IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE FRANCESCO PELAGALLO 89
IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE I fatti aziendali d esercizio devono essere rilevati al fine di fornire informazioni utili per il governo dell impresa, per la verifica delle condizioni di economicità, per le relazioni con gli stakeholders. Si perviene quindi alla costituzione di un sistema informativo aziendale, inteso come l insieme delle procedure dei flussi informativi finalizzati a sostenere i soggetti aziendali preposti all attività decisionale e di controllo e a soddisfare il fabbisogno informativo di soggetti esterni all azienda. In base alla tecnica utilizzata, le rilevazioni posso distinguersi in: extracontabili: che si basano su metodologie matematico statistiche (anche dette extra-contabili o fuori conto ); contabili: che si basano sul conto e sulle relative metodologie contabili. Il modello principale di rilevazioni contabili per una azienda è costituito dalla contabilità generale di esercizio. 90
La contabilità generale d esercizio soddisfa prevalentemente le esigenze informative esterne, attraverso la determinazione del reddito di esercizio e del connesso capitale di funzionamento, andando a rilevare i fatti esterni di gestione. Essa è denominata: contabilità, in quanto ha come strumento di rilevazione principale il conto; generale, in quanto osserva l impresa nel suo insieme; d esercizio, in quanto è finalizzata alla rilevazione dei fatti di esercizio, ed il suo ciclo di rilevazione coincide generalmente col periodo amministrativo. Essa si fonda su: un metodo contabile, inteso come l insieme di regole che disciplinano la tenuta del sistema di rilevazione (forma, ordine e collegamento dei conti all interno del sistema contabile); un sistema contabile, inteso come l insieme coordinato dei conti utilizzati per la rilevazione. Le aziende italiane utilizzano il metodo della partita doppia applicato al sistema del reddito. 91
Il conto è un prospetto in due sezioni, intestato ad un determinato oggetto, per metterne in evidenza la grandezza iniziale e le sue successive variazioni. (sez. DARE) o ( + ) TITOLO o INTESTAZIONE (sez. AVERE) o ( - ) aumentative o diminutive aumentative o diminutive Le movimentazioni dei conti solitamente: vengono effettuate con una unità di misura comune, costituita dalla moneta di conto; rilevano valori originati da operazioni di scambio con terze economie; sono rilevate nel momento in cui si manifesta una variazione della Moneta e/o del Credito/debito nei confronti di terzi (MMC). 92
finanziarie attive + Denaro + Crediti - Debiti Conti numerari - Denaro - Crediti + Debiti finanziarie passive Possono essere accesi a valori: certi (denaro); assimilati (crediti e debiti di funzionamento); presunti (fondi rischi, fondi spese future, debiti e crediti in valuta, ). Valori originari Conti economici di reddito Rilevano le variazioni di: costi e ricavi di esercizio; Valori derivati Componen ti negativi di reddito Costi Rettifiche di ricavi Storni di ricavi Ricavi Rettifiche di costi Storni di costi Componenti positivi di reddito costi e ricavi pluriennali; rimanenze e altri costi e ricavi sospesi (risconti); rettifiche di costi e ricavi di esercizio (resi, sconti, abbuoni); debiti e crediti di finanziamento. Conti economici di capitale Rilevano le variazioni del capitale e delle sue parti ideali conseguenti a: operazioni di conferimento; Valori derivati negative di capitale - Capitale + Capitale positive di capitale operazioni di prelevamento; risultati di gestione. 93
La contabilità generale d esercizio si basa sui seguenti supporti: Pianodeiconti:i conti che si prevede di utilizzare per la rilevazione dei fatti di gestione. Libro mastro: insieme concreto dei conti impiegati per rilevare le operazioni aziendali. Riporta i fatti di gestione classificati per conto(scritture sistematiche). Libro giornale: serie di articoli con cui sono rilevate cronologicamente le operazioni aziendali(scritture cronologiche); ogni articolo contiene la descrizione dell operazione e gli importi degli addebitamenti e degli accreditamenti da riportare nei conti del mastro. 94
LA RENDICONTAZIONE DELLA GESTIONE La rilevazione dei fatti aziendali attraverso la contabilità generale d esercizio permette, al termine di quest ultimo, di verificare le risultanze della gestione in relazione alle principali grandezze aziendali (reddito e patrimonio), che vengono rendicontate in un documento di origine contabile avente caratteristiche differenti a seconda della tipologia aziendale di riferimento: TIPOLOGIA DOCUMENTO CARATTERISTICHE Imprese individuali e Società di persone Società di capitali Associazioni / Fondazioni Enti della pubblica amministrazione Rendiconto Bilancio d esercizio Bilancio d esercizio/ Rendiconto Bilancio pubblico Documento interno all'impresa redatto dagli amministratori per fornire periodiche informazioni ai soci non amministratori (a ciascuno dei soci non amministratori e a ciascuno di questi ultimi spetta il diritto di approvarlo o meno separatamente dagli altri, nonché di agire giudizialmente per ottenere la condanna degli amministratori a rendere il conto della gestione), nel caso di società, o al proprietario, nel caso di impresa. Il codice civile non prevede che sia portato a conoscenza dei terzi (no obblighi di pubblicità), tuttavia deve essere conservato ai fini di eventuali accertamenti sulla dichiarazione fiscale dei redditi e può essere richiesto in visione da alcuni stakeholders (banche, in sede di istruttoria per la concessione di fidi; clienti/fornitori, in sede negoziale;.). Anche se la legge non ne individua espressamente i principi di redazione, i criteri di valutazione, la forma e i contenuti, i principi contabili nazionali raccomandano l adozione di quanto disposto per le società do capitali. Documento redatto dagli amministratori e approvato dall'assemblea dei soci che deve essere portato a conoscenza dei terzi attraverso la sua pubblicazione presso il Registro Imprese, resa obbligatoria dalla legge. È un documento a valenza esterna, a cui sono interessati i creditori, i dipendenti, i fornitori, i clienti, l amministrazione finanziaria, i potenziali finanziatori, le autorità pubbliche. Viene regolato dal codice civile e dai principi contabili nazionali o internazionali, che ne individuano i principi di redazione, i criteri di valutazione, la forma, i contenuti, e le modalità di approvazione e pubblicazione. Documento redatto dagli amministratori e approvato dall'assemblea dei soci (o da altro organo deliberativo, per le Fondazioni) che deve fornire il rendiconto della gestione (distinguendo le attività istituzionali da quelle direttamente connesse) e gli effetti della stessa nei confronti dei soggetti destinatari del fine istituzionale, per garantirne la trasparenza e consentire la continuità e il perseguimento della propria missione (ma, generalmente, non vi sono obblighi di pubblicità). A parte specifiche previsioni per determinate attività (es.: obbligo di redazione di apposito rendiconto delle attività di raccolta pubblica di fondi) o tipologie aziendali (ONLUS, Organizzazioni di volontariato, ), la legge non ne individua espressamente i principi di redazione, i criteri di valutazione, la forma e i contenuti; tuttavia, è raccomandata l adozione di quanto disposto in materia dall Agenzia per le ONLUS, opportunamente integrato ove necessario con le disposizioni concernenti le società da capitali. Documento che si basa sulla contabilità pubblica e segue logiche profondamente differenti rispetto a quelle sopra descritte, non trattate nel presente corso. 95