Un programma dell Unione Europea BANDO PER PROPOSTE EACEA 18/07 "MEDIA 2007 (2007-2013) LINEE GUIDA ALLA PRESENTAZIONE DI PROPOSTE PER OTTENERE UN SOSTEGNO FINANZIARIO MISURE DI SOSTEGNO ALLA PROMOZIONE ED ALL ACCESSO AL MERCATO - FESTIVAL AUDIOVISIVI - AVVERTENZA: questo documento è una traduzione, a cura di MEDIA Desk Italia ed Antenna MEDIA Torino, delle linee guida del Bando per Proposte 18/07, pubblicate in lingua francese e inglese dalla Commissione Europea. In caso di interpretazione controversa, prevarranno sempre le versioni originali sulla traduzione italiana, che ha esclusivamente un valore informativo e di diffusione del Programma MEDIA tra i professionisti italiani.
INDICE DEI CONTENUTI 1. INTRODUZIONE 3 2. OBIETTIVI E PRIORITÀ 3 2.1 OBIETTIVI DEL PROGRAMMA 3 2.2 PRIORITÀ DEL PRESENTE BANDO PER PROPOSTE 3 3. CALENDARIO 4 4. BUDGET DISPONIBILE 4 5. CRITERI DI ELEGGIBILITÀ 5 5.1 ORGANISMI ELEGGIBILI 5 5.2 PAESI ELEGGIBILI 6 5.3 ATTIVITA ELEGGIBILI 6 5.4 PROPOSTE ELEGGIBILI 7 6. CRITERI DI ESCLUSIONE 7 7. CRITERI DI SELEZIONE 8 7.1 CAPACITA OPERATIVA 8 7.2 CAPACITA FINANZIARIA 9 8. CRITERI DI ASSEGNAZIONE 9 9. CONDIZIONI FINANZIARIE 10 9.1 MODALITA DI PAGAMENTO 11 9.2 DOPPIO FINANZIAMENTO 11 9.3 COSTI ELEGGIBILI 11 9.4 COSTI INELEGGIBILI 12 9.5 PRESENTAZIONE DEI BUDGET 12 10. SUB-APPALTO ED ASSEGNAZIONE DI SERVIZI ESTERNI 16 11. PUBBLICITA 16 12. PROCEDURA DI PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE 17 12.1 PUBBLICAZIONE 17 12.2 FORMULARI DI CANDIDATURA 17 12.3 PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA DI FINANZIAMENTO 17 12.4 REGOLE APPLICABILI 19 12.5 CONTATTI 19 ALLEGATI/ANNEXES: 1. Formulari di candidatura (+ Checklist) 2. Formulari di budget 2
1. INTRODUZIONE Il presente Bando per Proposte si basa sulla Decisione n. 1718/2006/EC del Parlamento Europeo e del Consiglio del 15 novembre 2006 relativo all attuazione di un programma di sostegno al settore audiovisivo europeo (MEDIA 2007), pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell Unione Europa del 24 Novembre 2006 (GU L327, pp 12-29) La Commissione Europea è responsabile dell attuazione del Programma MEDIA e competente per le decisioni di assegnazione di sovvenzioni individuali a valere sul budget dell Unione Europea. L Agenzia Esecutiva Istruzione, Audiovisivo e Cultura amministra il Programma MEDIA in nome e sotto il controllo della Commissione Europea. Il servizio incaricato della realizzazione del presente Bando per Proposte è l Unità MEDIA in seno all Agenzia Esecutiva Istruzione, Audiovisivo e Cultura (l Agenzia ). Il presente Bando è indirizzato agli operatori europei le cui attività contribuiscono alla realizzazione degli obiettivi del Programma MEDIA come descritti nella Decisione del Consiglio 1718/2006/EC. Queste linee guida spiegano come presentare una domanda di candidatura per ottenere un contributo finanziario comunitario. L attuazione del presente Bando per Proposte è soggetto all adozione del budget dell Unione Europea per l anno 2008 da parte dell autorità competente. 2. OBIETTIVI E PRIORITÀ 2.1 Obiettivi del Programma Nel settore della promozione, gli obiettivi del Programma sono i seguenti: - (a) incrementare la circolazione delle opere audiovisive europee assicurando al settore audiovisivo europeo l accesso ai mercati professionali europei e internazionali; - (b) incrementare l accesso del pubblico europeo e internazionale alle opere audiovisive europee; - (c) incoraggiare azioni comuni tra gli organismi nazionali di promozione del settore cinematografico e dei programmi audiovisivi; - (d) incoraggiare la promozione del patrimonio cinematografico audiovisivo europeo ed agevolare l accesso del pubblico a tale patrimonio sia a livello europeo che internazionale. 2.2 Priorità del presente Bando per proposte Il Programma MEDIA incoraggia i festival europei audiovisivi che si svolgono in Paesi partecipanti al Programma MEDIA e che: 3
- attribuiscano uno spazio importante alla programmazione europea, e più in particolare alle opere dei Paesi a debole capacità di produzione audiovisiva 1 ; - attribuiscano uno spazio importante alla programmazione di opere europee non nazionali ed alla diversità geografica della programmazione di opere europee non nazionali; - realizzino azioni che garantiscono la presenza al festival di professionisti europei non nazionali; - sviluppino misure che assicurino la partecipazione di un pubblico giovane; - diano prova di un progressivo incremento dell'impatto del festival per quanto riguarda il pubblico; - organizzino iniziative di educazione all immagine (cinema e audiovisivo) in stretta cooperazione con le scuole e altre istituzioni, in particolare parascolastiche, e - diano prova di uno sviluppo concreto, realistico e strategico in termini artistici, organizzativi e finanziari. 3. CALENDARIO Le domande di candidatura devono essere inviate all Agenzia entro le seguenti scadenze (fa fede il timbro postale). Si prega di leggere attentamente la sezione 12.3 del presente bando per le modalità di presentazione della domanda di candidatura. 15 ottobre 2007: per progetti che abbiano inizio tra il 1 Maggio 2008 e il 31 Ottobre 2008 30 aprile 2008: per progetti che abbiano inizio tra il 1 Novembre 2008 e il 30 Aprile 2009 Il presente Bando per proposte riguarda unicamente i progetti il cui inizio dell evento si collochi tra il 1 maggio 2008 ed il 30 aprile 2009. Non verrà concessa alcuna deroga riguardo al periodo di eleggibilità. Per i progetti selezionati, i candidati saranno informati del risultato della selezione entro le 2 settimane successive alla decisione finale di assegnazione della sovvenzione. Sarà firmata una convenzione tra l Agenzia ed il beneficiario. Nel caso in cui un progetto non venga selezionato, l Agenzia informerà il prima possibile per iscritto il candidato motivando le ragioni di tale decisione in conformità con i criteri stabiliti dal presente Bando per proposte. Il periodo di eleggibilità dei costi inizierà nel giorno in cui il contratto sarà firmato dall ultima delle due parti e finirà due mesi dopo l ultimo giorno dell evento. Tuttavia, se un beneficiario ha bisogno di iniziare l azione prima che il contratto venga firmato, può richiedere nel formulario di candidatura (Annex II c) che siano autorizzate le spese sostenute dalla data di invio della domanda. I costi sostenuti prima dell invio della domanda non saranno considerati. 4. BUDGET DISPONIBILE Il budget massimo disponibile nell ambito del presente Bando per Proposte è di 2,5 milioni di Euro (a condizione che i fondi siano disponibili nell ambito dell esercizio del 2008). L importo del contributo finanziario MEDIA assegnato a ciascun progetto non può superare il 50% del totale dei 1 Tutti i Paesi MEDIA eccetto Francia, Germania, Italia, Spagna e Regno Unito 4
costi eleggibili (vedi sezione 9.3 qui di seguito). Il contributo massimo per ciascun progetto nell ambito di tale Bando per Proposte è di 35.000 euro. Il contributo minimo non sarà di norma inferiore ai 10.000 Euro. L importo del contributo finanziario assegnato per ogni progetto sarà determinato nei limiti delle risorse di budget disponibili ed in considerazione della natura di ciascun progetto, giudicato sulla base della domanda di candidatura e dei criteri di selezione e di assegnazione. L Agenzia si riserva la possibilità di non assegnare tutto il budget disponibile. In nessun caso l assegnazione di una sovvenzione MEDIA negli anni precedenti garantisce la selezione del progetto nell ambito del presente Bando. 5. CRITERI DI ELEGGIBILITA Le domande di candidatura conformi a tutti i criteri seguenti saranno oggetto di valutazione approfondita: 5.1 Organismi eleggibili Il presente Bando per Proposte riguarda esclusivamente le organizzazioni europee (società private, organizzazioni non-profit, associazioni, organizzazioni benefiche, fondazioni, comuni, società di diritto pubblico, ecc.) registrate in uno dei Paesi eleggibili (come definiti alla sezione 5.2) e direttamente detenute o di proprietà maggioritaria di cittadini di tali Paesi o di Stati Membri. 5.1.1. Personalità giuridica Per dimostrare la propria esistenza come persona giuridica, il candidato deve presentare i seguenti documenti: Il FORMULARIO D scheda di identificazione bancaria ( bank identification form), compilato e firmato dal legale rappresentante dell organismo candidato e, firmato e timbrato, da un rappresentante della banca. I candidati devono verificare che: a) vengano forniti tutti i dati richiesti b) le informazioni fornite siano corrette e coerenti con i relativi documenti legali forniti Il FORMULARIO E scheda personalità giuridica ( legal entity form ), compilato e firmato dal legale rappresentante dell organismo candidato. Il candidato deve scegliere i modelli del formulario, in base al proprio Paese ed alla propria personalità giuridica, dal seguente sito internet: http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm I candidati devono verificare che: a) vengano forniti tutti i dati richiesti b) le informazioni fornite siano corrette e coerenti con i relativi documenti legali forniti Una copia del certificato di registrazione dell'organismo presso l'autorità di riferimento, ad esempio: un estratto della Camera di Commercio, della Gazzetta Ufficiale, ecc. riportante il numero di registrazione dell'organismo, la ragione sociale completa, l'indirizzo della sede sociale e la data ed il luogo di registrazione. 5
Se il candidato è una società di diritto pubblico (ad esempio un Comune), deve essere fornita una copia della Risoluzione di legge o altro documento ufficiale di costituzione dell istituzione come "copia del certificato di registrazione dell'organismo". Deve essere inoltre fornito un documento ufficiale con l indirizzo dell istituzione. Una copia dell elenco completo ed aggiornato degli organi di direzione/azionisti/membri del Consiglio d Amministrazione/, che indichi la loro funzione e nazionalità. Se il nome del legale rappresentate non compare sui documenti ufficiali di registrazione, è richiesta anche prova della sua nomina (ad esempio, del Verbale di nomina firmato dal Consiglio di Amministrazione). Nel caso in cui la persona autorizzata a firmare tutti i contratti con l Agenzia non sia il legale rappresentante come da statuto, è obbligatoria una lettera di procura (firmata dal legale rappresentante come da statuto o da un membro del Consiglio di Amministrazione). Lo statuto dell organismo. Una copia del certificato di attribuzione di Partita IVA. 5.2. Paesi eleggibili Solo i Paesi partecipanti al Programma MEDIA sono eleggibili: - Stati Membri dell Unione Europea - Stati Membri dello Spazio Economico Europeo/SEE partecipanti al Programma MEDIA (Islanda, Liechtenstein, Norvegia) - Svizzera 2. 5.3. Attività eleggibili Saranno accettate solo le domande di candidatura di organizzazioni europee che organizzano festival audiovisivi che si svolgono nei Paesi partecipanti al Programma MEDIA (vedi 5.2 sopra). Il presente Bando per proposte riguarda unicamente i progetti che inizino tra il 1 maggio 2008 ed il 30 aprile 2009 incluso. Si definiscono festival audiovisivi gli eventi che programmano opere audiovisive di creazione (lunghi e cortometraggi, documentari, animazione in tutti i formati, compresi i new media). I festival specializzati su tematiche quali: l archeologia o l antropologia, la medicina, l ornitologia, le scienze, l ambiente, il turismo, lo sport e la pubblicità, così come i festival che programmino la trasmissione di eventi in diretta, di video-clip e di videogiochi non sono considerati eleggibili. ll presente Bando per Proposte riguarda unicamente i festival audiovisivi che programmino almeno il 70% di opere europee sul totale della loro programmazione. Tali opere devono rappresentare almeno 10 stati partecipanti al Programma MEDIA. Vengono definite opere europee quelle provenienti dagli Stati Membri dell Unione Europea e dai Paesi europei terzi partecipanti alla Convenzione Europea sulla Televisione Transfrontaliera del 2 Soggetto alla conclusione di un nuovo accordo di cooperazione con questo Paese nel quadro del Programma MEDIA. 6
Consiglio d Europa (CETS n 132) 3. Un elenco aggiornato può essere trovato sul seguente sito: http://conventions.coe.int/treaty/commun/cherchesig.asp?nt=132&cm=8&df=&cl=eng 5.4. Proposte eleggibili Per essere eleggibili le domande devono: essere presentate utilizzando i formulari di candidatura ufficiali (Annex I e II), includere tutti i formulari ufficiali debitamente compilati e firmati dal legale rappresentante essere inviate all Agenzia entro la relativa data di scadenza (fa fede il timbro postale), includere un budget firmato, dettagliato e in pareggio tra costi e ricavi, senza errori di calcolo e che adempia a tutte le condizioni stabilite nel presente Bando per Proposte, includere tutti i documenti richiesti nella Checklist (Annex I). Le domande devono includere una dettagliata descrizione del festival, così come le statistiche per tutta la durata dell evento per il quale è stato richiesto il finanziamento. Le domande di candidatura per una sezione europea di un evento globale non saranno prese in considerazione. Allo scopo di facilitare la valutazione delle domande, è richiesta in allegato una traduzione in inglese o in francese dei documenti necessari alla valutazione del progetto (Annex I). Nel caso in cui lo stesso operatore organizzi differenti festival, dovranno essere presentate separate domande di candidatura per ciascun singolo progetto nell ambito dello stesso Bando per Proposte. Un dossier incompleto può essere rifiutato per motivi di ineleggibilità. La valutazione verrà fatta unicamente sulla base dei documenti inviati entro la relativa data di scadenza. Tuttavia, l Agenzia si riserva il diritto di richiedere informazioni complementari al candidato. 6. CRITERI DI ESCLUSIONE I candidati devono attestare di non trovarsi in nessuna delle situazioni descritte negli Articoli 93 e 94 del Regolamento finanziario applicabile al budget generale delle Comunità Europee (Regolamento del Consiglio EC, Euratom-n 1605/2002) e qui di seguito elencate. Sono esclusi dalla partecipazione al presente Bando per Proposte i candidati: a) che siano in fase o che siano oggetto di una procedura di fallimento, di liquidazione, di amministrazione controllata o di concordato preventivo, di cessazione di attività, o che si trovino in situazioni analoghe risultanti da procedure della stessa natura esistenti nelle legislazioni e nei regolamenti nazionali; b) che siano stati oggetto di una condanna passata in giudicato relativa alla propria condotta professionale; 3 Vedi l Articolo 6 della Decisione del Consiglio 89/552/ EEC del 3/10/1989 sul coordinamento di alcune disposizioni legislative, regolamentari e amministrative degli Stati Membri relativi all esercizio delle attività di radio diffusione televisiva, modificata dalla Direttiva 97/36/EC del Parlamento Europeo e del Consiglio del 30 giugno 1997. 7
c) che siano stati riconosciuti colpevoli di grave condotta professionale scorretta, con tutti i mezzi che il potere giudiziario possa dimostrare; d) che non abbiano rispettato i propri obblighi relativi al pagamento dei contributi sociali o al pagamento delle imposte secondo le disposizioni legali del Paese di appartenenza o quelle del Paese mandatario del servizio o ancora quelle del Paese dove il progetto viene realizzato; e) che siano stati oggetto di una condanna passata in giudicato per frode, corruzione, partecipazione ad organizzazioni criminali o qualsiasi altra attività illegale che arrechi danno agli interessi finanziari comunitari; f) che, in seguito ad altra procedura di concessione di un sostegno o nella procedura di contabilizzazione finanziata dal budget comunitario, siano stati dichiarati gravemente inadempienti per non aver rispettato i loro obblighi contrattuali. I candidati non potranno ricevere alcun finanziamento qualora si trovino in una delle seguenti situazioni al momento della procedura di concessione delle sovvenzioni: a) si trovino in una situazione di conflitto di interessi; b) si siano resi colpevoli di false dichiarazioni nel fornire le informazioni richieste dalla Commissione quale condizione di partecipazione al relativo Bando per Proposte o che non abbiano fornito tali informazioni. Secondo gli Articoli dal 93 al 96 del Regolamento Finanziario, sanzioni finanziarie ed amministrative possono essere comminate dalla Commissione a tutti i candidati che si siano resi colpevoli di false dichiarazioni, o ove si verifichi che essi siano gravemente venuti meno alle proprie obbligazioni contrattuali nell'ambito di una precedente contratto o gara d appalto. Allo scopo di rispettare tali disposizioni, il candidato deve firmare una dichiarazione sull'onore in cui attesti di non trovarsi in nessuna delle situazioni descritte negli articoli 93 e 94 del regolamento finanziario. Tale dichiarazione è inclusa nei formulari di candidatura di cui all'annex I. 7. CRITERI DI SELEZIONE I candidati devono avere solide e sufficienti fonti di finanziamento per sostenere la loro attività nel periodo in cui l azione è realizzata o nell anno in cui il sostegno è assegnato e per partecipare al finanziamento della stessa. Devono avere le qualifiche e le competenze sufficienti a portare a termine l azione o il piano di lavoro. I candidati devono inviare una dichiarazione sull onore, completa e firmata, che attesti il loro status di persona giuridica e la loro capacità tecnica e finanziaria per portare a termine il progetto proposto. 7.1 Capacità operativa I candidati devono disporre di competenze e qualifiche professionali sufficienti a portare a termine il progetto proposto. Al fine della valutazione della capacità tecnica, l organizzazione è tenuta a presentare, al momento della presentazione della domanda, i seguenti documenti: il curriculum vitae del rappresentante legale della società; il curriculum vitae del responsabile/i del progetto così come quello dei quadri coinvolti nell attuazione (programmatori, amministratori, funzionari incaricati ecc.) ; e 8
un sommario delle attività del candidato nel corso degli ultimi tre anni, così come un piano di sviluppo che dovrà specificare le strategie artistiche, organizzative e finanziarie da realizzarsi negli anni successivi per il sostegno e lo sviluppo della capacità e dell impatto dell evento. 7.2. Capacità finanziaria Il candidato deve disporre di risorse finanziarie stabili e sufficienti per poter portare a buon fine il progetto. Firmando il formulario B dell Annex I, il candidato dichiara sull'onore di avere le capacità finanziarie sufficienti a portare a termine le attività proposte. Se l Agenzia ritiene che la capacità finanziaria non sia stata dimostrata o sia insufficiente, può: - respingere la domanda di candidatura; - richiedere ulteriori informazioni; - offrire un contratto di sovvenzione senza pre-finanziamento. 8. CRITERI DI ASSEGNAZIONE Le proposte considerate eleggibili, saranno classificate secondo i criteri di assegnazione fissati e ponderati qui di seguito. Nel limite del budget disponibile, saranno selezionati i progetti che totalizzano più punti sulla base della seguente tabella: 1. La dimensione europea del progetto Sarà presa in considerazione la quota di programmazione dedicata ai film europei 2. La diversità culturale e geografica Saranno prese in considerazione: la proporzione di programmazione di opere provenienti da altri Paesi MEDIA, le azioni realizzate per promuovere film provenienti da Paesi a debole capacità di produzione audiovisiva, e il numero di Paesi MEDIA rappresentati nella programmazione. (Sono considerati Paesi a debole capacità di produzione audiovisiva tutti i Paesi partecipanti al programma MEDIA eccetto la Francia, la Germania, l Italia, la Spagna e il Regno Unito) 3. La qualità e l originalità della programmazione Saranno presi in considerazione: la quota, la natura e l originalità della programmazione rispetto ad altri festival europei, la struttura della programmazione, la diversità dei generi valorizzati dal festival, così come l aspetto innovativo delle azioni realizzate in termini di sviluppo del festival candidato rispetto ad altri festival europei. 4. Impatto sul pubblico Saranno presi in considerazione: il numero di spettatori e le azioni realizzate per promuovere presso il pubblico le produzioni audiovisive europee, nonché le azioni di educazione all immagine [ Media Literacy], in particolare nel cinema e audiovisivo. 5. Impatto sulla promozione e circolazione di opere audiovisive europee Saranno presi in considerazione: i dati sulle vendite, i meccanismi messi in atto dal festival per agevolare l accesso al mercato dei giovani professionisti europei e per incoraggiare la promozione e la distribuzione delle opere europee presentate, le azioni realizzate per promuovere la programmazione al di fuori dell evento ed il livello di cooperazione sviluppato con altri festival europei. 6. Partecipazione dei professionisti accreditati Saranno presi in considerazione: il numero e la diversità dei professionisti accreditati (Per essere presi in considerazione gli elenchi degli accreditati dovranno obbligatoriamente indicare il nome, la nazionalità, 15% 20% 10% 30% 15% 10% 9
la professione e la società di ciascun partecipante) Bando per proposte EACEA 18/07 9. CONDIZIONI FINANZIARIE Il fatto che un progetto venga selezionato non significa che il contributo finanziario concesso sarà uguale all importo richiesto dal beneficiario. L assegnazione di una sovvenzione non conferisce alcun diritto per gli anni successi. L importo concesso non potrà essere superiore a quello richiesto. Co-finanziamento Le sovvenzioni comunitarie sono un incentivo alla realizzazione di progetti e vertono sul principio del co-finanziamento. Esse completano il contributo finanziario del candidato e/o i sostegni nazionali, regionali o privati ottenuti. Tutti i finanziamenti esterni dichiarati nel piano di finanziamento devono essere giustificati da una copia delle lettere di co-finanziamento firmate dai partner. Per gli impegni finanziari che non sono ancora confermati per l edizione per la quale viene richiesto il sostegno comunitario, il candidato dovrà allegare al dossier almeno le prove di co-finanziamento ottenuto per l edizione precedente e/o le lettere di intenti concernenti le edizioni a venire, firmate dai partner dichiarati nel piano di finanziamento. In caso di selezione, e qualunque sia l esito delle domande di sostegno a terzi, il candidato si impegna firmando una dichiarazione sull onore (formulario B), a garantire l altra parte del budget del sostegno comunitario. Tasso di cambio I candidati alla sovvenzione devono presentare un budget preventivo dettagliato dove tutti i costi devono essere formulati in euro. I candidati provenienti dai Paesi fuori zona euro devono usare il tasso di cambio in vigore nel mese precedente l invio della domanda (Settembre 2007 per progetti presentati alla prima scadenza e Marzo 2008 per progetti presentati alla seconda scadenza), così come pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea, Serie C.(vedi sezione 9.5). Revisione contabile/audit In caso di selezione del progetto, verrà firmata una convenzione tra l Agenzia ed il beneficiario, con la quale il beneficiario si impegna a dare al personale dell Agenzia, della Commissione, dell OLAF e della Corte dei Conti delle Comunità Europee, così come alle persone delegate da questi ultimi, diritto d accesso ai siti o ai locali nei quali il progetto venga realizzato, così come a tutti i documenti relativi alla gestione tecnica e finanziaria del progetto. L accesso delle persone delegate dall Agenzia può avvenire in condizioni di riservatezza da definire tra l Agenzia ed il beneficiario. Profitti Il budget del progetto allegato alla domanda deve essere in pareggio tra costi e ricavi e indicare chiaramente i costi che possono beneficiare di un finanziamento comunitario. Il candidato deve indicare le altre fonti e l ammontare di ogni altro finanziamento ricevuto o richiesto nel corso dello stesso esercizio per la stessa azione. Il sostegno finanziario Media non può avere come oggetto o per effetto di generare un qualsivoglia profitto per il beneficiario. Si definisce profitto un eccedenza dei ricavi in rapporto ai costi. La parte di qualsiasi profitto che debba eventualmente essere recuperata dall Agenzia (dedotta da ogni 10
pagamento finale) sarà calcolata proporzionalmente, moltiplicando il profitto totale dell azione per la percentuale dei costi eleggibili sostenuti sul costo totale del progetto. 9.1. Modalità di pagamento In caso di approvazione definitiva della domanda di candidatura, tra l Agenzia ed il beneficiario verrà redatto un accordo finanziario (in euro) che specifichi le condizioni ed il livello di finanziamento. Tale accordo (in originale) dovrà essere firmato e restituito all Agenzia, che sarà l ultima parte a firmare. Di norma, i pagamenti si effettueranno come segue: Un pre-finanziamento del 75% dell importo sarà versato al beneficiario entro 45 giorni dalla data in cui l ultima delle parti avrà firmato l accordo e quando siano state ricevute tutte le eventuali garanzie necessarie. Il pre-finanziamento è destinato a fornire al beneficiario un fondo di liquidità. L Agenzia stabilirà l importo del pagamento finale da versare al beneficiario sulla base dei rendiconti finali. L importo del sostegno finanziario dipenderà dai costi realmente sostenuti dal beneficiario nel periodo di eleggibilità dei costi. Il contributo finale non può eccedere il 50% dei costi reali eleggibili. All occorrenza, il beneficiario sarà tenuto a rimborsare tutte le somme in eccedenza già pagate al momento del pre-finanziamento. 9.2 Doppio finanziamento I progetti sovvenzionati non potranno beneficiare di nessun altro finanziamento comunitario per la stessa attività. 9.3 Costi eleggibili Per essere eleggibili nel quadro del presente Bando per Proposte, i costi devono: essere necessari per l attuazione del progetto, essere previsti nel budget preventivo allegato al contratto, essere necessari e ragionevoli per la realizzazione del progetto, rispondere ai principi di buona gestione finanziaria e di conseguenza d economia, con particolare riguardo al rapporto costo/efficacia. Essere generati durante il periodo di vita del progetto come definito dal contratto;. Essere effettivamente sostenuti dal beneficiario, essere registrati nella contabilità del beneficiario secondo i principi contabili ad esso applicabili ed essere dichiarati secondo le normative fiscali e sociali nazionali applicabili; e Essere identificabili e verificabili ed essere attestati da documenti giustificativi originali. Se la natura di un progetto lo richiede e se il candidato ne fa richiesta (vedi ultima pagina dei costi di budget eleggibili), i costi sostenuti prima della data di sottoscrizione della convenzione possono essere eleggibili. In ogni caso, il periodo di eleggibilità dei costi non può iniziare prima della data di presentazione della proposta (fa fede il timbro postale) e terminerà al più tardi due mesi dopo la data di conclusione del progetto/evento. Le procedure di contabilità e di controllo interno del beneficiario devono permettere una riconciliazione diretta di costi e ricavi dichiarati relativi all azione/progetto, con i corrispondenti rapporti contabili e documenti giustificativi. 11
Il sostegno nell ambito del seguente Bando per Proposte è soggetto al meccanismo di gestione mirata. Secondo tale procedura, benché il sostegno sia assegnato sulla base dell analisi del progetto nella sua interezza, il contributo MEDIA può coprire solo le seguenti specifiche categorie di costo (costi di budget eleggibili): spese di affitto di attrezzature (voce di budget 5) spese di pubblicità/comunicazione (voce di budget 6.1) spese di redazione e di stampa (voce di budget 6.2). spese di trasporto delle copie (unicamente per le copie destinate ad essere proiettate durante il Festival ) (voce di budget 7.1) spese di sottotitolaggio e traduzione (voce di budget 7.2) 9.4 Costi ineleggibili I seguenti costi devono essere esclusi da tutte le sezioni dei formulari di budget ufficiali: costi di investimento/immobilizzo del capitale, debiti e relativi oneri, accantonamenti per eventuali debiti o perdite future, altri interessi debitori, crediti non certi, perdite di cambio, l IVA, salvo nel caso in cui il beneficiario dimostri di non poterla recuperare, costi dichiarati dal beneficiario e coperti da un altra azione o programma di lavoro che riceva una sovvenzione comunitaria, e spese eccessive o ingiustificate. Gli eventuali contributi in natura non costituiscono costi eleggibili. 9.5 Presentazione dei (formulari ufficiali di) budget Devono essere presentati i formulari di budget seguenti : 1. il budget totale ( Global Budget ) per l intero progetto, incluso un piano di finanziamento (Annex II.a e II.b) 2. il budget dei costi eleggibili ( Budget of Eligible costs ) selezionati dal candidato (Annex II.c) I candidati dei Paesi Membri della zona Euro ( Unione Monetaria Europea ) devono presentare il proprio budget ed i reports esclusivamente in Euro. Tutti gli atri candidati devono presentare il loro budget nella moneta nazionale e indicare il tasso di cambio appropriato (settembre 2007 per i progetti presentati alla prima scadenza e marzo 2008 per i progetti presentati alla seconda scadenza), come pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea, serie C. I tassi di cambio da usare possono essere ottenuti presso i MEDIA Desk e le Antenne nazionali così come sul sito internet della Commissione Europea, all indirizzo http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm. La conversione in euro verrà calcolata automaticamente nel formulario di budget sulla base del tasso indicato dal beneficiario. SARANNO ACCETTATI SOLO I BUDGET PRESENTATI UTILIZZANDO IL FORMULARIO UFFICIALE DI BUDGET (ANNEX II). I formulari dovranno essere compilati prima di essere stampati. 12
I tre fogli separati permettono al candidato di dettagliare il piano finanziario, i costi totali preventivi per il progetto ed i costi eleggibili preventivi. Le formule e le protezioni nel formulario; esse sono state create per aiutare il candidato a compilare i suoi dati di budget in modo corretto e coerente. Se appare un messaggio di errore quando si è terminata la codificazione del budget, si dovrà controllare e correggere il problema prima della stampa. Il piano finanziario, il budget totale, e il budget dei costi eleggibili devono essere firmati e datati. Tutte le pagine devono essere siglate. Si prega di dettagliare il budget eleggibile nel formulario ufficiale poiché nessun allegato al budget sarà preso in considerazione. a) Budget totale/ Global Budget (Annex II.a e II. b) Il budget totale del progetto dovrà essere in pareggio tra costi e ricavi. I costi di acquisto delle attrezzature (nuove o usate) possono essere inclusi nel formulario ufficiale di budget, purché i beni in questione vengano ammortizzati conformemente ai regolamenti fiscali e contabili applicabili al beneficiario e generalmente ammessi per beni di tale natura. Solo l ammortamento contabile relativo al periodo di eleggibilità dei costi è ammesso come costo eleggibile. I paragrafi seguenti descrivono la natura dei costi che devono essere inclusi nel formulario ufficiale del budget totale (Annex II.b tali costi non devono essere dettagliati al di là di quanto richiesto nel formulario ufficiale) e la natura dei costi da dettagliare nel formulario di budget dei costi eleggibili (Annex II.c). 1. Costi di Personale 1.1 Spese per il personale/ Personnel expenses I costi del personale dedito all azione/progetto, includendo gli effettivi salari più gli oneri sociali e gli altri costi di legge relativi alla loro remunerazione, a condizione che tali costi non superino i livelli medi corrispondenti alla politica abituale di remunerazione del beneficiario o, nel caso, dei suoi partners. N.B: queste spese devono essere costi reali affrontati dal beneficiario, e costi di personale di altre organizzazioni solamente se essi siano direttamente pagati o rimborsati dal beneficiario. Le spese di personale devono essere calcolate in funzione del tempo di lavoro effettivamente dedicato al progetto. 1.2 Spese di trasporto e di soggiorno del personale/ Travel and subsistence costs of personnel - Le spese di soggiorno del personale che prenda parte all azione/progetto (per riunioni, incontri europei, ecc.) che non superino le tariffe fissate annualmente dalla Commissione; - Le spese di viaggio del personale che prenda parte all azione/progetto (per riunioni, conferenze europee, ecc.), a condizione che siano ragionevoli, giustificate e che rispettino i principi di buona gestione finanziaria, d economia ed efficienza; 2. Collaborazioni di terzi 2.1 - Collaborazione dei terzi/"third party assistance" Le spese sostenute esclusivamente durante la manifestazione per prestazioni di servizi forniti da persone che non siano dipendenti della società od organizzazione candidata, come ad esempio, interpreti, addetti stampa, agenti pubblicitari, hostess, tecnici ecc. 13
2.2 - Spese di viaggio e di soggiorno di terzi/ Travel and subsistence costs for third parties Le spese relative a viaggio e soggiorno di terzi (direttore/responsabile dei programmi del festival, compratori, distributori, finanziatori, giornalisti, ecc) invitati a partecipare alla manifestazione. Tali costi sono soggetti alle regole di eleggibilità descritte alla voce di costo 1.2. 3. Spese generali 3.1 Spese indirette/ Indirect costs Le spese amministrative generali del beneficiario che possono essere considerate come imputabili all azione/progetto. I costi indiretti non possono superare il 7% del totale dei costi diretti. 3.2 Beni di consumo/ Consumables Le spese ammissibili relative ai beni di consumo devono riguardare l'acquisto, la produzione, la riparazione o l'utilizzo di tutti i materiali, beni o attrezzature la cui durata di vita prevista non superi quella del progetto. 4. Spese di proiezione 4.1 Affitto di spazi per proiezioni / Rental of screenings venues I costi relativi all affitto di sale cinematografiche e /o di altri locali utilizzati per tutta la durata della manifestazione alla quale si riferisce il progetto. 4.2 Diritti di proiezione / Screening fees I costi relativi alla concessione dei diritti di proiezione delle opere nel quadro del programma della manifestazione per la quale il sostegno è stato richiesto. 5. Affitto di attrezzature 5.1 Costi di affitto / Rental costs I costi relativi all affitto di attrezzature di proiezione e di sottotiitolaggio e tutte le strutture supplementari necessarie ad ospitare il festival e tutte le attrezzature di ufficio supplementari richieste per il buon svolgimento del festival. Sono esclusi da tale voce di costo: - Tutti i costi relativi alle attrezzature necessarie all amministrazione in generale, così come i costi telefonici (tali costi possono essere inclusi sotto la voce costi indiretti nel budget totale). - I costi di installazione e di manutenzione (tali costi possono essere inclusi sotto la voce collaborazione di terzi del budget totale). 5.2 Costi di trasporto Spese di trasporto del materiale preso in affitto, così come descritto alla voce 5.1 5.3 - Costi di assicurazione Spese di assicurazione del materiale preso in affitto, così come descritto alla voce 5.1 6. Costi di comunicazione e pubblicazione 6.1 Spese di comunicazione / Communication costs - Le spese relative alla ideazione, al layout ed alla pubblicazione di pubblicità (inclusi manifesti e pannelli pubblicitari), così come l acquisto di spazi pubblicitari, e tutti i costi relativi alle campagne 14
stampa durante il periodo di realizzazione del progetto (dettagliando il numero totale, il tipo ed il prezzo unitario) - Le spese relative all elaborazione ed alla produzione di materiale promozionale (ad esempio, trailers), destinato a migliorare la visibilità delle attività dei professionisti europei dell audiovisivo che partecipano al progetto. - Gli onorari relativi ai servizi di agenzie di pubbliche relazioni, al momento della preparazione e dello svolgimento del festival (dettagliando la durata e il tipo di servizio). - I costi relativi all acquisto, creazione e sviluppo di un sito internet, inclusa la realizzazione di una banca dati/cataloghi destinati al grande pubblico così come ai professionisti. 6.2 Spese di pubblicazioni/ Publication costs Le spese relative allo sviluppo ed alla pubblicazione, in formato cartaceo o elettronico, di brochures e cataloghi destinati ad essere distribuiti e/o consultati al momento della realizzazione del progetto. Sono esclusi da tale voce: - I costi relativi ad oggetti di promozione/merchandising (tali costi possono essere inseriti sotto la voce consumables del budget totale). 7. Copie 7.1 Movimentazione delle copie/ Print traffic Le spese relative alla spedizione (andata/ritorno) delle copie di proiezione al e dal festival. Sono escluse da tale voce di costo: - i costi relativi al trasporto delle copie da visionare richieste ai fini della preselezione (tali costi possono essere inclusi sotto la voce costi indiretti del budget totale). 7.2 Sottotitolaggio e traduzione/ Subtitling and translation I costi relativi al sottotitolaggio e alla traduzione di opere proiettate durante il festival, così come i costi relativi alla traduzione degli incontri e dei dibattiti tenuti durante il festival. I fees per la traduzione simultanea possono essere inclusi in questa categoria, se tali costi sono per traduttori terzi. Devono essere precisati: il numero di ore, così come le lingue utilizzate per tali servizi. Sono esclusi da tale voce: - i costi relativi all affitto di materiale necessario alla traduzione (tali costi devono esser riportati sotto la voce di costi eleggibili Hire of Equipment ). 8. Spese bancarie/ Bank charges Nel caso di un normale utilizzo del conto corrente bancario da parte del candidato, possono essere caricati gli oneri sostenuti al momento del pagamento di costi legati al progetto, purché soddisfino le regole generali di cui sopra. I costi del finanziamento bancario relativi alla realizzazione del progetto possono ugualmente essere inclusi nel budget preventivo totale. 9. Varie/ Miscellaneous costs Qualsiasi altro costo che il candidato intende includere nel budget e che non ricada in nessuna delle categorie suddette, ma sia relativo al progetto, come premi, noleggio di autovetture, 15
cerimonie, conferenze stampa, eventi sociali, ecc. Tali costi dovranno essere conformi ai principi definiti nella presente guida. b) Budget eleggibile (Annex II. c ) Il candidato è libero di selezionare da una a cinque categorie di costi eleggibili. Le categorie di costi considerati devono essere indicate e dettagliate nell Annex II.c, secondo il suddetto regolamento. Il candidato controllerà che il totale di ciascuna categoria che ha scelto di inserire nel budget eleggibile, sia uguale al totale dichiarato per la stessa categoria nel budget totale. 10. SUB-APPALTO ED ASSEGNAZIONE DI SERVIZI ESTERNI Qualora la realizzazione dell azione/progetto proposto richieda un sub-appalto o l assegnazione di servizi esterni, il beneficiario e, nel caso, i suoi partner sono tenuti ad indire una gara d'appalto per selezionare i sub-contraenti ed assegnare l appalto all'offerta con il miglior rapporto qualità/prezzo, nel rispetto dei principi di trasparenza ed uguaglianza di trattamento dei potenziali sub-contraenti e facendo attenzione ad evitare conflitti d'interesse. 11. PUBBLICITA I beneficiari devono fare chiaramente riferimento al contributo dell Unione Europea in tutte le pubblicazioni o in occasione di attività per le quali viene utilizzato il contributo. Il nome e il logo del Programma MEDIA, così come la dicitura con il contributo del Programma MEDIA dell Unione Europea, devono apparire su tutte le pubblicazioni, manifesti, programmi e altri prodotti realizzati in relazione al progetto co-finanziato, incluso il sito internet ufficiale del festival. Inoltre, il testo relativo allo schema di sostegno ai festival audiovisivi del Programma MEDIA deve essere inserito in tutti i cataloghi pubblicati per l evento. Il suddetto logo e testo saranno forniti dall Agenzia. Secondo contratto, che il beneficiario firmerà con l Agenzia, il rispetto di quanto sopra costituirà un obbligo contrattuale. Tutte le sovvenzioni assegnate nel corso di un esercizio finanziario devono essere pubblicate sul sito internet delle Istituzioni comunitarie durante il primo semestre dell anno successivo alla chiusura dell esercizio fiscale, nell ambito del quale sono state attribuite. Tali informazioni possono inoltre essere pubblicate su qualsiasi altro mezzo appropriato, inclusa la Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea. Con l accordo del beneficiario (tenendo conto se tale informazione non rivesta natura di pericolo per la sua sicurezza o possa apportare danno ai suoi interessi finanziari), l Agenzia pubblicherà il nome e l indirizzo del beneficiario, l oggetto della sovvenzione, l importo assegnato e la percentuale di finanziamento. 12. PROCEDURA DI PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE 16
12.1. Pubblicazione Il Bando per Proposte è pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell'unione Europea ed è accessibile, in inglese e francese, sul sito internet del Programma MEDIA al seguente indirizzo: http://ec.europa.eu/media. 12.2. Formulario di candidatura Le domande di sovvenzione devono obbligatoriamente essere presentate utilizzando i formulari di domanda ufficiali, incluso il formulario di budget (Annex I e II). I formulari ufficiali possono essere scaricati da sito web indicato nella sezione 12.1. Saranno accettati solo i formulari che utilizzino sistemi di scrittura (non è ammessa la compilazione a mano). 12.3. Presentazione della domanda di finanziamento La domanda di finanziamento deve essere tassativamente inviata in una sola copia non rilegata. I documenti devono essere presentati nel seguente ordine : 1. Annex I debitamente compilato, datato e firmato, dove richiesto dal Legale Rappresentante del candidato. 2. Annex II (formulari budget), con ciascuna sezione debitamente datata e firmata e ciascuna pagina debitamente siglata. e 3. tutti gli altri documenti richiesti nella check-list, nell ordine richiesto. Nessun allegato ai formulari ufficiali sarà preso in considerazione nella valutazione dei criteri di assegnazione. Una traduzione inglese o francese dei documenti necessari per l analisi del progetto deve essere allegata al dossier (Annex 1) DATE DI SCADENZA PER LA PRESENTAZIONE DELLE DOMANDE DI CANDIDATURA: 15 Ottobre 2007: per i progetti che abbiano inizio tra il 1 Maggio 2008 e il 31 Ottobre 2008 30 Aprile 2008: per i progetti che abbiano inizio tra il 1 Novembre 2008 e il 30 Aprile 2009 Le domande di candidatura devono essere inviate, con spese a carico del candidato, prima della data di scadenza: - per raccomandata (fa fede il timbro postale) - con consegna a mano (fa fede la data di ricevimento da parte dei servizi della Commissione) - tramite corriere espresso (fa fede la data di consegna ai servizi del corriere espresso) al seguente indirizzo: Education Audiovisual Culture Executive Agency (EACEA) Unit MEDIA Programme P8 Call For Proposals EACEA/18/ 2007 - Festivals Mr. Constantin DASKALAKIS BOUR 03/30 Avenue du Bourget, 1 17
B-1040 Bruxelles, Belgium Bando per proposte EACEA 18/07 Le domande di candidatura consegnate a mano devono arrivare prima delle ore 15 della relativa data di scadenza. Le domande di candidatura inviate via fax o tramite posta elettronica non saranno accettate. Non sarà accettato nessun emendamento/modifica alla domanda di candidatura successivamente all invio della domanda. Tuttavia, l Agenzia si riserva il diritto di richiedere informazioni supplementari che chiariscano elementi della domanda di domanda di candidatura. l candidati sono tenuti a rispondere prontamente ed in modo completo ad ognuna di tali richieste. I candidati dovranno assicurarsi di aver fornito tutti i documenti richiesti elencati nella checklist allegata ai formulari di domanda di candidatura del presente Bando per Proposte. N.B. Prima della presentazione, i candidati sono tenuti a verificare che la domanda di candidatura: - risponda ai requisiti delle linee guida del Bando per Proposte, - sia correttamente ed integralmente compilata e firmata, - includa un formulario di budget dettagliato, in pareggio, corretto e completo, - contenga tutti i documenti richiesti. Solo le domande di candidatura che rispondono a tutti i criteri di eleggibilità saranno considerate eleggibili e verranno valutate. Le domande di candidatura ineleggibili non verranno prese in considerazione per un contributo e riceveranno una lettera che indicherà le ragioni di tale rifiuto. I candidati saranno informati, al più presto, della decisione della Commissione circa l'assegnazione o meno ad essi di un contributo finanziario. Le proposte selezionate saranno oggetto di un'analisi finanziaria. In tale contesto l Agenzia potrà richiedere informazioni supplementari o garanzie ai candidati, prima di prendere qualsiasi decisione finale circa la concessione del sostegno. Nessun dossier o documento inviato sarà restituito ai candidati alla fine della procedura di valutazione e assegnazione. 12.4. Regole applicabili - Regolamento del Consiglio (EC, Euratom) n 1605/2002 del 25 giugno 2002 concernente il Regolamento Finanziario applicabile al budget generale delle Comunità Europee come modificato dal Regolamento del Consiglio (EC, Euratom) n 1995/2006 del 13 dicembre 2006 - Regolamento della Commissione (EC, Euratom) n 2342/2002 del 23 dicembre 2002 (modalità d esecuzione del suddetto Regolamento del Consiglio n 1605/2002) e sue successive modifiche - Decisione n. 1718/2006 CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 15 novembre 2006 relativa all attuazione di un Programma di sostegno al settore audiovisivo europeo (MEDIA 2007) 12.5 Contatti Per qualsiasi informazione si prega contattare: In Italia 18
MEDIA Desk Italia c/o A.N.I.C.A. Viale Regina Margherita, 286-00198 Roma Tel 06.4425.9670-06.4425.9680 - Fax 06.4404.128 e-mail: mercati@mediadesk.it website: http://www.mediadesk.it Antenna MEDIA Torino c/o FERT Piazza S. Carlo, 161-10123 Torino Tel 011.539.853 - Fax 011.531.490 e-mail: media@antennamedia.to.it website: http://www.antennamedia.to.it Media Desk & Antenne in Europa http://ec.europa.eu/information_society/media/overview/who/desks/index_en.htm Presso la Commissione Europea EACEA Education, Audiovisual and Culture Executive Agency Mrs. Gaele Broze Project Manager - Audiovisual Festivals MEDIA Programme Avenue du Bourget 1 BOUR- 03/17 B- 1140 - BRUXELLES e-mail : gael.broze@ec.europa.eu Tel : +32 2 298 52 97 Fax: +32 2 298 55 42 19
Un programma dell Unione Europea Annex I Formulari di domanda/application form - Annex I: Application Forms (+ Check-List)
Un programma dell Unione Europea Annex II Formulari di budget/budget forms Annex II: a. Revenues b. Expenditures c. Eligible Costs