RINNOVO ORGANI C.C.I.A.A. MASSA-CARRARA D.M. 4 AGOSTO 2011 NN. 155 E 156 MANUALE OPERATIVO

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1 RINNOVO ORGANI C.C.I.A.A. MASSA-CARRARA D.M. 4 AGOSTO 2011 NN. 155 E 156 MANUALE OPERATIVO

2 Requisiti minimi Hardware 1. Personal Computer 2. Lettore di Smart Card o in alternativa una TOKEN USB/ BUSINESS KEY 3. Masterizzatore CD/DVD 4. CD / DVD Masterizzabile NON Riscrivibile 5. Carta Nazionale dei Servizi con certificati di firma digitale ATTENZIONE i certificati hanno validità di 3 anni e sono rinnovabili 1 sola volta (se si è già in possesso di CNS verificarne la scadenza) in alternativa alla CNS è possibile utilizzare una Token USB/Business key Requisiti minimi Software 1. Software per la creazione di Fogli Elettronici quali: Excel; Calc di Openoffice (scaricabile gratuitamente sul seguente sito Calc di Libreoffice (scaricabile gratuitamente sul seguente sito ovvero altri software di fogli elettronici in grado di salvare i file in formato.csv 2. Software per la conversione di foglio elettronici (contenete l elenco degli iscritti - Allegato B) in formato PDF/A; a questo scopo è possibile utilizzare il software gratuito PDF Creator scaricabile al seguente link: 3. Software per la crittografazione e firma digitale dei documenti quali: File Protector (gratuito sia per la firma digitale che per la crittografia dei file, liberamente scaricabile al seguente Link si ricorda di aggiornare il certificato root della CA Infocert in File Protector (qualora non fosse aggiornato): scaricare da il certificato root di Infocert; importarlo in File Protector. Per eseguire tale operazione, seguire le stesse istruzioni di importazione riportate a pag. 23, punto 4.1. Una volta aggiornato è possibile utilizzare certificati emessi da Infocert per cifrare files; Dike (versione gratuita solo per firma digitale liberamente scaricabile al seguente link per crittografare i file con Dike, è necessario acquistare la versione PRO).

3 1 Creazione del foglio elettronico ALLEGATO B 1.1 Modalità di creazione e formattazione del foglio elettronico allegato B L Allegato B dovrà contenere l elenco degli iscritti nelle organizzazioni imprenditoriali. Il foglio elettronico dovrà contenere le seguenti Colonne (Campi) formattate esattamente secondo lo schema seguente: Formattazione del Nome campo Commento campo Progressivo NUMERICO numero progressivo per ciascuna impresa o unità locale CCIAA ALFANUM Sigla provincia della Camera di Commercio - nel nostro caso sarà MS Codice fiscale ALFANUM Identificativo principale di impresa Numero REA NUMERICO Da evidenziare per le unità locali, se presente viene fatto un controllo di congruenza con il Codice Fiscale indicato, se informazione non presente indicare comunque il valore 0 Denominazione e ragione sociale ALFANUM Inserire i dati di continuo SENZA riportare valori speciali interpretabili come delimitatore ad esempio ( ; :, * ) etc. Indirizzo Città ALFANUM ALFANUM Codice Ateco ALFANUM Codifica ATECORI 2007 Inserire i dati di continuo SENZA riportare valori speciali interpretabili come delimitatore ad esempio ( ; :, * ) etc. Inserire i dati di continuo SENZA riportare valori speciali interpretabili come delimitatore ad esempio ( ; :, * ) etc. Il foglio elettronico dovrà essere formattato in modo che tutte le colonne entrino in una pagina A4 formattata in verticale tale formattazione si rende necessaria in quanto i file andranno convertiti in PDF/A e le colonne fuori area di stampa potrebbero risultare illeggibili a tal fine impostare i campi con il Testo a capo.

4 Di seguito è riportato un esempio di formattazione: Formattazione corretta: Formattazione NON corretta: Si consiglia al termine dell inserimento di verificare la correttezza dell impaginazione anche attraverso la funzione di Anteprima di Stampa. Salvare il file come AllegatoB.xls

5 1.2 Errori ricorrenti processo importazione dati da Infocamere Si ricorda che i dati da Voi forniti dovranno essere utilizzati da uno specifico software che in caso di incongruità dei dati immessi escluderà il/i record (riga contenente i dati dell impresa) non validi. Di seguito alcuni errori tipici nella procedura dell elaborazione dei dati forniti dalle associazioni che potrebbero causare lo scarto dei dati: Messaggio Intestazione campi non valida Tipo file non ammesso Rilevato progressivo non numerico Errore riscontrato Intestazione del file csv non corretta (numero delle colonne di testata non esatto). Il file non ha estensione.csv. Rilevato un campo progressivo dell'elenco non di tipo numerico. Provincia ente diversa dalla provincia utente Rilevato Codice Fiscale non corretto Rilevato numero REA non numerico Ordine del campo progressivi non rispettato Progressivo non presente Provincia non presente Codice Fiscale non presente Denominazione non accettata (non utilizzare caratteri speciali) Errore numero colonne previste Rilevata una riga dell'elenco con campo cciaa diversa dalla cciaa dell'utente che sta eseguendo il caricamento del file. Rilevata una riga dell'elenco con campo codice fiscale non corretto (lunghezza del valore diversa da 11 o 16 caratteri). Rilevata una riga dell'elenco con campo numero REA non di tipo numerico. Il sistema controlla che i valori del campo progressivo dell'elenco sia una progressione numerica a partire dal valore 1. Non è ammesso un salto numerico, ma è possibile scambiare l'ordinamento delle righe. Rilevato un campo progressivo dell'elenco non valorizzato. Rilevato un campo cciaa dell'elenco non valorizzato. Rilevato un campo codice fiscale dell'elenco non valorizzato. Il valore Denominazione del form non è accettato dal sistema. Il sistema non consente l'utilizzo di caratteri speciali. Rilevata una riga dell'elenco con un numero di campi non conforme al tracciato

6 1.3 Descrizione del modello di file pre-formattato allegatob.xls fornito dalla CCIAA di Massa-Carrara Al fine di agevolare la compilazione del foglio elettronico la Camera di Commercio di Massa- Carrara ha predisposto un modello di AllegatoB.xls opportunamente formattato e bloccato per evitare scorrette immissioni di dati. Il modello è scaricabile al seguente indirizzo: all interno della sezione dedicata al rinnovo del Consiglio Camerale. Il presente foglio elettronico è stato strutturato in modo da limitare il più possibile errori di immissione che si ripercuoterebbero successivamente nella procedura di elaborazione dei dati forniti dalle diverse associazioni. Le caratteristiche del foglio sono le seguenti : Protezione dalla modifica della struttura del foglio (interdetta la formattazione delle celle, colonne; inserimento di nuove colonne etc.) Messaggi di input sulle celle al fine di guidare il processo di inserimento dati Inserimento in alcune celle della convalida dei dati con interruzione di immissione in caso di errore (il controllo dei dati è formale e non sostanziale; ad es. per la p.iva o il c.f. non viene fatta una verifica di congruità dei valori immessi ma il controllo avviene esclusivamente sul numero dei valori immessi, o 11 o 16 caratteri) Formattazione della larghezza delle colonne al fine di far rientrare tutte le colonne in un un unica pagina formato A4 (vedi punto 1.1) Il foglio elettronico avrà un aspetto simile al seguente: L inserimento di nuovi dati negli spazi grigi farà espandere l area di stampa.

7 2 - Creazione/Conversione dell ALLEGATO B in formato.pdf/a e salvataggio del file in formato.csv 2.1 Creazione/conversione del file Allegato B.xls in formato PDF/A La procedura di seguito descritta prende a riferimento, solo a titolo esemplificativo, quale software di creazione del file.pdf/a il programma PDF Creator sopra indicato. Dopo aver scaricato ed installato il programma, nella finestra Stampanti e fax Apparirà una stampante virtuale che utilizzeremo per creare il file PDF/A

8 Aprire il file allegatob.xls Nel menu File selezionare il comando Stampa. Nella schermata successiva selezionare la stampante virtuale PDF Creator e confermare In OpenOffice/LibreOffice

9 Nella finestra successiva cliccare sul tasto Opzioni Apparirà la seguente schermata e procedere secondo il seguente percorso: Cliccare su Salvataggio a sinistra della schermata e scegliere come documento predefinito il formato PDF/A-2b e cliccare su Salva 1 2 3

10 Si ritornerà alla schermata precedente si cliccherà Salva per procedere con la creazione del file. Nel finestra successiva si dovrà indicare il nome del file e la cartella in cui effettuare il salvataggio successivamente confermare l operazione cliccando su Salva. Verrà creato il file AllegatoB.pdf nel formato PDF/A, contenente l elenco degli associati che dovrà essere successivamente firmato digitalmente ed eventualmente crittografato con il certificato pubblico rilasciato dalla Camera di Commercio e reperibile al seguente indirizzo all interno della sezione dedicata al rinnovo del Consiglio Camerale.

11 2.2 Salvataggio del file AllegatoB.xls in formato.csv Aprire nuovamente il file excel AllegatoB.xls Per salvare il file in formato.cvs si seguirà il percorso come da immagine seguente: Per Microsoft Excel scegliere come tipo file CSV (delimitato dal separatore di elenco)(*.csv) :

12 Per OpenOffice e LibreOffice procedere come segue: Confermare la scelta: Scegliere come Separatore di campo il ; confermare e dare conferma a tutte le richieste

13 3 Firma digitale dei documenti dai inviare alla C.C.I.A.A. di Massa-Carrara Si ricorda che per poter firmare digitalmente i documenti dai inviare alla C.C.I.A.A. sarà necessario possedere: Carta CNS in corso di validità Lettore di smart-card Software di firma/crittografazione dei file quali File Protector, Dike o altro software Verifica della data di scadenza della Carta Nazionale dei Servizi (CNS) Se la smart-card non risulta scaduta ma prossima alla scadenza si consiglia comunque di rinnovarla. Dopo aver inserito la Smart-Card nel lettore aprire il software di firma/crittografazione e seguire il percorso indicato: 1) cliccare sul tasto Login Per gli utenti del software File Protector 2) inserire il proprio codice PIN

14 3) cliccare sul menu Dispositivo e Certificati disponibili 4) si presenterà una schermata contenente il certificato di cifratura ed il certificato di firma legati alla Vs. smart-card, selezionarne uno e cliccare su ok

15 1 2 5) apparirà una finestra contenete i Vs. dati e la data di scadenza del certificato. Per gli utenti del software Dike Per il corretto utilizzo del software Dike è necessario installare anche l applicativo Dike Util scaricabile dallo stesso sito segnalato in pagina 2 1) aprire il programma Dike Util e cliccare sul tasto Mostra certificati

16 2) apparirà una finestra come la seguente contenente il certificato di cifratura e di firma digitale e si cliccherà sull icona del certificato (1) e apparirà una finestra contenente i dati del titolare della smart-card e la data di scadenza dei certificati (2) 1

17 2 Data scadenza certificato

18 3.2. Firma dei documenti da trasmettere Si ricorda che andranno firmati entrambi i documenti contenenti l elenco degli iscritti all associazione in formato: il foglio elettronico.csv e il file in formato PDF/A La procedura di seguito descritta varrà anche per la firma del file con estensione.pdf Per gli utenti del software File Protector: 1) Aprire il programma ed autenticarsi con PIN (se non lo si è già fatto in precedenza) e cliccare sul tasto 2) Nella finestra successiva selezionare il file da firmare, creato in precedenza (si veda il Par. 2.1) nel ns. caso il file.csv

19 3) Apparirà una schermata simile alla seguente, cliccare sul tasto Aggiungi Firma 4) Apparirà una schermata simile alla seguente riportante il nominativo del firmatario del documento. Come cartella predefinita di salvataggio il programma utilizzerà la cartella di provenienza del file firmato. Per variare la cartella cliccare sul tasto sfoglia Successivamente si cliccherà sul tasto Salva, apparirà quindi un messaggio di conferma:

20 5) Il programma creerà, nella cartella di destinazione, un file con estensione.p7m simile al seguente: Tale procedura andrà ripetuta anche per il file PDF/A precedentemente creato (si veda il Par. 2.1), ottenendo anche per il file PDF/A una copia firmata con estensione.p7m come da immagine seguente: Per gli utenti del software Dike: 1) Aprire il programma e cliccare sul tasto 2) Nella finestra successiva selezionare il file da firmare, creato in precedenza (si veda il Par. 2.1) nel ns. caso il file.csv 3) Il programma ritornerà alla schermata precedente riportando l indicazione ed il percorso del file selezionato. 4) Cliccare sul tasto

21 5) Apparirà una finestra attraverso la quale si sceglierà la destinazione del salvataggio del file con estensione.p7m (il programma proporrà come cartella predefinita la cartella di provenienza del file di origine) successivamente si darà conferma. 6) Inserire il pin e quindi OK. il sistema confermerà la corretta apposizione della firma digitale 7) Il programma creerà, nella cartella di destinazione, un file con estensione.p7m simile al seguente: Tale procedura andrà ripetuta anche per il file PDF/A precedentemente creato (si veda il Par. 2.1) ottenendo anche per il file PDF/A una copia firmata con estensione.p7m come da immagine seguente:

22 4 Crittografazione dei documenti da inviare Dopo aver firmato digitalmente i 2 file (nel ns. esempio allegatob.pdf.p7m; allegatob.csv.p7m) contenenti l elenco degli iscritti all Associazione, si procederà alla crittografazione degli stessi con la chiave fornita dalla CCIAA di Massa-Carrara e scaricabile dal sito all indirizzo all interno della sezione dedicata al rinnovo del Consiglio Camerale. NOTA BENE: la cifratura dei documenti non è un attività obbligatoria, infatti non è necessaria se i supporti digitali contenenti gli elenchi sono consegnati e/o trasmessi in busta chiusa sigillata, mentre è obbligatoria se i supporti digitali non sono contenuti in busta sigillata. 4.1 Importazione del certificato della Camera nel Software di firma/crittografazione dei file Dopo aver scaricato il certificato di firma sul proprio PC verificare che l estensione sia.cer cliccando con il tasto destro del mouse selezionando la voce proprietà. Il file dovrebbe avere un aspetto simile ad una delle seguenti icone: Per gli utenti del software File Protector: 1) Aprire il programma ed autenticarsi con PIN (se non lo si è già fatto in precedenza) cliccando sul tasto cliccare poi sul menu Strumenti e opzioni e successivamente su Database dei certificati 1 2

23 2) Apparirà la seguente finestra dalla quale andremo ad importare il certificato scaricato dal sito della Camera cliccando sul tasto Importa da file 1 2 3) Successivamente, cliccando sul tasto Sfoglia si selezionerà il file.cer scaricato in precedenza e si cliccherà poi su apri 4) Si cliccherà ancora su importa si riceverà poi messaggio di conferma

24 5) Per visualizzare il certificato importato selezionare nella schermata seguente utenti finali. 6) Chiudere la finestra e tornare alla schermata principale cliccare poi su Cifra. 7) Selezionare il documento da cifrare (nel ns. esempio il file è AllegatoB.csv.p7m)

25 8) Apparirà una schermata simile alla seguente, si procederà scegliendo il certificato importato e cliccando sul tasto Aggiungi 1 2 9) Si noterà che il certificato è stato aggiunto nel pannello di sinistra. Si cliccherà poi sul tasto Salva 10) Dopo il salvataggio, nella cartella del file d origine sarà salvato un file crittografato con estensione.p7e e leggibile solo dal Responsabile del Procedimento della CCIAA di Massa-Carrara. Tale procedura andrà ripetuta anche per il file PDF/A precedentemente creato (si veda il Par. 2.1) ottenendo anche per il file PDF/A una copia crittografata con estensione.p7e Nella cartella di destinazione verranno creati quindi i seguenti file: TALI FILES ANDRANNO POI MASTERIZZATI SU CD O DVD NON RISCRIVIBILI ED INVIATI ALLA CAMERA DI COMMERCIO DI MASSA-CARRARA

26 SCHEMA SINTETICO DELLA PROCEDURA DI CREAZIONE DELL ELENCO DEGLI ISCRITTI Creazione Foglio elettronico contenente gli iscritti all Associazione Conversione del foglio elettronico in formato PDF/A Salvataggio del foglio elettronico in formato.csv Apposizione della firma digitale ai file con estensioni PDF/A e.csv con creazione di 2 file con estensione.p7m SE SI DECIDE DI CRITTOGRAFARE Download Certificato pubblico Crittografazione dei file.p7m con il certificato scaricato con creazione di 2 file con estensione.p7e Masterizzazione dei file con estensione.p7e su CD/DVD Invio del CD/DVD alla Camera di Commercio di Massa-Carrara