MANUALE D UTILIZZO BACK OFFICE ENTE

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1 MANUALE D UTILIZZO BACK OFFICE ENTE

2 Pagina 2 di 17 Indice 1 Introduzione Login Dashboard Amministrazione Servizi Conti correnti Utenti Anagrafiche Pratiche Rendicontazioni Menù di Gestione... 17

3 Pagina 3 di 17 1 Introduzione Il portale Back Office Ente racchiude in un unico strumento la risposta alla necessità di una gestione evoluta delle esigenze di incasso. La piattaforma è in grado di risolvere la gestione dell intero ciclo incassi e pagamenti e della riconciliazione, garantendone il controllo immediate e sicuro. 2 Login Il servizio è accessibile, previa autenticazione, ai seguenti indirizzi: Ambiente di test: Ambiente di produzione: Per l accesso al servizio sono necessari username e password che verranno forniti dal Gestore.

4 Pagina 4 di 17 3 Dashboard Dopo aver effettuato l accesso al portale la prima pagina visualizzata è la Dashboard nella quale sono presenti dei cruscotti che riassumono l operatività degli incassi sulla piattaforma. I grafici presenti sono: Incassi ultima settimana Incassi ultimo mese Incassi divisi per PSP - ultimi 12 mesi

5 Pagina 5 di 17 4 Amministrazione 4.1 Servizi In questa sezione è possibile creare, modificare e consultare i servizi. Per il censimento la schermata che si propone, dopo aver cliccato su Nuovo richiede l inserimento di: Denominazione Servizio (obbligatorio) Codifica del servizio da parte dell Ente (obbligatorio) Codice di Bilancio a cui fa riferimento quel determinato servizio Tipo di partitario: da questa sezione è possibile definire il tipo di pagamento correlato al servizio, nel dettaglio è possibile scegliere tra pagamenti attesi e pagamenti spontanei Data attivazione del servizio Data di sospensione del servizio IBAN PSP: da questa sezione è possibile collegare il singolo conto bancario di riferimento per il servizio (nel caso in cui non sia selezionato alcun IBAN il servizio sarà automaticamente collegato al conto principale, con il quale è stata censita la postazione) IBAN Postale: da questa sezione è possibile collegare il singolo conto postale di riferimento per il servizio (nel caso in cui non sia selezionato alcun IBAN il servizio sarà automaticamente collegato al conto principale, con il quale è stata censita la postazione) Flag Attivo: spuntando questa voce il servizio sarà attivo e di conseguenza sarà possibile inserire pratiche collegate e (in caso di Tipo Partitario= Pagamenti spontanei ) ricevere pagamenti. Flag Servizio Portal

6 Pagina 6 di 17 Per la gestione dei servizi la piattaforma presenta una tabella dove sono indicati i dati principali dei servizi censiti sulla postazione. Da questa sezione l Ente ha la possibilità di visualizzare lo stato dei servizi, accedere al dettaglio degli stessi e modificarne i dati. 4.2 Conti correnti In questa sezione è possibile creare, modificare, consultare, ed eliminare i singoli conti correnti. Per il censimento la schermata che si propone, dopo aver cliccato su Nuovo richiede l inserimento di: Descrizione conto IBAN (il dato va inserito per esteso, in maiuscolo e senza spazi) Flag CC Postale da spuntare solo nel caso in cui il conto che si sta configurando è un conto corrente postale

7 Pagina 7 di 17 Per la gestione dei conti correnti la piattaforma presenta una tabella dove sono indicati i conti censiti sulla postazione. Da questa sezione l Ente ha la possibilità di visualizzare, modificare ed eliminare i dati inseriti.

8 Pagina 8 di Utenti In questa sezione è possibile censire, modificare, consultare ed eliminare gli utenti. Per il censimento la schermata che si propone, dopo aver cliccato su Nuovo richiede l inserimento di: Nome Cognome Ruolo: in questa sezione è possibile attribuire all utente le funzioni di Amministratore, Utente, Gestore Ente, Operatore Ente Gruppo Username (codice utilizzato in fase di accesso dall utente) Servizi abilitati: in questa sezione è possibile indicare i servizi che si desiderano abilitare all utente, nello specifico è possibile selezionare uno, più o tutti i sevizi (compresi quelli futuri) Per la gestione degli utenti la piattaforma presenta una tabella dove sono indicate le utenze censite sulla postazione. Da questa sezione l Ente ha la possibilità di visualizzare, modificare ed eliminare i dati inseriti. L Ente accedendo nel dettaglio di ogni singolo utente creato ha la possibilità di resettare, in qualsiasi momento, la password della postazione.

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10 Pagina 10 di 17 5 Anagrafiche Nella sezione Anagrafiche l Ente ha la possibilità di creare, modificare, consultare ed eliminare le anagrafiche dei suoi debitori. Per il censimento anagrafiche la schermata che si propone, dopo aver cliccato su Nuovo richiede l inserimento di: Selezione tipo Anagrafica: in questa sezione va indicato se i dati che si andranno ad inserire riguardano una Persona Fisica oppure una Persona Giuridica Dati personali del debitore quali nome, cognome, codice fiscale, mail, indirizzo completo e recapito telefonico. Per la gestione delle anagrafiche debitori la piattaforma presenta una tabella dove sono indicate le anagrafiche inserite sulla postazione. È possibile consultare i dati inseriti avvalendosi anche di un filtro di ricerca, oltre che modificare ed eliminare gli stessi.

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12 Pagina 12 di 17 6 Pratiche Nella sezione Pratiche l Ente ha la possibilità di creare e consultare le pratiche di pagamento. Per la creazione di una pratica l Ente ha la possibilità di utilizzare diverse modalità di inserimento: 1. Caricamento pratica manuale Cliccando sul bottone Carica pratica l Ente ha la possibilità di scegliere il servizio sul quale caricare manualmente la pratica e successivamente inserire i dati mancanti: Anagrafica debitore Importo Data scadenza Riferimento debito Causale 2. Caricamento MAV Cliccando sul bottone Carica MAV l Ente ha la possibilità di scegliere il servizio sul quale caricare la pratica e successivamente importare il file.

13 Pagina 13 di Caricamento CSV Cliccando sul bottone Carica CSV l Ente ha la possibilità di scegliere il servizio sul quale caricare la pratica e successivamente importare il file. Una volta che le pratiche sono inserite l Ente le può gestire consultando l elenco pratiche ed avvalendosi, nel caso fosse necessario, del filtro di ricerca predisposto. Nella fase di consultazione l Ente ha la possibilità di Esportare le pratiche selezionate in formato XLS, PDF oppure di stamparne direttamente il bollettino.

14 Pagina 14 di 17 Accedendo poi nel dettaglio pratica è possibile visualizzare tutti i dati della stessa e se è stata pagata verranno visualizzati anche i codici identificativi del pagamento (IUV e IUR) e sarà possibile scaricare la Ricevuta Telematica sia in formato PDF (Ricevuta RT) che in formato XML (Ricevuta RT XML).

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16 Pagina 16 di 17 7 Rendicontazioni Nella sezione Rendicontazioni l Ente ha la possibilità di consultare le rendicontazioni degli incassi pervenuti avvalendosi, se necessario, del filtro di ricerca. Nell elenco delle rendicontazioni sono indicati: Data incasso IBAN sul quale è stato accreditato l incasso Identificativo dell operazione di incasso (URI) Mittente (PSP con il quale sono stati eseguiti i pagamenti) Importo totale dell incasso Nel dettaglio della rendicontazione è possibile visualizzare tutti gli incassi della giornata con i relativi dati: Data in cui è stato effettuato il pagamento Nominativo debitore Codici identificativi del pagamento (IUV e IUR) Causale del pagamento

17 Pagina 17 di 17 8 Menù di Gestione Accedendo al menù di gestione è possibile: Consultazione dell Help online. Visualizzare il profilo dell Utenza dell Ente, i dati con cui è stato configurato e settare la password dell utenza. Visualizzare i dati con cui l Ente è censito sulla postazione Effettuare il logout dal servizio