COMUNE DI POMPIANO PIANO TRIENNALE 2012/2014 PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLE SPESE DI FUNZIONAMENTO DELLE STRUTTURE Allegato D : RELAZIONE SULLE MISURE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELL UTILIZZO DELLE ATTREZZATURE A) Misure per la razionalizzazione delle dotazioni strumentali PERSONAL COMPUTER E STAMPANTI PERSONAL COMPUTER Presso la maggioranza delle postazioni di lavoro [Uffici: Segretario Comunale, Servizi Sociali, Ragioneria, Tributi, Polizia Locale, Servizi Demografici (n. 1 postazione), Tecnico (n. 2 postazioni)], risultano in uso le attrezzature acquistate nell anno 2004 a seguito di apposita procedura di gara. Sebbene le stesse siano ancora funzionanti, manifestano evidenti problemi di inadeguatezza e di rallentamento delle procedure software. Ciò costituisce normale vetustà di dispositivi elettronici ed informatici; il ciclo di vita di un personal computer è mediamente di tre anni e le macchine in uso hanno raggiunto, ormai, un obsolescenza di otto anni. Sono state realizzate solo in parte le azioni previste nel precedente piano di razionalizzazione delle spese; risulta, pertanto, necessario riproporre quanto non attuato, prevedendo la graduale sostituzione delle macchine, nel corso del triennio 2012/2014. Per l anno 2012, nello specifico, è prevista la sostituzione di n. 4 personal computer installati presso le seguenti postazioni di lavoro, in quanto sono necessarie migliori prestazioni per i collegamenti telematici con Enti Sovracomunali (Unione dei Comuni Lombarda BBO, Regione Lombardia, Camera di Commercio, Agenzia delle Entrate, Agenzia del Territorio, INPS, INAIL, ecc.): n. 2 presso l Ufficio Tecnico; n. 1 presso l Ufficio Ragioneria; n. 1 presso l Ufficio Servizi Sociali. La sostituzione dei predetti personal computer si rende, altresì, indispensabile al fine del passaggio al nuovo software gestionale Sicr@web, che aggiorna tecnologicamente e funzionalmente il sistema informativo comunale, migrando i dati dai sistemi operativi Sicra e Lotus Notes attualmente in uso. Si precisa, a tal fine, che la migrazione ad un sistema software più evoluto rientra nel quadro complessivo di digitalizzazione della pubblica amministrazione previsto dal cosiddetto Codice dell Amministrazione digitale, nonché dalle direttive contenute nella nota prefettizia n. 2487/9C.1.14/Gab. del 01.02.2012, che sollecita l attuazione di quanto disposto dal Codice 1
sopracitato; la digitalizzazione dei processi comporta, nel medio-lungo periodo, numerosi vantaggi, non da ultimo di carattere economico. SERVER Attualmente il Comune è dotato di n. 2 server di rete; su uno di essi acquistato nell anno 2004 e già riparato- risulta installato il software Lotus Notes per la gestione del protocollo informatico e degli atti amministrativi (deliberazioni e determinazioni); sul secondo server -acquistato nel 2009- risulta installato il software Sicra, per la gestione dei servizi demografici, finanziari e tecnico. La migrazione al nuovo software gestionale Sicr@web, di cui al paragrafo precedente, necessita di almeno 6 Gb di RAM, mentre la capacità attuale del server attuale si limita a 3,5 Gb di RAM; si rende, pertanto, necessario procedere all acquisto di un nuovo server con adeguata capacità RAM e sistema operativo Windows Server 2008 con processore Quad Core. Procedendo all installazione del nuovo server si arriverebbe alla situazione ottimale, come appresso specificata: Server MS Windows 2008 (nuovo) Server MS Windows 2003 (installato nel 2009) Server MS Windows 2002 (installato nel 2004) Gestione rete Windows Software Sicr@web File Server Gestione backup/storage Gestione rete Windows e Gestionale Sicra (archivio) Gestione rete Windows e Gestionale Lotus Notes (archivio) Si precisa, a tal fine, che il cronoprogramma per la sostituzione dei PC e l acquisto del nuovo server, è stato redatto avvalendosi della collaborazione della ditta incaricata del servizio di assistenza e supporto per la gestione del sistema informativo comunale (servizio affidato esternamente in quanto il Comune di Pompiano non dispone di personale adeguatamente qualificato, in considerazione della specificità della materia), la quale ha fornito il necessario supporto per l individuazione dei seguenti criteri di carattere generale per l individuazione delle macchine da sostituire/integrare: - valutazione preliminare delle prestazioni delle attrezzature in dotazione ad ogni singola stazione di lavoro, per verificarne l efficacia operativa e l economicità; - in caso di guasti, verifica della possibilità e/o convenienza di procedere ad una loro riparazione; - in caso di personal computer che non siano più in grado di supportare efficacemente l evoluzione di un applicativo, verifica della possibilità di riutilizzare tale attrezzatura in un ambito diverso, dove siano richieste prestazioni inferiori. STAMPANTI Tutte le postazioni individuali di lavoro dotate di un personal computer sono collegate ad almeno una stampante di rete [(macchina multifunzione digitale Kyocera KM-C4035E, installata presso l Ufficio Protocollo URP), (stampante Develop Ineo 250P, installata presso l Ufficio Servizi Sociali), (n. 2 stampanti Minolta Magicolor 4650EN, installate presso l Ufficio Tecnico e presso l Ufficio Ragioneria)]. Presso l Ufficio Servizi Demografici, inoltre, è installata la stampante ad aghi SIMI 0498/9400, alla quale sono collegate entrambe le postazioni di lavoro presenti presso l Ufficio medesimo. Si precisa, al riguardo, che le citate attrezzature sono state acquistate negli anni a fianco di ciascuna indicati: stampante laser Develop Ineo 250P: anno 2006; stampante ad aghi SIMI 0498/9400: anno 2006; macchina multifunzione digitale Kyocera KM-C4035E: anno 2008; stampanti Minolta Magicolor 4650EN: anno 2009. 2
Si rileva che, sebbene non sia programmata per il triennio 2012/2014, la sostituzione di alcuna stampante, non è da escludersi l incremento dei costi di manutenzione o addirittura la sostituzione di una o più attrezzature, in considerazione della vetustà delle stesse. Relativamente all acquisto dei toner e consumabili per le stampanti di cui sopra, nonché delle fotocopiatrici e dei telefax di cui alla sezione successiva, nel corso di ciascuno degli anni 2010 e 2011, sono state condotte apposite indagini di mercato fra ditte del settore, affidando le forniture di che trattasi a fronte di una scontistica sui prezzi di listino variabile da un minimo del 20% sino ad oltre il 60%; ciò ha comportato un considerevole vantaggio economico per il Comune. Analoga procedura è stata attivata anche per il corrente anno 2012. FOTOCOPIATRICI E TELEFAX Le macchine fotocopiatrici multifunzione digitali in dotazione presso gli uffici comunali e presso le scuole primaria e secondaria di primo grado -come di seguito riepilogate-, sono state acquistate nel 2008, a seguito dell espletamento di apposita procedura comparativa (comprensiva anche dell affidamento del servizio di assistenza per la durata di cinque anni): scuola primaria: multifunzione digitale laser KYOCERA KM 3050 scuola secondaria: multifunzione digitali laser KYOCERA KM 3050 uffici comunali: multifunzione digitale laser a colori KYOCERA KM C4035E ufficio tecnico: copiatrice digitale KYOCERA KM 2035 Nel prospetto di cui all allegato A (Dotazioni strumentali) risultano indicate, altresì, le seguenti vecchie attrezzature, non più in uso per guasti irreparabili o antieconomici, che verranno presto dismesse: - fotocopiatrice RICOH FT7950 presso i servizi demografici; - fototocopiatrice RICOH 5832 presso la scuola secondaria di 1 grado; - fotostampatore RICOH PRIPORT VT1730 presso la scuola secondaria di 1 grado. Gli uffici comunali risultano, inoltre, dotati di n. 2 telefax mod. RICOH FAX 3310L (uno installato presso l Ufficio Protocollo-URP ed uno presso l Ufficio Tecnico). Il telefax mod. FAX BROTHER 8070 in dotazione alla scuola secondaria di primo grado è stato dismesso e sostituito a cura dell istituto scolastico. Nell ambito della succitata procedura comparativa, eseguita nell anno 2008, è stato ridefinito anche il canone omnicomprensivo per il servizio di assistenza dell intero parco-macchine, determinato in 120,00 annui per le prime due annualità contrattuali ed 600,00 a decorrere dalla terza annualità [ovvero al termine della garanzia delle attrezzature di nuova acquisizione]; ciò ha comportato un notevole vantaggio economico per il Comune, in quanto il nuovo canone omnicomprensivo di 600,00 risulta decisamente più conveniente rispetto all importo di 2.103,36 complessivamente speso negli anni precedenti per i singoli contratti di assistenza. In considerazione del ciclo delle performance delle fotocopiatrici, non è da escludersi la necessità, nel corso del triennio 2012/2014, di dover affrontare costi di manutenzione straordinaria, non prevedibili a priori. Per l anno 2012 si prevede l esecuzione di un intervento di manutenzione straordinaria delle macchine fotocopiatrici Kyocera Km 3050, installate presso le scuola primaria e secondaria di primo grado (sostituzione del manteinance kit, necessaria al raggiungimento delle 400.000 copie). Relativamente alle altre attrezzature, si rileva che, sebbene non sia programmata per il triennio 2012/2014, alcuna sostituzione, non è da escludersi l incremento dei costi di manutenzione o addirittura la sostituzione di una o più attrezzature, in considerazione della vetustà delle stesse. 3
TELEFONI I vigenti contratti di telefonia fissa sono stati stipulati con la società Telecom Italia SpA alle condizioni di cui alla convenzione CONSIP attiva alla data della loro sottoscrizione. Analogamente, si è cercato di garantire condizioni vantaggiose per i collegamenti ad internet, attivando apposite linee ADSL con abbonamenti a tariffa flat, che determina una certezza della spesa annua. Durante l anno 2009 si è proceduto alla stipula di nuovi abbonamenti ADSL a tariffa flat per la scuola secondaria di primo grado Don Giovanni Papa (che ne era sprovvista) e per gli uffici comunali (in sostituzione dell abbonamento in corso, al fine di ottenere maggiori prestazioni a fronte di un canone inferiore). Con il medesimo obiettivo di razionalizzare i costi di telefonia, durante l anno 2008 si era proceduto ad una revisione dei servizi telefonici attivati, disdettando quelli ritenuti non necessari, primo fra tutti il nolo e la manutenzione degli apparecchi telefonici; si è proceduto, altresì, all acquisto di un nuovo centralino telefonico per la sede comunale, aggiornato alle nuove tecnologie di comunicazione, ed, in particolare, già predisposto per la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) -sistema di comunicazione che rende possibile la trasmissione di voce, dati e immagini attraverso internet-, della quale gli enti pubblici devono dotarsi al fine di razionalizzare le risorse e diminuire i costi. Per il 2012 è prevista la dismissione dell utenza in essere presso l immobile comunale di Via Ungaretti, in considerazione del trasferimento degli ambulatori presso altra sede e l abbattimento dell immobile stesso per la realizzazione di una palestra e mensa scolastica ad uso della scuola primaria. E prevista, altresì, una verifica ed eventuale revisione dei vigenti contratti telefonici, da condursi previa analisi del traffico telefonico, con particolare riferimento a quello delle linee esterne; l analisi dei dati desumibili dalle fatture Telecom sarà finalizzata all individuazione del contratto telefonico più conveniente rispetto alle tipologie di chiamate dell ente. Non è escluso il passaggio a diverso gestore telefonico ovvero l adesione a più recenti convenzioni Consip; in entrambi i casi, la revisione dei contratti potrebbe portare a significative riduzioni dei costi (cfr. in particolare canone bimestrale). Si procederà, infine, a valutare l opportunità di mantenere il vigente canone di noleggio del router ovvero di procedere all acquisto dello stesso. B) Misure per la razionalizzazione dell utilizzo delle autovetture di servizio L attuale situazione del parco-mezzi comunale, come appresso indicata, risulta funzionale e numericamente adeguata alle esigenze dell ente: autovettura Fiat Punto 1.2, immatricolata nel 2003, in dotazione agli uffici comunali; autovettura Fiat Grande Punto 1.2 ad alimentazione ibrida, immatricolata nel 2007, in dotazione alla Polizia Locale; autocarro Ford Transit mod. T350, immatricolato nel 2005, in dotazione all operaio comunale; pick-up 5 posti 4WD, marca Ford, immatricolato nel 2011, in dotazione al Gruppo Comunale di Protezione Civile. Gli interventi di razionalizzazione attuati negli anni precedenti hanno determinato una riduzione dei relativi oneri di manutenzione, che si prevede stabile anche per il prossimo triennio; nello specifico: durante l anno 2010, così come previsto nel precedente piano di razionalizzazione delle spese, si è proceduto alla sostituzione dell autocarro comunale Iveco Fiat 35 (immatricolato nell anno 1995), in dotazione all Ufficio Tecnico; al fine di contenere la spesa, si è ritenuto di acquistare 4
un autocarro usato Mod. Ford Transit mod. T350-115 cv, valutato congruo per l utilizzo; il nuovo autocarro comporta costi di gestione e manutenzione decisamente inferiori rispetto al precedente, come desumibile dal confronto dei dati riepilogati nell allegato B; durante l anno 2011 è stato acquistato un pick-up 5 posti 4WD, marca Ford, con doppia cabina ed allestimento base, completo di telo copricassone, per il Gruppo Comunale di Protezione Civile; la spesa sostenuta, pari a complessivi 24.139,50, I.V.A. al 21% compresa, è stata cofinanziata all 80% con il contributo assegnato dalla Regione Lombardia nell'ambito del "Bando per l'erogazione di contributi a favore delle Organizzazioni di Volontariato di Protezione Civile per l'acquisto di mezzi e attrezzature, ai sensi dell'art. 5 della legge regionale 22 maggio 2004, n. 16 'Testo unico delle disposizioni regionali in materia di protezione civile' " approvato con decreto dirigenziale n. 7050 del 28.07.2011. Nel corso del triennio 2012/2014 non è prevista alcuna variazione nel numero di autovetture in dotazione. Per quanto riguarda le polizze di assicurazione RC degli autoveicoli, infine, viene costantemente verificata l adeguatezza delle stesse e la relativa convenienza economica, avvalendosi della collaborazione di una società di brokeraggio assicurativo. C) Misure per la razionalizzazione dell utilizzo delle apparecchiature di telefonia mobile Il Comune di Pompiano è attualmente dotato di una rete mobile costituita da n. sette telefoni cellulari e n. otto Sim Card; nel corso dell anno 2010, infatti, sono stati acquistati n. 2 ulteriori apparecchi e relative SIM card con contratto di abbonamento, da fornire in dotazione all Assessore ai Lavori Pubblici ed all Assessore ai Servizi Sociali, al fine di garantire il costante contatto con gli uffici comunali di riferimento. L Assessore ai Servizi Sociali, nel corso dell anno 2011, ha riconsegnato l apparecchio mobile e la sim in dotazione. L assegnazione delle apparecchiature di telefonia mobile ai soggetti utilizzatori è attualmente disposta come segue, esclusivamente per esigenze di servizio che richiedono di assicurare pronta e costante reperibilità: Utilizzatori tipo di utenza/contratto dotazione Sindaco abbonamento cellulare NOKIA 6131 Vice Sindaco abbonamento cellulare NOKIA 6131 Assessore ai Lavori Pubblici abbonamento cellulare NOKIA 5130 Tecnico Comunale abbonamento cellulare NOKIA 2690 Agente di Polizia Locale ricaricabile cellulare NOKIA 5000 Operaio ricaricabile == (solo SIM, in quanto il personale utilizza apparecchiatura propria) a disposizione ricaricabile cellulare NOKIA 5000 a disposizione ricaricabile cellulare NOKIA 5130 I soggetti utilizzatori, dal momento della consegna del telefono, sono responsabili nei confronti dell Ente dell apparato affidatogli, costituito da: a. un telefono cellulare GSM; b. una utenza Sim con contratto intestato all Ente; c. caricatore per batteria; e devono, pertanto, rispondere del suo corretto utilizzo. Viene confermata, a tal fine, la dichiarazione secondo lo schema riportato in calce alla presente relazione e già approvato nel precedente piano di razionalizzazione- che ogni utilizzatore deve 5
sottoscrivere, impegnandosi a rispondere personalmente in caso di smarrimento o furto per cause di negligenza riconosciute, allo stesso imputabili. Relativamente alle n. 4 apparecchiature con contratto di abbonamento, nel corso dell anno 2012, il competente Ufficio Tecnico Comunale procederà ad avviare apposita procedura comparativa per l individuazione del contratto più conveniente per le esigenze dell Ente, prevedendo, fra l altro, l eliminazione di eventuali costi fissi e l applicazione di una tariffa agevolata per la comunicazione fra i numeri aziendali. * * * * * * * * * * * * 6
UTILIZZO UTENZA SIM CARD E TELEFONO MOBILE DICHIARAZIONE DI RESPONSABILITA Il/La sottoscritto/a, al quale è stato assegnato un telefono cellulare, completo di SIM card utenza n. - e relativi accessori, al fine l espletamento delle funzioni di, D I C H I A R A - di essere perfettamente edotto/a circa le modalità di funzionamento dell apparecchiatura assegnatagli; - di assumere diretta responsabilità per il suo eventuale danneggiamento, smarrimento o furto causati da una comprovata colpa; - di impegnarsi a riconsegnare quanto assegnato in qualsiasi momento, a seguito di semplice richiesta del Responsabile. Il/La sottoscritto/a si impegna, altresì, a garantire il corretto impiego dell apparecchiatura assegnatagli, esclusivamente per gli scopi consentiti. Pompiano, lì L UTILIZZATORE 7