Informativa trattamento dati personali - DIPENDENTI. Rev.0_

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1 Infrmativa trattament dati persnali - DIPENDENTI Rev.0_ Chi siam e csa facciam dei tui dati persnali? GESTIONE AMBIENTALE S.r.l. cn sede legale sita in Strada Vicinale dei Mri snc Lc. San Zen Arezz 52100, d ra innanzi Titlare del trattament, tutela la riservatezza dei tui dati persnali e garantisce ad essi la prtezine necessaria da gni event che pssa metterli a rischi di vilazine. Il Titlare mette in pratica a tal fine plicy e prassi aventi riguard alla racclta e all utilizz dei dati persnali e all esercizi dei diritti che ti sn ricnsciuti dalla nrmativa applicabile. Il Titlare ha cura di aggirnare le plicy e le prassi adttate per la prtezine dei dati persnali gni vlta che ciò si renda necessari e cmunque in cas di mdifiche nrmative e rganizzative che pssan incidere sui trattamenti dei tui dati persnali. Il Titlare ha nminat un DPO (Data Prtectin Officer) che pui cntattare, se hai dmande sulle plicy e le prassi adttate, al seguente indirizz: dpgestineambientale@ingeinfrmatica.it Cme raccglie e tratta i tui dati GESTIONE AMBIENTALE S.r.l.? Il Titlare raccglie e/ riceve le infrmazini che ti riguardan, quali: nme, cgnme, cdice fiscale, lug e data di nascita, indirizz fisic e telematic, numer di telefn fiss e/ mbile, numer di cnt crrente, numer della tessera sanitaria; anche dati relativi all stat di salute, all adesine ad un sindacat e/ ad un partit; idnei, altresì, a rivelare cnvinzini plitiche e religise; vver cncernenti l esercizi di funzini pubbliche e di incarichi plitici, di attività di incarichi sindacali e alle cndanne penali, reati a cnnesse misure di sicurezza. Il Titlare può anche raccgliere e/ ricevere infrmazini che riguardan nel cas i tui familiari e/ i tui cnviventi. Essi servn al Titlare per dar seguit alla gestine del rapprt di lavr e all adempiment degli bblighi di legge a cui il Titlare è tenut. La cmunicazine dei tui dati persnali avviene principalmente nei cnfrnti di terzi e/ destinatari la cui attività è necessaria per l espletament delle attività inerenti al rapprt di lavr instaurat, e anche per rispndere a determinati bblighi di legge prescritti per il cntrll e la vigilanza dell attività lavrativa. Ogni cmunicazine che nn rispnde a tali finalità sarà sttpsta al tu cnsens. Il Titlare nn trasferisce i tui dati persnali all ester. I tui dati persnali nn sarann in alcun md diffusi divulgati vers sggetti indeterminati e nn identificabili neanche cme terzi. Le infrmazini persnali che ti riguardan sarann trattate per: 1) la gestine del rapprt di lavr e i cnseguenti adempimenti anche nrmativi Il trattament dei tui dati persnali ed eventualmente anche quelli dei tui familiari e/ dei tui cnviventi avviene per dar crs alle attività cnseguenti alla gestine del rapprt di lavr, quali: la crretta quantificazine della retribuzine, nnché per la crrespnsine di assegni (anche familiari), premi, altri emlumenti, liberalità e benefici accessri; l asslviment degli bblighi di legge e di cntratt, inclusi quelli derivanti dal cntratt cllettiv; Strada Vicinale dei Mri, snc Lc San Zen AREZZO C.F. e P. IVA R.E.A. di Arezz n Cap. sc ,00 i.v. Tel Fax PEC gestineambientalesrl@pec.it Pag. 1

2 l adempiment di specifici bblighi l esecuzine di specifici cmpiti derivanti da leggi, reglamenti cntratti cllettivi anche aziendali, in particlare ai fini dell instaurazine, gestine ed estinzine del rapprt di lavr, nnché del ricnsciment di agevlazini e dell applicazine della nrmativa in materia sindacale e di tutela della salute; l asslviment degli bblighi nei cnfrnti degli istituti di previdenza ed assistenza, sia bbligatrie che integrative; l adempiment degli bblighi fiscali nei cnfrnti dell amministrazine finanziaria, ivi cmpresa l eventuale assistenza fiscale; l adempiment degli bblighi derivanti dalle nrme in materia di igiene e di sicurezza sul lavr; il cmpiment di tutte le attività a queste strumentali e accessrie e cmunque necessarie al perseguiment delle finalità dette (la registrazine, l archiviazine dei dati, la cnsultazine etc.). I tui dati persnali sn racclti anche press terzi quali, a titl esemplificativ: altri titlari del trattament, es. le scietà del grupp di appartenenza del Titlare; sggetti privati che svlgn attività di smministrazine di lavr, intermediazine, ricerca e selezine del persnale, frmazine e attività di supprt alla ricllcazine prfessinale; familiari, cnviventi; prfessinisti del settre sanitari; elenchi tenuti da enti pubblici equiparati stt il cntrll dell autrità pubblica in base a specifica nrmativa nazinale e/ eurpea; prvider di servizi di cmunicazine elettrnica. I dati persnali che il Titlare tratta per le finalità di cui spra, sn, tra gli altri: nme, cgnme, cdice fiscale, lug e data di nascita, indirizz fisic e telematic, numer di telefn fiss e/ mbile, numer di cnt crrente e della tessera sanitaria; relativi alla tua attività lavrativa e/ alla tua cndizine familiare; relativi all stat di salute risultanti da certificati medici, all adesine ad un sindacat e/ ad un partit, etc.; relativi alle cndanne penali e ai reati a cnnesse misure di sicurezza. Sarà tua cura cmunicare al Titlare l eventuale variazine dei dati sttpsti a trattament, al fine di garantire una crretta gestine del rapprt di lavr, fatt cmunque salv il tu diritt di rettifica. 2) per la cmunicazine a terzi e destinatari Il trattament dei tui dati persnali avviene in dipendenza del cntratt e degli bblighi, anche di legge e/ reglamentari, che ne derivan. I tui dati nn sarann cmunicati a terzi/destinatari per lr finalità autnme a men che: 1. tu ne dia autrizzazine; 2. sia necessari per l adempiment degli bblighi dipendenti dal cntratt e da nrme di legge che l disciplinan (es. per la difesa dei tui diritti, etc.); Strada Vicinale dei Mri, snc Lc San Zen AREZZO C.F. e P. IVA R.E.A. di Arezz n Cap. sc ,00 i.v. Tel Fax PEC gestineambientalesrl@pec.it Pag. 2

3 3. la cmunicazine avvenga nei cnfrnti delle scietà del grupp cui appartiene il Titlare per fini amministrativi-cntabili; a enti pubblici e privati per finalità previdenziali, assistenziali assicurative, assciazini sindacali di categria e rappresentanze sindacali in adempiment di specifici bblighi derivanti dalla cntrattazine cllettiva; e ancra a cnsulenti esterni in materia cntabile e fiscale, istituti di credit, medic cmpetente ex art. D.lgs. n. 81/2008, a cnsulenti legali per la gestine del cntenzis, e prfessinisti del settre di interesse (medici, prfessinisti del settre sanitari, cnsulenti); a scietà dell infrmazine e di assistenza infrmatica; e infine scietà di vigilanza e di prtierat; 4. sian delegati abbian titl, legalmente ricnsciut, a ricevere i tui dati persnali. E il cas per esempi di familiari, cnviventi. I dati persnali che il Titlare tratta per tale finalità sn, tra gli altri: nme, cgnme, cdice fiscale, lug e data di nascita, indirizz fisic e telematic, numer di telefn fiss e/ mbile, numer cnt crrente e della tessera sanitaria; relativi alla tua attività lavrativa e/ familiare; e se necessari e cn tutte le garanzie del cas ivi cmprese quelle che richiaman la necessità della pseudnimizzazine, dell aggregazine e/ della criptatura dei dati, quelli relativi alla tua attività lavrativa e/ alla tua cndizine familiare; relativi all stat di salute risultanti da certificati medici, all adesine ad un sindacat e/ ad un partit, etc.; relativi alle cndanne penali e ai reati a cnnesse misure di sicurezza. 3) per finalità di sicurezza infrmatica Il Titlare tratta, anche per mezz dei sui frnitri (terzi e/ destinatari), i tui dati persnali, anche infrmatici (es. accessi lgici) di traffic racclti ttenuti nel cas di servizi espsti sul sit web del Il Titlare in misura strettamente necessaria e prprzinata per garantire la sicurezza e la capacità di una rete dei server ad essa cnnessi di resistere, a un dat livell di sicurezza, a eventi imprevisti atti illeciti dlsi che cmprmettan la dispnibilità, l'autenticità, l'integrità e la riservatezza dei dati persnali cnservati trasmessi. A tali fini il Titlare prevede prcedure per la gestine della vilazine dei dati persnali (data breach). 4) per la gestine della strumentazine aziendale utilizzata per rendere la prestazine lavrativa Il Titlare tratta i tui dati, anche infrmatici (lg di sistema e di rete), rilevati dalla strumentazine elettrnica in us e messa a dispsizine dei sui dipendenti nel rispett delle garanzie di cui all art. 4, cmmi 2 e 3, della Legge n. 300/1970 e dei prvvedimenti dell Autrità garante per la prtezine dei dati persnali, al fine di cnsentirti di svlgere in sicurezza la tua prestazine lavrativa e di: far frnte ad esigenze rganizzative e prduttive; garantire la sicurezza del lavr; apprestare misure a tutela del patrimni aziendale; riscntrare eventuali richieste dell autrità giudiziaria, Di seguit un prspett degli strumenti che trattan dati persnali e/ identificativi: Strada Vicinale dei Mri, snc Lc San Zen AREZZO C.F. e P. IVA R.E.A. di Arezz n Cap. sc ,00 i.v. Tel Fax PEC gestineambientalesrl@pec.it Pag. 3

4 Strument di lavr Cntrlli sulle attività svlte dai dipendenti Autenticazine al Dmini dalla rete aziendale Autenticazine al Dmini da remt (VPN) Gestine della psta elettrnica aziendale Persnal Cmputer Navigazine su siti Internet Pstazine di lavr fissa Reglamentazine del traffic di rete vers le destinazini interne mbile assegnata in cnsentite in base alle prprie mansini md permanente cndivis Access ed utilizz delle applicazini aziendali abilitate Access ed utilizz dei files sulle cartelle cndivise abilitate Pstazine aziendale /Telefn intern telefnica fissa prtatile Varchi di access alle strutture aziendali Sistema di rilevazine delle presenze Rilevazine delle cnfigurazini hardware e sftware delle single pstazini di lavr Registrazine degli utilizzi delle pstazini telefniche aziendali (chiamate, deviazini, blcchi, ecc.) Rilevazine dei transiti individuali in entrate e in uscita attravers i c.d. trnelli di access Rilevazine dei transiti attravers prte di cntrll di aree riservate Rilevazine delle marcature di entrata/uscita/presenza Che csa succede se nn frnisci i tui dati? I tui dati, racclti cmunque ttenuti dal Titlare, si intendn necessari e il lr mancat cnferiment cmprta l impssibilità per il Titlare di dar seguit alle attività relative al trattament principale, vver a: - la gestine del cntratt di lavr; - la gestine del rapprt di lavr (anche attravers terzi/destinatari) in tutte le sue fasi, dalla tenuta della cntabilità all'applicazine delle nrme in materia fiscale e cntributiva (p.e. tenuta LUL), sindacale (p.e. cntrattazine cllettiva), previdenziale-assistenziale (p.e. INPS, al TFR, etc.), di salute, igiene e sicurezza sul lavr (D.lgs. n. 81/2008); - gli adempimenti, anche legali, che derivan dal rapprt instaurat. Il Titlare rende nt, inltre, che l eventuale mancata e/ errata cmunicazine di una delle infrmazini necessarie, ptrebber determinare: l impssibilità del Titlare di garantire la cngruità del trattament stess ai patti cntrattuali per cui ess sia eseguit; la pssibile mancata crrispndenza dei risultati del trattament stess agli bblighi impsti dalla nrmativa fiscale, amministrativa del lavr cui ess è indirizzat. Il Titlare ha intes svlgere alcuni trattamenti in funzine di determinati legittimi interessi che nn pregiudican il tu diritt alla riservatezza, cme quelli che: - permettn di gestire al megli il rapprt di lavr; Strada Vicinale dei Mri, snc Lc San Zen AREZZO C.F. e P. IVA R.E.A. di Arezz n Cap. sc ,00 i.v. Tel Fax PEC gestineambientalesrl@pec.it Pag. 4

5 - rispndn ad esigenze prduttive, rganizzative, di tutela del patrimni aziendale e per la sicurezza del lavr; - sn autrizzati da parte di Rappresentanze sindacali e/ Ispettrat del lavr in ssequi all art. 4, cmma 1, della Legge n. 300/1970; - permettn di prevenire incidenti infrmatici e la ntificazine all autrità di cntrll la cmunicazine agli utenti, se necessarie, della vilazine dei dati persnali; - permettn la cmunicazine dei dati persnali alle scietà del grupp di appartenenza di Il Titlare per fini amministrativi; - permettn la cmunicazine a terzi/destinatari per attività legate a quelle di gestine del cntratt di lavr, cme spra individuati. Cme e per quant temp vengn cnservati i tui dati? Il trattament dei dati che ti riguardan avviene attravers mezzi e strumenti sia elettrnici che manuali messi a dispsizine dei sggetti che agiscn stt l autrità del Titlare e all scp autrizzati e frmati. Gli archivi cartacei e sprattutt elettrnici dve i tui dati sn archiviati e cnservati vengn prtetti mediante misure di sicurezza efficaci e adeguate a cntrastare i rischi di vilazine cnsiderati dal Titlare. Il Titlare prvvede alla verifica peridica e cstante delle misure adttate, sprattutt per gli strumenti elettrnici e telematici, a garanzia della riservatezza dei dati persnali per lr tramite trattati, archiviati e cnservati, sprattutt se appartenenti a categrie particlari. I dati persnali vengn cnservati per il temp necessari al cmpiment delle attività legate alla gestine del cntratt di lavr che hai stipulat cn il Titlare e per l adempiment degli bblighi, anche legali, che ne cnsegun. Gli archivi infrmatici si trvan all intern dei cnfini dell UE (e SEE) e nn è prevista la lr cnnessine interazine cn database lcati all ester. Cme Il trattament dei dati è eseguit attravers supprti cartacei prcedure infrmatiche da parte di sggetti interni appsitamente autrizzati e frmati. A questi è cnsentit l access ai tui dati persnali nella misura e nei limiti in cui ess è necessari per l svlgiment delle attività di trattament che ti riguardan. I tui dati, sprattutt quelli appartenenti a categrie particlari, sn trattati separatamente dagli altri anche mediante metdi di pseudnimizzazine di aggregazine che nn permettan di identificarti in md agevle. Il Titlare verifica peridicamente gli strumenti mediante i quali i tui dati vengn trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l aggirnament cstante; verifica, anche per il tramite dei sggetti autrizzati al trattament, che nn sian racclti, trattati, archiviati cnservati dati persnali di cui nn sia necessari il trattament; verifica che i dati sian cnservati cn la garanzia di integrità e di autenticità e del lr us per le finalità dei trattamenti effettivamente svlti. Dve I dati sn cnservati in archivi cartacei, infrmatici e telematici situati all intern dell spazi ecnmic eurpe, e sn assicurate misure di sicurezza adeguate. Quant temp I dati persnali trattati dal Titlare vengn cnservati per il temp necessari al cmpiment delle attività legate alla gestine del cntratt di lavr che hai stipulat cn il Titlare e fin ai dieci Strada Vicinale dei Mri, snc Lc San Zen AREZZO C.F. e P. IVA R.E.A. di Arezz n Cap. sc ,00 i.v. Tel Fax PEC gestineambientalesrl@pec.it Pag. 5

6 anni successivi alla sua cnclusine da quand i diritti che da ess dipendn pssn essere fatti valere (ai sensi degli artt e 2946 c.c.); nnché per l adempiment degli bblighi specifici (quali quelli di tenuta del LUL per cui è previst, ad esclusine dei dati previdenziali, la cnservazine fin a cinque anni dall ultima registrazine dei dati (D.M. 9 lugli 2008), anche degli bblighi (es. quelli fiscali e cntabili) che rimangn anche dp la cnclusine del cntratt (art c.c.), ai cui fini il Titlare deve cnservare sl i dati necessari per il lr perseguiment. Sn fatti salvi i casi in cui si dvesser far valere in giudizi i diritti derivanti dal cntratt, nel qual cas i tui dati, sl quelli necessari per tali finalità, sarann trattati per il temp richiest per il lr perseguiment. Le immagini registrate mediante gli impianti di videsrveglianza di pertinenza del Titlare sn cnservate per un temp nn superire a sette girni, fatte salve esigenze ulteriri di cnservazine in relazine a festività chiusura di uffici esercizi, nnché nel cas in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell autrità giudiziaria di plizia giudiziaria. I dati che ti riguardan e che sn racclti mediante gli strumenti elettrnici messi a tua dispsizine sn cnservati per un massim di sei mesi dalla lr registrazine (registri di lg), salv superiri esigenze di sicurezza, nn ultime quelle dipendenti da un event di data breach. E fatt cmunque salv il tu diritt di pprti in gni mment ai trattamenti fndati sul legittim interesse per mtivi cnnessi alla tua situazine particlare. Quali sn i tui diritti? In sstanza tu, in gni mment e a titl gratuit e senza neri e frmalità particlari per la tua richiesta, pui: - ttenere cnferma del trattament perat dal Titlare; - accedere ai tui dati persnali e cnscerne l rigine (quand i dati nn sn ttenuti da te direttamente), le finalità e gli scpi del trattament, i dati dei sggetti a cui essi sn cmunicati, il perid di cnservazine dei tui dati i criteri utili per determinarl; - aggirnare rettificare i tui dati persnali in md che sian sempre esatti e accurati; - cancellare i tui dati persnali dalle banche dati e/ dagli archivi anche di backup del Titlare nel cas, tra gli altri, in cui nn sian più necessari per le finalità del trattament se quest si assume cme illecit, e sempre se ne sussistan le cndizini previste per legge; e cmunque se il trattament nn sia giustificat da un altr mtiv ugualmente legittim; - limitare il trattament dei tui dati persnali in talune circstanze, ad esempi laddve tu ne abbia cntestat l esattezza, per il perid necessari al Titlare per verificarne l accuratezza. Tu devi essere infrmat, in tempi cngrui, anche di quand il perid di sspensine si sia cmpiut la causa della limitazine del trattament sia venuta men, e quindi la limitazine stessa revcata; - ttenere i tui dati persnali, se ricevuti trattati dal Titlare cn il tu cnsens e/ se il lr trattament avvenga sulla base di un cntratt e cn strumenti autmatizzati, in frmat elettrnic anche al fine di trasmetterli ad altr titlare del trattament. Il Titlare dvrà prcedere in tal sens senza ritard e, cmunque, al più tardi entr un mese dal riceviment della tua richiesta. Il termine può essere prrgat di due mesi, se necessari, tenut cnt della cmplessità e del numer delle richieste ricevute dal Titlare. In tali casi il Titlare, entr un mese dal riceviment della tua richiesta, ti infrmerà e ti metterà al crrente dei mtivi della prrga. Strada Vicinale dei Mri, snc Lc San Zen AREZZO C.F. e P. IVA R.E.A. di Arezz n Cap. sc ,00 i.v. Tel Fax PEC gestineambientalesrl@pec.it Pag. 6

7 Per gni ulterire infrmazine e cmunque per inviare la tua richiesta devi rivlgerti al Titlare, all indirizz inf@gestineambientale.arezz.it Cme e quand pui pprti al trattament dei tui dati persnali? Per mtivi relativi alla tua situazine particlare, pui pprti in gni mment al trattament dei tui dati persnali se ess è fndat sul legittim interesse, inviand la tua richiesta al Titlare, all indirizz inf@gestineambientale.arezz.it Tu hai diritt alla cancellazine dei tui dati persnali se nn esiste un mtiv legittim prevalente rispett a quell che ha dat rigine alla tua richiesta. A chi pui prprre reclam? Fatta salva gni altra azine in sede amministrativa giudiziale, tu pui presentare un reclam all autrità di cntrll cmpetente vver a quella che svlge i sui cmpiti ed esercita i sui pteri in Italia dve hai la tua residenza abituale lavri se divers nell Stat membr dve è avvenuta la vilazine del Reglament (UE) 2016/679. Ogni aggirnament della presente infrmativa ti sarà cmunicat tempestivamente e mediante mezzi cngrui e altrettant ti sarà cmunicat se il Titlare darà seguit al trattament dei tui dati per finalità ulteriri rispett a quelle di cui alla presente infrmativa prima di prcedervi e in temp per prestare il tu cnsens se necessari. Strada Vicinale dei Mri, snc Lc San Zen AREZZO C.F. e P. IVA R.E.A. di Arezz n Cap. sc ,00 i.v. Tel Fax PEC gestineambientalesrl@pec.it Pag. 7