IL NUOVO TOOL E-SOLUTIONS DHL e-billing

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1 DHL Express (Svizzera) SA IL NUOVO TOOL E-SOLUTIONS DHL e-billing Fate un pieno di qualità Express Aggiornato al: 01/2011

2 1 Introduzione 2 Primi passi 3 Applicazione di DHL e-billing 1.1 Indice 1.2 Cosa è il DHL e-billing 1.3 I vantaggi 4 Link utili Indice 1 Introduzione Indice Cosa è il DHL e-billing I vantaggi 4 2 Primi passi Registrazione Notifica 11/12 3 Applicazione di DHL e-billing Portale clienti e-billing Lettera di vettura 19/ Chiarimenti / Reclami 21 4 Link utili 22 2

3 1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili 1.1 Indice 1.2 Cosa è il DHL e-billing 1.3 I vantaggi Il servizio e-billing è una soluzione online pensata per quei clienti di DHL Express che utilizzano i nostri servizi di spedizione espressi e che desiderano la fattura in formato elettronico. Cosa offre: Un accesso rapido e comodo alle Vostre fatture Da adesso potrete ricevere le fatture in formato elettronico tramite e/o scaricarle dal portale clienti e-billing Potrete inoltre disporre di una panoramica completa di tutte le fatture relative ai codici cliente registrati in DHL Express Oltre a salvare tutte le fatture online (fino a 12 mesi), il servizio offre anche la possibilità di scaricarle in svariati formati tutte le volte che lo si desidera. Recapito ecocompatibile delle fatture Transazione non cartacea Non dovrete più aprire buste da lettera e tanto meno gettarle 3

4 1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 1.1 Indice 1.2 Cosa è il DHL e-billing Scoprite i vantaggi del servizio DHL e-billing! È gratuito La registrazione al servizio viene effettuata in Internet e non richiede un software specifico! Transazione non cartacea Dopo l emissione della fattura riceverete una con allegata la fattura in formato PDF. La presenta inoltre un link al portale clienti e-billing dove la fattura potrà essere verificata anche online. Formati delle fatture Le fatture e-billing possono essere scaricate in diversi formati, quali CSV (per l importazione in un programma di calcolo tabellare, come Excel), PDF (ideale per la stampa o l invio come allegato) e XML. Archivio online 2 Primi passi 4 Link utili Le fatture e-billing restano disponibili online per 12 mesi nel corso dei quali possono essere sempre stampate. Collegamento diretto alla lettera di vettura La lettera di vettura può essere direttamente visualizzata facendo clic sul suo numero riportato sulla fattura. Registrazione online dei reclami 1.3 I vantaggi I reclami relativi alle fatture possono essere inseriti e inviati direttamente online. 4

5 1 Introduzione 2 Primi passi 3 Applicazione di DHL e-billing 4 Link utili 2.1 Registrazione 2.2 Notifica Le slide che seguono mostrano quanto sia semplice registrarsi al servizio e-billing di DHL Primo passaggio: Accesso a DHL e-billing Inoltra alla pagina per la registrazione al servizio 5

6 1 Introduzione 2 Primi passi 3 Applicazione di DHL e-billing 4 Link utili 2.1 Registrazione 2.2 Notifica Secondo passaggio: registrazione rapida e facile Specificate i Vostri dati cliente nei rispettivi campi, facendo particolare attenzione all esattezza dell indirizzo di posta elettronica. Una volta inseriti i dati, accettate le condizioni contrattuali selezionando la casella cerchiata e concludere la registrazione facendo clic sul pulsante Salva. Registrarsi 6

7 1 Introduzione 2 Primi passi 3 Applicazione di DHL e-billing 4 Link utili 2.1 Registrazione 2.2 Notifica Terzo passaggio: conferma della registrazione Dopo avere inserito i dati, appare una finestra di dialogo per la conferma dell elaborazione della richiesta. Selezionare OK qualora non si desideri registrare altri codice cliente DHL. 7

8 1 Introduzione 2 Primi passi 3 Applicazione di DHL e-billing 4 Link utili 2.1 Registrazione 2.2 Notifica Quarto passaggio: conferma della registrazione Appare quindi un informazione relativa alla conferma, cui segue una con il link al portale clienti e-billing, nonché i dati di accesso e la password provvisoria. La 8

9 1 Introduzione 2 Primi passi 3 Applicazione di DHL e-billing 4 Link utili 2.1 Registrazione 2.2 Notifica Registrazione di altri codici cliente Selezionando il pulsante Registrare un altro conto è possibile registrare al servizio e-billing altri codici cliente sotto lo stesso. Per ciascun codice cliente registrato verrà inviata una all indirizzo specificato. 9

10 1 Introduzione 2 Primi passi 3 Applicazione di DHL e-billing 4 Link utili 2.1 Registrazione 2.2 Notifica Attenzione Non sono possibili registrazioni doppie! Una seconda registrazione non può essere effettuata specificando dati identici. In tal caso appare il messaggio d errore indicato in rosso nella finestra di dialogo sottostante. 10

11 1 Introduzione 2 Primi passi 3 Applicazione di DHL e-billing 4 Link utili 2.1 Registrazione 2.2 Notifica Prima notifica Dopo essersi registrati al servizio, le fatture vengono inviate tramite come allegato in formato PDF apribile con il programma Adobe Reader. Le fatture possono anche essere gestite seguendo i link al portale cliente e-billing contenuti nella , dove potranno essere scaricate in un formato diverso. 11

12 1 Introduzione 2 Primi passi 3 Applicazione di DHL e-billing 4 Link utili 2.1 Registrazione 2.2 Notifica Opzioni di notifica automatica È possibile scegliere tra E-Invoicing Push (standard) Ogni nuova fattura viene inviata tramite come allegato in formato PDF. E-Invoicing Push è l impostazione predefinita del servizio e-billing di DHL. E-Invoicing Pull (su richiesta) Viene inviata soltanto una con il link al portale clienti e-billing. Dal portale clienti e-billing sarà quindi possibile scaricare la fattura in più formati. La firma digitale di ciascuna fattura può essere scaricata come cosiddetto rapporto di verifica per il numero di volte desiderato. E-Invoicing con CSV File and PDF (su richiesta) Ogni nuova fattura viene inviata tramite come allegato in formato PDF ed con il CSV File. Nota Questa impostazione può essere modificata scrivendo una a e-billing.support.ch@dhl.com. 12

13 1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili 3.1 Portale clienti e-billing Il portale clienti e-billing 3.2 Lettera di vettura 3.3 Chiarimenti / Reclami Dopo aver effettuato l accesso, sulla pagina iniziale del portale e-billing appare la pagina riservata ai clienti registrati. Facendo clic sul pulsante Visualizza si apre un riepilogo delle fatture già emesse. Il pulsante Messaggi visualizza le informazioni aggiornate di DHL Express. Apre il riepilogo delle Vostre fatture 13

14 1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili 3.1 Portale clienti e-billing Il riepilogo delle fatture 3.2 Lettera di vettura 3.3 Chiarimenti / Reclami Il portale clienti e-billing mostra un elenco delle vostre fatture con indicazione del rispettivo stato (letta / da leggere). Facendo clic sul numero, viene aperta la fattura con il suo stato. Facendo clic si apre la fattura in formato PDF 14

15 1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili 3.1 Portale clienti e-billing Esempio di fattura 3.2 Lettera di vettura 3.3 Chiarimenti / Reclami Le fatture vengono visualizzate nel formato rappresentato di seguito. La prima pagina contiene una sintesi di tutte le singole posizioni fatturate, mentre le pagine che seguono elencano i dettagli delle singole posizioni. L ordine preimpostato delle singole posizioni segue la struttura della Vostra fattura cartacea al momento ricevuta. 15

16 1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili 3.1 Portale clienti e-billing Download in diversi formati file 3.2 Lettera di vettura 3.3 Chiarimenti / Reclami Dal portale clienti e-billing è possibile scaricare le proprie fatture in formati file diversi. Dopo avere scelto quello desiderato, selezionare il pulsante Scarica. Un ordine diverso da quello predefinito può essere ad esempio impostato in Excel dopo aver effettuato il download. 16

17 1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili 3.1 Portale clienti e-billing Funzione di ricerca online 3.2 Lettera di vettura 3.3 Chiarimenti / Reclami Il portale clienti e-billing consente anche di effettuare ricerche mirate delle fatture specificando i criteri negli appositi campi, quindi selezionando il pulsante Ricerca. 17

18 1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili 3.1 Portale clienti e-billing 3.2 Lettera di vettura 3.3 Chiarimenti / Reclami Modificare il proprio profilo Nella pagina Profilo personale è possibile modificare la lingua e la password di accesso. Attenzione: questo influisce solo sulla lingua del portale e-billing, e non ha nessun (impatto) effetto sulla lingua elle vostre fatture. Il pulsante Aggiungi Nuovo Utente presente nel riquadro Account Personali consente inoltre di aggiungere ai codici cliente elencati altri utenti abilitati alla gestione delle fatture. 18

19 1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili 3.1 Portale clienti e-billing 3.2 Lettera di vettura 3.3 Chiarimenti / Reclami Visualizzare e scaricare le lettere di vettura Dopo avere aperto la fattura nel portale e-billing, facendo clic sul numero della spedizione blu si viene inoltrati automaticamente alla pagina per il download dei documenti della spedizione (lettera di vettura, fattura proforma) disponibili nel portale clienti e-billing. Per scaricare la lettera di vettura, basta fare clic sul pulsante Download AWB. La lettera di vettura 19

20 1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili 3.1 Portale clienti e-billing Se la lettera di vettura non è disponibile 3.2 Lettera di vettura 3.3 Chiarimenti / Reclami In casi isolati, può accadere che alcune lettere di vettura non siano ancora disponibili. In tale eventualità può essere inoltrata una richiesta a DHL Express facendo clic sul pulsante Ricerca. Verrà visualizzata una finestra di dialogo che avvisa sull avvenuto inoltro della richiesta a DHL Express (il numero del reclamo è soltanto un riferimento interno al sistema e-billing). 20

21 1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili 3.1 Portale clienti e-billing Reclami e chiarimenti 3.2 Lettera di vettura 3.3 Chiarimenti / Reclami Qualora si desideri contestare le singole posizioni della fattura al momento aperta, o avere dei chiarimenti in merito alla spedizione, è possibile utilizzare il portale clienti e-billing, facendo sempre attenzione a specificare il numero della spedizione nel riquadro Ricerca e selezionando il motivo dalla casella di riepilogo Codice. 21

22 1 Introduzione 2 Primi passi 3 Applicazione di DHL e-billing 4 Link utili DHL e-billing Domande frequenti Link: DHL e-billing Support Center Indirizzo e-billing.support.ch@dhl.com Per qualsiasi domanda sull invio di spedizioni internazionali espresse, siete pregati di chiamare il Servizio clienti DHL Express al numero di telefono * * CHF 0,08 a minuto iniziato La suddetta tariffa è riferita alle chiamate da rete fissa svizzera. Le tariffe delle chiamate da rete mobile possono essere maggiori e variano a seconda del gestore e del contratto stipulato 22