Servizi e-business Gare Elettroniche Manuale Buyer STANDARD (flusso standalone)

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1 Servizi e-business Gare Elettroniche Manuale Buyer STANDARD (flusso standalone) snam.it

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Gare Elettroniche in qualità di Buyer. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 Sommario Descrizione scenario Modificare parametri utente Accesso gara elettronica Creazione gara Controllo Dati Gara Pubblicazione/Salvataggio gara Modifica gare pubblicate o parcheggiate Gestione proroghe e rilanci Ripubblicazione gara Apertura offerte Restituzione offerta Reportistica SRM Uscire dal servizio Informazioni utili Pag. 4 Pag. 5 Pag. 9 Pag. 10 Pag. 23 Pag. 24 Pag. 27 Pag. 29 Pag. 31 Pag. 32 Pag. 35 Pag. 36 Pag. 43 Pag. 44 3

4 Descrizione scenario Il Servizio e-business Snam offre la possibilità di svolgere gare per l aggiudicazione di forniture in forma elettronica per materiali/servizi. Le gare elettroniche sono rivolte solamente ad offerenti pre-qualificati e codificati sul Servizio e-business Snam. Gli offerenti ricevono una di notifica della pubblicazione della gara e possono accedere tramite un link presente sulla . Dopo l accesso gli offerenti possono consultare i dettagli della gara e inserire la propria offerta. L'offerente compila i dati nella richiesta d offerta, allega eventuale documentazione tecnica a supporto delle specifiche di prodotto, ed invia la propria offerta attraverso il Servizio e-business Snam. Il Buyer riceve l offerta ed effettua una tabulazione delle offerte per determinare l offerta vincente. 4

5 Modificare parametri utente Selezionare dal menù utente la voce Modifica dati personali 5

6 Modificare parametri utente L utente ha la possibilità di modificare alcuni parametri della sua utenza (indirizzo , numero di telefono, ). Procedere nel seguente modo: Selezionare una delle due cartelle (Dati obbligatori o Dati indirizzo) per la modifica dei dati. 6

7 Modificare parametri utente La prima cartella Dati obbligatori consente di modificare: nome, cognome ed indirizzo (i campi sono obbligatori). Premere Salvare per confermare le modifiche inserite; Premere Annullare per ritornare ai dati iniziali. 7

8 Modificare parametri utente La seconda cartella Dati indirizzo consente di modificare alcuni parametri dell utenza quali edificio, stanza, numero telefono. Premere Salvare per confermare le modifiche inserite; Premere Annullare per ritornare ai dati iniziali. 8

9 Accesso alla gara elettronica Selezionare dal menù utente la voce Elaborare appalto 9

10 Creazione gara Per configurare una nuova gara elettronica, cliccare su: Creare Nelle pagine successive verrà spiegato come completare i vari campi. 10

11 Configurazione gara Nome dell appalto: inserire un nome indicativo per descrivere la gara (max 40 caratteri). Nome di default così composto: UserID + Data di creazione gara + Orario di creazione gara. Numero: indica il numero univoco identificativo della gara (assegnato automaticamente dall applicativo). La cartella Dati testata raggruppa i dati di testata relativi alla gara: Dati di base: informazione generiche sulla gara Partner: informazioni sul Buyer e riferimenti altri utenti Offerente/Offerte: offerenti invitati e relative offerte Documenti: documentazione e note di gara Stato: report azioni eseguite sulla gara 11

12 Configurazione gara La cartella Dati posizione descrive i dati delle posizioni oggetto di gara. Riepilogo posizioni: elenco posizioni richieste 12

13 Dati testata: Dati di base Categoria prodotto (opzionale): inserire la categoria merceologica di riferimento. Utilizzare il menù a tendina per selezionare la categoria prodotto. Organizzazione acquisti responsabile: unità di appartenenza del Buyer. Termine presentazione offerta (obbligatorio): inserire la data (formato: GG.MM.AAAA o GGMMAA) e orario di scadenza della gara. Dopo tale data gli offerenti non potranno più inviare le proprie offerte. L ora di riferimento è quella del server SNAM (ora italiana). Data di apertura (opzionale): nel caso di gara in busta chiusa indicare la data e l ora di apertura delle buste. Il Servizio non permetterà al Buyer di visionare le offerte degli offerenti fino alla data e ora specificate. In caso di gara in busta aperta lasciare il campo vuoto: il Buyer potrà visionare l offerta in qualsiasi momento. 13

14 Dati testata: Dati di base Periodo di vincolo (opzionale): inserire il periodo di validità per il quale si richiede il mantenimento delle condizioni offerte. Divisa: selezionare la valuta con la quale si intende condurre la gara. E possibile selezionare un unica valuta di gara. Necessarie offerte per tutte pos.: inserire un flag se l offerente deve necessariamente inserire una quotazione per tutte le posizioni presenti nella scheda Dati posizione. Nota: tale campo non è più modificabile dopo la pubblicazione. Offerente autorizz. a agg. pos..: inserire un flag per consentire all offerente di inserire posizioni aggiuntive a quelle definite dal Buyer. Nota: tale opzione non è utilizzabile per le gare integrate con SAP R/3. 14

15 Dati testata: Partner Richiedente: selezionare il richiedente della gara (default Richiedente = Buyer) Destinatario merci (opzionale): destinatario della posizioni in gara (premere la selezione) Ubicazione (opzionale) Luogo di consegna (opzionale): selezionare il luogo di consegna (premere la selezione) per effettuare per effettuare 15

16 Dati testata: selezione offerenti La cartella Offerente/Offerte consente di inserire gli offerenti da invitare alla gara. Premere Cercare offerente per visualizzare la lista degli offerenti (in alternativa inserire il codice offerente e cliccare su Aggiungere offerente). Nella videata successiva impostare vari criteri di ricerca. Premere il pulsante Inizio per avviare la ricerca (Interrompere per tornare alla videata precedente) Selezionare gli offerenti che si intende invitare alla gara e cliccare su Rilevare

17 Dati testata: selezione offerenti Nella colonna Pubbl. è necessario inserire il flag in corrispondenza di ogni offerente che si vuole invitare alla quella fase di gara. Utilizzare l opzione select per far comparire automaticamente il flag in ogni riga. Nella colonna Validità utente è possibile visualizzare la correttezza dei dati dell offerente inserito. Se comparirà il pallino verde il fornitore è attivo, al contrario se si presente il quadratino rosso il fornitore è scaduto o alcuni dati sono mancanti. In caso di pubblicazione senza la valorizzazione di alcun flag verrà visualizzato il seguente messaggio: 17

18 Dati testata: Documenti La cartella Documenti è composta da due sezioni: Testi e Allegati. Nei Testi è possibile inserire: -Testo fornitori: un testo che, una volta inserito, sarà visualizzabile dagli offerenti invitati. Tale descrizione verrà anche inserita nel corpo delle automatiche di pubblicazione che verranno inviate agli offerenti. - Appunto int.: una nota interna che NON sarà visualizzabile dagli offerenti invitati. NOTA: è necessario cliccare su Rilevare testo per salvare il testo inserito. 18

19 Dati testata: Documenti La sezione Allegati consente di inserire la documentazione descrittiva della gara in oggetto. Ad esempio, è possibile inserire la RdO, documenti di caratteristiche tecniche, disegni, ecc. E preferibile non allegare documenti di notevole dimensione (limite max: 5 Mb per ogni documento). Si consiglia, di creare file.zip per ridurre il numero e la dimensione dei file da caricare. Premere il pulsante Browse per effettuare la ricerca e selezionare il file da allegare. Nota: è possibile allegare un solo file per volta. Premendo il pulsante Accodare, il file viene allegato alla gara. Per eliminare un file precedentemente allegato cliccare sul tasto. Ripetere la procedura sopra descritta per allegare altri documenti. 19

20 Dati testata: Stato Nella cartella Stato viene tenuta traccia delle azioni effettuate dal buyer relativamente sia alla gara (parcheggiata, pubblicata e chiusa) che all offerta (apertura, rinvio) specificandone autore, data e orario. 20

21 Dati Posizione Nella cartella Dati Posizione vanno elencati i materiali/ servizi per i quali si desidera ricevere una quotazione economica. Per ogni posizione è possibile inserire una descrizione (massimo 40 caratteri), la categoria prodotto (non obbligatorio), la quantità richiesta, l unità di misura e la data/ora preferenziale per la consegna (non obbligatorio). Per eliminare una posizione utilizzare il tasto, per eliminare tutte le posizioni cliccare su Cancellare tutte le posizioni Se si eliminano delle posizioni per ripristinare la numerazione cliccare su Rinumerare posizioni documento 21

22 Dati Posizione: dettaglio posizioni Per inserire una descrizione estesa o degli allegati di posizione, selezionare il numero di posizione per il quale si vuole dettagliare la descrizione o la relativa icona: 1. Selezionare la cartella Documenti. 2. Nel campo Testi inserire una descrizione estesa relativa all item selezionato e premere il tasto Rilevare testo per salvare. 3. Nella sezione Allegati caricare i file come indicato a pag Per ritornare all elenco posizioni cliccare sul pulsante Indietro al riepilogo posizioni 22

23 Controllo dati gara Per effettuare un controllo sulla correttezza dei dati inseriti utilizzare il tasto Controllare. Sarà visualizzato l elenco dei messaggi con gli errori o le informazioni omesse nella compilazione delle schermate di gara. Cliccare sul tasto Chiudere per eliminare la visualizzazione della lista degli errori. 23

24 Pubblicazione/ Salvataggio della gara Dopo aver verificato la correttezza dei dati di gara inseriti, il Buyer può: Pubblicare: per bandire la gara in oggetto. NOTA: per pubblicare una gara è necessario posizionarsi nella schermata Offerente /Offerte. Dopo aver cliccato su Pubblicare verranno inviate automaticamente le di pubblicazione agli offerenti selezionati precedentemente. Da questo momento l offerente può visualizzare i dati di gara. Rilanciare: nel caso si stia gestendo un rilancio d offerta porre un flag nella casella Rilanciare prima di procedere alla pubblicazione (vedi pag. 30 per maggiori dettagli). Parcheggiare: per salvare la gara e renderla disponibile per successive elaborazioni. Controllare: vedi la pagina precedente. Visualizzare: per passare dalla modalità modifica alla modalità visualizzazione senza salvare. Aggiornare: per aggiornare tutti i dati inseriti, questa operazione non salva la gara. Cancellare: per cancellare la gara. Dopo questa operazione non sarà più possibile modificare la gara. 24

25 Pubblicazione della gara Premendo il tasto Pubblicare appare un messaggio che conferma la creazione dell appalto. Nel momento della pubblicazione verrà inviata automaticamente una di notifica della gara in corso SOLO agli offerenti selezionati con un flag nella colonna Pubbl. 25

26 Ricerca gara Dopo aver selezionato la voce Elaborare appalto dal menu di accesso, il Buyer, per effettuare la ricerca delle gare precedentemente pubblicate o parcheggiate, deve: 1. Impostare eventuali criteri di ricerca: - Numero dell appalto: numero assegnato alla gara; - Nome dell appalto: nome definito dall utente per la gara; - Stato: es in attesa, pubblicata o conclusa ; - Elaborato da: periodo di creazione della gara; La ricerca ampliata consente di aggiungere ulteriori criteri: -Organizzazione acquisti: ricerca la gare di una certa organizzazione acquisti; -Termine presentazione offerta: data di termine per presentare offerta; -Categoria prodotto: categoria impostata dall utente per la gara; 2. Cliccare sul tasto Inizio per avviare la ricerca. 26

27 Modifica di gare pubblicate o parcheggiate Dopo aver effettuato la ricerca, verrà visualizzato l elenco delle gare che soddisfano i criteri impostati. Il Buyer può: Visualizzare i dati di gara: cliccare sul numero di gara o sull icona Modificare i dati di gara: cliccare sull icona Dopo aver aperto la gara in modalità visualizzazione è possibile passare in modifica cliccando sul tasto Modificare 27

28 Modifiche alla gara: data di scadenza e apertura buste Le modifiche alla data di scadenza dell offerta e alla data di apertura devono tenere conto delle seguenti osservazioni: Se la gara è in busta chiusa è possibile cancellare la data di apertura buste, anche se la gara è stata già pubblicata; è possibile modificare la data di apertura, senza che la stessa sia trascorsa, purché tale data sia successiva all ultima inserita; la data di apertura non può essere antecedente alla data di scadenza dell offerta (messaggio di blocco) Se la gara è in busta aperta, è sempre possibile prorogare la data di scadenza della gara. Si rimanda alla sezione specifica per le istruzioni relative alle proroghe ed ai rilanci. 28

29 Gestione proroghe e rilanci (1 di 2) La gestione delle proroghe e dei rilanci é effettuata direttamente sul Servizio. Le proroghe ed i rilanci sono possibili indipendentemente dal superamento della data di scadenza della gara PROROGHE E opportuno procedere seguendo il sotto riportato ordine di attività: 1. restituzione di tutte le offerte pervenute - si ricorda la possibilità di restituzione delle offerte senza l obbligo di apertura delle stesse 2. modifica della data di scadenza ed, eventualmente, della data di apertura (vedere la sezione modifiche alla gara: date di scadenza) 3. ripubblicazione della gara con inserimento dei flag di invito per tutti gli offerenti 4. invio delle (opzionale) 29

30 RILANCI Gestione proroghe e rilanci (2 di 2) E opportuno procedere seguendo i passi qui riportati: 1. restituzione delle offerte pervenute - si ricorda la possibilità di restituzione delle offerte senza l obbligo di apertura delle stesse per gli offerenti che si intende far partecipare alla fase di rilancio è obbligatorio restituire le offerte eventualmente pervenute per gli offerenti che non si intende far partecipare alla fase di rilancio la restituzione delle offerte è opzionale 2. modifica della data di scadenza ed, eventualmente, della data di apertura (vedere la sezione modifiche alla gara: date di scadenza) 3. inserimento del flag nel campo Rilanciare (vedi slide successiva) 4. ripubblicazione della gara con inserimento dei flag di invito per i soli offerenti che si intende far partecipare alla fase di rilancio (l accesso alla gara è inibito per gli offerenti esclusi) 5. invio delle tramite icona busta per i soli offerenti che si intende far partecipare alla fase di rilancio (opzionale) 30

31 Ripubblicazione gara Per salvare le modifiche effettuate su una gara già pubblicata, cliccare sul tasto Pubblicare. Un messaggio chiede al Buyer di verificare la presenza del flag di rilancio prima di procedere (vedi pagina precedente). Dopo aver cliccato su OK apparirà un messaggio di notifica al Buyer l avvenuta pubblicazione della gara con le modifiche effettuate. Per inviare una nuova a gli offerenti selezionati con il falg su pubbl. selezionare il pulsante Inviare nuova . 31

32 Apertura delle offerte Per verificare la presenza delle offerte ricevute dagli offerenti invitati in gara, il Buyer deve posizionarsi nella cartella Dati testata e nella scheda Offerente/Offerte. In corrispondenza degli offerenti che hanno inviato un offerta sarà possibile notare la seguente icona Per aprire l offerta di un offerente il Buyer deve cliccare sull icona relativa ; apparirà un messaggio di conferma prima di procedere (vedi la finestra sottostante). Si noti che, in caso di gara in busta chiusa, non è possibile visionare le offerte fino alla data/ora prevista per l apertura. 32

33 Apertura delle offerte Nella videata dell offerta è possibile visionare i dettagli della stessa spostandosi nelle varie cartelle. Dati testata: la scheda Dati di base permette di visualizzare il valore totale dell offerta oltre a una serie di informazioni di testata della gara. Spostarsi nella altre schede per visualizzare tutte le informazioni. Per tornare all elenco delle offerte utilizzare il tasto Indietro all appalto. 33

34 Apertura delle offerte Dati testata: la scheda Documenti consente di visualizzare: -Testi: eventuali note inserite dall offerente a supporto della offerta presentata; - Allegati: eventuali documenti allegati dall offerente(viene riportata data ed ora di inserimento) a supporto della offerta presentata. Per aprire il file cliccare sul nome del documento (sottolineato); è possibile salvare sul proprio PC il documento stesso. Dati Posizione: nel riepilogo posizioni è possibile visualizzare la quotazione economica di ciascuna posizione. Cliccare su per vedere il dettaglio. Per tornare all elenco delle offerte utilizzare il tasto 34

35 Restituzione dell offerta Per restituire l offerta all offerente premere il tasto corrispondente. Solamente in questo modo l'offerente avrà la possibilità di modificare la propria offerta. Si noti che la modifica della gara comporta la restituzione preventiva delle offerte agli offerenti che hanno già inviato una quotazione e che si desidera invitare alla successiva fase. E possibile restituire l offerta prima o dopo l apertura della stessa. La restituzione deve essere effettuata singolarmente per ogni offerente. Nello Stato è possibile verificare se l offerente ha allegato un documento nella propria offerta. 35

36 Reportistica SRM Quadro generale In sostituzione all uso dell applicativo SAP BW, sono resi disponibili i seguenti Report: Analisi Gare; Analisi Offerte; Storico Offerte. Nelle slide di seguito vengono riportate le modalità di accesso e visualizzazione dei Report. 36

37 Reportistica SRM Analisi Gare Per accedere al Report Analisi Gare: selezionare dal menù Gare ed Aste, la voce Analisi Gare impostare i filtri di ricerca (periodo di pubblicazione, periodo di scadenza, nome dell utente) Premere il tasto Cerca 37

38 Reportistica SRM Analisi Gare Per scaricare il file Excel dei risultati della ricerca: Premere il tasto Download 38

39 Per accedere al Report Analisi Offerte: Reportistica SRM Analisi Offerte selezionare dal menù Gare ed Aste, la voce Analisi Offerte impostare i filtri di ricerca (n appalto, offerente, periodo di pubblicazione, periodo di termine presentazione offerta) Premere il tasto Ricerca 39

40 Per scaricare il file Excel dei risultati della ricerca: Reportistica SRM Analisi Offerte Premere il tasto Download 40

41 Per accedere al Report Analisi Offerte: Reportistica SRM Analisi Storico Offerte accedere alla gara di interesse, dalla voce di menù Elaborare appalto impostare i filtri di ricerca (n appalto, offerente, periodo di pubblicazione, periodo di termine presentazione offerta) premere l icona 41

42 Per scaricare il file Excel dei risultati della ricerca: Reportistica SRM Analisi Storico Offerte Premere il tasto Download 42

43 Uscita dal Servizio Per uscire dal Servizio è necessario: Premere il pulsante Logoff Non utilizzare invece il pulsante del Browser!! 43

44 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Snam Rete Gas, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati nella sezione e-business del portale snam.it 44