Manuale Utente SAP ITS. 3.1 Gestione EMCS Gestione delle Spedizioni V.02

Transcript

1 Manuale Utente SAP ITS 3.1 Gestione EMCS Gestione delle Spedizioni V.02

2 Introduzione Il progetto EMCS (Excise Movement and Control System) introduce una nuova gestione della comunicazione relativa ai trasporti effettuati, basata non più sulla trasmissione cartacea dell e- DAA, ma su un flusso elettronico, mediante lo scambio di file con il sistema dell Agenzia delle Dogane - Flusso elettronico - 1 Registrazione dell uscita merci a sistema 2 Creazione Draft e-daa 3 Approvazione e-daa dall Agenzia delle Dogane 4 Compilazione della Nota di Ricezione Il mittente effettua l uscita merci a sistema dei prodotti da trasferire Il mittente deve procedere alla compilazione del file IE815 (Draft e-daa), da inviare al sistema dell Agenzia delle Dogane, che corrisponde alla richiesta di autorizzazione per la spedizione in uscita Il sistema dell Agenzia delle Dogane restituisce il file IE801 (e-daa approvato), con tutti i dati della spedizione comunicati e in più il numero ARC che ufficializza la spedizione al mittente ed al destinatario Dopo la registrazione dell entrata merci, il destinatario dovrà compilare il file IE818 (Nota di Ricezione), con l esito della consegna chiudendo così il flusso elettronico della spedizione Nel presente manuale sono illustrate tutte le funzionalità per creare, inviare e monitorare i seguenti file: Creazione Draft e-daa (file IE815) e-daa approvato dall Agenzia delle Dogane (file IE801) Nota di ricezione (file IE818) Annullamento ARC (file IE810)

3 3.1.2 Gestione delle Spedizioni (1/8) Il numero identificativo LRN (Local Reference Number) viene assegnato dal sistema al termine della procedura di creazione del draft DAA Il numero identificativo ARC viene assegnato dal sistema dopo l elaborazione del file IE La data deve essere digitata con uno dei tre formati che seguono: oppure può essere selezionata dal calendario a tendina. Per procedere alla gestione delle spedizioni, il TP deve: 1. Selezionare il menu Gest. EMCS nella sezione Funzioni Comuni 2. Cliccare il link Gestione Spedizioni 3. Digitare l intervallo temporale entro cui ricercare la consegna nei campi editabili ( consegna da, a ) o selezionarlo dall apposito calendario a tendina. E anche possibile ricercare: - un file precedentemente spedito, digitando il numero LRN (rilasciato al termine della conclusione dell attività DRAFT e-aad ) nel campo LRN - un file assegnato (dopo l elaborazione del file IE801 da SAP) digitando il numero di ARC rilasciato dall agenzia delle dogane nel campo ARC Cliccare quindi su Avvia la Ricerca E necessario inviare il messaggio nella stessa giornata della data di spedizione dichiarata nel messaggio IE-815 Dopo la creazione e l invio del file di richiesta dell ARC all Agenzia delle Dogane, è possibile visualizzare l elenco delle spedizioni ed il loro stato di processamento nel monitor Gestione Spedizioni

4 3.1.2 Gestione delle Spedizioni (2/8) Una volta inviato il file il sistema delle dogane notifica l esito del file ricevuto cambiando quindi lo stato del file. Tra i possibili valori che lo stato di un file può assumere ci sono: Spedito: dopo la conclusione dell attività di creazione DRAFT e-daa Accettato: dopo la validazione (corretta ricezione e contenuto) dell Agenzia delle Dogane In errore: dopo il rigetto dell Agenzia delle Dogane, dovuto ad un errore di sistema o di contenuto nella compilazione del DRAFT e-daa Assegnato: dopo l elaborazione del file IE801 da ITS e l assegnazione del numero ARC d c b a Tra i possibili esiti che lo stato di un file: Ricezione accettata anche se insoddisfacente: in caso di corretta ricezione del file dall Agenzia delle Dogane, dopo la ricezione della merce, nel caso in cui il destinatario evidenzi mancanze o eccedenze Ricezione accettata e soddisfacente: in caso di corretta ricezione del file dall Agenzia delle Dogane, dopo la ricezione della merce e l invio della notifica di ricezione all Agenzia delle Dogane Nessun esito di ricezione: nel caso in cui il destinatario non ha ancora confermato all Agenzia delle Dogane l esito della ricezione 4. Il sistema visualizzerà la lista dei file per cui sono stati creati i Draft e-daa. Selezionare quindi il file flaggando l apposito tasto Sel. nella colonna SEL e cliccare su: a) Log Errori: in caso di stato In errore, l utente può vedere il motivo di rifiuto del file e apportare le correzioni; il re-invio del file è possibile accedendo nuovamente in modifica del messaggio ( Gestione IE- 815 ; Gestione IE-810 ) b) Gestione IE810: per effettuare l annullamento di un file IE815 precedentemente spedito c) Gestione IE815: in caso di errore, l utente può apportare le correzioni e rinviare il file accedendo nuovamente alla funzionalità Draft e-daa, attraverso il pulsante Gestione IE815 d) Anteprima: dopo che al file è stato associato il numero ARC e lo stato Assegnato, è possibile procedere alla stampa del documento, mediante la selezione del pulsante Anteprima

5 3.1.2 Gestione delle Spedizioni (3/8) La data deve essere digitata con uno dei tre formati che seguono: oppure può essere selezionata dal calendario a tendina a a) Log Errori E sempre possibile che un file inviato al sistema dell Agenzia delle Dogane non venga accettato per errori sul tracciato record del file o per le informazioni in esso contenute non coerenti coi valori attesi da Dogane. In tal caso, attraverso il pulsante Log Errori è possibile visualizzare il motivo di rifiuto ed eventualmente apportare le correzioni richieste accedendo nuovamente alla funzionalità attraverso il pulsante Gestione IE815 o Gestione IE810 Cliccare su Esci per uscire dalla schermata e tornare al menu precedente

6 3.1.2 Gestione delle Spedizioni (4/8) a) Log Errori Invio cartaceo dell e- DA Nel caso in cui, dopo l invio del draft e-daa al sistema dell Agenzia delle Dogane, il TP non ha ricevuto la risposta automatica prevista da parte dell Agenzia delle Entrate entro un ora dall invio (si invita comunque a contattare il DFT appena inviato il file I815), sono previsti i seguenti step: 1. Il TP contatta il DFT di riferimento per segnalare l anomalia riscontrata 2. Il TP accede al sistema dell Agenzia delle Dogane e verifica l impossibilità di procedere alla registrazione elettronica del documento 3. Il TP procede allo sblocco della funzionalità di stampa del draft ed invio cartaceo del documento di accompagnamento della merce 4. Il TP procede alla stampa del documento di accompagnamento selezionando il pulsante Anteprima dalla pagina relativa alle consegne da effettuare 5. Il TP accede alla funzionalità Gestione IE815 e procede alla modifica dei dati relativi al draft e-daa precedentemente inviato, seleziona il checkbox Invio Cartaceo, inserisce la data e l orario della partenza del mezzo dal deposito verso il DFT (data e orario antecedente a questa operazione) 6. Nel momento in cui il DFT comunica al TP la risoluzione del problema tecnico, il TP procede alla registrazione dell e-daa precedentemente non trasmesso

7 3.1.2 Gestione delle Spedizioni (5/8) E possibile ritrovare i codici LRN/ARC sotto le colonne Codice LRN o Codice ARC nella schermata di ricerca tramite filtri ( Gestioni spedizioni ) tra i risultati visualizzati 1 La data deve essere digitata con uno dei tre formati che seguono: oppure può essere selezionata dal calendario a tendina b b) Gestione IE810: Per procedere all annullamento della spedizione (File IE810), è necessario accedere alla sezione Gestione IE810 dopo avere ricercato e selezionato il file di interesse. b2 b1 b3 b1. Il sistema visualizzerà la schermata per la gestione del file IE810 con i dati del documento ricercato. Selezionare la motivazione dell annullamento dall apposito menu a tendina ed inserire le informazioni aggiuntive (obbligatorie solo nel caso sia stato selezionato come motivo di annullamento l opzione Altro ) b2. Cliccare quindi su Invia per inviare la richiesta o Cancella per annullare l invio b3. Cliccare su Esci per uscire dalla schermata e tornare al menu precedente Le possibili motivazioni di annullamento sono : Altro Errore di trascrizione Transazione commerciale interrotta Messaggio DAA elettronico duplicato La movimentazione non iniziata alla data di spedizione

8 3.1.2 Gestione delle Spedizioni (6/8) b) Gestione IE810 Storno dell uscita merce Per procedere all annullamento della spedizione (File IE810), dopo l acceso alla sezione Gestione IE810 e l invio del file di annullamento, è necessario procedere allo storno dell uscita merce a sistema; sono previsti tre scenari differenti: 1. l invio del Draft e-daa (IE815) non è stato ancora effettuato; in tal caso, è possibile eseguire lo storno senza ulteriori interazioni con EMCS 2. il file IE815 è stato inoltrato; in questo caso, è necessario: - attendere l arrivo del file IE801, con il numero ARC associato al file IE815 - inviare il file IE810 (annullamento e-daa) entro la data di spedizione dichiarata nella DA elettronica - effettuare lo storno dell uscita merci solo dopo l accettazione dell annullamento da parte dell Agenzia delle Dogane 3. il file IE815 è stato inoltrato, il numero ARC assegnato e la spedizione della merce già avvenuta, in questo caso, non potendo inviare il file IE810, è necessario contattare l assistenza tecnica per gestire questa casistica a sistema Si segnala che: l esito negativo assegnato ad un file IE815 da parte dell Agenzia delle Dogane consente all utente di cancellare l invio, (dentro la funzionalità Gestione IE815 ) evitando ulteriori interazioni con l EMCS in caso di storno uscita merci, occorre seguire tutta la procedura prima descritta per avere nuovamente la disponibilità della consegna per un nuovo Draft e-daa

9 3.1.2 Gestione delle Spedizioni (7/8) c) Gestione IE815: c Per procedere alla modifica/visualizzazione della spedizione (File IE815), è necessario accedere alla sezione Gestione IE815 dopo aver ricercato e selezionato il file di interesse. C1 La data deve essere digitata con uno dei tre formati che seguono: oppure può essere selezionata dal calendario a tendina. Digitare l ora nel formato HH:MM:SS (es. 15:15:00) c2 c3 c1. Il sistema visualizzerà la schermata per la gestione del file IE815 con i dati del documento ricercato. Procedere quindi alla modifica del DRAFT e-daa. Qualora il file non sia modificabile, il sistema visualizzerà il DRAFT e-daa senza la possibilità di modificarlo. c2. Cliccare quindi su Invia per inviare la richiesta c3. Un messaggio di conferma verrà visualizzato. Cliccare su Esci per uscire dalla schermata e tornare al menu precedente Nel caso in cui l operatore seleziona l unità di trasporto Trattore, è necessario definire nel campo Unità di trasporto 2 il valore Rimorchio ed il campo Targa 2 c3

10 3.1.2 Gestione delle Spedizioni (8/8) d) Anteprima Stampa: d La selezione del pulsante Anteprima stampa consente di visualizzare, in una nuova finestra, il documento di accompagnamento, in formato pdf. Dopo la visualizzazione, è possibile stampare il documento cliccando sull apposita icona

11 Riepilogo (1/2) Di seguito, un riepilogo delle attività relative alla creazione del DAA e della nota di ricevimento - Spedizione della Merce Creazione DAA Verifica Lista Consegne Creazione DAA Verifica Lista DAA Inviati Anteprima DAA - Dopo la registrazione dell uscita merci, per l invio del messaggio IE815 a Dogane è necessario definire i parametri di ricerca e selezionare le consegne che si vogliono unire nella stessa spedizione Dopo la selezione, è necessaria la definizione dei campi obbligatori presenti nella sezione. Dopo il completamento, il sistema visualizza un pop-up di conferma e il numero LRN associato al file inviato Inviato il file di richiesta dell ARC a Dogane, si può verificare l elenco delle spedizioni ed il loro stato di processamento nel monitor Gestione Spedizioni, dopo la definizione dei parametri di selezione Dopo che al file è stato associato il numero ARC e lo stato Assegnato, è possibile procedere alla stampa del documento, mediante la selezione del pulsante Anteprima. - Ricezione della Merce Creazione Nota di Ricevimento (NdR) Verifica Lista Spedizioni Definizione NdR Anteprima di Stampa Log Errori - Dopo l inserimento dei parametri di ricerca, il monitor elenca le spedizioni in entrata, con il riepilogo sullo stato di entrata merci, visibili solo dopo aver registrato la prima entrata merci per quella spedizione. Dopo la visualizzazione della schermata di compilazione del file IE818 (Nota di Ricezione), si procede alla compilazione dei campi previsti ed all invio del file Dopo l accettazione del file da Dogane, è possibile stampare un estratto con i dati di riepilogo della spedizione e il dettaglio dei prodotti in eccedenza/mancanza dichiarati, dopo la selezione del pulsante Anteprima. Nel caso in cui un file inviato a Dogane non sia accettato, le notifiche in risposta cambiano lo stato dei file in in errore e attraverso il pulsante Log Errori è possibile visualizzare il motivo di rifiuto.

12 Riepilogo (2/2) Flusso Problema Soluzione Spedizione Mancata Risposta dopo Invio File IE815 Contattare DFT di Appartenenza Annullamento Spedizione Mancata Risposta dopo Invio file IE810 Contattare DFT di Appartenenza Annullamento Spedizione Dopo l invio del file IE815, l accettazione da Dogane con emissione del numero ARC e la partenza del mezzo dal TP Contattare l assistenza tecnica Entrata Merci Mancata Risposta dopo Invio file IE818 Contattare DFT di Appartenenza