Servizi di e-business Eni

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1 Servizi di e-business Eni Gestore GEBI Editoria & Abbonamenti Versione 06/2016

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Editoria & Abbonamenti in qualità di gestore GEBI. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 Sommario Modificare i parametri utente 4 Visualizzare gli articoli presenti a catalogo 5 Creare la richiesta di quotazione per l acquisto dell editoria 6 Elaborare la richiesta incompleta d Abbonamenti 24 Uscire dal servizio 30 Informazioni utili 31 Copyright e trademark 32 3

4 Modificare i parametri utente L utente ha la possibilità di modificare alcuni parametri della propria utenza (indirizzo , numero di telefono, ). Procedere nel seguente modo: Selezionare dal menù utente la voce Modifica dati personali Selezionare una delle due cartelle (Dati obbligatori o Dati indirizzo) per la modifica dei dati. Variare i dati e salvare quindi con il pulsante. 4

5 Visualizzare gli articoli presenti a catalogo Tramite il menù utente dell utente Cataloghi Editoria, l utente GEBI può visualizzare gli articoli presenti a catalogo esplorandoli come se fosse un utente del flusso Biblioteche & Abbonamenti. 5

6 Creare la richiesta di quotazione per l acquisto dell editoria L utente GEBI, quando il richiedente effettua una richiesta generica la quale contiene articoli non a catalogo, deve elaborare ulteriormente le richieste e a tale scopo, riceve un di richiesta elaborazione. GEBI, con la funzionalità del Sourcing Cockpit, ha il compito di richiedere una quotazione al fornitore. Una volta che il fornitore inserisce il preventivo, GEBI lo accetta e genera il relativo ordine d acquisto; ad avvenuta consegna egli stesso provvede a catalogare la merce ed ad approvare la relativa entrata merce. Il richiedente, a sua volta al momento dell approvazione dell entrata merci, riceve un di notifica con la quale lo si avvida della disponibilità degli articoli richiesti presso la biblioteca. 6

7 Creare la richiesta di quotazione per l acquisto dell editoria Per richiedere la quotazione al fornitore, cliccare sul menù utente Acquisto Editoria > Quotazioni > Eseguire Sourcing. 7

8 Creare la richiesta di quotazione per l acquisto dell editoria Si visualizzerà una Lista di lavoro riportante tutti gli articoli per cui è stato richiesto il preventivo. Se la richiesta di preventivo è stata già pubblicata, a lato è indicato il riferimento all appalto; una volta generato l ordine, la richiesta scompare dalla lista. 8

9 Creare la richiesta di quotazione per l acquisto dell editoria È possibile elaborare più posizioni in una volta inserendo il flag su più posizioni; se si procede ad un elaborazione multipla, verificare che tutti gli articoli siano dello stesso fornitore. Per procedere all elaborazione, inserire perciò il flag di selezione e cliccare sul pulsante. 9

10 Creare la richiesta di quotazione Creare l appalto La/e posizione/i selezionata/e vengono perciò trasferite nell area di lavoro presente in basso. Selezionare nuovamente le posizioni desiderate dall area di lavoro e cliccare sul pulsante ; comparirà perciò una schermata di riepilogo. È possibile modificare il nome dell appalto (es. Richiesta preventivo + nome del fornitore). Per proseguire, confermare nuovamente cliccando su. 10

11 Creare la richiesta di quotazione Creare l appalto A salvataggio avvenuto, appaiono due messaggi di notifica: Inserire almeno un partner del tipo Offerente avvisa l utente he non risulta inserito alcun offerente (fornitore) nell appalto L appalto * è stato salvato fornisce il numero identificativo dell appalto appena creato. Per elaborare l appalto creato, accedere al menù utente Acquisto Editoria > Quotazioni > Elaborare appalto. Per effettuare l elaborazione, è necessario ricercare l appalto utilizzando gli appositi filtri di ricerca disponibili oppure estendendo la ricerca con la funzionalità della Ricerca ampliata; per cercare cliccare sul pulsante. 11

12 Creare la richiesta di quotazione Elaborare l appalto Si visualizzeranno tutti gli appalti corrispondenti ai filtri di ricerca impostati. Cliccando sull icona lente si effettua una mera visualizzazione dell appalto, mentre cliccando sull icona matite è possibile effettuare delle modifiche. 12

13 Creare la richiesta di quotazione Elaborare l appalto L unico campo obbligatorio della cartella Dati di Base è riferito al Termine presentazione offerta. Tale campo viene compilato in automatico inserendo la data del mese successivo. Il fornitore ha quindi tempo massimo un mese per inserire il preventivo. 13

14 Creare la richiesta di quotazione Elaborare l appalto Nella sezione Dati testata, in Offerente/Offerte, occorre inserire i fornitori ai quali richiedere il preventivo. Utilizzare il pulsante per avviare la ricerca. Inserire il nome del fornitore o una parte tra * e premere il pulsante. 14

15 Creare la richiesta di quotazione Elaborare l appalto Inserire il flag sul fornitore e cliccare sul pulsante. Il fornitore selezionato viene aggiunto perciò al riepilogo offerenti. Si può rimuovere l offerente con l icona. Se si conosce il codice fornitore, inserirlo nell apposito campo e cliccare sul pulsante. Nella colonna Validità utente si visualizza lo stato dell utenza del fornitore; se rosso occorre richiederne la riattivazione. 15

16 Creare la richiesta di quotazione Elaborare l appalto In Dati posizione, sono presenti gli articoli per i quali s intende richiedere un preventivo; per visualizzare i relativi dettagli cliccare sull icona lente. Per visualizzare Autore, Anno e Editore accedere alla sezione Documenti. 16

17 Creare la richiesta di quotazione Pubblicare l appalto Tornare in Dati testata, in Offerente/Offerte, per procedere alla pubblicazione dell appalto. Utilizzare il pulsante. Un pop-up di conferma appare per segnalare l avvenuta pubblicazione dell appalto. Il fornitore riceverà una di richiesta preventivo ed inserirà i prezzi per i libri richiesti. 17

18 Creare la richiesta di quotazione Visualizzare l offerta L utente GEBI visualizzerà se il fornitore ha inserito l offerta quando nella colonna Offerte apparirà un 1 ; è possibile accedere all offerta cliccando sul numero. Se invece, si desidera visualizzare i dettagli della richiesta cliccare il numero di appalto o l icona lente. In Dati posizione, sezione Offerenti/offerte è possibile visualizzare l offerta con l icona. 18

19 Creare la richiesta di quotazione Visualizzare l offerta Si visualizzerà un pop-up di notifica che avvisa l utente che il sistema registrerà l apertura dell offerta. Cliccare su OK per proseguire. Si visualizzerà un pop-up di notifica che avvisa l utente che il sistema registrerà l apertura dell offerta. Cliccare su OK per proseguire. In Dati testata, sezione Dati di base, è possibile vedere la quotazione del fornitore; per visualizzarne il prezzo della singola posizione accedere in Dati posizione alla colonna Prezzo. 19

20 Creare la richiesta di quotazione Accettare l offerta Per accettare la quotazione dell offerente, cliccare sul pulsante e poi su.. 20

21 Creare la richiesta di quotazione Creare l ordine d acquisto Proseguire cliccando sul pulsante e su. Una pop-up avvisa l utente GEBI dell avvenuta creazione dell ordine d acquisto. Cliccare su OK per visualizzare il messaggio con il numero identificativo. Con la creazione dell ordine l elaborazione del preventivo è conclusa. 21

22 Confermare l entrata merci Una volta catalogato il libro, l utente GEBI dovrà certificare l avvenuta consegna approvando la proposta entrata merci creata dal fornitore. Cliccare sul menù utente Posta interna > Messaggi per effettuare tale attività. 22

23 Confermare l entrata merci Verificare che si tratti del libro appena catalogato ed approvare selezionare Approvato e cliccare sul pulsante. Nel caso si voglia rifiutare l entrata merci del fornitore, invece selezionare Respinto e cliccare il medesimo pulsante per salvare. Ad avvenuta attività, appare un messaggio di conferma; il sistema invia al richiedente un di notifica della disponibilità del libro presso la biblioteca. 23

24 La Campagna Abbonamenti viene promossa da Eni Servizi una volta l anno per effettuare ordini complessivi di riviste e periodici. Gli utenti hanno la possibilità di attingere da un catalogo creato sulla base delle richieste dell anno precedente. Così come l Editoria, se l utente ha bisogno di un abbonamento non a catalogo, potrà creare una posizione generica; GEBI s occupa del completamento di tale richiesta. Quando lo Shopping Basket sarà stato completato da GEBI, il sistema invierà al richiedente una di notifica. Il carrello procederà perciò l iter approvativo: prima il Responsabile e poi il Direttore di società dovranno dare il benestare per la creazione del relativo ordine. Il fornitore consegnerà gli abbonamenti presso l ufficio del richiedente. 24

25 Elaborare la richiesta incompleta d Abbonamenti Quando un utente ordina uno Shopping Basket contenente una posizione generica, GEBI riceve una di richiesta a completamento dello stesso. Per elaborare lo Shopping Basket selezionare dal menù utente Posta interna > Messaggi e dall elenco di messaggi quello che desidera elaborare. 25

26 Elaborare la richiesta incompleta d Abbonamenti Per elaborare la richiesta cliccare sul pulsante. L utente GEBI ha la possibilità di modificare esclusivamente i dati della posizione quali il prezzo e il fornitore. Per accedere al dettaglio della posizione selezionare l icona. 26

27 Elaborare la richiesta incompleta d Abbonamenti Inserire nei Dati di Base il prezzo dell abbonamento. Dopodiché cliccare su Fonti d acquisto/fornitori di servizi per agganciare il fornitore; inserire il codice del fornitore oppure effettuare la ricerca utilizzando il binocolo a lato. 27

28 Elaborare la richiesta incompleta d Abbonamenti Completata l elaborazione cliccare perciò sul pulsante. 28

29 Elaborare la richiesta incompleta d Abbonamenti Un messaggio di conferma attesta la corretta elaborazione dello Shopping Basket. Con il salvataggio, il sistema invierà al richiedente un per avvertirlo dell avvenuta elaborazione. Il carrello sarà sottoposto all approvazione del approvatore. Il sistema perciò genererà il relativo ordine d acquisto. 29

30 Uscire dal servizio Per uscire dal Servizio e-procurement è necessario: Premere il pulsante Non premere invece il pulsante 30

31 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Eni, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati sul portale del Servizio. 31

32 Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. È vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 32