Fiat Group Purchasing Supplier Quality SQP Manuale Utente Versione 1, Novembre 2008

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1 SQP Riferimenti fornitore Versione 1, Novembre 2008 Indice argomenti 1. Versione documento Cosa si intende per Riferimento Fornitore Configurazione dei ruoli aziendali Ruoli aziendali e notifiche via Passi operativi in carico all utente con profilo Fornitore Messaggio visualizzato all accesso Videata dati mancanti Inserimento delle informazioni mancanti Ricerca riferimenti Passi operativi in carico all utente interno Fiat Group SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc Pagina 1 di 11

2 1. Versione documento Versione documento Modifica rispetto versione precedente Versione 1 Creazione documento (novembre 2008) SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc Pagina 2 di 11

3 2. Cosa si intende per Riferimento Fornitore Per Riferimento Fornitore si intende il set di informazioni costituito da ruolo aziendale, nominativo, indirizzo mail e recapito telefonico associato ad ogni codice fornitore (ad uno stesso codice fornitore possono essere specificati più riferimenti). In sintesi, tramite questa funzionalità sarà possibile: 1. definire un set di ruoli aziendali; 2. configurare ciascun ruolo aziendale al fine di: a. determinare se il corrispondente caricamento dati è obbligatorio o meno, b. indicare la tipologia di notifiche via da attivare in automatico; 3. memorizzare i riferimenti per ciascun codice fornitore; 4. monitorare i dati caricati nel sistema con possibilità di utilizzare diversi parametri di ricerca; 5. avvisare e vincolare i fornitori ad inserire nel sistema i dati obbligatori. A questa funzionalità saranno abilitati: gli utenti SQP con profilo Fornitore (sia singola utenza che multi utenza) che potranno inserire ed aggiornare i dati associati ai propri codici di fornitura; gli utenti interni Fiat Group (la modalità di gestione dei dati dipende dal tipo di profilo SQP). La funzionalità Riferimenti Fornitore sarà attivata per tutte le company di Fiat Group che utilizzano il sistema SQP e coinvolgerà tutto il parco fornitori che accede al sistema. SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc Pagina 3 di 11

4 3. Configurazione dei ruoli aziendali Nella tabella seguente sono elencati i ruoli aziendali previsti per ciascun codice fornitore. Per ognuno di essi viene indicato se il data entry a cura del fornitore è obbligatorio o meno. Ruolo aziendale Inserimento dati 1. CEO SI, obbligatorio 2. Quality Manager SI, obbligatorio 3. Sales Manager NO, facoltativo 4. Technical Manager NO, facoltativo 5. Finance Manager NO, facoltativo 6. Logistic Manager SI, obbligatorio 7. Spare Parts Manager NO, facoltativo 8. Non Conformity Manager SI, obbligatorio Tabella 1 Ruoli aziendali previsti con relativo data entry La gestione delle configurazione dei riferimenti è in carico all utente interno Fiat Group con profilo Amministratore Root. Il ruolo aziendale nr 8 Non Conformity Manager corrisponde al profilo fornitore che attualmente riceve le notifiche relative alle bolle inserite nel sistema, riferite sia a problematiche di tipo Qualità che di tipo Logistico. A ruoli diversi, a seconda della struttura aziendale del fornitore, possono essere associati gli stessi dati (es: Quality Mgr = Non Conformity Mgr). All avvio della funzionalità, tutti i nominativi e indirizzi mail presenti nelle anagrafiche fornitore di SQP saranno automaticamente memorizzati nel ruolo 8. Sarà cura e responsabilità del fornitore effettuare aggiornamenti dei dati presenti. Nel capitolo 5 saranno illustrati i passi operativi che il fornitore dovrà seguire per immettere e/o modificare i dati dei propri riferimenti. Nota importante Come anticipo di quanto riportato nel capitolo 5, si evidenzia che all accesso di SQP da parte del fornitore viene effettuato automaticamente il controllo di esistenza dei dati relativi ai ruoli aziendali contrassegnati come obbligatori. Se alcuni dati obbligatori sono mancanti: per un periodo iniziale, ad ogni accesso fornitore il sistema visualizzerà un avviso non bloccante; a partire dal 1 dicembre 2008, al verificarsi della medesima situazione, il sistema bloccherà l operatività dell utente fino a quando non saranno presenti tutti i dati obbligatori. SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc Pagina 4 di 11

5 4. Ruoli aziendali e notifiche via Ciascun ruolo aziendale viene configurato per ricevere notifiche automatiche da SQP relative a determinati processi gestiti dal sistema. La configurazione delle notifiche è una attività di setup in carico all utente interno Fiat Group con profilo Amministratore Root. Nella tabella seguente si riporta la configurazione delle notifiche associate ai ruoli aziendali previsti inizialmente al rilascio della funzionalità. Sulla base di specifiche esigenze di Fiat Group, tale configurazione potrà essere modificata dall utente interno con profilo Amministratore Root ; gli aggiornamenti saranno comunque comunicate tramite messaggi del sistema. Tipologia di notifiche inviate dal sistema SQP Ruolo aziendale Ruolo aziendale obbligatorio o facoltativo (A) Notifica bolla (B) Notifica caratteristica chiave (C) Notifica costi indotti (D) Notifica Quality Status (E) Notifica scadenza certificazioni 1. CEO Obbligatorio SI SI 2. Quality Manager Obbligatorio SI SI SI 3. Sales Manager Facoltativo 4. Technical Manager Facoltativo SI 5. Finance Manager Facoltativo SI 6. Logistic Manager Obbligatorio SI SI 7. Spare Parts Manager 8. Non Conformity Management Facoltativo Obbligatorio SI SI SI Tabella 2 Ruoli aziendali e notifiche via mail La notifica contrassegnata con (A) si riferisce all invio della mail relativa alla creazione della bolla. Le successive notifiche (dalla B alla E) si riferiscono a funzionalità del sistema non ancora attivate. Il ruolo aziendale CEO, i cui dati sono obbligatori, riceverà in automatico all indirizzo mail specificato le notifiche relative al Quality Status e alla scadenza/assenza delle certificazioni. Il ruolo aziendale Quality Manager, i cui dati sono obbligatori, riceverà le notifiche relative al Quality Status, alla scadenza/assenza delle certificazioni e alla creazione delle bolle di non conformità. SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc Pagina 5 di 11

6 Il ruolo aziendale Logistic Manager, i cui dati sono obbligatori, riceverà le notifiche relative al Quality Status, alla scadenza/assenza delle certificazioni e alla creazione delle bolle di non conformità. Il ruolo aziendale Non Conformity Management, i cui dati sono obbligatori, riceverà le notifiche relative alla creazione delle bolle di non conformità, ai costi indotti e al Quality Status. 5. Passi operativi in carico all utente con profilo Fornitore Ricordiamo quindi i ruoli aziendali (inizialmente previsti) di cui si richiede l immissione obbligatoria delle informazioni da parte del fornitore all accesso al sistema: CEO, Quality Manager, Logistic Manager, e Non Conformity Manager. Tutti i dati presenti nel sistema saranno automaticamente riportati nel ruolo Non Conformity Manager Messaggio visualizzato all accesso All accesso da parte di un utenza fornitore, il sistema visualizzerà un messaggio di attenzione in quanto individuerà ruoli aziendali obbligatori senza dati. Il messaggio visualizzato è riportato nella figura seguente. Figura 1 Messaggio di attenzione visualizzato all accesso di SQP È necessario premere il pulsante OK presente all interno della videata contenente il messaggio. SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc Pagina 6 di 11

7 A partire dal 1 dicembre 2008, il messaggio di attenzione non bloccante sarà sostituito da un messaggio di errore bloccante. L operatività dell utente fornitore sarà vincolata fino a quando non saranno stati inseriti tutti i dati obbligatori Videata dati mancanti Il sistema successivamente visualizza in una nuova videata i riferimenti mancanti, associati al codice fornitore collegato al sistema. La nuova schermata è riportata nella figura seguente. Figura 2 Videata Lista Riferimenti Fornitore Mancanti Segue una breve descrizione della videata Lista Riferimenti Fornitore Mancanti. I dati mancanti sono rappresentati dal simbolo???? per facilitarne l individuazione. Nella sezione A sono indicate il numero di pagine video contenenti dati mancanti da inserire. Nell esempio riportato, sono presenti 6 pagine a cui è possibile accedere sia utilizzando i simboli di spostamento (ad esempio per passare alla pagina successiva), sia direttamente selezionando un numero di pagina. Nella sezione B sono elencati i codici fornitore associati all utenza connessa al sistema. Se l utenza in uso è una utenza singola, verranno visualizzati ruoli riferiti solo alla singola utenza; se si tratta di un super utente, verranno visualizzati ruoli associati a tutti i codici raggruppati nel super utente. Nella sezione C sono indicati per ciascun ruolo i dati da inserire. Il pulsante D permette di tornare alla pagina precedente. SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc Pagina 7 di 11

8 Il pulsante E effettua il download in MS Excel dei dati mancanti. Il pulsante F permette di modificare una riga selezionata Inserimento delle informazioni mancanti Bisogna immettere le informazioni al fine di eliminare tutti i simboli????. L immissione dei dati è permessa agli utenti SQP con profili Fornitore e Amministratore. Qui di seguito sono elencati i passi operativi da seguire per immettere le informazioni. Si seleziona il codice fornitore di cui si vuole inserire il riferimento e si preme il pulsante Modifica. La riga in modifica viene visualizzata nella videata seguente. Figura 3 Videata Lista Riferimenti Fornitore Mancanti con riga in modifica Si inseriscono i dati e si preme il pulsante presente al fondo della riga. Il sistema effettua alcuni controlli sul formato dei dati immessi e, nel caso di formati non validi, visualizza il simbolo Si deve ripetere il procedimento per ogni riga avente almeno un simbolo????. In questa videata il sistema visualizza solo le righe mancanti; le righe inserite non verranno più visualizzate. SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc Pagina 8 di 11

9 5.4. Ricerca riferimenti In qualunque momento, è possibile effettuare la ricerca dei dati immessi nel sistema sia per poterli stampare (in tal senso è prevista la creazione di un file MS Excel stampabile direttamente dall utente) che per poterli modificare. La modifica dei dati è permessa agli utenti SQP con profili Fornitore e Amministratore. Per accedere alla funzionalità Riferimenti Fornitore è necessario premere il pulsante Riferimenti presente nel menu principale di SQP. Figura 4 Funzione Riferimenti nella home page di SQP Il sistema visualizza la nuova videata Riferimenti Fornitore qui di seguito riportata. Figura 5 Criteri di ricerca della Funzione Riferimenti Segue una breve descrizione delle informazioni presenti nella videata. SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc Pagina 9 di 11

10 Settore Polo Fornitore Ruolo Nominativo Attivo Telefono Note Riferimenti mancanti Annulla Cerca Inserisci Campo impostato in automatico dal sistema sulla base del profilo dell utenza in uso. Il Settore corrisponde ad una delle società di Fiat Group; viene valorizzato dal sistema e non deve essere impostato dall utente. Attenzione: per le utenze interne con profilo Amministratore Root il campo settore può essere modificato. Campo impostato in automatico dal sistema sulla base del profilo dell utenza in uso. Il Polo ha valenza geografica ed assume valori diversi in relazione al settore; viene valorizzato dal sistema e non deve essere impostato dall utente. Attenzione: per le utenze interne con profilo Amministratore Root e Amministratore Settore il campo polo può essere modificato. Campo impostato in automatico dal sistema nel caso di utenza fornitore. Per le utenze interne, il campo fornitore può essere utilizzato per effettuare la ricerca dei riferimenti relative ad un determinato fornitore. Campo selezionabile dall utente. I valori selezionabili sono quelli riportati nella tabella 1 del capitolo 3. Nome e cognome del fornitore; informazione obbligatoria da specificare in fase di inserimento di un nuovo riferimento da parte dell utente Fornitore o Amministratore. Flag che indica se il riferimento è attivo o disabilitato. Indirizzo del fornitore; informazione obbligatoria da specificare in fase di inserimento di un nuovo riferimento da parte dell utente Fornitore o Amministratore. Recapito telefonico del fornitore; informazione obbligatoria da specificare in fase di inserimento di un nuovo riferimento da parte dell utente Fornitore o Amministratore. Note associate al riferimento; informazione opzionale da specificare in fase di inserimento di un nuovo riferimento da parte dell utente Fornitore o Amministratore. Tramite questo flag è possibile indicare se si vogliono visualizzare solo i dati obbligatori mancanti; se il campo viene lasciato vuoto, il sistema visualizza i dati presenti. Tramite questo bottone si puliscono i criteri immessi nella videata. Tramite questo bottone si attiva la ricerca dei dati sulla base dei criteri immessi a video. Tramite questo bottone si inserisce il riferimento i cui dati sono stati inseriti nella videata. Il sistema controlla la presenza di tutti i dati contrassegnati come obbligatori (nominativo, indirizzo , telefono) e visualizza un errore nel caso di dato assente o formalmente non corretto. SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc Pagina 10 di 11

11 6. Passi operativi in carico all utente interno Fiat Group Tutti gli utenti interni Fiat Group possono utilizzare la funzionalità Riferimenti Fornitore. La modalità di utilizzo della funzione dipende dal profilo dell utente interno: per i profili tipo Amministratore, la funzionalità permette anche l inserimento e modifica dei dati; per gli altri profili interni (esempio: SQE, Stabilimento, ) la funzionalità permette di effettuare sola ricerca dati. Il perimetro dei dati a cui gli utenti interni possono far riferimento dipende dalla parametrizzazione del profilo, e cioè: per l utente interno con profilo Amministratore Root, è possibile accedere in inserimento e modifica ai dati dei fornitori per tutti i settori e poli; per l utente interno con profilo Amministratore Settore, è possibile accedere in inserimento e modifica ai dati dei fornitori per tutti i poli associati al settore a cui è abilitato; per l utente interno con profilo Amministratore Polo, è possibile accedere in inserimento e modifica ai dati dei fornitori associati al settore e polo a cui è abilitato; per l utente interno con profilo diverso da Amministratore, è possibile accedere in inquiry ai dati del fornitori associati al settore e polo a cui è abilitato. Le modalità operative per l inserimento, la modifica e l inquiry dei dati sono le medesime illustrate in precedenza nel capitolo 5. SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc Pagina 11 di 11