve essere stampata sulla stampante del medico selezionare l opzione Usa sempre lo stesso ricettario (associato al collaboratore) se la ricetta deve essere stampata sulla stampante del collaboratore che usa quindi un ricettario diverso da quello del medico. In questo caso sarà necessario inserire il codice della prossima ricetta (solo la prima volta, poi il calcolo dei successivi codici diviene automatico). A questo punto si potrà premere il pulsante Conferma (nel caso in cui la ricetta è errata e verrà cestinata, è possibile selezionare Annulla) e attendere la stampa della ricetta SSN. 3.2.3 Convalida (da parte del Medico) delle ricette generate dalla postazione del Collaboratore di studio Le ricette effettuate dalla postazione di segreteria secondo i criteri descritti ai paragrafi precedenti, vengono accodate al medico che si occuperà dell invio telematico (sia nel caso in cui la segretaria abbia selezionato la stampa del Promemoria per Dematerializzare sia che abbia selezionato la stampa della Ricetta SSN per seguire il normale flusso dell ACN2009). Il medico dalla sua postazione procederà come di seguito indicato: aprire l integrazione dall interno del programma selezionando la voce di menù Progetti, CGM REFI 15 di 40
selezionare la voce Da confermare, così che vengano visualizzate le ricette che sono in attesa di invio da parte del medico (siano esse dematerializzate o no) in corrispondenza della ricetta, nella colonna Operazione verrà riportato: o Invio: se la segretaria ha optato per la stampa della Ricetta SSN o Invio dematerializzata: se la segretaria ha optato pe la stampa del Promemoria Fare clic destro del mouse per selezione o deselezione multipla fare clic sul pulsante Conferma operazione per inviare la ricetta telematicamente o CASO 1: se trattasi della normale ricetta SSN, la stessa verrà inviata solo al SAC (visto che è stata precedentemente stampata dalla postazione di segreteria); o CASO 2: se trattasi di una dematerializzata e qualora fosse attivo il flag su Stampa promemoria dopo invio dematerializzata, il promemoria verrà stampato immediatamente dalla postazione del medico; o CASO 3: se trattasi di una dematerializzata e qualora non fosse attivo il flag su Stampa promemoria dopo invio dematerializzata, il promemoria non verrà stampato immediatamente ma riproposto nella coda Da Stampare (vedi paragrafo 3.2.4). Cliccando su ogni singola ricetta, a destra comparirà l anteprima della stessa. E possibile disattivare tale visualizzazione cliccando sul pulsante presente in alto a destra 16 di 40
3.2.4 Stampa (da parte del Collaboratore di studio) del promemoria di ogni ricetta dematerializzata convalidata dal Medico Per permettere al collaboratore di studio di poter stampare in autonomia il promemoria (previa convalida da parte del medico della ricetta dematerializzata) si dovrà procedere come di seguito descritto: aprire l integrazione dall interno del programma su postazione di segreteria selezionando la voce di menù Progetti, selezionare la voce Da Stampare In tal modo verranno visualizzate le ricette che sono state convalidate dal medico ma di cui si è demandata la stampa al collaboratore di studio 17 di 40
Fare clic destro del mouse per selezione o deselezione multipla. E possibile esportare in formato Excel l elenco visibile nella maschera. E possibile stampare l elenco visibile nella maschera. dopo aver selezionato una o più ricette, fare clic sul pulsante Stampa per stampare quanto selezionato. La stampa del promemoria avverrà sulla stampante indicata nelle impostazioni del modulo sulla postazione del collaboratore (in, Parametri, Ricetta Elettronica vedi paragrafo ). Cliccando su ogni singola ricetta, a destra comparirà l anteprima della stessa. E possibile disattivare tale visualizzazione cliccando sul pulsante presente in alto a destra 18 di 40
3.3 Invio certificati di malattia INPS (Postazione Medico) Dopo aver installato il modulo, diviene integrata anche la gestione dell invio dei Certificati di malattia INPS. Basterà effettuare un Certificato INPS (come di consueto) dall apposita sezione Diari, Certificati INPS (in alternativa premendo la combinazione di tasti CTRL+I sulla tastiera) e cliccare sul pulsante Nuovo Certificato (in alternativa accedere alla voce di menù Certificato, Aggiungi oppure premendo la combinazione di tasti Ctrl+Ins sulla tastiera). Dopo aver inserito i dati necessari, cliccando su OK viene richiesto l invio telematico Occorrerà, prima di inviare: selezionare il Tipo di visita tra Ambulatoriale o Domiciliare verificare la Residenza o domicilio abituale inserire la Reperibilità durante la malattia se diversa dalla residenza abituale verificare il CAP sia corretto; se necessario inserire quello di zona ed in questo caso lo sfondo del campo sarà rosso fino a quando non sarà selezionato dall elenco. Quindi: fare clic su Invia, se desidera inviare il certificato fare clic su Annulla se desidera stampare il certificato senza inviarlo. 19 di 40
Se si è scelto di inviare il certificato viene generata la ricevuta che potrà stampare facendo clic su Stampa o inviare via e-mail al paziente facendo clic su Invia mail (se e solo se nei Dati anagrafici, Indirizzi del paziente è inserito l indirizzo mail e sulla propria postazione sia installato e configurato un client di posta elettronica di tipo MAPI). Protocollo del certificato di malattia 3.3.1 Gestione errori all invio certificato INPS Errore Causa Soluzione Username o Password errati. Correggere le credenziali con le stesse correttamente riconosciute nel portale del Progetto Tessera Sanitaria (http://www.sistemats.it/). Vedi paragrafo 1.1.4 3.3.2 Cancellazione e rettifica certificato La cancellazione di un certificato nell applicativo equivale all annullamento dell invio dello stesso presso l INPS. Tale funzione è fruibile attraverso il pulsante Cancella Certificato.. (in alternativa accedere alla voce di menù Certificato, Cancella oppure premendo la combinazione di tasti Ctrl+Canc sulla tastiera). 20 di 40
Verrà chiesta conferma e rispondendo di Sì verrà effettuata la cancellazione sul server INPS del certificato. Nel diario viene creata una registrazione uguale a quella di cui si è eseguita la cancellazione ma di colore ancora diverso (solitamente verde acqua): ciò indica che quel certificato benché cancellato, è stato, comunque tracciato. E possibile eseguire le operazioni di Annullamento/Rettifica/Correzione di un certificato di malattia INPS già inviato accedendo dall interno di PHRONESIS alla sezione Progetti,, Inviati: richiamare il paziente in PHRONESIS aprire l Add-on selezionare (dal menù di sinistra) la voce Inviati Nominativo di paziente di cui è stata aperta la scheda in Phronesis. selezionare la scheda Elenco certificati INPS (MEF) fare clic su Recupera elenco; verranno scaricati (visualizzati) tutti i certificati di malattia INPS eseguiti al paziente, anche quelli non emessi da PHRONESIS, ovvero eseguiti direttamente dal portale www.sistemats.it selezionare il certificato da rettificare e fare clic su Rettifica oppure su Annulla documento (in virtù dell operazioni desiderate) in caso di Rettifica 21 di 40
o o provvedere alla correzione (rettifica) necessaria, dunque fare clic su OK al termine comparirà la solita ricevuta che è possibile nuovamente stampare o inviare via e-mail al paziente nel caso di Annullamento o selezionare il certificati da voler annullare con un clic o premere il pulsante in alto Annulla documento o al termine dell operazione, in corrispondenza della riga del certificato annullato. 3.4 Invio certificati di malattia INPS (Postazione Collaboratore di studio) Anche la segretaria ha facoltà di compilazione (ma non invio) del certificato di malattia INPS; ciò non comporta direttamente la generazione del protocollo di certificato di malattia, utile al paziente, in quanto ciò resta sempre e comunque di competenza e a carico del medico. Ora, dopo aver registrato nella maniera consueta un certificati di malattia INPS in PHRONESIS, viene richiesto di: confermare il medico al quale inviare la richiesta, ovvero colui che effettivamente provvederà all'invio per la generazione del protocollo del certificato di malattia da comunicare al paziente inviare lo stesso al medico, ovvero colui che effettivamente provvederà all'invio per la generazione del protocollo del certificato di malattia da comunicare al paziente A sua volta, il medico deve: accadere a Progetti, posizionarsi nel gruppo Da confermare 22 di 40
selezionare il certificato INPS generato (ricevuto) dalla segretaria fare clic su Conferma operazione solo ora, si riceverà risposta da SOGEI, ovvero la generazione del protocollo di malattia, utile al paziente. Cliccando sulla riga del certificato, a destra comparirà l anteprima della stesso. E possibile disattivare tale visualizzazione cliccando sul pulsante presente in alto a destra Indica che il certificato non è stato ancora convalidato. 23 di 40
4 GESTIONE ALTRI SERVIZI REFI INTEGRATI Dalla sezione Progetti è possibile accedere al modulo da cui è possibile effettuare una serie di operazioni aggiuntive quali: allineare le esenzioni per reddito con il MEF verificare le ricette in uscita ed inviate annullare o cancellare una ricetta inviata modificare i parametri di autenticazione e altro ancora. Vediamo nel dettaglio ogni singola operazione. 4.1 Integrazione paziente All atto dell installazione i servizi sono attivi per tutti i pazienti. Se si accede al modulo, avendo preventivamente aperto la cartella clinica di un paziente, è possibile decidere se, il paziente stesso, deve essere o meno integrato nei servizi REFI. Se si desidera fare in modo che un determinato paziente non risulti integrato nei Servizi REFI, disattivare il flag paziente integrato. 4.2 Anagrafiche 4.2.1 Assistiti Facendo clic sulla voce Assistiti e a seguire sul pulsante è possibile ottenere l elenco dei pazienti in carico. L elenco è completo dei seguenti dati: Codice fiscale Cognome e Nome Codice ASL Data di scelta e Data di revoca. 24 di 40
Nel riquadro Assistiti da aggiungere per il MEF vengono riportati i pazienti presenti al MEF ma non presenti in PHRONESIS. Nel riquadro Assistiti da modificare per il MEF vengono riportati i pazienti presenti sia al MEF che in PHRONESIS ma con dati anagrafici da aggiornare. Tutti gli elenchi sono esportabili in formato Excel (csv) attraverso il pulsante affinché si possano effettuare verifiche negli archivi. Cliccando Importa elenco in PHRONESIS è possibile modificare le schede dei pazienti selezionati, inserimento nuovo scheda o modificando di quella esistente. Per non importare/aggiornare uno o più pazienti è possibile deselezionare il riquadro di selezione Elenco pazienti presenti al MEF ma non in Phronesis. Elenco pazienti presenti anche in Phronesis, ma con dati anagrafici da aggiornare. 4.2.2 Elenco esenti per reddito Facendo clic sul pulsante che hanno, nei registri del MEF, una esenzione per reddito è possibile ottenere l elenco dei pazienti Nella parte Esenzioni ricevute dal MEF vi sarà l elenco di tutti i pazienti che il MEF segnala come titolari di una esenzione per reddito 25 di 40
Nella parte Esenzioni non valide per il MEF vi sarà l elenco di tutti i pazienti che in PHRONESIS hanno un esenzione per reddito ma che non risulta negli archivi del MEF. Nella parte Esenzioni non importate vi sarà l elenco di tutti i pazienti che il MEF segnala come titolari di una esenzione per reddito ma la cui anagrafica non è presente in PHRONESIS (la verifica sella presenza dell anagrafica viene effettuata tramite il codice fiscale). Tutti gli elenchi sono esportabili in formato Excel (csv) attraverso il pulsante affinché si possano effettuare verifiche negli archivi, ad esempio verificare la correttezza dei codici fiscali. Una volta completate le verifiche è possibile importare le esenzioni per reddito in PHRONESIS facendo clic sul pulsante in alto Importa elenco in PHRONESIS. Al termine dell elaborazione verrà mostrata una sintesi delle modifiche apportate. 26 di 40
E possibile visualizzare il dettaglio facendo clic su +Dettaglio. Nella sezione Parametri - Esenzioni per reddito è possibile attivare il flag Rimuovi definitivamente le Esenzioni per Reddito associate agli assistiti e non valide per il MEF Se si effettua l importazione delle esenzioni dopo aver attivato tale flag, le esenzioni per reddito presenti nelle schede dei pazienti in PHRONESIS che non hanno corrispondenza negli elenchi del MEF vengono eliminate. ATTENZIONE Trattasi di operazione irreversibile, dunque si consiglia prima un backup completo degli archivi. 27 di 40
4.3 Ricetta elettronica 4.3.1 Stato invii Facendo clic su Stato invii e successivamente sul pulsante in alto è possibile ottenere l elenco degli invii effettuati. E possibile filtrare la ricerca indicando il periodo oppure il Protocollo SAC ossia il codice identificativo della singola ricetta inviata. E possibile esportare in formato Excel l elenco visibile nella maschera. Facendo doppio-clic su una riga di quanto elaborato, viene visualizzato l esito, ovvero aperta la sezione Esito controlli (di cui al par. seguente), filtrata per il protocollo SAC selezionato. 28 di 40
4.3.1 Esito controlli Facendo clic su Esito controlli e successivamente sul pulsante in alto è possibile ottenere l elenco dettagliato degli invii effettuati E possibile esportare in formato Excel l elenco visibile nella maschera. Facendo doppio clic sulla singola riga di dettaglio si apre una finestra con un ulteriore dettaglio E possibile stampare l Esito analitico premendo il pulsante Stampa in alto a sinistra. E possibile filtrare la ricerca indicando il periodo oppure il Protocollo SAC ossia il codice identificativo della singola ricetta inviata. 29 di 40
4.3.1 Ricettari Facendo clic su Ricettari e successivamente sul pulsante in alto ottenere l elenco dei ricettari che le sono stati consegnati è possibile 4.4 Documenti 4.4.1 Da confermare (Postazione Medico) I documenti (ricette o certificati di malattia INPS) effettuati dalla postazione di segreteria secondo i criteri descritti ai paragrafi precedenti, vengono accodati in ogni caso al medico che si occuperà dell invio telematico. In presenza di documenti da confermare comparirà un baloon informativo La visualizzazione avviene, la prima volta, 3 min dopo l avvio di PHRONESIS. Il dettaglio delle operazioni da eseguire (da parte del medico) per la conferma (invio) dei documenti accodati è specificato rispettivamente ai paragrafi 3.2.3 (ricette) e 3.4 (certificati di malattia INPS). Ricordiamo che per visionare il dettaglio del singolo documento basterà fare clic sulla relativa riga e a 30 di 40
destra comparirà l anteprima dello stesso. Cliccando inoltre sul pulsante in alto comparirà la finestra di dettaglio attraverso cui è possibile procedere all immediato invio facendo clic su Invia Ora oppure stampare nuovamente il documento cliccando sul pulsante Stampa oppure inviarlo come allegato via e-mail cliccando su Invia mail (in questo caso è necessario che sulla propria postazione si installato e configurato un client di posta elettronica di tipo MAPI). 4.4.1 Da confermare (Postazione Collaboratore di studio) Anche sulla postazione collaboratore di studio (se integrata in ) è possibile accedere alla sezione Da Confermare in cui sono elencati tutti i documenti registrati dal collaboratore ma non ancora firmati dal medico. Da questa sezione il collaboratore ha facoltà di annullare un documento, dopo averlo selezionato, facendo clic su Annulla Fare clic destro del mouse per selezione o deselezione multipla. I documenti annullati compariranno in rosso nella medesima sezione vista dal programma presente sulla postazione medico. Ricordiamo che per visionare il dettaglio del singolo documento basterà fare clic sulla relativa riga e a destra comparirà l anteprima dello stesso. 4.4.2 Da stampare (Postazione Medico) Tale voce di menù è visibile nell Addon su postazione medico per permettere di comprendere quali ricette dematerializzate abbia già stampato, o meno, il collaboratore di studio. 31 di 40
Fare clic destro del mouse per selezione o deselezione multipla. E possibile esportare in formato Excel l elenco visibile nella maschera. E possibile stampare l elenco visibile nella maschera. 4.4.3 Da stampare (Postazione Collaboratore di studio) Tale voce di menù è visibile nell Add-on sulla postazione di collaboratore di studio per permettere allo stesso di procedere alla stampa delle ricette dematerializzate già inviate (vedi paragrafo 3.2.4). 4.4.4 Inviati (Postazione Medico) Se l invio dei documenti (ricette, certificati di malattia INPS, ecc.) va a buon fine questi passano nell elenco documenti Inviati. 32 di 40
Nell elenco possono esserci documenti colorati in modo differente: blu corrispondente a ricette dematerializzate nero corrispondente alla tradizionale ricetta SSN. Dalla sezione documenti Inviati è possibile: Aggiornare la lista Visualizzare il dettaglio del documento inviato Visualizzare lo stato della ricetta Annullare il documento inviato Rettificare il certificato di malattia INPS inviato. 4.4.1 Inviati (Postazione Collaboratore di studio) Sulla postazione di collaboratore di studio, se attiva in, nella sezione Inviati sono elencati tutti i documenti registrati dal collaboratore ed inviati dal medico. 4.4.1 In Uscita Tutti i documenti (ricette, certificati di malattia INPS, ecc.) dopo la conferma di invio (secondo le relative modalità) transitano nello stato in Uscita prima di essere effettivamente inviate. 33 di 40
Ciò avviene al fine di regolarizzare l invio telematico dei documenti secondo tempistiche precise e ordinate. L invio avviane ad intervalli di tempo predefiniti (3 minuti dopo il primo avvio ed a seguire ogni 10 minuti; in ogni caso, alla chiusura del software) Dalla sezione documenti In uscita è possibile: Aggiornare la lista Visualizzare il dettaglio del documento che si sta inviando Inviare ora i documenti presenti nella lista Eliminare un documento che sta per essere inviato. Al momento dell invio (automatico o manuale), possono verificarsi due condizioni: invio eseguito con successo 34 di 40
invio NON eseguito, a causa di problemi Dettaglio errore del mancato invio. 4.4.1 Invii falliti Se l invio non va a buon fine il documento passa nell elenco degli Invii falliti da cui è possibile Aggiornare la lista Visualizzare il dettaglio del documento che non è stato inviato Visualizzare l errore che ha impedito l invio. Dopo aver selezionato uno o più elementi, o tutti se si utilizza l opzione Seleziona tutto attiva con il tasto destro del mouse, è possibile: Ritentare l invio, il documento passa nell elenco dei Documenti in uscita Eliminare il documento che non è stato inviato. 35 di 40
4.5 Parametri La sezione Parametri contiene quattro sottosezioni importanti: Impostazioni REFI Esenzioni per Reddito Database Ricetta Elettronica 4.5.1 Impostazioni REFI 4.5.1.1 Gestione promemoria scadenza password Dato che la password di accesso al sito www.sistemats.it deve essere rinnovata ogni 60 gg., di conseguenza è necessario aggiornarla in per garantirne le corrette funzionalità. Per fare ciò è necessario accedere alla sezione del modulo Parametri, Impostazioni REFI. Onde gestire al meglio tale necessità, dunque prevenire la condizione di mancato invio documenti (es. ricette o certificati di malattia INPS) per password scaduta, viene gestito un apposito promemoria, che è possibile rilevare in diverse occasioni: 36 di 40
nelle impostazioni (parametri) dello stesso Add-on, in corrispondenza della casella Password al caricamento dell Add-on all avvio di PHRONESIS (a cominciare dai 10 gg. di scadenza) Tali automatismi sono possibili grazie all inserimento della data di modifica password che deve essere impostata nelle predette stesse impostazioni. Dunque, nello stesso momento in cui si imposta la (nuova) password, bisogna assicurarsi che venga impostata la data in cui ciò è avvenuto (sul portale del Progetto Tessera Sanitaria www.sistemats.it), onde avere un riscontro preciso e puntuale del promemoria di scadenza password. Pertanto, nel precisare che viene impostata la data di modifica password (per inizio conteggio giorni di scadenza), pari a quella di modifica nell Add-on in questione, se la stessa fosse stata modificata in diversa (precedente) data, provvedere alla relativa variazione, come di seguito indicato: 37 di 40
fare clic su (modifica) Modificare, se necessario, la data. modificare opportunamente, pari alla data in cui è avvenuto il rinnovo della password sul portale del Progetto Tessera sanitaria www.sistemats.it fare clic su Salva. 4.5.1.2 Richiedi accodamento su invio ricette per pazienti non propri In caso di configurazione di medicina di gruppo (almeno due medici), ed in particolare nel caso in cui si prescrive per un paziente del collega, è possibile: inviare a proprio nome ed a proprio carico, la ricetta elettronica al MEF accodare la ricetta elettronica al collega/medico competente, per relativa conferma; ovvero, in tal caso, si opererà come si fosse il collaboratore/segretaria del collega/medico. Se si desidera operare come nel predetto ultimo caso (accodare le ricette al collega/medico competente), è necessario attivare l opzione Richiedi accodamento su invio ricette per pazienti non propri 38 di 40
4.5.1 Esenzioni per Reddito Attivando il check Rimuovi definitivamente le esenzioni non valide per il MEF verranno (successivamente all allineamento esenzioni descritto nel paragrafo 4.2.2) eliminate le esenzioni per reddito presenti in PHRONESIS e non presenti al MEF. 4.5.1 Database In questa sezione è possibile attivare la modalità di lavoro in Gruppo così come indicato nel paragrafo 1.2.3. 4.5.1 Ricetta Elettronica Dalla sezione Ricetta Elettronica è possibile: non suggerire il codice a barre della ricetta da inviare (cioè se in fase di richiesta barcode ricetta deve essere o meno suggerito il codice, partendo dalla ricetta stampata in precedenza) proporre il barcode a partire dall ultima ricetta del ricettario (cioè se in fase di richiesta barcode ricetta deve essere suggerito il codice a partire dalla prima ricetta del blocco o dall ultima ricetta (e quindi decrementarsi) disattivare le funzionalità della ricetta farmaceutica dematerializzata disattivare le funzionalità della ricetta specialistica dematerializzata attivare la visualizzazione dell anteprima del promemoria (dematerializzazione) prima della stampa effettiva dello stesso 39 di 40
attivare e configurare una stampate dedicata alla stampa del promemoria (dematerializzazione) solo su postazione medico; se ciò non è vero, il programma utilizzerà la stampante configurata per la stampa delle ricette bianche 5 AGGIORNAMENTO LIVE UPDATE Il modulo di integrazione è dotato di un meccanismo di Live Update che permette alla componente di rilevare in automatico l avvenuto rilascio di una nuova versione. Pertanto, alla prima apertura di PHRONESIS compare a video la finestra indicata di seguito Cliccando sul pulsante Aggiorna si avvierà la procedura guidata di aggiornamento del modulo mentre il pulsante Ignora permetterà di aprire regolarmente PHRONESIS, soprassedendo all aggiornamento. 40 di 40