VADEMECUM PER LE COMUNICAZIONI E NOTIFICAZIONI TELEMATICHE CIVILI A CURA DELLA CANCELLERIA

VADEMECUM PER LE COMUNICAZIONI E NOTIFICAZIONI TELEMATICHE CIVILI A CURA DELLA CANCELLERIA INDICE PAR. 1 scopo del vademecum.. pag. 1 PAR. 2 normativa di riferimento: l art. 16 del d.l. 179/2012 e le principali novità pag. 1 PAR. 3 come si attivano le comunicazioni on line pag. Par. 4. operazioni preliminari: gestione delle anagrafiche PAR 5 la collaborazione con gli avvocati Par. 6 gli adempimenti per l avvocatura: pec, smart card, PdA, e comunicazioni a ReGIndE Par. 7 cambiamento organizzazione dei servizi. proposte Par. 8 come funziona la comunicazione telematica di cancelleria Par 9 questioni interpretative e cambiamenti nella gestione del processo: soluzioni. PAR.10 link utili pag. Par. 1 SCOPO DEL VADEMECUM Il presente vademecum rappresenta un manuale di utilizzazione pratica per l attivazione e gestione delle comunicazioni e notificazioni telematiche civili da eseguirsi a cura della cancelleria. Senza avere la pretesa di essere esaustivo sul tema, si configura come una sorta di guida per l uso destinata agli Uffici Giudiziari (magistrati e personale dipendente), anche in considerazione della recente entrata in vigore del D.L. 179/2012, il quale all art 16 ha introdotto l obbligatorietà delle comunicazioni e notifiche on line eseguite dalla cancelleria. PAR. 2 NORMATIVA DI RIFERIMENTO: l art. 16 del decreto legge 179/2012 e le principali novità Le comunicazioni telematiche di cancelleria si inseriscono nell ambito della disciplina del processo telematico, caratterizzandosi forse come lo strumento di maggiore sviluppo dello stesso, dettagliate da normazione primaria e regolamentare che ha avuto un notevole sviluppo nel corso degli anni. Art. 16 D.L. 179/2012 i : comunicazioni e notifiche on line obbligatorie L art. 16 del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179 ha introdotto importanti novità in tema di comunicazioni e notificazioni di cancelleria, rendendo obbligatorie le stesse ove sia 1

rinvenuto l'indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario quale risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni. L obbligatorietà è comunque graduata come entrata in vigore, per gli uffici giudiziari, nel modo che segue: 1. A decorrere dall entrata in vigore del D.L. 179/2012, ovvero dal 20 ottobre 2012 solo per le comunicazioni e notificazioni civili in cui sono destinatari i soli difensori delle parti e solo per quegli uffici (tribunali e corti di appello) che a detta data hanno già ottenuto il valore legale delle comunicazioni telematiche ex art.. 51 D.L. 112/2008. 2. A decorrere dal sessantesimo giorno dopo l entrata in vigore della legge di conversione per le comunicazioni e notificazioni civili in cui sono destinatari i soli difensori delle part per tutti gli altri uffici di tribunale e di corte di appello che in precedenza non sono stati destinatari di autorizzazione ministeriali ai sensi dell art. D.L. 51/2008. 3. A decorrere dal trecentesimo giorno successivo alla data di entrata in vigore della legge di conversione per le comunicazioni e notificazioni civili in cui sono destinatari i soggetti diversi dai difensori (ctu, parti, ausiliari ecc.) eseguite dagli uffici delle corti di appello e dei tribunali. 4. Per tutti gli altri uffici giudiziari l attivazione delle comunicazioni e notifiche on line interviene con un apposito decreto ministeriale. Principali novità dell art. 16 del d.l. 179/2012: 1. La comunicazione e la notificazione telematica è fatta con allegato per intero il provvedimento da notificare (art. 16 comma 3), sia esso un provvedimento nativo digitale sia esso un provvedimento cartaceo. 2. La comunicazione e la notificazione è fatta in modo obbligatorio in modalità telematica ove esistente e trovato un indirizzo PEC del destinatario, tuttavia ove la stessa sia impossibile per causa non imputabile al destinatario (ad. es sistema non funzionante), si applicano gli artt. 136 e 137 cpc, quindi fax per le comunicazioni e Unep per notifiche (art. 16 comma 8). 3. La comunicazione diretta ad un destinatario che abbia l obbligo giuridico di munirsi di PEC e non vi abbia provveduto (ad es. avvocati, professionisti, imprese ecc.) è fatta mediante deposito in cancelleria, così come quando la mancata consegna dipende per cause imputabili al destinatario, quali ad es. non aver provveduto a svuotare la casella PEC (art. 16 comma 6). 4. Le cancellerie hanno il potere di notificare direttamente, senza ricorrere all Unep, quando per legge le notifiche sono poste a carico dell ufficio giudiziario (ad es. artt. 192, 418 e 420 c.p.c.). La relata in tal caso è rilasciata automaticamente dal sistema (art. 16 comma 4). 5. Abrogazione parziale dell art 51 D.L. 112/2012. 6. Mantenimento dell art 136 c.p.c. per ipotesi di impossibilità di notifica via PEC Normativa regolamentare del processo telematico L art. 16 del d.l. 179/2012 non ha modificato ovviamente l impianto regolamentare del processo telematico che ai sensi dell art. 4 della legge 193/2009 continua a disciplinare il flusso di comunicazioni e notificazioni via posta elettronica certificata. Quanto alle comunicazioni e notificazioni di cancelleria le norme che vengono in rilievo sono: 1) L art. 16 del d.m. 44/2011 ii 2) Gli artt. 17 e 18 delle specifiche tecniche del responsabile SIA del 18 luglio 2011 2

Par. 3. COME SI ATTIVANO LE COMUNICAZIONI ON LINE Soprattutto per gli uffici che debbono ancora partire è utile dare alcuni suggerimenti pratici e organizzativi che tengano conto delle maggiori esperienze sul territorio nazionale di processo civile telematico. Si può poi procedere alle seguenti fase operative, segnalando come il coordinamento tra le stesse sia di estrema importanza. Contattare il CISIA locale e con la collaborazione del loro personale procedere alla ricognizione delle dotazioni informatiche necessarie per l Ufficio Giudiziario (PC, scanner, postazioni di cancelleria a cui occorre kit firma digitale). Controllare molto bene anche la dotazione scanner per cancellerie non solo quella dei PC: ai sensi dell art 16 comma 3 del D.L. 179/2012 la comunicazione del provvedimento, anche del cartaceo, va fatta per intero. L inserimento del provvedimento per intero servirà poi comunque in sede di rilascio di copie dello stesso. Aavviare la richiesta sin da subito per il rilascio del kit di firma digitale (lettore e smart card). Le istruzioni per la richiesta di firma digitale si trovano al seguente link http://firmadigitale.giustizia.it/ (accessibile solo dall interno della rete giustizia, ricordandosi di inserire l indirizzo nelle eccezioni del browser e nel caso non si sia sotto ADN di inserire prima dell account il dominio UTENTI\ ) all interno del quale si trova il modulo per la richiesta di firma digitale nonché i contatti per del referente nazionale DGSIA per il rilascio delle firme. Maggiori dettagli sono indicati anche nel Portale dei Servizi Nazionali al seguente link http://pst.giustizia.it/pst/it/pst_26_1.wp?previouspage=pst_1_0&contentid=doc55 3. Si sottolinea come la procedura per il rilascio della firma digitale sia operazione burocratica che necessita di qualche tempo per il suo completamento. Una volta in possesso del PC idoneo e del kit di firma digitale si può procedere all istallazione dell applicativo consolle del giudice nelle PDL (postazioni di lavoro) dei magistrati aderenti alla sperimentazione. Il tutto sempre in accordo con il CISIA locale che deve seguire i ticket aperti all assistenza relativi alla predetta istallazione. L Ufficio potrà quindi procede alla programmazione della formazione del personale e dei magistrati sugli applicativi PCT Attenzione coordinare bene la programmazione della formazione con le operazioni dell assistenza tecnica per l istallazione degli applicativi per magistrati e degli applicativi pct dei cancellieri: assicurarsi che la formazione sia erogata a procedure di istallazione completamente conclusa, altrimenti si perdono ore preziose di formazione. Par. 4. OPERAZIONI PRELIMINARI: GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE Operazione fondamentale nelle comunicazioni telematiche, presupposto indefettibile della loro efficacia, è la c.d. pulizia delle tabelle anagrafiche dei difensori; si tratta di operazione da compiere in modo massiccio possibilmente - prima dell inizio delle comunicazioni telematiche e da proseguire per mantenerne l efficienza. 4.1) Di che si tratta Le tabelle anagrafiche compongono, con numerose altre tabelle, il SICID; raccolgono i nomi dei difensori che hanno almeno un incarico defensionale in un fascicolo dei SICID del distretto, con il relativo codice fiscale, oltre all indirizzo. Le 3

tabelle sono due, una per il SICID ed una per il SIECIC, anche se è imminente la riunificazione in unica tabella onde diminuire gli adempimenti e centralizzarne la cura. Le tabelle sono costruite a partire dai singoli fascicoli, raccogliendo i difensori come inseriti dagli uffici in ogni singolo fascicolo. 4.2) La sporcizia di queste tabelle deriva dal fatto che il codice fiscale del difensore sia stato inserito malamente, con errori di battitura, o magari incompleto o ancora inventato o addirittura omesso dagli uffici che inserivano il nominativo del difensore. A volte il c.f. è semplicemente mutato negli anni. Il dato errato viene dal fascicolo, quindi va corretta tanto la tabella che il fascicolo. Man mano che, dal 2008 quando è entrata in vigore la norma sulle comunicazioni telematiche, le anagrafiche sono divenute importanti, sono aumentate le misure a tutela della loro pulizia, anche con modifiche degli applicativi, tese ad impedire la omissione del codice fiscale, al suo controllo di congruità, ovvero ancora ad evitare che ad un medesimo codice fiscale corrispondessero due diverso nomi di avvocati (ad esempio Rossi Galante Giancarlo poteva essere Rossigalante Giancarlo, ovvero Rossi Galante Gian Carlo ecc., con il medesimo codice fiscale e la duplicazione interferisce con il corretto funzionamento). Queste misure hanno ridotto la sporcizia, ma non hanno eliminato i dati errati in precedenza scritti, di qui la necessità della c.d. bonifica, specie per i fascicoli più vecchi. 4.3) Nell invio di comunicazioni/notificazioni di Cancelleria, le tabelle anagrafiche sono fondamentali perché il codice fiscale è la chiave che permette di recuperare dal REGINDE l indirizzo cui inviare la comunicazione/notificazione stessa. In pratica nel fascicolo è scritto un avvocato, identificato nella anagrafica e i dati della anagrafica permettono di conoscere in automatico la casella cui inviare la PEC. Buona parte dei mancati invii/ricezioni sono dovuti a queste tipologie di errori, che non possono certo farsi risalire a colpa dei difensori, per cui non si può supplire con deposito in Cancelleria (cfr. art. 16 dl 179/2012). E dunque necessario predisporre una operazione di bonifica da farsi su Sicid e Siecic, per pulire i dati più vecchi, prima dell inizio delle comunicazioni telematiche, possibilmente, ma i tempi sono molto stretti secondo il dl 179/2012, per cui la bonifica dovrà proseguire poi sino ad aver raggiunto un buon livello di pulizia e da effettuarsi poi periodicamente perché gli errori, i mutamenti, i falsi inserimento avvengono correntemente. Esistono procedure informatiche per recuperare parte dei dati incongrui, che poi vanno corretti manualmente. Occorre pertanto creare una struttura, preferibilmente a livello di Corte d Appello, che si occupi della pulizia delle anagrafiche 4.4) Il deterioramento corrente Viene anche dall utilizzo di procedure telematiche, quando l avvocato nell inviare gli atti con allegate le informazioni in formato XML erri a scrivere il proprio codice fiscale. Anche la iscrizione a ruolo c.d. con codici a barre e il telematico, nella quale i dati vengono inseriti mediante dei codici stampati dagli avvocati è una possibile fonte residua di inquinamento delle anagrafiche: errori di battitura presso gli avvocati o di stampa dei codici consentono l inserimento nel sistema di codici fiscali errati. Per questo la operazione di bonifica va continuamente ripresa. 4.5) La organizzazione prevalentemente adottata è quella di disabilitare a livello distrettuale tutti gli uffici a inserire i nomi dei difensori. L inserimento sarà fatto da un unico ufficio centralizzato a livello di Corte d Appello, preferibilmente quello deputato alla pulizia anagrafiche; il difensore che non sia già presente nelle tabelle dovrà dunque per prima cosa farsi registrare da questo ufficio distrettuale e successivamente l ufficio periferico potrà scegliere, con apposito menù a tendina, il nome del difensore da 4

associare alla parte nel singolo fascicolo, prendendolo dall elenco pulito creato a livello distrettuale, cioè dalle tabelle anagrafiche distrettuali. Occorre ovviamente una intesa fra tutti gli uffici del distretto, il protocollo attualmente in vigore a Milano circa inserimento dei difensori e modalità di tenuta dell anagrafica. Ciò deve valere tanto per Sicid che per Siecic, fino a che non saranno unificate le anagrafiche dei due registri. Par. 5. LA COLLABORAZIONE CON GLI AVVOCATI Un serio decollo delle notifiche telematiche impone una fortissima sinergia tra avvocatura e uffici giudiziari per svolgere una quotidiana attività di riscontro dei problemi, monitoraggio di risultati e criticità, rapporti con i CISIA ed il Ministero. Il Processo Telematico e anche le comunicazioni on line innescano meccanismi di innovazione nei processi organizzativi del lavoro del giudice e soprattutto dei servizi di cancelleria, che implicano un continuo contatto tra giudici, magistrati e avvocati al fine di coordinare bene le varie componenti coinvolte nel telematico, e per riuscire ad assicurare che certe scelte di tipo interpretativo e organizzativo siano effettivamente applicate. Da qui alcune stringenti necessità nella conduzione pratica dell attivazione dei servizi telematici: a. Adottare il più possibile soluzioni interpretative uniformi da parte dei giudici in ordine all applicazione della normativa telematica (ad es. sulla data di perfezione delle comunicazioni telematiche, sul modo di controllare il perfezionamento delle stesse ecc.). b. Ragionare sulle soluzioni interpretative e organizzative il più possibile unitamente a cancellieri e avvocati. c. Diramare gli ordini di servizio del Tribunale sul processo telematico anche al Consiglio dell Ordine perché li porti a conoscenza dei propri iscritti. ATTENZIONE: L aspetto della necessità di offrire all utenza (avvocati) informazioni chiare, univoche non può essere assolutamente trascurato: le stesse informazioni devono essere diramante da Tribunale e Consiglio dell Ordine. Un avvocatura male informata riverserà ogni tipo di richiesta sulle modalità organizzative e di azione in PCT sulla cancelleria, che è il vero front office per gli avvocati. Un avvocatura male informata rischia di utilizzare gli strumenti PCT in modo non adeguato riversando sull ufficio notevoli problematiche (ad es. inviando atti telematici non in modo corretto ecc. ) E importante anche costituire commissioni miste o staff per il processo telematico, ovvero laboratori di lavoro composti da magistrati, cancellieri dell ufficio e da avvocati che si ritrovano al fine di ragionare in modo specifico sulle soluzioni interpretative e sulle modalità organizzative di erogazione dei servizi telematici. Le soluzioni scelte poi dovrebbero essere rappresentate al Capo dell Ufficio, alla Dirigenza Amministrativa e al Presidente del Consiglio dell Ordine. I componenti di tali commissioni possono anche coadiuvare Presidente e Dirigenza nella stesura di note e ordini di servizio sull applicazione del processo telematico. La commissione mista o lo staff recepiscono poi le segnalazioni di disfunzioni. E possono coordinano le attività di erogazione di formazione. Par. 6 GLI ADEMPIMENTI PER L AVVOCATURA: PEC, SMART CARD, PDA E COMUNICAZIONI A REGINDE 5

La normativa attuale con l art 4 del d.l. 193/2009 e le regole tecniche del d.m. 44/2012 hanno distinto il flusso di comunicazione e notificazione che viaggia unicamente sul canale PEC dalle modalità di consultazione e di erogazione di altri servizi (pagamento telematico, eventuale redattore ecc) che sono invece fornite dai Punti di Accesso. Sarà importante che il locale consiglio dell ordine degli avvocati diffonda e distribuisca il più possibile ai propri iscritti la PEC, in quanto il completamento del possesso di indirizzo di posta elettronica certificata a quanti più avvocati possibili determina la maggiore funzionalità del sistema delle comunicazioni on line. L ordine poi dovrebbe fornire supporto per controllare le PEC in scadenza dei singoli iscritti o eventuali anomalie nei singoli indirizzi di posta elettronica, ciò in collaborazione anche con il Cisia locale il quale può segnalare all ordine gli errori di invio delle comunicazioni ai singoli soggetti o i casi di mancata consegna per caselle PEC con dei problemi. Anche se il sistema di comunicazioni telematiche di cancelleria utilizza in modo esclusivo la PEC, e anche se è certamente funzionalità utilissima per avvicinare gli avvocati alla gestione telematica del processo, tuttavia è importantissimo che si diffonda tra l avvocatura anche l utilizzazione del Punto di accesso e del Portale dei Servizi Telematici Nazionali. La possibilità anche di semplice consultazione offre utilità maggiori rispetto alla mera recezione della comunicazione telematica, potendo l avvocato e l utente esterno visionare per intero il fascicolo telematico, comprensivo dello storico e degli eventuali atti e provvedimenti depositati in modalità telematica, evitando in tal modo il riversarsi dell avvocatura sulle cancellerie Il Punto di Accesso può offrire servizi ulteriori quali: sistemi collegati di redazioni dei atti controlli di gestione dei messaggi PEC servizi di pagamento automatico assistenza ai propri iscritti IL REGINDE Registro Generale Indirizzi Elettronici, previsto da art. 7 dm 44/2011 gestito dal Ministero della giustizia, contiene i dati identificativi e l indirizzo di posta elettronica certificata degli avvocati, per cui è il fulcro delle comunicazioni/notificazioni volute dal dl 179/2012. Al momento dell invio di biglietti di Cancelleria o di notifiche viene effettuata una chiamata al Reginde onde reperire l indirizzo cui recapitare il messaggio. Errori nel contenuto del Reginde o nel collegamento a questo genereranno quindi mancate ricezioni, mancati invii; la indisponibilità del servizio del REGINDE, gestito dal Ministero, renderà impossibili le comunicazioni/notificazioni. E accessibile per la consultazione da parte degli avvocati nei modi previsti dall atto normativo ex art. 34 dm 44/2011, che all art. 7 prevede che gli avvocati vi accedano tramite il proprio punto di accesso o tramite il Portale dei Servizi Telematici (area riservata), su connessioni sicure (SSL v3), attraverso un apposito web service, ciò sarà utile sia per verificare la correttezza della propria casella iscritta nel REGINDE, che eventualmente per reperire gli indirizzi per comunicazioni alle controparti (si ricorda che le regole tecniche, dm 44/2011, prevedono che le memorie depositate vengano inviate via pec alla controparte, il cui indirizzo sarà così accessibile, oltre che per dover essere menzionato negli atti ex art. 125 cpc). La istituzione di un indirizzo PEC da parte del difensore e la comunicazione al COA è un obbligo nascente dall art. 16 comma 7 del d.l. 185/2008 convertito nella legge 2/2009. Il REGINDE si alimenta, quanto agli avvocati, tramite gli elenchi di questi indirizzi che devono essere trasmessi da COA nei modi previsti dall art. 8 del citato atto normativo; è 6

oggi prevista la possibilità di commissariamento dei COA che non provvedano a questo adempimento. E molto complessa la verifica delle operazioni di immissione e trasmissione dei dati e degli eventuali errori riscontrati, per cui accade che le caselle risultino mal scritte nel REGINDE, con impossibilità che ne consegue, di invio e ricezione corretta dei messaggi. Non vengono infatti segnalati in chiaro i soli errori riscontrati, ma questi errori sono annegati in un lungo file di verifiche positive effettuate, nelle quali trovare gli errori è molto complesso. E previsto un messaggio di cortesia che attesti l avvenuta iscrizione o modifica dell indirizzo, ma questo spesso non viene inviato. Le modifiche degli indirizzi del REGINDE hanno delle finestre temporali : in forza dell art. 20 del d.m. 44/2011 possono avvenire dall 1 al 31 gennaio e dall 1 al 31 luglio di ogni anno, tuttavia è dato di esperienza che avvengano anche in altro periodo, diversamente risulterebbero impossibili le comunicazioni nel periodo fra la modifica della casella e la prima finestra disponibile. E possibile che l atteggiamento muti a seconda del COA, che è onerato della comunicazione, poiché si tratta di norma posta a tutela del COA e della sua attività, onde non onerarlo di continue modifiche durante l anno, per cui la norma viene normalmente intesa che in quelle finestre temporali il COA è obbligato a comunicare le intervenute modifiche e gli aggiornamenti, il che non toglie che possa farlo anche fuori da esse, se ritiene di farlo. In definitiva occorre molta cura nella tenuta e comunicazione degli indirizzi nel REGINDE, e, per i singoli avvocati, c è l opportunità di verificare che il dato del proprio indirizzo sia correttamente inserito nel REGINDE, con allarme se i biglietti di Cancelleria non sono visibili per un certo tempo. Par. 7 CAMBIAMENTO ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI. PROPROSTE. Il processo telematico e le comunicazioni on line, soprattutto, sono certamente occasione per rinnovare la gestione dei servizi di cancelleria (unificando certi servizi), inoltre non devono essere sottovalutate alcune necessità organizzative che la telematizzazione delle procedure processuali, anche con il solo riferimento alle comunicazioni e alle notifiche on line comporta. Di seguito alcuni suggerimenti. A. Costituzioni di sportelli PCT per l utenza. Le comunicazioni telematiche impongono una gestione dell utenza in modo differenziato rispetto al cartaceo ed è perciò assolutamente consigliabile aprire degli sportelli PCT all utenza avvocati nei quali erogare vari servizi di cancelleria. Gli sportelli devono essere una sorta di front office rispetto alle restanti cancellerie, onde consentire lo sgravio di certe attività alle stesse. Sarebbe opportuno istituire lo sportello PCT vicino al luogo nel quale si concentra maggiormente l utenza (iscrizione al ruolo, ufficio copie ecc.) ed affiancarlo ad un punto informativo per gli avvocati gestito dal locale consiglio dell ordine, in modo che la contiguità fisica possa facilitare anche quella informativa. Nello sportello PCT sia potrà provvedere: a rilasciare le informazioni all utenza sulle modalità di erogazione dei servizi telematici: quali i servizi telematici attivi presso il tribunale, per gli avvocati dove rivolgersi per iscriversi al PdA ed avere consolle dell avvocato, a gestire il rilascio della copia destinata all avvocato non munito di PEC. L art 16 comma 6 del D.L. 179/2012 prevede che per l avvocato non munito di PEC la comunicazione sia fatta con il deposito in 7

cancelleria del provvedimento. Ovviamente tale avvocato verrà in ufficio a ritirare la copia del provvedimento. E utile concentrare in un unico luogo le copie per il ritiro. Il sistema dei registri prevede del resto per le cancelleria in automatico la possibilità di stampa della copia del provvedimento nel caso di mancato rinvenimento dell indirizzo telematico (PEC) dell avvocato. rilasciare informazione sulle modalità di consultazione del Portale Nazionale dei Servizi Telematici (magari mediante volantini o semplice indicazione del servizio fornendo l indirizzo del sito). Informare l utenza (ivi compresi i cittadini e ctu) anche della semplice possibilità di consultare i registri e quindi lo stato della causa in forma anonima o integrale se in possesso di smart card è comunque utile al fine di eliminare gli accessi in cancelleria (specie per la volontaria giurisdizione) e consente di offrire un servizio di qualità al cittadino B. Individuare figure di controllo tra i magistrati che sollecitino i colleghi al deposito di atti nativi digitali con consolle e figure di controllo tra il personale dipendente che monitorino sull accettazione telematica dei provvedimenti dei magistrati. Valore aggiunto del processo telematico è infatti la possibilità per gli avvocati non solo di ricevere le comunicazioni in modalità telematica e di inviare telematicamente gli atti ma anche quella di accedere ai fascicoli in modalità telematica e consultarne il contenuto attraverso la lettura dello "storico". Per questo è estremamente importante popolare i registri, e di conseguenza i vari fascicoli telematici, con i provvedimenti formati in modalità telematica. Specialmente nelle fasi iniziali è quindi fondamentale fare un regolare (anche giornaliero) screening dell andamento dei depositi e dell accettazione delle buste telematiche da parte del personale dipendente, per individuare le posizioni deboli (magistrati che depositano poco o cancellieri che non accettano le buste telematiche), verificare le cause e trovare soluzioni immediate (formazione, appoggio, ecc.) C. Dare disposizioni utili alla cancelleria con circolari e vademecum possibilmente concordati nell ambito di staff o commissioni miste. Per il loro contenuto si suggerisce quanto segue circa gli incombenti per il personale dipendente, considerato che le comunicazioni on line per potere funzionare necessitano di una corretta gestione degli scarichi degli eventi e degli inserimenti dei provvedimenti da mandare in comunicazione: scaricare tutti gli eventi in modo corretto seguendo il più possibile il provvedimento e gli eventi proposti dal sistema; effettuare gli scarichi in modo corretto seguendo il più possibile il provvedimento e gli eventi proposti dal sistema passando da processo telematico come insegnato nel corso della formazione; controfirmare telematicamente gli atti depositati dal magistrato con Consolle (ordinanze - decreti - sentenze); curare le comunicazioni telematiche nella duplice modalità di acquisizione in scannerizzazione del provvedimento del giudice e di inserimento del provvedimento creato telematicamente dal Giudice; controllare, per i casi di scansione del provvedimento del magistrato, che la risoluzione dello scanner sia idonea a permettere l'acquisizione di file pesanti; curare le comunicazioni telematiche allegando il provvedimento per intero del Magistrato; 8

controllare lo "stato dei messaggi inviati" perché nel caso di "invio fallito" o di errore del sistema può decidersi di procedere ad un nuovo invio della comunicazione ( si veda sotto). Par. 8 COME FUNZIONA LA COMUNICAZIONE TELEMATICA DI CANCELLERIA Il cancelliere deve provvedere alla comunicazione del provvedimento del giudice per intero (art. 16 comma e del d.l. 179/2012) e ciò può fare in due modi: a) se il provvedimento da comunicare è nativo digitale procedere all invio secondo le modalità apprese in sede di formazione. b) se il provvedimento da comunicare è invece in cartaceo provvedere alla scansione di tutto lo stesso e procedere al preventivo inserimento nei sistemi associandolo al fascicolo telematico e alla sua immediata comunicazione. Importante in tal caso dare istruzioni ai magistrati, ove non utenti di consolle, di redigere i provvedimenti comunque al PC e sempre in fogli separati e mai in calce al provvedimento stesso. Inoltre è importante tenere presente quanto segue. Controllare l esito della comunicazione. Nel caso di mancata consegna non dipendente dal destinatario possono essere date disposizioni varie da parte degli uffici (ripetere la comunicazione, passare al fax come consentito dall art 16 comma 8 del D.L. 179/2012) Per ogni comunicazione, divisa per destinatario, può essere stampata la ricevuta telematica, nella quale è dettagliato l esito della comunicazione (si veda più sotto). Valutare specie nella prima fase di diffusione del telematico (ove alcuni magistrati non saranno formati ancora con console e anche in considerazione del numero di fascicoli a gestione cartacea o mista) di dare disposizioni al personale in ordine alla effettuazione di tale stampa ai fini del controllo dell esito della comunicazione. Utile informazione orientativa sul concreto funzionamento delle comunicazioni telematiche ex art. 51 D.L. 118/2008, e quindi rapportabili anche al nuovo art. 16 D.L. 179/2012 è offerta sul Portale Nazionale dei Servizi telematici del Ministero della giustizia nella sezione documenti alla relativa scheda illustrativa http://pst.giustizia.it/pst/it/pst_26_1.wp?previouspage=pst_26&contentid=doc463 Par. 9. QUESTIONI INTERPRETATIVE E CAMBIAMENTI NELLA GESTIONE DEL PROCESSO: SOLUZIONI. Sia la difficoltà di lettura di norme che sono il necessario portato di scelte tecniche sia l evidente necessità di un cambiamento culturale tra gli operatori del processo implica l evidente sorgere di alcune questioni giuridiche, interpretative o anche semplicemente di gestione dell attività processuale da parte del giudice che dovranno essere affrontate negli Uffici, possibilmente, come già segnalato, con la costituzione di commissioni miste che producano dei protocolli sulle prassi applicative. Perfezionamento della comunicazione di cancelleria on line: Tale momento è definito all art 16 commi 2 delle regole tecniche del D.M. 44/2011 ove è espressamente collegato al momento in cui il gestore di posta elettronica del destinatario rilascia la ricevuta di consegna (RdAC). Ciò per qualsiasi tipo di destinatario (avvocato, ctu, parte personalmente ecc.) Tuttavia quanto a perfezione delle comunicazioni nel momento in cui le stesse sono gestite con modalità telematiche occorre tenere presente le seguenti ipotesi: 9

a) Non viene rinvenuto l indirizzo telematico del destinatario e questi è un soggetto che per legge deve dotarsi di indirizzo PEC, ai sensi dell art 16 comma 6 D.L. 179/2012, la comunicazione è fatta con il deposito del provvedimento in cancelleria. Ciò significa che la data del deposito è la data di perfezionamento della comunicazione da cui decorreranno i vari termini indipendentemente da quando viene ritirata la copia in cancelleria (norma a cui gli avvocati non muniti di PEC dovranno fare molta attenzione). b) Viene individuato l indirizzo PEC da parte dei sistemi ma la mancata consegna dipende da cause imputabili a destinatario (ad es. casella PEC piena) l art 16 comma 6 del D.L. 179/2012 prevede che anche in questo caso la comunicazione è perfezionata con il deposito in cancelleria del provvedimento. Come si controlla l esito della comunicazione Per il giudice, come per gli avvocati, nella dinamica del processo è di fondamentale importanza verificare non solo che la comunicazione sia stata fatta, ma anche l esito della stessa e la data di perfezionamento, considerando che da tale comunicazione scattano termini perentori per reclamo e deposito memorie. Tale controllo può avvenire allo stato con le modalità che seguono 1) Controllo dai sistemi di cancelleria, avviene con le seguenti operazioni: Aperto il fascicolo con il numero di ruolo si entra nella sezione dettagli Aperta la sezione dettagli si accede alla funzione atti, la quale apre un cruscotto di controllo con tutti i provvedimenti e gli associati biglietti di cancelleria che in quel fascicolo sono stati processati Da SICID - slide 1 Si inserisce il flag sul biglietto di cancelleria che deve essere controllato e vengono evidenziati in apposita sezione sottostante gli esiti completi di tale comunicazione, peraltro distinti per destinatario e con associate tutte le informazioni necessarie: ruolo del destinatario (avvocati, ctu, parte ecc) tipologia notifica (telematica, non telematica), stato della comunicazione (ottenuta RdAC o mancata consegna), data perfezionamento 10

Da SICID - slide 2 Evidenziando poi la stringa del biglietto di cancelleria che interessa per ogni singolo destinatario vi è la possibilità di procedere ad una stampa che sortirà innanzi tutto un file pdf. denominato ricevuta telematica, il quale potrà anche essere stampato e inserito nel fascicolo cartaceo Da SICID - slide 3 Nella stampa è contenuto, oltre a tutte le altre informazioni di cui sopra, anche la descrizione del cd. hash del messaggio (stringa univoca che contiene gli estremi di identificazione del messaggio e del suo contenuto) Controllo con consolle del giudice. 11

Aperto il fascicolo telematico si evidenzia il provvedimento del quale interessa il controllo della comunicazione. Si clicca sul tasto destro del mouse e si apre un cruscotto di controllo dell esito delle comunicazioni Da CONSOLLE DEL MAGISTRATO slide 4 Il cruscotto è simile in forma abbreviata a quello della cancelleria, ed evidenzia per ogni destinatario l esito della comunicazione: ruolo del destinatario (avvocato, ctu, parte ecc) tipologia notifica (telematica non telematica) stato della comunicazione (ottenuta RdAC o mancata consegna) data perfezionamento 2) Controllo con stampa cartacea: Possono essere date disposizioni al personale, soprattutto nel primo periodo di diffusione del telematico e in considerazione della gestione cartacea dei fascicoli, di eseguire le stampe della ricevuta telematica sopra descritta Da CONSOLLE DEL MAGISTRATO slide 5 12

ATTENZIONE: allo stato non risulta che l avvocato telematico iscritto ad un PdA e utente di un redattore come consolle avvocato possa leggere lo stesso cruscotto che vedono i cancellieri nei sistemi o il giudice con consolle del giudice. Seppur sarebbe importante che gli avvocati abbiano tale visione per eliminare accessi in cancelleria, e in vista della totale telematizzazione dei fascicoli per eliminare eccezioni in udienza la differenza rispetto al cartaceo comunque non esiste: se vi è contestazione in udienza il giudice provvede a controllare la data di comunicazione con consolle o attraverso la stampa della ricevuta telematica fatta dalla cancelleria. L avvocato può controllare in cancelleria chiedendo notizie o visionando nel fascicolo cartaceo la stampa della ricevuta telematica fatta dalla cancelleria Par. 10 link utili Di seguito link ai maggiori siti di interesse dove è possibile trovare informazioni e documentazione sul PCT http://www.processotelematico.giustizia.it/pdapublic/ (specialmente in area documentazione si trova tutta la normativa applicabile e delle utili schede di illustrazione http://pst.giustizia.it/pst/ http://www.digitpa.gov.it (informazioni utili su vari aspetto del digitale: documento informatico firma digitale ecc.) i Art. 16 - Biglietti di cancelleria, comunicazioni e notificazioni per via telematica 1. All'articolo 136, primo comma, del codice di procedura civile, le parole: «in carta non bollata» sono soppresse. 2. All'articolo 149-bis, secondo comma, del codice di procedura civile, dopo le parole: «pubblici elenchi» sono inserite le seguenti: «o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni». 3. All'articolo 45 delle disposizioni per l'attuazione del codice di procedura civile e disposizioni transitorie sono apportate le seguenti modificazioni: a) al primo comma sono premesse le seguenti parole: «Quando viene redatto su supporto cartaceo»; b) al secondo comma le parole «Esse contengono» sono sostituite dalle seguenti: «Il biglietto contiene»; c) al secondo comma le parole «ed il nome delle parti» sono sostituite dalle seguenti: «il nome delle parti ed il testo integrale del provvedimento comunicato»; d) dopo il terzo comma e' aggiunto il seguente: «Quando viene trasmesso a mezzo posta elettronica certificata il biglietto di cancelleria e' costituito dal messaggio di posta elettronica certificata, formato ed inviato nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.». 4. Nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni, secondo la normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Allo stesso modo si procede per le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale. La relazione di notificazione e' redatta in forma automatica dai sistemi informatici in dotazione alla cancelleria. 5. La notificazione o comunicazione che contiene dati sensibili e' effettuata solo per estratto con contestuale messa a disposizione, sul sito internet individuato dall'amministrazione, dell'atto integrale cui il destinatario accede mediante gli strumenti di cui all'articolo 64 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. 6. Le notificazioni e comunicazioni ai soggetti per i quali la legge prevede l'obbligo di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, che non hanno provveduto ad istituire o comunicare il predetto indirizzo, sono eseguite esclusivamente mediante deposito in cancelleria. Le stesse modalita' si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario. 7. Nei procedimenti civili nei quali sta in giudizio personalmente la parte il cui indirizzo di posta elettronica certificata non risulta da pubblici elenchi, la stessa puo' indicare l'indirizzo di posta elettronica certificata al quale vuole ricevere le comunicazioni e notificazioni relative al procedimento. In tale caso le comunicazioni e notificazioni a cura della cancelleria, si effettuano ai sensi del comma 4 e si applicano i commi 6 e 8. Tutte le comunicazioni e le notificazioni alle pubbliche amministrazioni che stanno in giudizio avvalendosi direttamente di propri dipendenti sono effettuate esclusivamente agli indirizzi di posta elettronica comunicati a norma del comma 12. 8. Quando non e' possibile procedere ai sensi del comma 4 per causa non imputabile al destinatario, nei procedimenti civili si applicano l'articolo 136, terzo comma, e gli articoli 137 e seguenti del codice di procedura civile e, nei procedimenti penali, si applicano gli articoli 148 e seguenti del codice di procedura penale. 9. Le disposizioni dei commi da 4 a 8 acquistano efficacia: a) a decorrere dalla data di entrata in vigore del presente decreto, per le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria di cui sono destinatari i difensori, nei procedimenti civili pendenti dinanzi ai tribunali e alle corti d'appello che, alla predetta data sono gia' stati individuati dai decreti ministeriali previsti dall'articolo 51, comma 2, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 convertito, con modificazioni, 13

dalla legge 6 agosto 2008, n. 133; b) a decorrere dal sessantesimo giorno successivo alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto per le comunicazioni e le notificazioni di cui alla lettera a), per i procedimenti civili pendenti dinanzi ai tribunali ed alle corti di appello che alla data di entrata in vigore del presente decreto non sono stati individuati dai decreti ministeriali previsti dall'articolo 51, comma 2, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133; c) a decorrere dal trecentesimo giorno successivo alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto per le comunicazioni e le notificazioni di cui ai commi 4 e 7, dirette a destinatari diversi dai difensori nei procedimenti civili pendenti dinanzi ai tribunali ed alle corti di appello; d) a decorrere dal quindicesimo giorno successivo a quello della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana dei decreti di cui al comma 10 per le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale, e per gli uffici giudiziari diversi dai tribunali e dalle corti d'appello. 10. Con uno o piu' decreti aventi natura non regolamentare, sentiti l'avvocatura generale dello Stato, il Consiglio nazionale forense e i consigli dell'ordine degli avvocati interessati, il Ministro della giustizia, previa verifica, accerta la funzionalita' dei servizi di comunicazione, individuando: a) gli uffici giudiziari diversi dai tribunali e dalle corti di appello nei quali trovano applicazione le disposizioni del presente articolo; b) gli uffici giudiziari in cui le stesse disposizioni operano per le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale. 11. I commi da 1 a 4 dell'articolo 51 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, sono abrogati. 12. Al fine di favorire le comunicazioni e notificazioni per via telematica alle pubbliche amministrazioni, le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, comunicano al Ministero della giustizia, con le regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 4, comma 1, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito, con modificazioni, dalla legge 22 febbraio 2010, n. 24, entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto l'indirizzo di posta elettronica certificata conforme a quanto previsto dal decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e successive modificazioni, a cui ricevere le comunicazioni e notificazioni. L'elenco formato dal Ministero della giustizia e' consultabile solo dagli uffici giudiziari e dagli uffici notificazioni, esecuzioni e protesti. 13. In caso di mancata comunicazione entro il termine di cui al comma 12, si applicano i commi 6 e 8. 14. All'articolo 40 del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115, dopo il comma 1-bis e' aggiunto, in fine, il seguente: «1- ter. L'importo del diritto di copia, aumentato di dieci volte, e' dovuto per gli atti comunicati o notificati in cancelleria nei casi in cui la comunicazione o la notificazione al destinatario non si e' resa possibile per causa a lui imputabile.». 15. Per l'adeguamento dei sistemi informativi hardware e software presso gli uffici giudiziari nonche' per la manutenzione dei relativi servizi e per gli oneri connessi alla formazione del personale amministrativo e' autorizzata la spesa di euro 1.320.000,00 per l'anno 2012 e di euro 1.500.000 a decorrere dall'anno 2013. 16. Al relativo onere si provvede con quota parte delle maggiori entrate derivanti dall'applicazione delle disposizioni di cui all'articolo 28, comma 2, della legge 12 novembre 2011, n. 183, che sono conseguentemente iscritte nello stato di previsione dell'entrata ed in quello del Ministero della giustizia. 17. Il Ministro dell'economia e delle finanze e' autorizzato ad apportare, con propri decreti, le occorrenti variazioni di bilancio. ii D.m. 44/2001 ART. 16 (Comunicazioni per via telematica) 1. La comunicazione per via telematica dall'ufficio giudiziario ad un soggetto abilitato esterno o all utente privato avviene mediante invio di un messag-gio dall indirizzo di posta elettronica certificata dell ufficio giudiziario mit-tente all indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario, indicato nel registro generale degli indirizzi elettronici, ovvero per la persona fisica consultabile ai sensi dell articolo 7 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 6 maggio 2009 e per l impresa indicato nel registro delle im-prese, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell articolo 34. 2. La cancelleria o la segreteria dell ufficio giudiziario provvede ad effettuare una copia informatica dei documenti cartacei da comunicare nei formati previsti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell articolo 34, che conserva nel fascicolo informatico. 3. La comunicazione per via telematica si intende perfezionata nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna breve da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario e produce gli effetti di cui agli articoli 45 e 48 del codice dell amministrazione digitale. 4. Fermo quanto previsto dall articolo 20, comma 6, e salvo il caso fortuito o la forza maggiore, si procede ai sensi dell articolo 51, comma 3 del decreto legge 25 giugno 2008 n. 112, convertito con modificazioni dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, e successive modificazioni, nel caso in cui viene generato un avviso di mancata consegna previsto dalle regole tecniche della posta elettronica certificata. 5. Le ricevute di avvenuta consegna e gli avvisi di mancata consegna vengo-no conservati nel fascicolo informatico. 6. La comunicazione che contiene dati sensibili è effettuata per estratto con contestuale messa a disposizione dell atto integrale nell apposita area del portale dei servizi telematici, secondo le 14

specifiche tecniche stabilite ai sensi dell articolo 34 e nel rispetto dei requisiti di sicurezza di cui all articolo 26, con modalità tali da garantire l identificazione dell autore dell accesso e la tracciabilità delle relative attività. 7. Nel caso previsto dal comma 6, si applicano le disposizioni di cui ai com-mi 2 e 3, ma la comunicazione si intende perfezionata il giorno feriale successivo al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta con-segna breve da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario. 8. Si applica, in ogni caso, il disposto dell articolo 49 del codice dell amministrazione digitale. 15