Servizi e-business Manuale Assistente Assegnazione Lavori

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1 Servizi e-business Manuale Assistente Assegnazione Lavori snam.it 13/01/2014

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Consuntivazione Libretti Misura in qualità di Assistente. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio e di prestare attenzione alle specificità indicate nelle pagine di Warning. 13/01/2014 2

3 Sommario Riepilogo funzionalità Assistente lavori in e-business Modifica parametri utente Visualizzazione proposta Libretto Misura Visualizzazione proposta Libretto Misura - Dati di posizione Visualizzazione proposta Libretto Misura - Dati di testata Visualizzazione proposta Libretto Misura - Allegati Modifica proposta Libretto Misura - Dati di testata Approvazione/Rifiuto proposta Libretto Misura Approvazione/Rifiuto proposta Libretto Misura - Stampa pdf Visualizzazione messaggi di sistema Uscita dal servizio Riepilogo nuovi controlli implementati Informazioni utili Pag. 4 Pag. 6 Pag. 9 Pag. 14 Pag. 16 Pag. 17 Pag. 21 Pag. 24 Pag. 26 Pag. 27 Pag. 28 Pag. 29 Pag /01/2014 3

4 Riepilogo funzionalità Assistente lavori in e-business Le Richieste di Consegna vengono create sul sistema SAP e, da qui, inviate al fornitore. L impresa appaltatrice effettua in e-business la proposta di consuntivazione delle prestazioni (Libretto Misura) in riferimento alle Richieste di Consegna inviate tramite sistema SAP. Il fornitore crea in e-business una o più proposte di consuntivazione per ogni riga (gruppo merce) della RdC, inserendo i dati contabili, tecnici ed eventuali file allegati. Lo schizzo tecnico che il fornitore inserirà nel LM dovrà essere così nominato: Numero RdC _ Posizione RdC _ Versione progressiva dell allegato cartografico 10 caratteri 2 caratteri 2 caratteri 13/01/2014 4

5 Riepilogo funzionalità Assistente lavori in e-business L assistente (utente interno) si collega al Servizio e-business per: Visualizzare la proposta di consuntivazione del fornitore (dati contabili, dati tecnici, file allegati); Approvare/rifiutare la proposta di consuntivazione del fornitore. L operazione di approvazione consente il trasferimento della proposta da e-business a SAP R/3. Si ricorda che esistono due diversi documenti di consuntivazione: la proposta di consuntivazione (LM) creata in e-business dal fornitore il modulo di acquisizione relativo (MAP) che viene creato in automatico su SAP solo dopo l approvazione del Libretto Misura. 13/01/2014 5

6 Modifica parametri utente L utente ha la possibilità di modificare alcuni parametri della propria utenza (indirizzo mail, numero di telefono,...). Procedere nel seguente modo: Selezionare dal menù utente la voce Modifica dati personali; Selezionare una delle due cartelle (Dati obbligatori o Dati indirizzo) per la modifica dei dati. 13/01/2014 6

7 Modifica parametri utente Nella cartella Dati obbligatori l utente può verificare la correttezza di Nome, Cognome e indirizzo e- mail (questi campi sono obbligatori). Premere per confermare le modifiche effettuate; Premere per ritornare ai dati inziali. 13/01/2014 7

8 Modifica parametri utente Nella cartella Dati indirizzo l utente può inserire alcune informazioni quali Edificio, Piano e Stanza. Premere per confermare le modifiche effettuate; Premere per ritornare ai dati inziali. 13/01/2014 8

9 Visualizzazione proposta Libretto Misura Per visualizzare e successivamente approvare/rifiutare un Libretto Misura selezionare la voce Gestire Approvazione/Visualizzazione dal menù utente. Nella sezione Selezionare da posizionarsi su Visualizzare/Elaborare conferma. 13/01/2014 9

10 Visualizzazione proposta Libretto Misura La sezione Visualizzare/Elaborare conferma consente all assistente di: Visualizzare lo stato e i dettagli del Libretti Misura creati in precedenza dal fornitore; Approvare/Rifiutare la proposta di consuntivazione del fornitore. 13/01/

11 Visualizzazione proposta Libretto Misura Nella sezione Cercare conferma è possibile impostare vari criteri di ricerca per selezionare il Libretto Misura per la quale si vogliono visualizzare i dettagli. Per visualizzare tutte le modalità di ricerca, cliccare su Ricerca ampliata. 13/01/

12 Visualizzazione proposta Libretto Misura Nella sezione Cercare conferma è possibile ad esempio inserire il numero della RdC (nel campo Numero ordine d acquisto) per la quale si cercano i LM. Nel campo Periodo è possibile impostare un periodo di selezione basato sulla data della proposta di consuntivazione. Effettuando una selezione dei LM attraverso il campo Stato, è possibile visualizzare tutti i documenti che si trovano nello stato impostato. Premere sul tasto per lanciare la ricerca. 13/01/

13 Visualizzazione proposta Libretto Misura Per visualizzare le posizioni che compongono la proposta LM è necessario premere l icona Premendo ulteriormente l icona si può visualizzare il dettaglio a livello di singola posizione. 13/01/

14 Visualizzazione proposta Libretto Misura - Dati di posizione Nella cartella Dati di base di ogni posizione sono riepilogate le principali informazioni della prestazione. 13/01/

15 Visualizzazione proposta Libretto Misura - Dati di posizione Nella cartella Storico dei dati di posizione è presente il flusso dei documenti d acquisto per la Richiesta di Consegna e posizione collegata. 13/01/

16 Visualizzazione proposta Libretto Misura - Dati di testata L assistente per ogni LM deve verificare, ove presenti, gli obiettivi e gli allegati tecnici inseriti dall impresa, contenuti all interno della cartella Dati testata. Nella sezione Dati di base compaiono i campi relativi ai dati tecnici della prestazione calcolati automaticamente dal sistema. Il numero e l obbligatorietà dei campi dipendono dal tipo della prestazione consuntivata. 13/01/

17 Visualizzazione proposta Libretto Misura - Allegati Per visualizzare gli allegati tecnici inseriti dall impresa: In Dati testata selezionare la cartella Documenti; Cliccare sul link con il numero dell RdC presente nell Area allegati. Lo stato degli allegati è fondamentale per quelli di valenza cartografica (schizzi tecnici) al fine di generare in automatico le pratiche di aggiornamento della cartografia (PAC). 13/01/

18 Visualizzazione proposta Libretto Misura - Allegati Nell area allegati vengono visualizzati i documenti relativi al LM che si sta elaborando. L assistente non può effettuare modifiche sul file, ma se riscontra anomalie o incongruenze dovrà respingere il LM o non confermare e avvisare l impresa che è necessaria una modifica affinché il LM possa essere approvato. 13/01/

19 Verifica marcatura automatica degli allegati cartografici Nell area collaborativa, il campo Stato relativo ai documenti con estensione di rilevanza cartografica si è valorizzato in automatico come «Allegato Cartografico» nei casi in cui il fornitore avesse inserito file.dwg, dxf, dgn. L assistente pertanto procede al controllo della correttezza/coerenza dello schizzo tecnico e di tutti gli altri allegati e una volta verificato che essi siano coerenti con quanto previsto dall istruzione di riferimento «gestione documentazione di cantiere - IOP 018» esce dall area collaborativa cliccando su Terminare. NB: Non devono essere accettati schizzi tecnici dxf, dwg, dgn in versione superiore alla 2004 e di dimensioni maggiore a 10 MB 13/01/

20 Visualizzazione proposta Libretto Misura Allegati L assistente ha la possibilità (in mancanza di file automaticamente posti in stato cartografico) di definire quali allegati sono cartografici (da associare alle PAC di cartografia) e quali sono standard. L assistente qualora non trovasse tutti gli allegati previsti tra cui anche quello di rilevanza cartografica NON approva il Libretto (rifiuto o segnalazione all impresa dell anomalia). Per uscire dall area allegati cliccare 13/01/

21 Modifica proposta Libretto Misura Dati di testata Cliccando sul pulsante, sarà possibile inserire il flag di consegna finale ed eventualmente modificare le proposte di consuntivazione del fornitore. Solo l assistente ha l autorizzazione all inserimento del flag di consegna finale, qualora non vengano attese ulteriori proposte di consuntivazione. Spuntando tale casella, dopo l approvazione e il relativo passaggio del modulo in SAP, non sarà più possibile per il fornitore inserire ulteriori proposte per la stessa posizione della RdC. 13/01/

22 Modifica proposta Libretto Misura Dati di testata L assistente deve verificare la correttezza dei dati tecnici e nel caso di incongruenze, correggerli negli appositi campi. Questi campi si possono così distinguere: Campi di sola visualizzazione: non modificabili; Campi valorizzati manualmente dal fornitore: inseriti manualmente e alcuni di essi sono modificabili; Campi obbligatori: gli obiettivi tecnici vengono valorizzati automaticamente dal sistema in base alle attività che vengono consuntivate. 13/01/

23 Modifica proposta Libretto Misura Dati di testata L assistente deve valorizzare il campo Zona territoriale qualora stia consuntivando lavori relativi a comuni costituiti da diverse municipalità. 13/01/

24 Approvazione/Rifiuto proposta Libretto Misura Per procedere all approvazione del LM, è opportuno valorizzare il campo Stato Libretto Misura, cliccando sul simbolo L assistente dovrà selezionare: A per approvare il Libretto Misura; R per rifiutare il Libretto Misura. Se l assistente rifiuta il LM, il sistema invia una mail automatica di notifica all impresa, che dovrà creare un nuovo documento di consuntivazione. Il sistema non consente di confermare il LM finché lo stato non risulta valorizzato. 13/01/

25 Controllo in fase approvativa proposta di MAP Qualora il fornitore non avesse inserito documenti con estensione dxf, dwg e dgn (per i quali è assunto in automatico lo stato «Allegato cartografico») vi è un controllo bloccante che non permette all assistente di approvare il Libretto Misura finché non sono presenti allegati con stato di tipo cartografico. In questo caso si deve porre manualmente il flag su un allegato. Anche allegati con estensione differente alle tre sopra esposte sono accettate, si ricorda comunque che questo vale solo per casi eccezionali in quanto contravviene quanto prescritto dall IOP 018. Ad esempio, il Libretto relativo all RdC è stato inviato in approvazione all assistente senza alcun documento avente rilevanza cartografica. Per tale ragione l assistente cliccando il tasto Confermare non può procedere all approvazione (vedi segnalazione bloccante). 13/01/

26 Approvazione/Rifiuto proposta Libretto Misura - Stampa pdf Successivamente premere il tasto Selezionando il tasto OK il sistema aprirà il LM appena processato (approvato o rifiutato) in formato pdf per visualizzarne, stamparne o salvarne i dati. Il sistema permette di visualizzare il LM in formato pdf in ogni momento selezionando il tasto 13/01/

27 Visualizzazione messaggi di sistema Nei messaggi di posta presenti a sistema, l assistente non troverà più quello relativo al Libretto Misura appena processato. Saranno presenti solo i messaggi relativi ai LM ancora da elaborare. 13/01/

28 Uscita dal servizio Per uscire dal Servizio è necessario: Cliccare Non premere invece il tasto 13/01/

29 Riepilogo nuovi controlli implementati Valorizzazione automatica allegati cartografici. La valorizzazione automatica degli allegati cartografici viene effettuata sui file con estensione.dwg,.dxf e.dgn solo nel caso di Libretti Misura contenenti attività che valorizzano obiettivi di metri di rete TS e PCM interrata. Quindi il controllo bloccante per l assistente varrà solo in questa casistica. Controllo compilazione automatica campi obiettivo. Implementazione di un controllo che impedisce l inserimento nel Libretto Misura di prestazioni che valorizzano campi obiettivo non previsti dalla sede tecnica e dalla WBS corrispondente (ovvero non contenuti nella tabella SAP ZMIG_EBP_CHECK). DA RICORDARE: il profilo di assistente tecnico prevede che una volta approvato il LM (approvazione di 1 livello) non abbia più l accesso agli schizzi tecnici in cfolders. Una volta generate le PAC automatiche (dal giorno 8 del mese successivo alla data di emissione del SAL) potrà averli disponibili sul WEBMONITOR. Il Tecnico Expert potrà, successivamente all approvazione di 1 livello e fino all emissione del SAL, variare lo stato (cartografico o non cartografico) degli allegati presenti nel LM ad eccezione di quelli di valenza cartografica automatica (dxf, dwg e dgn). 13/01/

30 Controllo compilazione automatica campi obiettivo Esempio: Per la posizione 10 dell RdC , SAP R/3 prevede 15 campi obiettivo. Le prestazioni selezionate per l inserimento all interno del Libretto Misura valorizzano invece il campo obiettivo ZZMRETE. Per tale ragione queste prestazioni non possono essere inserite nella proposta di consuntivazione. 13/01/

31 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Snam Rete Gas, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati nella sezione e-business del portale fornitori ( 13/01/