Requisiti posti a organi di certificazione e auditor 24 giugno 2014 Pagina 1/6
Sommario 1 Requisiti posti agli auditor...3 1.1 Competenze...3 1.2 Limitazioni vincolanti relative all attività di audit...3 2 Condizioni di ammissione per gli auditor e regole per il mantenimento dell autorizzazione...4 2.1 Requisiti per la prima autorizzazione...4 2.2 Formazione ed esame obbligatori...4 2.3 Accompagnamenti...4 2.4 Prestazione insufficiente durante l'accompagnamento...5 3 Requisiti posti agli organi di certificazione...5 4 Portale audit...5 5 Scadenze...5 6 Revisione tecnica e certificazione...6 6.1 Decisione relativa al post audit e alle ripetizioni...6 6.2 Obbligo di conservazione e di notifica...6 7 Garanzia della qualità e reporting della direzione programma...6 8 Confidenzialità...6 Pagina 2/6
1 Requisiti posti agli auditor* 1.1 Competenze Si richiede che l auditor attesti le competenze qui di seguito elencate. Formazione di livello terziario nel settore dell educazione della prima infanzia o della pedagogia (si auspica una formazione a livello di scuola superiore o scuola universitaria professionale), una formazione quale maestro d asilo o docente di scuola elementare, oppure una consolidata esperienza nella direzione di un nido acquisita negli ultimi 5-10 anni. Attività pratica nell ambito di/in una struttura di accoglienza per l infanzia (nido) negli ultimi 5-10 anni. Caratteristiche personali, in conformità con quanto sancito dalla norma ISO 19011, cap. 7.2. a) Etica professionale: agire in modo imparziale, veritiero, corretto, onesto e discreto. b) Apertura: essere disposti a ponderare idee e punti di vista nuovi e alternativi. c) Diplomazia: saper gestire un rapporto interpersonale con tatto e sensibilità. d) Accortezza: essere costantemente consapevoli dell ambiente fisico e delle attività svolte. e) Velocità di comprensione: essere in grado di cogliere e comprendere istintivamente le situazioni. f) Versatilità: capacità di immedesimazione, in base alla situazione. g) Tenacia: riuscire a focalizzarsi con perseveranza sul raggiungimento degli obiettivi prefissi. h) Risolutezza: saper trarre con tempismo le corrette conseguenze, su base analitica e logica. i) Autoconsapevolezza: capacità di lavorare con autonomia e indipendenza, interagendo efficacemente con gli altri. Buone capacità organizzative Disponibilità/reperibilità per tutti i servizi coinvolti Competenze per formulare una valutazione e scrivere un rapporto completo nella lingua parlata all interno del nido. Conoscenza solida e approfondita della tecnica di audit (in virtù della norma ISO 19011:2011) Disponibilità e possibilità di effettuare almeno 20 audit all anno. 1.2 Limitazioni vincolanti relative all attività di audit Per ogni audit (post audit, ripetizione, ricertificazione), ciascun auditor garantisce di attenersi ai seguenti requisiti. Non aver svolto e non svolgere nessun altro tipo di attività o servizio aziendale specifico, p. es. consulenza negli ambiti dello sviluppo della qualità, management della qualità (MQ), garanzia della qualità (GQ) ecc. per i settori attribuiti, negli ultimi due anni o nei due anni successivi. Non svolgere nessun'altra attività che, nell ambito dell audit, potrebbe essere offerta alle strutture assegnate (a meno che non siano trascorsi almeno due anni dall ultimo audit). Le attività relative all audit non influenzano in alcun modo le altre attività svolte. Non intrattenere alcun rapporto di lavoro diretto e non avere figli propri all interno delle strutture oggetto dell audit. Nessun coinvolgimento politico (fatto salvo a livello comunale). Non appena gli sono state assegnate le strutture, ciascun auditor comunica eventuali incompatibilità con i presenti requisiti. L auditor ha il diritto e il dovere di rifiutare l incarico, ovvero di astenersi nel caso in cui si potrebbe sollevare il sospetto di una possibile parzialità. In tal caso, l organo di certificazione designa un nuovo auditor, d intesa con la struttura. Qualora tali limitazioni concernenti l attività di audit non venissero osservate, l auditor sarà privato dell autorizzazione e nella struttura in questione l audit verrà ripetuto a spese dell organo di certificazione. * In tutto il testo la forma maschile, utilizzata per facilitare la leggibilità, si riferisce anche a quella femminile. Pagina 3/6
2 Condizioni di ammissione per gli auditor e regole per il mantenimento dell autorizzazione 2.1 Requisiti per la prima autorizzazione L autorizzazione all audit è conferita a coloro che attestano le competenze necessarie, ovvero alle persone che hanno assolto brillantemente il percorso formativo richiesto e sono in possesso delle qualifiche auspicate (almeno un audit annuo con accompagnamento e valutazione). Chi desidera candidarsi al ruolo di auditor deve inviare all organo di certificazione la propria candidatura provvista di curriculum vitae e prove che attestano profilo e competenze. L aspirante auditor non può richiedere l autorizzazione direttamente all organo di certificazione senza prima fornire la documentazione richiesta. Un auditor può lavorare per diversi organi di certificazione previa approvazione degli organi di certificazione interessati. Se si mettono in dubbio le competenze e l indipendenza di un aspirante auditor, e se tali dubbi sono fondati, gli organi di certificazione possono appellarsi alla direzione del programma. Se risulta palese che i criteri non sono sufficientemente soddisfatti la richiesta viene rifiutata, motivando la decisione, oppure all auditor viene ritirata l autorizzazione. L organo di certificazione decide quando il candidato potrà effettuare l audit per la prima volta da solo. In qualsiasi caso costituiscono parte integrante della qualificazione degli auditor le formazioni obbligatorie, nonché l accompagnamento e l approvazione da parte della direzione del programma. L organo di certificazione deve informare tempestivamente la direzione del programma in merito ai piani di qualifica, in modo che la formazione e l accompagnamento possano essere armonizzati con le esigenze dell organo di certificazione. I candidati non hanno la facoltà di effettuare audit da soli prima di aver seguito la formazione obbligatoria o prima che il loro lavoro sia stato accompagnato e approvato dalla direzione del programma. 2.2 Formazione ed esame obbligatori Le formazioni e gli esami sono organizzati e offerti dalla direzione del programma. La formazione iniziale obbligatoria (2-3 giorni) rivolta ai nuovi auditor si conclude con un esame scritto che i candidati devono superare con successo. Per le successive formazioni annuali (1-2 giorni all'anno) sono aggiunti altri esami, anch essi da superare con successo. L esame potrà essere ripetuto due volte, senza l obbligo di frequentare una formazione. Se l aspirante auditor non supera un totale di tre esami non sarà ammesso ad altri esami per una durata minima di due anni, a decorrere dall ultima data d esame. Prima di essere seguito durante il suo primo audit, il candidato dovrà aver superato con successo la formazione iniziale obbligatoria rivolta ai nuovi auditor. Se l auditor non potesse partecipare alla successiva formazione obbligatoria, egli ha un tempo massimo di 6 mesi per organizzare (a proprie spese) una formazione di recupero, in collaborazione con la direzione del programma. Scaduto tale termine la direzione del programma ha la facoltà di ritirare all auditor l autorizzazione. L organo di certificazione si assume i costi per le formazioni obbligatorie. 2.3 Accompagnamenti Prima e dopo aver ricevuto l autorizzazione definitiva (almeno una volta all anno) l auditor è accompagnato e valutato in loco dalla direzione del programma. Per l accompagnamento la direzione del programma designa degli esperti specializzati nell ambito della metodologia di audit e con conoscenze fondate Pagina 4/6
contenuti dello standard. È probabile che siano due esperti a seguire l auditor, soprattutto per i primi accompagnamenti. Il numero di accompagnamenti successivi dipende dalla prestazione fornita dall auditor, dai feedback pervenuti da fonti diverse e dal numero di audit effettuati. La direzione del programma è autorizzata a stilare regolamentazioni specifiche. I costi relativi agli accompagnamenti sono assunti dall organo di certificazione. 2.4 Prestazione insufficiente durante l'accompagnamento Se durante la fase di accompagnamento dell audit sono fornite prestazioni ritenute insufficienti, si possono organizzare altri accompagnamenti. Se l auditor continua a fornire prestazioni insufficienti la direzione del programma può decidere di sospendere l auditor con effetto immediato fino a quando tutte le lacune rilevate saranno colmate. Sarà la direzione del programma a definire come colmare tali lacune. Nel caso in cui le lacune fossero irrimediabili o non potessero essere colmate in modo soddisfacente all auditor sarà ritirata l autorizzazione con effetto immediato. In tal caso, l auditor potrà ripresentarsi a una qualifica preliminare non prima che siano trascorsi due anni. Gli accompagnamenti sono documentati in un formulario predefinito dalla direzione del programma. I costi relativi agli accompagnamenti sono assunti dall organo di certificazione. 3 Requisiti posti agli organi di certificazione Gli organi di certificazione garantiscono che l audit sia condotto in modo indipendente e professionale, come da protocollo. L organo di certificazione mette a disposizione almeno un collaboratore per le attività di verifica e certificazione (=personale tecnico). Il personale tecnico dell organo di certificazione è obbligato a frequentare a proprie spese le formazioni per gli auditor offerte dalla direzione del programma. Anche al personale tecnico si richiede, come per gli auditor, il superamento di un esame (con una scala di valutazione adattata). Il personale con competenze decisionali deve attestare una solida e comprovata esperienza specifica in materia di sistemi di gestione della qualità e nell ambito della norma ISO 9001. Inoltre deve padroneggiare la metodologia di audit prescritta dalla ISO 19011:2011. È ammesso che un auditor autorizzato si prenda carico di questa mansione, purché non sia già coinvolto in veste di auditor nelle rispettive procedure di valutazione. 4 Portale audit I rapporti sull audit vanno stilati in base alle disposizioni sancite dalla direzione del programma. I costi di acquisizione per accedere al portale audit sono assunti dall organo di certificazione. 5 Scadenze Gli audit (di tutti i tipi) vanno stilati in modo completo entro un termine massimo di 14 giorni dalla data dell audit e inseriti nel relativo portale. La revisione tecnica e la certificazione vanno effettuate 14 giorni dopo aver ricevuto il rapporto sull audit. Ciò vale sia per l audit di certificazione e ricertificazione sia per i post audit. Di regola, la decisione emanata dall organo di certificazione viene comunicata 4 settimane dopo la data dell audit. Per gli audit di certificazione e ricertificazione la procedura si conclude, al più tardi, 8 settimane dopo la data dell audit. La conclusione dell'iter è documentata nel portale audit (approvazione della certificazione e data di certificazione). Per gli audit intermedi la procedura si conclude dopo un termine massimo di 4 settimane dalla data dell audit. Tutto ciò è documentato mediante il portale audit (approvazione del rapporto sull audit). Pagina 5/6
Alla struttura vanno accordati 20 giorni lavorativi per confermare l accettazione delle constatazioni scaturite dall audit e le relative conseguenze, o prima o dopo la decisione dell organo di certificazione. 6 Revisione tecnica e certificazione Il personale tecnico che si occupa della revisione e della certificazione lavora seguendo le disposizioni dell organo di certificazione. Il personale tecnico è composto di esperti specificatamente designati. Queste persone non possono essere coinvolte in veste di auditor nelle rispettive procedure. La decisione relativa alla certificazione viene presa sulla base dei criteri definiti nel regolamento della valutazione e della procedura. 6.1 Decisione relativa al post audit e alle ripetizioni In base al regolamento della valutazione e della procedura l organo di certificazione decide se ripetere l audit o se effettuare un post audit. Subito dopo aver preso la decisione informa la direzione del programma. 6.2 Obbligo di conservazione e di notifica I risultati scaturiti dall audit e le considerazioni rilevanti ai fini aziendali vanno conservate per un minimo di 5 anni. Su richiesta la documentazione va consegnata alla direzione del programma. Eventuali irregolarità, un comportamento non cooperativo da parte della struttura o degli auditor, importanti cambiamenti organizzativi in seno all organo di certificazione o eventuali problemi rilevati durante l esecuzione dell audit vanno comunicati immediatamente per iscritto alla direzione del programma. 7 Garanzia della qualità e reporting della direzione programma La direzione del programma segue tramite il portale audit il lavoro degli auditor e degli organi di certificazione. A tale scopo si applicano i seguenti criteri di valutazione: - constatazioni scaturite dall audit chiare, trasparenti e comprovate; - profili delle imprese completi; - sufficiente impressione generale per ogni ambito di sviluppo; - valutazione corretta delle constatazioni scaturite dall audit, spiegazione chiara e comprensibile delle misure attuate per colmare le lacune importanti, gli aspetti ottimizzabili e gli aspetti ottimizzabili significativi; - osservanza delle prescrizioni sulla certificazione, ai sensi dei regolamenti vigenti; - osservanza delle scadenze, dal giorno dell audit fino alla certificazione o conclusione della verifica e - valutazione della prestazione fornita da un singolo auditor in riferimento a tutti gli altri. Almeno una volta l anno la direzione del programma stila un rapporto sui criteri di valutazione sopra menzionati da presentare all organo di certificazione. Il rapporto comprende eventualmente anche un piano di misure. L organo di certificazione si impegna ad attuare tali misure entro le scadenze concordate. Nel caso in cui l organo di certificazione fornisse una prestazione giudicata insufficiente, la direzione del programma può decidere di effettuare un audit presso l organo di certificazione (cosiddetto «Office Audit»). 8 Confidenzialità La direzione del programma, gli organi di certificazione e gli auditor si impegnano a trattare con la massima confidenzialità tutte le informazioni a cui hanno accesso e che concernono i titolari del certificato, e a non trasmetterle in nessun caso a terzi, senza che la struttura ne abbia dato esplicitamente consenso scritto. Pagina 6/6