REGIONE VENETO AZIENDA U.L.S.S. 16 PADOVA REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DEGLI APPARATI DI TELEFONIA MOBILE
ART. 1 OGGETTO DEL REGOLAMENTO Il presente regolamento disciplina le modalità per l assegnazione e l uso delle apparecchiature di telefonia mobile al personale dipendente (o incaricato) della Azienda U.L.S.S. 16 di Padova. ART. 2 NORME DI RIFERIMENTO Il presente regolamento fa riferimento alla Direttiva del Ministero della Funzione Pubblica del 30 ottobre 2001, all art. 2 comma 594 e 595 della Legge n.244/07 (finanziaria 2008) e successive modifiche e disposizioni e ad ogni altra norma attinente per contenuti, anche se non direttamente citata. ART. 3 CLASSI DI UTILIZZO La definizione dei profili di utilizzo è stabilita dall attuale convenzione, Consip Mobile 6 che prevede le seguenti tipologie di abilitazione: Profilo 1: utenze abilitate al traffico verso tutte le direttrici. Profilo 2: utenze abilitate al traffico verso tutte le direttrici ad eccezione della direttrice relativa al traffico internazionale verso i paesi dell area 2. (Area 1: stati membri della Comunità europea, più Norvegia, Svizzera, Islanda, Liechtenstein. Area 2: resto del mondo). Profilo 3: utenze abilitate al traffico nazionale ed al traffico internazionale verso uno o più Paesi esteri definiti dall Amministrazione contraente. Profilo 4: utenze abilitate al traffico verso tutte le direttrici, ad eccezione della direttrice relativa al traffico internazionale, nonché l impossibilità di effettuare chiamate dall /all estero. Profilo 5: utenze abilitate al traffico verso le utenze appartenenti alla medesima RPV (Rete Privata Virtuale) e verso tutte le direttrici nazionali di rete fissa, ossia la possibilità di chiamare esclusivamente telefoni cellulari aziendali (di AULSS 16), e tutti i numeri fissi sparsi nel territorio nazionale. Profilo 6: utenze abilitate al traffico verso le utenze appartenenti alla medesima RPV e verso la lista dei corrispondenti abituali. Per corrispondenti abituali si intendono altri numeri telefonici stabiliti dall Azienda ULSS 16 di Padova. Le classi di utilizzo che verranno assegnate dall Azienda ULSS 16 di Padova, saranno quelle aventi profilo 1, profilo 2, profilo 4, profilo 5, e verranno assegnate al personale dipendente come segue: a) Direttore Generale, Direttore Amministrativo, Direttore Sanitario, Direttore dei Servizi Sociali e della funzione Territoriale o su specifica autorizzazione in casi straordinari - profilo 1.
b) Direttori Dipartimento, Direttori U.O.C., Dirigenti in Staff profilo 2. c) Responsabili Servizi profilo 4. d) Personale Medico profilo 4. e) Personale Sanitario profilo 4. f) Personale Amministrativo profilo 4. g) Personale Sicurezza profilo 4. h) Uso collettivo profilo 5 Sulla base del profilo assegnato è definita la quantità mensile di bundle dati (internet) utilizzabili dall utente: Profilo 1: 20 giga. Profilo 2: 20 giga. Profilo 4: 4 giga / 20 giga. Profilo 5: 4 giga. Diversamente da quanto sopra indicato, nel caso in cui venga utilizzata una SIM card inserita in una chiavetta internet, la quantità di bundle dati utilizzabili verrà stabilita sulla base di reali e motivate necessità, che dovranno essere giustificate nel modulo di richiesta denominato Richiesta apparati di telefonia mobile, inserito nel portale intranet aziendale. L assegnazione descritta in precedenza sarà sempre rispettata, fatta eccezione per alcune circostanze, che dovranno essere formalizzate e motivate dal Direttore della struttura di appartenenza ed approvate successivamente dal Direttore Amministrativo o da un suo delegato. ART. 4 CRITERI DI ASSEGNAZIONE La Azienda ULSS 16 di Padova assegna il terminale mobile di servizio a soggetti che ricoprono al suo interno cariche istituzionali di significativa rilevanza o particolari posizioni nell organizzazione del lavoro, in considerazione della effettiva necessità o opportunità d uso dello stesso. L apparecchiatura di telefonia mobile aziendale con profilo 1 con la possibilità di effettuare chiamate in Italia e all estero, al fine di consentire lo svolgimento delle attività istituzionali anche fuori sede e garantire nel contempo la reperibilità, viene assegnata esclusivamente al Direttore Generale, Direttore Amministrativo, Direttore Sanitario, Direttore dei Servizi Sociali e della funzione Territoriale o ad altro dipendente solo in caso straordinario e comunque mai per scopi personali. Le apparecchiature di telefonia mobile avente profilo 4 o profilo 5, possono essere assegnate qualora ricorra una o più delle seguenti condizioni: Specifica responsabilità direttiva e organizzativa. Esigenza di pronta reperibilità o abitualmente in servizio fuori sede.
Spostamenti frequenti tra plessi diversi nell ambito della Azienda ULSS 16 di Padova. Espletamento di attività che necessitino di particolari esigenze di comunicazione, che non possono essere altrimenti soddisfatte con impianti di telefonia fissa e/o altri strumenti di comunicazione quali la posta elettronica. Per motivazioni non comprese nell elenco è necessaria l approvazione del responsabile del Unità Operativa di appartenenza e del direttore della struttura di appartenenza. Le richieste di assegnazione di apparati mobili e le richieste di abilitazione a ulteriori servizi, dovranno essere formulate e firmate dal responsabile del servizio (ed eventualmente dal direttore della struttura) mediante compilazione dell apposito modulo (denominato Richiesta apparati di telefonia mobile, disponibile nella intranet aziendale). In nessun caso al momento della consegna del dispositivo mobile assegnato, lo stesso potrà essere sostituito a meno di diverse indicazioni da parte del responsabile del servizio della SC Sistema Informativo. La consegna/ritiro dei dispositivi mobili viene effettuata dal personale della SC Sistema Informativo presso il locale situato in Via E. degli Scrovegni, 14 al quarto piano. ART. 5 MODALITA DI UTILIZZO Il gestore e il tipo di configurazione delle apparecchiature di telefonia mobile da fornire in dotazione al personale sono determinati sulla base delle procedure previste dalla normativa vigente in materia di scelta del contraente, nonché dai contratti vigenti stipulati. Il referente della telefonia mobile della Azienda ULSS 16 di Padova dovrà provvedere alla gestione delle apparecchiature di telefonia mobile e delle Sim card. L apparato telefonico dovrà essere utilizzato per le sole finalità di servizio, fatta eccezione per le utenze abilitate alle chiamate personali. L abilitazione alle chiamate personali avverrà secondo la modalità descritta nell allegato al presente regolamento. L amministrazione non si assume alcuna responsabilità per contravvenzioni o sinistri imputabili all uso del telefono cellulare durante la guida di autoveicoli. L amministrazione non si prende responsabilità per danni a cose o persone derivanti da utilizzo improprio dello stesso. Viene garantita l assistenza del dispositivo solo per apparecchi telefonici aziendali. In caso di terminali mobili privati che utilizzano applicativi aziendali, verranno fornite esclusivamente le adeguate indicazioni sull utilizzo degli stessi nell ambito dell uso professionale. ART. 6 ACCESSORI L apparecchiatura sarà fornita dei soli accessori presenti nella confezione. E fatto divieto assoluto l abbandono di qualsiasi apparecchiatura/attrezzatura. ART. 7 CRITERI DI CONSERVAZIONE DEL BENE E RESPONSABILITA DELL UTILIZZATORE
L utilizzatore dell apparecchiatura di telefonia mobile dovrà adottare tutti gli accorgimenti per la sicurezza individuale. Il cellulare di servizio è fornito in uso al dipendente utilizzatore che ne diventa custode e responsabile del corretto impiego. L utilizzatore prenderà in consegna il telefono cellulare previa sottoscrizione di dichiarazione di conoscenza delle disposizioni del presente regolamento. In caso di malfunzionamento o guasto del cellulare, della scheda SIM o degli accessori, l utilizzatore dovrà recarsi, previo appuntamento, dal referente di servizio della telefonia mobile aziendale e consegnare l apparecchiatura completa di tutti gli accessori per consentire le opportune verifiche. In caso di guasto si provvederà alla sostituzione del bene come previsto da contratto. In caso di smarrimento o di furto del cellulare l utilizzatore è tenuto a darne tempestiva comunicazione scritta al responsabile della telefonia mobile (nella comunicazione dovrà essere indicato, in particolare, il numero telefonico abbinato al cellulare al fine di consentire l operazione di blocco immediato della scheda SIM) e a sporgere immediata denuncia alle autorità competenti, inserendo nella stessa il modello del telefono, il relativo codice IMEI, e il numero telefonico. A seguito della segnalazione della denuncia di smarrimento o di furto si provvederà alla sostituzione del cellulare, nel minor tempo possibile e con le modalità stabilite dal regolamento. L assegnazione del telefono cellulare di servizio prevede le medesime forme di responsabilità patrimoniale previste per i consegnatari di beni dell amministrazione. In caso di ripetuti smarrimenti, furti o danni palesemente causati da incurie, la sostituzione delle apparecchiature di telefonia mobile non sarà garantita. L Azienda ULSS 16 di Padova si riserva l autorità di ritirare i dispositivi per sopraggiunte esigenze aziendali, come una ridistribuzione di tali risorse, dandone comunicazione al responsabile del servizio con obbligo per l utilizzatore di immediata riconsegna del bene al referente di telefonia mobile dell Azienda. L Azienda ULSS 16 di Padova si riserva inoltre la facoltà di ritirare i dispositivi in caso di mancato utilizzo degli stessi, con possibilità da parte del responsabile di servizio dell utilizzatore di chiedere l annullamento della revoca entro 20 giorni dalla data della comunicazione del ritiro. In caso di cessazione dell attività istituzionale, il telefono con la relativa SIM devono essere riconsegnati al Sistema Informativo. ART. 8 MODALITA E PROCEDUDERE RELATIVE AI CONTROLLI SULL UTILIZZAZIONE DELI STRUMENTI DI TELEFONIA MOBILE AZIENDALE L azienda, in attuazione dell art.2 comma 594 della Legge Finanziaria 2008, nel rispetto della normativa sulla tutela e riservatezza dei dati personali e sulla base del codice di comportamento aziendale di cui alla Deliberazione del Direttore Generale n.88/2014 applica un sistema di verifiche sull utilizzo corretto delle utenze telefoniche. I controlli sono effettuati sulla base delle informazioni trasmesse dagli operatori telefonici alla struttura competente. Le informazioni contengono: il volume complessivo del traffico telefonico
(relativo sia ai tempi che all importo) delle chiamate in uscita addebitate all azienda con riferimento ai servizi voce/dati per ciascuna singola utenza; il dettaglio del traffico telefonico, comprensivo di data/ora/durata della chiamata e del numero chiamato (ultime tre cifre oscurate) per ciascuna singola utenza; il volume scambiato per quanto riguarda il traffico dati/internet. Le informazioni sulle spese relative alle singole utenze sono periodicamente trasmesse ai responsabili delle strutture a cui risultano assegnate le utenze stesse per effettuare un opportuna verifica. I controlli saranno improntati a principi di necessità, proporzionalità, imparzialità, trasparenza nel rispetto del codice di comportamento e protezione dei dati personali. Il controllo sull utilizzo delle strumentazioni telefoniche è di due tipologie: a) Puntuale: che è effettuato su utenze telefoniche specifiche, a seguito di richiesta scritta e motivata da parte del responsabile dell'uo di appartenenza o da parte dell'autorità Giudiziaria o su segnalazione del Responsabile della prevenzione della corruzione. Nel caso in cui la segnalazione del soggetto terzo si riferisca a una persona nominativamente individuata, la struttura competente all effettuazione dei controlli darà informazione del controllo in corso al soggetto cui si riferisce la segnalazione. b) Controllo occasionale a seguito di screening generale dei tabulati in presenza di evidenti anomalie: tale tipologia di controllo viene attivata a seguito di un esame generale, in corrispondenza del processo di copiatura dei dati forniti dalle fatture inviate dall operatore telefonico, qualora emerga una palese e immediata anomalia nei tabulati del traffico telefonico. c) Sistematico: ai fini della corretta liquidazione delle fatture mensili emesse dal fornitore del servizio: tale tipologia di controllo viene attivata sistematicamente al fine delle verifica della corretta fatturazione del fornitore sulla base del servizio erogato e delle clausole contrattuali previste nella convenzione. Ai responsabili della U.O. sarà trasmesso bimestralmente un resoconto di costo generale delle utenze appartenenti alla struttura stessa. ART. 9 DISPOSIZIONI SANZIONATORIE E FINALI A seguito dei controlli effettuati, ove emergano comportamenti in violazione del presente regolamento, il personale incaricato invierà avvisi alla struttura (responsabile della struttura e personale assegnatario delle utenze telefoniche) in cui è stata rilevata l anomalia, nei quali si evidenzierà l utilizzo irregolare degli strumenti aziendali e si inviteranno gli interessati ad attenersi scrupolosamente ai compiti assegnati e alle istruzioni impartite nel presente regolamento. In tale circostanza saranno nuovamente effettuati controlli su quelle utenze per assicurarsi dell assenza di ulteriori anomalie. Qualora le violazioni persistessero l Azienda si riserva di procedere a controlli nei confronti dei singoli utilizzatori. In questa ipotesi si provvederà ad inviare all assegnatario dell utenza stessa l estratto delle telefonate in oggetto di controllo. Il Responsabile SC Sistema Informativo provvederà, quindi, in contradditorio con l assegnatario dello strumento di telefonia, con la verifica della correttezza sull utilizzo delle apparecchiature e a trasmettere l esito di tale verifica al responsabile della struttura per le successive attività di competenza. In ogni caso ove si riscontri un danno all'azienda o comportamenti disciplinarmente rilevanti, verranno informati per le proprie competenze l'ufficio Procedimenti disciplinari ed il Responsabile della Prevenzione della Corruzione.
I report dei controlli sono effettuati con le modalità previste nel rispetto della Legge vigente in materia di privacy e verranno conservati presso l ufficio del referente della telefonia mobile aziendale.
L Azienda ULSS 16 di Padova, in accordo con Tim, offre la possibilità di configurare la propria utenza in modo tale da consentire l effettuazione di chiamate, a fini personali, con relative spese a carico al dipendente. Per usufruire di questo servizio il dipendente dovrà registrarsi al sito internet https://mycompany.telecomitalia.it ed eseguire tutti i passaggi (riportati nelle istruzioni allegate) dove vengono richiesti vari dati quali il numero di conto corrente bancario, il proprio domicilio ecc In alternativa la configurazione, della propria SIM alle chiamate personali, si può richiedere dopo aver compilato i moduli RID allegati e inviatoli tramite mail al servizio di telefonia mobile, che provvederà ad inoltrarli a Tim. Tutti gli allegati (e le relative istruzioni) sono scaricabili dall intranet Aziendale nell apposita sezione. Le chiamate personali vengono identificate dal codice 4146 anteposto prima del numero telefonico da chiamare, ed è possibile utilizzarlo esclusivamente per le chiamate nazionali, per chiamate originate in Italia e dirette all estero (traffico internazionale) e per l utilizzo di SMS; pertanto resta escluso il traffico in roaming, ossia le chiamate originate e ricevute all estero. Il costo del traffico nazionale, internazionale e degli SMS, identificato con il codice 4146 sarà interamente a carico del dipendente e verrà addebitato direttamente da TIM su conto corrente bancario o carta di credito. ATTENZIONE: quando si risponde a un SMS ricevuto da un utenza considerata personale, o si voglia chiamare la stessa direttamente dalla schermata degli SMS, bisogna ricordarsi di anteporre nuovamente il codice 4146. Vale lo stesso per le telefonate perse quando si utilizza un numero recuperato dalla sezione chiamate. Per eventuali contestazioni circa l addebito in fattura delle chiamate contrassegnate con il codice identificativo 4146 il Dipendente potrà contattare il numero verde 800.191.101 messo a disposizione dell Azienda U.L.S.S. 16 di Padova.