ALLEGAZIONE DEGLI ORIGINALI E DELLE COPIE FORMATI SU DIVERSI TIPI DI SUPPORTO (ART. 57-BIS L.N.) - TRATTAMENTO FISCALE IN ORDINE ALL IMPOSTA DI BOLLO Si chiede di conoscere quale sia il trattamento tributario, in particolare ai fini dell imposta di bollo, in relazione a quei documenti per i quali l art. 57-bis della Legge notarile prevede l impiego necessario della copia conforme al fine di operare la conversione del supporto e rendere possibile l allegazione. Al fine di rispondere al quesito posto, appare opportuna, in via preliminare, una disamina del disposto dell art. 57-bis della Legge notarile, in base al quale quando deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo ad un documento informatico, il notaio ne allega copia informatica, certificata conforme ai sensi dell articolo 22, commi 1 e 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n 82. Quando un documento informatico deve essere allegato ad un atto pubblico o ad una scrittura privata da autenticare, redatti su supporto cartaceo, il notaio ne allega copia conforme ai sensi dell articolo 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, formata sullo stesso supporto. Attraverso tale disposizione, prendendo le mosse dalla possibile compresenza di documenti analogici ed informatici, il legislatore della novella alla Legge notarile ha dunque regolato l allegazione di un documento informatico ad un documento cartaceo e viceversa. Attualmente è ben possibile formare atti pubblici e scritture private autenticate informatici cui potrebbe essere necessario allegare documenti ancora cartacei; di converso, già oggi esistono allegati obbligatori che possono essere esibiti su supporto informatico mentre l atto a cui debbono essere uniti potrebbe essere ancora redatto sul tradizionale supporto cartaceo (si pensi, ad esempio, alle procure o ai certificati di destinazione urbanistica, che alcuni comuni italiani hanno iniziato a rilasciare in formato elettronico o, ancora, ai certificati energetici che, per alcune legislazioni regionali, sono esclusivamente nella modalità di documenti informatici). Per garantire l allegazione di documenti redatti su supporti differenti, è stato pertanto inserito nella Legge notarile l art. 57-bis il quale prevede la redazione di una copia quale mezzo per operare la conversione del formato qualora atto ed allegato non siano redatti sul medesimo supporto; in mancanza di tale disposizione di fatto l allegazione risulterebbe materialmente 1 / 5
impossibile ovvero la parte o la pubblica amministrazione sarebbero costrette ad utilizzare un determinato supporto per l allegato solo perché tale è il formato in cui, per scelta libera o necessitata, è redatto il documento principale. L articolo in commento, richiamando espressamente le disposizioni del Codice dell amministrazione digitale sulla formazione delle copie, opera un pieno rinvio a tale normativa e, quindi, nella formazione di tali copie necessitate il notaio sarà tenuto all osservanza delle norme richiamate. Se, in generale, la redazione di una copia forma un documento di secondo grado destinato a circolare in maniera autonoma rispetto all originale da cui è tratta e risponde all esigenza di disporre di un determinato documento anche su un supporto diverso da quello su cui originariamente è stato formato - o di più copie di uno stesso documento sempre al fine di permetterne un più rapido e celere scambio - al contrario, la copia ex art. 57-bis si configura più esattamente come una trasposizione del contenuto del documento da allegare, formata al solo scopo di permettere un allegazione che altrimenti sarebbe fisicamente impossibile e, pertanto, tale copia è assolutamente necessitata e non è destinata ad una circolazione autonoma rispetto all'originale cui viene unita (1) Si ritiene, pertanto, che l articolo 57-bis sia l espressione di un principio generale di omogeneità, in base al quale gli allegati devono condividere la natura del supporto (cartacea o informatica) del documento originale che si va a sottoscrivere. La conversione del supporto da informatico ad analogico rende, pertanto, possibile allegare: - documenti su diverso supporto in luogo dell originale (come, ad esempio, nel caso dei certificati di destinazione urbanistica e degli attestati di prestazione energetica, rilasciati in modalità informatica); - documenti su diverso supporto in luogo di copie (come, ad esempio, nel caso delle procure che se, appunto, esibite in copia autentica informatica potranno essere convertite in documento cartaceo). 2 / 5
Trattandosi di una trasposizione, essa dovrà in ogni caso essere fedele specchio dell originale; la prima verifica riguarderà, pertanto, la circostanza che il documento da riprodurre (che a sua volta potrà ben essere rappresentativo di una copia) sia quello richiesto dalla legge e che abbia tutti i requisiti di validità giuridici. Qualora l allegato informatico sia costituito da un documento di matrice notarile (è indifferente che si tratti di una scrittura privata autenticata o di una copia autentica) o amministrativa, dovranno essere osservate le disposizioni di ciascun ordinamento relativamente all emissione dello stesso ed il notaio che ne esegue la trasposizione è tenuto a verificarne anche i requisiti di validità informatici (ad esempio, se il documento prodotto al pubblico ufficiale fosse un certificato di destinazione urbanistica informatico, il notaio dovrà preliminarmente verificarne i requisiti giuridici come farebbe per un certificato cartaceo - completezza del contenuto, corrispondenza dello stesso al bene da negoziare, provenienza dal soggetto legittimato - e, in un secondo momento, effettuare le verifiche tecnologiche in ordine alla sottoscrizione digitale, curando di verificare che il certificato di firma evidenzi l appartenenza del soggetto firmatario alla pubblica amministrazione cui deve essere riferibile il documento). Tutto ciò posto, occorre a questo punto considerare il trattamento tributario ai fini dell imposta di bollo di tali copie ex art. 57-bis L.N. Invero, dalla natura intrinseca delle copie di cui all art. 57-bis, le quali, come detto, non svolgono la funzione tipica della copia, sembrerebbe derivare l esclusione della debenza dell imposta di bollo. La copia ex art. 57- bis L.N., come anticipato dianzi, non consiste infatti in un nuovo esemplare del medesimo documento, destinato a circolare autonomamente rispetto al documento riprodotto, bensì nel medesimo esemplare reso disponibile su un supporto diverso, ai soli fini dell allegazione. Tale copia non è destinata quindi ad essere rilasciata ad un soggetto richiedente, come avviene normalmente per le copie autentiche, ma è il risultato di un attività interna meramente finalizzata a riprodurre l originale in un diverso formato. In quest ottica, la certificazione di conformità all originale si rende necessaria al solo scopo di conservare quegli elementi di autenticità del documento originale che, a causa del cambio di formato, verrebbero irreversibilmente perduti. La certificazione di conformità riveste, pertanto, con riferimento alle copie ex art. 57-bis L.N., una funzione analoga a quella che svolge nella 3 / 5
realtà dei documenti su carta, dove la firma autografa è indissolubilmente legata al supporto cartaceo su cui è apposta, per cui il passaggio ad un altro supporto cartaceo (attraverso la fotocopia) non produce un documento avente la medesima valenza probatoria. La circostanza per cui trattasi di copie autentiche non deve indurre, pertanto, a ritenere che le copie di cui all art. 57-bis possano essere validamente ricondotte all attività notarile tipica di estrazione di copia, dal momento che, come descritto, tali copie si sostanziano in un attività di tipo essenzialmente tecnico, meramente strumentale all allegazione che, altrimenti, non sarebbe di fatto realizzabile. Si evidenzia, peraltro, che nel Testo unico dell imposta di bollo, all art. 1 della tariffa, tra gli atti soggetti all imposta, si fa espressamente riferimento a certificati, estratti di qualunque atto e documento e copie dichiarate conformi rilasciati.. Il concetto di rilascio espresso dalla norma, presupponendo sia l attività di produzione che quella di consegna di quanto prodotto ad un soggetto richiedente, indurrebbe ad escludere che l imposta in parola possa trovare applicazione con riferimento al caso di specie, dove, come detto, le copie non sono prodotte a seguito di una richiesta e, dunque, destinate ad essere rilasciate (consegnate) ad un soggetto, ma solo al fine di garantire la conversione del formato e di rendere possibile l allegazione di taluni documenti. Sulla base delle considerazioni sin qui svolte, sembrerebbe dunque ragionevole escludere che le copie di cui all art. 57-bis debbano ricevere ai fini dell imposta di bollo il medesimo trattamento previsto per le copie autentiche dalla citata nota 1 all art. 1 della tariffa, parte prima, allegata al D.P.R. n. 642/1972. Gea Arcella - Maria Concetta Cignarella (*) Le risposte di Diritto dell'informatica si intendono rese, oltre che allo stato della normativa 4 / 5
vigente com'è ovvio, anche con riferimento allo stato dell'evoluzione tecnologica applicabile al caso di specie. 1. Una questione sorta nella pratica è se tale copia necessitata, redatta al solo scopo di rendere possibile un'allegazione altrimenti impossibile, vada o meno annotata a repertorio; i percorsi argomentativi che possono svilupparsi su tale questione sono di due tipi; o si ritiene che le esclusioni dalla messa a repertorio siano tassative e riguardino esclusivamente le copie degli atti rogati dal medesimo notaio che ne effettua la copia nonché le copie di tipo amministrativo, come esplicitamente previsto dalla Legge n. 390/1971, per cui, ne deriverebbe che qualsiasi altro tipo di copia debba essere annotato a repertorio ovvero si può ritenere, in virtù della speciale finalità per cui la copia viene prodotta, che l annotazione a repertorio della stessa sia ultronea in quanto assorbita dalla repertoriazione dell'atto principale cui tale copia è destinata ad essere unita. 5 / 5