SVILUPPO E RAZIONALIZZAZIONE DEI SERVIZI BIBLIOTECARI BIOMEDICI ON-LINE. Rete di Aziende Sanitarie regionali e inter-regionali

Transcript

1 SVILUPPO E RAZIONALIZZAZIONE DEI SERVIZI BIBLIOTECARI BIOMEDICI ON-LINE Rete di Aziende Sanitarie regionali e inter-regionali

2 A.O. NIGUARDA CA GRANDA BENVENUTI ALL INCONTRO ORGANIZZATO DAL CENTRO DOCUMENTAZIONE BIOMEDICA Claudio Minella Responsabile Medico CDB Gianfranco De Gregoris Bibliotecario referente Gloria Innocenti Bibliotecaria Alessandra Di Bonito Segreteria-referente amministrativa

3 EVOLUZIONE DEI SERVIZI BIBLIOTECARI

4 IL SERVIZIO BIBLIOTECARIO CLASSICO L utente si reca in biblioteca, dove (con l aiuto del personale bibliotecario) accede alle riviste e ai books in formato cartaceo

5 IL SERVIZIO BIBLIOTECARIO CLASSICO SVANTAGGI 1. L accesso all informazione scientifica è vincolato all apertura della biblioteca 2. L utente deve spostarsi dal proprio luogo di lavoro (a volte anche distante dalla sede della biblioteca) 3. A volte l informazione più recente non è disponibile 4. Possono esserci lacune nella collezione posseduta 5. Costi delle fotocopie (carta, lavoro del personale, ) 6. La biblioteca necessita di ampi spazi e il lavoro del personale è legato a catalogazione, registrazione e collocazione del posseduto e gestione delle lacune L UTENTE NON E AUTONOMO

6 DAL CARTACEO ALL ONLINE UN PASSO IN PIU L utente si reca in biblioteca, dove (più spesso con l aiuto del personale bibliotecario) accede alle riviste e ai books in formato ELETTRONICO

7 DAL CARTACEO ALL ONLINE VANTAGGI 1. L accesso all informazione è rapido e facile 2. L informazione online è sempre aggiornata 3. Spesso si ha accesso anche ad archivi non posseduti in cartaceo SVANTAGGI 1. L accesso all informazione scientifica è vincolato all apertura della biblioteca 2. L utente deve spostarsi dal proprio luogo di lavoro (a volte anche distante dalla sede della biblioteca) 3. I documenti elettronici spesso devono essere stampati 4. Se l acquisto delle versione elettronica non prevede anche l acquisto permanente delle annate sottoscritte, in caso di non rinnovo viene a mancare l accesso alla fonte L UTENTE NON E AUTONOMO

8 VERSO UNA REALE AUTONOMIA DELL UTENTE

9 PRIMA QUESTIONE ADDETTO ALLA BIBLIOTECA O BIBLIOTECARIO? La figura del bibliotecario non è riconosciuta all interno del Sistema Sanitario Nazionale In molti casi è un amministrativo con relativa dimestichezza con gli strumenti della professione (es. ricerca bibliografica, acquisti, ) FORMAZIONE

10 COMPETENZE DI BASE DELL ADDETTO ALLA BIBLIOTECA Amministrativo-gestionali ha sufficienti competenze informatiche cura i contatti con i fornitori verifica le documentazioni delle forniture e ne autorizza il pagamento monitora le lacune dell invio delle riviste e gestisce i reclami monitora attraverso la raccolta di dati statistici l utilizzo delle risorse gestisce il servizio di fotocopie (interno e, se previsto, esterno) gestisce le credenziali degli utenti per l accesso alle risorse online (user-pw) assiste gli utenti per l accesso alle risorse gestisce la segreteria

11 COMPETENZE DI BASE DEL BIBLIOTECARIO Professionali specifiche (in aggiunta alle precedenti) ha buone competenze informatiche gestisce il servizio di Document Delivery (interno e, se previsto, esterno) utilizzando tutti i circuiti disponibili provvede alla catalogazione e alla collocazione (periodici, testi, ) possiede conoscenze sull utilizzo delle principali banche dati: Medline, Embase, Cochrane, Cinahl svolge ricerche bibliografiche di base (e avanzate) insieme all utente

12 COMPETENZE DEL BIBLIOTECARIO ESPERTO Professionali specifiche (in aggiunta alle precedenti) ha elevate competenze informatiche valuta le diverse proposte editoriali collabora all elaborazione e realizzazione di progetti aziendali ed interaziendali ha buone conoscenze degli strumenti di ricerca e di EBM-EBN organizza e conduce la formazione sull utilizzo delle risorse disponibili identifica le risorse informative pertinenti e rilevanti per l utente esegue ricerche bibliografiche specializzate attraverso molteplici risorse e organizza bibliografie crea e aggiorna strumenti informativi (es. portale della Biblioteca, valutandone i contenuti) predispone materiali informativi per gli utenti elabora proposte volte ad acquisire le risorse più rilevanti e a razionalizzare la spesa (proposte condivise con i clinici)

13 GLI UTENTI CHIEDONO IL BIBLIOTECARIO ( dal questionario per il rilevamento della Customer Satisfaction degli utenti SBBL 2009)

14 SECONDA QUESTIONE CHI COORDINA L ACCESSO ALL INFORMAZIONE SCIENTIFICA? I servizi bibliotecari vanno ricondotti alle competenze della Direzione Sanitaria E indispensabile che esista un responsabile scientifico, quale figura fissa di riferimento (che può essere coadiuvato da rappresentanti dei Dipartimenti clinici)

15 TERZA QUESTIONE IL COINVOLGIMENTO DEGLI UTENTI E di fondamentale importanza che il responsabile scientifico coinvolga gli utenti nelle proposte e nelle scelte e condivida con loro i criteri utilizzati a definirle

16 Questa impostazione permette di raggiungere più facilmente e più rapidamente importanti obiettivi, quali: accesso a servizi bibliotecari e risorse informative in ambito scientifico sempre più qualificati maggiore utilizzo delle risorse disponibili (viene favorito l autoaggiornamento) utilizzo delle risorse anche al letto del paziente (il clinico viene facilitato nell operare scelte in situazioni anche di criticità)

17 UN ULTERIORE ASPETTO DA CONSIDERARE Biblioteca monocentrica monocentrica (isolata e sempre più in difficoltà con il budget) Oppure Sistema Bibliotecario?

18 PROPOSTE

19 PROPOSTE 1. RETE TRA AZIENDE SANITARIE 2. HUB PER I SERVIZI BIBLIOTECARI 3. CONDIVISIONE PIATTAFORMA LIGHTHOUSE

20 1. RETE TRA AZIENDE SANITARIE

21 RETE TRA AZIENDE SANITARIE LA NECESSITA DI UNA RETE INTERAZIENDALE - Maggiori economie (accordi più vantaggiosi con gli editori, razionalizzazione dei posseduti, ecc.) - Condivisione del posseduto - Aumento delle risorse disponibili - Più efficiente e maggiore interscambio (cfr. servizio Document Delivery)

22 RETE TRA AZIENDE SANITARIE A. CONVENZIONE B. CONSORZIO

23 RETE TRA AZIENDE SANITARIE A. CONVENZIONE Due o più Aziende sanitarie si accordano (anche sotto il profilo economico) sull erogazione e/o lo scambio di servizi o prestazioni (es. consulenze) Un esempio: A.O. Niguarda Ca Granda ULSS 6 Vicenza

24 RETE TRA AZIENDE SANITARIE B. CONSORZIO Più Aziende Sanitarie si aggregano per coordinare e regolare iniziative comuni (es. condividere risorse e servizi) Può concretizzarsi con un autorevole supporto istituzionale e legislativo (regionale - es. SBBL - o interregionale) o limitarsi ad accordi interaziendali (se la legislazione lo permette)

25 RETE TRA AZIENDE SANITARIE 1. Adesione a proposte editoriali di tipo consortile per l acquisizione di collezioni di riviste 2. Costruzione di un catalogo collettivo 3. Condivisione personale bibliotecario esperto e qualificato nella gestione di alcuni servizi portale ricerche bibliografiche avanzate Supporto ricerca clinica 4. Servizio di Document Delivery : reciproco scambio gratuito sul posseduto delle aziende in rete

26 RETE TRA AZIENDE SANITARIE Obiettivi di una rete Riqualificazione e miglioramento dell accesso ai servizi bibliotecari Maggiore consultazione di riviste e banche dati per l aggiornamento professionale Disponibilità dell informazione scientifica al letto del malato Razionalizzazione della spesa Ottimizzazione del rapporto costobeneficio

27 RETE TRA AZIENDE SANITARIE Riorganizzazione dei servizi bibliotecari 1. Razionalizzazione degli abbonamenti alle riviste biomediche: analisi e selezione secondo criteri condivisi 2. Creazione di portale proxy: accesso in remoto (proxy server) per fruizione da postazioni extraaziendali delle risorse disponibili 3. Servizio di Document Delivery in regime di libero scambio gratuito 4. Procedura online di richiesta copie articoli: modulo a compilazione automatica

28 RETE TRA AZIENDE SANITARIE RETE TRA AZIENDE SANITARIE Criteri per la razionalizzazione Processo di razionalizzazione condiviso Centralizzazione acquisizione delle collezioni on line dei principali editori Abbonamenti a riviste e banche dati in base alla effettiva consultazione e alla necessità per l attività professionale specialistica Valutazione dei costi secondo il grado di consultazione delle risorse (es.:costo medio degli articoli consultati) (continua)

29 RETE TRA AZIENDE SANITARIE RETE TRA AZIENDE SANITARIE Criteri per la razionalizzazione Condivisione del catalogo e attivazione di un servizio comune di Document Delivery in regime di reciproco scambio Eliminazione delle copie multiple tra gli aderenti alla rete Contenimento del print value: spesa relativa alle riviste cartacee possedute su cui gli editori calcolano il costo dei pacchetti Acquisizione di servizi di qualità elevata: riviste con I.F.> 2, banche dati EBM

30 2. HUB PER I SERVIZI BIBLIOTECARI

31 HUB - SERVIZI BIBLIOTECARI Centro di riferimento per la rete di Aziende Sanitarie FORNISCE SERVIZI BIBLIOTECARI A. BASE Razionalizzazione abbonamenti Creazione di portale con accesso proxy Ricerca bibliografica di base su MEDLINE

32 HUB - SERVIZI BIBLIOTECARI B. AVANZATI Consulenza per i rapporti con gli editori e i distributori Coordinamento tra le aziende sanitarie per la razionalizzazione degli abbonamenti e l acquisizione consortile delle banche dati principali Creazione del catalogo collettivo Organizzazione del servizio di Document Delivery Esecuzione di ricerche bibliografiche complesse

33 HUB - SERVIZI BIBLIOTECARI C. SUPPORTO ALLA RICERCA CLINICA Esecuzione di ricerche di Trial Clinici su banche dati specifiche a supporto della ricerca clinica D. FORMAZIONE Formazione all utilizzo degli strumenti di base Formazione avanzata per le ricerche bibliografiche su Medline, registri CT e altre banche dati condivise

34 HUB - SERVIZI BIBLIOTECARI Centro di riferimento per la rete di Aziende Sanitarie L HUB per garantire i servizi descritti deve essere composto da personale esperto e almeno da:» 1 responsabile medico» 1 bibliotecario referente/coordinatore» 1 o più bibliotecari di supporto» 1 coadiutrice amministrativa

35 HUB - SERVIZI BIBLIOTECARI RETE OSPEDALI A.O. A (+B,D) A + B (+D) B + C A.O. + ricerca clinica HUB Servizi Bibliotecari A. Servizi di base B. Ricerca bibliogr. C. Supporto ricerca D. Formazione A (+B) A (+B,D) A + B (+D) ASL + MMG + PLS RETE CLINICHE PRIVATE Aziende Sanitarie

36 HUB - SERVIZI BIBLIOTECARI CONSORZIO sì BIBLIO sì CONSORZIO no BIBLIO sì C B+C (+A) HUB Servizi Bibliotecari A. Servizi di base B. Ricerca bibliogr. C. Supporto ricerca D. Formazione B + C+D A+B +C+D CONSORZIO sì BIBLIO no CONSORZIO no BIBLIO no

37 RISULTATI POSSIBILI 1. Riduzione della spesa abbonamenti > 50% 2. Aumento delle riviste con alto impact factor (I.F. medio >2) 3. Numero elevato di risorse disponibili on-line (>6000 e-journals) 4. Incremento del n di riviste consultabili attraverso il servizio di Document Delivery 5. Aumento esponenziale della consultazione 6. Elevato utilizzo delle banche dati

38 I VANTAGGI OTTENUTI L esperienza con la ULSS 6 - Vicenza

39 I VANTAGGI OTTENUTI ULSS 6-Vicenza6 Spesa abbonamenti 2009 (escluso banche dati) spesa prevista (su costi 2008) spesa reale

40 I VANTAGGI OTTENUTI ULSS 6-Vicenza6 Spesa media abbonamenti riviste per dirigente sanitario media/dir san 2009 media/dir san

41 I VANTAGGI OTTENUTI Risparmio complessivo Spesa prevista senza razionalizzazione Spesa prevista con razionalizzazione ed estensione dei servizi bibliotecari TOTALE RISPARMIO

42 I VANTAGGI OTTENUTI ULSS 6-Vicenza6 Aumento dell Impact Factor medio per rivista Impact Factor medio per rivista in abbonamento 2,7 4, (Fonte: JCR 2007)

43 I VANTAGGI OTTENUTI ULSS 6-Vicenza6 Risorse on line disponibili Aumento delle riviste online: Incremento quota online sul totale abbonamenti Percentuale riviste online (sul n di abbonamenti sottoscritti) 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 35% 83%

44 I VANTAGGI OTTENUTI ULSS 6-Vicenza6 Risorse on line disponibili Aumento delle riviste online: Incremento del n totale di riviste accessibili onl ine * * Una parte (circa 1/3) non sono di ambito biomedico, facendo parte di collezioni di free journals

45 I VANTAGGI OTTENUTI ULSS 6-Vicenza6 Risorse on line PORTALE PROXY SERVER DISPONIBILITA IN QUALUNQUE MOMENTO ACCESSIBILITA DA QUALUNQUE LUOGO (dovunque esista un collegamento a Internet)

46 I VANTAGGI PER GLI UTENTI L esperienza di Niguarda

47 VANTAGGI - L esperienza di Niguarda PERIODICI ONLINE DISPONIBILI TOTALE PERIODICI DISPONIBILI (*) ABBONAMENTI DIRETTI AO NIGUARDA

48 VANTAGGI - L esperienza di Niguarda TOTALE ACCESSI AL FULL TEXT (Riviste Bibl. + riviste SBBL dal 2004) PERIODICI ON LINE

49 VANTAGGI - L esperienza di Niguarda UTILIZZO di MEDLINE attraverso il motore di ricerca Metacrawler di SBBL (escluso le ricerche via PubMed) TOTALE ricerche effettuate da utenti da operatori Biblioteca

50 VANTAGGI - L esperienza di Niguarda UTILIZZO BANCHE DATI COCHRANE CINAHL DYNAMED MICROMEDEX CODIFA Ricerche effettuate (2008)

51 VANTAGGI - L esperienza di Niguarda UTILIZZO PORTALE (proxy server per autenticazione in remoto) TOTALE visite effettuate (n. accessi 2008) L utilizzo delle risorse online avviene per la maggior parte delle volte (81%) extra rete aziendale

52 VANTAGGI - L esperienza di Niguarda FORMAZIONE (corsi su utilizzo risorse on line e banche dati) 27 edizioni TOTALE PARTECIPANTI: dirigenti sanitari 64 altre professioni sanitarie 120 allievi infermieri

53 VANTAGGI - L esperienza di Niguarda Spesa per abbonamenti NOTA: il dato 2009 è di preventivo (come da delibera); dalle fatture pervenute (giugno 2009) è già ipotizzabile una riduzione del consuntivo

54 VANTAGGI - L esperienza di Niguarda SPESA PER PERIODICI SPESA PER DIRIGENTE SANITARIO Per il n di dirigenti sanitari è stato considerato : - dal 2003 al 2005 il dato del Ministero della Sanità 2005 (745 dirigenti); - dal 2006 al 2009 il dato dell Azienda 2009 (816 dirigenti)

55 COSTI HUB E RETE Spesa ipotetica TOT Riviste biomediche Aggregatore online Proxy server HUB Niguarda* SPESA PER SERVIZI * NOTA: il costo è in relazione ai servizi richiesti, per ogni A.S. aggiuntiva -10%.

56 IN SINTESI

57 PUNTI DI FORZA PER LO SVILUPPO DEI SERVIZI BIBLIOTECARI ON-LINE 1. RETE - CONVENZIONI o CONSORZIO 2. HUB CON PERSONALE ESPERTO 3. PORTALE - proxy server 4. PIATTAFORMA INFORMATICA COMUNE

58 L ACCESSO ONLINE Dalla rete aziendale all accesso via proxy

59 VERSO UNA REALE AUTONOMIA DELL UTENTE La rete INTRANET aziendale permette agli utenti una maggiore AUTONOMIA: possono usare le risorse online (periodici, banche dati, ecc.) dalla propria postazione di lavoro RETE AZIENDALE SERVER AZIENDALE 1 IP pubblico (aziendale) INTERNET L accesso all informazione avviene: - Rapidamente - Senza spostamenti - Senza vincoli di orari - Senza (spesso) necessità di stampare i documenti

60 LA REALE AUTONOMIA DELL UTENTE Oltre alla rete aziendale è possibile attivare un sistema remoto (proxy) di riconoscimento degli utenti, che permette la fruizione di tutte le risorse online disponibili anche al di fuori della rete aziendale. RETE AZIENDALE SERVER AZIENDALE 1 IP pubblico (aziendale) 1 IP pubblico (aziendale) PC extra azienda richiesta autenticazione INTERNET 2 IP pubblico richiesta autenticazione PROXY SERVER PC extra azienda

61 LA REALE AUTONOMIA DELL UTENTE L AUTONOMIA E DAVVERO REALE QUANDO L UTENTE E IN GRADO DI: - Utilizzare gli strumenti informatici - Utilizzare le risorse (in particolare banche dati per condurre correttamente almeno ricerche bibliografiche di base) FORMAZIONE DEGLI UTENTI

62 LA REALE AUTONOMIA DELL UTENTE A PROPOSITO DI BANCHE DATI Altri vantaggi del passaggio carta-online e dell accesso alle risorse via proxy

63 SE LA RICERCA BIBLIOGRAFICA E EFFETTUATA DA POSTAZIONI AZIENDALI (O DALL ESTERNO, VIA PROXY)

64 GLI EDITORI RICONOSCONO L IP DA CUI CI SI COLLEGA E ABILITANO L ACCESSO ALLA RISORSA

65

66 L ACCESSO DIRETTO AL FULL TEXT PUO AVVENIRE ANCHE ATTRAVERSO ALTRE BANCHE DATI DI CUI SI PUO DISPORRE - EMBASE - CINAHL - COCHRANE - AD ESEMPIO:

67

68 IN SINTESI L accesso alle risorse online possedute deve essere FACILE VELOCE AUTONOMO DELOCALIZZATO CONTINUO

69 IL PORTALE DEL CENTRO DOCUMENTAZIONE BIOMEDICA DI NIGUARDA POCHI CLICK PER ACCEDERE ALL INFORMAZIONE UTILE

70 QUALCHE ESEMPIO ONLINE

71 VANTAGGI - L esperienza di Niguarda UTILIZZO PORTALE (proxy server per autenticazione in remoto) TOTALE visite effettuate (n. accessi 2008) accessi da rete aziendale accessi da extra azienda L utilizzo delle risorse online avviene per la maggior parte delle volte (81%) extra rete aziendale

72 UTILIZZO DEL PORTALE - Niguarda Febbraio 2009 Aprile 2009 Number of visits: Average: 2259 s Number of visits Percent Number of visits: Average: 2125 s Number of visits Percent 0s-30s % 0s-30s % 30s-2mn % 30s-2mn % 2mn-5mn % 2mn-5mn % 5mn-15mn % 5mn-15mn % 15mn-30mn % 15mn-30mn % 30mn-1h % 30mn-1h % 1h % 1h % Mediamente il 56% degli utenti si collega EXTRA AZIENDA al portale per una durata > 30 (il 43% per una durata > 60 )

73 ACCESSO AL PORTALE - Niguarda LE PASSWORD DANNO ACCESSO AI SERVIZI SBBL E (dal 2005) ANCHE AL PORTALE DA POSTAZIONI REMOTE (extra rete aziendale) PASSWORD RILASCIATE (progressione) ACCESSIBILITA DA QUALUNQUE LUOGO (dovunque esista un possibile collegamento a Internet)

74 UTILIZZO DEL PORTALE - Niguarda Utilizzatori portale extra azienda UTILIZZATORI DIVERSI EXTRA AZIENDA L ACCESSO REMOTO FACILITA UN AUMENTO DEGLI UTILIZZATORI