Manuale Utente Ruolo: Stesura: Ing. Daniele Balducci EROGATORE Rel. 1.0 Febbraio 2018 Goodmen.it

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1 Manuale Utente Ruolo: EROGATORE Stesura: Ing. Daniele Balducci

2 INTRODUZIONE 1 REQUISITI DI SISTEMA 1.1 Browser di navigazione 1.2 Hardware minimo 1.3 Altri requisiti 2 ACCESSO AL SISTEMA 2.1 Maschera accesso utente (login) 3 PRIMO ACCESSO 3.1 Ordine Iniziale obbligatorio 4 IMPOSTAZIONI 4.1 Anagrafica 4.2 Grossisti Preferenziali 5 MASCHERA GESTIONE RICETTE 5.1 Visualizzazione prodotti erogati 5.2 Tabella risultati ricerca Ricerca Avanzata 5.3 Modifica/Annulla Ricetta 6 MASCHERA NUOVA RICETTA 6.1 Ricerca Ricetta 6.2 Apertura Maschera di Erogazione 6.3 Inserimento Codice Prodotto 6.4 Maschera Conferma Ricetta 7 MINISTOCK 7.1 Consultazione Ministock 8 GESTIONE DDT 8.1 Gestione DDT 8.2 Gestione Resi 8.3 Ricerca DDT 9 GESTIONE ORDINI 9.1 Consultazione Ordini 10 CONTABILIZZA RICETTE 10.1 Contabilizza 10.2 Gestione Fatture

3 INTRODUZIONE A seguito dell intesa tra Unione Ligure e A.Li.Sa (Azienda Ligure Sanitaria della Regione Liguria) approvata con Deliberazione di A.Li.Sa n 59 del 26/06/2017, la Regione Liguria avvierà sul territorio la distribuzione per conto (DPC) dei presidi per gli assistiti del SSR. La procedura informatica che garantirà la gestione di tale distribuzione è rappresentata dal software GOpenDPC Liguria. Il sistema software verrà utilizzato per gestire l'erogazione dei presidi a favore degli assistiti sia liguri che fuori regione forniti di un codice ricetta SSN valido rilasciato da un medico della regione Liguria. Il software gestisce la distribuzione tramite il canale DPC dei farmaci A-PHT, unificando e rendendo uniforme il prontuario in tutta la regione. Di seguito vengono riportati i prezzi di rimborso delle confezioni distribuite definiti nella delibera: AGGIO UNITARIO PRODOTTI IN GARA Il compenso riconosciuto ammonta a 3,99 a confezione più IVA (4,49 per rurali e disagiate)

4 1 REQUISITI DI SISTEMA 1.1 Browser di navigazione Per un corretto funzionamento del programma è necessario avere un browser mediamente aggiornato, tra cui: Mozilla Firefox Google Chrome Microsoft Internet Explorer (almeno versione 11.0)

5 2 ACCESSO AL SISTEMA 2.1 Maschera accesso utente Inseriti nome utente e password premere il pulsante Accedi o il tasto Invio direttamente da tastiera. Fig. 1 Maschera di Accesso

6 3 PRIMO ACCESSO 3.1Ordine iniziale Obbligatorio Al primo accesso il menu Principale è disabilitato e il software richiede la gestione obbligatoria di alcune CONFIGURAZIONE INIZIALI. Fig. 2 Home al primo accesso Cliccando su "configurazioni iniziali" è possibile entrare nella maschera delle impostazioni, dove sono presenti i dati anagrafici della farmacia. Da questa maschera è possibile cambiare la password cliccando su cambia, tale operazione è obbligatoria per poter completare la configurazione iniziale. Fig. 3 Impostazioni anagrafica Primo accesso

7 Al primo accesso, oltre al cambio della password, dovranno essere inserite OBBLIGATORIAMENTE le preferenze dei grossisti per l'inoltro degli ordini automatici. Il primo grossista della lista da voi scelto sarà il grossista PREFERENZIALE. Fig. 4 Impostazioni grossisti al primo acceso Al click di "salva e procedi" le impostazioni vengono salvate e il software effettua un redirect automatico alla maschera per l'inserimento dell'ordine INIZIALE. N.B. Il primo accesso potrà essere effettuato a partire dal 22 Febbraio. Il ministock verrà esclusivamente PRENOTATO ed arriverà in farmacia il primo Marzo, giorno di effettivo startup del sistema. Tale ordine è necessario per inizializzare la giacenza MINISTOCK della Farmacia. L'ordine viene precompilato dal sistema secondo il cluster di appartenenza assegnato alla Farmacia. Il Centro Unico ha incluso ciascuna farmacia della regione in uno dei 6 cluster che vengono rappresentati nell immagine numero 7. Nell immagine numero 5 viene invece rappresentato l allestimento del ministock che la farmacia deve esclusivamente confermare e procedere. Fig. 5 Conferma dell'ordine iniziale per l'inizializzazione del Ministock

8 Dopo aver confermato l ordine iniziale comparirà un messaggio che indicherà il completamento della procedura di Primo Accesso. Sarà necessario effettuare nuovamente l accesso per poter iniziare ad utilizzare il sistema per intero (con la nuova password modificata obbligatoriamente). Fig. 6 Conferma completamento configurazione iniziale Fig. 7 Cluster di ministock

9 4 IMPOSTAZIONI 4.1 Anagrafica Nella sezione superiore è possibile consultare e modificare l'anagrafica della farmacia. Fig. 8 Anagrafica farmacia 4.2 Grossisti Preferenziali Nella sezione "Configurazione Grossisti Preferenziali" è possibile esprimere ed ordinare una lista di grossisti preferenziali. Le scelte effettuate in fase di primo accesso possono essere modificate in ogni momento attraverso l apposita sezione di scelta dei preferenziali. Ogniqualvolta viene effettuata un'erogazione il sistema inoltra un ordine automatico verificando la disponibilità dei prodotti a partire dal primo grossista in ordine preferenziale scorrendo al successivo qualora la disponibilità in giacenza non fosse sufficiente o qualora la verifica di tale disponibilità non sia possibile.

10 Fig. 9 Scelta dei grossisti preferenziali

11 5 MASCHERA GESTIONE RICETTE 5.1Visualizzazione prodotti erogati Nella tabella sottostante è possibile consultare tutte le erogazioni effettuate dalla farmacia; per ogni erogazione vengono riportati il codice fiscale, codice ricetta, il dettaglio dei prodotti, stato ordine, data di inserimento e l'eventuale data di contabilizzazione. 5.2 Tabella risultati ricerca Fig.9 Visualizzazione prodotti erogati In alto della schermata è possibile fare delle ricerche, compilando i campi visualizza ricette, mese e anno, una volta compilati cliccare su Applica Ricerca Avanzata Fig. 10 Ricerca Ricette

12 Posizionandosi su Ricerca Avanzata il sistema filtra secondo criteri di ricerca approfonditi. Fig. 11 Ricerca Avanzata 5.3Modifica/Annulla Ricetta Cliccando sul bottone modifica/annulla, che si trova nella colonna AZIONI è possibile modificare o annullare l'erogazione selezionata. Fig. 12 click su modifica/annulla Nell'apposita maschera è possibile modificare il codice fiscale dell'assistito, il codice ricetta e la data di prescrizione. Se la ricetta risulta APERTA, si dovrà inserire il codice targatura e proseguire con l erogazione del prodotto, cliccando successivamente su EROGA. Oltre ai prodotti in ricetta, nella stessa schermata, viene indicato lo stato e il numero dell ordine, il magazzino e l eventuale data conferma. Le modifiche e l'eventuale annullamento sono possibili solo se la ricetta NON E' STATA GIA' CONTABILIZZATA.

13 Fig. 13 Modifica/Annulla Ricetta Al click di annulla ricetta dovrà essere specificata la motivazione dell'annullamento: - PRODOTTO VENDIBILE, RIPRISTINA GIACENZA: si sta annullando un'erogazione di prodotti in gara ministock vendibile - PRODOTTO NON VENDIBILE, RESO INVENDIBILE: si sta annullando un'erogazione per un prodotto presente nello stock in gara che non è vendibile (rotto/scaduto). - ANNULLA SOLAMENTE: semplice annullamento dell'erogazione (prodotti fuori gara) Fig. 14 Motivazione annullamento ricetta

14 6 MASCHERA NUOVA RICETTA 6.1Ricerca Ricetta Per ricercare una ricetta all'interno del sistema è necessario inserire il codice fiscale dell'assistito all'interno del campo "Tessera Sanitaria" ed inserire obbligatoriamente il codice ricetta nei due campi Barcode 1 e Barcode 2 e la data ricetta. Il sistema effettuerà controlli formali sui codici ricetta e sul codice fiscale inserito. Fig. 15 Nuova Ricetta 6.2 Apertura maschera erogazione Selezionando "Prosegui" si accede alla maschera di erogazione per la ricetta selezionata. Fig. 16 Maschera Erogazione

15 6.3 Inserimento codice prodotto (Barcode - Codice Prodotto) Il sistema è posizionato nella casella Inserire il codice in attesa che vengano letti o digitati i codici Paraf degli articoli autorizzati all'assistito. Ripetere questa operazione per tutti i prodotti che si intendono erogare. Il sistema prevede anche una ricerca per nome del prodotto tramite autocompletamento cliccando sul pulsante con la stella. Fig. 17 Ricerca Articolo Dopo l'aggiunta di ogni prodotto, il carrello si popola ed è possibile inserire il codice targatura del prodotto. Fig. 18 Articolo in carrello Qualora venga aggiunto al carrello un prodotto non incluso nell allegato A (non ordinabile in DPC) il sistema proporrà la sostituzione con un equivalente dell allegato A. Se la ricetta rossa presenta la dicitura PRODOTTO NON SOSTITUIBILE il farmacista può includere il prodotto fuori dell allegato A cliccando prodotto non sostituibile come in Fig.19

16 Fig. 19 Sostituzione prodotto equivalente 6.4 Maschera Conferma Ricetta Cliccando su "PROSEGUI" si passa alla maschera Conferma ricetta, le schermate potranno essere diverse in base alle casistiche sotto riportate: CASO A Prodotto presente a Ministock Inserendo il prodotto a carrello va inserito il codice targatura dello stesso, una volta inserito il dato, si può procedere sia all inserimento di altri prodotti sia proseguire cliccando il tasto PROSEGUI, nella schermata successiva è possibile confermare l Erogazione cliccando su CONFERMA Fig. 20 Conferma Ricetta prodotto presente a ministock La schermata successiva conferma l avvenuta dispensazione del prodotto.

17 Fig. 21 Conferma Erogazione prodotto ministock CASO B Prodotto NON presente a Ministock In questo caso, per l inserimento del prodotto vale la stessa procedura indicata precedentemente, al click di PROSEGUI verrà visualizzata la schermata Fig. 22, che sta ad indicare che il prodotto non risulta presente in farmacia ed è necessario emettere un ordine al grossista per poterlo dispensare, se uno tra i grossisti preferenziali ha tale prodotto disponibile viene emesso un ordine a suo carico cliccando sul tasto CONFERMA. Fig. 22 Conferma Ricetta prodotto non presente a ministock Un messaggio conferma l avvenuto invio ordine dal grossista indicato, cliccando su visualizza ordine è possibile consultare l ordine, lo stesso ordine è sempre consultabile dalla voce del menu che trovate sulla sinistra GESTIONI ORDINI.

18 Fig. 23 Conferma Erogazione prodotto fuori ministock In questo caso per concludere l erogazione, una volta arrivato il prodotto e confermato il DDT, sarà necessario andare sia in Gestione Ricette oppure in Nuova Ricetta e ricercare il codice fiscale ed i relativi dati della ricetta Aperta per confermare l erogazione dopo aver inserito il codice targatura. CASO C Prodotto Mancante Fig. 24 Erogazione prodotto fuori ministock Quando viene richiesto un prodotto non disponibile presso i grossisti della farmacia il sistema avverte che il prodotto risulta essere mancante e che confermando, la farmacia procederà all inserimento di una notifica mancante. Il prodotto potrà essere erogato attraverso il canale della convenzionata e la farmacia è obbligata a stampare il modulo di certificazione prodotto mancante che dovrà allegare alla ricetta gestita in convenzionata.

19 Fig. 25 Conferma Ricetta prodotto mancante Dopo aver confermato che il prodotto è Mancante è necessario stampare il foglio di attestazione da allegare alla ricetta cliccando su STAMPA NOTIFICA MANCANTE Fig. 26 Conferma Erogazione prodotto mancante

20 Fig. 27 Stampa attestazione prodotto mancante Si ha la possibilità di visualizzare e ristampare tutte le Notifiche Mancanti accedendo alla maschera NOTIFICHE MANCANTI Fig. 28 Lista Notifiche Mancanti Qualora vengano aggiunti al carrello più prodotti che generano diverse casistiche, queste vengono tutte segnalate all utente nella maschera Conferma ricetta e Conferma erogazione, in modo tale da erogare e ordinare i prodotti che lo richiedono.

21 Fig. 29 Conferma Ricetta Prodotti con diverse casistiche

22 7 MINISTOCK 7.2 Consultazione Ministock La maschera è accessibile cliccando sulla voce MINISTOCK del menu principale a sinistra. Entrando in questo campo è possibile visualizzare i prodotti disponibili in giacenza. Le giacenze si popolano automaticamente ogniqualvolta la farmacia riceve i prodotti accettando un DDT dalla maschera gestione DDT Fig. 30 Consultazione Ministock Le giacenze iniziali verranno popolate automaticamente in base all'ordine iniziale di fornitura.

23 8 GESTIONE DDT 8.2 Gestione DDT La maschera è accessibile dalla voce "Gestione DDT" del menu principale. Fig. 31 Gestione DDT Nella tabella è possibile visualizzare tutte le forniture in attesa di consegna. Una volta che il grossista consegna la merce la farmacia cliccando su "Conferma" accetterà il DDT corrispondente. Nel caso di prodotti MINISTOCK cliccando su conferma la giacenza verrà incrementata automaticamente. Nel caso di prodotti NON presenti in MINISTOCK, con una ricetta APERTA, una volta cliccato su conferma sarà possibile effettuare la fornitura della ricetta richiamandola da Gestione ricette o Nuova Ricetta.

24 Fig. 32 Accetta DDT In alternativa si ha la facoltà di rifiutare il DDT ed effettuare un Reso della merce al fornitore 8.2 Gestione Resi Fig. 33 Rifiuta DDT Dalla maschera Gestione Resi è possibile restituire al grossista selezionato i prodotti che verranno aggiunti al carrello. Per effettuare un reso è obbligatorio inserire la Data di Scadenza dell articolo. In basso verrà visualizzata la lista dei resi effettuati dalla farmacia.

25 Fig. 34 Gestione Resi 8.3 Ricerca DDT All'interno della maschera è possibile ricercare i DDT in base al numero del documento o allo Stato in cui si trovano: IN ATTESA DI CONSEGNA: i prodotti sono stati spediti e sono in attesa di consegna presso la farmacia. Quando il DDT è in questo stato appare il pulsante "Seleziona" con il quale la farmacia potrà confermare lo stesso una volta che i prodotti saranno effettivamente consegnati. - CONSEGNATI: stato in cui i DDT vanno una volta che sono stati confermati dalla farmacia - MANCATA CONSEGNA: quando l'ordine non viene evaso dal grossista il relativo DDT entra in questo stato - RIFIUTATO : quando l'ordine viene rifiutato dal grossista.

26 Fig. 35 Ricerca DDT per stato

27 9 GESTIONE ORDINI 9.1 Consultazione Ordini La maschera è accessibile dalla voce "Gestione Ordini" del menu principale. Nella tabella è possibile visualizzare tutti gli ordini effettuati dalla Farmacia e lo stato in cui si trovano. Gli stati possibili sono i seguenti: - ORDINATO: l'ordine è stato effettuato dalla farmacia e non è stato ancora confermato dal grossista - ANNULLATO: annullamento dell'ordine da parte della farmacia. L'annullamento può essere effettuato solo se l'ordine non è stato ancora confermato dal grossista - CONFERMATO: il grossista ha preso in carico l'ordine, generato il DDT e spedito i prodotti. Nella maschera "Gestione DDT" compare un nuovo DDT in attesa di consegna - RIFIUTATO: rifiuto o annullamento dell'ordine da parte del grossista - EVASO: i prodotti sono stati consegnati e la farmacia ha confermato il DDT nella maschera Gestione DDT - NON EVASO: l'ordine non è stato evaso dal grossista Fig. 36 Consultazione ordini per stato Se un ordine non è ancora stato confermato dal grossista è possibile annullarlo tramite il pulsante Annulla Ordine solo se l ordine risulta NON CONFERMATO.

28 Fig. 37 Conferma annullamento ordine

29 10 CONTABILIZZA RICETTE 10.1 Contabilizza La maschera è accessibile dalla voce "Contabilizza Ricette" del menu principale. Dopo aver cliccato sul pulsante CARICA EROGAZIONI AL nella tabella sarà possibile visualizzare tutte le ricette chiuse da contabilizzare alla data indicata Fig. 38 Filtro ricette per contabilizzazione Dopo aver applicato il filtro cliccando su "Seleziona Tutte" è possibile selezionare tutte le ricette per procedere alla contabilizzazione cliccando su "Contabilizza Ricette" e successivamente su "Procedi" è possibile passare alla maschera successiva per l'emissione e la stampa della fattura.

30 Fig. 39 Conferma Processo di contabilizzazione Nella maschera successiva andranno compilati i campi "Numero Fattura", "Data Fattura" e "Anno mese Fattura" cliccando su Contabilizza e Fattura è possibile generare la distinta, altrimenti si può scegliere di effettuare la sola contabilizzazione tramite il pulsante Contabilizza. Fig. 40 Compila Distinta Alla fine della procedura è possibile stampare il pdf.

31 Fig. 41 Stampa PDF Fig.42 Esempio stampa della fattura

32 10.2 Gestione fatture Dalla maschera "Gestione Fatture" è possibile visualizzare e filtrare tutte le contabilizzazioni fatte dalla farmacia, ristampare nuovamente il pdf e scaricare l'xml associato alla contabilizzazione selezionata. Tramite la funzionalità "Rimuovi" è possibile eliminare una contabilizzazione effettuata in precedenza. N.B. Tutte le erogazioni/ricette contenute in quella contabilizzazione ritorneranno dallo stato 'CONTABILIZZATA' allo stato 'CHIUSA'. Fig. 43 Gestione Fatture