Servizi di e-business Eni

Transcript

1 Servizi di e-business Eni Richiedente Portale Ordini Eni Gas e Luce Versione 09/2017

2 Gentile Utente, questo manuale illustra il flusso del Portale Ordini Eni Gas e Luce in qualità di richiedente. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 Sommario Flussi di Processo 4 Creare una richiesta 7 Controllare, inviare o salvare la richiesta 19 Inserire i dati di personalizzazione sulla richiesta 20 Visualizzare lo storico richieste 22 Approvare le anteprime delle personalizzazioni 25 Approvare le proposte entrate merce 29 Approvare le PEM relative alle richieste di gadget 33 Visualizzare il budget 36 Visualizza / modifica anagrafica 39 Uscire dal servizio 44 Informazioni utili 45 Copyright e trademark 46 3

4 Flussi di Processo - Richieste di Mat. Comunicazione / Contratti No Approvazione? Si Mail al richiedente La PEM cumulativa viene disaccorpata in PEM parziali in modo che ciascun punto vendita approvi solo quanto da lui stesso richiesto. Smistamento Automatico PEM parziali Creazione Shopping Cart Commodity Area Manager Mail area manager Mail al richiedente Mail area manager Approvazione? No Mail al richiedente Si Capo Area No Approvazione? Monitor iniziative/ obiettivi Richieste non conformi al budget mensile vengono sottoposte all approvazione del Capo Area Mail fornitore Mail fornitore Ordine d acquisto accorpato PEM cumulativa Le richieste inserite da tutti i punti vendita/agenzie nell arco del mese vengono accorpate per fornitore l ultimo martedì nel mese generando l ODA accorpato Punti Vendita Area Manager / Capo Area Fornitore Si 4

5 Flussi di Processo - Richieste di Eventi Creazione Shopping Cart Commodity Mail area manager Area Manager Approvazione? Si Si Gestione Richiesta fuori sistema Si Mail al richiedente No Capo Area Approvazione? Mail al richiedente No Punto Vendita Area Manager/Capo Area Magazziniere Eniservizi 5

6 Flussi di Processo - Richieste di Gadget No Mail a Magazzino e Trademarketing Approvazione? Si Chiusura Iniziativa Creazione Consegna SRM-R3 Creazione Shopping Cart Commodity Area Manager Mail area manager Mail al richiedente Approvazione? No Si Capo Area Si Si Creazione e conferma ODT R3 Approvazione? Mail al richiedente No Registrazione Uscita Merce R3 Punto Vendita Area Manager Magazziniere Eniservizi 6

7 Creare una richiesta Per creare una richiesta selezionare la voce Crea/Visualizza Richieste dal menù utente. 7

8 Creare una richiesta Scegliere la tipologia di richiesta da creare cliccando sull icona a lato della stessa. Inserire una descrizione della richiesta e procedere cliccando sull icona Salvare Bozza: 8

9 Creare una richiesta Sono disponibili sulla richiesta i dettagli quali numero di carrello, l indicazione del bacino o agenzia d appartenenza, il riepilogo dei punti disponibili. Nella sezione Note, campo Note per l Approvatore, è possibile inserire messaggi che verranno visualizzati dall approvatore; tale campo sarà visibile esclusivamente all approvatore. 9

10 Creare una richiesta Gestione indirizzo Cliccare sull icona «busta» apportare modifiche all indirizzo assegnato default. per di 10

11 Creare una richiesta Gestione indirizzo Cliccare sul pulsante Nuovo indirizzo di consegna per inserire un indirizzo diverso da quello di default. Il sistema mostra tutti gli indirizzi associati all utente. Selezionare con flag l indirizzo desiderato e cliccare l icona Aggiungere. Per rimuovere un indirizzo, cliccare sull icona X corrispondente. 11

12 Creare una richiesta Gestione indirizzo Se tra tutti gli indirizzi associati all utente non si trova quello desiderato, marcare Aggiungi un nuovo indirizzo di consegna. Dopo aver compilato i campi richiesti cliccare l icona Aggiungere. 12

13 Creare una richiesta Aggiungere le posizioni Per poter inserire articoli nello Shopping Basket è necessario accedere al catalogo disponibile cliccando sul nome identificato dello stesso. 13

14 Creare una richiesta Trasferire le posizioni Selezionare dal catalogo gli articoli desiderati e procedere al trasferimento della selezione cliccando sul pulsante Chiudere ordine d acquisto. N.B. Per le altre funzionalità del catalogo si rimanda al manuale SAP MDM catalog presente sul portale. 14

15 Creare una richiesta Riepilogo posizioni Gli articoli del catalogo vengono trasferiti nella richiesta. Il sistema da evidenza degli errori e dei dettagli posizionali. 15

16 Creare una richiesta Riepilogo posizioni Il messaggio sopraindicato avverte che la quantità ordinata è inferiore al lotto minimo. Il sistema provvede ad aggiornarne automaticamente la quantità. Il messaggio soprastante è bloccante ed indica che la quantità presente a magazzino è inferiore alla quantità ordinata. In questo caso è necessario, se possibile, adeguarne la quantità. Il sistema notifica che il budget punti disponibile è inferiore ai punti spesi per la creazione dello shopping basket. Sarà previsto un step approvativo addizionale. L errore soprastante indica che la data di scadenza dell articolo è antecedente alla data di creazione della richiesta; l articolo non può essere ordinato. Le notifiche ad icona verde riepilogano le attività effettuate sulla richiesta. 16

17 Creare una richiesta Riepilogo posizioni Se si indicano a sistema due indirizzi di consegna, le posizioni vengono replicate. Le quantità dei singoli articoli possono essere modificate (inserire multipli del lotto minimo). Cliccando sull icona bidone, è possibile eliminare la posizione; questa verrà rimossa da entrambi i gruppi di articoli associati ai due indirizzi. 17

18 Creare una richiesta Riepilogo posizioni La data di Presa in Carico rappresenta la data in cui la richiesta verrà trasmessa al magazzino. La data di consegna può dunque essere stimata sommando i giorni di consegna alla data di presa in carico. N.B. Solo le richieste che entro la data di Presa in Carico risultano approvate verranno trasmesse al magazzino. Tutte le richieste, ad eccezione di quelle per i contratti, vengono prese in carico settimanalmente ogni martedì. Le richieste di contratti sono gestite mensilmente il 10imo giorno lavorativo. 18

19 Controllare, inviare o salvare la richiesta Una volta completata l elaborazione, l utente può controllare, inviare o parcheggiare (salvare bozza) la richiesta. Cliccando su è possibile rielaborare in un secondo tempo la richiesta. Premere su per verificata la correttezza delle informazioni inserite. Cliccando sul pulsante si avvia il flusso approvativo: la richiesta viene sottoposta all approvazione dell Area Manager (flusso approvativo one-step). All invio della richiesta, il sistema chiederà conferma a procedere; cliccare sul pulsante OK. Lo status della richiesta passerà da In Bozza ad In Approvazione. Se il saldo punti risulta essere negativo, oltre all approvazione dell Area Manager la richiesta sarà sottoposta anche al Capo Area (flusso approvativo a due step). 19

20 Inserire i dati di personalizzazione sulla richiesta Per le richieste di materiale di comunicazioni od eventi, una volta completata la richiesta, l utente può inserire i dati di personalizzazione con l icona. Mediante la personalizzazione è possibile inserire il numero di telefono, l , l indirizzo di un determinato evento, ecc.. Se l indirizzo non viene modificato a sistema, verrà inserito di default quello di consegna. Nel campo Ragione sociale occorre inserire il codice del bacino/agenzia. Cliccare su Reset per reimpostare i parametri originari. 20

21 Inserire i dati di personalizzazione sulla richiesta Nel caso di prodotti specifici, occorre compilare anche campi come la durata dell offerta e lo sconto che verrà effettuato. Nel campo Note per il fornitore possono essere inserite degli appunti visibili al solo fornitore. 21

22 Visualizzare lo storico richieste Per visualizzare lo Storico, l utente deve selezionare la voce Approva/Visualizza dal menù utente e successivamente la voce Storico. Cliccando sul numero identificativo della richiesta il sistema ne visualizza i dettagli. 22

23 Visualizzare lo storico richieste - Personalizzazioni Cliccando sull icona inseriti dall utente. a lato della posizione è possibile i dati di personalizzazione 23

24 Visualizzare lo storico richieste Documenti successivi Per le richieste già prese in carico dal magazzino / fornitore è possibile visualizzare i documenti successivi generati cliccando sull icona. 24

25 Approvare le anteprime delle personalizzazioni In caso di richiesta di materiale personalizzabile il fornitore sottopone all approvazione del richiedente le anteprime delle personalizzazioni. L invio delle anteprime viene notificato al richiedente mediante invio di una specifica . Per visualizzare la lista delle anteprime da approvare cliccare su Task List, Anteprime da Approvare dal menù utente. 25

26 Approvare le anteprime delle personalizzazioni Il sistema mostra: il riferimento alla PEM ovvero al documento inserito dal fornitore al quale sono state allegate le anteprime (colonna PEM); l elenco delle posizioni elaborate all interno della PEM (colonna Prodotti) Il riferimento alla richiesta creata dal richiedente e visualizzabile dallo storico (colonna Doc. di riferimento). Cliccare sull icona per visualizzarne gli allegati. 26

27 Approvare le anteprime delle personalizzazioni Cliccare sul nome dell allegato (es. Load Allegati GP.txt) per visualizzare l anteprima. 27

28 Approvare le anteprime delle personalizzazioni Per effettuare l approvazione o il rifiuto totale delle anteprime della richiesta cliccare sul pulsante Approvare tutto o su Rifiutare tutto. Per i rifiuti occorre specificare per ciascuna posizione la motivazione nella text box Note del richiedente. Per approvare una singola anteprima cliccare sull icona a lato che si colorerà così ad operazione avvenuta. Per il rifiuto invece procedere cliccando l icona X poi così. Indicare anche il questo caso la ragione del rifiuto. Premere il pulsante Inviare per registrare le approvazioni o i rifiuti. 28

29 Approvare le proposte entrate merce Al momento della spedizione della merce il fornitore sottopone all approvazione del richiedente la proposta entrata merce (PEM). Il sistema notifica la presenza di una PEM da approvare via . Per visualizzare le lista delle PEM da approvare selezionare la voce Task List, PEM da Approvare dalla menù area. ATTENZIONE! Le richieste di eventi vengono trasmesse ad Eni G&P che provvederà ad evaderle fuori sistema; a conclusione dell evento Eni G&P inserisce il documento di proposta entrata merce che sancisce la chiusura della richiesta. 29

30 Approvare le proposte entrate merce Il sistema mostra: il riferimento alla PEM (colonna PEM) l elenco delle posizioni che compongono la proposta (colonna Prodotti) il riferimento alla richiesta creata dal richiedente e visualizzabile dallo storico (colonna Doc. di riferimento). Cliccare sull icona per visualizzare la PEM. 30

31 Approvare le proposte entrate merce Entrando nel dettaglio PEM, il sistema mostra: il numero di richiesta e del AWB (colonna Doc. di riferimento); eventuali Note del Fornitore (colonna Note del Fornitore); eventuali Allegati nel caso di materiali personalizzabili (colonna Allegati). 31

32 Approvare le proposte entrate merce Per effettuare l approvazione o il rifiuto totale delle proposte entrate merci, cliccare sul pulsante Approvare tutto o su Rifiutare tutto. Per i rifiuti occorre specificare per ciascuna posizione la motivazione nella text box Note del richiedente. Per approvare una singola posizione della PEM cliccare sull icona a lato che si colorerà così ad operazione avvenuta. Per il rifiuto invece procedere cliccando l icona X poi così. Indicare anche il questo caso la ragione del rifiuto. Premere il pulsante Inviare per registrarle a sistema. 32

33 Approvare le PEM relative alle richieste di gadget Le richieste di gadget vengono monitorate dal richiedente attraverso lo Storico Richieste (da slide 22). Quando il magazzino avvia il processo di spedizione la richiesta passa in stato In spedizione. Per visualizzare tutte le richieste di gadget in spedizione impostare il filtro Stato sul valore in Spedizione ponendo attenzione a specificare correttamente il periodo temporale di creazione (Create dal al ). Per avviare la ricerca premere Cercare. Cliccando sul numero della richiesta vengono mostrati i dettagli dell ordine e le opzioni di chiusura / rifiuto. 33

34 Approvare le PEM relative alle richieste di gadget A spedizione conclusa, qualora la merce ricevuta risulti conforme a quanto richiesto, la chiusura dell ordine avviene apponendo il flag La merce è stata ricevuta e cliccando su Invia i tuoi commenti. 34

35 Rifiutare le PEM relative alle richieste di gadget Se decorsi i termini di consegna se la merce non è ancora stata ricevuta o se la consegna non risulta conforme a quanto richiesto, è possibile rifiutare l ordine apponendo il flag La merce ricevuta non è conforme con quanto richiesto. È necessario specificare una motivazione del rifiuto nella text box; premere sul pulsante Invia i tuoi commenti per confermare. N.B. Nella motivazione del rifiuto sarebbe meglio includere i riferimenti ai numeri dei documenti di magazzino prendendoli dai dettagli della posizione non conforme. Documenti di magazzino 35

36 Visualizzare il budget Per visualizzare la situazione budget accedere nel menù utente a Gestione Budget, Visualizza. Selezionare dal menù a tendina il Tipo Budget e poi il Piano Budget. Cliccare sul nome dell energy store / agenzia. Il sistema mostra la situazione budget suddivisa in bonus iniziale (budget fisso) e punti accumulati nell arco dell anno sulla base delle acquisizioni contratti (budget variabile). 36

37 Visualizzare il budget Nella parte superiore vengono mostrate informazioni generali relative al piano budget tra cui lo Stato (Attivo/Non Attivo). Nella parte inferiore si ha evidenza dell albero gerarchico Area / Sottoarea / Bacino con visibilità limitata alla area di propria competenza. Cliccare sul nome della sottoarea per mostrare le situazioni budget di tutti i bacini / agenzie ed essa appartenenti. Esplodere il ramo cliccando su a fianco del nome della sottoarea e cliccando sul singolo bacino si visualizza la situazione dettagliata del budget. Area Sottoarea Bacino Budget 37

38 Visualizzare il budget - Esportazione Dalla sezione Budget è possibile scaricare i seguenti report in formato excel: Report Macro: riepilogo della situazione budget Report Micro: elenco di tutti gli articoli richiesti contestualmente al piano budget selezionato. 38

39 Visualizza / modifica anagrafica Il richiedente può gestire l anagrafica dell Energy Store Eni / Agenzia di cui è referente cliccando dal menù Dati Anagrafici > Visualizza / Richiedi Modifica. Ha la possibilità di visualizzare e fare richiesta di modifica dei dati relativi a: Negozio Area Lista indirizzi Rappresentante Legale (presente solo nel caso di Energy Store Eni) Referente Taglie. Per entrare in modalità modifica è sufficiente cliccare sull icona Elaborare. 39

40 Visualizza / modifica anagrafica Nella sezione Negozio e Referente, il richiedente ha la possibilità di modificare tutti i campi di color bianco quali Codice Bacino, Nome bacino,. 40

41 Visualizza / modifica anagrafica È possibile modificare gli indirizzi esistenti a sistema. Si tenga conto che sono editabili tutti i campi indirizzo e che tutti i campi, ad eccezione di Fax e cellulare, sono obbligatori. Per aggiungere un nuovo indirizzo procedere cliccando sull icona Aggiungi indirizzo e compilare la nuova riga. Per cancellare un indirizzo agire sull icona cestino presente a lato. 41

42 Visualizza / modifica anagrafica Il richiedente può inoltre visionare e non modificare i dati relativi a: Area: Dati relativi al Capo Area Dati relativi all Area Manager Taglie. 42

43 Visualizza / modifica anagrafica Il richiedente ha la possibilità di: Tornare in modalità di visualizzazione cliccando su se non ha modifiche da apportare; Salvare in Bozza i cambiamenti inseriti, con possibilità di elaborarli in un momento successivo usando l icona ; Annullare le modifiche inserite e salvate in bozza ; Confermare le modifiche e avviare l iter approvativo con il pulsante. Nel caso di conferma delle modifiche il sistema restituirà i messaggi seguenti e non potranno essere effettuate nuove modifiche fino alla conclusione dell iter approvativo e l effettiva esecuzione di queste da parte del sistema. 43

44 Uscire dal servizio Per uscire dal Servizio e-procurement è necessario: Premere il pulsante Non premere invece il pulsante 44

45 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Eni, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati sul portale del Servizio. 45

46 Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. E vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 46