Servizi e-business Acquisti Core a Catalogo elettronico Manuale Fornitore (flusso standalone)

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1 Servizi e-business Acquisti Core a Catalogo elettronico Manuale Fornitore (flusso standalone) snam.it

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di acquisto a catalogo elettronico in qualità di Fornitore. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 Sommario Descrizione scenario Creazione Proposta Entrata Merci Conferma Proposta Entrata Merci Creazione Proposta Entrata Merci parziale Visualizzazione Proposta Entrata Merci Modifica Proposta Entrata Merci Creazione fattura Visualizzazione fattura Indicazione pagamento fattura Uscita dal servizio Informazioni utili Pag 4 Pag 5 Pag 9 Pag 10 Pag 11 Pag 14 Pag 15 Pag 21 Pag 24 Pag 25 Pag 26 3

4 Descrizione scenario Le imprese assegnatarie dei lavori accedono al Servizio e-business per l acquisto di materiali core. Il fornitore accede al Servizio e-business per inserire la Proposta di Entrata Merce, notificando in questo modo l avvenuta spedizione della merce. La Proposta di Entrata Merce contiene i seguenti dati: - riferimento al numero d ordine di acquisto; - codice identificativo univoco; - riferimento del DDT allegato alla merce inviata; - data del DDT; - denominazione articoli e quantità inerenti la spedizione. Al ricevimento della merce, l impresa verifica che la merce ricevuta sia conforme con quanto indicato nel DDT e nell ordine di acquisto. In base all esito procede a confermare o rifiutare la Proposta di Entrata Merce. In seguito all avvenuta approvazione della PEM da parte dell impresa, il fornitore inserisce in e-business i dati relativi alla fattura e una volta avvenuto il pagamento, procede ad indicarlo sul documento elettronico. 4

5 Creazione Proposta Entrata Merci Per creare una Proposta Entrata Merci selezionare Elaborare entrata merce dal menù utente e Confermare entrata merci / acquisire prestazione dal menù a tendina. Dopo aver impostato il filtro di ricerca cliccare il tasto 5

6 Creazione Proposta Entrata Merci Dall elenco degli ordini d acquisto, cliccare l icona per creare una nuova Proposta Entrata Merci. Si apre la schermata in cui è possibile inserire i dati relativi alla Proposta Entrata merci (PEM). 6

7 Creazione Proposta Entrata Merci - Campi obbligatori Inserire i campi obbligatori relativi al Doc. di riferimento (DDT) e alla Data di consegna/prestazione (Data DDT), data che non può essere nel futuro. E inoltre possibile assegnare un nome alla PEM nel campo Nome della Conferma. 7

8 Creazione Proposta Entrata Merci - Controllare Prima di Confermare la PEM è possibile eseguire un controllo sui dati inseriti selezionando il pulsante Controllare : Il sistema visualizza un messaggio informativo nel caso di Conferma corretta. Selezionare OK. Il sistema visualizza un messaggio di errore nel caso in cui i dati inseriti siano errati. Ad es., nel caso in cui la Data Consegna sia nel futuro viene visualizzato il seguente messaggio: Nota: i messaggi di colore arancione sono bloccanti, per cui il sistema non consente il completamento dell operazione se prima non viene corretto il dato errato. 8

9 Conferma Proposta Entrata Merci Dopo aver inserito i dati obbligatori e verificato le quantità consegnate, per ciascun item selezionato, è possibile inviare la Proposta Entrata Merci in approvazione all impresa, selezionando il tasto 9

10 Creazione Proposta Entrata Merci parziale Se la consegna è stata parziale è possibile confermare soltanto la quantità di merce spedita. In questo caso sarà necessario selezionare solo le posizioni che si intendono confermare e modificarne le quantità. Premere il tasto Confermare per inviare la PEM parziale all approvazione. 10

11 Visualizzazione Proposta Entrata Merci Per visualizzare le Proposte Entrate Merci create in precedenza selezionare Elaborare entrata merce dal menù utente e Visualizzare / elaborare conferma dal menù a tendina. Dopo aver impostato il filtro di ricerca cliccare il tasto 11

12 Visualizzazione Proposta Entrata Merci Dall elenco delle PEM, cliccare l icona per visualizzare il dettaglio della Proposta Entrata Merci. Verrà visualizzato il documento selezionato e i relativi dati di Posizione. 12

13 Visualizzazione Proposta Entrata Merci Selezionando, a livello di item, l icona è possibile visualizzare il dettaglio della posizione: 13

14 Modifica Proposta Entrata Merci Fino a quando lo Stato della Proposta Entrata Merci è In approvazione oppure In attesa è possibile modificare la PEM. Nell elenco delle Conferme è visibile lo Stato di ciascuna PEM: Una volta visualizzato il dettaglio della PEM è possibile entrare in Modifica della Proposta selezionando il pulsante 14

15 Creazione Fattura Per creare, in e-business, un documento Fattura riferito a ordine di acquisto selezionare Elaborare fattura dal menù utente e Acq. con rif. ord. acq. dal menù a tendina. Dopo aver impostato il filtro di ricerca cliccare il tasto 15

16 Creazione Fattura Dall elenco degli ordini d acquisto, cliccare l icona per creare un nuovo documento Fattura e-business. Il sistema permette di creare la Fattura per le sole posizioni d ordine per le quali è stata approvata la PEM. 16

17 Creazione Fattura Campi obbligatori Inserire i campi obbligatori relativi al Numero fattura (fornitore) e, nella cartella Dati testata, alla Data fattura. A partire dalla data fattura e dai giorni di pagamento definiti sul contratto, cliccando il tasto viene calcolata automaticamente la data di pagamento. 17

18 Creazione Fattura Campi obbligatori Cliccare il tasto Calcolare importo complessivo per determinare automaticamente il valore totale della fattura in base alle posizioni selezionate. 18

19 Creazione Fattura - Controllare Prima di salvare il documento Fattura in e-business, è possibile eseguire un controllo circa la correttezza dei dati inseriti, selezionando il tasto Controllare. Il sistema visualizza un messaggio informativo. 19

20 Creazione Fattura - Registrazione Per salvare il documento Fattura in e-business cliccare il tasto Il sistema visualizza un messaggio in cui viene data evidenza dell esito dell operazione e del numero assegnato alla fattura. 20

21 Visualizzazione Fattura Per visualizzare le Fatture create in precedenza selezionare Elaborare fattura dal menù utente e Visualizzare / elaborare dal menù a tendina. Dopo aver impostato il filtro di ricerca cliccare il tasto. 21

22 Visualizzazione Fattura La ricerca delle fatture può essere eseguita anche mediante la Ricerca ampliata. In questo caso sarà possibile effettuare la ricerca dei documenti in base a criteri aggiuntivi, quali il Numero fattura fornitore, il Nome della fattura, ecc. Dopo aver impostato il filtro di ricerca cliccare il tasto. 22

23 Visualizzazione Fattura Dall elenco delle Fatture, selezionare l icona per visualizzare il dettaglio del documento di interesse. Il sistema visualizza il documento richiamato: 23

24 Indicazione pagamento Fattura Quando l impresa effettua il pagamento della fattura, spuntare la casella Pagato e selezionare l icona Salva per consentire il salvataggio dell inserimento Lo stato della fattura risulterà aggiornato automaticamente, da Approvato a Pagato : 24

25 Uscita dal servizio Per uscire dal servizio è necessario: Cliccare Logoff Non premere invece il tasto 25

26 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Snam Rete Gas, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati nella sezione e-business del portale snam.it 26