Allegato tecnico
ALLEGATO TECNICO SOMMARIO Premessa 3 Caratteristiche e requisiti del Servizio 3 Profilazione e gestione degli utenti 3 Sistema di autenticazione 3 Gestione delle pratiche edilizie 4 Definizione di pratica edilizia e tipologie di istanza 4 Flusso di lavoro della pratica 4 Funzionalità di export della pratica edilizia 6 Informative comunali 6 Scadenziario Comuni 7 Indicatori statistici 7 Documenti e meccanismi di supporto all utente 7 Gestione delle pratiche mediante PEC 7 Comunicazioni con enti esterni (CIPAG) 8 Procedura per l attivazione del Servizio 8 2 Azienda Certificata ISO 9001:2008
PREMESSA Con il presente allegato si intende delineare e definire l insieme delle funzionalità del servizio. CARATTERISTICHE E REQUISITI DEL SERVIZIO Il è stato realizzato come applicativo web. Il suo utilizzo, quindi, avviene attraverso uno dei più comuni browser web (es. Microsoft IE, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Safari). Laddove necessario, è stato adottato un protocollo di comunicazione sicuro, per cui la URL di connessione è del tipo https e viaggia su layer SSL. Al fine di permettere la produzione/consultazione dei file scambiati, le postazioni utente dovrebbero essere dotate dei principali tool di office automation nonché di lettori/editor di file PdF e di qualsiasi altro formato accettato dal Comune. Al fine di assicurare un accesso ottimale al sistema tutte le postazioni utente devono disporre di: connessione internet di banda sufficiente, almeno pari a Adsl 640kbps/256kbps (requisito minimo) Processore tipo Pentium 3 o superiore; Memoria RAM richiesta 512MB; preferibile 1GB o superiore Si tenga presente che il collegamento Internet utilizzato dal Comune può costituire un collo di bottiglia in termini di rapidità dell operazione di upload/download degli allegati. Inoltre, al fine di velocizzare le suddette attività è necessario che l utente Professionista operi tutte le possibili ottimizzazioni (ad esempio nella conversione di mappe da formato Autocad a PDF) e compressioni sui file prima di caricarli su. PROFILAZIONE E GESTIONE DEGLI UTENTI Il sistema permette di associare a ciascun utente un unico specifico profilo, tra quelli di seguito elencati: Utente Responsabile di Servizio (RdS) Utente Responsabile di Procedimento (RdP) Utente di sola consultazione Il sistema è dotato di tutti i meccanismi di autenticazione, autorizzazione e profilazione necessari (creazione e gestione delle utenze, controlli sugli accessi, ecc.). Il sistema è altresì dotato di un meccanismo di tracciamento e memorizzazione delle operazioni effettuate, attraverso il quale sarà sempre possibile sapere chi ha fatto cosa ed in quale momento lo ha fatto. SISTEMA DI AUTENTICAZIONE Con riferimento all autenticazione, le attività di analisi e progettazione sono state orientate a rendere sicuro il canale di accesso e dopo aver esaminato tutte le possibili forme di autenticazione, l approccio scelto ha permesso di individuare nell utilizzo della chiave usb, con il certificato digitale, la soluzione più idonea ai fini progettuali. Tale soluzione consente, nel caso dei Geometri, la validazione in tempo reale della vigenza ed efficacia del certificato digitale di autenticazione di firma fornito dall Ordine/Albo di appartenenza. Tutti gli altri professionisti possono richiedere ad Ancitel, in attesa di futuri accordi con gli Ordini/Albi di appartenenza, un analogo certificato di autenticazione digitale previa autocertificazione del titolo abilitativo. _AT_012015 Il possesso del certificato a cura del geometra è legato all abilitazione professionale presso l Ordine dei Geometri (che agisce come Registration Authority), la quale ha anche la facoltà di revocare o sospendere un certificato nei casi previsti dalla normativa. 3
Convenzioni future con altre categorie di figure professionali (ad es. Ingegneri, Architetti, ecc.) prevedranno la condivisione di approcci simili. Il sistema di autenticazione prevede, quindi, il riconoscimento degli utenti attraverso i due meccanismi di: Certificato digitale di autenticazione, richiesto per utenti professionisti Credenziali di accesso (usr/pwd), per gli utenti con altri ruoli (RdS, RdP, ecc) Per i professionisti appartenenti all Ordine dei Geometri, nel momento dell autenticazione, oltre alle dovute verifiche sul certificato in possesso dell utente, effettua in tempo reale una verifica di appartenenza agli archivi della Cassa Italiana di Previdenza ed Assistenza dei Geometri Liberi Professionisti (CIPAG). GESTIONE DELLE PRATICHE EDILIZIE Definizione di pratica edilizia e tipologie di istanza La gestione delle pratiche edilizie è lo scopo principe del, permettendo la gestione dell intero ciclo di vita delle stesse. In una pratica si compone dei seguenti elementi: una istanza la relazione tecnica (o asseverazione ) associata all istanza l insieme di tutti gli allegati richiesti l insieme di tutte le comunicazioni ufficiali che professionista e Comune scambiano, dall inoltro della pratica al Comune fino alla conclusione dei lavori ed attestazione di conformità di quanto realizzato. Le tipologie di istanza gestite dal sistema saranno: Denuncia di Inizio Attività aderente o meno al Piano Casa Richiesta di Permesso di Costruire aderente o meno al Piano Casa Comunicazione di Inizio Lavori (CIL) Comunicazione di Inizio Lavori Asseverata (CILA) Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA) Flusso di lavoro della pratica Creazione della pratica (professionista) _AT_012015 Il professionista: 1. dopo essersi autenticato, procede con la creazione di una nuova pratica definendone l istanza; 2. compila l intera istanza, dove i dati raccolti sono suddivisi in sezioni (dati generali, immobile, aventi titolo, intervento, professionisti, domiciliazione, impresa esecutrice); 3. compila la relazione tecnica necessaria suddivisa nelle sezioni consistenza e legittimità, intervento proposto, vincoli, conformità di intervento, oneri e impegni ; 4. allega tutta la documentazione necessaria. Il sistema richiederà in maniera obbligatoria alcuni allegati necessari a prescindere dalle caratteristiche della pratica; 5. firma digitalmente tutti i documenti della pratica (istanza, relazioni tecniche, allegati); 6. allega documentazione, firmata digitalmente, che comprova l avvenuto pagamento dei diritti di segreteria, di istruttoria e altri (es. pagamento tramite bollettino postale per i diritti di segreteria); 7. invia la pratica al Comune. 4
Invio della pratica al Comune (professionista) L invio della pratica al Comune avverrà soltanto se saranno verificate automaticamente dal sistema le seguenti condizioni: tutti i campi obbligatori dell istanza sono stati compilati tutti i campi obbligatori della relazione tecnica sono stati compilati tutti gli allegati indicati come obbligatori dal sistema sono stati inseriti (il sistema richiederà che siano o meno firmati digitalmente a seconda della configurazione) Prima ancora di inviare la pratica al Comune, il professionista deve sottoscrivere un mandato di spedizione, attraverso il quale si assume la responsabilità dei contenuti che sta inviando e delega il sistema a farlo per suo conto. Quindi, contestualmente all invio della pratica tramite, il sistema predispone ed invia al Comune, sulla casella di PEC assegnata da Ancitel, un messaggio contenente: l istanza la relazione tecnica gli allegati alla pratica richiesti dal Comune il mandato di spedizione il file XML contenente in formato digitale tutti i meta-dati relativi alla pratica stessa (tutti i dati della pratica presenti nel database del sistema ) Una volta che la pratica è stata inviata al Comune, il professionista può accedervi in sola consultazione. Protocollazione della pratica (Comune), contestualmente alla ricezione delle istanze e/o delle comunicazioni mediante la PEC, genera un messaggio di alert che viene inviato all indirizzo di posta elettronica ordinaria al Responsabile di Servizio. A questo punto l istanza e/o le comunicazioni dovranno essere protocollate dagli operatori del Comune. Non essendo possibile prevedere un interfacciamento con tutti i software di protocollazione informatica adottati nei Comuni, la protocollazione della pratica da parte del Comune avviene semplicemente attraverso l inserimento manuale del codice di protocollo e della data di protocollo. Per quanto riguarda il computo dei 30 giorni previsti dall art. 23 Testo Unico Edilizia, risulta chiaro che è proprio il momento dell avvenuta ricezione delle istanze e/o delle comunicazioni nella casella PEC assegnata da Ancitel il dies a quo per calcolare il termine di 30 giorni. Ovviamente resta inteso che il dies a quo non si computa, come da regola generale, mentre si computa il dies ad quem (es.: se un messaggio PEC viene consegnato il 1 gennaio, il termine di 30 giorni scade il 31 gennaio e non il 30 gennaio, in quanto come da regola generale, valevole anche per le raccomandate cartacee il 1 gennaio, ossia il dies a quo, non viene computato). Per utilità, il Comune ha a sua disposizione anche un campo note aggiuntivo nel quale riportare eventuali osservazioni e/o la protocollazione interna all Ufficio Tecnico. Scambio delle comunicazioni _AT_012015 Una volta inviata la pratica, qualsiasi tipo di richiesta dal professionista al Comune e viceversa (es. richieste integrazioni, fornitura documenti ulteriori, comunicazione inizio lavori, ecc. ecc.) deve avvenire sempre all interno del sistema. permette l invio e la ricezione di tali comunicazioni, attraverso specifiche funzioni del sistema, rendendo così trasparente agli utenti (lato professionista e lato Comune) l invio e la ricezione dei messaggi di PEC di cui il sistema fa uso per scambiare le comunicazioni citate. Le comunicazioni sono suddivise in due tipologie: 5
quelle relative al primo ciclo procedurale, ovvero dalla presentazione della pratica fino all acquisizione del relativo titolo abilitativo; quelle relative al secondo ciclo procedurale, che intercorre fra il formale costituirsi del titolo abilitativo e la conclusione dei lavori con il relativo collaudo ed attestazione di conformità Il sistema prevede l adozione, da parte degli utenti (lato professionista e lato Comune), dei modelli per ciascun tipo di comunicazione. Tali modelli risulteranno precompilati con i dati presenti nel sistema, e quindi scaricabili dall apposita sezione. Il professionista e/o il Comune potranno completare la scrittura della comunicazione attraverso un programma di videoscrittura esterno a, produrre una versione in formato non modificabile (es. PDF o JPG), firmare digitalmente il documento, e inserirlo nel sistema per l invio. La comunicazione resta archiviata e consultabile nel sistema, svincolando quindi gli utenti dalla necessità di andare a leggere e ricercare i singoli messaggi di PEC. Variazione di una pratica Il professionista può sottoporre al Comune una variante ad una pratica che costituisce dunque una versione aggiornata ( Variazione ) di una precedentemente consegnata mediante. Una variazione è quindi, a tutti gli effetti, una nuova pratica che rispetto alla precedente, già inviata al Comune, introduce modifiche di contenuto sostanziali che ne comportano una nuova presentazione ed un nuovo iter completo. Al fine di agevolare il professionista nella compilazione della suddetta nuova versione, presenta una funzione che, se attivata, permette di effettuare la compilazione della nuova Istanza a partire da una copia completa (in termini di dati e documenti) della pratica di cui essa costituisce variazione. Consultazione dell archivio Tutte le pratiche gestite potranno essere ricercate e visualizzate in un apposito cruscotto delle pratiche, il quale costituisce la pagina di lavoro del professionista o del Comune. Per ciascuna pratica esiste un analogo cruscotto delle comunicazioni, nel quale poter visionare le comunicazioni in entrata ed in uscita. L intero fascicolo contenente la documentazione prodotta dai professionisti, unitamente alle comunicazioni intercorse, rimane depositato nell archivio on line per un periodo di cinque anni dall inoltro della relativa istanza. FUNZIONALITÀ DI EXPORT DELLA PRATICA EDILIZIA Al fine di consentire l interfacciamento con l eventuale back office (comunale, regionale, ecc) impiegato dagli Uffici Tecnici dell Amministrazione comunale, il sistema prevede la generazione automatica di un file XML, che arriva al Comune unitamente agli altri allegati presenti nella pratica. Di fatto, tale file possiede l intero contenuto informativo (in termini di dati) della pratica edilizia costruita dal professionista. Questo, unitamente agli altri documenti allegati, permette di avere una completa funzionalità di export della pratica verso qualsiasi altro software che sia in grado di acquisirlo. Grazie infatti al formato XML, accompagnato da un relativo file XSD che ne descrive la struttura sintattica, sarà possibile implementare software autonomi o estensioni dei software già in dotazione presso gli Uffici Tecnici, in modo tale da poter riversare automaticamente la pratica edilizia all interno dei back-office Comunali. INFORMATIVE COMUNALI fornisce al Comune uno spazio documentale (sezione Informative Comunali ) all interno del sistema con il quale poter mettere a disposizione di tutti gli utenti professionisti, la documentazione che ritiene necessaria ai fini di una corretta compilazione delle istanze edilizie che saranno presentate al Comune stesso. _AT_012015 6
Ciascun documento, che verrà pubblicato nella sezione Informative Comunali, sarà corredato da una serie di informazioni standard, quali: data di pubblicazione, titolo, autore/fonte, un breve abstract, uno o più documenti allegati, link e immagini. La redazione dei documenti sarà in carico al Responsabile di Servizio, che avrà il pieno controllo della gestione delle informative (creazione, modifica, rimozione). Tutte le informative, appena pubblicate, saranno immediatamente fruibili dai professionisti. Tutti gli utenti accedendo al sistema avranno la possibilità di poter ricercare le informative comunali relative a tutti i Comuni aderenti al servizio. Nel caso in cui il professionista si trovasse già all interno di una pratica, il sistema agevolerà l utente nella ricerca dei documenti del Comune interessato alla pratica. SCADENZIARIO COMUNI Lo scadenziario dei Comuni è una funzionalità messa a disposizione degli utenti comunali che li agevola nella ordinaria lavorazione delle pratiche, allo scopo di costituire un promemoria o un pannello delle attività più urgenti, ad esempio, configurando i termini di scadenza delle diverse attività mediante un sistema di alert. INDICATORI STATISTICI Gli indicatori statistici costituiscono una funzionalità grazie alla quale gli utenti comunali potranno accedere alla reportistica sull attività edilizia svolta nel Comune gestita per il tramite di, come ad esempio il numero di pratiche protocollate, l ammontare dei diritti di segreteria/istruttoria, ecc. Inoltre, sarà possibile filtrare tutti i dati attraverso opportuni filtri temporali. DOCUMENTI E MECCANISMI DI SUPPORTO ALL UTENTE Help on-line è dotato di un sistema di help on-line attraverso il quale gli utenti possono accedere ad una guida di supporto contestuale. Manualistica Il sistema è corredato dai necessari manuali operativi (per utente comunale, per professionista, ecc) ed una guida rapida all utilizzo, per i quali, Ancitel, nell ottica di una politica di continuo sviluppo, si riserva il diritto di modificare e migliorare i contenuti provvedendo a pubblicare le versioni aggiornate sul portale. _AT_012015 GESTIONE DELLE PRATICHE MEDIANTE PEC Il servizio di Posta Elettronica Certificata erogato da Ancitel fornisce al mittente la documentazione elettronica attestante l invio e la consegna dei messaggi informatici, assicurandone il tracciamento mediante una serie di ricevute appositamente generate, in conformità alla normativa italiana vigente, con particolare riferimento al DPR n 68 del 2005 e al DM 2/11/2005 e suoi allegati, nonché al D.Lgs. n. 82/2005. Il mittente dispone, con l utilizzo del servizio PEC, della ricevuta di accettazione e della successiva ricevuta di avvenuta consegna, che può essere utilizzata per dimostrare l avvenuto invio del messaggio e dei documenti allegati, e che certifica la conclusione del processo di spedizione. prevede l impiego di un sottosistema che consente l invio di messaggi PEC e che, applicativamente, riesce a garantire tutte le politiche di sicurezza necessarie per la corretta gestione automatica dei messaggi PEC (da e per il Comune, sulla casella PEC assegnata da Ancitel). Inoltre, invia al server di PEC di Ancitel i messaggi e gli allegati delle varie pratiche su mandato degli utenti (Professionisti ed utenti comunali) verificando, a monte, la correttezza di alcuni parametri come la validità degli indirizzi e-mail PEC, dei codici fiscali ecc. e garantendo, a valle, che la comunicazione scritta e i suoi allegati non siano stati alterati durante il flusso delle operazioni. 7
affronta e risolve una criticità importante, comune alle applicazioni web, rappresentata dall invio di messaggi con allegati aventi dimensioni fisiche tali da causare ritardi inaccettabili nella comunicazione dell esito dell operazione., infatti, gestisce l intero flusso delle operazioni: dalla presa in consegna del mandato, all inoltro al server di PEC, alla comunicazione a dell esito dell invio in modo asincrono attraverso le proprie code di lavoro. Tutti i passaggi sono gestiti attraverso code che lavorano in maniera autonoma e asincrona rispetto a e in perfetta autonomia dal server di PEC. effettua, inoltre, tutti i controlli del caso (allegati consistenti rispetto l impronta, assenza di virus, ecc.), prevedendo anche un certo numero di retry e, per ogni invio effettuato correttamente (con ricezione della ricevuta di ritorno) aggiorna lo stato della pratica/comunicazione. COMUNICAZIONI CON ENTI ESTERNI (CIPAG) comunica con un web service erogato da CIPAG - Cassa Italiana Previdenza e Assistenza Geometri. Tale web service consente di validare l identità degli utenti geometri che accedono in attraverso chiavetta USB contenente certificato digitale rilasciato dal Consiglio Nazionale Geometri e Geometri Laureati. CIPAG inoltre, con lo stesso web service, fornisce alcuni dati anagrafici del geometra utilizzati in per velocizzare la procedura di prima iscrizione al portale. PROCEDURA PER ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO Al fine di operare l attivazione del Servizio, nell ambito del Comune devono essere necessariamente svolti dei passi preliminari di natura sia amministrativa che di configurazione del Sistema. Al fine di agevolare l espletamento di tali passi da parte dei vari attori coinvolti si riporta la seguente tabella di sintesi nella convinzione che possa essere un utile strumento di verifica e controllo delle attività di predisposizione. I vari passi sono riportati in sequenza logico/temporale e per ciascuno di essi sono esplicitate le figure coinvolte, identificate in Comune Giunta Municipale (Responsabile del servizio) Ancitel Ancitel (Amministratore) ID Passo Attore Descrizione 1 Delibera di Giunta Municipale di adesione al Servizio Comune Giunta Municipale Attività esterna al Sistema. La Giunta municipale delibera gli indirizzi generali per l adesione al servizio, dando mandato al Dirigente/Responsabile del servizio di aderire a _AT_012015 2 3 Determina dirigenziale di approvazione tecnica dell adesione al Servizio Sottoscrizione delle Commissioni di adesione al Servizio Attività esterna al Sistema. Il Dirigente/Responsabile del servizio adotta la determinazione Attività esterna al Sistema. Il Dirigente/Responsabile del servizio sottoscrive la Commissione di adesione per la fruizione del Servizio. Nell ambito della sottoscrizione vengono raccolti da ANCITEL tutti i dati necessari per l attivazione del Servizio e viene identificato il Responsabile di Servizio per. Relativamente a quest ultimo il Comune fornisce tutte le informazioni necessarie per la creazione dell account PEC e per le configurazioni iniziali dell utenza. 4 Creazione dell account Ancitel Attività esterna al Sistema. Viene attivata la procedura 8
PEC assegnato al Comune per utilizzo per la creazione dell account PEC da assegnare al Responsabile di Servizio identificato. 5 Creazione utenza assegnata a RdS e comunicazione delle credenziali Ancitel (Amministratore) Attività sul Sistema. L amministratore crea una utenza dedicata al Responsabile di Servizio ed inserisce nell anagrafica di tale utente tutti i dati obbligatori richiesti da (utilizzando le informazioni raccolte con la Commissione di adesione). 6 Inserimento indirizzo PEC assegnato al Comune. Attività sul Sistema. L amministratore Ancitel configura in l indirizzo PEC assegnato al Comune, cui invierà pratiche e comunicazioni. 7 Attivazione del RdS 8 Verifica Anagrafica RdS 9 Inserimento IBAN per pagamento diritti di segreteria. 10 Funzione di alerting L amministratore, al termine delle attività di verifica della documentazione, comunica all RdS: - Login/PW dell account - Login/PW dell account PEC Attività sul Sistema. L RdS accede alla propria anagrafica e verifica che i dati inseriti dall Amministratore siano corretti ed aggiornati. Attività sul Sistema. L RdS inserisce (e mantiene aggiornato) il Codice IBAN utilizzato dal Comune per ricevere i diritti di segreteria/istruttoria Attività esterna al Sistema. Il invierà all account di posta elettronica ordinaria indicato in commissione di adesione, una notifica a fronte del verificarsi di un determinato evento, come descritto nel manuale utente. 11 Caricamento del Logo del Comune Attività sul Sistema. L RdS procede al caricamento del logo del Comune di propria competenza. 12 Pubblicazione FAQ, Normative, materiale Attività sul Sistema. L RdS redige e pubblica FAQ, Normative e ulteriori documenti di interesse per gli utenti (Professionisti). 13 Accesso alla casella PEC assegnata per attivazione Attività esterna al Sistema. L RdS accede alla Casella PEC a lui assegnata al fine di attivarla. A tal fine può utilizzare un qualsiasi strumento adatto allo scopo (es: WEBMAIL). 14 Creazione utenti comunali (R.d.P. ed utenti sola lettura) Attività sul Sistema. L Utente RdS utilizzando funzioni apposite crea le utenze associate a figure interne al Comune (Responsabili di Procedimento, Sindaco ed altri utenti abilitati alla lettura). invierà una mail contenente le credenziali di accesso (login password) per l utenza creata all indirizzo indicato in fase di creazione delle utenze stesse. 15 Apertura Area Comune ai Professionisti Attività sul Sistema. L RdS dopo aver verificato che tutti i passi sopra riportati sono stati correttamente espletati effettua l apertura del servizio. Si tratta di un passo fondamentale in quanto solo dopo tale operazione è permesso ai professionisti predisporre pratiche in da inviare al Comune. 16 Comunicazione della disponibilità del Servizio Attività esterna al Sistema. L amministrazione comunale e per essa il Responsabile di Servizio rende pubblica la nuova modalità di presentazione e gestione dei procedimenti edilizi mediante avvisi pubblici ed altri strumenti di notifica informale. _AT_012015 9