PROCEDURA N. 6 Aggiunta o rimozione di un utente (rappresentante AR/AAR o utente in sola lettura) Ogni conto (di deposito o di scambio) deve avere minimo 2 e può avere fino a 6 rappresentanti autorizzati (AR), mentre è possibile nominare fino a 10 rappresentanti autorizzati supplementari (AAR). È anche possibile associare al conto utenti in sola lettura (conteggiandoli come AR) che hanno la possibilità di visualizzare tutte le informazioni relative a quel conto ma non hanno facoltà di iniziare alcuna operazione. La nomina di un AAR è obbligatoria solo per i conti di scambio, qualora si vogliano effettuare trasferimenti di quote o unità di Kyoto verso conti non inclusi nell elenco dei conti di fiducia del conto di scambio. Viceversa, per i trasferimenti verso i conti di fiducia, siano essi di un conto di scambio o di un conto di deposito, non è necessario nominare un AAR ma, se almeno un AAR è associato al conto, anche questi trasferimenti saranno soggetti alla sua approvazione (per maggiori informazioni sui trasferimenti si veda la Procedura 20). Il titolare del conto può decidere di aggiungere ai due AR obbligatori altri AR (tra cui eventuali utenti in sola lettura) o AAR, nei limiti sopra indicati, secondo la propria convenienza e modalità di gestione del conto. Allo stesso modo può decidere di rimuovere tutti gli utenti non obbligatori: AR (dal terzo in poi), AAR (se si intende trasferire solo a conti di fiducia) o utenti in sola lettura. Di seguito viene indicata la documentazione necessaria e le modalità di invio nei due diversi casi: AGGIUNTA pag. 2 RIMOZIONE pag. 8 Se la documentazione pervenuta risulta corretta e completa, l amministratore nazionale procede con le dovute operazioni - entro 20 giorni lavorativi per l aggiunta dell utente - entro 10 giorni lavorativi per la rimozione di un utente Completata l aggiunta, l amministratore invia ai rappresentanti non ancora operativi (per lettera o SMS) le chiavi di accesso per attivare la propria utenza Per eventuali richieste di chiarimenti o di supporto, scrivere a info.registro-et@isprambiente.it 1
AGGIUNTA di un utente Un rappresentante o un utente in sola lettura da aggiungere a un conto può essere scelto tra gli utenti già iscritti nel Registro e associati allo stesso o ad un altro titolare di conto, oppure deve essere creato ex-novo tramite la Procedura 1. In ogni caso, per poter procedere con l aggiunta, tutti gli utenti destinati ad essere rappresentanti/utenti in sola lettura di quel conto devono essere stati precedentemente creati nella sezione italiana del Registro dell Unione. Una volta creato, ciascun utente dispone di un suo identificativo (URID) che deve essere comunicato nel Modulo 6. Per gli utenti creati ex-novo, lo URID viene comunicato al termine della Procedura 1 (step 3.8) mentre per gli utenti già registrati lo URID è visualizzabile dopo l accesso nel menu sulla sinistra, in alto, sotto al proprio nome. Documentazione da inviare In base alle prescrizioni del Regolamento CE 389/2013, per richiedere l aggiunta di un rappresentante autorizzato (AR o AAR) o di un utente in sola lettura si deve provvedere all'invio della seguente documentazione: 1) Modulo 6 compilato (un foglio per ogni rappresentante da aggiungere) seguendo le indicazioni riportate in fondo a questo documento. IMPORTANTE: se l utente è nuovo e ha appena seguito la Procedura 1 per la registrazione, il modulo deve contenere le informazioni relative all utente così come sono state inserite durante il processo di registrazione on-line. 2) Dichiarazione firmata da un legale rappresentante del titolare del conto indicante l'intenzione di nominare la determinata persona come rappresentante autorizzato o rappresentante autorizzato supplementare o utente in sola lettura, nella quale si conferma che il rappresentante autorizzato ha il diritto di avviare, o che il rappresentante autorizzato supplementare ha il diritto di approvare, o che l utente in sola lettura ha il diritto di visualizzare, operazioni per conto del titolare del conto. Il contenuto minimo di tale dichiarazione è fornito di seguito e può essere adattato in base al numero dei conti e degli utenti da aggiungere. 3) Prova dell'identità della persona che viene nominata come rappresentante o utente in sola lettura, che può essere la copia di uno dei seguenti documenti: (a) carta d'identità di un paese membro dello Spazio economico europeo o dell'organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico; (b) passaporto 4) La copia, deve riportare la firma del soggetto interessato in calce alla seguente dichiarazione: Confermo di accettare la nomina a rappresentante del conto e i controlli che verranno effettuati sull informazione fornita (identità, età, residenza e fedina penale). Luogo, data e firma. SOLO GLI OPERATORI AUTORIZZATI (OHA) possono avvalersi dell AUTOCERTIFICAZIONE (DPR.445/2000), allegato in fondo. Per i TRADER si fa obbligo della trasmissione dei documenti cartacei originali. 2
5) Prova dell'indirizzo di residenza permanente della persona che viene nominata come rappresentante, che può essere la copia di uno dei seguenti documenti: (a) documento d'identità presentato a norma del punto 3) se contiene l'indirizzo di residenza permanente. SOLO GLI OPERATORI AUTORIZZATI (OHA) possono avvalersi dell AUTOCERTIFICAZIONE (DPR.445/2000), allegato in fondo (solo per cittadini italiani residenti in Italia). Per i TRADER si fa obbligo della trasmissione dei documenti cartacei originali. (b) qualsiasi altro documento d'identità rilasciato da uno Stato contenente 'indirizzo residenza permanente; (c) se il paese di residenza permanente non rilascia documenti d'identità contenenti l'indirizzo di residenza permanente, una dichiarazione delle autorità locali che confermi la residenza permanente della persona che viene nominata; 6) Fedina penale (casellario giudiziale + carichi pendenti) della persona designata come rappresentante. SOLO GLI OPERATORI AUTORIZZATI (OHA) possono avvalersi dell AUTOCERTIFICAZIONE (DPR.445/2000), utilizzare il modulo allegato in fondo (solo per cittadini italiani residenti in Italia). Per i TRADER si fa obbligo della trasmissione dei documenti cartacei originali all indirizzo riportato in fondo. 7) Certificato CCIAA (Visura camerale) o altro documento comprovante il ruolo di colui che sottoscrive la dichiarazione di cui al punto 2. di IMPORTANTE Per i TRADER tutte le copie dei documenti presentati come prova (punto 3 e punto 4) devono essere certificate come autentiche da un notaio o da un ufficio dell autorità locale. È consigliabile autenticare presso un notaio anche la dichiarazione del punto 2. Per documenti per i quali è prevista l autocertificazione (art. 46 e 47 del DPR 445/2000) ci si può avvalere del modulo allegato in fondo. I riferimenti del notaio o dell ufficio per le autentiche devono essere visibili sulla copia o essere allegati alla documentazione. Per quanto attiene ai documenti rilasciati fuori della UE, le copie devono essere autenticate (*). La data della certificazione o dell'autenticazione non può essere anteriore di oltre tre mesi alla data della richiesta. Le copie dei documenti presentati come prova possono essere in lingua Italiana, Inglese, francese o spagnola. Se l originale è in altra lingua, dovrà essere accompagnato da una traduzione certificata in Italiano (la traduzione deve riportare il timbro per traduzione conforme ). (*) Presso il Ministero degli Esteri dei Paesi che hanno aderito alla Convenzione de l Aja, il titolare del passaporto e il rappresentante legale della società per quel che concerne i documenti societari da autenticare, deve legalizzare la firma sulla copia mediante l'annotazione della cosiddetta apostille (legalizzazione della firma). Successivamente, il documento può essere autenticato presso la Cancelleria Consolare Italiana (in Consolato o Ambasciata Italiana). 3
Contenuto minimo della dichiarazione Il sottoscritto <INSERIRE IL NOME DEL LEGALE RAPPRESENTATE> in qualità di legale rappresentate e per conto di <INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO> autorizza testo per AR <INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO> ad operare sul Registro dell Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato del conto identificato dal codice <INSERIRE IL CODICE DEL CONTO PER INTERO>, in conformità al Regolamento CE 389/2013, con diritto di avviare operazioni per conto di <INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO>. testo per AAR <INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO SUPPLEMENTARE> ad operare sul Registro dell Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato Supplementare del conto identificato dal codice <INSERIRE IL CODICE DEL CONTO PER INTERO>, in conformità al Regolamento CE 389/2013, con diritto di approvare operazioni per conto di <INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO>. testo per AUDITOR <INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO SUPPLEMENTARE CON FUNZIONE DI AUDITOR> ad accedere al Registro dell Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato Supplementare del conto identificato dal codice <INSERIRE IL CODICE DEL CONTO PER INTERO>, in conformità al Regolamento CE 389/2013, con facoltà di utente in sola lettura e diritto di visualizzare tutte le informazioni e le operazioni relative al suddetto conto. Luogo, data Firma 4
Modalità di invio per gli operatori autorizzati (OHA) Affinché il processo di aggiunta dell utente vada a buon fine è necessario inviare la suddetta documentazione secondo le seguenti modalità: 1) Inserire tutti i documenti in formato elettronico (modulo xls e scansioni dei documenti cartacei) all interno di una cartella che dovrà essere nominata con il nome del titolare del conto. 2) Comprimere la cartella in formato.zip o equivalente (.rar,.7z ). 3) Sottoscrivere la cartella compressa (e solo quella) con FIRMA DIGITALE (basata su un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato ai sensi del D. Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 e sgg.). La cartella compressa, dopo la procedura di firma elettronica, avrà l estensione.p7m. Sul sito del DigitPA - Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione (già CNIPA), (http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati) é riportato l'elenco pubblico dei soggetti autorizzati a fornire gli strumenti informatici per la firma digitale certificata. Sul medesimo sito sono anche riportati i link dove reperire le relative istruzioni. 4) Inviare per e-mail ai seguenti indirizzi: doc.registro-et@isprambiente.it e in copia a protocollo.ispra@ispra.legalmail.it IMPORTANTE!!!!! Per garantire la registrazione di protocollo e la lavorazione della pratica DEVONO essere riportati correttamente entrambi gli indirizzi. Inoltre, è obbligatorio riportare nell oggetto dell e-mail il seguente testo: REGISTRO ETS aggiunta utente al conto Si prega di notare che entrambi gli indirizzi sopra indicati servono solo a ricevere documenti e non vanno utilizzati per inviare richieste di supporto o informazione, che devono invece essere inoltrate all indirizzo info.registro-et@isprambiente.it 5
Modalità di invio per i soggetti non obbligati ex Direttiva 2003/87/CE (TRADER) Affinché la richiesta di apertura del conto vada a buon fine è necessario inviare TUTTI I DOCUMENTI ORIGINALI IN FORMATO CARTACEO IL MODULO 11 SU CD-ROM al seguente indirizzo: ISPRA - ISTITUTO SUPERIORE PER LA PROTEZIONE E LA RICERCA AMBIENTALE REGISTRO NAZIONALE DELLE EMISSIONI - VIA VITALIANO BRANCATI 48-00144 ROMA Inoltre, per facilitare il lavoro e ridurre i tempi di approvazione, comunicate con il resto della documentazione il CODICE IDENTIFICATIVO DELLA RICHIESTA effettuata on-line che il sistema fornisce a conclusione della procedura 6
Indicazioni per la compilazione del modulo 6 Il modulo presenta campi obbligatori in giallo chiaro e campi facoltativi in bianco. Dopo la compilazione, i campi obbligatori cambiano colore e passano dal giallo al bianco. Al momento dell invio i moduli NON DEVONO AVERE ALCUN CAMPO Di COLORE GIALLO (= campo obbligatorio non compilato). Rappresentante autorizzato (AR o AAR) / Utente in sola lettura Informazioni richieste Tipo di rappresentante da aggiungere URID dell utente Nome Cognome Titolo Data di nascita (gg/mm/aaaa) Luogo di nascita Nazione di nascita Numero documento identità Tipo documento identità altro (specificare) Note sulla compilazione Selezionare dal menu a tendina la tipologia di rappresentante autorizzato da aggiungere (AR o AAR o utente in sola lettura) Inserire il numero identificativo ITxxxxxxxxxxxx ottenuto tramite la Procedura 1 (step 3.8) per la creazione di un nuovo utente o, per gli utenti già registrati, visualizzabile dopo l accesso nel menu sulla sinistra, in alto, sotto al proprio nome Selezionare una delle possibili opzioni dal menu a tendina Inserire la data di nascita nel formato specificato Selezionare dal menu a tendina il tipo di documento Compilare questo campo se il tipo di documento non rientra tra 7
le opzioni del menu a tendina del campo precedente Scadenza documento identità (gg/mm/aaaa) Società di appartenenza Unità di appartenenza Ruolo Inserire la data di nascita nel formato specificato Ragione Sociale della Società per della quale si è dipendenti Unità o divisione per la quale si lavora all interno della Società Ruolo o mansione svolta per la Società Indirizzo (Via/Piazza e n. civico) Inserire l indirizzo della sede di lavoro CAP Città (Provincia) Regione Nazione Numero telefono 1 Numero telefono 2 Indirizzo e-mail Numero cellulare 1 Numero cellulare 2 Inserire la Città seguita dalla sigla della Provincia tra parentesi Inserire un numero di telefono fisso preceduto dal codice internazionale Inserire un secondo numero di telefono fisso (se non si ha, va bene un centralino o un fax) preceduto dal codice internazionale Attenzione: questa informazione è obbligatoria e DEVE ESSERE un indirizzo PERSONALE (non generico) in quanto viene utilizzato per l autenticazione dell utente presso la Commissione Europea NB: l indirizzo e-mail inserito in questo campo DEVE ESSERE LO STESSO associato al proprio login ECAS Attenzione: la comunicazione di ALMENO un numero di cellulare PERSONALE è obbligatoria e imprescindibile in quanto viene utilizzato per l autenticazione ai fini dell accesso ai propri conti nel Registro Europeo e per firmare le transazioni NB: l indirizzo e-mail inserito in questo campo DEVE ESSERE LO STESSO associato al proprio login ECAS È possibile e consigliabile specificare più di un numero di cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia 8
aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l accesso Numero cellulare 3 Lingua preferita per le comunicazioni Domanda segreta Risposta segreta ID del/i conto/i da associare all utente È possibile e consigliabile specificare più di un numero di cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l accesso Selezionare dal menu a tendina la lingua preferita per ricevere comunicazioni e contattare l Helpdesk Inserire una domanda a piacimento che verrà utilizzata per eventuali fasi successive di verifica dell identità Inserire la risposta alla domanda del campo precedente. NB: la domanda e la risposta per essere efficaci dovrebbero essere di tipo personale e non facilmente deducibili da terzi Inserire il codice completo di ogni conto, europeo (EU) o di Kyoto (IT), al quale deve essere aggiunto il rappresentante, separando un codice dall altro con il ; RIMOZIONE di un utente Fermo restando l associazione obbligatoria di almeno due rappresentanti autorizzati (AR) per ciascun conto di deposito o di scambio (nel caso dei conti del responsabile della verifica il rappresentante autorizzato obbligatorio è uno solo) il titolare di un conto può richiedere la rimozione di ogni altro utente già associato al conto con il ruolo di rappresentante o utente in sola lettura. In particolare, diversamente dal passato, non è più obbligatorio avere un rappresentante autorizzato supplementare (AAR) associato a un conto di deposito (conto persona, operatore, operatore aereo) dal momento che i trasferimenti di quote o unità di Kyoto possono avvenire esclusivamente verso conti inseriti nel proprio elenco dei conti di fiducia. In assenza dell AAR la proposta di transazione fatta da uno dei rappresentanti autorizzati (AR) andrà a completamento dopo 26 ore senza bisogno di ulteriore approvazione. Viceversa, se almeno un AAR è associato al conto la proposta di transazione viene comunque sottoposta alla sua approvazione. Per questo motivo, il titolare di un conto di deposito può ritenere più conveniente rimuovere l AAR associato in passato al proprio conto al fine di snellire la procedura di trasferimento. ATTENZIONE! Prima di richiedere la rimozione di un AAR, è necessario sincerarsi che non vi siano operazioni in attesa della sua approvazione nel suo elenco delle azioni (task list) 9
Documentazione da inviare Per richiedere la rimozione di un utente dal conto (sia esso un AR, un AAR o un utente in sola lettura) è necessario inviare la seguente documentazione: 1) richiesta su carta intestata firmata da un legale rappresentante del titolare del conto indicante l'intenzione di rimuovere l utente dal conto o dai conti (specificando codice del conto, nome e cognome dell utente da rimuovere, il suo ruolo e il suo URID). Il contenuto minimo di tale dichiarazione è fornito di seguito e può essere adattato in base al numero dei conti e degli utenti da rimuovere 2) Certificato CCIAA (Visura camerale) o altro documento comprovante il ruolo di colui che sottoscrive la richiesta NOTA - per conoscere il proprio URID l utente deve accedere al Registro: il codice è visualizzabile nel menu sulla sinistra, in alto, sotto al proprio nome. Se l accesso dell utente non è più disponibile, gli altri rappresentanti possono visualizzare questo codice selezionando visualizza dati in corrispondenza del conto dal quale si vuole rimuovere l utente e successivamente l etichetta corrispondente al ruolo dell utente (rappresentante autorizzato anche per l utente in sola lettura - o rappresentante autorizzato supplementare) dove vengono visualizzati i dati dell utente, compreso lo URID. Contenuto minimo della dichiarazione Il sottoscritto <INSERIRE IL NOME DEL LEGALE RAPPRESENTATE> in qualità di legale rappresentate e per conto di <INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO> richiede la rimozione dell utente <INSERIRE IL NOMINATIVO DELL UTENTE> con URID <INSERIRE LO URID DELL UTENTE> associato al conto <INSERIRE PER INTERO IL CODICE DI CIASCUN CONTO DAL QUALE SI VUOLE RIMUOVERE L UTENTE> con il ruolo di <INSERIRE IL RUOLO DELL UTENTE (AR, AAR, UTENTE IN SOLA LETTURA)> Luogo, data Firma 10
Modalità di invio Affinché il processo di rimozione dell utente vada a buon fine è necessario inviare la suddetta documentazione secondo le seguenti modalità: 1) Inserire tutti i documenti in formato elettronico (scansioni dei documenti cartacei) all interno di una cartella che dovrà essere nominata con il nome della società titolare del conto. 2) Comprimere la cartella in formato.zip o equivalente (.rar,.7z ). 3) Sottoscrivere la cartella compressa (e solo quella) con FIRMA DIGITALE (basata su un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato ai sensi del D. Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 e sgg.). La cartella compressa, dopo la procedura di firma elettronica, avrà l estensione.p7m. Sul sito del DigitPA - Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione (già CNIPA), (http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati) é riportato l'elenco pubblico dei soggetti autorizzati a fornire gli strumenti informatici per la firma digitale certificata. Sul medesimo sito sono anche riportati i link dove reperire le relative istruzioni. 4) Inviare per e-mail ai seguenti indirizzi: doc.registro-et@isprambiente.it e in copia a protocollo.ispra@ispra.legalmail.it IMPORTANTE!!!!! Per garantire la registrazione di protocollo e la lavorazione della pratica DEVONO essere riportati correttamente entrambi gli indirizzi. Inoltre, è obbligatorio riportare nell oggetto dell e-mail il seguente testo: REGISTRO ETS rimozione utente dal conto Si prega di notare che entrambi gli indirizzi sopra indicati servono solo a ricevere documenti e non vanno utilizzati per inviare richieste di supporto o informazione, che devono invece essere inoltrate all indirizzo info.registro-et@isprambiente.it 11
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE Io sottoscritto/a..... consapevole che in caso di falsità in atti e dichiarazioni mendaci troveranno applicazione le sanzioni penali di cui all art. 76 del DPR n. 445/2000, sotto la propria personale responsabilità DICHIARA AI SENSI DEGLI ARTT. 46 E 47 DEL DPR 445/2000 Di essere nato a Prov.il... Di essere domiciliato (abitazione) in.......prov......... Via........n... Cap.. Tel.... Residenza Fiscale (CUD) in.....prov.... Via........ n... Cap.. Tel..... Di essere cittadino italiano ovvero:... (indicare nazionalità). Di non aver riportato condanne penali e di non avere procedimenti penali pendenti ovvero (indicare le condanne riportate, anche se sia stata concessa amnistia, indulto, condono o perdono giudiziale specificando i carichi pendenti). Di non essere indagato o condannato per frode relativamente a quote o unità di Kyoto, riciclaggio, finanziamento del terrorismo o altri reati gravi. Di essere in possesso del seguente documento di identità N. Rilasciato da in data... con scadenza... (allegato in copia fotostatica fronte e retro sottoscritta dal titolare). Letto, confermato e sottoscritto. Luogo e data. Il dichiarante Informativa sul trattamento dei dati personali (ART. 10 Legge 31/12/1996, n.675 e successive modifiche ed integrazioni D.Lgs. 196/2003) A) I dati personali indicati nel presente modulo e nei documenti richiesti saranno utilizzati da ISPRA. Il trattamento dei dati è realizzato con e senza l ausilio i mezzi elettronici da parte di ISPRA, unicamente per l espletamento e in attuazione del Regolamento CE n.389/2013. B) I dati personali non saranno comunicati a terzi soggetti, se non nell ambito dell attività svolta. C) I diritti dell interessato sono specificati dall art. 13 Legge n.675/96 e successive modifiche ed integrazioni (conoscenza gratuita dell esistenza di trattamento di dati, informazione sulle generalità e domicilio del titolare del trattamento e dell eventuale responsabile nonché delle finalità del trattamento stesso; conferma dell esistenza dei dati, origine, logica e finalità del trattamento, cancellazione, trasformazione o blocco dei dati trattati in violazione alla legge; aggiornamento, rettificazione o integrazione dei dati, se vi sia interesse; opposizione per motivi legittimi al trattamento dei dati; opposizione al trattamento per finalità di informazione e promozione commerciale, ecc. ecc.). D) Titolari del trattamento: ISPRA - Istituto Superiore per la Protezione e la Ricerca Ambientale. E) Responsabile del trattamento: ISPRA in quanto Amministratore del Registro nazionale delle emissioni (art.28 D.Lgs. 30/2013). CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI (Art. 11 ss. Legge 31/12/1996, n.675 E SUCCESSIVE MODIFICHE ED INTEGRAZIONI D..LGS 196/2003) Preso atto della precedente informativa, acconsento al trattamento di tutti i dati personali contenuti nel presente modulo e nella documentazione dallo stesso richiesta, compresi quelli che costituiscono dati sensibili ai sensi dell art. 22 ss. della Legge n.675/96 e successive modifiche e integrazioni; acconsento, altresì, alla comunicazione di tali dati ad altri soggetti, ai soli fini dell espletamento di quanto disposto dall art. 25 del Reg. C.E. 389/2013 Luogo e data.... Firma 12