NUPOINT UNIFIED MESSAGING

MITEL NUPOINT UNIFIED MESSAGING MANUALE DELL'UTENTE VERSIONE 7.0

AVVISO Le informazioni contenute in questo documento sono ritenute accurate sotto tutti i punti di vista, ma non sono garantite da Mitel Networks Corporation (MITEL ). Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso e non costituiscono in alcun modo un impegno da parte di Mitel o delle sue filiali o consociate. Mitel e le sue filiali e consociate non si assumono alcuna responsabilità per eventuali omissioni o errori contenuti nel presente documento. Per apportare tali modifiche, potrebbero essere pubblicate revisioni del documento o nuove edizioni. La riproduzione di questo documento, completo o in parte, per qualunque uso, è vietata, salvo permesso scritto da parte di Mitel Network Corporation. Marchi Mitel e NuPoint Unified Messaging sono marchi di Mitel Networks Corporation. Microsoft Outlook è un marchio di Microsoft Corporation. VMware, VMware vmotion, VMware vcloud, VMware vsphere, ESX, e ESXi sono marchi registrati di VMware Incorporated. Altri nomi di prodotti menzionati in questo documento possono essere marchi registrati dei rispettivi proprietari e sono riconosciuti come tali. Mitel NuPoint Unified Messaging Manuale dell'utente Versione 7.0 Giugno 2014 Versione documento 1.4, Marchio di Mitel Networks Corporation Copyright 2014, Mitel Networks Corporation Tutti i diritti riservati ii

Sommario Introduzione.................................................................. 1 Informazioni sulla posta vocale.................................................. 1 Informazioni su questo documento............................................... 1 Il telefono................................................................... 2 Operazioni preliminari per accedere alla casella postale.............................. 2 Accesso alla casella postale...................................................... 3 Internamente all'azienda....................................................... 3 Dal proprio interno......................................................... 3 Da un altro interno......................................................... 3 Esternamente all'azienda....................................................... 3 Da una linea esterna....................................................... 3 Da una linea esterna al centralino automatico.................................... 3 Impostazione della casella postale................................................. 4 Panoramica dei menu......................................................... 4 Annunci.................................................................... 4 Nome...................................................................... 4 Codice segreto............................................................... 5 Riproduzione dei messaggi...................................................... 6 Accesso ai menu di posta vocale e di posta elettronica............................... 6 Riproduzione dei messaggi..................................................... 6 Durante l'ascolto di un messaggio................................................7 Dopo l'ascolto di un messaggio.................................................. 7 Creazione dei messaggi......................................................... 9 Creazione di un messaggio vocale............................................... 9 Registrazione di un messaggio vocale.......................................... 9 Invio di un messaggio al termine della registrazione............................... 9 User Options................................................................. 11 Accesso alle opzioni e all'esercitazione per l'utente................................. 11 Annunci, nome e codice segreto................................................ 11 Elenchi di distribuzione....................................................... 12 Creazione o modifica di un elenco di distribuzione................................ 12 Utilizzo di un elenco di distribuzione........................................... 12 Opzioni di pianificazione chiamata.............................................. 13 NuPoint WakeUp.........................................................13 Cercapersone............................................................ 13 iii

Manuale dell utente del sistema di posta vocale Recapito dei messaggi.....................................................14 Controllo recapito futuro....................................................14 Funzione opzionale di registrazione di una chiamata.................................. 15 Registrazione durante una conversazione a due....................................15 Registrazione mediante i tasti funzione........................................15 Registrazione mediante i tasti fissi............................................16 Messa in attesa di una chiamata durante una registrazione........................16 Ascolto di una registrazione....................................................16 Funzione opzionale Fax........................................................ 17 Opzioni di recapito fax........................................................17 Riproduzione e stampa di messaggi fax..........................................17 Da un telefono...........................................................17 Da un telefono fax.........................................................18 Dopo l'ascolto di un messaggio fax..............................................18 Composizione di un messaggio fax (senza messaggio vocale)........................19 Dal fax dell azienda........................................................19 Dalla propria casella postale.................................................19 Composizione di un messaggio fax (con messaggio vocale)..........................20 Dal fax dell azienda........................................................20 Dalla propria casella postale.................................................20 Gestione di messaggi fax tramite PC.............................................. 22 Scaricamento e installazione di una stampante fax..................................22 Invio di un fax...............................................................22 Visualizzazione e inoltro di messaggi fax.........................................24 Gestione di messaggi vocali tramite PC............................................ 25 Outlook Client Plug-in per Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 e 2007....................25 Installazione di Outlook Client Plug-in.........................................26 Attivazione di utenti aggiuntivi per Outlook Client Plug-in su un PC...................27 Impostazione della riproduzione dei messaggi...................................27 Configurazione dell accesso a Profilo messaggistica unificata.......................28 Barra degli strumenti di NuPoint Unified Messaging..............................29 Barra degli strumenti QuickPlay..............................................30 Visualizzazione dei messaggi vocali...........................................30 Riproduzione di un messaggio vocale in Outlook.................................30 Invio di un nuovo messaggio vocale...........................................31 Risposta a un messaggio vocale.............................................32 Inoltro di un messaggio vocale...............................................32 Avvio di Web View da Outlook...............................................33 iv

Sommario Outlook Client Plug-in per Microsoft Outlook 2010 e 2013............................ 33 Installazione di Outlook Client Plug-in......................................... 34 Scheda Messaggistica unificata NuPoint....................................... 35 Controlli multimediali...................................................... 35 Configurazione delle impostazioni dell'account NuPoint........................... 36 Visualizzazione dei messaggi vocali in Outlook.................................. 38 Riproduzione di un messaggio vocale in Outlook................................. 38 Invio di un nuovo messaggio................................................ 39 Risposta a un messaggio................................................... 40 Inoltro di un messaggio....................................................42 Visualizzazione di un messaggio fax.......................................... 43 Funzione opzionale TTS (Text-to-Speech)........................................ 43 Riproduzione di un messaggio TTS........................................... 44 Funzione opzionale Supervisore automatico vocale.................................. 45 Suggerimenti per la pronuncia..................................................46 Comandi vocali universali..................................................... 47 Esecuzione di chiamate....................................................... 47 Esecuzione di una chiamata tramite comandi vocali.............................. 47 Esecuzione di una chiamata tramite composizione del numero...................... 48 Annullamento di una chiamata............................................... 48 Chiamare l'operatore......................................................48 Funzione opzionale Navigazione vocale........................................... 49 Suggerimenti per la pronuncia..................................................49 Comandi vocali universali..................................................... 50 Attivazione della Navigazione vocale............................................ 50 Inserimento di comandi vocali..................................................51 Accesso alla casella postale................................................. 51 Accesso ai menu di posta vocale e di posta elettronica............................ 51 Gestione dei messaggi..................................................... 52 Accesso ad altri menu.....................................................56 v

Manuale dell utente del sistema di posta vocale vi

Introduzione Introduzione Informazioni sulla posta vocale Mitel NuPoint Unified Messaging (UM) consente di gestire messaggi di posta vocale, RAC (Record-A-Call, Registrazione di una chiamata), fax e messaggi di posta elettronica Microsoft Outlook da qualsiasi PC o telefono a multifrequenza. Posta vocale, RAC, fax e posta elettronica sono tutti "messaggi" accessibili mediante la propria casella di posta vocale e tramite un sistema di menu. Il menu della posta vocale fornisce accesso a numerose funzioni e opzioni della casella vocale, tra cui i messaggi fax. Qualsiasi utente della posta vocale può accedere al menu. Il menu della posta elettronica fornisce esclusivamente accesso ai messaggi di posta elettronica ed è disponibile solo per gli utenti che dispongono della funzione Advanced Unified Messaging con opzione TTS (Text-to-Speech). Oltre ad accedere ai messaggi via telefono, è ora possibile riprodurre e gestire i propri messaggi vocali dalla casella della posta in arrivo di Microsoft Outlook. A tale proposito è necessario installare un riproduttore plug-in che consente la riproduzione dei messaggi vocali presenti nella casella della posta in arrivo tramite il telefono o gli altoparlanti del PC. Per utilizzare questa funzione, è necessario che sia installata la funzione Advanced Unified Messaging. Per ulteriori informazioni, vedere "Gestione di messaggi fax tramite PC" a pagina 22. È disponibile anche una funzione Supervisore automatico vocale per effettuare chiamate tramite comandi vocali. Si tratta di un applicazione abilitata al riconoscimento vocale che consente di effettuare chiamate velocemente e in modo efficiente pronunciando semplicemente il nome della persona che si desidera contattare. Le chiamate possono essere effettuate pronunciando nomi di persona, nomi di reparto o numeri di telefono. Un esercitazione guidata presenta le caratteristiche del sistema, inoltre è disponibile una guida vocale per rispondere a eventuali domande. Per ulteriori informazioni, vedere "Funzione opzionale Supervisore automatico vocale" a pagina 45. La funzione opzionale Navigazione vocale consente agli utenti di gestire le caselle postali utilizzando comandi vocali. Anziché ricercare e premere un pulsante sul telefono, è possibile semplicemente "pronunciare il comando" dal proprio interno principale o alternativo. Questo è particolarmente utile per i conducenti che desiderano utilizzare i cellulari in modalità viva voce. Nota: a seconda della configurazione della casella di posta, è possibile che non tutte le opzioni descritte in questo manuale siano disponibili. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema. Informazioni su questo documento Questo manuale contiene le istruzioni sulle funzionalità dell interfaccia utente telefonica (TUI, Telephone User Interface) Mitel, Mitel Outlook Client Plug-in e Supervisore automatico vocale. Se si utilizza un altro client di posta elettronica supportato, consultare la Guida di Web View per ulteriori informazioni. Consultare anche la Guida di riferimento rapido Mitel TUI NuPoint Unified Messaging all indirizzo http://edocs.mitel.com/ug/index.html. 1

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Il telefono Prima di utilizzare le funzioni di posta vocale del sistema, è bene acquisire familiarità con il proprio telefono. Tasto messaggio: consente di chiamare il sistema NuPoint UM Voice e di accedere alla propria casella postale. Tastiera: consente di effettuare le selezioni dei menu all'interno del sistema di posta vocale. Spia messaggi: indica quando sono presenti nuovi messaggi vocali nella casella postale. Tasti funzione: consentono di selezionare molte delle opzioni dei menu della posta vocale. Per selezionare un'opzione di menu visualizzata sul display del telefono, è possibile premere il tasto funzione sensibile al contesto associato visualizzato sul display digitale oppure il numero sulla tastiera corrispondente all'opzione. Nota: i nomi dei tasti funzione utilizzati in questo manuale potrebbero essere leggermente diversi a seconda del telefono. Ad esempio, il tasto funzione Canc (Elimina) in determinati telefoni corrisponde al tasto funzione Ignora. Operazioni preliminari per accedere alla casella postale Prima di accedere alla casella postale, accertarsi di aver ricevuto le seguenti informazioni dall'amministratore di sistema: Numero del centralino NuPoint UM (facoltativo) Interno per accedere al sistema NuPoint UM Voice Numero della casella postale Codice segreto predefinito. In caso di problemi o domande sulle procedure, consultare l'amministratore di sistema. 2

Accesso alla casella postale Accesso alla casella postale Tutti i messaggi vocali risiedono nella "casella postale" personale, che è protetta con un codice segreto. L'amministratore di sistema assegna un codice segreto temporaneo da utilizzare per accedere la prima volta alla casella postale. La modalità di accesso alla casella postale dipende dal fatto che la chiamata venga effettuata dall'interno o dall'esterno dell'azienda. Internamente all'azienda Dal proprio interno 1. Comporre l'interno per accedere a NuPoint UM Voice. 2. Quando richiesto, immettere il codice segreto. Da un altro interno 1. Comporre l'interno per accedere a NuPoint UM Voice. 2. Quando viene richiesto di inserire il codice segreto, premere il tasto. 3. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 4. Quando richiesto, immettere il codice segreto. Esternamente all'azienda Da una linea esterna 1. Comporre il numero esterno per accedere a NuPoint UM Voice. 2. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 3. Quando richiesto, immettere il codice segreto. Da una linea esterna al centralino automatico 1. Comporre il numero del centralino NuPoint UM (facoltativo). 2. Premere il tasto per accedere al sistema NuPoint UM Voice. 3. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 4. Quando richiesto, immettere il codice segreto. 3

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Impostazione della casella postale Quando si accede alla casella postale per la prima volta, viene attivata automaticamente un'esercitazione per l'utente. Tale esercitazione assiste l'utente nella prima sessione di accesso alla casella postale, illustra come registrare un annuncio e il proprio nome e richiede la modifica del codice segreto temporaneo. Suggerimento: dopo l'ascolto o l'invio di messaggi, è possibile che venga visualizzato un menu precedente con opzioni diverse rispetto al menu in uso. Panoramica dei menu Annunci Nome Per una panoramica dei menu, consultare la Guida di riferimento rapido TUI Mitel di NuPoint Unified Messaging (http://edocs.mitel.com/ug/index.html). Dopo aver aperto la casella postale, verrà richiesto di registrare uno o più annunci che verranno ascoltati dagli utenti che chiamano la casella postale. È possibile, ad esempio, registrare un annuncio che gli utenti chiamanti ascolteranno quando la linea è occupata (quale, "Al momento sono occupato al telefono e non posso rispondere alla chiamata") e crearne uno diverso per quando non si è al telefono (quale, "Al momento non sono alla mia scrivania"). Se l amministratore di sistema ha abilitato la funzionalità di annuncio di assenza prolungata per la casella postale, è anche possibile registrare un annuncio di questo tipo. Tale annuncio consente di informare i chiamanti in merito a un periodo di assenza prolungata. L'annuncio l annuncio non può essere ignorato premendo semplicemente un tasto. Alla fine dell annuncio, è possibile scegliere se parlare con il supervisore o lasciare un messaggio. Nota: l annuncio di assenza prolungata viene attivato al termine della sua registrazione. In tal modo sarà ascoltato da tutti i chiamanti che vengono inoltrati alla casella di posta elettronica. Dopo aver effettuato l'accesso alla casella vocale, verrà richiesto di premere 1 per mantenere l annuncio di assenza prolungata o 2 per disattivarlo. Se l amministratore di sistema ha disattivato il recapito messaggi per l annuncio di assenza prolungata, dopo l annuncio i chiamanti verranno automaticamente trasferiti al supervisore. Vedere "Annunci, nome e codice segreto" a pagina 11. Verrà richiesto di registrare il proprio nome per permettere al sistema di: Rivolgersi all'utente quando chiama (ad esempio, "Salve, Giulia Rossi"). Informare altri utenti quando il messaggio è stato registrato dal proprietario della casella postale (ad esempio, "16:45, da parte di Giulia Rossi"). Specificare il nome del proprietario della casella postale ad altri utenti quando inviano messaggi alla casella postale (ad esempio, "Giulia Rossi"). 4

Impostazione della casella postale Codice segreto Prima di accedere alla casella postale è sempre richiesta l'immissione del codice segreto. La prima volta che si accede alla casella postale, verrà utilizzato il codice segreto temporaneo assegnato dall'amministratore di sistema. Durante l'esercitazione, verrà richiesto di sostituire il codice segreto con un numero contenente da 4 a 10 cifre. Definire un codice segreto facile da ricordare, ma non scegliere un codice segreto ovvio come "1234". Nota: i codici segreti sono richiesti soltanto se si desidera proteggere la propria privacy. Durante l'esercitazione è possibile scegliere di non impostare un codice segreto premendo 0000 quando richiesto. Dopo aver configurato la casella postale, è possibile iniziare a utilizzare le funzioni NuPoint UM Voice. Nota: per maggiore sicurezza, l amministratore può configurare il codice segreto in modo che scada a intervalli regolari. 5

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Riproduzione dei messaggi Quando si accede alla casella postale per recuperare i messaggi, viene innanzitutto segnalato il numero di messaggi presenti ("Sono presenti 2 messaggi urgenti e 2 non riprodotti"). Per gli utenti di Advanced Unified Messaging (UM) con opzione TTS (Text-to-Speech), viene segnalato il numero di messaggi vocali e di posta elettronica presenti ("Sono presenti 2 messaggi non riprodotti, 1 messaggio salvato, 3 messaggi di posta elettronica non riprodotti e 1 messaggio di posta elettronica salvato"). È possibile accedere ai messaggi vocali e ai messaggi di posta elettronica da due diversi menu. Al termine del messaggio riassuntivo, gli utenti della messaggistica unificata avanzata con opzione TTS possono accedere al menu della posta vocale o a quello della posta elettronica. Non è possibile accedere ai due menu contemporaneamente. Note: 1. Gli utenti della messaggistica unificata avanzata senza funzione TTS non possono accedere al menu di posta elettronica. 2. Se si verifica un ritardo durante l'acquisizione delle informazioni dal server di posta elettronica, potrebbe non essere possibile indicare il numero di messaggi di posta elettronica presenti. Per evitare questo problema, accertarsi che il numero di e-mail conservate nella casella postale sia inferiore a 10.000. Accesso ai menu di posta vocale e di posta elettronica Dopo aver effettuato l accesso alla propria casella postale Gli utenti che utilizzano regolarmente la posta vocale si trovano già nel relativo menu. Gli utenti che utilizzano Advanced Unified Messaging con opzione TTS, devono premere per accedere al menu della posta vocale oppure per accedere al menu di posta elettronica. Riproduzione dei messaggi Dopo aver effettuato l accesso al menu della posta vocale o della posta elettronica, premere o il tasto funzione Riproduci (o Asc. mess.). I messaggi urgenti verranno automaticamente riprodotti per primi. In seguito, a seconda delle impostazioni della casella postale, è possibile riprodurre per primi i messaggi non riprodotti o quelli salvati. Per impostazione predefinita, vengono riprodotti per primi i messaggi non riprodotti. Nota: se l'opzione di indicazione di data e ora è abilitata sul sistema di posta vocale, queste informazioni verranno automaticamente riprodotte all'inizio di ciascun messaggio. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema. 6

Riproduzione dei messaggi Durante l'ascolto di un messaggio Durante la riproduzione del messaggio è possibile in qualsiasi momento Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Per eseguire questa azione Altro quindi Pausa Sospendere la riproduzione del messaggio per 30 secondi. Riavvolgere il messaggio di cinque secondi. Æ Avanzare velocemente di cinque secondi nel messaggio. Ignora Passare al messaggio successivo. Altro quindi Esegui Ritornare all'inizio del messaggio precedente. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema. Dopo l'ascolto di un messaggio Al termine del messaggio, è possibile Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Esegui (o Riavvia) Per eseguire questa azione Riprodurre di nuovo il messaggio. Rispondi Rispondere alla persona che ha inviato il messaggio. Dopo aver registrato il messaggio di risposta, premere o il tasto funzione Invia per inviarlo e continuare la sessione. Quindi premere per inviare la risposta ad altre caselle postali, se si desidera. 7

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Risposta (con opzione Ricomposizione attiva) Per eseguire questa azione per rispondere tramite posta vocale (come sopra). per richiamare il chiamante e cancellare il messaggio. per richiamare il chiamante e conservare il messaggio. Give Per assegnare il messaggio a un'altra casella postale, elenco di distribuzione o numero di telefono esterno al sistema. Il sistema consente di registrare ulteriori commenti prima di inviare il messaggio ad altri utenti. Dopo l'aggiunta dei commenti, premere o il tasto funzione Invia (o Esci) e continuare la sessione. Quindi premere Keep Can (o Ignora) per inviare il messaggio ad altre caselle postali, se si desidera. Mantenere il messaggio. È possibile accedere ai messaggi mantenuti solo dopo aver ignorato i messaggi non riprodotti e le code di ricezione dei messaggi. Eliminare il messaggio. Nota: se si elimina inavvertitamente un messaggio, è possibile recuperarlo premendo immediatamente o il tasto funzione Annulla. Se si preme un tasto diverso da dopo l'eliminazione del messaggio, non sarà possibile recuperare il messaggio eliminato. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema. 8

Creazione dei messaggi Creazione dei messaggi Per creare un messaggio, è innanzitutto necessario accedere alla casella postale chiamando il numero di accesso al sistema e immettendo il codice segreto. È quindi possibile creare un messaggio vocale prima o dopo aver ascoltato i messaggi non riprodotti contenuti nella casella postale. Si noti che i messaggi possono essere inviati ad altre caselle postali, elenchi di distribuzione o numeri di telefono esterni al sistema. Creazione di un messaggio vocale Registrazione di un messaggio vocale 1. Per creare un messaggio, premere o il tasto funzione Crea messaggio. 2. Immettere il numero del destinatario oppure, per effettuare la composizione in base al nome, premere il tasto specifico assegnato a tale funzione sul sistema di posta vocale, quindi comporre il nome e cognome del destinatario finché il sistema riconosce l'utente. Nota: il sistema indicherà automaticamente il tasto specifico da premere per effettuare la composizione in base al nome. Questa funzione è configurabile, pertanto il tasto da premere varia in ciascun sistema di posta vocale. 3. Dopo la conferma del nome del destinatario da parte del sistema, immettere i nomi o i numeri degli altri eventuali destinatari desiderati (ad esempio, se si desidera inviare un unico messaggio a tutti i membri di un determinato comitato, indicando loro l'ora e il luogo del prossimo incontro). 4. Al termine, premere o il tasto funzione Registra. 5. Iniziare la registrazione del messaggio dopo il segnale acustico. (È possibile premere per sospendere la registrazione, quindi scegliere un tasto qualsiasi per riprenderla o utilizzare i tasti funzione Pausa/Cont..) Invio di un messaggio al termine della registrazione Al termine della registrazione, è possibile scegliere se inviare, riascoltare, modificare, annullare o specificare un recapito speciale del messaggio vocale, scegliendo tra le seguenti opzioni: Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Invia Per eseguire questa azione Inviare il messaggio e passare al menu principale. Aggiungi Effettuare un'aggiunta alla registrazione. 9

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Canc Per eseguire questa azione Eliminare la registrazione e ricominciare dall'inizio. Riascolta Riprodurre nuovamente il messaggio. Termina registrazione Accedere alle opzioni di indirizzamento messaggio, ad esempio recapito urgente, recapito futuro, contrassegno riservato e ricevuta di ritorno. Dopo aver selezionato l'opzione desiderata, premere o il tasto funzione Invia (o Esci) per inviare il messaggio e passare al menu principale. Nota: se si inviano messaggi a più utenti regolarmente, è opportuno creare elenchi di distribuzione personali per inviare i messaggi ancora più facilmente (vedere la sezione "Elenchi di distribuzione" a pagina 12). 10

User Options User Options Il menu Opzioni utente consente di ascoltare l'esercitazione per l'utente, modificare gli annunci, registrare il proprio nome e definire la password, nonché creare elenchi di distribuzione di posta vocale e selezionare opzioni di pianificazione delle chiamate. Accesso alle opzioni e all'esercitazione per l'utente Per accedere alle opzioni utente dal menu principale, premere Per sfogliare di nuovo l'esercitazione per l'utente è possibile premere o il tasto funzione Opzioni. in qualsiasi momento. Annunci, nome e codice segreto La prima volta che si imposta la casella postale (vedere la sezione "Impostazione della casella postale" a pagina 4), viene registrato un annuncio e il nome e selezionato un codice segreto. Il menu Opzioni utente consente di modificare tali dati in qualsiasi momento. È opportuno aggiornare gli annunci regolarmente, ad esempio, per comunicare agli utenti chiamanti se si è in ufficio o se si è assenti. Dal menu Opzioni utente, è possibile Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Annunci Per eseguire questa azione Modificare gli annunci. È possibile registrare un annuncio principale e uno o più annunci condizionali. È possibile registrare annunci condizionali che verranno ascoltati dai chiamanti quando la linea è occupata (ad esempio, "Al momento sono occupato al telefono e non posso rispondere alla chiamata"), non si è al telefono (ad esempio, "Al momento non sono alla mia scrivania") o nel caso di assenze prolungate (ad esempio, "Sarò fuori ufficio fino al 15 ottobre..."). Premere condizionale, per registrare o modificare l annuncio personale per registrare o modificare l annuncio personale principale, oppure per abilitare l annuncio di assenza prolungata. Al termine della registrazione dell'annuncio, premere o il tasto funzione Mdfc per selezionare quale annuncio, principale o condizionale, si desidera proporre ai chiamanti. 11

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Cambia nome Codice segreto Per eseguire questa azione Registrare nuovamente il nome. Modificare il codice segreto. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non si disponga dell'accesso agli annunci condizionali. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema. Elenchi di distribuzione Un elenco di distribuzione consente di registrare un unico messaggio e di inviarlo a un ampio gruppo di utenti senza indirizzarlo singolarmente a ciascuno di loro. È possibile utilizzare gli elenchi di distribuzione ogni volta che si crea o si invia un messaggio a un altro utente. Creazione o modifica di un elenco di distribuzione 1. Premere o il tasto funzione Elenchi dist. dal menu Opzioni utente. 2. Immettere il numero dell'elenco di distribuzione, assicurandosi che la prima cifra sia sempre zero (0). 3. Per registrare un nome da inserire nell'elenco di distribuzione, (ad esempio, "comitato di pianificazione del prodotto"), premere. Questo nome viene riprodotto ogni volta che vengono indirizzati dei messaggi all'elenco di distribuzione. 4. Premere per aggiungere membri all'elenco e per rimuoverli. 5. Immettere i numeri o i nomi degli utenti che si desidera aggiungere o rimuovere. 6. Se si desidera riprodurre l'elenco dei membri selezionati, premere. 7. Per uscire dal menu principale, premere. Nota: è necessario che tutti gli elenchi di distribuzione personali inizino con il numero 0. Utilizzo di un elenco di distribuzione Anziché un numero di casella postale, immettere il numero dell'elenco di distribuzione che si desidera utilizzare. Viene nuovamente letto il numero dell'elenco di distribuzione. 12

User Options Opzioni di pianificazione chiamata NuPoint WakeUp NuPoint UM WakeUp consente di programmare NuPoint UM Voice in modo da ricevere una chiamata su un numero di telefono specifico a un'ora prestabilita. È possibile pianificare la sveglia dal lunedì al venerdì, nei fine settimana, ogni giorno o in base alle proprie esigenze. 1. Dal menu Opzioni utente, premere per accedere alle opzioni di pianificazione chiamata. 2. Nel menu delle opzioni di pianificazione chiamata, premere per accedere a NP WakeUp. 3. Per pianificare la sveglia telefonica: premere per immettere l'orario della sveglia telefonica (due cifre per l'ora, due cifre per i minuti). Premere per orario antimeridiano o per orario pomeridiano. premere per impostare come sveglia telefonica quotidiana. premere per annullare questa sveglia telefonica. premere per modificare l'ora. 4. Per annullare tutte le sveglie telefoniche, premere. 5. Per uscire dal menu Opzioni utente, premere. Cercapersone La funzionalità Cercapersone consente di definire una pianificazione in modo da inviare una notifica al cercapersone quando si riceve messaggio nella casella postale. 1. Dal menu Opzioni utente, premere per accedere alle opzioni di pianificazione chiamata. 2. Nel menu delle opzioni di pianificazione chiamata, premere per accedere a Cercapersone. 3. Nel menu Cercapersone, selezionare un'opzione: premere per rivedere la pianificazione. premere per disattivare il cercapersone. premere per modificare il numero di telefono. premere per modificare l'ora. premere per uscire dal menu Opzioni utente. 13

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Recapito dei messaggi La funzione di recapito dei messaggi consente di definire una pianificazione in modo che, alla ricezione di un messaggio nella casella postale in uso, venga eseguita una chiamata a un numero di telefono specifico a un'ora prestabilita per consentire all'utente di recuperare il messaggio. 1. Dal menu Opzioni utente, premere per accedere alle opzioni di pianificazione chiamata. 2. Nel menu delle opzioni di pianificazione chiamata, premere per accedere a Recapito messaggi. 3. Nel menu di recapito dei messaggi, selezionare un'opzione: premere per rivedere la pianificazione. premere per disattivare il recapito dei messaggi. premere per modificare il numero di telefono. premere per modificare l'ora. premere per uscire dal menu Opzioni utente. Controllo recapito futuro La funzione Controllo recapito futuro consente di controllare l'invio di tutti i messaggi pianificati per il recapito futuro. È possibile pianificare il recapito di qualsiasi messaggio fino a 365 giorni nel futuro, utilizzando il menu delle opzioni di indirizzamento messaggio. Vedere "Invio di un messaggio al termine della registrazione" a pagina 9. 1. Dal menu Opzioni utente, premere per accedere alle opzioni di pianificazione chiamata. 2. Nel menu delle opzioni di pianificazione chiamata, premere per accedere alla funzione di controllo recapito futuro. 3. Nel menu di controllo recapito futuro, selezionare un'opzione premere per controllare il messaggio. premere per ignorare il messaggio. premere per mantenere il messaggio. premere per riprodurre i destinatari. premere per ascoltare l'ora di trasmissione. premere per uscire dal menu Opzioni utente. 14

Funzione opzionale di registrazione di una chiamata Funzione opzionale di registrazione di una chiamata La funzione di registrazione di una chiamata consente di utilizzare il sistema NuPoint UM Voice per registrare le proprie conversazioni telefoniche. Nota: è possibile che le normative vigenti impongano di informare l'interlocutore che la conversazione verrà registrata. Per istruzioni specifiche, consultare l'amministratore di sistema. Registrazione durante una conversazione a due È possibile programmare il sistema in modo tale che la registrazione delle chiamate esterne venga avviata automaticamente quando uno dei due utenti risponde. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore. Se il sistema non registra automaticamente le conversazioni, premere il tasto Registra per avviare la registrazione di una conversazione a due. La scelta del tasto da premere dipende dalla disponibilità del tasto funzione sul telefono. I seguenti telefoni supportano i tasti funzione: Superset 4150 5140 IP 5240 IP Registrazione mediante i tasti funzione Per avviare la registrazione di una conversazione a due, premere il tasto funzione Registra visualizzato sul display del telefono digitale. Sospensione o ripresa della registrazione durante una chiamata Per sospendere la registrazione, premere il tasto funzione Pausa. Per riprendere la registrazione dopo la sospensione, premere il tasto funzione Cont.. Interruzione della registrazione Per interrompere la registrazione senza salvare la conversazione registrata, premere i tasti funzione Arresta e Cancella. Per interrompere e salvare una registrazione, premere i tasti funzione Arresta e Salva. Nota: l'amministratore è in grado di configurare le impostazioni di registrazione di una chiamata (RAC, Record A Call), in modo da salvare automaticamente la conversazione registrata quando il telefono viene riagganciato. Se la funzione di salvataggio automatico è abilitata, è possibile salvare la chiamata registrata semplicemente riagganciando il telefono al termine della conversazione. 15

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Registrazione mediante i tasti fissi Per avviare la registrazione di una chiamata mediante i tasti fissi, premere il tasto Registra programmato sul telefono dall'amministratore di sistema. Nota: l'utilizzo dei tasti fissi con la funzione di registrazione di una chiamata (RAC, Record A Call), consente soltanto di avviare una sessione di registrazione. È necessario che l'amministratore di sistema attivi la funzione di salvataggio automatico affinché le conversazioni vengano salvate automaticamente al riaggancio del telefono. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema. Messa in attesa di una chiamata durante una registrazione La messa in attesa della chiamata salva la registrazione e la invia alla casella postale. Prendere una chiamata in attesa avvia una nuova sessione di registrazione. Nota: in base alla programmazione del sistema, è possibile salvare la registrazione anche riagganciando o premendo il tasto TRASF/CONF o un tasto della linea disponibile. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore. Ascolto di una registrazione Per ascoltare una conversazione registrata al termine della chiamata 1. Sollevare il ricevitore. 2. Accedere alla casella di posta vocale. 3. Seguire i messaggi visualizzati per recuperare la registrazione, come nel caso del recupero di un normale messaggio vocale. 16

Funzione opzionale Fax Funzione opzionale Fax La funzione Fax consente di gestire i messaggi fax inviati alla propria casella postale, tramite il menu TUI. È possibile recuperare messaggi fax non riprodotti, riprodurre un messaggio vocale allegato a un fax, inviare un fax e recapitare un fax (con o senza messaggio vocale) a un altro utente. Opzioni di recapito fax È possibile accedere alle opzioni di recapito fax dal menu delle opzioni utente. Dal menu principale, premere e poi per accedere alle seguenti opzioni di recapito fax: Premere il tasto Per eseguire questa azione Per inviare tutti i messaggi fax non riprodotti presenti nella casella postale in uso al numero di fax predefinito. Per definire un numero di recapito fax predefinito. Tutti i fax vengono inviati automaticamente a questo numero quando si preme dal menu di recapito fax. Da un telefono fax Per inviare via fax nella propria casella postale una copertina che diventerà la propria copertina personale. Questa pagina sarà inclusa automaticamente in tutti i fax inviati dalla propria casella postale. Per attivare e disattivare la funzione di recapito automatico al proprio numero di fax predefinito. Questa funzione invia immediatamente tutti i fax in arrivo nella casella postale in uso al numero di fax predefinito. Riproduzione e stampa di messaggi fax I messaggi fax sono gestiti come messaggi vocali nella casella postale in uso. Quando si accede alla casella postale per recuperare i messaggi, viene innanzitutto segnalato il numero di messaggi presenti (ad esempio, "Sono presenti 2 messaggi urgenti e 4 messaggi fax non riprodotti"). Da un telefono Per riprodurre un messaggio fax: 1. Dopo aver effettuato l accesso alla propria casella postale, premere o il tasto funzione Riproduci (o Asc. Mess.). I messaggi urgenti verranno automaticamente riprodotti per primi. 17

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale 2. Per i messaggi fax, verrà richiesto di premere per accedere alle opzioni di recapito fax. Da questo menu è possibile: Premere per comporre il numero di un apparecchio fax dal quale si desidera stampare il fax. Quando richiesto, comporre il numero. Viene richiesto di confermare il numero. Premere per accettare il numero o premere per comporre un nuovo numero. Dopo aver premuto per accettare il numero, premere per inviare immediatamente il fax al numero selezionato o premere per programmare un orario di recapito futuro. 3. Se sono presenti altri messaggi fax, è possibile inviarli allo stesso numero di fax immesso per il primo messaggio semplicemente premendo seguito da. Nota: è possibile anche usare le opzioni di recapito fax che si trovano nel menu Opzioni utente (consultare la Guida di riferimento rapido TUI Mitel). Da questo menu, è possibile impostare un numero di recapito fax predefinito. Dopo aver programmato il numero, premere semplicemente per accedere alle opzioni di recapito fax (dopo aver riprodotto il messaggio con il fax), quindi premere per stampare il messaggio fax. Da un telefono fax Per recuperare e stampare un messaggio fax da un telefono fax: 1. Dopo aver effettuato l accesso alla propria casella postale, premere il tasto o il tasto funzione Riproduci (o Asc. Mess.), quindi premere opzioni di recapito fax. per accedere al menu delle 2. Premere per stampare un fax dall'apparecchio fax desiderato. 3. Quando richiesto, premere il pulsante Start sull'apparecchio fax. 4. Dopo che il fax è stato stampato, è possibile restare in linea per riprendere la sessione di accesso alla propria casella postale. Dopo l'ascolto di un messaggio fax Vedere "Dopo l'ascolto di un messaggio" a pagina 7. 18

Funzione opzionale Fax Composizione di un messaggio fax (senza messaggio vocale) È possibile inviare un fax alla casella postale di un destinatario tramite un telefono fax. Il messaggio può essere inviato direttamente dal fax dell'azienda o dalla propria casella postale. Il nome dell utente viene incluso nell intestazione del messaggio solo se questo viene inviato dalla casella postale in uso, non dal fax dell'azienda. Dal fax dell azienda Nota: il nome dell utente non viene incluso nell intestazione del messaggio per il destinatario. 1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell azienda. 2. Quando si ascolta il messaggio preregistrato, inserire il numero della casella postale del destinatario. In alternativa, per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema non lo avrà riconosciuto. 3. Viene riprodotto l'annuncio personale del destinatario. Dopo il segnale acustico, premere il pulsante Start sull'apparecchio fax per inviare il fax. 4. Dopo che il fax è stato inviato, è possibile premere per contrassegnare il messaggio come urgente o premere per lasciare un messaggio per un altra casella postale. Dalla propria casella postale Nota: il nome dell utente viene incluso nell intestazione del messaggio per il destinatario. 1. Accedere alla propria casella postale e premere quando si ascolta l'annuncio personale. 2. Immettere il codice segreto. 3. Premere per creare un messaggio. 4. Immettere il numero della casella postale del destinatario. In alternativa, per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema non lo avrà riconosciuto. 5. Dopo che il nome del destinatario è stato confermato, inserire i nomi o i numeri di altri eventuali destinatari. 6. Al termine della procedura di indirizzamento del fax, premere per lasciare un fax, quindi premere il pulsante Start sull'apparecchio fax per inviare il fax o premere ulteriori opzioni. per 19

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale 7. Dopo che il fax è stato inviato, premere per inviare il messaggio; oppure premere per accedere alle opzioni di indirizzamento del messaggio, ad esempio recapito urgente, recapito futuro, confidenziale e ricevuta di ritorno. Al termine, premere per inviare il messaggio e passare al menu principale. Composizione di un messaggio fax (con messaggio vocale) È possibile inviare un messaggio voce e fax combinato a una casella postale del destinatario tramite un telefono fax. Il messaggio può essere inviato direttamente dal fax dell'azienda o dalla propria casella postale. Il nome dell utente viene incluso nell intestazione del messaggio solo se questo viene inviato dalla casella postale in uso, non dal fax dell'azienda. Dal fax dell azienda Nota: Il nome dell utente non viene incluso nell intestazione del messaggio per il destinatario. 1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell'azienda. 2. Quando si ascolta il messaggio preregistrato, inserire il numero della casella postale del destinatario. In alternativa, per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema non lo avrà riconosciuto. 3. Viene riprodotto l'annuncio personale del destinatario. Dopo il segnale acustico, registrare il messaggio vocale desiderato. 4. Al termine, premere il pulsante Start sull'apparecchio fax per inviare il fax. 5. Dopo che il fax è stato inviato, è possibile premere per contrassegnare il messaggio come urgente o premere per lasciare un messaggio per un altra casella postale. Dalla propria casella postale Nota: Il nome dell utente viene incluso nell intestazione del messaggio per il destinatario. 1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell'azienda. 2. Quando si sente l'annuncio di sistema, inserire il numero della propria casella postale. 3. Quando si sente il proprio annuncio personale, premere. 4. Immettere il codice segreto. 20

Funzione opzionale Fax 5. Premere per creare un messaggio, quindi seguire le istruzioni per inviare un messaggio solo vocale dalla propria casella postale (incluso l inserimento dell indirizzo). 6. Dopo il segnale acustico, registrare il messaggio vocale desiderato. 7. Al termine della registrazione, premere per lasciare un fax, quindi premere il pulsante Start sull'apparecchio fax per inviare il fax o premere per ulteriori opzioni. 21

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Gestione di messaggi fax tramite PC Per gestire i messaggi fax è anche possibile utilizzare il proprio PC. La funzione Fax consente di aggiungere un driver di stampante fax alla propria cartella Stampanti. Usando una stampante fax, è possibile inviare fax da qualsiasi applicazione dotata di una funzione di stampa. I fax possono anche essere inviati dall interfaccia Web View. Per le informazioni relative all invio di fax dall interfaccia Web View, consultare la Guida di Web View. Nota: le copertine devono essere in formato TIFF. Scaricamento e installazione di una stampante fax Per creare fax tramite una stampante fax, è necessario innanzitutto scaricarla e installarla dall interfaccia Web View. Per scaricare e installare il driver della stampante fax: Nota: per installare il driver della stampante fax, è necessario disporre dei diritti di amministratore locale sul PC. 1. Accedere all interfaccia Web View e fare clic sulla scheda Download. 2. Fare clic su Scaricamento stampante fax. 3. Nella finestra di avviso di protezione, fare clic su Esegui per lanciare il file FaxPrinter.exe. L'installazione verrà avviata automaticamente. 4. Fare clic su Avanti in ogni finestra di dialogo. Quando richiesto, accettare i termini di utilizzo. Il driver della stampante fax è ora installato. Invio di un fax È possibile inviare i fax tramite la stampante fax NuPoint utilizzando qualsiasi software con una funzione di stampa. Se lo si desidera, è possibile impostare una copertina personale (vedere Opzioni di recapito fax) o creare copertine personali. Se si dispone di una copertina personale, questa verrà utilizzata come copertina predefinita dei fax che si desidera inviare. Come copertina personalizzata si può usare qualsiasi file in formato TIFF. Si possono salvare più copertine per personalizzare i fax a seconda dei destinatari. Per inviare un fax usando la stampante fax NuPoint: Nota: quando si invia un fax per la prima volta, ottenere il nome di dominio completo o l indirizzo IP del server NuPoint UM dall amministratore di sistema. 22

Gestione di messaggi fax tramite PC Aprire il documento e selezionare Stampa. Nel menu di stampa, selezionare Stampante fax NuPoint dall elenco delle stampanti disponibili. OPPURE Se la stampante fax NuPoint è stata impostata come stampante predefinita, fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento in Esplora risorse e selezionare Stampa. Quando il documento è pronto per essere inviato al server, verrà visualizzata la finestra NuPoint Fax Client. Se è la prima volta che si invia un fax oppure il client non è riuscito a collegarsi al server, verrà visualizzata la scheda Impostazioni server: Figura 1: Scheda Impostazioni server Nota: se si modifica la password della propria casella postale, sarà necessario aggiornare la scheda Impostazioni server con la nuova password la prossima volta che si invia un fax. 5. Inserire le proprie credenziali per collegarsi al server. a. Nel campo Server NuPoint, inserire il nome di dominio completo (FQDN) del server. b. Nel campo Casella postale, immettere il numero della propria casella postale NuPoint UM. c. Nel campo Codice segreto, immettere il codice segreto della casella postale NuPoint UM. d. Fare clic su Connetti. Lo stato verrà aggiornato su Connesso. 6. Fare clic sulla scheda Opzioni di recapito. Figura 2: Scheda Opzioni di recapito 23

Manuale dell'utente del sistema di posta vocale a. Nel campo Destinatari, inserire l elenco dei destinatari (numeri di caselle postali NuPoint UM o numeri di fax), separati da virgole. Nota: per i numeri di fax esterni, includere le cifre che il sistema deve comporre per accedere alla linea esterna. b. Se si desidera usare una copertina personalizzata, selezionare la casella Usa copertina personalizzata. c. Inserire il nome completo della copertina OPPURE fare clic sul pulsante Sfoglia... per selezionarla Nota: se non si intende usare alcuna copertina personalizzata, verrà utilizzata la copertina personale o, se non si dispone di questa, la copertina di sistema. d. Fare clic sul pulsante Invia fax. Quando il fax è stato ricevuto dal server, verrà visualizzato il messaggio popup Fax in coda per il recapito. Se il fax non può essere inviato, si riceverà un messaggio di notifica dell errore nella propria casella vocale. Quando si invia il fax successivo, la scheda Impostazioni server non verrà visualizzata a meno che la stampante fax non riesca a collegarsi al server, ad esempio, se la password è stata modificata. Visualizzazione e inoltro di messaggi fax Per visualizzare un messaggio fax: Aprire il messaggio dalla propria casella della posta in arrivo e visualizzare il documento allegato. Dalla scheda Messaggi nell interfaccia utente Web View, fare clic sul pulsante Riproduci. Il fax verrà visualizzato in un visualizzatore TIFF. Inviare il fax dal proprio telefono a un apparecchio fax. Per inoltrare un fax: Dalla scheda Messaggi nell interfaccia Web View, fare clic sul pulsante Inoltra fax per inoltrare il messaggio come fax. OPPURE Dalla scheda Messaggi nell interfaccia Web View, fare clic sul pulsante Inoltra per inoltrare il messaggio come allegato a un messaggio di posta elettronica. 24