PROVINCIA DI VERONA Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati Registro provinciale dei contratti Guida operativa Registro istituito con determinazione organizzativa n. 76 del 25 marzo 2013
C O S È Il registro provinciale dei contratti, denominato Registro Contratti, è uno dei registri presenti nel sistema di protocollo informatico, Folium, istituito con l'obiettivo di assicurare la registrazione di tutti i contratti dell'ente, garantendo, nel contempo, la consultabilità, la validità, l'integrità e l'immodificabilità dei documenti informatici ivi registrati, firmati digitalmente, nonché la loro conservazione nel tempo. Il Registro Contratti è annuale. L'apertura e chiusura sono curate dal servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati. Il Registro Contratti è attivo solo per registrazioni effettuate in ingresso. D O V E SI T R O V A Il registro è inserito nel sistema di protocollo informatico, Folium, tra i registri attivi. Per utilizzarlo basta seguire le indicazioni di seguito riportate. A C H I E' R I V O L T O Agli operatori di protocollo abilitati, indicati da parte di ciascun dirigente. M O D A L I T A' D I A C C E S S O Si accede al Registro Contratti utilizzano le credenziali di Folium (userid e password e password personali e segrete) e con il ruolo Operatore di protocollo.
Entrare nel menù Registri, disponibile dalla barra arancione delle funzioni, e selezionare il Registro Contratti, disponibile solo in modalità di registrazione in Ingresso. Cliccare sul menù Registri Registro Contratti
Selezionare la modalità di registrazione in Ingresso Se si sta già protocollando, per cambiare registro e accedere al Registro contratti, senza uscire dal sistema, è sufficiente modificare il registro selezionando il Regitro Contratti PER CAMBIARE REGISTRO Selezionare la modalità di registrazione in Ingresso
Una volta selezionato il Registro Contratti, per procedere alla registrazione del contratto in Ingresso, si seleziona dal menu Protocollazione, Nuovo. Selezionare nuovo C O M E E S E G U I R E L A R E G I S T R A R E Z I O N E D I U N C O N T R A T T O Le modalità di registrazione di un contratto sono del tutto analoghe a quelle di una normale registrazione di protocollo in ingresso, con una compilazione guidata dei campi obbligatori, come segue: Oggetto: è necessario scegliere dall'oggettario uno dei seguenti codici, a seconda della tipologia contrattuale: Codice oggettario Tipologia atto Definizione Campo oggetto Folium da completare con i dati mancanti REG_Contratti1 Atto pubblico amministrativo Atto rogato dal segretario generale da inserire nell anagrafe (se appalto, somministrazione o trasporto di importo pari o superiore a 10.329,14 IVA compresa) Atto pubblico amministrativo del n. di repertorio provinciale Oggetto: - Importo: - CIG:
REG_Contratti2 Atto pubblico amministrativo NON REG_Contratti3 Scrittura privata non autenticata Atto rogato dal segretario generale da non inserire nell anagrafe (importo inferiore a 10.329,14 IVA compresa) Atto sottoscritto dalle parti e non autenticato, da inserire nell anagrafe (se appalto, somministrazione o trasporto di importo pari o superiore a 10.329,14 IVA compresa) Atto pubblico amministrativo del n. di repertorio provinciale Oggetto: - Importo: - CIG: Scrittura privata non autenticata del Oggetto: - Importo: - CIG: REG_Contratti4 REG_Contratti5 REG_Contratti6 REG_Contratti7 REG_Contratti8 Scrittura privata non autenticata ivi comprese convenzioni, accordi di programma, intese NON Scrittura privata autenticata Scrittura privata autenticata NON Lettera commerciale soggetto a Lettera commerciale NON Atto sottoscritto dalle parti e non autenticato, da non inserire nell anagrafe (per contratti di appalto, somministrazione e trasporto, di importo inferiore a 10.329,14, IVA compresa, e convenzioni, accordi di programma, intese) Atto sottoscritto dalle parti ed autenticato dal notaio o segretario da inserire nell anagrafe (se appalto, somministrazione o trasporto di importo pari o superiore a 10.329,14 IVA compresa) Atto sottoscritto dalle parti ed autenticato dal notaio o segretario da non inserire nell anagrafe (per contratti di appalto, somministrazione e trasporto, di importo inferiore a 10.329,14, IVA compresa, e convenzioni, accordi di programma, intese) Atto sottoscritto dalle parti da inserire nell anagrafe (se appalto, somministrazione o trasporto di importo pari o superiore a 10.329,14 IVA compresa) Atto sottoscritto dalle parti da non inserire nell anagrafe (importo inferiore a 10.329,14 IVA compresa) Scrittura privata non autenticata del Oggetto: - Importo: - CIG: Scrittura privata autenticata del Oggetto: - Importo: - CIG: Scrittura privata autenticata del Oggetto: - Importo: - CIG: Lettera commerciale Oggetto: - Importo: - CIG: Lettera commerciale Oggetto: - Importo: - CIG: REG_Contratti9 Decreto di accorpamento al demanio stradale Atto dirigenziale di acquisizione gratuita al demanio stradale Decreto di accorpamento al demanio stradale dei terreni sulla strada provinciale n. REG_Contratti10 Decreto di espropriazione Atto dirigenziale di espropriazione di beni immobili Decreto di espropriazione Una volta selezionato il codice oggetto di riferimento, occorre completare il campo oggetto con i dati del contratto che si sta registrando.
Devono, inoltre, essere riportati i seguenti dati: per intero l'oggetto del contratto/lettera commerciale; nel caso di atto pubblico anche il numero di repertorio provinciale; il C.I.G. il valore del contratto. Data di documento: data di sottoscrizione del contratto Data di ricezione: da compilare in caso di scrittura privata o lettera commerciale Mittente: inserire i dati dei contraenti, ovvero: per la ditta affidataria: tutti i dati previsti nella maschera per l'inserimento libero, selezionando la modalità Dati estesi, che consente di caricare il codice fiscale, partita Iva, ecc; per la Provincia di Verona: il nominativo del dirigente/funzionario che sottoscrive l'atto. CUP Tipologia contrattuale: per i contratti rilevanti ai fini dell'anagrafe, indicare obbligatoriamente una delle seguenti tipologie: Appalto Somministrazione Trasporto Classificazione: inserire la classificazione afferente alla tipologia di lavori/servizi/ forniture oggetto di affidamento. Cliccare su Protocolla per salvare i dati di registrazione ed ottenere il numero di contratto. Stampare l'etichetta e apporla sull'angolo in alto a destra A S S E G N A Z I O N I L'assegnazione dovrà essere effettuata con le seguenti modalità: competenza: all'ufficio responsabile del procedimento; conoscenza: 1) al servizio contratti pubblici; 2) al servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati.
Assegnazione del contratto A C Q U I S I Z I O N E / S C A N S I O N E Acquisire il contratto da scanner (se originale cartaceo) o da file, se trattasi di documento informatico sottoscritto digitalmente. In questo caso il sistema verifica automaticamente la validità della o delle firma digitali apposte al contratto. L'esito positivo della verifica delle firme viene subito visualizzato nel sistema e attestato nell'apposito campo Info in modo modificabile. Se invece si rilevano errori (es. segnalazione di firma scaduta o non valida), contattare il servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati e il RUP. LA G E S T I O N E D E I D O C U M E N T I L'operatore di protocollo, conclusa la registrazione, trasmette l'originale cartaceo al servizio gestione informatizzata dei flussi documentali, che ne cura la conservazione. Se l'originale è informatico, non occorre trasmettere nulla. LA P R E S A I N C A R I C O L'utente appartenente all'ufficio assegnatario del contratto prende in carico il documento e lo mette nella pratica relativa all'affidamento con le consuete modalità.
Presa in carico del contratto C O N T A T T I E N U M E R I U T I L I Per informazioni: Servizio contratti pubblici tel. 045 9288783 Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali tel. 045 9288619-623