Trasferimento sicuro di dati con SecureDocXpress

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1 Trasferimento sicuro di dati con SecureDocXpress Questa breve introduzione vi aiuterà nella gestione di SecureDocXpress Sarà illustrato come effettuare l'accesso a SecureDocXpress, come scambiare documenti in tutta sicurezza e come impostare una password per un destinatario, come ricevere documenti, come modificare una password e come effettuare la disconnessione. Indice 1 Creazione di un nuovo account utente Creazione di un nuovo account utente per partner esterni Effettuare l'accesso Inviare documenti Selezionare un destinatario Selezionare ed inviare documenti Assegnazione di una password Ricevere documenti Modificare una password Effettuare la disconnessione

2 1 Creazione di un nuovo account utente In questo caso, è necessario inviare una richiesta all' IS Service Desk 2 Creazione di un nuovo account utente per partner esterni In questo caso, è necessario inviare una richiesta all' IS Service Desk 3 Effettuare l'accesso Avviate Microsoft Internet Explorer Avviate SecureDocXpress tramite l'url: Compilate la casella "Username o " inserendo il vostro username o indirizzo Compilate la casella "Password" inserendo la vostra password Illustrazione 2 - Effettuare l'accesso con Username e Password 4 Inviare documenti Per inviare dei documenti sono necessari tre passaggi: Selezionare e immettere il/i destinatario/i Selezionare i documenti da inviare Inviare i documenti 4.1 Selezionare un destinatario Potete compilare la casella "Aggiungi destinatario" con uno o più indirizzi per scambiare file. Dovrete utilizzare l'indirizzo , ad es.: max.mustermann@gmx.de. Per aggiungere questi indirizzi alla vostra rubrica personale, cliccate su"aggiungi" in modo da avere accesso agli indirizzi memorizzati in caso desideriate trasferire altri documenti. La sincronizzazione con la rubrica personale di Lotus Notes non è consentita. 2

3 È preferibile compilare le caselle "Soggetto" e "Avviso" con un titolo o un testo di accompagnamento. Attenzione: il contenuto di queste caselle non sarà crittografato, quindi è preferibile evitare di inserire dati sensibili. Dopo la selezione e immissione, fate clic su "Avanti. Procederete al passaggio "Selezionare e inviare documenti". Illustrazione 3 - Selezionare un destinatario dalla rubrica o inserire un destinatario 4.2 Selezionare ed inviare documenti Con il pulsante "Sfoglia" è possibile allegare al messaggio uno o più file da una directory locale o in rete. Con il pulsante "Invia" sarà inviata la stessa informazione al destinatario. Nota speciale. Non saranno inviati al destinatario i file veri e propri, ma l'informazione che i file sono stati memorizzati per il destinatario. Ogni destinatario dovrà prelevare i file dal server SecureDocXpress. (vedi capitolo "Ricevere i documenti"). 3

4 Illustrazione 4 - Selezionare un file utilizzando un dialogo standard del rispettivo sistema operativo 4.3 Assegnazione di una password Per ogni nuovo destinatario, è necessaria una nuova password. Il sistema vi proporrà una password compatibile con la policy delle password di BASF. Comunicate questa password al destinatario per telefono, SMS o personalmente Fate clic su "Salva" Questa password sarà valida anche per i successivi messaggi allo stesso destinatario. Non sarà quindi necessario assegnarne una nuova. Il destinatario può modificare la propria password (vedi capitolo "Modificare una password"). 4

5 Illustrazione 5 - La password per i nuovi indirizzi verrà generata automaticamente 5 Ricevere documenti Avviate Internet Explorer facendo clic sul link comunicato tramite . Effettuate l'accesso utilizzando il vostro indirizzo e la password che vi è stata comunicata dal mittente Fate clic sulla scheda "Posta in arrivo". Comparirà un elenco dei documenti Fate clic su Scarica sul documento che desiderate scaricare. Ora è possibile salvare i file selezionati sia in rete che in locale. Sarà generato un file di registro contenente informazioni utili a voi e al mittente riguardo ai file già scaricati Illustrazione 6 - I documenti in entrata sono memorizzati nella scheda "Posta in arrivo" 6 Modificare una password Fate clic su "Modifica password" Inserite la vecchia password Inserite la nuova password Ripetete la nuova password Fate clic su "Salva" 5

6 Se la password vecchia non è corretta o la verifica della nuova password non va a buon fine, sarete invitati a ripetere la procedura Se desiderate annullare, fate clic su "Cancella". Illustrazione 7 - Modificare una password 7 Effettuare la disconnessione Fate clic su "Esci". La finestra verrà chiusa e sarete indirizzati a un sito standard Illustrazione 8 Effettuare la disconnessione 6