Educo Scarl Sede operativa: Via Roma 54 18038 Sanremo (IM) Italy -Tel. (39) 0184 506070 Fax 0184 509996 www acle.it - e-mail info@acle.it INFO CONTABILITA 2013 Carissima Camp Director, abbiamo preparato questo vademecum che riassume in breve tutti gli aspetti contabili e che speriamo potrà essere un valido aiuto per poter gestire il tuo Camp. Per ogni dubbio, difficoltà o per avere informazioni su come inserire i dati sul gestionale Gabriel, contatta il tuo ufficio di coordinamento, saremo felici di sostenerti! Educo Staff SOMMARIO Pagina 2 o Quote di iscrizione o Quote corso o Annullamento iscrizione camp o Lettera di Incarico o Convenzione con l Istituto o Contributi dal comune Pagina 3 o Contributi Istituti e Pulizie Pagina 4 o Pranzi staff e mensa o Fondo cassa Pagina 5 o Camp Budget o Chiusura contabile del camp o Calcolo e liquidazione compensi 1
QUOTE DI ISCRIZIONE 1. Ritira il modulo di iscrizione (anche per chi usufruisce della borsa di studio) e controlla che sia compilato e firmato in ogni sua parte 2. Ritira, insieme al modulo, la quota di iscrizione pari a 50 e rilascia la ricevuta dal blocchetto (n.1) 3. Registra periodicamente sul nostro gestionale Gabriel (https://gabriel.acle.it) i dati degli iscritti. 4. Entro le seguenti date, spedisci le schede raccolte ad Educo S.c.a.r.l. Via Roma 54 18038 Sanremo (IM) : entro il 31 marzo la prima tranche di schede raccolte entro il 30 giugno la seconda tranche a conclusione del tuo camp l ultima tranche QUOTE CORSO 1. Entro 1 mese prima dell inizio del camp raccogli da ogni partecipante la copia del bonifico a saldo della quota corso. 2. Controlla che siano presenti nella causale del bonifico Codice Camp Cognome Nome partecipante Città del Camp 3. Controlla che siano stati inseriti correttamente i dati del beneficiario: Intestazione beneficiario: Educo S.c.a.r.l Codice iban beneficiario: IT 34 M 05034 22700 000000020456 4. Rilascia alla famiglia la ricevuta dal blocchetto delle quote corso (n.2) 5. Aggiorna periodicamente i pagamenti su Gabriel (https://gabriel.acle.it ANNULLAMENTO ISCRIZIONE CAMP 1. La quota di iscrizione non è rimborsabile se non a fronte dell annullamento del Camp. 2. La quota corso è rimborsabile solo su presentazione di un certificato medico che attesti l impossibilità di partecipazione. 3. Non sono previsti sconti per eventuali giorni di assenza al camp per qualsiasi motivo. LETTERA DI INCARICO Camp Directors e Assistants dovranno compilare le lettere di incarico e firmarle in originale. Esse dovranno essere spedite ad Educo S.c.a.r.l. Via Roma 54 18038 Sanremo (IM). Sono indispensabili per procedere al saldo del compenso! Potrete scaricare le lettere d incarico direttamente da Gabriel. CONVENZIONE CON L ISTITUTO Se l Istituto Scolastico vuole stipulare una convenzione con Educo per il camp, i dati necessari sono: Denominazione Indirizzo sede legale Codice fiscale / Partita Iva Nome legale rappresentante, data e luogo di nascita, C.F. Periodo del camp Sede del camp Quote e sconti Nome del Camp Director Contributo Comunica i dati al tuo ufficio di coordinamento e successivamente potrai scaricare la convenzione da Gabriel. CONTRIBUTI DAL COMUNE Se il tuo comune ha concesso un contributo in denaro all Educo, richiedi copia della delibera\determina o fornisci i contatti del Responsabile del Progetto del Comune al tuo ufficio di coordinamento. 2
CONTRIBUTI ISTITUTI e PULIZIE Educo offre dei contributi per utilizzo locali e pulizie, che potranno essere versati con differenti modalità. Qui sotto riportiamo l ammontare dei contributi previsti. CITY CAMP ENGLISH CAMP HIGH SCHOOL CAMPUS 9,00 per partecipante pagante a settimana 6,50 per partecipante pagante a settimana 10,00 per partecipante pagante a settimana Si potranno verificare i seguenti casi: 1) I CONTRIBUTI VENGONO INTERAMENTE PERCEPITI DALL ISTITUTO SCOLASTICO I contributi saranno direttamente versati a fine camp dall Educo sul c\c dell Istituto. L Istituto dovrà fornire ricevuta di avvenuto incasso tramite l apposito modulo scaricabile da Gabriel. Richiedi le seguenti informazioni relative all ente e comunicale al tuo ufficio di coordinamento : Corretta denominazione ed indirizzo dell Ente Coordinate bancarie complete: Intestazione del conto e codice Iban I contributi versati all Istituto saranno da considerarsi al netto, in quanto non prevista tassazione. 2) I CONTRIBUTI VENGONO INTERAMENTE PERCEPITI DA ASSOCIAZIONI/CENTRI SPORTIVI I contributi saranno direttamente versati a fine camp dall Educo sul c\c dell Ente. L Ente dovrà fornire ricevuta di avvenuto incasso tramite l apposito modulo scaricabile da Gabriel. Richiedi le seguenti informazioni relative all ente e comunicale al tuo ufficio di coordinamento : Corretta denominazione ed indirizzo dell Ente Coordinate bancarie complete: Intestazione del conto e codice Iban I contributi versati a persone fisiche o Enti\Associazioni saranno da considerarsi al lordo delle tassazioni previste dalla legge. 3) I CONTRIBUTI VENGONO PERCEPITI DA SOGGETTI DIFFERENTI Se parte del contributo sarà versato a soggetti differenti ( parte all Istituto e parte a impresa di pulizie, personale Ata o persona fisica) necessiteremo dei seguenti dati: 1. Se parte del contributo sarà versato ad una impresa di pulizie richiedi i seguenti dati: Denominazione Indirizzo sede legale Codice fiscale / Partita Iva Coordinate bancarie compete: Intestazione del conto e codice Iban Contatta il tuo ufficio di coordinamento per trasmettere i dati. Richiedi l emissione della fattura Comunica i nostri dati per la corretta intestazione della fattura: Educo S.c.a.r.l. Via Lanzara 49 84083 2. Se parte del contributo sarà destinato al personale ATA o persona fisica richiedi i seguenti dati: Cognome e Nome Data e luogo di nascita Codice fiscale Indirizzo di residenza Coordinate bancarie compete: Intestazione del conto e codice Iban Contatta il tuo ufficio di coordinamento per trasmettere i dati. I contributi versati a persone fisiche o imprese saranno da considerarsi al lordo delle tassazioni previste dalla legge. 3
PRANZI STAFF E MENSA FONDO CASSA Educo mette a disposizione per ogni persona dello staff autorizzata una quota per il lunch, acqua, frutta da tenere al camp. La quota è pari ad 8 per persona al giorno. Raccogli le ricevute relative agli acquisti per i pranzi dello staff autorizzato da Educo. 1. Se al tuo Camp è previsto il pranzo al sacco, ricorda che sarebbe gradito che le famiglie ospitanti dei Tutors preparassero il pached lunch anche per loro. 2. Se al tuo Camp è previsto un servizio mensa interno alla scuola: Richiedi alla scuola l emissione della fattura per il totale dei pasti usufruiti dallo staff autorizzato Chiedi che sia specificato nel corpo della fattura il nome del camp Comunica i nostri dati per la corretta intestazione della fattura: Educo s.c.a.rl. Via Lanzara 49 84083 Richiedi come modalità di pagamento bonifico bancario 3. Se al tuo Camp è previsto un servizio mensa fornito da una impresa esterna alla scuola: Comunica al tuo ufficio di coordinamento i seguenti dati relativi alla ditta: o Denominazione o Indirizzo sede legale o Codice fiscale / Partita Iva Richiedi alla ditta l emissione della fattura per il totale dei pasti usufruiti dai partecipanti al camp e dallo staff autorizzato Chiedi che sia specificato nel corpo della fattura il nome del camp Comunica i nostri dati per la corretta intestazione della fattura: Educo s.c.a.rl. Via Lanzara 49 84083 Richiedi come modalità di pagamento bonifico bancario All inizio del camp avrai dei contanti a tua disposizione, il tuo fondo cassa. Esso sarà costituito da: Quote di iscrizione/membership fee: sono i 50,00 che ti hanno consegnato le famiglie al momento dell iscrizione al camp. Quote corso/course fee: sono le quote corso che ti hanno consegnato le famiglie invece di effettuare il bonifico oppure le integrazioni in caso di errati importi del bonifico. Fondo cassa ricevuto da Educo/Kitty: un integrazione tramite bonifico nel caso tu non disponga dei fondi necessari per le spese del camp. Quote mensa / Canteen: se hai deciso per un servizio di mensa esterna alla scuola, raccogli le quote dalle famiglie all inizio del camp e il totale raccolto farà parte del tuo fondo cassa. Durante il camp effettuerai delle spese per nostro conto, esse potranno essere: Cash Advance Tutors ( 100,00 da consegnare a ciascun tutor il venerdì al termine della settimana di camp) Wages Tutors (se richiesto ed autorizzati dal tuo ufficio di coordinamento) Biglietti per i Trasferimenti Tutors/Transfer (se richiesti ed autorizzati dal tuo ufficio di coordinamento) Rimborsi alle famiglie per errate quote versate o per restituzione (se autorizzati dal tuo ufficio di coordinamento). Schede telefoniche helpers ( 50,00 a settimana per ciascun helper autorizzato) Mensa staff autorizzato / canteen Danni / Damages (se autorizzati dal tuo ufficio di coordinamento) Accomodation Tutors/Flat (nel caso non siano ospiti delle famiglie)* Vitto per Tutors alloggiati in appartamenti (nel caso non siano ospiti delle famiglie)* *Nel caso i tutors alloggiassero in appartamenti o bed&breakfast, esiste un apposita tabella con gli importi a loro disposizione. Richiedila al tuo ufficio di coordinamento nel caso fosse necessario. Ricordati di conservare per ogni spesa effettuata gli scontrini, copia dei biglietti, ricevute (non strappati e/o pasticciati) o le fatture intestate ad Educo s.c.a.r.l. Via Lanzara 49 84083. 4
CAMP BUDGET Educo riconosce al tuo camp un Camp budget, che troverai calcolato in automatico in Gabriel. Il camp budget viene così determinato: CITY CAMP & HIGH SCHOOL CAMPUS ENGLISH CAMP per ogni partecipante frequentante 1 settimana 7,00 per ogni partecipante frequentante 2 settimane 10,00 per ogni partecipante frequentante 1 settimana 5,00 per ogni partecipante frequentante 2 settimane 8,00 Non sono concesse spese superiori al Camp Budget calcolato Nel caso tu sostenga delle spese che eccedono il tuo Camp Budget, senza previa autorizzazione dal tuo ufficio di coordinamento, la differenza verrà detratta dal compenso della Camp Director. Le spese previste del camp budget sono: Voce Benvenuto/Welcome Happy Hour Staff Materiale / Material Escursione / Excursion Spese postali & bancarie / Mail & bank Farmacia / Pharmacy Foto & Video / Photos & Videos Altro / Other Benzina / Petrol Ricarica telefonica / Recharge Phone Card Descrizione all arrivo dei tuoi tutors portali a bere un caffè offriamo a tutti voi dello staff un aperitivo se ti dovesse necessitare materiale extra se prevista per l invio della documentazione richiesta procurati disinfettante e cerotti fai una foto ricordo per ogni partecipante se ne avrai l opportunità potrai rimborsarti del carburante se ne avrai l opportunità potrai rimborsarti una ricarica Ricordati di conservare per ogni spesa effettuata gli scontrini o le ricevute (non strappati e/o pasticciati) o le fatture intestate ad Educo S.c.a.r.l. Via Lanzara 49 84083. CHIUSURA CONTABILE DEL CAMP Dovrai spedire alla sede dell Educo S.c.a.r.l. Via Roma 54 18038 Sanremo (IM) tutte le ricevute e i documenti. Nel pacco del materiale troverai una busta GLS, inserisci: Blocchetti delle ricevute Schede di iscrizione rimanenti Prima nota & relative ricevute / scontrini / fatture 1. Scarica la Prima Nota da Gabriel 2. Compila ogni voce in base alle ricevute in tue possesso. 3. Determina il contante residuo in tuo possesso e contatta il tuo ufficio di coordinamento per sapere come effettuare la restituzione. 4. Ti consigliamo di fartene una fotocopia per eventuali e successivi controlli Invia una e-mail a spedizioni@acle.it. Un incaricato verrà all indirizzo da te indicato per ritirarla. Se ti è avanzato del materiale didattico non utilizzato, prepara un pacco da inviare a ACLE Via Peirogallo 64 18038 Sanremo (IM). Il pacco verrà ritirato contestualmente alla busta dei documenti. CALCOLO E LIQUIDAZIONE COMPENSI 1. I compensi relativi allo staff saranno liquidati entro 30 giorni dalla ricezione della prima nota e/o al ricevimento degli eventuali contributi riconosciuti dai Comuni. 2. Le spese superiori al camp budget consentito saranno detratte dal compenso del Camp Director 3. Il compenso dell assistente verrà riconosciuto solo a chi effettivamente svolgerà questo ruolo. Non sarà possibile rimetterlo al Camp Director nel caso il ruolo dell assistente non fosse stato assegnato, in quanto l obiettivo è quello di garantire un numero adeguato di persone adulte al camp. 4. Si intende Assistente con esperienza quella persona che negli anni precedenti ha già ricoperto il ruolo di assistente. Se negli anni precedenti ha ricoperto il ruolo di helper non potrà essere considerato un assistente con esperienza. 5