COPIA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE Numero 69 del 05-10-15 Oggetto: APPROVAZIONE DELLO SCHEMA DI CONVENZIONE CON IL POLO DI CONSERVAZIONE MARCHE DIGIP E NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE L'anno duemilaquindici il giorno cinque del mese di ottobre alle ore 09:00, nella sala delle adunanze del Comune suddetto, convocata nei modi di legge, si è riunita la Giunta Comunale con la presenza dei Signori: SERRANI RANIERO Sindaco P Panza Milena-Giamila Assessore P Verri Tiziano Assessore P ne risultano presenti n. 3 e assenti n. 0 - Assume la presidenza il Signor SERRANI RANIERO in qualità di Sindaco assistito dal SEGRETARIO COMUNALE PALATRONI LUCIA Il Presidente, accertato il numero legale, dichiara aperta la seduta ed invita i convocati a deliberare sull oggetto sopra indicato. Registro Pubblicazioni n. 501 PUBBLICAZIONE Prot. N. 5487 lì, 12-10-15 - della presente deliberazione viene iniziata oggi la pubblicazione all'albo Pretorio di questo Comune per 15 giorni consecutivi (data inizio 12-10-2015 data fine 26-10-2015 ). - Viene comunicata ai Capigruppo Consiliari, ai sensi dell art. 125, c.1. del T.U. sull Ordinamento degli Enti Locali (D.lgs. n. 267 del 18 agosto 2000). IL SEGRETARIO COMUNALE F.to DOTT.SSA PALATRONI LUCIA ESECUTIVITA [X] La presente deliberazione è dichiarata immediatamente eseguibile ai sensi dell'art. 134, comma 4, del T.U. sull Ordinamento degli Enti Locali (D.lgs. n. 267 del 18 agosto 2000). [ ] La presente deliberazione è divenuta esecutiva il ******* per il decorso termini i 30 giorni dalla data trasmissione della stessa, ai sensi dell'art. 134, comma 1, del T.U. sull Ordinamento degli Enti Locali (D.lgs. n. 267 del 18 agosto 2000). [ ] La presente deliberazione è divenuta esecutiva per l esame senza rilievi da parte del COMITATO REGIONALE DI CONTROLLO in data ******* Prot. N. Barbara, lì E copia conforme all originale. Barbara, li IL SEGRETARIO COMUNALE F.to DOTT.SSA PALATRONI LUCIA IL SEGRETARIO COMUNALE DOTT.SSA PALATRONI LUCIA
LA GIUNTA COMUNALE RICHIAMATE le seguenti disposizioni normative: Gli artt. 43-44-44bis del D. Lgs. 82/2005 e successive m. e i. (Codice amministrazione digitale) in cui si definiscono le disposizioni generali per la conservazione dei documenti informatici; Il DPCM del 03/12/2013 relativo alle regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici; Il DPCM del 13/11/2014 relativo alla regole tecniche sulla formazione e gestione dei documenti informatici; VISTO che: la Regione Marche ha previsto la costituzione del polo di conservazione dei documenti informatici con la Delibera di Giunta regionale n. 1039 del 30/07/2008 Modalità Attuative del Programma Operativo (MAPO) della Regione Marche - POR-FESR - Competitività regionale e occupazione 2007-2013 e ha deliberato con atto di Giunta n.167 del 01/02/2010 la costituzione del Polo regionale di conservazione digitale denominato Marche DigiP ; DigiP è la struttura individuata dalla Regione Marche per la fornitura della soluzione tecnologica, organizzativa, giuridica ed archivistica per la gestione e conservazione di archivi digitali della Amministrazione regionale e degli enti locali del territorio regionale e nasce con gli obiettivi di conservare gli archivi digitali della Regione e degli enti regionali e rendere fruibili i contenuti digitali conservati da parte dei soggetti aventi diritto; in seguito a l aggiudicazione de la procedura aperta per l acquisizione di beni e servizi per la creazione e gestione del DigiP - la cui aggiudicazione efficace è stata formalizzata con DDPF n.119/inf del 22.08.2012 - esiste l infrastruttura organizzativa, tecnologica e giuridica necessaria a l avvio dei servizi di archiviazione digitale a norma; la Regione Marche ha approvato con delibera di Giunta n. 265 del 10/03/2014 lo Schema di Convenzione tra la Regione medesima e gli Enti locali de le Marche e loro forme associate, per l avvio dei servizi di conservazione dei patrimoni documentali informatici da questi ultimi prodotti e mantenuti; la Regione Marche intende evolvere il proprio modello di servizio di conservazione ne l ottica del Cloud Computing per ottenere il beneficio delle economie di scala legate a l uso di tali tecnologie nel settore Pubblico; CONDERATO che: il prossimo 11 ottobre 2015 scadrà il termine per la conservazione obbligatoria del registro di protocollo informatico entro il giorno successivo alla sua formazione e che tutti i nuovi sistemi di conservazione dei documenti informatici della PA devono essere già adeguati alle regole tecniche previste dal DPCM 3/12/2013; questo ente non ha le possibilità economiche e tecniche per poter costituire un sistema in house e che sarebbe eccessivamente oneroso affidarsi a ditte private, mentre il sistema DigiP Marche risulta molto interessante e vantaggioso, in DELIBERA DI GIUNTA n. 69 del 05-10-2015 - Pag. 2 - COMUNE DI BARBARA
quanto è al momento gratuito e in grado di fornire garanzie di sicurezza ed efficacia, disponendo della strumentazione tecnica necessaria e di personale adeguato allo scopo; VISTA la nota della Regione Marche del 11.09.2015, assunta al protocollo generale dell ente in data 24.09.2015, prot. n. 5140 con cui l ente ricorda la possibilità di aderire sin da subito al Polo di Conservazione digitale dei documenti informatici Marche DigiP ed in modo gratuito fino al 30/06/2016, mentre per i periodi successivi si valuteranno modalità di copertura con l auspicabile obiettivo di ridurre gli oneri a carico degli enti aderenti; RITENUTO di dover avvalersi del sistema DIGIP Marche, come Polo di conservazione digitale dei documenti informatici; DATO ATTO che occorre procedere alla nomina del Responsabile della Conservazione dei documenti informatici interno all ente e del Responsabile del servizio di conservazione dei documenti informatici esterno (in outsourcing); RITENUTO, pertanto di individuare, in questa prima fase di avvio del processo di conservazione, in considerazione delle competenze, nel Responsabile dell Area Amministrativa Rag. Saida Ceccolini, il profilo del Responsabile della Conservazione dei documenti informatici dell Ente; VISTO lo schema di convenzione approvato con Deliberazione n. 265 del 10/03/2014 della Giunta Regionale delle Marche e lo schema di disciplinare tecnico, dove sono definiti gli aspetti di dettaglio e le modalità operative con cui verranno erogati i servizi di conservazione e in particolare, vengono individuati i referenti, le tipologie di documenti, i metadati, i formati e i sistemi da interfacciare con Marche DigiP per la trasmissione dei documenti; VISTO il parere favorevole del responsabile dell Area Amministrativa in ordine alla regolarità tecnica, reso ai sensi dell'art. 49 del D. Lgs. n. 267/2000; DATO ATTO del parere del Responsabile del Servizio Finanziario ai sensi dell articolo 49, comma 1 del D.lgs. 267/2000 e succ. mod. e agg., così come modificato dalla Legge 7 dicembre 2012, n. 213 e s.m.i., che attesta che la presente deliberazione non comporta riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell Ente; Con votazione favorevole ed unanime, espressa ed accertata nei modi e nelle forme di legge D E L I B E R A 1. Di aderire al Polo regionale di conservazione digitale MARCHE DIGIP costituito dalla Regione Marche per la conservazione dei documenti informatici prodotti da questo Comune, così come specificato in premessa. 2. Di nominare, dalla data di esecutività del presente atto, il Responsabile dell Area Amministrativa Rag. Saida Ceccolini, come Responsabile della Conservazione del Comune di Barbara dandogli facoltà, ai sensi del DPCM 3 Dicembre 2013, di delegare uno o più funzionari per lo svolgimento delle attività di conservazione. DELIBERA DI GIUNTA n. 69 del 05-10-2015 - Pag. 3 - COMUNE DI BARBARA
3. Di individuare nella persona del Sig. Luca Bruffa del servizio Area Amministrativa il referente incaricato dell Ente per il Polo Regionale di Conservazione Digitale Marche DigiP; 4. Di affidare la conservazione digitale dei documenti informatici, nel rispetto delle norme di legge e delle specifiche tecniche, a DigiP, individuandolo come responsabile del servizio di conservazione dei documenti informatici. 5. Di approvare lo schema di convenzione, lo schema di disciplinare tecnico e la scheda tecnica di connettività, allegati al presente atto, definiti con la DGR n. 265 del 10/03/2014. 6. Di dare mandato al Responsabile della Conservazione del Comune di Barbara per la sottoscrizione dell'accordo medesimo congiuntamente allo schema di disciplinare tecnico definito tra le parti. 7. Di inviare le comunicazioni previste alla Regione Marche per gli adempimenti relativi alla fase di avvio del sistema di conservazione. 8. Di prendere atto che dalla presente deliberazione non deriva alcun impegno di spesa per questo Ente. Inoltre la Giunta comunale, riscontrata la sussistenza dei motivi d urgenza, con voti favorevoli unanimi, espressi in forma palese DELIBERA DI DICHIARARE il presente atto immediatamente eseguibile ai sensi dell articolo 134, comma 4, del D.lgs. 18/08/2000, n. 267. DELIBERA DI GIUNTA n. 69 del 05-10-2015 - Pag. 4 - COMUNE DI BARBARA
REGIONE MARCHE Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n. 69 in data 05.10.2015 Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Ente produttore: [COMUNE DI BARBARA] Soggetto conservatore: Marche DigiP Polo di conservazione regionale Versione 1.0 DELIBERA DI GIUNTA n. 69 del 05-10-2015 - Pag. 5 - COMUNE DI BARBARA
Disciplinare tecnico per il servizio di conservazione Versione 1.0 Firmatari Ente Modifiche rispetto alle precedenti versioni Versione Riferimento Modifiche 1.0
INDICE 7 di 29
1. Premessa 9 2. Referenti... 10 2.1. Referenti Marche DigiP... 10 2.2. Referenti Ente produttore... 10 3. Servizi di conservazione... 11 3.1. Sistema di conservazione e modalità di versamento... 11 3.2. Servizi di conservazione... 11 4. Consultazione, restituzione e accesso... 12 4.1. Consultazione e restituzione... 12 4.2. Accesso a fini amministrativi... 12 5. Ente produttore... 13 5.1. Strutture versanti e Parametri per versamento... 13 5.1.1. Struttura: [denominazione struttura]... 13 5.2. Sistemi informatici... 13 5.2.1. Sistema informatico PALEO... 13 6. Unità documentarie... 14 6.1. Tipologia unità documentaria 1... 14 6.1.1. Dati per il versamento della [Tipologia UD 1]... 14 6.1.1.1. Intestazione per la [Tipologia UD 1]... 14 6.1.1.2. Identificazione univoca della [Tipologia UD 1]... 15 6.1.1.3. Profilo archivistico della [Tipologia UD 1]... 15 6.1.1.4. Profilo della [Tipologia UD 1]... 16 6.1.1.5. Composizione della [Tipologia UD 1]... 16 6.1.1.6. Documento principale... 16 6.1.1.6.1. Metadati di identificazione del documento principale di [UD1]... 16 6.1.1.6.2. Profilo del documento principale di [UD1]... 17 6.1.1.6.3. Metadati specifici del documento principale di [UD1]... 17 6.1.1.6.4. Componenti del documento principale di UD1... 17 6.1.1.7. Allegati/Annessi/Annotazioni della [Tipologia UD 1]... 18 6.1.1.7.1. Metadati di identificazione Allegato/Annesso/Annotazione di [UD 1]... 18 6.1.1.7.2. Profilo dell Allegato/Annesso/Annotazione di UD1... 18 6.1.1.7.3. Metadati specifici Allegato/Annesso/Annotazione di UD 1... 19 6.1.1.7.4. Componenti Allegato/Annesso/Annotazione di UD 1... 19 7. Modalità di svolgimento del servizio di conservazione... 21 7.1. Criteri per la creazione del pacchetto AIP... 21 8. Formati file... 23 8 di 29
1. Premessa Il presente Disciplinare Tecnico è redatto, d'intesa con la Regione Marche, in riferimento all'art. 4 della Convenzione con gli enti del territorio per i servizi di conservazione dei documenti informatici (d'ora in poi Convenzione), tra (d ora in poi Ente produttore) e REGIONE MARCHE, che regola nei suoi profili generali il rapporto tra l Ente produttore e REGIONE MARCHE per lo svolgimento della funzione di conservazione dei documenti informatici affidati dall'ente produttore a REGIONE MARCHE e più specificatamente al suo Servizio Polo di conservazione regionale Marche DigiP (d'ora in poi Marche DigiP). Finalità del presente Disciplinare tecnico (d'ora in poi Disciplinare) è definire in modo preciso e vincolante le modalità operative di erogazione dei servizi da parte di Marche DigiP nei confronti dell Ente produttore, in particolare per quanto riguarda le specifiche delle modalità tecniche per l'interoperabilità tra i sistemi dell'ente produttore e i sistemi di conservazione digitale, le specifiche operative di questi ultimi e le modalità tecniche di restituzione dei documenti ai fini di accesso e ricerca. In particolare, nel presente Disciplinare sono definiti i dati e i parametri che l'ente produttore e Marche DigiP utilizzeranno nel contesto dei web service per l'interoperabilità con il sistema di conservazione, le stime dei flussi e dei volumi dei processi coinvolti, le modalità di esercizio del diritto di accesso, le modalità di ricerca, recupero e restituzione dei documenti conservati, gli aspetti tecnologici necessari a consentire il corretto svolgimento del processo di conservazione. Definisce inoltre i referenti e i responsabili di riferimento sia dell'ente produttore sia di Marche DigiP per l'erogazione dei servizi e la verifica del corretto svolgimento del processo di versamento dei documenti e di conservazione. Definisce l'articolazione in Strutture (corrispondenti normalmente alle Aree Organizzative Omogenee, ma non escludendo altre ripartizioni) con cui l'ente produttore si rapporta con Marche DigiP per il versamento dei documenti. La definizione dei dati e dei parametri e in genere di tutti gli elementi necessari alla corretta esecuzione del servizio di conservazione digitale avviene di norma a livello di singola struttura interessata. Nel caso in cui gli elementi siano descritti a livello di Ente produttore, questi si applicano anche a tutte le strutture interessate. Il Disciplinare costituisce, nelle sue versioni preliminari e non definitive, il documento di riferimento per lo svolgimento dei test che precedono l'attivazione del servizio di conservazione digitale. Il Disciplinare è rivisto e aggiornato ogniqualvolta intervengano modifiche o integrazioni relative agli oggetti trattati. L avvio del servizio di conservazione avverrà entro 3 giorni dal completamento dei test Il Disciplinare e ogni sua successiva modifica sono inviati a cura di Marche DigiP alla Soprintendenza Archivistica per la Regione Marche in ottemperanza alle comunicazioni previste per il coordinamento delle attività in tema di conservazione dei documenti informatici. All Ente produttore è trasmessa ogni altra comunicazione inviata da Marche DigiP alla Soprintendenza Archivistica. 9 di 29
2. Referenti 2.1. Referenti Marche DigiP Per quanto attiene ai rapporti generali con l Ente produttore, Marche DigiP individua i seguenti referenti: Nominativo Ruolo e competenze Contatti 2.2. Referenti Ente produttore Per quanto attiene ai rapporti generali con Marche DigiP, l Ente produttore individua i seguenti referenti: Nominativo Ruolo e competenze Struttura e Contatti N.B.: inserire al massimo n. 2 referenti. 10 di 29
3. Servizi di conservazione 3.1. Sistema di conservazione e modalità di versamento Marche DigiP svolge il servizio di conservazione utilizzando il Sistema di conservazione DigiP (d'ora in poi Sistema di conservazione), il quale espone dei web service tanto per il versamento, quanto per il recupero/restituzione dei documenti conservati. Le specifiche tecniche dei web service (inclusi i protocolli di comunicazione e le modalità di svolgimento delle sessioni di versamento) sono illustrate nel documento Specifiche tecniche Servizio di Versamento DigiP (d'ora in poi Specifiche), pubblicati all'indirizzo: http://www.ecommunity.marche.it, nella sezione "Polo di conservazione regionale" e quindi "Modalità di Attuazione". Il collegamento telematico tra l Ente produttore e Marche DigiP avviene attraverso la rete regionale. L Ente produttore dovrà garantire una connettività adeguata. Marche DigiP mette a disposizione dell Ente produttore e, su sua richiesta, degli sviluppatori dei sistemi software versanti, un ambiente di test per effettuare le prove di versamento e recupero dei documenti. I sistemi informatici di produzione, gestione e versamento dei documenti dell'ente produttore sono descritti nel paragrafo 5.2. L'Ente produttore invia i documenti in conservazione interfacciando i propri sistemi informatici con il Sistema di conservazione mediante i web service descritti nelle Specifiche e utilizzando i dati, i parametri e le informazioni definite nel presente Disciplinare. Per determinate tipologie documentali e in casi eccezionali possono essere previste modalità di versamento alternative ai web service. Qualora tali modalità alternative fossero previste, sono definite e descritte nel presente Disciplinare. L Ente produttore ha l onere di verificare il corretto completamento delle operazioni di versamento e conservazione al fine di segnalare entro 30 giorni eventuali difformità da quanto previsto nel presente Disciplinare. 3.2. Servizi di conservazione Il processo di conservazione digitale si effettua su Pacchetti di versamento (P) che contengono aggregati logici definiti unità documentarie (UD): queste ultime sono formate da uno o più documenti considerati come un tutto unico e costituiscono le unità elementari di cui si compone l'archivio dell'ente produttore. Il Sistema di conservazione DigiP è stato progettato per accogliere Pacchetti di versamento in modalità backward compatibility con l antecedente sistema di conservazione Sacer o in modalità NCRO, personalizzabili. Tale sistema infatti è in grado di accogliere qualsiasi tipo di Pacchetto di Versamento così da garantire flessibilità e configurabilità. 11 di 29
4. Consultazione, restituzione e accesso 4.1. Consultazione e restituzione L Ente produttore può consultare le unità documentarie versate in Marche DigiP tramite interfaccia web, collegandosi all indirizzo comunicato da Marche DigiP e autenticandosi tramite username e password preventivamente forniti da Marche DigiP. Gli utenti da abilitare per l accesso tramite interfaccia web al sistema di conservazione sono comunicati dai referenti dell Ente produttore a Marche DigiP su apposito modulo, che provvede a inviare le credenziali di accesso via email ai diretti interessati. L accesso web consente all Ente produttore di ricercare le unità documentarie versate e di effettuarne il download. Inoltre, tramite l interfaccia web, è possibile accedere a un servizio di monitoraggio in tempo reale dei versamenti effettuati, sia andati a buon fine che falliti. 4.2. Accesso a fini amministrativi Non è previsto da parte di Marche DigiP né il rilascio di copie cartacee conformi agli originali digitali conservati, né l accesso diretto alla documentazione da parte di colui che, dovendo tutelare situazioni giuridicamente rilevanti, abbia presentato istanza di consultazione. Pertanto, in merito all esercizio del diritto d accesso ai documenti conservati da Marche DigiP, questo si limita a fornire all Ente produttore, su precisa richiesta di quest ultimo e senza che su di esso debba gravare alcun particolare onere, il documento informatico conservato, qualora per un qualsiasi motivo l Ente produttore stesso abbia deciso di non acquisirlo direttamente mediante le modalità delineate ai paragrafi 4.1 Permane in carico allo stesso Ente produttore sia la responsabilità di valutare la fondatezza giuridica della domanda di accesso, sia l onere di far pervenire il documento (o sua eventuale copia cartacea conforme) al soggetto richiedente la consultazione. 12 di 29
5. Ente produttore 5.1. Strutture versanti e Parametri per versamento Le strutture cui afferisce la documentazione versata per la conservazione sono elencate in tabella. Denominazione [Denominazione della struttura] Descrizione Codice dell Area Organizzativa Omogenea pubblicato nell Indice delle pubbliche amministrazioni (http://www.indicepa.gov.it/) 5.1.1. Struttura: [denominazione struttura] Descrizione sintetica della struttura, con l indicazione degli strumenti di gestione documentale utilizzati. 5.2. Sistemi informatici In tabella è riportato il sistema informatico utilizzato dall Ente produttore per la produzione e gestione delle unità documentarie oggetto di conservazione digitale. Tale sistema, che nel contempo svolge il ruolo di applicativo versante, è definito nel sistema DigiP come utente con abilitazioni specifiche a chiamare i web service. Sistema informatico Es.: PALEO Versione e produttore [Versione dell applicativo e denominazione del produttore] Tipologie documentali gestite Indicare quali tipologie di unità documentarie (vedi paragrafi 6.x) sono gestite dal sistema informatico 5.2.1. Sistema informatico [es.: PALEO] Descrizione del sistema informatico con indicazione dell architettura generale di funzionamento (web server, application server, database, file system, EDMS/ERMS, ecc.) con particolare riferimento alle modalità di memorizzazione e conservazione dei documenti e dei relativi metadati, nonché alle modalità di interfacciamento con il Sistema di conservazione. 13 di 29
6. Unità documentarie Le unità documentarie versate in conservazione sono strutturate secondo lo schema descritto nelle Specifiche, che ne prevede l articolazione in documenti (documento principale ed eventuali allegati, annessi, annotazioni) e componenti (file). L elenco delle tipologie di unità documentarie versate in conservazione è il seguente: Tipologia unità documentaria Struttura Paragrafo Denominazione unità documentaria Denominazione unità documentaria 6.1. Tipologia unità documentaria 1 Documento Documento principale Tipologia Documento Descrizione Allegati Annessi Annotazioni 6.1.1. Dati per il versamento della [Tipologia UD 1] La denominazione precisa delle chiavi, il formato dei valori, la loro struttura e tutte le informazioni tecniche di dettaglio sono indicati nelle Specifiche. In questa sede sono indicate la descrizione dei valori che possono assumere i metadati e i parametri nella chiamata dei servizi di versamento e, dove necessario, le logiche e i criteri utilizzati per la loro individuazione. Inoltre l obbligatorietà del metadato è indicata in grassetto con il valore quando è richiesta dall interfaccia di versamento (vedi Specifiche) e in formato normale con il valore quando invece è definita in accordo tra Marche DigiP e l Ente produttore per l UD trattata. 6.1.1.1. Intestazione per la [Tipologia UD 1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO Versione 1.3 Versione dei web service di versamento 14 di 29
Ambiente MARCHE DIGIP MARCHE DIGIP_PRE MARCHE DIGIP_TEST Ambiente assegnato da Marche DigiP per il versamento (in produzione il valore è MARCHE DIGIP, gli altri sono utilizzati nelle varie fasi in cui si articolano i test). Ente Token Denominazione dell Ente produttore versante Struttura Token Codice AOO registrato nell Indice PA. Se non è stata specificata alcuna AOO nell'indice PA, riportare il codice IPA dell'amministrazione UserID PALEO_[ ] Utente versante, composto dal sistema descritto al paragrafo 5.2.1 da un codice identificante la tipologia di ente (C per Comune, P per Provincia, UM per Unione Montana) e dal nominativo dell Ente (Es.: PALEO_C_ROCCASCURA) 6.1.1.2. Identificazione univoca della [Tipologia UD 1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO Numero Numero Descrivere l identificativo progressivo assegnato all UD nell ambito del Tipo Registro, soprattutto in riferimento all identificazione dell UD. Anno Numero intero Anno solare di riferimento con formato aaaa. TipoRegistro Indicare il valore Denominazione del registro nell ambito del quale è registrata l UD. TipologiaUnitaDocumentaria Indicare il valore Denominazione della tipologia dell unità documentaria. 6.1.1.3. Profilo archivistico della [Tipologia UD 1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO FascicoloPrincipale Classifica Identificativo Oggetto Classifica: indice di classificazione assegnato all unità documentaria. I livelli sono tra loro separati da punto. Es: 1.2.3. Identificativo: stringa composta da Codice Classifica/Anno di Riferimento/Numero Progressivo. 15 di 29
Sottofascicolo (principale) FascicoloSecondario Sottofascicolo (secondario) Identificativo Oggetto Classifica Identificativo Oggetto Identificativo Oggetto Oggetto: oggetto del fascicolo. Identificativo: stringa composta da Codice Classifica/Anno di Riferimento/Numero Progressivo. Oggetto: oggetto del sottofascicolo. Classifica: classifica secondaria assegnata all UD. I livelli sono tra loro separati da punto. Es: 1.2.3. Identificativo: stringa composta da Codice Classifica/Anno di Riferimento/Numero Progressivo. Oggetto: oggetto del fascicolo. Identificativo: stringa composta da Codice Classifica/Anno di Riferimento/Numero Progressivo. Oggetto: oggetto del sottofascicolo. 6.1.1.4. Profilo della [Tipologia UD 1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO Oggetto Data Cartaceo Stringa Campo data false/true Descrivere (se necessario) cosa rappresenta l Oggetto dell UD. Descrivere cosa rappresenta la data dell UD. Essa sarà espressa in formato aaaa/mm/gg. Serve per indicare se l originale dell UD versata è in formato cartaceo o meno. 6.1.1.5. Composizione della [Tipologia UD 1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO NumeroAllegati NumeroAnnessi NumeroAnnotazioni Indicare il numero minimo/massimo (se rilevabile) Indicare il numero minimo/massimo (se rilevabile) Indicare il numero minimo/massimo (se rilevabile) Indica il numero e la denominazione degli allegati tipizzati. Indica il numero e la denominazione degli annessi tipizzati. Indica il numero e la denominazione delle annotazioni tipizzate. 6.1.1.6. Documento principale 6.1.1.6.1. Metadati di identificazione del documento principale di [UD1] 16 di 29
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO IDDocumento TipoDocumento TipoStruttura Stringa alfanumerica Indicare il valore che può assumere Indicare il valore che può assumere Identificativo assegnato dall applicativo (ad es.: da PALEO) al documento principale, al fine di identificarlo in maniera univoca all interno dello stesso applicativo versante. Descrizione della tipologia documentaria. Il valore di tale metadato può anche coincidere con il valore assegnato al metadato TipologiaUnitaDocumentaria. Descrive il tipo di struttura che caratterizza la tipologia di documento principale. 6.1.1.6.2. Profilo del documento principale di [UD1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO Descrizione Stringa Descrivere cosa si intende per Descrizione. Autore Stringa Descrivere cosa si intende per Autore. 6.1.1.6.3. Metadati specifici del documento principale di [UD1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO Denominazione chiave Indicare il formato e/o gli eventuali valori che può assumere. Descrivere il metadato. 6.1.1.6.4. Componenti del documento principale di [UD1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO ID OrdinePresentazione TipoComponente TipoSupportoComponente Numero intero Numero intero CONTENUTO (default) FILE (default)/metadati Metadato utile al ricongiungimento della componente versata con il livello di appartenenza. Metadato che indica l ordine di successione della singola componente versata rispetto alla struttura originale. Metadato che indica la tipologia di appartenenza della componente versata. Metadato che indica il tipo di supporto della componente versata. Indicare i casi in cui è 17 di 29
NomeComponente FormatoFileVersato HashVersato IDComponenteVersato UtilizzoDataFirmaPerRifTemp Stringa alfanumerica Indicare quali sono i formati possibili del file (o rinviare al paragrafo 8 se sono possibili tutti quelli previsti) Stringa alfanumerica false prevista la presenza di tipi supporto METADATI. Descrive come viene definito il nome del file, se viene creato dall utente o generato dal sistema in base ad una specifica sintassi. Metadato che indica il formato del file versato. Indicare quale algoritmo di hash è utilizzato e con quale codifica è versato. Metadato che descrive come è individuato il riferimento univoco del file nel sistema dell ente produttore. Il sistema di conservazione utilizzerà la data ed ora di versamento per le verifiche sulla firma. 6.1.1.7. Allegati/Annessi/Annotazioni della [Tipologia UD 1] NB: In base alla complessità della struttura e della composizione dell UD trattata, questa sezione può essere unica e descrivere al suo interno tutti gli allegati/annessi/annotazioni possibili per la tipologia di UD trattata, altrimenti annessi ed annotazioni possono essere descritti in ulteriori sezioni che replicano la struttura di questa (es: 6.1.1.10 Annessi; 6.1.1.11 Annotazioni, ecc.). 6.1.1.7.1. Metadati di identificazione Allegato/Annesso/Annotazione di [UD 1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO IDDocumento TipoDocumento TipoStruttura Stringa alfanumerica Indicare il valore che può assumere Indicare il valore che può assumere Identificativo assegnato dall applicativo PALEO al documento principale, al fine di identificarlo in maniera univoca all interno dello stesso applicativo versante. Descrizione della tipologia documentaria. Il valore di tale metadato può anche coincidere con il valore assegnato al metadato TipologiaUnitaDocumentaria. Descrive il tipo di struttura che caratterizza la tipologia di documento principale. 6.1.1.7.2. Profilo dell Allegato/Annesso/Annotazione di [UD1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO 18 di 29
Descrizione Stringa Descrivere cosa si intende per Descrizione. Autore Stringa Descrivere cosa si intende per Autore. 6.1.1.7.3. Metadati specifici Allegato/Annesso/Annotazione di [UD 1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO Denominazione chiave Indicare il formato e/o gli eventuali valori che può assumere. Descrivere il metadato. 6.1.1.7.4. Componenti Allegato/Annesso/Annotazione di [UD 1] CHIAVE VALORE DESCRIZIONE OBBLIGATORIO ID OrdinePresentazione TipoComponente TipoSupportoComponente NomeComponente FormatoFileVersato IDComponenteVersato Numero intero Numero intero CONTENUTO (default) FILE (default)/metadati Stringa alfanumerica Indicare quali sono i formati possibili del file (o rinviare al paragrafo 8 se sono possibili tutti quelli previsti) Stringa alfanumerica Metadato utile al ricongiungimento della componente versata con il livello di appartenenza. Metadato che indica l ordine di successione della singola componente versata rispetto alla struttura originale. Metadato che indica la tipologia di appartenenza della componente versata. Metadato che indica il tipo di supporto della componente versata. Indicare i casi in cui è prevista la presenza di tipi supporto METADATI. Metadato che indica il nome della componente versata dunque, nel caso dell Ente produttore in oggetto, il nome del file versato. Metadato che indica il formato del file versato. Metadato che descrive come è individuato il riferimento univoco del file nel sistema dell ente 19 di 29
UtilizzoDataFirmaPerRifTemp false produttore. Il sistema di conservazione utilizzerà la data ed ora di versamento per le verifiche sulla firma. 20 di 29
7. Modalità di svolgimento del servizio di conservazione Il processo di conservazione avviene secondo le modalità descritte nel Manuale di conservazione, modalità che si possono sintetizzare come segue: 1. il Produttore trasmette il P nei modi definiti dall'accordo formale (memorizzato nel Sistema sotto forma di configurazione specifica del Produttore), in particolare il Produttore può scegliere se utilizzare un flusso di deposito all'interno di una zona di memorizzazione condivisa (file system remoto, FTP, etc..) oppure un servizio REST di versamento sincrono; 2. il Sistema rileva un nuovo trasferimento e a. trasferisce il P in una zona di lavoro temporanea, locale al servizio di ricezione, eventualmente decomprimendolo se compresso; b. trasferisce il P ad Archival Storage nella sezione corrispondente e ne notifica la ricezione al Produttore aggiungendolo alla lista dei P ricevuti; c. Il P ricevuto viene messo in coda per la validazione di qualità; 3. il Produttore può consultare la lista dei P ricevuti dal Sistema presente nell'area di deposito condivisa e verificarla; 4. il Sistema processa la coda dei P per l'analisi; 5. il Sistema recupera le Regole da applicare per la validazione in base al Produttore e alla tipologia documentale; 6. il Sistema valida il trasferimento del P applicando le regole di validazione attive selezionate al passo precedente; 7. i dati di validazione vengono raccolti temporaneamente nella zona di lavoro per i passi successivi; 8. il modulo di ricezione mette a disposizione del Produttore nella zona di deposito condivisa, coerentemente alla validazione, una ricevuta di presa in carico opzionalmente firmata (Rapporto di Versamento) o un esito negativo motivato; 9. in caso di successo il Sistema abilita il P per il passo successivo; 10. il Sistema genera un AIP a partire dalle informazioni presenti nel KIP, trasformandolo nel formato di IP scelto (attualmente lo standard ISO NCRO) ; 11. il Sistema abilita il KIP al passo di generazione PDI; 12. il Sistema contrassegna l'ip come conforme agli accordi negoziati di (formato di) versamento. 7.1. Criteri per la creazione del pacchetto AIP La creazione del pacchetto di archiviazione (AIP) avviene secondo le seguenti modalità: 1. il Sistema riceve la posizione temporanea nella zona di lavoro del P validato e spacchettato; 2. il Sistema estrae il contenuto informativo dal P e lo inserisce in una struttura di 21 di 29
IP in formato interno universale (Kernel Information Package KIP, per la documentazione del formato vedi le note in Appendice); 3. il Sistema estrae le informazioni descrittive di conservazione (PDI) dal P e le aggiunge al KIP; 4. il Sistema integra eventualmente i PDI estratti con modifiche o inserimenti nel KIP; 5. il Sistema recupera le politiche e gli standard di archiviazione; 6. il Sistema, sulla base delle politiche e degli standard, esegue le necessarie conversioni, trasformazioni, riorganizzazioni sul P corrente e ne salva temporaneamente i risultati nel KIP; 7. il Sistema genera un AIP a partire dalle informazioni presenti nel KIP, trasformandolo nel formato di IP scelto (attualmente lo standard ISO NCRO) 8. il Sistema abilita il KIP al passo di generazione PDI; 9. il Sistema contrassegna l'ip come conforme agli accordi negoziati di (formato di) versamento. 22 di 29
8. Formati file Nella tabella che segue sono individuati i formati dei file relativi ai componenti delle unità documentarie inviate in conservazione: Formato file Descrizione Elenco degli allegati al presente Disciplinare: ALLEGATO A - Scheda tecnica connettività per il servizio di conservazione 23 di 29
Scheda tecnica connettività per il servizio di conservazione Scheda tecnica connettività per il servizio di conservazione Versione 1.0 Firmatari Ente Modifiche rispetto alle precedenti versioni Versione Riferimento Modifiche 1.0 24 di 29
1. Referenti Tecnici 1.1 Referenti Tecnici Marche DigiP Per quanto attiene ai rapporti generali con l Ente produttore, Marche DigiP individua i seguenti referenti tecnici: Nominativo Ruolo e competenze Contatti 1.2 Referenti Tecnici Ente produttore Per quanto attiene ai rapporti generali con Marche DigiP, l Ente produttore individua i seguenti referenti tecnici: Nominativo Ruolo e competenze Struttura e Contatti N.B.: inserire al massimo n. 2 referenti. 25 di 29
2. Ente produttore 2.1 Parametri per consultazione 2.1.1 Connettività Le strutture cui afferisce la documentazione versata per la conservazione sostitutiva sono elencate in tabella. Denominazione Descrizione Codice dell Area Organizzativa Omogenea pubblicato [Denominazione della nell Indice delle pubbliche amministrazioni struttura] (http://www.indicepa.gov.it/) L'indirizzo IP dal quale avviene la chiamata per il versamento e la fascia oraria indicativa vanno riportati in tabella. Indirizzo IP da abilitare per consultazione indirizzi pubblici rete Internet o se non disponibili indicare indirizzi SPC/rete regionale Utilizza la rete regionale NO (BMG=Banda Minima Garantita) Capacità di BMG disponibile 0-256Kb 256Kb-512Kb 512Kb-2Mb 2Mb-8Mb 8MB-20Mb +20Mb 3. Parametri per versamento 3.1 Connettività Le strutture cui afferisce la documentazione versata per la conservazione sostitutiva sono elencate in tabella. Denominazione Descrizione Codice dell Area Organizzativa Omogenea pubblicato [Denominazione della nell Indice delle pubbliche amministrazioni struttura] (http://www.indicepa.gov.it/) L'indirizzo IP dal quale avviene la chiamata per il versamento e la fascia oraria indicativa vanno riportati in tabella. Indirizzo IP da abilitare per versamento Capacità di BMG disponibile 26 di 29
indirizzi pubblici rete Internet o se non disponibili indicare indirizzi SPC/rete regionale Utilizza la rete regionale NO (BMG=Banda Minima Garantita) 0-256Kb 256Kb-512Kb 512Kb-2Mb 2Mb-8Mb 8MB-20Mb +20Mb Quantità di documenti annui da versare [Numero unità documentarie] Dimensione in MB du documenti annui da versare [Megabyte] Fascia oraria di versamento 18-21 (enti prov. Ancona) 21-24 (enti prov. Pesaro Urbino) 24-03 (enti prov. Macerata) 03-06 (enti prov. Ascoli Piceno e Prov Fermo) necessaria personalizzazione Durata stimata versamento 0-1h 1h - 2h 2h - 3h Esempio di stima parametri di versamento precedentemente richiesti: Ente piccolo : - Capacità di banda: 128Kb - Unità documentarie: inferiori a 2000 - Dimensione totale in MB annui: circa 4000 - Durata stimata versamento giornaliero: 0-1h Ente medio : - Capacità di banda: 512Kb - Unità documentarie: inferiori a 4000 - Dimensione totale in MB annui: circa 44000 - Durata stimata versamento giornaliero: 0-1h Ente grande : - Capacità di banda: 4Mb - Unità documentarie: inferiori a 400.000 - Dimensione totale in MB annui: circa 500.000 - Durata stimata versamento giornaliero: 0-1h 27 di 29
E' possibile fare sulla carta una verifica del corretto dimensionamento capacità di banda/documenti facendo questo calcolo: DIMENONE_IN_MB*8/365/BANDA e l'obiettivo dovrebbe essere quello di avere un valore inferiore all'ora per il 4. Gestione delle anomalie Le anomalie che possono riscontrarsi nell operatività del servizio sono gestite secondo il seguente schema: Errori temporanei Versamenti non conformi alle regole concordate Errori interni o dovuti a casistiche non previste o non gestite È il caso di errori dovuti a problemi temporanei che pregiudicano il versamento, ma si presume non si ripresentino a un successivo tentativo di versamento. È il caso in cui il versamento non viene accettato perché non conforme alle regole concordate. In alcuni casi è possibile che il sistema di conservazione risponda con un messaggio di errore generico che non indica le cause dell anomalia riscontrata, in quanto dovuta a un errore interno o perché legata a una casistica non prevista, non gestita o non gestibile dal sistema di conservazione. L Ente deve provvedere a rinviare il documento in un momento successivo. L operazione potrebbe dover essere ripetuta più volte qualora il problema, seppur temporaneo, dovesse protrarsi nel tempo. L Ente produttore e Marche DigiP possono concordare un numero massimo di tentativi di invio oltre i quali l Ente produttore segnala a Marche DigiP via e- mail il perdurare del problema. Il sistema di conservazione invia una segnalazione dell anomalia all Ente produttore, il quale contatta il servizio Marche DigiP per concordare la soluzione del problema. I referenti dell Ente produttore segnalano il problema via e- mail a Marche DigiP, che si attiverà per la sua risoluzione. Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto. Il Sindaco F.to SERRANI RANIERO Il Segretario Comunale F.to DOTT.SSA PALATRONI LUCIA 28 di 29
PARERE TECNICO Il Responsabile del Servizio, ai sensi dell art.49 del Decreto Legislativo 18.08.2000, n.267, esprime parere Favorevole sulla proposta di deliberazione di cui all oggetto per quanto di esclusiva competenza limitatamente ai compiti connessi all esercizio delle proprie mansioni. Barbara, lì 25-09-2015 IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO F.to CECCOLINI SAIDA