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Il programma è articolato in due parti. La prima parte: illustra il sistema per la gestione dell anagrafica delle persone fisiche, con particolare riferimento all inserimento a sistema di una persona fisica (dati anagrafici e dati relativi ad eventuali familiari inseriti) e la variazione di quanto inserito. La seconda parte: illustra come si procede, una volta inserita la persona fisica, all assegnazione del relativo rapporto di lavoro. 2
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Si richiama il processo di gestione del personale. NoiPA consente la gestione dei servizi stipendiali, dedicati all elaborazione, alla liquidazione e agli adempimenti fiscali e previdenziali, esercitata attraverso più moduli software tra loro integrati per: la gestione dell anagrafica degli amministrati la gestione del trattamento stipendiale fisso e continuativo la gestione delle competenze accessorie. Nel caso di scelta della soluzione avanzata, NoiPA permette inoltre la gestione, l elaborazione, nonché la quadratura delle presenze/assenze del personale attraverso i servizi assicurati dal modulo Gestione presenze (Time Management). Per gli approfondimenti sulle singole tematiche si rimanda al manuale NoiPA, disponibile nell area riservata del portale NoiPA, sezione "Come fare per.." alla voce di menù "Utilizzare gli strumenti di lavoro". 4
Il presente modulo illustra, in particolare, dell anagrafica degli Amministrati. le funzionalità per la gestione 5
L applicazione permette di consultare, inserire, modificare i dati per l immatricolazione di un Amministrato (dati anagrafici, dati dei familiari) e i dati relativi ai suoi rapporti di lavoro (ente/unità organizzativa con la quale si ha il rapporto di lavoro, modalità di pagamento,..) Si illustrano nel seguito le modalità che consentono di esercitare tali funzioni. Si premette che ciascun Operatore potrà accedere alle sole funzioni consentite dal proprio ruolo/profilo. In base al ruolo/profilo assegnato, l Operatore risulterà quindi abilitato alla consultazione dei dati e/o alle relative funzioni di aggiornamento. Prima di approfondire le funzioni del sistema si illustrano le modalità di accesso alle applicazioni di NoiPA. 6
Ma come si accede ai servizi di NoiPA? Per accedere agli applicativi di NoiPA è necessario entrare nell area riservata del portale NoiPA. Accedendo al link https://noipa.mef.gov.it e cliccando sul link Accedi all area riservata, posto in alto a destra dell home page del portale, il sistema propone uno schermo attraverso il quale è possibile effettuare il login. L accesso all area si effettua inserendo, sulla maschera proposta, il proprio codice fiscale e la password o in alternativa, se disponibile, utilizzando la propria Carta Nazionale dei Servizi (Smart card). Digitando quanto richiesto si accede all area riservata di NoiPA. 7
I contenuti dell area riservata In questa area ciascun utente troverà i servizi ai quali è abilitato, in base al proprio ruolo/profilo. Gli Operatori, nel caso siano anche dipendenti dell Ente, potranno visualizzare, pertanto, sia i servizi dedicati al suo profilo di Operatore, sia i servizi dedicati agli Amministrati. I servizi di consultazione e aggiornamento saranno disponibili nella sezione "I miei servizi". In particolare, nell ambito dei servizi di Gestione anagrafica, accedere alle funzionalità relative a: Gestione immatricolazione Gestione rapporti di lavoro. è possibile 8
Per ricercare un utente modificare i suoi dati o inserirne uno nuovo è necessario cliccare su Gestione anagrafica. 9
Si esaminano di seguito le modalità di immatricolazione di una persona all interno del sistema. 10
Entrando nell area tematica Gestione Immatricolazione è possibile ricercare un utente specificando i criteri di ricerca. La ricerca può essere effettuata attraverso: codice fiscale o, in alternativa cognome e nome Per inserire un Amministrato è necessario digitare gli identificativi e cliccare sul comando "cerca", per accertare che il nuovo Amministrato non sia già presente in banca dati. 11
Se l Amministrato non è presente in banca dati il sistema risponderà con un messaggio di questo tipo: "La ricerca non ha prodotto risultati, il codice fiscale inserito non è presente in banca dati". Si può quindi continuare con l inserimento cliccando su Nuova Anagrafica, procedendo così con l immatricolazione. 12
L inserimento di una persona fisica avviene attraverso la compilazione di diverse schede per la comunicazione dei dati anagrafici e della residenza, del campo, non obbligatorio, relativo al domicilio e degli eventuali rapporti familiari dell Amministrato. Di seguito il dettaglio dei dati richiesti. 13
La prima scheda di inserimento è quella dei dati anagrafici. Occorre inserire il codice fiscale, il nome e cognome: i dati propriamente detti anagrafici, quindi la cittadinanza, lo stato civile, il titolo. La decorrenza giuridica della prima nomina nella Pubblica Amministrazione, la decorrenza economica. Si potranno poi inserire le voci non obbligatorie relative ai recapiti telefonici e i dati obbligatori relativi alla residenza. 14
Si visualizza la schermata di inserimento della residenza; nella parte alta dello schermo vengono riportati dati riepilogativi appena inseriti: codice fiscale, cognome e nome. Si procede con l inserimento della residenza, questa potrà essere italiana o estera. Selezionando con l apposito flag la residenza italiana o stato estero si visualizzano i campi da compilare. Si valorizzano quindi i campi richiesti e, se l indirizzo del domicilio coincide con l indirizzo di residenza, si seleziona l apposito flag. 15
Per inserire il domicilio, i cui campi non sono obbligatori, analogamente a quanto richiesto per la residenza, si dovrà indicare se il domicilio è in Italia all estero: si visualizzeranno gli appositi campi da compilare. 16
A questo punto i dati risulteranno immessi nella banca dati del sistema e l immatricolazione della persona fisica potrà dirsi conclusa. Nel caso si debbano inserire i familiari cliccare sul bottone "Nuovo familiare". 17
L inserimento di un familiare richiede l acquisizione dei dati anagrafici presenti nella maschera, il tipo di parentela, la decorrenza. La comunicazione a sistema dei familiari è necessaria per usufruire ad esempio, di una detrazione. 18
Il sistema propone la maschera con la lista del/dei familiare/i inserito/i. Per accedere ai dati di dettaglio del singolo familiare inserito è necessario cliccare sulla lente di ingrandimento presente nella riga corrispondente. Avendo già concluso l immatricolazione dell Amministrato, ed eventualmente inserito l anagrafica dei familiari, attraverso il tasto "Vai al dettaglio persona«sarà possibile sia consultare il riepilogo dati della persona immatricolata, sia gestire eventuali variazioni ed inserire uno o più rapporti di lavoro. Come già specificato l Operatore potrà accedere alle funzioni di consultazione e/o a quelle di aggiornamento della banca dati in base al ruolo/profilo ad esso assegnato. 19
Si specificano di seguito le funzioni del sistema che consentono di variare i dati anagrafici. 20
Per la variazione dei dati della persona fisica, l operatore abilitato a tale operazione dovrà accedere alla maschera iniziale relativa a "Gestione anagrafica Ricerca Amministrati". Specificando i dati identificativi della persona fisica sulla quale effettuare la variazione dei dati e cliccando sul bottone "Cerca" si visualizzeranno i risultati della ricerca. 21
Per ciascun utente il sistema riporterà le informazioni relative a: codice fiscale cognome nome data di nascita comune di nascita. Cliccando sulla lente di ingrandimento il sistema esporrà i dati della persona fisica presenti in banca dati. 22
Il sistema proporrà, in sola lettura, il dettaglio della persona fisica con i dati anagrafici della persona e con la possibilità di accedere ad ulteriori funzioni che permettono di gestirne i dati. In particolare, le informazioni mostrate riguarderanno: i dati anagrafici la lista dei pregressi dello stato civile la residenza ed il domicilio la lista dei pregressi della residenza. Il sistema propone inoltre tre diversi pulsanti, attraverso la selezione di ciascun pulsante sarà possibile attivare tre diverse funzioni di variazione: Variazione dati Variazione del rapporto di lavoro Lista familiari 23
La funzione "Variazione dati" permette di modificare i dati anagrafici della persona fisica, gli indirizzi e lo stato civile. 24
Per accedere alla pagina di modifica dei dati anagrafici è necessario cliccare sul bottone "Dati anagrafici". 25
Il sistema visualizzerà la pagina per variare i dati anagrafici relativi alla cittadinanza, lo stato civile, il titolo e tutti i campi editabili. Effettuate le modifiche, cliccando sul bottone "Salva", sarà possibile memorizzare le modifiche effettuate. 26
Per variare gli indirizzi della persona fisica sarà necessario cliccare sul bottone "Indirizzi". 27
Tra le variazioni possibili rientra l inserimento del domicilio, se non comunicato a sistema nella fase di immatricolazione, oppure si potrà procedere alla sua variazione o alla variazione della residenza. In generale, per procedere alla variazione sarà sufficiente valorizzare i campi e cliccare su "Salva". 28
Pe la variazione dei familiari sarà necessario selezionare il bottone "Lista familiari". 29
La pagina permette di visualizzare la lista dei familiari della persona precedentemente selezionata, di aggiungere un nuovo familiare o di modificarne uno preesistente. Per modificare un familiare preesistente o semplicemente per visualizzare i suoi dati di dettaglio basterà cliccare sulla lente di ingrandimento posta al lato destro del familiare. 30
Il sistema visualizzerà la pagina di dettaglio del familiare, con i dati anagrafici e di parentela. Per procedere con eventuali modifiche l Operatore dovrà cliccare sull icona "Variazione dati". 31
In questo modo, sarà possibile modificare i dati anagrafici del familiare di un immatricolato cliccando sul pulsante "Dati anagrafici" e quindi modificare le informazioni relative alla parentela del familiare di un immatricolato cliccando sul pulsante "Parentela". 32
E inoltre possibile aggiungere un nuovo familiare accedendo alla "Lista familiari" e cliccando su "Nuovo familiare". 33
Il sistema mostrerà la pagina di inserimento di un "Nuovo familiare«. Sarà necessario inserire i dati anagrafici, la parentela e la decorrenza. 34
Di seguito verranno illustrate le modalità di inserimento di un nuovo rapporto di lavoro. 35
Ritornando nella pagina iniziale di ricerca utenti ed effettuando la ricerca, comparirà una lista di utenti. Cliccando sulla lente di ingrandimento, posta alla destra dei dati relativi all amministrato, sarà possibile visualizzare il dettaglio delle informazioni relative all Amministrato stesso, associargli un nuovo rapporto di lavoro ed accedere alle funzioni di inserimento e gestione dei dati. 36
Il pulsante "Rapporto di lavoro" permette di visualizzare i rapporti di lavoro dell immatricolato e di accedere alle funzioni per la loro gestione. 37
In questo modo è possibile visualizzare la lista dei rapporti di lavoro associati alla persona precedentemente ricercata. Nell esempio riportato non è presente alcun rapporto di lavoro poiché l anagrafica dell amministrato è stata appena inserita. Di seguito si vedrà come inserire un nuovo rapporto di lavoro. 38
L inserimento di un nuovo rapporto di lavoro avviene attraverso la compilazione delle schede: Rapporto di lavoro Inquadramento Struttura organizzativa 39
La schermata riporta in sola lettura il Codice Fiscale, cognome e nome dell immatricolato per il quale si vuole acquisire un nuovo rapporto di lavoro. La scheda "Nuovo rapporto di lavoro- Associazione Ente" permette di inserire le informazioni relative al rapporto di lavoro compilando i campi (* - campo obbligatorio): Ente/Amministrazione (*) per la quale presta servizio l amministrato Motivo assunzione (*) la motivazione dell assunzione (concorso, decreto, incarico dirigenziale, etc) Tipo rapporto di lavoro (*) (tempo determinato/tempo indeterminato) Eventuale data scadenza del servizio Tipo attività (*) (full time/par-time) Eventuale percentuale di part-time e-mail istituzionale 40
La schermata riporta, in sola lettura, Codice Fiscale, cognome e nome dell immatricolato per il quale si vuole acquisire il nuovo rapporto di lavoro, e la denominazione dell Ente/Amministrazione acquisita nella schermata precedente. La scheda "Nuovo rapporto di lavoro - Inquadramento" permette di acquisire i dati relativi all inquadramento giuridico del rapporto di lavoro. Occorrerà inserire i dati (* - campo obbligatorio): Decorrenza giuridica (*) Decorrenza economica (*) Comparto (*) di riferimento Contratto (*) Eventuale Scadenza Qualifica contrattuale (*). Automaticamente il sistema pre-imposterà, se presente, la corrispondente «qualifica IGOP». Se presente sarà richiesto il Profilo professionale. Quindi: Il Livello (*) Classe Scatti 41
La schermata riporta, in sola lettura, il codice fiscale, cognome e nome dell immatricolato per il quale si vuole acquisire il nuovo rapporto di lavoro, e la denominazione dell Ente/Amministrazione acquisita nella prima schermata. La scheda "Nuovo rapporto di lavoro Struttura organizzativa" permette di acquisire i dati della struttura organizzativa relativa al rapporto di lavoro attraverso l inserimento dei dati (* - campo obbligatorio): Organigramma dell organizzazione (Ufficio di assegnazione dell Amministrato): I Livello (*) (eventualmente il II e III Livello) I livelli relativi all organigramma sono mostrati in modalità gerarchica e saranno selezionabili in base alla complessità organizzativa dell Amministrazione di appartenenza. Occorre infine inserire i dati: Sede di lavoro Decorrenza (*) Eventuale Scadenza. 42
Dopo l inserimento dei dati relativi al rapporto di lavoro, sarà possibile visualizzare sulla "Lista rapporto di lavoro" il rapporto di lavoro appena inserito. Per visualizzare i dati di dettaglio inseriti precedentemente e accedere alle funzioni per la loro gestione occorre cliccare sulla Lente posta alla destra del rapporto di lavoro. 43
La schermata mostra la pagina di dettaglio nella quale gli operatori abilitati potranno visualizzare i pulsanti di gestione del rapporto di lavoro (aggiornamento/modifica dati). L area centrale mostra, in sola lettura, le sezioni relative a: Dati del rapporto di lavoro Inquadramento giuridico Inquadramento economico Struttura organizzativa. Ogni sezione è mostrata in modalità di visualizzazione estesa. Tale visualizzazione compare cliccando sul triangolino posto alla destra della singola sezione. 44
Ad ogni rapporto di lavoro è associato un numero di iscrizione. 45
La funzione "Attiva pagamenti" permette di attivare il pagamento in relazione ad un rapporto di lavoro. Di seguito verrà mostrato come attivare il pagamento in relazione ad un rapporto di lavoro. 46
L attivazione di un pagamento avviene attraverso la compilazione delle schede: Dati economici e previdenziali Assegni Modalità di pagamento 47
La scheda "Attiva pagamenti - Dati economici e previdenziali" mostra, in sola lettura, i dati relativi a Codice fiscale, nome e cognome della persona e i dati relativi alla qualifica contrattuale, al livello, alla classe e agli scatti del rapporto di lavoro. Permette inoltre l inserimento delle informazioni relative a "Competenze fisse ed eventuali accessorie". Selezionando "Competenze fisse ed eventuali accessorie" occorrerà inserire (l asterisco indica che il campo è obbligatorio): Codice spesa (*) Progressione è automatica (*) Data prossima progressione (*) Cassa previdenziale (*) Trattamento pensionistico (*) (in funzione della cassa previdenziale) Ritenute di Categoria Tipo di liquidazione (*) Decorrenza del TFR. Selezionando "Solo competenze accessorie" si attiverà il pagamento del rapporto di lavoro per le sole Competenze Accessorie ed occorrerà indicare: Aliquota media (*) Aliquota massima (*) Cassa previdenziale (*) Trattamento pensionistico (*) Tipo liquidazione (*) 48
Eventuale data di Decorrenza TFR (*) 48
La scheda "Inserimento assegni" consente, cliccando su "Nuovo Assegno" e compilando i dati richiesti, di inserire degli assegni. 49
La schermata mostra l assegno inserito precedentemente. L icona a forma di cestino, posta a destra dei dati relativi all assegno, permette di rimuovere l assegno stesso, appena inserito. 50
E possibile aggiungere nuovi assegni cliccando sul pulsante "Nuovo assegno". 51
La scheda "Modalità di pagamenti" permette di inserire la modalità di pagamento. Inserita la modalità di pagamento si visualizzeranno altri campi da valorizzare (ad esempio, se si seleziona "conto corrente" si dovrà procedere con l inserimento dell IBAN). 52
Di seguito si vedranno le funzioni di variazione, trasferimento e cessazione del rapporto di lavoro. 53
Ritornando alla pagina di ricerca e utilizzando la funzione di ricerca utenti, è possibile visualizzare la lista degli utenti che soddisfano i criteri di ricerca impostati. 54
Il pulsante "Rapporto di lavoro", come visto precedentemente, permette di visualizzare i rapporti di lavoro dell immatricolato e di accedere alle funzioni per la loro gestione. 55
In questo modo è possibile visualizzare la lista dei rapporti di lavoro associati alla persona precedentemente ricercata. Nell esempio riportato non è presente alcun rapporto di lavoro poiché l anagrafica dell amministrato è stata appena inserita. Di seguito si vedrà come inserire un nuovo rapporto di lavoro. 56
La scheda "Dettaglio rapporto di lavoro" mostra i dati del rapporto di lavoro, in sola lettura. Di seguito si vedranno le funzioni che permettono la gestione dei dati del rapporto di lavoro: Variazione Trasferimenti Cessazione Attiva Pagamenti Tali funzioni consentono di modificare un rapporto di lavoro precedentemente inserito. 57
La funzione "Variazione" permette la modifica di tutte le informazioni inserite nella creazione di un nuovo rapporto di lavoro. Cliccando su "Variazione" compariranno tre pulsanti: Dati rapporto di lavoro Inquadramento giuridico Struttura organizzativa 58
La "Variazione dati" permette di modificare i dati relativi a: Assunzione (data di assunzione) Motivo assunzione (immatricolazione) Tipo rapporto di lavoro (tempo indeterminati/determinato) Eventuale data di fine servizio Tipo attività (full time/part time) Eventuale percentuale del part-time E-mail istituzionale. 59
Cliccando su "Inquadramento giuridico" è possibile procedere alla modifica dei dati relativi all inquadramento giuridico del rapporto di lavoro. 60
Entrando nella scheda "Rapporto di lavoro Variazione Inquadramento giuridico" compariranno due sezioni: Inquadramenti giuridico corrente Modifica Inquadramento giuridico. La prima sezione riporta quindi i dati correnti, mentre la seconda sezione è dedicata alle variazioni, attraverso la quale sarà possibile variare il comparto, il contratto, la qualifica, il profilo professionale. 61
Cliccando su "Struttura organizzativa" è possibile modificare i dati relativi all ufficio di assegnazione dell Amministrato. 62
Nella prima sezione si visualizzerà la struttura organizzativa corrente, mentre nella seconda sezione si potrà procedere alla modifica dei dati relativi alla struttura stessa. 63
La funzione "Trasferimenti" è utilizzata per registrare il passaggio di una persona da un Amministrazione ad un altra. 64
Nella parte superiore della schermata si visualizzano, in sola lettura, i dati dell Amministrato. Si dovrà specificare la tipologia di trasferimento (distacco, assegnazione temporanea, trasferimento tra Enti); il menù mostrerà le tipologie di trasferimento proprie dell Amministrazione di appartenenza. Si dovranno indicare informazioni relative alla nuova destinazione, alla natura dell Ente, all Amministrazione/Ente di destinazione. Occorrerà inoltre indicare se l Ente di destinazione usufruisce o meno dei servizi stipendiali e l eventuale intervallo temporale di decorrenza del trasferimento. 65
Si descrive infine la funzione che permette la cessazione di un Amministrato. 66
Sarà sufficiente inserire la causale di cessazione (fine incarico, altro incarico, pensionamento, dimissioni, limiti di servizio, etc.) e la data di decorrenza della cessazione. 67