Sostegno alla digitalizzazione delle sale cinematografiche europee DOMANDE GENERALI FAQ (Risposte alle domande frequenti) Chi gestisce lo schema? Chi posso contattare? La gestione operativa dello schema è affidata dalla Commissione Europea all Agenzia Esecutiva per l Istruzione l Audiovisivo e la Cultura (EACEA). L Unità competente è la P8 MEDIA diretta da Sari Vartiainen e il settore Distribuzione. Tutte le comunicazioni dovranno essere inviate al seguente indirizzo e-mail: EACEA-CINEMA-DISTRIBUTION@ec.europa.eu Dove posso trovare il Bando per Proposte del Programma MEDIA relativo alla digitalizzazione dei cinema europei? Il Bando è disponibile alla seguente pagina web: http://www.media-italia.eu/bandi/310/bando-39-2012-digitalizzazione-dei-cinema-europei.htm (traduzione italiana) o sul sito del Programma MEDIA a: http://ec.europa.eu/culture/media/fundings/exhibition/digitisation-of-cinemas/call_2_en.htm (versione originale inglese) Si prega di inviare per posta il formulario di candidatura per la digitalizzazione. Quello che si trova sul sito alle pagine 7 e 8 è un fac-simile e pertanto queste ultime non sono utilizzabili. Vedi: http://ec.europa.eu/culture/media/fundings/exhibition/digitisation-of-cinemas/call_2_en.htm Vanno dunque compilate le sezioni del formulario alle pag. 7 e 8 Bank identification form (formulario di identificazione bancaria) e il Legal entities form (formulario di personalità giuridica)? No. Si prega prendere nota che le sezioni del formulario alle pag. 7 e 8 Bank identification form (formulario di identificazione bancaria) e Legal entities form (formulario di personalità giuridica) sono solo dei fac-simili, poiché il contenuto può variare da Paese a Paese, in base alla legislazione societaria e finanziaria. Per scaricare i formulari relativi al proprio Paese si deve cliccare sui link che si trovano in alto di ciascuna delle pagine 7 e 8 nell application form. Il Bando per Proposte è destinato a singoli cinema o è una gara di appalto? Il Bando è destinato a singoli cinema che rispondano ai criteri di eleggibilità. Ci saranno altri bandi per proposte? Non ci saranno più altri bandi per proposte per la digitalizzazione nell ambito dell attuale Programma MEDIA. Quali sono i criteri se la richiesta fatta da candidati eleggibili è superiore all importo disponibile? Nei limiti delle risorse budgetarie disponibili, verranno selezionate quelle candidature che realizzano il maggior numero di punti sulla base del criterio di assegnazione. 1
Le linee guida stabiliscono che le candidature/azioni eleggibili verranno valutate sulla base della dimensione europea. E possibile avere maggiori informazioni su tale criterio? E la dimensione europea della programmazione del cinema? Riguardo ai criteri esistenti nei bandi precedenti (esistenza di un sostegno nazionale e numero di proiettori?) La valutazione avverrà in base alla proporzione di film europei non nazionali nella programmazione del cinema. Gli altri criteri relativi all esistenza di un sostegno nazionale e al numero di proiettori eleggibili richiesti non sono più applicabili. Qual è l interazione dettagliata tra lo schema dell UE e i sussidi locali/regionali/nazionali che forniscono un sostegno per lo stesso scopo? Le varie combinazioni potenziali sono complesse e saranno trattate caso per caso. Risposte a specifiche domande concernenti l interazione tra questo schema e qualsiasi altro schema verranno fornite direttamente alle persone che faranno domanda e dai locali MEDIA Desk. Al momento non vi è alcun sostegno nazionale. Cosa succede nel caso venisse introdotto dopo la data di scadenza di presentazione della domanda di candidatura? Non succede nulla. I criteri relativi all esistenza di un sostegno nazionale sono stati cancellati. Si prega di leggere la domanda precedente sull interazione tra lo schema dell UE e altri sostegni pubblici. La nostra società/soggetto giuridico è il gestore del cinema. Il nostro cinema è di proprietà di un altra società (pubblica, ente di beneficenza, associazione). Loro pagheranno i costi e/o avranno la proprietà del proiettore. Possiamo fare domanda di finanziamento? No. La vostra società non pagherà né avrà la proprietà del proiettore. Cos è il VPF (Virtual Print Fee)? Il riferimento nello schema esclude solo quei cinema che ricevono un proiettore senza doverlo pagare, quale risultato di un accordo VPF con un integratore terzo (ad esempio XDC, Ymagis, Arts Alliance etc.) Può il proiettore essere di seconda mano? Nulla lo vieta nelle linee guida, tuttavia il candidato dovrà produrre una fattura del venditore ed il proiettore dovrà rispondere ai requisiti specificati nelle linee guida. Non riesco ad aprire i due formulari di candidatura o a salvarli. Cosa posso fare? Nel caso ci si trovi di fronte a tali difficoltà, suggeriamo la seguente procedura: cliccare con il tasto destro del mouse sul link nella pagina web, poi scegliere salva come, poi rinominare il documento. 2
Nel caso in cui si avesse accesso solamente ad un computer di vecchissima generazione, si suggerisce di chiedere a qualcuno che possieda un computer di più nuova generazione di salvare i documenti poi stamparli e se necessario compilarli a mano. La partecipazione al circuito Europa Cinemas costituisce prova del rispetto dei criteri di programmazione? Europa Cinemas è un progetto sostenuto dal Programma MEDIA, che, pertanto, può avere accesso ai risultati di quei cinema che sono membri del circuito, evitando così di richiedere ai membri di fornire i dati due volte. Quindi, sì. In questo caso non c è bisogno di inviare ulteriore documentazione. I candidati che hanno fatto domanda per essere membri di Europa Cinemas ma non hanno ancora avuto risposta devono invece fornire informazioni sulla loro programmazione 2011. DOMANDE FINANZIARIE/ SUL BUDGET/ SUI COSTI Cosa è incluso nei costi correlati ( side costs )? (Il Bando si basa sul principio del forfait o del pagamento in un unica soluzione. Ciò significa che l acquisto del relativo proiettore comporta un pagamento fisso senza il bisogno di conteggiare con esattezza tutti i costi diretti affrontati. Questo sistema semplificato aiuta a contenere i costi amministrativi associati a un finanziamento di entità ridotta, laddove presente). I vari costi che sono stati conteggiati per arrivare all ammontare fisso includono, tra gli altri, spese di interessi, costi di garanzia (hardware e software), altre attrezzature quali scaffale su piedistallo, scaler /processore video ecc, TMS /Theatre Management System, storage, installazione e manutenzione. Si prega far riferimento al formulario di budget. Riguardo ai costi suddivisi tra schermi, ad esempio l aria condizionata, occorre dividere l importo tra il numero di schermi per cui si fa la richiesta? Si, i costi comuni possono essere divisi tra i differenti budget preventivi di ogni schermo. Alla fine: solo l acquisto del proiettore determinerà il pagamento della somma pagata in unica soluzione. Quando può essere acquistato il proiettore? Tra la data di invio della candidatura e il 31 dicembre 2014. Quando è possibile iniziare i lavori nel cinema al fine di predisporlo all istallazione del proiettore digitale? Il Bando per Proposte non impone restrizioni collegate alla data di candidatura o alla data di decisione dello schema. I lavori possono cominciare in qualunque momento purché l acquisto del proiettore avvenga nel periodo specificato (vedi sopra). Qual è il periodo di eleggibilità dei costi? (Per coloro che avessero conoscenza di altri contratti MEDIA o della Commissione). I termini standard relativi all eleggibilità dei costi non si applicano a questo sistema con pagamento forfettario/in unica soluzione. I costi presi in considerazione nel calcolo della somma in unica soluzione 3
coprono il periodo di vita del proiettore. L unica condizione che regola il periodo di eleggibilità è la data di acquisto del proiettore (si prega far riferimento alla domanda precedente). E possibile che venga assegnata una somma inferiore a quella richiesta? Cosa succede se nel rapporto finale risulta che si è speso meno di quello che era stato previsto precedentemente? Questo è uno schema forfettario, con una somma fissa di 20.000 euro assegnati per ciascun proiettore per schermo acquistato. Un volta selezionati, si acquista ed istalla il proprio proiettore, si presenta la fattura del proiettore all EACEA e si ottiene l intera somma che verrà pagata in unica soluzione. Nel caso si presentasse domanda di candidatura per 3 schermi e il progetto venisse selezionato, si è certi di ricevere il sostegno per tutti e 3 gli schermi o è possibile che si ottenga il sostegno solo per 1 o 2 schermi? Prima di tutto, l EACEA può decidere di selezionare solo 1 o 2 schermi per i quali è stata fatta la domanda di candidatura. Quindi i 20.000 euro in un unica soluzione verranno pagati per ogni proiettore acquistato ed istallato. Qualora un candidato venisse selezionato per 3 proiettori e ne acquisti solo 2, l assegnazione verrà adeguata di conseguenza. Qualora il cinema venisse gestito dal comune, i costi verrebbero considerati come proprio investimento? Solo gli investimenti fatti dal candidato saranno considerati come propri investimenti. Se l azione venisse portata a termine con altri sostegni pubblici, ciò deve essere dettagliato laddove richiesto nel piano finanziario (vedi punto 2). E necessario includere preventivi o moduli d ordine per un proiettore digitale all interno della domanda di candidatura? No, i costi previsti, inclusi quelli del proiettore e del server, dovranno essere indicati solo nel formulario di budget. Nessun preventivo né ordine viene richiesto al momento della candidatura. Tuttavia, la fattura sarà richiesta al momento del rapporto finale. La fattura dovrà dimostrare che il proiettore è stato acquistato nel periodo di eleggibilità, ossia tra la data di candidatura ed il 31 dicembre 2014. Il proiettore può essere acquistato fino alla fine del 2014. Durante questo tempo costi e prezzi possono variare. Quale effetto possono avere sul finanziamento finale? Il Bando si fonda sul principio del pagamento forfetario/in unica soluzione. Una volta che il progetto è stato finanziato, l acquisto e l installazione del proiettore in questione risultano nel pagamento in un unica soluzione. Si possono soddisfare i requisiti per il finanziamento comunitario nel budget presentando il costo del proiettore così come lo pagheremo? No. Si prega di ricordare che il budget è concepito per finanziare i costi di tutto il periodo di vita dell apparecchiatura. Il pagamento in unica soluzione è calcolato al più basso range dei potenziali costi futuri. L investimento totale per il periodo di vita del l attrezzatura richiesta, per rispondere alle condizioni del Bando, è di euro 33.333 euro (euro 20.000 contributo massimo al 60%). 4
Il contributo è fissato a 20.000 euro per schermo o può essere inferiore? Il contributo (pagamento in un unica soluzione) è fissato a 20.000 euro per schermo. Cosa deve essere incluso nel rapporto finale? La fattura del proiettore acquistato e istallato ed una dichiarazione firmata. Cosa si intende per sistema di sbigliettamento e di dichiarazione delle presenze? Un sistema grazie al quale il cinema emette biglietti e conteggia i singoli ingressi con un sistema verificabile dall esterno. Il sistema di sbigliettamento e di dichiarazione delle presenze devono essere computerizzati? Non necessariamente, sebbene sia considerato molto inusuale nel 2013 usare un sistema manuale e la possibilità di una verifica esterna potrebbe dovere essere effettuata separatamente. E possibile che due o più schermi si uniscano per fare la domanda di finanziamento come mini network? No. Il Bando è destinato a singoli schermi che rispondono ai criteri di eleggibilità. L indicazione delle 20.000 presenze si riferisce per cinema o peri schermo? Per cinema. Un cinema con meno di 20.000 presenze annuali può fare richiesta di finanziamento? No, nel caso la facesse sarebbe rifiutata poiché ineleggibile. Tutti quei cinema che non rispondono ai criteri di eleggibilità inclusi nella sezione 5 del Bando sono pregati di non partecipare. Prevedendo di aggiungere altri schermi in un prossimo futuro, è possibile fare domanda per tali schermi? No. Come deve calcolare la sua programmazione un cinema? L eleggibilità e i criteri di assegnazione saranno valutati sulla base della programmazione dell anno 2011, ossia, dal 1 gennaio al 31 dicembre 2011. 5
Non proiettando abbastanza film europei al momento della presentazione della candidatura, si potrebbe, tuttavia, ottenere la sovvenzione per la digitalizzazione, assicurando di rispondere a tali criteri in futuro? Purtroppo non è possibile. Bisogna rispondere ai criteri per essere eleggibili. Come viene calcolato il requisito di un minimo di 3 anni? Alla data di presentazione della domanda di candidatura il cinema deve essere stato aperto al pubblico da almeno 3 anni. Il cinema esiste da più di 3 anni, ma l attuale società lo gestisce da solo un anno, è eleggibile? Si, purché il cinema sia aperto al pubblico da più di 3 anni. Se un cinema ha chiuso recentemente per ristrutturazione, come questa chiusura può influenzare il conteggio delle presenze necessarie per poter essere considerati eleggibili? Nel caso in cui il cinema abbia chiuso per ristrutturazione, l EACEA terrà conto delle presenze degli ultimi dodici mesi prima della chiusura. Il sostegno può essere chiesto per 3 schermi per cinema o per 3 schermi per organizzazione candidata? Come stabilito nelle linee guida: 3 schermi per cinema. Non ci sono restrizioni sul numero di cinema, né qualsivoglia restrizione legata alle organizzazioni candidate. Un cinema che ha in programmazione prime visioni, ma anche retrospettive, omaggi, ecc. ha un problema di eleggibilità? In teoria no. Un cinema di prima visione può anche avere altri tipi di programmazione. Si prega però di fornire i dettagli di programmazione nella domanda di candidatura, per permettere di distinguere tra le prime visioni e le altre proiezioni. Saranno le prime visioni, comunque, a essere calcolate per rientrare nei criteri di eleggibilità. Alcuni film che sono stati proiettati al cinema non sono ancora nel database EACEA dei film MEDIA. Come procedere in questo caso? Si prega controllare di aver inserito nella domanda di candidatura il titolo originale del film. EACEA farà proprio meglio per ottenere le informazioni necessarie per riconoscere (o meno) la qualifica di film europeo. Essa potrà anche richiedere all esercente cinematografico interessato informazioni aggiuntive quali il nome di Produttore, Agente di Vendita o Distributore locale del film al fine di avere maggiori elementi. Sono obbligatorie almeno 30 proiezioni al mese per le sale monoschermo? No, ma almeno 300 all anno. Si risponde, dunque, ai requisiti di eleggibilità se si fanno 300 proiezioni all anno ma ad esempio 20 in un mese e 40 in un altro mese? Sì. 6