REGOLAMENTO PER L INVENTARIO DI ATENEO Emanato con D.R. n. 10792 del 8.1.2007. Ultime modifiche apportate con D.R. n. 14650 del 15.05.2009. Entrato in vigore il 30.05.2009 1
REGOLAMENTO PER L INVENTARIO DI ATENEO La Gestione Patrimoniale è trattata nel titolo IV del Regolamento per l Amministrazione la Finanza e la Contabilità Art. 1 Trascrizione dei beni mobili nel registro inventario Nell inventario vanno inseriti tutti i beni mobili acquisiti che costituiscono a qualsiasi titolo incremento del patrimonio dell Ateneo. La registrazione deve essere effettuata su appositi registri inventario con le procedure previste dal programma informatico predisposto dall Amministrazione. Le registrazioni dovranno avvenire entro il più breve tempo possibile ovvero non appena sia possibile eseguire gli opportuni controlli sulla regolarità della fornitura e, qualora previsto, del relativo collaudo. La registrazione deve essere effettuata entro e non oltre la liquidazione della relativa fattura. Qualora si tratti di pubblicazioni periodiche la registrazione non è subordinata alla liquidazione della relativa fattura ma deve essere effettuata non appena sia possibile eseguire gli opportuni controlli al ricevimento del primo fascicolo. La registrazione del bene è relativa: 1. alla numerazione 2. alla descrizione 3. alla categoria inventariale 4. all ubicazione 5. al responsabile 6. alla quantità ed al valore unitario 7. al valore totale Art. 2 Numerazione dei beni La numerazione dei beni inventariali deve essere univoca e progressiva. Su ogni bene deve essere apposta idonea etichetta che permetta di individuare il bene registrato in maniera univoca. Sulla etichetta, oltre al numero, può essere indicato anche la denominazione dell Unità di Gestione o dell Unità di Spesa. Le singole parti di un oggetto devono essere inventariate con lo stesso numero dell apparecchiatura principale. Si può derogare a tale principio solo ed esclusivamente se una parte dell apparecchiatura può godere di una vita propria ovvero disgiunta rispetto al bene principale. Qualora un componente di un bene può essere utilizzato disgiuntamente rispetto a quest ultimo e, quindi, facilmente spostato su un altro bene, può essere inserito in inventario con un numero differente. Nel caso di arredi complessi (pareti attrezzate, scrivanie composte, ecc.) viene assegnato un unico numero di inventario. I video dei computer hanno un numero di inventario separato dal personal computer a cui sono collegati. Su un singolo bene non vi può essere più di un numero dello stesso inventario. Art. 3 - Diminuzione o aumento valore Ogni bene può subire una variazione del valore in aumento o diminuzione. Si definisce Diminuzione o Aumento del valore di un bene quando il valore di inventario subisce una variazione parziale. Il valore di ogni variazione deve essere documentabile e non necessita di autorizzazione preventiva. Si ha una Diminuzione del valore quando si scarica una parte di un bene (es. si scarica un lettore cd di un personal computer perché rotto). 2
Si ha un Aumento del valore quando si aggiunge un componente al bene principale (es. si aggiunge un lettore cd ad un personal computer). Art. 4 Registro di carico Per ogni bene acquisito si deve procedere alla registrazione di carico con l inserimento dei dati richiesti dal programma informatico per la gestione degli inventari. I dati così inseriti assumeranno a tutti gli effetti il valore di documento amministrativo contabile. Ciascuna registrazione di carico deve contenere: indicazione del titolare del bene (Amministrazione Centrale, Unità di Gestione o Unità di Spesa) numero progressivo della registrazione di carico data di registrazione codice di inventario (della struttura presso cui il bene è inventariato) descrizione del bene valore inventariale categoria del bene ubicazione dati identificativi della fattura (fornitore, numero e data fattura) consegnatario capitolo sui quale grava la spesa del bene fondo o fondi su cui è stata effettuata l acquisizione del bene inventariato (progetto) campo vero/falso per il recupero IVA (per prestazioni c/terzi) mandato Secondo l art. 59 comma 3 del Regolamento per l Amministrazione la Finanza e la Contabilità, per il materiale bibliografico acquisito dal Sistema Bibliotecario di Ateneo si può derogare dal contenuto di cui sopra. Art. 5 Valore del bene inventariale Il valore da iscrivere sul registro inventario deve essere definito a seconda delle modalità di acquisizione del bene. Il valore del bene deve essere certo e documentabile. La valutazione del materiale librario (ai sensi dell art. 10 del manuale di Amministrazione e Contabilità) può avvenire secondo le seguenti modalità: La valutazione del materiale librario pervenuto a titolo gratuito (art. 59 comma 2 del regolamento) è effettuato secondo i seguenti criteri: per i volumi di recente pubblicazione (ultimi 30 anni) il valore viene desunto dal prezzo di copertina per i volumi di non recente pubblicazione o per i quali manca il prezzo di copertina, si applica un valore presunto in relazione al numero di pagine ed alla qualità dell edizione secondo il seguente criterio: per i volumi sino a 250 pagine: 10 centesimi a pagina + 10 euro se il volume è rilegato + 5 euro se il volume è illustrato + 10 euro se il volume è illustrato a colori per i volumi superiori a 250 pagine: prezzo unitario di 20 euro + 10 euro se il volume è rilegato + 5 euro se il volume è illustrato + 10 euro se il volume è illustrato a colori Per i volumi stampati prima del 1900 si farà riferimento a cataloghi e cataloghi antiquari. In mancanza dovrà essere demandata la valutazione ad un esperto. 3
Nel caso di acquisto con permuta di beni precedentemente inventariati, il valore da inserire nell inventario è quello indicato in fattura al lordo della permuta. In altre parole il valore del cespite non deve essere diminuito del valore della permuta. Eventuali rivalutazioni dei beni inseriti in inventario verranno definite sulla base di indicazioni approvate dal Consiglio di Amministrazione Art. 6 Acquisti I beni acquistati devono essere inventariati al prezzo di acquisto, diminuito da eventuali sconti, aumentato dell IVA (se attività istituzionale) ed eventualmente spese accessorie direttamente imputabili all acquisizione del bene stesso (spese di spedizione, spese di installazione, spese di sdoganamento, ecc.). Il materiale bibliografico cartaceo e non (banche dati e riviste on line acquisite su voci di bilancio di investimento), a norma dell art. 59 comma 1 del Regolamento per l Amministrazione la Finanza e la Contabilità, deve essere inventariato al prezzo di copertina o, in mancanza, al costo di acquisizione al netto di eventuali commissioni. Nel caso le spese accessorie siano riferite a più beni, queste dovranno essere ripartite mediante riparto semplice sul valore di ciascun bene. Per strumenti costruiti in economia all interno dell Ateneo (assemblaggio di componenti), il valore del bene sarà calcolato come somma dei valori di ciascun bene componete lo strumento. Per lasciti e donazioni (art. 11 del Manuale di Amministrazione e Contabilità) i beni sono inventariati al valore desumibile da documentazione certa. Art. 7 - Classificazione dei beni mobili Ai sensi dell art. 57 del Regolamento per l Amministrazione la Finanza e la Contabilità i beni si classificano nelle seguenti categorie: Mobili, arredi, macchine di ufficio materiale bibliografico collezioni scientifiche strumenti tecnici ed attrezzature automezzi ed altri mezzi di trasporto titoli pubblici e privati altri beni mobili Le Attrezzature informatiche possono rientrare in categorie separate: se un personal computer è utilizzato per normale attività di ufficio deve essere inserito nella categoria 1 (Mobili, arredi, macchine di ufficio); se lo stesso strumento è collegato ad una strumentazione di laboratorio deve essere inserito nella categoria 4 (strumenti tecnici ed attrezzature) Art. 8 Acquisizione beni mobili mediante locazione finanziaria (leasing) I beni acquisiti mediante locazione finanziaria sono inseriti nell inventario solo al momento dell eventuale riscatto mediante pagamento dell ultima rata del canone. A partire quindi da quella data i beni dovranno essere iscritti nel registro inventario ad un valore pari alla somma di tutti i canoni pagati ad esclusione delle somme versate a titolo di interesse. Gli interessi pagati per la locazione non sono compresi nelle spese accessorie. Art. 9 Beni non inventariabili 4
Ai sensi dell art. 58 del Regolamento per l Amministrazione la Finanza e la Contabilità e dell art. 9 del Manuale di Amministrazione e Contabilità sono esenti dall obbligo di inventariazione i beni ed oggetti anche immateriali che per loro intrinseca natura sono soggetti a rapido consumo, ad obsolescenza o i beni che si deteriorano con l uso, le parti di ricambio od accessorie di altri oggetti inventariati nonché i beni mobili di valore non superiore a 500,00 euro purché appartenenti alle seguenti tipologie: - cancelleria - materiale igienico sanitario - materiale destinato all uso di laboratorio - software (escluso i pacchetti applicativi in licenza d uso) Per le categorie sopra esposte il limite è rappresentato dal valore unitario del bene Sono esenti dall obbligo di inventariazione perché considerati beni di servizio, le licenze temporanee di accesso remoto, tramite internet a banche dati e i pacchetti di riviste elettroniche. Art. 10 Consegnatari e sub-consegnatari dei beni mobili Ai sensi dell Art. 64 del Regolamento per l Amministrazione la Finanza e la Contabilità i beni mobili inventariati devono essere dati in consegna a personale di ruolo dell Ateneo che ne diviene responsabile per debito di vigilanza. Per le Unità di gestione e di spesa, l agente consegnatario è il responsabile della struttura. Il consegnatario può individuare dei subconsegnatari responsabili in solido. Es. nei dipartimenti il consegnatario è il Direttore di Dipartimento mentre i sub-consegnatari sono i docenti che hanno il possesso e l uso di uno specifico bene. In caso di sostituzione degli agenti responsabili, la consegna ha luogo previa materiale ricognizione dei beni oggetto del passaggio e mediante sottoscrizione di un apposito verbale (allegato A). I consegnatari devono provvedere a: 1. tenere i registri di inventario 2. emettere buoni di carico per l immissione dei beni nell inventario ed emettere i buoni di scarico per la cancellazione dei beni dall inventario 3. compilare, alla chiusura di ciascun esercizio finanziario, la situazione patrimoniale (essa deve porre in evidenza, per categoria, il valore dei beni risultanti alla fine dell esercizio) 4. compilare le schede indicanti i beni contenuti in ogni locale 5. rinnovare l inventario, previa ricognizione materiale dei beni da effettuare almeno ogni dieci anni o ogni volta ne ravveda la necessità 6. procedere alla rivalutazione dei beni secondo le indicazioni fornite dagli organi accademici I consegnatari dei beni mobili sono personalmente responsabili dei beni ricevuti in custodia; devono curare la conservazione, la manutenzione ed il corretto uso di tutti i beni presi in carico con la sottoscrizione del buono di inventario. Trasferimenti di beni tra subconsegnatari devono essere preventivamente autorizzati dal Consegnatario Art. 11 Passaggi di consegna In caso di cambio del Consegnatario, la consegna dei beni mobili si effettua sulla base della consistenza inventariale all atto della consegna. Il verbale di consegna (allegato A) deve essere redatto in quattro copie (Consegnatario uscente, Consegnatario entrante, Struttura di competenza e Ufficio Patrimonio). 5
E possibile prendere in carico i beni mobili con clausola di RISERVA da sciogliersi mediante ricognizione materiale dei beni interessati. Tale ricognizione deve avvenire obbligatoriamente entro tre mesi dal giorno di assunzione dell incarico di Consegnatario subentrante. Art. 12 Chiusura dei registri inventario e contabilità patrimoniale Al termine di ogni esercizio finanziario il consegnatario deve predisporre il prospetto riassuntivo dell inventario nel quale sono evidenziati per ogni categorie il valore iniziale dell inventario, i valori in aumento ed in diminuzione ed il valore finale dell inventario. Tale prospetto stampato mediante applicativo informatico, firmato dal Consegnatario, unitamente ad una copia dei buoni di carico, deve pervenire entro il 31 di gennaio dell anno immediatamente seguente all Ufficio Economato Art. 13 Ricognizione dei beni mobili e rinnovo delle scritture Ai sensi dell art. 61 del Regolamento per l Amministrazione la Finanza e la Contabilità occorre procedere ogni dieci anni alla ricognizione dei beni mobili, al rinnovo dei relativi inventari ed all eventuale valutazione dei beni stessi sulla base dei criteri stabiliti nel Manuale di Amministrazione e Contabilità Art. 14 Scarico dei beni mobili Ai sensi dell art. 60 del Regolamento per l Amministrazione la Finanza e la Contabilità la cancellazione dagli inventari può avvenire per: 1. inutilizzabilità 2. obsolescenza 3. furto o perdita 4. cessione 5. permuta 6. altre cause Lo scarico deve essere motivato ed è disposto dai responsabili dell Amministrazione e delle unità di gestione e di spesa nei limiti di valore corrispondenti a quelli previsti per le rispettive operazioni di acquisto. Prima di procedere allo scarico occorre comunque verificare l effettiva causa di scarico ed inoltre occorre verificare che il bene che si intende scaricare non appartenga alla categoria rifiuti speciali nel qual caso occorre concordare a priori con l Ufficio Prevenzione e Sicurezza le modalità di smaltimento più idonee. Art. 14.1 scarico per obsolescenza o inutilizzabilità L inutilizzabilità o l obsolescenza deve essere decretata da apposita commissione nominata allo scopo. La commissione provvederà a compilare debito verbale nel quale dovrà essere chiaramente indicato il materiale oggetto dello scarico e tutte le informazioni necessarie ad individuarlo in maniera chiara ed univoca. Nel caso di rottamazione occorrerà inoltre richiedere documentazione idonea a certificare che il materiale oggetto dell operazione sia stato prelevato dai locali dell Ateneo. Eventuali spese di rottamazione del materiale da dismettere sono a carico della struttura di appartenenza. Al termine di tutte le operazioni occorrerà darne comunicazione all Ufficio Patrimonio del Settore Economato e Patrimonio unitamente ad una copia del verbale della commissione e della certificazione di rottamazione delle attrezzature dismesse. I beni scaricati per inutilizzabilità e per obsolescenza, esperite le verifiche atte ad accertare l idoneità al riutilizzo nell Ambito dell Ateneo possono essere cedute a titolo gratuito ad enti pubblici e privati oppure a 6
titolo oneroso a terzi, compreso il personale dipendente dell Ateneo secondo le modalità descritte nell articolo 16 del presente regolamento Art. 14.2 scarico per furto Nel caso di furto occorre: - dare comunicazione tempestiva all Ufficio Contratti e Convenzioni dell avvenuto furto unitamente ad una copia della denuncia presso le autorità giudiziarie e ad una copia della fattura di acquisto del cespite - inviare dichiarazione idonea (Allegato B) all Ufficio Patrimonio del Settore Economato e Patrimonio unitamente ad una copia della denuncia. Art. 14.3 scarico per cessione o permuta L alienazione dei beni mediante cessione o permuta deve avvenire a cura del unità di spesa o di gestione di rispettiva competenza. La cancellazione per permuta avviene quando, in sede di acquisto, si pattuisce il ritiro di un cespite da parte della ditta che provvederà a fornire il nuovo bene. In ogni caso la ditta dovrà provvedere alla stima dei beni da offrire in permuta e comunicarlo al Consegnatario che verificherà, ove possibile, la congruità dell offerta mediante, qualora lo ritenesse necessario, la nomina di una commissione composta da tre esperti. Nell acquisizione del nuovo bene dovrà comunque chiaramente comparire il valore del nuovo bene che si sta acquisendo ed la valutazione del vecchio cespite di cui si intende effettuare la permuta. Nel caso di cessione o permuta di beni acquisiti a fronte di attività istituzionali e quindi acquisiti su fondi di provenienza ministeriale occorre procedere all emissione di una nota di debito intestata al ditta acquirente per l importo pattuito. Copia della nota di debito dovrà essere trasmessa all Ufficio Contabilità. Se il bene era stato acquistato su fondi provenienti da attività conto terzi (attività commerciale) il responsabile dell Unità di Spesa o di Gestione dovrà richiedere all Ufficio Contabilità l emissione della relativa fattura fornendo all Ufficio tutti i dati fiscali necessari. In qualsiasi caso il valore di dismissione non può essere diverso da quello di carico. Art. 15 Rettifiche nei registri inventario Si possono effettuare rettifiche per errori materiali di scritturazione o per cambiamento di categoria. Le operazioni di rettifica devono essere convalidate dal Consegnatario ovvero dai responsabili dell Amministrazione e delle unità di gestione e di spesa nei limiti di valore corrispondenti a quelli previsti per le rispettive operazioni di acquisto. In ogni caso si deve lasciare chiara traccia dell operazione effettuata in maniera tale da poter verificare in qualsiasi momento l errore commesso e la relativa operazione di rettifica effettuata. Art. 16 Cessione beni a terzi a titolo oneroso Ai sensi dell art. 60 del Regolamento per l Amministrazione la Finanza e la Contabilità i beni obsoleti si possono cedere a titolo oneroso a terzi compresi i dipendenti dell Ateneo. Per l operazione di cessione può anche essere incaricato un terzo e deve avvenire garantendo la massima diffusione e trasparenza. 7
ALLEGATO A Al Direttore PROCESSO VERBALE Di consegna dei beni mobili di proprietà dell Università degli Studi dell Insubria esistenti presso il Dipartimento/Facoltà di L anno addì del mese di presso l ufficio del Dipartimento/Facoltà sito in Via a, dovendosi procedere al cambiamento del consegnatario dei beni mobili esistenti presso il Dipartimento/Facoltà di in seguito al Decreto Rettorale n. del con il quale è stato nominato il Prof. (consegnatario subentrante) quale Direttore/Preside del Dipartimento/Facoltà suddetto in sostituzione del Prof. (consegnatario uscente) Direttore/Preside uscente In contraddittorio dei medesimi si è proceduto alla verifica delle relative scritture contabili. L esame delle scritture esistenti ha portato alle risultanze che si riassumono nella seguente situazione contabile riepilogativa alla data del Cat. 1 mobili, arredi e macchine per ufficio Euro Cat. 2 materiale bibliografico Euro Cat. 3 collezioni scientifiche Euro Cat. 4 apparecchiature ed attrezzature Euro Cat. 5 automezzi ed altri mezzi di trasporto Euro Cat. 6 titoli e valori Euro Cat. 7 altri beni mobili Euro Pertanto la situazione contabile complessiva, risultante dall esame delle scritture esistenti alla data del, risulta pari ad un valore patrimoniale globale di Euro. Dopo di che i sunnominati Proff.ri e hanno dichiarato rispettivamente di consegnare e di accettare in consegna i beni mobili. Descritti nelle scritture inventariali, con la riserva di eventuali modificazioni che si rendessero necessarie in sede di ricognizione. Il presente verbale, firmato da tutti gli intervenuti succitati, è stato redatto in quattro copie da consegnarsi, eseguite le prescritte formalità, uno al Consegnatario che cessa, un altro al Consegnatario subentrante, il terzo al Consegnatario supplente ed il quarto all Amministrazione Centrale Ufficio Provveditorato e Cassa. Varese, IL CONSEGNATARIO CESSANTE Direttore/Preside Prof. IL CONSEGNATARIO SUBENTRANTE Direttore/Preside Prof. 8
ALLEGATO B Al Direttore FURTO Oggetto: Furto di - n.inventario Il sottoscritto, in qualità di Consegnatario dei beni dell Amministrazione Centrale - Dipartimento/Facoltà di, dichiara che, per quanto di competenza, benché siano state attuate e poste in essere tutte le misure idonee a salvaguardare detti beni in oggetto, il furto è stato perpetrato ugualmente, ad opera di ignoti. Dichiara inoltre, ai sensi dell articolo del Regolamento per l Amministrazione e la Contabilità Generale dello Stato che i beni di cui sopra sono sempre stati custoditi con scrupolosa diligenza e pertanto di non avere alcuna responsabilità del furto medesimo. Varese, IL CONSEGNATARIO L Economo/ Il Direttore/ Il Preside IL SUB-CONSEGNATARIO All. Denuncia del presentata al 9
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