Guida operativa all Archivio dei Rapporti Finanziari e alle Indagini Telematiche Aggiornata al Provvedimento AdE del 25 marzo 2013 Comunicazione dei Saldi e Movimenti e alle Faq AdE del 20 Novembre 2013 A cura di Luigi Stefanucci In collaborazione con SEFIN s.p.a.
Le considerazioni oggetto della presente trattazione sono frutto esclusivo del pensiero dell autore e non impegnano in alcun modo l Amministrazione di appartenenza. L elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per involontari errori o inesattezze. Luigi Stefanucci si laurea nel 2004 presso la facoltà di giurisprudenza dell Università di Roma La Sapienza con tesi in Scienza delle finanze sulla tassazione delle attività finanziarie. Nel 2004-2005 è autore di alcuni articoli in materia pubblicati sulla Rivista della Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze. Vincitore nel 2006 del concorso pubblico per funzionario tributario presso gli Uffici centrali dell Agenzia delle Entrate si occupa a tutt oggi di segnalazioni all Archivio dei rapporti e di indagini finanziarie. È relatore in numerosi convegni in materia nonché docente in materia di indagini finanziarie. Anteriormente al servizio in Agenzia ha svolto attività di consulenza e gestione di portafogli nel settore della cartolarizzazione dei crediti dal 2005 al 2006, anno in cui ha conseguito l abilitazione alla professione forense. Nel 2008 ha conseguito presso la facoltà di Giurisprudenza dell Università di Roma Tor Vergata il master di II livello in Diritto Tributario diretto dal Prof. Raffello Lupi e nell ambito del medesimo master ha svolto nel 2010 una lezione in materia di indagini finanziarie. È coautore de Le nuove indagini finanziarie, ITA edizioni, 2008. Tutti i diritti sono riservati a norma di legge. Nessuna parte di questo libro può essere riprodotta con alcun mezzo senza l autorizzazione scritta da parte di SEFIN s.p.a. E espressamente vietato trasmettere ad altri il presente libro, né in formato cartaceo né elettronico, né per denaro né a titolo gratuito.
Pagina 3 di 258 1 Gli adempimenti previsti dall art. 7, sesto comma, del d.p.r. n. 605/1973 1.1 La rilevazione e tenuta in evidenza dei dati anagrafici e gli strumenti per la verifica del codice fiscale 1.1.1 La bonifica dei codici fiscali e delle informazioni anagrafiche 1.2 Gli obblighi di rilevazione, tenuta in evidenza e comunicazione delle informazioni finanziarie e dei soggetti collegati al rapporto e/o all operazione 1.2.1 Valorizzazione dei saldi in risposta alle indagini finanziarie e per la comunicazione annuale dei saldi e dei movimenti 1.3 L obbligo di rilevazione del codice fiscale per i soggetti non residenti - la richiesta di attribuzione del codice fiscale da parte dell operatore finanziario 1.3.1 Casi particolari di esclusione dall obbligo di rilevazione del codice fiscale per i soggetti non residenti 1.4 Gli operatori finanziari interessati dalla normativa 1.5 La definizione di cliente 1.6 La definizione di rapporto continuativo e la tabella dei rapporti 1.6.1 La tabella dei rapporti esplicata con le informazioni attese per le indagini finanziarie e per la comunicazione dei saldi e movimenti 1.6.2 Particolari tipologie di rapporti: i rapporti scudati e i casi di perdita della riservatezza, rapporti tra operatori finanziari e articolazioni estere di operatori residenti 1.7 La definizione di rapporto diverso da quello nella titolarità 1.8 La definizione di operazione extra-conto 1.8.1 Casi particolari di operazioni extra-conto escluse dalla rilevazione 1.9 Suggerimenti per il corretto adempimento degli obblighi 2 Gli adempimenti in materia di indagini finanziarie 2.1 Quadro normativo e prassi di riferimento
Pagina 4 di 258 2.2 Aspetti tecnici della procedura telematica 2.3 L obbligo di comunicazione della PEC 2.3.1 La struttura accentrata 2.3.2 L aggiornamento e la variazione dei dati trasmessi al R.E.I. 2.3.3 La cancellazione dell indirizzo di posta elettronica certificata a seguito della cessazione dell attività o della perdita della qualifica di operatore finanziario 2.4 Gli organi procedenti 2.5 Operazioni per la redazione di una risposta corretta 2.6 Le informazioni da trasmettere per le diverse tipologie di richieste 2.7 La risposta alla richiesta di tipo 1 relativa ai rapporti nella disponibilità e l autore materiale 2.8 L informativa al contribuente 2.9 Termini per la risposta, il sistema di validazione delle risposte e la proroga telematica 2.10 Gestione di eventuali criticità e suggerimenti operativi 2.11 Sanzioni in materia di indagini finanziarie e l accesso presso la sede dell operatore finanziario 3 Gli adempimenti all Archivio dei rapporti finanziari 3.1 Quadro normativo e prassi di riferimento 3.2 Struttura dei tracciati e modalità di predisposizione delle comunicazioni 3.2.1 La comunicazione dei rapporti, deleghe e procure di nuova costituzione e delle operazioni extra-conto 3.2.2 La comunicazione di cessazione del rapporto e di revoca della delega o della procura 3.2.3 La comunicazione di rettifica e cancellazione del rapporto 3.2.4 Modalità di arricchimento del codice fiscale per i rapporti comunicati con tipo record 4 3.3 Casistica particolare: rapporti in sofferenza, rapporti intestati a soggetti falliti ed esecutati, rapporti intestati al F.U.G.
Pagina 5 di 258 3.4 Casi di segnalazione facoltativa delle deleghe e delle procure 3.5 La segnalazione delle operazioni extra-conto e il delegato occasionale 3.6 Segnalazioni degli operatori finanziari non bancari 3.6.1 Segnalazioni delle Società di gestione del risparmio e delle SICAV 3.6.2 Segnalazioni delle Società di assicurazione 3.6.3 Segnalazioni delle Società fiduciarie 3.6.4 Segnalazioni delle Holding 3.6.5 Segnalazioni delle Società di recupero crediti 3.6.6 Segnalazioni delle Società veicolo di cartolarizzazione (SPV) e degli operatori originator 3.6.7 Segnalazioni dei Money Transfer 3.6.8 Segnalazioni delle Società di Factoring 3.6.9 Segnalazioni delle Società di Leasing 3.6.10 Segnalazioni dei consorzi di garanzia collettiva dei fidi (Confidi) 3.7 Adempimenti in caso di operazioni straordinarie e cessione di sportelli/ramo d azienda 3.8 Gli esiti delle trasmissioni mensili 3.8.1 Gli esiti relativi al codice fiscale e modalità di gestione 3.8.2 Gli esiti diversi da quelli relativi al codice fiscale e modalità di gestione 3.9 La procedura di aggiornamento dei dati (reimpianto) 3.10 Sanzioni in materia di Archivio dei rapporti 4 La comunicazione integrativa annuale dei saldi e dei movimenti 4.1 Il provvedimento del 25 marzo 2013 4.2 Le prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali e le deroghe per gli operatori finanziari di minore dimensione 4.3 La conservazione e il trattamento dei dati: le liste selettive
Pagina 6 di 258 4.4 La struttura e le modalità di compilazione del tracciato record 4.4.1 Struttura e formato dei dati 4.4.2 Istruzioni tecniche per la predisposizione dei file 4.4.3 Istruzioni per la compilazione dei campi relativi agli importi 4.4.4 Istruzioni per la corretta valorizzazione dei rapporti finanziari (rinvio) 4.4.5 Gestione delle operazioni straordinarie 4.4.6 Invio ordinario, sostitutivo e annullamento 4.5 Il canale informativo: il sistema di interscambio dei dati (S.I.D.) 4.5.1 Operazioni preliminari all autenticazione al S.I.D. 4.5.2 Aspetti tecnici del canale FTP 4.5.3 Aspetti tecnici del canale PEC 4.5.4 Processo di creazione e di spedizione dei flussi senza intermediazione 4.5.5 Processo di creazione e di spedizione dei flussi con intermediazione 4.6 Attività preliminari alla comunicazione integrativa e gestione di eventuali disallineamenti con le comunicazioni mensili all Archivio dei rapporti: la messa a disposizione delle terne 4.7 Gli esiti della comunicazione annuale e loro modalità di gestione 4.8 Le Faq dell Agenzia relative alla comunicazione dei saldi e dei movimenti
Pagina 7 di 258 Schede di approfondimento La norma chiave: il sesto comma dell articolo 7 del d.p.r. n. 605/1973, pag. 11 Approfondimento: il codice fiscale delle persone fisiche, pag.17 Holding: i parametri da considerare per la sussistenza degli obblighi in materia di Archivio e indagini finanziarie, pag. 34 Casi di perdita della riservatezza del rapporto scudato, pag. 99 Adempimenti in caso di rapporti scudati, pag. 100 Campi da valorizzare nel tracciato record per comunicare la cessazione della PEC, pag. 130 Operazioni per la redazione di una risposta valida, pag. 146 Soggetti che accedono all Archivio dei rapporti per finalità non fiscali, pag. 155 Modalità di segnalazione delle operazioni extra-conto alla luce delle recenti istruzioni dell Agenzia delle Entrate, pag. 163 Istruzioni tecniche per la correzione degli esiti, pag. 182 Schema riepilogativo della gestione degli esiti di tipo 111 relativi al codice fiscale, pag. 185 Tabella dei codici esito con note operative, pag. 187 Come verificare se un rapporto è stato acquisito in fase di invio ordinario, pag. 189 Fac-simile di istanza di reimpianto, pag. 192 Schema delle comunicazioni mensili e annuali all Archivio dei rapporti, pag. 202 Esempio di compilazione del tracciato record della comunicazione dei saldi e dei movimenti, pag. 214 Differenze logiche di segnalazione di uno stesso rapporto all Archivio mensile e nella comunicazione annuale dei saldi e movimenti, pag. 215 Modalità di segnalazione delle operazioni extra-conto nella comunicazione dei saldi e dei movimenti, pag. 216 L iter per l abilitazione ad Entratel e Fisco online, pag. 234 Modalità di gestione delle terne per l analisi dei disallineamenti tra comunicazione mensile e annuale, pag. 247