Istruzione Prenotazione Aule

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Baldo Antonucci
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ISTRUZIONI OPERATIVE PER LA PRENOTAZIONE DELLE AULE Istruzioni prenotazione aule La prenotazione di un aula è riservata agli utenti registrati: è dunque necessario

1 ISTRUZIONI OPERATIVE PER LA PRENOTAZIONE DELLE AULE Istruzioni prenotazione aule La prenotazione di un aula è riservata agli utenti registrati: è dunque necessario aprire il proprio profilo Intranet e, sotto la colonna Servizi, selezionare Gestione Aule ISTR 7 DLS / Tel.2386/224/267/27 Fax:3858 regiaaudiovisivi@opbg.net

2 Avrete così accesso al nuovo Portale della Formazione OPBG. Inserite ora le vostre credenziali (nome utente.. e password..). ISTR 7 DLS 2/ Tel.2386/224/267/27 Fax:3858 regiaaudiovisivi@opbg.net

3 Tra le voci del menu selezionate Spazi congressuali. ISTR 7 DLS 3/ Tel.2386/224/267/27 Fax:3858 regiaaudiovisivi@opbg.net

4 Si aprirà una pagina contenente la descrizione di tutte le aule disponibili (capienza, dotazioni tecniche, disposizione standard). Scelta l aula più adatta, cliccate sul corrispondente tasto Prenota l aula ISTR 7 DLS 4/ Tel.2386/224/267/27 Fax:3858 regiaaudiovisivi@opbg.net

5 Apparirà un calendario mensile sul quale il giorno corrente è evidenziato con il colore giallo. Il calendario consente una vista giornaliera, una vista settimanale ed una vista mensile di tutte le riunioni, eventi e cerimonie che si svolgono nelle aule congressuali dell Ospedale. Selezionate la data desiderata utilizzando il calendario che trovate in alto al centro oppure inserendola direttamente nell apposito spazio. ISTR 7 DLS 5/ Tel.2386/224/267/27 Fax:3858 regiaaudiovisivi@opbg.net

Verificate se l aula è completamente libera o se vi sono già prenotazioni: in questo caso naturalmente si possono prenotare solo gli orari ancora liberi Cliccando sul riquadro della data desiderata

6 Verificate se l aula è completamente libera o se vi sono già prenotazioni: in questo caso naturalmente si possono prenotare solo gli orari ancora liberi Cliccando sul riquadro della data desiderata apparirà un form. Per prima cosa inserite il titolo dell evento. Successivamente indicate l eventuale necessità di catering con i relativi orari e le dotazioni tecniche richieste. ISTR 7 DLS 6/ Tel.2386/224/267/27 Fax:3858 regiaaudiovisivi@opbg.net

7 Inserite poi il centro di costo sul quale verrà addebitata la prenotazione e il numero previsto dei partecipanti. Il nome e la mail del richiedente sono già presenti ma possono essere inserire anche i dati di un altra persona. Indicate poi il recapito telefonico, e gli orari di inizio e fine dell evento. A questo punto convalidate la richiesta cliccando su Aggiungi; (se invece volete annullare la procedura cliccate su Chiudi.) ISTR 7 DLS 7/ Tel.2386/224/267/27 Fax:3858 regiaaudiovisivi@opbg.net

8 La prenotazione viene così posta in stato da confermare e la corrispondente casella diventerà di colore arancione. Per un ulteriore controllo, portate il cursore sulla casella e visualizzate il riassunto dei dati inseriti ISTR 7 DLS 8/ Tel.2386/224/267/27 Fax:3858 regiaaudiovisivi@opbg.net

9 In ogni caso, qualora si verifichi una sovrapposizione, il sistema non accetterà la vostra prenotazione. Entro pochi minuti riceverete una prima che attesta la ricezione della richiesta. Al momento della conferma della richiesta da parte del Personale della Direzione Logistica e Servizi, il colore della casella passerà da arancione a verde e riceverete una seconda che convalida la prenotazione. ISTR 7 DLS 9/ Tel.2386/224/267/27 Fax:3858 regiaaudiovisivi@opbg.net

Se la prenotazione è ancora da confermare (colore arancione) basterà cliccare sulla casella corrispondente: verrà visualizzato il form che avete precedentemente compilato.

10 Se la prenotazione è ancora da confermare (colore arancione) basterà cliccare sulla casella corrispondente: verrà visualizzato il form che avete precedentemente compilato. La prenotazione può essere modificata o annullata dall utente che ha inoltrato la richiesta. Fate le opportune modifiche e aggiornate la prenotazione. Nel caso in cui volete procedere all annullamento basterà cliccare su Cancella. ISTR 7 DLS / Tel.2386/224/267/27 Fax:3858 regiaaudiovisivi@opbg.net

11 Se invece la prenotazione è già stata confermata (colore verde) sarà necessario contattare direttamente il Personale della. Vi ricordiamo che con l entrata in funzione del nuovo sistema di prenotazione online tutte le richieste effettuate via mail o via fax non verranno più prese in considerazione. ISTR 7 DLS / Tel.2386/224/267/27 Fax:3858 regiaaudiovisivi@opbg.net

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