3. ORGANISMI INTERMEDI

Transcript

1 PON Governance e Azioni di Sistema FSE Descrizione dei Sistemi di gestione e controllo ex art. 21, Reg. (CE) n.1828/2006 Allegato XII 3. ORGANISMI INTERMEDI 3.1 Dipartimento Funzione Pubblica SETTEMBRE 2010 VII Aggiornamento

2 3.1 Dipartimento della Funzione Pubblica e le sue funzioni Indicazione delle funzioni e dei compiti principali svolti dal Dipartimento per la Funzione Pubblica Il Dipartimento della Funzione Pubblica (DFP), in qualità di Organismo Intermedio, assume la responsabilità propria dell AdG per quanto concerne le funzioni delegate in materia di gestione, controllo, monitoraggio, rendicontazione e valutazione degli interventi. A tal fine, il DFP adempie tutte le funzioni corrispondenti a quanto definito dal Reg. (CE) n. 1083/2006 e dal PON, secondo le modalità attuative definite dal Reg. (CE) n. 1828/2006 e secondo quanto stabilito nella convenzione stipulata con l AdG del PON Ob. 1. Il DFP è stato designato dalla DGPOF del Ministero, quale Organismo Intermedio per il PON Governance e Azioni di Sistema Ob.1 Convergenza approvato con Decisione della Commissione C(2007) 5761 del Nell esercizio degli adempimenti dell AdG per gli Assi e gli obiettivi specifici su menzionati, coerentemente con quanto stabilito nella Convenzione stipulata in data 06/03/2008, il Dipartimento della Funzione Pubblica in qualità di Organismo Intermedio di Gestione, svolge le seguenti funzioni: a) assicurare, nel corso dell intero periodo di attuazione del PON i necessari raccordi con l AdG, impegnandosi ad adeguare i contenuti delle attività ad eventuali indirizzi o a specifiche richieste, formulate dall AdG medesima; b) garantire che gli interventi destinati a beneficiare del cofinanziamento del PON concorrano al conseguimento dell obiettivo globale del PON medesimo e degli obiettivi specifici per gli Assi di competenza; c) partecipare attivamente ai momenti di coordinamento istituiti a livello nazionale, in particolare alle riunioni del Comitato di Sorveglianza e del Comitato di Indirizzo ed Attuazione del PON; d) presentare i Piani esecutivi, di norma biennali; e) presentare, su richiesta dell AdG, aggiornamenti annuali dei Piani esecutivi, qualora biennali; f) individuare eventuali altri beneficiari con atto amministrativo che regoli i rapporti e gli impegni reciproci al fine di garantire l osservanza, a tutti i livelli, dei regolamenti comunitari e delle disposizioni del PON, dandone tempestiva informazione all AdG; g) garantire che gli interventi siano selezionati conformemente ai criteri di selezione approvati e/o ratificati dal Comitato di Sorveglianza e siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l'intero periodo di programmazione. Al riguardo, ai sensi del paragrafo del PON, l O.I. garantisce che eventuali operazioni avviate precedentemente all approvazione dei criteri di selezione, risultino a questi conformi e siano rispettate le norme comunitarie in materia di pubblicità; h) osservare le disposizioni del Regolamento 1083/2006 art. 34 e del PON in merito all eventuale ricorso alla complementarità tra Fondi strutturali; i) eseguire i controlli di primo livello, anche in loco presso i beneficiari delle operazioni, al fine di verificare che i servizi e i prodotti oggetto del finanziamento del PON siano forniti e che le spese dichiarate dai beneficiari siano state effettivamente sostenute e siano giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente; j) esaminare eventuali controdeduzioni presentate dai beneficiari ed emanare i provvedimenti relativi al definitivo riconoscimento delle spese sostenute; k) garantire una tempestiva diretta informazione agli organi preposti, tenendone informata l AdG, l Autorità di Certificazione e l Autorità di Audit del PON, su eventuali procedimenti di carattere giudiziario, civile, penale o 2

3 amministrativo che dovessero interessare le operazioni cofinanziate dal PON e collaborare alla tutela degli interessi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali; l) predisporre la dichiarazione delle spese sostenute dai beneficiari e dallo stesso O.I. - in qualità di beneficiario da inviare all Autorità di Gestione ed all Autorità di Certificazione del PON anche per il tramite del sistema informativo e gestionale dell Autorità di Gestione; m) fornire all'autorità di Gestione e all Autorità di Certificazione del PON tutte le informazioni relative alle procedure ed alle verifiche eseguite in relazione alle spese oggetto delle dichiarazioni; n) tenere un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata sia a livello di O.I., sia dei beneficiari nell'attuazione degli interventi; o) garantire l'esistenza, anche presso i beneficiari, di un sistema gestionale informatizzato per la registrazione e la conservazione dei dati contabili relativi alle linee di attività attribuite; a tal fine l O.I. e i beneficiari sono tenuti ad utilizzare il sistema informativo e gestionale dell AdG; p) assicurare, anche presso i beneficiari e gli Organismi coinvolti nell attuazione degli interventi, una raccolta adeguata delle informazioni e della documentazione relative alle attività approvate, necessarie alla gestione finanziaria, alla sorveglianza, ai controlli di primo livello, al monitoraggio, alla valutazione delle attività, agli audit e a garantire il rispetto della pista di controllo del PON, secondo quanto disposto dall'art. 90 del Regolamento (CE) n. 1083/2006; q) accertarsi, se del caso, anche mediante verifiche in loco su base campionaria, dell effettiva fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, dell esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari della conformità delle stesse alle norme comunitarie e nazionali; r) inviare i dati di monitoraggio fisico, finanziario e procedurale, rilevati per ciascuna operazione e a livello di beneficiario; s) inviare le previsioni di spesa, elaborate dall O.I. al fine di evitare il disimpegno automatico delle risorse e di contribuire al perseguimento di ottimali livelli di spesa; t) fornire la necessaria collaborazione all Autorità di Audit per lo svolgimento dei compiti a questa assegnati dai regolamenti comunitari, in particolare la descrizione dei sistemi di gestione e di controllo, l esecuzione dei controlli di II livello e il rilascio della dichiarazione a conclusione del PON; u) esaminare le risultanze dei controlli effettuati dall Autorità di Audit e fornire tutte le informazioni e la documentazione necessarie a consentire un adeguato riscontro da parte dell AdG; v) fornire all AdG tutta la documentazione relativa allo stato di avanzamento degli interventi, necessaria in particolare per l elaborazione del Rapporto annuale di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione del PON; w) garantire, anche da parte degli altri beneficiari delle linee di attività, il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all'art. 69 del Regolamento (CE) n. 1083/2006; x) comunicare entro il mese successivo alla fine di ogni trimestre all Autorità di Gestione tutte le irregolarità che sono state oggetto di un primo accertamento, ai sensi del Reg. (CE) 1828/2006, Sezione 4 Irregolarità, a seguito delle valutazioni e delle verifiche di competenza, conformemente a quanto previsto dalla Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento per le Politiche Comunitarie - del 12 ottobre 2007, pubblicata sulla G.U. n. 240 del 15 ottobre 2007; y) osservare la normativa comunitaria e nazionale in materia di concorrenza ed in particolare le disposizioni previste nel paragrafo 5.5 del PON; z) assolvere ad ogni altro onere ed adempimento previsto a carico della AdG dalla normativa comunitaria in vigore; 3

4 aa) stabilire procedure per far sì che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall art. 90 del Reg. (CE) 1083/2006, per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale. Relativamente alle funzioni sopra richiamate, nella tabella seguente sono indicate le principali attività svolte per ognuno degli adempimenti di propria competenza. Funzioni dell Organismo Intermedio Descrizione delle attività Informare l AdG in merito ai contenuti delle attività programmate ed attuate, impegnandosi ad adeguare tali contenuti su specifica richiesta dell AdG Informare i beneficiari sulle condizioni specifiche relative ai prodotti o ai servizi da fornire nell'ambito dell'operazione, sul piano di finanziamento, sul termine per l'esecuzione e sui dati finanziari a), b), d), e) Elaborare e trasmettere all AdG i piani esecutivi biennali Elaborare e trasmettere all AdG aggiornamenti annuali dei piani esecutivi, su richiesta dell AdG Verificare la conformità delle operazioni avviate al conseguimento dell obiettivo globale del PON e degli obiettivi specifici degli Assi di propria competenza c) Partecipare attivamente alle riunioni di coordinamento istituite a livello nazionale, in particolare agli incontri del Comitato di Sorveglianza e del Comitato di Indirizzo ed Attuazione del PON fornendo ogni informazione e documentazione necessaria Definire criteri di selezione dei progetti che siano coerenti con le finalità del PON, adeguati rispetto alla tipologia di operazioni, conformi alla normativa di riferimento ed al principio delle pari opportunità Predisporre le procedure di selezione e di approvazione delle operazioni nonché le procedure destinate a garantirne la conformità alle norme comunitarie e nazionali applicabili f), g) Aggiornare i criteri e le procedure di selezione alla luce di eventuali modifiche della normativa di riferimento, al fine di assicurarne la conformità alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l'intero periodo di programmazione Informare i soggetti interessati (AdG, AdC, AdA, beneficiari) in merito alle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni adottate e ai successivi eventuali aggiornamenti Attuare le attività di selezione in base ai criteri di selezione ed alle procedure prestabilite Verificare la conformità delle operazioni avviate prima dell'approvazione dei criteri di selezione, da parte del CdS, rispetto ai criteri medesimi Informare l AdG degli esiti della verifica sulla conformità delle operazioni avviate prima dell'approvazione dei criteri di selezione 4

5 - le Funzioni dell Organismo Intermedio Descrizione delle attività Individuare eventuali altri beneficiari con atto amministrativo che regoli i rapporti e gli impegni reciproci al fine di garantire l osservanza, a tutti i livelli, dei regolamenti comunitari e delle disposizioni del PON, informando tempestivamente l AdG Predisporre gli atti di impegno ed ogni atto amministrativo necessario relativo alle risorse finanziarie utilizzate Elaborare ed aggiornare l'elenco dei progetti finanziati sul PON h) Informare l AdG sul ricorso alla complementarità tra Fondi strutturali Assicurare, alla chiusura del PON, il rispetto delle soglie di cui all'art. 34 del Reg. (CE) 1083/2006 Definire procedure per le verifiche documentali e per i controlli in loco delle operazioni cofinanziate volte ad accertare che: - le spese dichiarate siano reali e siano giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente; - i prodotti e i servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione dell'intervento; - le domande di rimborso del beneficiario siano corrette operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali - non si sia verificato un doppio finanziamento della spesa attraverso altri programmi comunitari o nazionali o attraverso altri periodi di programmazione Informare i soggetti interessati (AdG, AdC, AdA, beneficiari e soggetti attuatori) in merito alle procedure adottate per le verifiche documentali e per i controlli in loco i), j), m), q) Eseguire, per ogni operazione, tutte le verifiche documentali e in loco connesse ai controlli di I livello ex art. 13 del Reg. (CE) 1828/06, registrando tali attività e i relativi esiti attraverso la compilazione di specifiche check list Verificare lo stato di attuazione degli interventi in relazione all offerta tecnico economica approvata e all eventuale piano esecutivo o progetto approvato. Verifica dell esattezza e della completezza della documentazione relativa allo Stato di Avanzamento Lavori e alla richiesta di pagamento Controllare le domande di pagamento intermedie e del saldo, avanzate dal beneficiario, verificando l esattezza dei documenti e delle somme richieste, in funzione dei pagamenti già effettuati e considerando le eventuali rettifiche ed i recuperi effettuati durante l iter di progetto. Verifica dell esattezza dell importo richiesto e verifica della quadratura tra: - importo impegnato - pagamenti intermedi/saldo - rendiconto/relazione finale - spese effettivamente sostenute (affidamenti diretti) 5

6 Funzioni dell Organismo Intermedio Descrizione delle attività Effettuare i controlli in loco di I livello direttamente, o attraverso il supporto dei Servizi Ispettivi del Lavoro nelle operazioni affidate agli Enti in house Informare l AdG, l AdC e l AdA sugli esiti delle verifiche eseguite in relazione alle spese oggetto delle dichiarazioni di spesa Esaminare eventuali controdeduzioni presentate dai beneficiari ed emanare i provvedimenti relativi al definitivo riconoscimento delle spese sostenute, informando i soggetti interessati (AdG, AdC, AdA, beneficiari) Adottare gli opportuni provvedimenti a fronte di carenze/irregolarità rilevate nel corso delle verifiche documentali e dei controlli in loco k) Informare tempestivamente l AdG, l AdC, l AdA ed altri soggetti interessati in merito ad eventuali procedimenti di carattere giudiziario, civile, penale o amministrativo che dovessero interessare le operazioni cofinanziate dal PON e collaborare alla tutela degli interessi del Ministero del Lavoro Elaborare e trasmettere all AdC le rendicontazioni delle spese sostenute dai beneficiari e dallo stesso O.I. in qualità di beneficiario l) Elaborare e trasmettere all AdC la documentazione necessaria a corredo della rendicontazione delle spese sostenute (note di liquidazioni, dichiarazioni di spesa dei beneficiari, check list relative ai controlli di primo livello, ecc.) Informare l'adc in merito ad eventuali criticità/irregolarità emerse dai controlli di I livello Tenere un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata sia a livello di O.I., che dei beneficiari nell'attuazione degli interventi Garantire l'esistenza, anche presso i beneficiari, di un sistema gestionale informatizzato per la registrazione e la conservazione dei dati contabili relativi alle linee di attività attribuite; a tal fine l O.I. e i beneficiari potranno utilizzare il sistema SIGMA Garantire l'implementazione del sistema SIGMA di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito del Programma Operativo n), o), p) Informare i beneficiari/soggetti attuatori in merito alle modalità di registrazione e conservazione a sistema delle informazioni e dei dati relativi alle operazioni cofinanziate Raccogliere, attraverso il sistema SIGMA, i dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione Assicurare, anche presso i beneficiari e gli Organismi coinvolti nell attuazione degli interventi, una raccolta adeguata delle informazioni e della documentazione relative alle attività approvate, necessarie alla gestione finanziaria, alla sorveglianza, ai controlli di primo livello, al monitoraggio, alla valutazione delle attività, agli audit e a garantire il rispetto della pista di controllo del PON, secondo quanto disposto dall'art. 90 del Regolamento (CE) n. 1083/2006 6

7 Funzioni dell Organismo Intermedio Descrizione delle attività Verificare la completezza, l'aggiornamento e la coerenza dei dati inseriti nel sistema SIGMA Verificare, in occasione dei controlli in loco, il sistema contabile dei soggetti coinvolti nell'attuazione delle operazioni Trasmettere all AdG le informazioni e i dati relativi ad ogni singola operazione Monitorare l avanzamento qualitativo e quantitativo delle attività per ciascun intervento Elaborare e trasmettere all AdG i dati di monitoraggio finanziario, fisico e procedurale relativi ad ogni singola operazione r), s), v) Implementare il sistema SIGMA utilizzato per il monitoraggio degli interventi cofinanziati Elaborare e trasmettere all AdG le previsioni di spesa, al fine di evitare il disimpegno automatico delle risorse e di contribuire al perseguimento di ottimali livelli di spesa Fornire all AdG tutta la documentazione relativa allo stato di avanzamento degli interventi di competenza dell O.I., necessaria in particolare per l elaborazione del Rapporto annuale e finale di esecuzione del PON Fornire all AdA ogni informazione e documentazione utile per lo svolgimento dei compiti a questa assegnati dai regolamenti comunitari t), u) Assicurare la predisposizione e l'aggiornamento del documento descrittivo del sistema di gestione e controllo e di una pista di controllo adeguata per le parti di propria competenza Esaminare le risultanze dei controlli effettuati dall Autorità di Audit e fornire tutte le informazioni e la documentazione necessari a consentire un adeguato riscontro da parte dell AdG Elaborare proposte di interventi migliorativi del sistema di gestione e controllo in essere sulla base delle segnalazioni pervenute dall AdA w) Informare l AdG, i beneficiari ed eventuali altri soggetti interessati in merito agli adempimenti in materia di informazione e pubblicità, al fine di assicurare il rispetto della normativa di riferimento di cui all art. 69 del reg. (CE) n. 1083/2006 Verificare, nel corso dei controlli di primo livello, il rispetto della normativa di riferimento in materia di informazione e pubblicità x) Predisporre e trasmettere all AdG, entro il mese successivo alla fine di ogni trimestre, le comunicazioni sulle irregolarità che sono state oggetto di un primo accertamento, ai sensi del Reg. (CE) 1828/2006, Sezione 4 Irregolarità, a seguito delle valutazioni e delle verifiche di propria competenza, e sul seguito dato alle stesse conformemente a quanto previsto dalla normativa di riferimento (artt. 28 e 30 ex Reg. (CE) 1828/06) 7

8 Funzioni dell Organismo Intermedio Descrizione delle attività Predisporre un sistema di procedure di riferimento dell O.I. prevedendo al suo interno una procedura riguardante la gestione dei casi di irregolarità, recupero e contenzioso Adottare le diverse procedure di supporto all attuazione del PON elaborate dall AdG Registrare i casi di irregolarità nel sistema informatico dell'o.i. o dell AdG (SIGMA) Effettuare l'analisi delle irregolarità accertate mirata alla individuazione di eventuali errori sistemici e, conseguentemente, all adozione di interventi migliorativi del sistema di gestione e controllo Disporre il recupero degli importi indebitamente versati a carico del PON ed eventualmente la revoca totale o parziale dell'impegno e/o della liquidazione del pagamento Comunicare all'adg e all AdC le informazioni relative agli importi da recuperare e agli importi revocati ai fini dell'attivazione della procedura di rettifica finanziaria y), z) Stabilire istruzioni e/o procedure riguardanti l osservanza della normativa comunitaria e nazionale in materia di concorrenza ed in particolare le disposizioni previste nel paragrafo 5.5 del PON Stabilire istruzioni e/o procedure che consentano di assolvere ad ogni altro onere ed adempimento previsto a carico della AdG, e delegata all O.I., dalla normativa comunitaria in vigore Elaborare e definire istruzioni e/o procedure riguardanti le modalità di archiviazione e conservazione dei documenti giustificativi relativi alle spese e agli audit, compresi tutti i documenti necessari ai fini di una pista di controllo adeguata aa) Verificare, nel corso dei controlli in loco, il rispetto delle istruzioni fornite relative all'archiviazione e alla conservazione dei documenti giustificativi Rendere disponibile in sede di audit la documentazione necessaria a garantire una pista di controllo adeguata Predisporre ed aggiornare il Piano di archivio documentale dell O.I. Verificare l effettiva attuazione delle attività di archiviazione riguardanti l'o.i. 8

9 3.2. Organizzazione del Dipartimento per la Funzione Pubblica Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità Intermedio Per l attuazione dei propri adempimenti, l O.I. si è dotato di una struttura organizzativa interna che individua gli Uffici ed i Servizi deputati allo svolgimento delle funzioni previste per l attuazione del Programma e le relative responsabilità ad essi associate. La definizione di tale struttura ha tenuto conto delle molteplici responsabilità facenti capo all Organismo Intermedio di gestione (selezione degli interventi, gestione, monitoraggio, controllo di primo livello, rendicontazione delle spese, informazione e pubblicità) e della necessità di assicurare quanto previsto dall art. 58 lett. b del Reg. (CE) 1083/2006. La struttura su menzionata è rappresentata dall organigramma di seguito riportato. Unità di controllo I livello (art. 13 c.5 Reg (CE) 1828/06) dott.ssa Maria RIPEPI ORGANISMO INTERMEDIO PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI - DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA Capo Dipartimento Cons. Antonio NADDEO UFPPA Direttore Generale dott. Leonello TRONTI UPMPA Direttore Generale Cons. Pia MARCONI UANAS Direttore Generale dott.ssa Silvia PAPARO Servizio per la Programmazione e Gestione degli interventi finanziati dal FSE e dalle pertinenti risorse aggiuntive Dirigente dott.ssa Vittoria CARDILLI dott.ssa Rosanna VISOCCHI Servizio per la Competitività delle imprese e la qualità della vita dei cittadini Dirigente dott.ssa Laura MASSOLI dott. Giuseppe MUSICO' Servizio per la Semplificazione normativa e amministrativa, per il riassetto normativo e per la qualità della regolazione Dirigente dott. Andrea TARDIOLA dott.ssa Paola PALMA Gestione, monitoraggio, pagamento, rendicontazione e controllo di I livello (art. 13 c.2-4 Reg (CE) 1828/06) Gestione progetti specifici Gestione progetti specifici Per ciascuna struttura indicata in organigramma, nella tabella seguente sono indicati il numero di unità di personale dedicate e le principali attività previste. 9

10 Funzioni di indirizzo e di coordinamento dell Organismo Intermedio Capo Dipartimento Attività principali - Fornire indirizzi generali per l individuazione, l attuazione ed il coordinamento degli interventi secondo le priorità del DFP; - fornire indicazioni in merito alle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni, nonché in relazione alle procedure destinate a garantire la conformità alle norme comunitarie e nazionali applicabili; - garantire che gli interventi siano individuati conformemente ai criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza e siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l intero periodo di programmazione; - adottare gli atti di impegno/disimpegno delle risorse finanziarie relativi agli interventi posti in essere dall O.I.; - adottare gli opportuni provvedimenti a fronte di carenze/irregolarità; - informare le Autorità competenti in merito ad eventuali procedimenti di carattere giudiziario, civile, penale o amministrativo che dovessero interessare le operazioni di competenza dell O.I. Funzioni di staff dell Organismo Intermedio Controllo I livello (art. 13 c.5 Reg (CE) 1828/06) [n. 1 persona part time] Attività principali - Definire procedure per le verifiche documentali e i controlli in loco delle operazioni cofinanziate; - eseguire i controlli di primo livello, in loco, registrando tali attività e i relativi esiti attraverso la compilazione di specifiche check list; - recepire le indicazioni dell AdG in merito alle modalità di svolgimento dei controlli di primo livello; - verificare, nel corso dei controlli di primo livello, il rispetto della normativa di riferimento in materia di informazione e pubblicità; - predisporre gli opportuni provvedimenti a fronte di carenze/irregolarità, da sottoporre alla decisione del Capo Dipartimento; - fornire la necessaria collaborazione all AdA per lo svolgimento dei compiti a questa assegnati dai regolamenti comunitari. 10

11 Funzioni di line dell Organismo Intermedio Attività principali Ufficio per la Formazione del Personale della Pubblica Amministrazione (UFPPA) Direttore Generale UFPPA COORDINAMENTO - affiancare il Capo Dipartimento nello svolgimento delle funzioni di indirizzo e coordinamento dell O.I.; - svolgere una funzione di coordinamento operativo nell attuazione degli interventi di competenza dell O.I.; - garantire il necessario raccordo con l AdG, l AdC e l AdA del PON; - partecipare ai momenti di coordinamento istituiti a livello nazionale (riunioni del Comitato di Sorveglianza, tavoli tematici, gruppi tecnici di lavoro, etc.); PROGRAMMAZIONE - validare e trasmettere all AdG i Piani esecutivi biennali del PON per la parte di competenza del DFP ed i loro eventuali aggiornamenti; - trasmettere a UANAS e UPMPA i Piani esecutivi biennali del PON per la parte di competenza del DFP ed i loro eventuali aggiornamenti; GESTIONE E MONITORAGGIO - adottare tutti gli atti connessi all espletamento delle procedure di affidamento degli interventi (decreti a contrarre, bandi di gara, capitolati d oneri, schemi di contratto, decreti di nomina delle commissioni di valutazione, decreti di aggiudicazione, decreti di approvazione di convenzioni/contratti, etc.); - predisporre gli atti di impegno/disimpegno delle risorse finanziarie relativi agli interventi di competenza e trasmetterli al Capo Dipartimento; - sovrintendere all avanzamento complessivo degli interventi di competenza; - validare e trasmettere le informative relative allo stato di avanzamento degli interventi di competenza dell O.I.; - validare e trasmettere all AdG il Rapporto annuale e finale di esecuzione del PON per la parte di competenza del DFP; - comunicare all AdG le previsioni di spesa al fine di evitare il disimpegno automatico delle risorse e contribuire al perseguimento di ottimali livelli di spesa; - adottare e trasmettere all AdG gli aggiornamenti del documento descrittivo del sistema di gestione e controllo dell O.I., del Manuale delle procedure e della relativa pista di controllo; - trasmettere a UANAS e UPMPA gli aggiornamenti del documento descrittivo del sistema di gestione e controllo dell O.I., del Manuale delle procedure e della relativa pista di controllo; - garantire il recepimento delle indicazioni contenute delle Relazioni annuali di controllo e dei pareri redatti dall AdA sull efficacia del sistema di gestione e controllo dell O.I; - garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità; - garantire il rispetto della normativa comunitaria e nazionale in materia di concorrenza ed in particolare le disposizioni previste nel paragrafo 11

12 5.5 del PON; CONTROLLO DI PRIMO LIVELLO - assicurare un efficace svolgimento delle attività di controllo documentale e di verifica in loco sui progetti di competenza dell O.I.; - adottare i provvedimenti relativi al definitivo riconoscimento delle spese sostenute, a seguito dell esame delle eventuali controdeduzioni presentate dai beneficiari; - garantire il recepimento delle indicazioni dell AdG in merito alle modalità di svolgimento dei controlli di primo livello; - comunicare all AdG, entro il mese successivo alla fine di ogni trimestre, le irregolarità oggetto di primo accertamento; - adottare gli opportuni provvedimenti a fronte di irregolarità, recupero e contenzioso; - garantire l analisi delle irregolarità accertate mirata alla individuazione di eventuali errori sistemici e all adozione di interventi migliorativi del sistema di gestione e controllo; - fornire la necessaria collaborazione all AdG, all AdC e all AdA per lo svolgimento delle funzioni di competenza; - informare il Capo Dipartimento in merito ad eventuali procedimenti di carattere giudiziario, civile, penale o amministrativo che dovessero interessare le operazioni cofinanziate dal PON, al fine di consentire al Capo Dipartimento le opportune comunicazioni alle Autorità competenti; PAGAMENTO E RENDICONTAZIONE - trasmettere le domande di pagamento all IGRUE; - validare e trasmettere all AdG ed all AdC del PON la documentazione relativa alla dichiarazione delle spese sostenute dall O.I. (note di liquidazione, dichiarazioni di spesa dei beneficiari, check list relative ai controlli di I livello, etc.); - trasmettere all AdG ed all AdA le comunicazioni in merito ad eventuali criticità/irregolarità nelle rendicontazioni delle spese sostenute; - fornire all AdG e all AdC tutte le informazioni relative alle procedure ed alle verifiche eseguite in relazione alle spese oggetto delle dichiarazioni; - assicurare, alla chiusura del PON, il rispetto delle soglie di cui all'art. 34 del Reg. (CE) 1083/2006. Dirigente del Servizio per la Programmazione e Gestione degli interventi finanziati dal FSE e dalle pertinenti risorse aggiuntive UFPPA [n. 2 persone full time; n. 5 unità di AT full-time e n. 4 unità di AT part-time] COORDINAMENTO - fornire supporto al Direttore Generale nel coordinamento operativo dell attuazione degli interventi di competenza dell O.I.; - fornire supporto al Direttore Generale nella gestione dei rapporti con l AdG, l AdC e l AdA del PON; - partecipare attivamente ai momenti di coordinamento istituiti a livello nazionale (riunioni del Comitato di Sorveglianza, tavoli tematici, gruppi tecnici di lavoro, etc.) provvedendo alla predisposizione di tutta la documentazione necessaria; PROGRAMMAZIONE - affiancare il Direttore Generale nella redazione dei Piani esecutivi biennali del PON per la parte di competenza del DFP ed i loro eventuali aggiornamenti; 12

13 GESTIONE E MONITORAGGIO - predisporre tutti gli atti connessi all espletamento delle procedure di affidamento degli interventi (decreti a contrarre, bandi di gara, capitolati d oneri, schemi di contratto, decreti di nomina delle commissioni di valutazione, decreti di aggiudicazione, decreti di approvazione di convenzioni/contratti, etc.); - affiancare il Direttore Generale nello svolgimento di tutti gli adempimenti connessi all espletamento delle procedure di affidamento degli interventi; - sottoscrivere convenzioni/contratti che chiariscano nel dettaglio attività, funzioni e responsabilità; - affiancare il Direttore Generale nella predisposizione degli atti di impegno/disimpegno delle risorse finanziarie; - predisporre e trasmettere le comunicazioni verso i beneficiari/enti attuatori; - assicurare l adozione di una codificazione contabile adeguata per le transazioni relative a ciascuna operazione; - garantire la trasmissione dei dati di monitoraggio fisico, finanziario e procedurale relativi a ciascuna operazione cofinanziata, attraverso il sistema informativo SIGMA; - verificare la completezza, l'aggiornamento e la coerenza dei dati inseriti nel sistema informativo SIGMA; - monitorare l avanzamento qualitativo e quantitativo delle attività per ciascun intervento; - predisporre le informative relative allo stato di avanzamento degli interventi di competenza dell O.I., - elaborare il Rapporto annuale e finale di esecuzione del PON per la parte di competenza del DFP; - elaborare le previsioni di spesa, al fine di evitare il disimpegno automatico delle risorse e contribuire al perseguimento di ottimali livelli di spesa; - acquisire ed archiviare i documenti inerenti agli interventi cofinanziati, nel rispetto della pista di controllo; - predisporre gli aggiornamenti del documento descrittivo del sistema di gestione e controllo dell O.I., del Manuale delle procedure e della relativa pista di controllo; - analizzare le Relazioni annuali di controllo ed i pareri redatti dall AdA sull efficacia del sistema di gestione e controllo dell O.I; - supportare il Direttore Generale nel garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità; - supportare il Direttore Generale nel garantire il rispetto della normativa comunitaria e nazionale in materia di concorrenza ed in particolare le disposizioni previste nel paragrafo 5.5 del PON; CONTROLLO DI PRIMO LIVELLO - Definire procedure per le verifiche documentali e i controlli in loco delle operazioni cofinanziate volte ad accertare che: le spese dichiarate siano reali e/o conformi ai criteri di forfetizzazione qualora siano stati adottati; i prodotti e i servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione dell'intervento; 13

14 le domande di rimborso del beneficiario siano corrette; le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali; non si sia verificato un doppio finanziamento della spesa attraverso altri programmi comunitari o nazionali o attraverso altri periodi di programmazione; - eseguire i controlli di primo livello amministrativo-contabili, registrando tali attività e i relativi esiti attraverso la compilazione di specifiche check list; - effettuare i controlli di primo livello in loco, a campione, direttamente, o attraverso il supporto dei Servizi Ispettivi del Lavoro nelle operazioni affidate agli Enti in house; - esaminare eventuali controdeduzioni presentate dai beneficiari e predisporre provvedimenti relativi al definitivo riconoscimento delle spese sostenute; - recepire le indicazioni dell AdG in merito alle modalità di svolgimento dei controlli di primo livello; - predisporre, entro il mese successivo alla fine di ogni trimestre, le comunicazioni da trasmettere all AdG sulle irregolarità oggetto di primo accertamento; - registrare i casi di irregolarità nel sistema informatico SIGMA; - predisporre gli opportuni provvedimenti a fronte di irregolarità, recupero e contenzioso; - effettuare l'analisi delle irregolarità accertate mirata alla individuazione di eventuali errori sistemici e all adozione di interventi migliorativi del sistema di gestione e controllo; - affiancare il Direttore Generale nel fornire la necessaria collaborazione all AdA per lo svolgimento delle funzioni di competenza; PAGAMENTO E RENDICONTAZIONE - predisporre le domande di pagamento ed attivare le procedure telematiche di liquidazione della spesa tramite il Nuovo Sistema Finanziario IGRUE; - elaborare le dichiarazioni di spesa relative a ciascuna operazione in base alle note di liquidazione predisposte, alle dichiarazioni di spesa dei beneficiari e agli eventuali importi recuperati/da recuperare; - elaborare le dichiarazioni di spesa aggregate per Asse prioritario; - affiancare il Direttore Generale nella predisposizione e trasmissione all AdG e l AdC della documentazione necessaria alla rendicontazione delle spese sostenute (note di liquidazione, dichiarazioni di spesa dei beneficiari, check list relative ai controlli di I livello, etc.); - predisporre le comunicazioni all AdG e all AdC in merito ad eventuali criticità/irregolarità nelle rendicontazioni delle spese sostenute. Ufficio per il Programma di Modernizzazione delle Pubbliche Amministrazioni (UPMPA) Direttore Generale UPMPA PROGRAMMAZIONE - sovrintendere alla predisposizione dei documenti di programmazione e pianificazione; GESTIONE E MONITORAGGIO - adottare tutti gli atti connessi all espletamento delle procedure di 14

15 affidamento degli interventi (decreti a contrarre, bandi di gara, capitolati d oneri, schemi di contratto, decreti di nomina delle commissioni di valutazione, decreti di aggiudicazione, decreti di approvazione di convenzioni/contratti, etc); - predisporre gli atti di impegno/disimpegno delle risorse finanziarie relativi agli interventi di competenza e trasmetterli al Capo Dipartimento; - sovrintendere all avanzamento complessivo degli interventi di competenza; - garantire l adeguamento del sistema di procedure interne a quelle previste nel Manuale delle procedure dell O.I. e rappresentate nelle piste di controllo; CONTROLLI AMMINISTRATIVO - GESTIONALI - verificare che siano stati eseguiti i controlli amministrativo gestionali delle operazioni, attraverso la compilazione di check list fornite dall UFPPA; - informare il Capo Dipartimento e l UFPPA in merito ad eventuali procedimenti di carattere giudiziario, civile, penale o amministrativo che dovessero interessare le operazioni cofinanziate dal PON, al fine di consentire al Capo Dipartimento le opportune comunicazioni alle Autorità competenti; - nel caso di verifiche da parte di Autorità esterne incaricate dei controlli sulle operazioni cofinanziate, fornire la necessaria collaborazione alle Autorità competenti per lo svolgimento dei compiti assegnati. Dirigente del Servizio per la competitività delle imprese e la qualità della vita dei cittadini UPMPA [n. 2 persone part time; n. 1 unità di AT part time] PROGRAMMAZIONE - redigere e trasmettere all UFPPA i Piani esecutivi annuali, secondo il format fornito dall UFPPA; GESTIONE E MONITORAGGIO - informare preventivamente l UFPPA dell avvio di procedure per la selezione delle operazioni; - predisporre, con l ausilio dell unità di AT fornita dall UFPPA, tutti gli atti connessi all espletamento delle procedure di affidamento degli interventi (decreti a contrarre, bandi di gara, capitolati d oneri, schemi di contratto, decreti di nomina delle commissioni di valutazione, decreti di aggiudicazione, decreti di approvazione di convenzioni/contratti, etc); - fornire supporto al Direttore Generale nello svolgimento di tutti gli adempimenti connessi all espletamento delle procedure di affidamento degli interventi; - sottoscrivere convenzioni/contratti con i soggetti attuatori che chiariscano nel dettaglio attività, funzioni e responsabilità; - affiancare il Direttore Generale nella predisposizione degli atti di impegno/disimpegno delle risorse finanziarie relativi agli interventi di competenza; - trasmettere all UFPPA copia di tutti gli atti connessi all espletamento delle procedure di affidamento degli interventi, ai fini della loro registrazione sul sistema informativo SIGMA; - predisporre e trasmettere le comunicazioni verso i beneficiari/enti attuatori; - assicurare l adozione di una codificazione contabile adeguata per le transazioni relative a ciascuna operazione; 15

16 - monitorare l avanzamento qualitativo e quantitativo delle attività per ciascun intervento; - fornire all UFFPA tutta la documentazione relativa allo stato di avanzamento degli interventi necessaria, in particolare, per le attività di monitoraggio e per l elaborazione del Rapporto annuale di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione del PON; - elaborare e comunicare all UFPPA le previsioni di spesa, al fine di evitare il disimpegno automatico delle risorse e contribuire al perseguimento di ottimali livelli di spesa; - acquisire ed archiviare i documenti inerenti agli interventi cofinanziati, ai fini di una pista di controllo adeguata; - trasmettere all UFPPA tutte le informazioni necessarie all aggiornamento del documento descrittivo del sistema di gestione e controllo dell O.I., del Manuale delle procedure e della relativa pista di controllo; - adeguare il sistema di procedure interne a quelle previste nel Manuale delle procedure dell O.I.; - garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità; - garantire il rispetto della normativa comunitaria e nazionale in materia di concorrenza ed in particolare le disposizioni previste nel paragrafo 5.5 del PON; CONTROLLI AMMINISTRATIVO - GESTIONALI - eseguire i controlli amministrativo gestionali delle operazioni, attraverso la compilazione di check list fornite dall UFPPA, al fine di verificare la correttezza nello svolgimento delle diverse fasi di gestione; - nel caso di verifiche da parte di Autorità esterne incaricate dei controlli sulle operazioni cofinanziate, affiancare il Direttore Generale nel fornire la necessaria collaborazione alle Autorità competenti per lo svolgimento dei compito assegnati; - garantire la trasmissione all UFPPA di tutta la documentazione, in originale, necessaria alla esecuzione dei controlli di primo livello; PAGAMENTO E RENDICONTAZIONE - assicurare l invio delle domande di pagamento all UFPPA entro le seguenti date: 20 gennaio 20 marzo 20 giugno 20 settembre 1 dicembre; - adottare, a seguito dell esito positivo dei controlli di primo livello, i provvedimenti relativi all approvazione del rendiconto/stato di avanzamento delle attività dei soggetti attuatori e alla autorizzazione alla emissione di nota di debito/fattura; - garantire la trasmissione all UFPPA di tutta la documentazione, in originale, necessaria alla esecuzione dei pagamenti. 16

17 Ufficio per l Attività Normativa ed Amministrativa di Semplificazione delle Norme e delle Procedure (UANAS) Direttore Generale UANAS Dirigente del Servizio per la Semplificazione normativa e amministrativa, per il riassetto normativo e per la qualità della regolazione UANAS [n. 2 persone part time; n. 1 unità di AT part time] PROGRAMMAZIONE - sovrintendere alla predisposizione dei documenti di programmazione e pianificazione; GESTIONE E MONITORAGGIO - adottare tutti gli atti connessi all espletamento delle procedure di affidamento degli interventi (decreti a contrarre, bandi di gara, capitolati d oneri, schemi di contratto, decreti di nomina delle commissioni di valutazione, decreti di aggiudicazione, decreti di approvazione di convenzioni/contratti, etc); - predisporre gli atti di impegno/disimpegno delle risorse finanziarie relativi agli interventi di competenza e trasmetterli al Capo Dipartimento; - sovrintendere all avanzamento complessivo degli interventi di competenza; - garantire l adeguamento del sistema di procedure interne a quelle previste nel Manuale delle procedure dell O.I. e rappresentate nelle piste di controllo; CONTROLLI AMMINISTRATIVO - GESTIONALI - verificare che siano stati eseguiti i controlli amministrativo gestionali delle operazioni, attraverso la compilazione di check list fornite dall UFPPA; - informare il Capo Dipartimento e l UFPPA in merito ad eventuali procedimenti di carattere giudiziario, civile, penale o amministrativo che dovessero interessare le operazioni cofinanziate dal PON, al fine di consentire al Capo Dipartimento le opportune comunicazioni alle Autorità competenti; - nel caso di verifiche da parte di Autorità esterne incaricate dei controlli sulle operazioni cofinanziate, fornire la necessaria collaborazione alle Autorità competenti per lo svolgimento dei compiti assegnati. PROGRAMMAZIONE - redigere e trasmettere all UFPPA i Piani esecutivi annuali, secondo il format fornito dall UFPPA; GESTIONE E MONITORAGGIO - informare preventivamente l UFPPA dell avvio di procedure per la selezione delle operazioni; - predisporre, con l ausilio dell unità di AT fornita dall UFPPA, tutti gli atti connessi all espletamento delle procedure di affidamento degli interventi (decreti a contrarre, bandi di gara, capitolati d oneri, schemi di contratto, decreti di nomina delle commissioni di valutazione, decreti di aggiudicazione, decreti di approvazione di convenzioni/contratti, etc); - fornire supporto al Direttore Generale nello svolgimento di tutti gli adempimenti connessi all espletamento delle procedure di affidamento degli interventi; - sottoscrivere convenzioni/contratti con i soggetti attuatori che chiariscano nel dettaglio attività, funzioni e responsabilità; - affiancare il Direttore Generale nella predisposizione degli atti di impegno/disimpegno delle risorse finanziarie relativi agli interventi di 17

18 competenza; - trasmettere all UFPPA copia di tutti gli atti connessi all espletamento delle procedure di affidamento degli interventi, ai fini della loro registrazione sul sistema informativo SIGMA; - predisporre e trasmettere le comunicazioni verso i beneficiari/enti attuatori; - assicurare l adozione di una codificazione contabile adeguata per le transazioni relative a ciascuna operazione; - monitorare l avanzamento qualitativo e quantitativo delle attività per ciascun intervento; - fornire all UFFPA tutta la documentazione relativa allo stato di avanzamento degli interventi necessaria, in particolare, per le attività di monitoraggio e per l elaborazione del Rapporto annuale di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione del PON; - elaborare e comunicare all UFPPA le previsioni di spesa, al fine di evitare il disimpegno automatico delle risorse e contribuire al perseguimento di ottimali livelli di spesa; - acquisire ed archiviare i documenti inerenti agli interventi cofinanziati, ai fini di una pista di controllo adeguata; - trasmettere all UFPPA tutte le informazioni necessarie all aggiornamento del documento descrittivo del sistema di gestione e controllo dell O.I., del Manuale delle procedure e della relativa pista di controllo; - adeguare il sistema di procedure interne a quelle previste nel Manuale delle procedure dell O.I.; - garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità; - garantire il rispetto della normativa comunitaria e nazionale in materia di concorrenza ed in particolare le disposizioni previste nel paragrafo 5.5 del PON; CONTROLLI AMMINISTRATIVO - GESTIONALI - eseguire i controlli amministrativo gestionali delle operazioni, attraverso la compilazione di check list fornite dall UFPPA, al fine di verificare la correttezza nello svolgimento delle diverse fasi di gestione; - nel caso di verifiche da parte di Autorità esterne incaricate dei controlli sulle operazioni cofinanziate, supportare il Direttore Generale nel fornire la necessaria collaborazione alle Autorità competenti per lo svolgimento dei compito assegnati; - garantire la trasmissione all UFPPA di tutta la documentazione, in originale, necessaria alla esecuzione dei controlli di primo livello. PAGAMENTO E RENDICONTAZIONE - assicurare l invio delle domande di pagamento all UFPPA entro le seguenti date: 20 gennaio 20 marzo 20 giugno 20 settembre 1 dicembre; - adottare, a seguito dell esito positivo dei controlli di primo livello, i provvedimenti relativi all approvazione del rendiconto/stato di 18

19 avanzamento delle attività dei soggetti attuatori e alla autorizzazione alla emissione di nota di debito/fattura; - garantire la trasmissione all UFPPA di tutta la documentazione, in originale, necessaria alla esecuzione dei pagamenti. Le risorse a disposizione dell O.I. sono: n 3 Direttori Generali part time dell Amministrazione; n. 2 Dirigenti part time dell Amministrazione; n. 1 Dirigente full time dell Amministrazione; n. 1 dipendente full time dell Amministrazione; n. 3 dipendenti part time dell Amministrazione; n. 9 unità di Assistenza Tecnica Le attività sopra elencate rappresentano i principali ambiti di responsabilità attribuiti a ciascuna struttura organizzativa indicata in organigramma e possono essere oggetto di modifica e/o integrazione in occasione di aggiornamenti del documento descrittivo del sistema di gestione e controllo. L attribuzione di tali attività alle risorse dell O.I. è formalizzata mediante specifici ordini di servizio Procedure scritte elaborate per il personale dell'organismo Intermedio Relativamente ai principi generali sui sistemi di gestione e controllo, di cui all art. 58 del Reg. (CE) n. 1083/2006, l O.I. adotta un sistema di procedure atte a garantire la sana gestione finanziaria in conformità alla normativa comunitaria e nazionale di riferimento. Le procedure adottate dall O.I. non divergono dalla procedure adottate dall AdG del PON. Eventuali aggiornamenti nel sistema di procedure adottate dall O.I. saranno comunicate tempestivamente all AdG. L O.I. si atterrà altresì alle indicazioni (es. linee guida, istruzioni, note di indirizzo) che saranno fornite dall AdG. A titolo esemplificativo e non esaustivo, i flussi procedurali adottati dall O.I. per la gestione del PON Ob. 1, che garantiscono l adozione di una pista di controllo adeguata, sono conformi a quanto previsto dalle seguenti procedure adottate dall AdG: a) Procedura per la selezione e l approvazione delle operazioni; b) Procedura per la verifica delle operazioni (verifiche documentali e controlli in loco); c) Procedura relativa al trattamento delle domande di rimborso e all effettuazione dei pagamenti ai beneficiari; d) Procedura per la rendicontazione delle spese sostenute all AdC; e) Procedura per l archiviazione della documentazione relativa agli interventi cofinanziati nell ambito del PON. 19