PROCESSO E PROCEDURA DI OMOLOGAZIONE PRODOTTO POSTA 4 PRO

PROCESSO E PROCEDURA DI OMOLOGAZIONE PRODOTTO EDIZIONE: SETTEMBRE 2015 Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 1 di 15

INDICE 1 SCOPO... 3 2 CAMPO DI APPLICAZIONE... 3 3 PIANO DI OMOLOGAZIONE... 3 4 TERMINI E DEFINIZIONI... 4 5 PROCEDURA... 4 5.1 GENERALITÀ... 4 5.2 INPUT ED OUTPUT DEL PROCESSO... 5 5.3 FASI DEL PROCESSO DI OMOLOGAZIONE... 5 5.4 PROCEDURA OMOLOGAZIONE ORDINARIA... 7 5.5 ADEMPIMENTI E RESPONSABILITÀ NEL PROCESSO DI OMOLOGAZIONE PRODOTTO... 8 5.6 LOTTO DI PRODUZIONE SIGNIFICATIVO... 9 5.7 RINNOVO DELL OMOLOGAZIONE... 10 6 DIAGRAMMA DI FLUSSO... 11 6.1 PROCEDURA OMOLOGAZIONE... 11 6.2 MATRICE DELLE RESPONSABILITÀ... 12 7 ALLEGATI... 14 7.1 STRUTTURA PREPOSTA AL RILASCIO OMOLOGAZIONE... 14 7.2 MODELLO RICHIESTA OMOLOGAZIONE... 15 MODULI APPLICABILI Modello RO DOCUMENTI CITATI Scheda Tecnica Prodotto Scheda Tecnica Prodotto Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 2 di 15

1 Scopo Scopo della presente procedura è di descrivere il processo e la procedura di omologazione per la Clientela che, abbia sottoscritto con Poste Italiane un apposito contratto/accordo commerciale per la spedizione dei propri invii. Il processo di omologazione è facoltativo. Tuttavia nei casi in cui i clienti intendano stampare altro codice 2D Data Matrix per utilizzo interno ai propri processi produttivi o inserire tessere plastificate, supporti informatici (CD, DVD) o bustine termosaldate nel rispetto delle specifiche pubblicate sul sito www.poste.it; devono obbligatoriamente sottoporre i propri invii al Processo di Prodotto (OP). Lo scopo dell OP è di verificare, in via preventiva, il rispetto degli standard di prodotto definiti da Poste Italiane all interno delle Schede Tecniche dei prodotti relativi all offerta Posta 4 Pro. 2 Campo di applicazione La presente procedura si applica a tutti gli invii di Posta 4 Pro. In particolare, la Procedura di estesa alla linea di prodotto permette ai Clienti di attivare un unica richiesta di omologazione, all interno della quale possono essere compresi tutti quegli invii che, appartenendo alla stessa tipologia di prodotto, garantiscano: stesse caratteristiche di confezionamento previsto dalla specifiche tecniche (es.: busta, cartolina, etc.), stesso layout (posizionamento del blocco indirizzo, codici lineari/data matrix, logo affrancatura, diciture autorizzative, etc.) e stesse zone di rispetto, stesse dimensioni (lunghezza e altezza. Le dimensioni peso e spessore possono variare, in fase di postalizzazione, esclusivamente all interno dei valori minimi e massimi previsti per la tipologia di prodotto e del formato indicati nelle tabelle di riferimento all interno delle relative Schede Tecniche), stessa composizione dell indirizzo (stesso carattere di stampa fra quelli previsti nell apposita tabella riepilogativa nel paragrafo dedicato alle Specifiche Tipografiche all interno delle Schede Tecniche di Prodotto), stesso livello di qualità e correttezza delle informazioni contenute nel blocco indirizzo, stesso contenuto (cartaceo/tessere plastificate) Allestimenti e contenuti diversi da quelli previsti vanno concordati preventivamente con il Centro Prodotto Centrale (di seguito COP) 3 Piano di Il Cliente speditore di più tipologie e/o formati di invii/prodotto, al fine di razionalizzare le richieste di omologazione dei propri prodotti, può predisporre con il Centro Prodotto un Piano di. L elaborazione del Piano di prevede le seguenti fasi: 1) Individuazione delle linee di prodotto, attraverso: a. l analisi delle caratteristiche e dei requisiti dei singoli invii del Cliente, Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 3 di 15

b. l individuazione di tutte quegli invii, le cui caratteristiche, garantendo i requisiti dettagliati nel par. Lotto di produzione significativo, possono essere rappresentate da un layout tipo, c. definizione, per un insieme di invii omogenei fra loro, di un unica linea di prodotto. 2) Riepilogo di tutte le linee di prodotto, da sottoporre al processo di, in uno schema di dettaglio che, prevedendo una programmazione razionale della presentazione delle richieste di autorizzazione, ottimizza i tempi sulla base della pianificazione delle spedizioni dei prodotti. 4 Termini e definizioni Sigla PCL COP RO SMA MAAF PS P M Descrizione Poste, Comunicazione e Logistica Centro Prodotto Richiesta Senza Materiale Affrancatura Macchina Affrancatrice (o Affrancaposta) Prenotazione Spedizione Formato Piccolo Formato Medio 5 Procedura 5.1 Generalità Gli invii, oggetto della presente procedura, devono essere trattati con i sistemi di smistamento automatico di Poste Italiane. Il Processo di, al fine di verificare il rispetto degli standard dei prodotti, preventivamente alla loro postalizzazione, prevede un unica modalità di omologazione, a cura del Centro Prodotto Centrale: Procedura Ordinaria: o FACOLTATIVA: per gli invii senza codici 2D Data Matrix aggiuntivi anche ad uso esclusivo interno del cliente; o OBBLIGATORIA per tutti gli invii con codici 2D Data Matrix aggiuntivi ad uso esclusivo interno del cliente o se lo stesso intenda inserire tessere plastificate, supporti informatici (CD, DVD) o bustine termosaldate nel rispetto delle specifiche pubblicate sul sito www.poste.it; che prevede la verifica di conformità e meccanizzabilità del prodotto. A conclusione del processo il COP rilascia il codice di omologazione e l autorizzazione alla stampa del codice 2 D Data Matrix aggiuntivo. Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 4 di 15

5.2 Input ed Output del Processo INPUT DEL PROCESSO A CURA DEL CLIENTE Richiesta, al COP Centrale, da parte del Cliente, che, a seguito della sottoscrizione con PI dell apposito accordo commerciale, risulta in possesso di autorizzazione alla spedizione (SMA/MAAF/Conti di Credito) di: omologare la linea di prodotto; rinnovare l in scadenza; integrare un già rilasciata con l autorizzazione alla stampa del codice 2 D Data Matrix aggiuntivo. omologare nuovamente la linea di prodotto a seguito della revoca per non conformità OUTPUT DEL PROCESSO A CURA DEL COP STRUTTURA CENTRALE Comunicazione al Cliente/Commerciale/Centro Accettante/altre Strutture coinvolte (es. PSOnLIne, etc.): dell del servizio; dell Autorizzazione alla stampa del codice 2 D data Matrix aggiuntivo dell Assegnazione del Codice di ; immissione nel DB Grandi Clienti dell immagine della linea di prodotto omologata; dell esito negativo della verifica sull immagine ai fini dell della linea di prodotto e descrizione delle anomalie rilevate; dell esito negativo della verifica di meccanizzabilità su impianto della campionatura fisica e descrizione delle anomalie rilevate; del rinnovo dell e dell Autorizzazione alla stampa del codice 2 D Data Matrix aggiuntivo della revoca dell a seguito delle anomalie rilevate in fase di accettazione, lavorazione e recapito. Registrazione ed Archiviazione all interno di SAP: dell del Prodotto dell Autorizzazione alla stampa del codice 2 D Data Matrix aggiuntivo 5.3 Fasi del Processo di Il processo prevede le seguenti fasi: 1. ASSISTENZA AL CLIENTE PER LA PREPARAZIONE DELLA RICHIESTA DI OMOLOGAZIONE, A CURA DEL REFERENTE COMMERCIALE DI POSTE ITALIANE; 2. ELABORAZIONE ED INVIO DELLA RICHIESTA DI OMOLOGAZIONE AL COP STRUTTURA CENTRALE, A CURA DEL CLIENTE; 3. ANALISI DELLA RICHIESTA DI OMOLOGAZIONE E VERIFICA PRELIMINARE A CURA DEL COP STRUTTURA CENTRALE; 4. PREDISPOSIZIONE ED INVIO DELLA CAMPIONATURA FISICA, A CURA DEL CLIENTE; 5. EFFETTUAZIONE VERIFICA DI CONFORMITA E MECCANIZZABILITA, A CURA DEL COP STRUTTURA CENTRALE; 6. COMUNICAZIONE ESITO VERIFICA PRELIMINARE SU PDF/JPG A CURA DEL COP STRUTTURA CENTRALE; Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 5 di 15

7. COMUNICAZIONE ESITO VERIFICA DI CONFORMITA E MECCANIZZABILITÀ SUI CAMPIONI FISICI A CURA DEL COP STRUTTURA CENTRALE; 8. RILASCIO OMOLOGAZIONE E DEL RELATIVO CODICE DI OMOLOGAZIONE; 9. RILASCIO DELL AUTORIZZAZIONE ALLA STAMPA DEL CODICE 2 D DATA MATRIX AGGIUNTIVO 10. CONTROLLI POST OMOLOGAZIONE IN FASE DI ACCETTAZIONE/SMISTAMENTO, A CURA DELLE STRUTTURE TERRITORIALI DI POSTE ITALIANE; 11. VALIDAZIONE ESITO CONTROLLI E APPLICAZIONE EVENTUALI REVOCHE DELLE OMOLOGAZIONI, A CURA DEL RESPONSABILE COP STRUTTURA CENTRALE; 12. REGISTRAZIONE ED ARCHIVIAZIONE DELLE RICHIESTE DI OMOLOGAZIONE ALL INTERNO DEL DB IMMAGINI GRANDI CLIENTI, A CURA DEL COP STRUTTURA CENTRALE. Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 6 di 15

5.4 Procedura Ordinaria I clienti in possesso di autorizzazione alla postalizzazione del prodotto oggetto del contratto/accordo commerciale siglato con Poste Italiane, per attivare il Processo di, del Prodotto devono presentare al Centro Prodotto Centrale di Poste Italiane (vedi ALL.1): un modello di richiesta del Prodotto (Modello RO - ALL. 2); un'immagine del prodotto, tramite file in formato pdf o jpg, dell invio finito completo di indirizzo destinatario e mittente, logo prodotto, codice 2D Data Matrix aggiuntivo; dall immagine (file pdf o jpg) devono essere visibili, dettagliati e congruenti con il Mod. RO al quale è allegata la stessa immagine, i seguenti elementi: - dimensioni dell invio, - dimensioni delle zone di rispetto, - composizione complessiva dell invio, - posizionamento dei vari blocchi di informazioni presenti sulla busta (logo prodotto, logo, indirizzo destinatario, indirizzo mittente, zone di rispetto, codice 2D Data Matrix aggiuntivo), - confezionamento utilizzato; - posizione, composizione dell indirizzo destinatario e font utilizzati; - posizione, composizione dell indirizzo mittente e font utilizzati; l elenco dei Clienti Mittente, nel caso in cui il Cliente sia un mandatario con rappresentanza (consolidatore o capogruppo) che opera in nome e per conto di clienti mittenti; (solo successivamente alla richiesta da parte del COP) una campionatura fisica del prodotto da sottoporre ai test di laboratorio e di meccanizzabilità realizzata secondo le indicazioni contenute nel par. 5.6 (Lotto di produzione significativo). Effettuata la verifica preliminare sul Modello RO e sull immagine dell invio ricevuta, il COP Centrale ne comunicherà l esito entro 3 giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione. Nel caso in cui l esito delle verifiche fosse positivo verrà richiesta la campionatura fisica realizzata secondo le istruzioni contenute nel par. 5.6. In caso contrario, se l esito delle verifiche è negativo, il COP provvederà a comunicare al cliente/commerciale le modifiche da apportare sul prodotto/documentazione. Sulla campionatura ricevuta, il COP provvederà ad eseguire i test di laboratorio ed i test di meccanizzabilità. A conclusione del processo di analisi della campionatura, se l esito dei test eseguiti sul prodotto sarà positivo, cioè evidenzierà una percentuale di riconoscimento, rilevata con i sistemi automatici in dotazione a Poste Italiane degli indirizzi, pari o superiore al 95%, il COP Centrale rilascerà, entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento della campionatura fisica, l e il relativo codice di che saranno validi per un anno a decorrere dalla data di rilascio e che quindi dovranno essere rinnovati alla scadenza. Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 7 di 15

5.5 Adempimenti e responsabilità nel processo di Prodotto Referente Commerciale Illustra al cliente gli standard del Prodotto Posta 4 Pro e la procedura per l ottenimento dell : fornisce il modello di richiesta di (Modello RO ) fornisce assistenza al cliente nella predisposizione della Documentazione; invita il cliente a sottoporre il prodotto nuovamente al Processo di, a seguito revoca dell ; Responsabile del Centro Prodotto Centrale Acquisisce la Richiesta di del Prodotto presentato dal cliente (Modello RO - ALL. 2); Valuta la richiesta di omologazione e verifica la conformità agli standard di prodotto del layout dell invio (file pdf/jpg dell immagine del prodotto) e, se del caso, indica eventuali modifiche da apportare per la corretta predisposizione del prodotto o conferma il rispetto degli standard richiedendo al cliente di predisporre ed inviare la campionatura per i test di laboratorio e di meccanizzabilità entro 3 giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione; Gestisce la realizzazione dei test di laboratorio e di meccanizzabilità; Rilascia l omologazione e il relativo codice di, dandone comunicazione tramite e-mail al Cliente/Centro Accettante/ Commerciale entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione della campionatura fisica; Comunica, in caso di esito negativo della verifica, al Cliente/ Commerciale le anomalie rilevate, invitando il cliente a ripresentare la campionatura modificata secondo le indicazioni fornite; Inserisce nel DB Immagini Grandi Clienti l immagine del Prodotto Omologato; Revoca l omologazione del Prodotto omologato, a seguito di segnalazione e valutazione di anomalie riscontrate in fase di accettazione del prodotto comunicando il provvedimento al Cliente/Centro Accettante/ Commerciale; Rinnova l in scadenza; Rinnova, a seguito del riallineamento del prodotto alle specifiche tecniche, l revocata a seguito dei controlli in fase di accettazione e smistamento. Referente COT/Referente di Produzione/Referente struttura di Accettazione, Smistamento, Recapito Accertano, per i clienti che hanno omologato il prodotto, che il prodotto presentato/postalizzato/lavorato sulle linee di smistamento sia conforme a quello omologato e abbia le performance di meccanizzabilità attese; Segnalano al Responsabile del COP le non conformità rilevate in fase di accettazione, smistamento e recapito del prodotto con e-mail a infocat@posteitaliane.it. Cliente Elabora la grafica dell invio (layout invio) secondo le specifiche riportate nelle Schede Tecniche Prodotto, predispone il file (in formato pdf o jpg) dell immagine del prodotto da omologare; Compila e firma il Modello RO e lo invia con e-mail, allegando il file immagine del prodotto per la verifica preventiva del layout e la copia dell Accordo, con i relativi allegati, firmato sottoscritto con Poste Italiane per il servizio, al COP (Poste Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 8 di 15

Italiane - Centro Prodotto VIALE EUROPA 175-00144 ROMA RM - infocat@posteitaliane.it, Tel. 06 5958 4012 Fax 06 5958 8678 - Orario: Lunedì - Venerdì ore 9.00 15.00); Acquisita dal COP Centrale la conferma della conformità agli standard del layout del prodotto presentato (file in formato pdf o jpg), invia all indirizzo fornito dal COP, per la verifica di conformità e meccanizzabilità, la campionatura fisica realizzata secondo le indicazioni contenute nel par. 5.6 Lotto Produzione Significativo, accompagnata da una copia firmata del (Modello RO ), precedentemente presentato per attivare la procedura di omologazione; Acquisita l del prodotto, il Codice, procede alla stampa del prodotto (come campione omologato) stampando su tutti gli invii il codice 2D Data Matrix aggiuntivo e, in chiaro, il codice omologazione, inserendo, quest ultimo, anche nella distinta di accettazione che consegnerà per la postalizzazione; Inoltra, ai fini del Rinnovo dell in scadenza, il Modello RO allegando il file immagine del prodotto per la verifica del layout, al COP struttura centrale (Poste Italiane - Centro Prodotto VIALE EUROPA 175-00144 ROMA - infocat@posteitaliane.it, Tel. 06 5958 4012 Fax 06 5958 8678 - Orario: Lunedì - Venerdì ore 9.00 15.00). 5.6 Lotto di produzione significativo I campioni fisici, da inviare all indirizzo che il Centro Prodotto fornirà contestualmente alla comunicazione dei risultati della verifica preliminare, devono essere realizzati secondo le seguenti indicazioni: almeno 100 esemplari chiusi, gli invii campione dovranno simulare una spedizione reale. Dovranno pertanto essere realizzati, dalla linea di produzione e con l allestimento previsto dal Cliente per le spedizioni reali. In particolar modo nel caso di buste gli invii campioni dovranno essere chiusi su tutti i lati, gli invii dovranno avere il fronte (lato blocco indirizzo destinatario/logo affrancatura) esattamente corrispondente al layout definitivo previsto per gli invii reali in termini di dimensione, colore, zone di rispetto, blocco indirizzo mittente, blocco indirizzo destinatario, codice 2D Data Matrix aggiuntivo, logo prodotto, logo servizio, eventuale box non consegnato ; o eventuali tessere plastificate, supporti informatici (CD, DVD) o bustine termosaldate nel rispetto delle specifiche pubblicate sul sito www.poste.it il blocco indirizzo dovrà essere composto (in termini dei dati relativi alla via, CAP, località di destinazione) con gli indirizzi campione forniti dal COP; gli invii campione ed il loro contenuto dovranno avere esattamente le stesse caratteristiche fisiche (dimensioni, peso, spessore, grammatura carta, confezionamento) degli invii reali che saranno postalizzati, pur non riportando le stesse illustrazioni grafiche e i contenuti editoriali personalizzate, ad eccezione del fronte come indicato al punto c). Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 9 di 15

5.7 Rinnovo dell Il processo di Rinnovo dell omologazione è: o o FACOLTATIVO: per tutti gli invii senza codici 2D Data Matrix aggiuntivi ad uso esclusivo interno del cliente OBBLIGATORIA per tutti gli invii con codici 2D Data Matrix aggiuntivi ad uso esclusivo interno del cliente o se lo stesso intenda inserire tessere plastificate, supporti informatici (CD, DVD) o bustine termosaldate nel rispetto delle specifiche pubblicate sul sito www.poste.it Il cliente che intenda rinnovare, per la stessa linea di prodotto (vedi punti c. ed e. del paragrafo precedente), l omologazione in scadenza rilasciata, dovrà procedere al rinnovo entro la data della scadenza, presentando la seguente documentazione, almeno 15 giorni prima della scadenza: un modello di richiesta del Servizio (Modello RO POSTA 4) al COP Centrale, integrato con la dichiarazione che per le successive spedizioni linea di prodotto garantirà le stesse caratteristiche di quella precedentemente omologata (vedi punti c. ed e. precedente paragrafo); un'immagine del prodotto (file in formato pdf o jpg dell invio finito completo di indirizzo destinatario, loghi, codice 2D Data Matrix aggiuntivo per la verifica del rispetto degli standard di prodotto definiti da Poste Italiane. Dall immagine (file pdf o jpg) devono essere visibili, dettagliati e congruenti con il Modello RO al quale è allegata, i seguenti elementi: - dimensioni dell invio, - dimensioni delle zone di rispetto, - colore e composizione complessiva dell invio, - posizionamento dei vari blocchi di informazioni presenti sulla busta (logo prodotto, logo servizio, indirizzo destinatario, indirizzo mittente, eventuale box non consegnato, 2D Data Matrix aggiuntivo, - confezionamento utilizzato, - posizione, composizione dell indirizzo destinatario e font utilizzati - posizione, composizione dell indirizzo mittente e font utilizzati - elenco dei clienti mittenti per i quali eseguirà le postalizzazioni. Effettuata la verifica preliminare sul Mod. RO e sull immagine ricevuta, il COP Centrale ne comunicherà l esito entro 3 giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione. Nel caso in cui l esito delle verifiche fosse positivo, il COP Centrale rilascerà il rinnovo dell confermando il codice di e l autorizzazione alla stampa del codice 2D Data Matrix aggiuntivo che saranno validi per un ulteriore anno e che quindi dovranno essere rinnovati alla nuova data di scadenza. In caso contrario, se l esito delle verifiche è negativo, il COP provvederà a comunicare al cliente/commerciale le modifiche da apportare sul prodotto, e se del caso, verrà richiesta la campionatura fisica realizzata secondo le istruzioni contenute nel par. 5.6, sulla quale saranno eseguite le verifiche di meccanizzabilità. Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 10 di 15

6 diagramma di flusso 6.1 Procedura Attività N Resp. Descrizione Doc. rif. / moduli ESITO NEGATIVO ESITO NEGATIVO ESITO NEGATIVO 1. Assistenza alla preparazione della Richiesta di o di Rinnovo 2. Elaborazione e invio della Richiesta di o di Rinnovo + immagine pdf/jpg 3. Analisi della Richiesta di o di Rinnovo e dell immagine pdf/jpg e comunicazione esito verifiche preliminari ESITO POSITIVO 4. Richiesta campionatura fisica per verifica di conformità e meccanizzabilità 5. Predisposizione ed invio della campionatura fisica 6. Effettuazione test verifica conformità e meccanizzabilità sulla campionatura fisica ESITO POSITIVO 7. Rilascio Codice o Rinnovo 8. Registrazione ed archiviazione della Richiesta di o di Rinnovo 9. Esecuzione controlli post omologazione in fase di accettazione, lavorazione e recapito 10. Valutazione esito controlli post omologazione e applicazione eventuali revoche delle omologazioni 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Referent e Comm.le Cliente / Service/ Referent e Comm.le COP Centrale COP Centrale Cliente / Service/ Referent e Comm.le COP Centrale Respons abile COP Centrale COP Centrale Referent e COT/ Referent e Accettazi one/smis tamento/ Recapito Respons abile COP Centrale Assiste il cliente nella preparazione della Richiesta di o di Rinnovo da presentare al COP Centrale. Il Cliente/Service compila insieme al proprio referente comm.le il mod. RO ed elabora la grafica dell invio nel rispetto delle specifiche tecniche del Servizio. Invia quindi tutta la documentazione al COP Centrale. Esegue le verifiche preliminari sulla documentazione ricevuta dal Cliente / Referente Comm.le e ne comunica l esito. Se l esito delle verifiche preliminari è positivo richiede al Cliente / Referente Comm.le la campionatura fisica. Il Cliente/Service predispone con la collaborazione del proprio referente comm.le la campionatura fisica e la invia al COP Centrale. Effettua sulla campionatura fisica ricevuta i test di laboratorio e di meccanizzabilità. Se l esito dei test eseguiti è positivo, rilascia, entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento della campionatura fisica, l, il relativo Numero di Registra e archivia l omologazione rilasciata o il rinnovo. Esegue controlli post omologazione sul prodotto e ne comunica gli esiti al COP Centrale. Se l esito dei controlli eseguiti sul prodotto post omologazione è negativo verifica l applicazione di eventuali revoche dell omologazione. Mod. RO e Processo e Procedura Prodotto Posta 1 PRO Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 11 di 15

6.2 Matrice delle responsabilità Responsabile Attività Descrizione REFERENTE STRUTTURA COMMERCIALE CENTRO OMOLOGAZIONE PRODOTTO STRUTTURA CENTRALE REFERENTE COT/ REFERENTE STRUTTURA DI ACCETTAZIONE/ SMISTAMENTO/ RECAPITO ASSISTENZA ALLA PREPARAZIONE DELLA RICHIESTA DI OMOLOGAZIONE O DI RINNOVO ASSISTENZA ALLA COMPILAZIONE DEL MOD. RO ED ELABORAZIONE GRAFICA INVIO ASSISTENZA ALL ALLESTIMENTO DELLA CAMPIONATURA FISICA ASSISTENZA ALL ALLINEAMENTO DEL PRODOTTO POST OMOLOGAZIONE RISULTATO NON CONFORME ESECUZIONE TEST VERIFICA PRELIMINARE ESECUZIONE TEST DI LABORATORIO E DI MECCANIZZABILITA RILASCIO CODICE OMOLOGAZIONE, AUTORIZZAZIONE STAMPA CODICE 2D MATRIX AGGIUNTIVO REGISTRAZIONE E ARCHIVAZIONE DELL OMOLOGAZIONE O DEL RINNOVO APPLICAZIONE EVENTUALI REVOCHE SULL OMOLOGAZIONE RILASCIATA VERIFICHE SUL PRODOTTO POSTALIZZATO ESECUZIONE CONTROLLI POST OMOLOGAZIONE Assiste il cliente/service nella preparazione della richiesta di omologazione o di rinnovo da presentare al Centro Prodotto sulla base del di. Assiste il cliente/service nella compilazione del Mod. RO Posta 4 PRO da presentare al COP Centrale per l omologazione o il rinnovo del Servizio, inoltre definisce con il cliente la grafica dell invio nel rispetto delle specifiche tecniche di prodotto di Poste Italiane. Assiste il cliente/service che deve allestire la campionatura fisica per i test di laboratorio e di meccanizzabilità a seguito dell esito positivo delle verifiche preliminari sul modello RO e sull immagine pdf/jpg. Assiste il cliente/service nel riallineamento alle specifiche tecniche del prodotto omologato risultato non conforme a seguito dei controlli eseguiti post omologazione. Verifica la corretta compilazione del Mod. RO e che il layout/grafica del pdf/jpg esemplificativo del prodotto da postalizzare rispetti le specifiche tecniche di prodotto di Poste Italiane. A seguito delle verifiche preliminari esegue i test di laboratorio sulla campionatura fisica ricevuta dal cliente. A seguito del superamento dei test di laboratorio e di meccanizzabilità il responsabile rilascia il codice di omologazione, l autorizzazione alla stampa del codice 2D Matrix aggiuntivo. Registra e archivia in SAP l immagine del prodotto sottoposto a procedura di omologazione o di rinnovo. Valida l esito dei controlli effettuati sul prodotto omologato in fase di accettazione, lavorazione, recapito e se del caso il Responsabile COP applica la revoca dell omologazione. Provvede che il prodotto postalizzato dal cliente sia del tutto conforme a quello omologato mediante consultazione del portale VOP. Esegue controlli post omologazione sul prodotto e ne comunica gli esiti al COP Centrale. Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 12 di 15

CLIENTE/SERVIC E PREPARAZIONE DOCUMENTAZIONE PER L OMOLOGAZIONE O IL RINNOVO DEL PRODOTTO PREPARAZIONE CAMPIONATURA FISICA DEL PRODOTTO ACQUISIZIONE CODICE DI OMOLOGAZIONE Insieme al commerciale di Poste Italiane di riferimento prepara la documentazione da presentare al COP Centrale per l omologazione o il rinnovo. Predispone ed invia all indirizzo fornito dal COP la campionatura fisica, conforme al layout verificato dal COP, allegando copia del Mod. RO completo di data e firma. Conclusa la procedura di omologazione o di rinnovo e acquisito il codice di omologazione, provvede a riportare tale codice su tutti gli invii che postalizza nel corso della validità dell omologazione stessa. Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 13 di 15

7 ALLEGATI 7.1 preposta al rilascio Indirizzo Telefono POSTE ITALIANE S.p.A. SERVIZI POSTALI CENTRO OMOLOGAZIONE PRODOTTO VIALE EUROPA 175 00144 ROMA RM 06 5958 4012 dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle ore 15.00 Fax 06 5958 8678 E-mail infocat@posteitaliane.it Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 14 di 15

7.2 Modello Richiesta Posta 4 Pro Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 15 di 15