Organismo per la gestione degli elenchi degli agenti in attività finanziaria e dei mediatori creditizi Circolare n. 14/13 contenente disposizioni inerenti l esercizio dell attività di controllo e i termini e le modalità di svolgimento dell attività istruttoria e dei procedimenti Approvata dal Comitato di Gestione in data.. L OAM Organismo per la gestione degli elenchi degli agenti in attività finanziaria e dei mediatori creditizi (di seguito Organismo), visto l art. 128-undecies, comma 4, del D.Lgs. 1 settembre 1993, n. 385 (di seguito TUB), secondo il quale l Organismo verifica il rispetto da parte degli agenti in attività finanziaria e dei mediatori creditizi della disciplina cui essi sono sottoposti; per lo svolgimento dei propri compiti, l Organismo può effettuare ispezioni e può chiedere la comunicazione di dati e notizie e la trasmissione di atti e documenti, fissando i relativi termini ; visto l art. 21, commi 1 e 2, del D.Lgs. 13 agosto 2010, n. 141 (di seguito D.Lgs. n. 141/2010), secondo i quali l Organismo tra le altre funzioni: c) verifica la permanenza dei requisiti necessari per l'iscrizione negli elenchi di cui agli articoli 128-quater, comma 2, e 128-sexies, comma 2, del decreto legislativo 1 settembre 1993, n. 385; d) verifica il rispetto delle regole di condotta nonché di ogni altra disposizione applicabile all'attività svolta dagli iscritti; e) verifica l'assenza di cause di incompatibilità, di sospensione e di cancellazione nei confronti degli iscritti negli elenchi; f) verifica l'effettivo svolgimento delle attività di cui agli articoli 128-quater e 128-sexies del decreto legislativo 1 settembre 1993, n. 385 ai fini della permanenza dell'iscrizione negli elenchi ; OAM - Organismo per la gestione degli elenchi degli agenti in attività finanziaria e dei mediatori creditizi Piazza Borghese, 3-00186 - Roma tel. 06.688251 - fax 06.68212709 web: www.organismo-am.it email: info@organismo-am.it C.F. 97678190584
e che, inoltre, per lo svolgimento di tali compiti l Organismo può chiedere ai soggetti ivi iscritti la comunicazione di dati e notizie, nonché la trasmissione di atti e documenti secondo le modalità e i termini dallo stesso determinati, nonché procedere ad audizione personale e effettuare ispezioni ; visto l art. 12, comma 2 bis, del D.Lgs. 13 agosto 2010, n. 141, in base al quale l Organismo individua forme di collaborazione e di scambio di informazioni con gli enti di previdenza ; visto l art. 32, del Regolamento Interno, adottato con delibera del 3 maggio 2012 dal Comitato di Gestione, recante i principi regolatori dell attività di controllo; visto l art. 33, del Regolamento Interno, secondo il quale, per lo svolgimento dei propri compiti di controllo, l Organismo può richiedere agli agenti e mediatori la comunicazione, anche periodica, con le modalità e i termini da esso stabiliti, di dati, notizie, atti e documenti concernenti l attività esercitata, fissando i relativi termini di risposta da parte dei soggetti iscritti. Per le medesime finalità l Organismo può procedere ad audizioni personali; visto l art. 34, del predetto Regolamento Interno, secondo il quale, per lo svolgimento dei propri compiti di controllo, l Organismo può disporre, con le modalità e i termini da esso stabiliti, ispezioni sui soggetti iscritti negli elenchi, acquisendo dati, notizie, atti e documenti concernenti l attività esercitata. L Organismo può stipulare, ove consentito dalle norme vigenti, protocolli d intesa con la Guardia di finanza e con altre autorità per lo svolgimento dell attività ispettiva; visto l art. 32, comma 7, del più volte richiamato Regolamento Interno, ai sensi del quale l esercizio dell attività di controllo e i termini e le modalità di svolgimento dell attività istruttoria e dei procedimenti sono disciplinati con apposita Circolare adottata dal Comitato di Gestione ai sensi dell art. 36 dello stesso; visto l art. 36, comma 2, del richiamato Regolamento Interno in base al quale lo stesso Comitato di Gestione può approvare circolari in ordine alle materie attribuite alla competenza dell Organismo da leggi o regolamenti; visto il protocollo d intesa tra la Fondazione Enasarco e l Organismo, stipulato il 26 giugno 2013, per la regolamentazione delle forme di collaborazione e di scambio di informazioni ai sensi dell art. 12, comma 2-bis, del D.Lgs. 13 agosto 2010, n. 141; emana la seguente
CIRCOLARE Art. 1 Ufficio responsabile dell attività di controllo 1. L unità organizzativa responsabile di tutti i procedimenti inerenti l attività di controllo è l Ufficio Vigilanza ed il Responsabile del Procedimento è il Responsabile della Vigilanza. A tale Ufficio compete: a) l esecuzione del programma annuale di controllo; b) l individuazione dei criteri per la identificazione dei soggetti da sottoporre a controllo; c) lo svolgimento delle attività di controllo a distanza e delle ispezioni; d) l esame delle criticità riscontrate; e) la predisposizione delle relazioni periodiche sulle attività svolte; f) la segnalazione ad altre Autorità od Enti dei comportamenti eventualmente sanzionabili e non di competenza dell Organismo; g) ogni altro adempimento inerente le attività di controllo sui soggetti iscritti negli elenchi degli agenti in attività finanziaria e dei mediatori creditizi, salvo quanto diversamente stabilito dalla normativa vigente e dalle disposizioni emanate dall Organismo. Resta nell autonomia organizzativa del Responsabile della Vigilanza individuare le risorse da adibire a tale funzione. 2. Il Responsabile della Vigilanza assicura che l attività di controllo sia esercitata secondo criteri di imparzialità e autonomia di giudizio, funzionalità, economicità, trasparenza, flessibilità e responsabilità. 3. Il personale addetto all attività di controllo garantisce la riservatezza sui dati e le informazioni raccolte durante la stessa, che possono essere riferite esclusivamente al Responsabile della Vigilanza, anche qualora configurino fattispecie di reato, con il conseguente divieto di servirsi delle informazioni d ufficio per finalità estranee all attività dell Organismo.
4. Il personale addetto nell attività di controllo garantisce che le risultanze delle verifiche condotte siano circostanziate e fondate su elementi certi e riscontrabili, in modo che ogni atto dell attività di controllo sia adeguatamente documentata. Le attività di vigilanza vengono effettuate senza compromettere il regolare funzionamento dell attività d impresa dei soggetti sottoposti a controllo. Art. 2 Soggetti sottoposti all attività di controllo 1. Sono sottoposti all attività di controllo tutti i soggetti iscritti negli elenchi e/o Registri gestiti dall Organismo ai sensi di legge. Art. 3 Programmazione dell attività di controllo 1. L attività di controllo viene svolta sulla base di un programma definito annualmente dal Comitato di Gestione, su proposta del Responsabile della Vigilanza. I contenuti del programma sono elaborati sulla base delle problematiche o criticità rinvenute nel settore degli agenti o dei mediatori. 2. Al programma possono essere apportate integrazioni dettate da rilevanti necessità di verifica emerse nella conduzione dell attività di controllo. Art. 4 - Funzioni dell attività di controllo 1. L attività di controllo può essere svolta d iniziativa del Responsabile della Vigilanza, su segnalazione di altre Autorità o a seguito di eventuali esposti o comunicazioni provenienti da terzi o da notizie comunque acquisite (stampa, internet, ecc.), considerati a tal fine rilevanti. 2. Il Responsabile della Vigilanza è tenuto ad esaminare e verificare tutti gli esposti con cui vengono segnalati presunti comportamenti anomali o scorretti da parte di soggetti sottoposti a controllo da parte dell Organismo, al fine di individuare se le circostanze segnalate possano costituire violazioni o legittimare un intervento dell Organismo. 3. Le modalità e i termini relativi alla trattazione degli esposti sono disciplinati con apposito Regolamento adottato dal Comitato di Gestione.
4. Nel caso in cui, a seguito dell attività di controllo, si accertino irregolarità imputabili all Intermediario mandante, o in materia di trasparenza e di prevenzione del riciclaggio e del terrorismo internazionale imputabili ai soggetti iscritti negli elenchi, il Responsabile della Vigilanza ne dà immediata notizia alla Banca d Italia per gli eventuali provvedimenti di sua competenza. Art. 5 Poteri e limiti dell attività di controllo 1. L attività di controllo è finalizzata a verificare: a) il possesso ed il mantenimento dei requisiti richiesti per lo svolgimento delle attività di agenzia in attività finanziaria e mediazione creditizia; b) il rispetto delle disposizioni applicabili agli iscritti negli elenchi; c) la sussistenza delle condizioni e dei presupposti richiesti per il mantenimento dell iscrizione negli elenchi. 2. Le attività di controllo possono riguardare determinati soggetti o categorie di soggetti individuati sulla base di segnalazioni pervenute da altre di Autorità od Enti. 3. Le verifiche di cui ai punti precedenti possono essere svolte: a) a distanza, attraverso l acquisizione di informazioni; b) presso l iscritto, mediante accertamenti ispettivi in loco degli addetti dell Organismo ovvero della Guardia di Finanza o altri Enti, previa stipula di protocolli di intesa; c) da terzi che, nell ambito delle loro competenze, comunicano all Organismo gli esiti delle verifiche effettuate. 4. Il Comitato di Gestione approva il piano annuale delle verifiche ispettive di cui ai commi precedenti ai sensi dell art. 10, comma 2, lett. k), dello statuto. Il Responsabile della Vigilanza redige semestralmente una relazione sulle attività svolte, da presentare al Comitato di Gestione ed al Collegio sindacale ed informa in ogni caso il primo sui fatti di maggiore rilievo inerenti l attività di controllo effettuata.
Art. 6 Svolgimento dell attività di controllo a distanza 1. Per lo svolgimento dell attività di controllo, l Ufficio Vigilanza può chiedere ai soggetti iscritti negli elenchi la comunicazione di dati e notizie, nonché la trasmissione di atti e documenti, nonché procedere ad audizione personale e effettuare ispezioni. 2. La documentazione concernente i soggetti sottoposti alle attività di controllo può pervenire all Organismo su iniziativa degli stessi, in ottemperanza ad obblighi di legge, o su richiesta del Responsabile della Vigilanza. 3. Anche nel caso di mancata collaborazione del soggetto sottoposto a controllo, il Responsabile della Vigilanza può acquisire documentazione ricorrendo a fonti esterne pubbliche o private (Autorità Giudiziaria, anagrafe, registro delle imprese, ecc.) ovvero ricorrendo alla collaborazione delle autorità investigative (Guardia di Finanza). 4. Il Responsabile della Vigilanza propone al Comitato di Gestione le modalità ed i termini per la richiesta agli iscritti, anche periodica, di dati, notizie, atti e documenti concernenti l attività esercitata, fissando i relativi termini di risposta, o di audizione personale. Art. 7 - Svolgimento delle ispezioni 1. Nell ambito dell attività di controllo, l Ufficio di Vigilanza può effettuare ispezioni avvalendosi di apposito personale. A tal uopo, il personale impegnato può acquisire dati, notizie, atti e documenti concernenti l attività esercitata dai soggetti ispezionati. 2. Prima dell avvio di attività ispettive da parte degli addetti all Ufficio Vigilanza, il Responsabile della Vigilanza predispone la lettera di conferimento dell incarico di controllo indicante, tra l altro, i soggetti incaricati e gli argomenti oggetto di ispezione. 3. Nella fase ispettiva, la lettera di conferimento dell incarico viene consegnata al soggetto ispezionato o, in caso di persona giuridica, al legale rappresentante o suo delegato. Durante l ispezione l incaricato richiede e acquisisce i documenti e può effettuare dei colloqui con il personale e altre persone presenti presso il soggetto iscritto. 4. Dell attività ispettiva viene data evidenza in un verbale, che contiene anche indicazione analitica della documentazione acquisita in loco, controfirmato dal soggetto ispezionato che può formulare riserve o rendere dichiarazioni a verbale.
5. L attività di ispezione si conclude con l invio al soggetto della comunicazione di chiusura dell ispezione, firmata dal Responsabile della Vigilanza che, in relazione alle risultanze dell attività di controllo, può contenere delle ulteriori richieste o l esito dettagliato delle attività di verifica. 6. Gli accertamenti ispettivi in loco presso gli iscritti possono avere una durata massima di centottanta giorni. Esse si svolgono durante l orario ordinario di esercizio delle attività e con modalità tali da arrecare la minore turbativa possibile allo svolgimento delle attività stesse. Art. 8 - Esercizio abusivo dell attività di Agente in attività finanziaria e di Mediatore creditizio 1. Qualora dall espletamento delle attività di controllo emerga l esercizio professionale nei confronti del pubblico dell attività di Agente in attività finanziaria o di Mediatore creditizio svolta da parte di soggetti non iscritti negli elenchi, il Responsabile della Vigilanza trasmette un apposita segnalazione all Autorità Giudiziaria. Art. 9 Pubblicazione 1. La presente Circolare è pubblicata nel sito dell OAM nella parte accessibile al pubblico. Roma, OAM - IL PRESIDENTE