Manuale Gestione Titolo di Viaggio ATAC

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1 1 Sommario Introduzione... 2 Premesse... 2 Stato Titolo di Viaggio... 2 Funzionalità messe a disposizione... 2 Gestione Informazioni Utente... 3 Primo Accesso al Sistema... 3 Cambio Password... 4 Aggiornare le Informazioni di Contatto dell utente... 4 Funzioni... 5 Home e Notifiche... 5 Giacenza Magazzino... 6 Tracciabilità del Titolo di Viaggio... 7 Merce in Arrivo... 8 Calcolo dei Seriali... 9 Reso Merce... 9 Vendita Merce Vendi Tutti Vendita Specifica Inventario Merce Registro Movimenti Impostazioni Ingresso Merce Spedizione Creazione Nuovo Punto Vendita Caso in cui la Persona Giuridica non sia presente nel Sistema Caso in cui la Partiva Iva è già presente nel Sistema Gestione Prezzi Reso Merce dei Punti Vendita e Sotto Distributori Associati Furto e Smarrimento Merce Note Importanti... 25

2 2 Introduzione Premesse Nel seguente documento verranno indicati come: Titolo di Viaggio o (TDV, Ticket, Biglietto): Il Singolo prodotto, composto da un Seriale e dalla Tipologia del Prodotto. Seriale: Il Seriale presente sul TDV, elaborato all interno del sistema. Tipologia Prodotto: La Tipologia del Titolo di Viaggio. Esempio: Biglietto Integrato a Tempo Merce: Un insieme di Titoli di Viaggio, di tipologie diverse Movimento: Elaborazione di un Titolo di Viaggio. Esempio: Reso, Spedizione o Ingresso Merce. Magazzino: Indica il Punto Vendita o Distributore da cui si effettuano i movimenti. Punto Vendita: Insieme di Utente, Persona Giuridica e Magazzino associati tra loro, presenti nel sistema. Stato Titolo di Viaggio Inoltre ogni Titolo di Viaggio è identificato anche dallo stato in cui si trova all interno del sistema. Disponibile: Disponibile nel Magazzino. Prelievo: Il Titolo di Viaggio è in fase di preparazione per una spedizione Uscita: Il Titolo di Viaggio è uscito dal Magazzino di Partenza ed è in viaggio Ingresso: Il Titolo di Viaggio è in consegna nel Magazzino di Destinazione Reso: Il Titolo di Viaggio è stato Reso al Distributore Venduto: Il Titolo di Viaggio è stato venduto Furto: Il Titolo di Viaggio è stato Rubato Smarrito: Il Titolo di Viaggio è andato Perso Funzionalità messe a disposizione Tracciabilità del Singolo Titolo di Viaggio Visualizzazione Giacenza Magazzino Inventario Merce Visualizza Merce in Arrivo Registro Movimenti Reso della Merce in Giacenza Vendita della Merce in Giacenza Gestione Dati Personali per Comunicazione e Recapiti (Indirizzo, Numeri Telefono, ) Registrazione Dati Documentazione Associata ai Movimenti Creazione ed Associazione Automatica della Bolla di Consegna per i Resi della Merce Possibilità di Associare Ulteriori Documenti al Movimento in elaborazione Ingresso Merce Spedizione Merce ad un Magazzino Associato Gestione Prezzi delle Singole Tipologie di Prodotti Creazione e Gestione di un Nuovo Punto Vendita nel Sistema Creazione del Singolo Utente con Associazione ad una persona giuridica già registrata Possibilità di Effettuare Resi per conto di Punti Vendita e Sotto Distributori

3 3 Possibilità di Gestire i Furti e gli Smarrimenti dei Punti Vendita, Sotto Distributori e del proprio Magazzino. Gestione Informazioni Utente Primo Accesso al Sistema Al Primo Accesso al sistema, verrà richiesto il cambio di Password Obbligatorio, permettendo di inserire una password con queste specifiche: Lunghezza Minima di 5 Caratteri Composta da lettere e numeri Una volta cambiata la password, sarà necessario eseguire nuovamente il login. FIN QUANDO LA PASSWORD RICEVUTA PER NON SARÀ CAMBIATA, IL SISTEMA NON PERMETTERÀ ALL UTENTE DI PROSEGUIRE ED ACCEDERE ALLE FUNZIONALITÀ. DOPO 90 GIORNI VIENE CHIESTO IL CAMBIO DI PASSWORD AUTOMATICAMENTE.

4 4 DOPO AVER ESEGUITO L ACCESSO, VERRÀ RICHIESTO DI INSERIRE I DATI PER GENERARE LA DOCUMENTAZIONE DEI MOVIMENTI. Tutti i documenti nella lista Tipologia Documento sono obbligatori. In Caso non si disponga di queste informazioni è possibile inserire impostazioni provvisorie, che andranno modificate nel momento opportuno. Il Numero del documento corrisponde al numero da cui il sistema dovrà partire per la generazione dei documenti. Sarà possibile, in un secondo momento, modificare i dati registrati accedendo alla voce Impostazioni, presente nel menu Movimenti. Cambio Password All utente viene data la possibilità di modificare la propria password, cliccando sulla voce Cambia Password, dove per la nuova password, valgono le stesse regole del primo accesso. Aggiornare le Informazioni di Contatto dell utente E possibile aggiornare le proprie informazioni di Contatto cliccando sulla voce Aggiorna Informazioni.

5 5 Le informazioni di contatto comprendono il domicilio e i contatti telefonici ed Indirizzo . Funzioni Home e Notifiche Nella pagina iniziale Home, sarà possibile visionare le notifiche generate dal sistema per il magazzino associato all utente che ha eseguito il login. Le Notifiche vengono generate nei seguenti casi: E Presente della Merce in Arrivo nel Nostro Magazzino Promemoria dell Inventario Promemoria del Reso degli Abbonamenti Avvertimento in caso sia Presente un Inventario ancora da Confermare Avvertimento per i Movimenti Ancora Aperti

6 6 Giacenza Magazzino Accedendo alla voce Giacenza, presente nel menu Magazzino, sarà possibile prendere visione di tutta la merce DISPONIBILE nel nostro Magazzino. La merce coinvolta in movimenti ancora da confermare o annullare non risulterà in giacenza. E possibile visualizzare la giacenza di tutti i magazzini associati al nostro Utente e di cui siamo i proprietari.

7 7 Tracciabilità del Titolo di Viaggio In questa pagina è possibile, tramite il seriale e il tipo di prodotto, risalire a tutti i movimenti effettuati dal biglietto. Oltre alla visualizzazione è possibile esportare i risultati in PDF, cliccando sul pulsante Esporta in PDF posto sopra la tabella. Legenda Stati: STATO INGR DISP PREL USCT VEND RESO FRT SMRRMNT DESCRIZIONE Il Seriale è in INGRESSO nel Magazzino di Arrivo Il Seriale è Disponibile presso il Magazzino di Arrivo Il Seriale è in Prelievo presso il Magazzino di Partenza Il Seriale è in Uscita dal Magazzino di Partenza Il Seriale è stato venduto Il Seriale è stato Reso al Magazzino di Arrivo Il Seriale è stato dichiarato come Rubato Il Seriale è stato dichiarato come Smarrito

8 8 Merce in Arrivo Qui è possibile accedere alla lista della merce in ENTRATA nel nostro magazzino. Per far diventare DISPONIBILE, in giacenza, la merce in ENTRATA, l utente dovrà CONFERMARE il movimento, dopo aver visualizzato il DETTAGLIO e la Documentazione Associata. In Caso di errori nella documentazione e/o nella Merce coinvolta, è obbligatorio contattare il Magazzino di Partenza per chiarimenti. Ogni Movimento in Merce in Arrivo verrà notificato nella Home fin quando non verrà confermato. Ogni movimento verrà confermato automaticamente dopo un certo intervallo di tempo.

9 9 Calcolo dei Seriali In Ogni Pagina in cui vengono elaborati Seriali, è presente questo modulo per il calcolo Automatico dei seriali. Basterà Specificare il Primo Seriale e: In Caso l ultimo seriale sia già noto, inserire Ultimo Seriale, e verrà calcolata la quantità In Caso l ultimo Seriale non sia noto, inserire Quantità, e verrà calcolato l ultimo Seriale. Reso Merce Ogni Punto Vendita può effettuare il Reso della Merce presente in Giacenza. Per poter effettuare il reso, basterà calcolare i Seriali e selezionare la Tipologia di Prodotto corretta, e infine cliccare su Aggiungi Merce. In Automatico verranno generati N movimenti e N Documenti, mettendo in evidenza all utente, a quale Magazzino dovranno essere Spediti i Seriali.

10 10 Per lo stesso Intervallo di Seriali Continuo (Esempio: FAL00001 FAL00010) potrebbero essere creati fino a N Movimenti distinti, 1 per Singolo Seriale, in base al Magazzino di Arrivo. Una volta aggiunta la Merce di cui si sta effettuando il Reso, è possibile scegliere se Annullare il Singolo Movimento di Reso o Confermare. Cliccando su Dettaglio sarà possibile vedere la Merce che dovrà essere Spedita al Magazzino Arrivo e l anteprima della Bolla di Consegna.

11 11 La Conferma del reso è sempre intesa per il singolo Movimento, in caso fossero stati generati N movimenti, sarà necessario confermarli uno per uno. La Bolla di Consegna sarà possibile scaricarla, dopo la conferma del Reso, nel Registro dei Movimenti.

12 12 Vendita Merce Per la vendita della merce in Giacenza è possibile utilizzare due modalità: Vendi Tutti Selezionato il Tipo Prodotto è possibile vendere TUTTA la merce in GIACENZA del Prodotto Selezionato. Vendita Specifica E possibile specificare un Intervallo di Seriali e il Tipo Prodotto, e basterà cliccare su Vendita Merce ; in automatico tutta la merce specificata, risulterà Venduta e non più Disponibile.

13 13 Inventario Merce In Modo Analogo alla Vendita e al Reso, per poter eseguire l inventario della merce è necessario specificare l intervallo di Seriali interessato e il Tipo Prodotto, e poi cliccare su Aggiungi Merce.

14 14 Nella lista vengono visualizzate le singole tipologie di Prodotti e la Quantità di Merce Specificata. Una Volta concluso il censimento della merce ancora disponibile, è possibile scegliere se Confermare Tutto, quindi tutte le tipologie presenti nella lista verranno elaborate, o cliccando su Dettaglio è possibile confermare il singolo Movimento d Inventario. NOTE IMPORTANTI 1 Confermando l inventario verranno elaborati SOLO i PRODOTTI SPECIFICATI nella lista visualizzata nella Pagina Inventario Merce. 2 Confermando l inventario, tutta la merce specificata rimarrà DISPONIBILE in magazzino, e quella NON SPECIFICATA sarà automaticamente impostata come VENDUTA. 3 In Caso di errori è possibile ANNULLARE l inventario della Singola Tipologia di Prodotto, SE NON ANCORA CONFERMATO. 4 In Caso di Errori dopo l avvenuta Conferma, sarà necessario contattare l amministratore del sistema al fine di risolvere eventuali problemi, comunicando TUTTI i seriali e i PRODOTTI coinvolti nell errore.

15 15 Registro Movimenti Nel Registro Movimenti è possibile prendere visione dello Storico dei Movimenti effettuati dal PROPRIO Magazzino e scaricare l eventuale Documentazione associata ai movimenti. I Movimenti si dividono in: Uscita: Tutti i movimenti in Uscita dal Proprio Magazzino Entrata: Tutti i movimenti della Merce in Arrivo Reso: Tutti i movimenti di Reso Effettuati Furto e Smarrimento: Tutti i movimenti di Furto e Smarrimento Inoltre è presente la clausola sullo stato del movimento: Aperto: Il Movimento è ancora in attesa di confermare da parte NOSTRA In Transito: Il Movimento è stato confermato ed in attesa di conferma da parte del Destinatario Chiuso: Movimento Confermato sia da Noi che dal Destinatario E possibile applicare dei filtri sui risultati, quali: Intervallo di Date Filtrare i Magazzini di Arrivo, specificandone uno dalla lista Del movimento è possibile visualizzare il dettaglio, cioè tutta la merce coinvolta, e i documenti Associati.

16 16 Impostazioni Come introdotto all inizio del documento, è possibile modificare le impostazioni per la creazione automatica della documentazione.

17 17 Ingresso Merce Qui è possibile CARICARE IN GIACENZA NUOVA MERCE, non facente parte del sistema. Prima di poter caricare la merce è obbligatorio Creare un Nuovo Movimento cliccando su Crea Nuovo, dopo di che si potrà procedere con il carico della merce. Ogni Movimento rimarrà aperto fin quando non verrà premuto il pulsante Chiudi Movimento. In Caso non sia stata specificata alcuna merce, il movimento verrà ANNULLATO. Al Movimento è possibile associare documenti in PDF. In Basso verrà visualizzato un resoconto della merce pronta per la conferma. Non è possibile ANNULLARE il movimento se c è della merce in attesa per il carico. Per Problemi in merito, contattare l assistenza. Non è possibile creare un nuovo movimento fin quando non verrà confermato o annullato il movimento ancora aperto.

18 18 Spedizione Come per l ingresso della merce è obbligatorio creare un nuovo movimento, in questo caso cliccando su Crea Nuova Spedizione una volta selezionato il Magazzino di Arrivo. Anche qui si dovrà specificare la merce, presente in Giacenza. Una volta creata la nuova spedizione sarà possibile visualizzare l anteprima del Documento Associato al movimento, generato in automatico dal sistema. Si ha la possibilità, in caso di errori, di poter annullare la spedizione, ripristinando lo stato precedente della merce. Confermata la spedizione, verrà aperta la Documentazione generata dal sistema. In Automatico verrà generata la bolla di consegna. In caso siano stati inseriti i dati della NDV e il Listino Prezzi, verrà generata automaticamente la Nota di Vendita in sostituzione della Bolla di Consegna.

19 19 Creazione Nuovo Punto Vendita In questa pagina è possibile, tramite PARTITA IVA o Codice Fiscale, cercare una Persona Giuridica già presente nel sistema o in caso essa non sia presente, di registrarla.

20 20 Caso in cui la Persona Giuridica non sia presente nel Sistema In Questo caso, sarà possibile procedere con la creazione di: Persona Giuridica Utente Magazzino In questo modo verrà inserita nel sistema, e si diverrà responsabile del mantenimento delle informazioni associate al Punto Vendita creato.

21 21 Caso in cui la Partiva Iva è già presente nel Sistema In caso la partita iva/codice fiscale siano già presenti si possono visualizzare i dati associati e, se corrispondono alla Persona Giuridica desiderata si può Abilitare la Spedizioni verso di essa cliccando su Permetti Spedizioni Verso il Magazzino Selezionato. In caso i Magazzini Associati siano più di uno, è consigliabile chiedere informazioni all intestatario della Partita IVA/Codice Fiscale.

22 22 Gestione Prezzi Ogni Distributore ha la possibilità di impostare i propri prezzi al Distributore e prezzi al Punto Vendita. E possibile impostare il prezzo per il singolo Tipo di Prodotto, o scegliere se utilizzare una percentuale da applicare a tutti i prezzi. Le percentuali si dividono in X1 e X2, dove: X1 = E la percentuale che verrà applicata sul Prezzo Al Distributore X2 = E la percentuale che verrà applicata sul Prezzo al Punto Vendita

23 23 Reso Merce dei Punti Vendita e Sotto Distributori Associati Il Reso Merce dei Punti Vendita e Sotto Distributori è una funzione, messa a disposizione dei Distributori (o Sotto Distributori), con la quale possono effettuare il Reso della Merce del Magazzino Selezionato nella lista Effettua il reso del magazzino. Nella lista vengono visualizzati SOLO i magazzini a cui è possibile SPEDIRE. Dopo aver selezionato il Magazzino, sarà possibile specificare tutta la merce interessata e poi Confermare 1 o N Movimenti generati dal sistema. (Leggere Reso Merce ).

24 24 Furto e Smarrimento Merce Questa particolare Funzione permette di specificare al Sistema che, la merce selezionata è stata rubata o smarrita. Come per Reso Merce dei Punti Vendita e Sotto Distributori Associati, è possibile specificare il Magazzino per il quale si sta svolgendo questa Operazione (Incluso il Proprio Magazzino). Il movimento verrà creato per il Magazzino selezionato nella lista Magazzino. Dopo aver specificato il Magazzino di nostro interesse e il tipo di Movimento, basterà cliccare su Nuovo Movimento e si verrà reindirizzati alla Pagina per specificare la merce. E OBBLIGATORIO INCLUDERE LA DOCUMENTAZIONE AL FINE DI CONFERMARE IL MOVIMENTO. E POSSIBILE GESTIRE UN SOLO MOVIMENTO PER VOLTA. FIN QUANDO IL MOVIMENTO NON VERRA CONFERMATO O ANNULLATO NON SARA POSSIBILE APRIRNE UN ALTRO.

25 25 Note Importanti I. Ogni Azione effettuata sulla Merce viene Registrata dal Sistema. II. Ogni Azione sui Dati di Persone Giuridiche, Utenti e Magazzini viene tracciata. III. E Obbligo del Distributore tenere Aggiornate le Informazioni dei Punti Vendita e Sotto Distributori Associati. IV. Tutta la documentazione Generata dal Sistema o Caricata dall utente, viene salvata sul sistema stesso, e rimane disponibile per il Download nel Registro Movimenti