Manuale Operatore. Utilizzo Sistema GBC/GSS Doti Atto Negoziale

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1 Manuale Operatore Utilizzo Sistema GBC/GSS Doti Atto Negoziale Aggiornato a settembre 2013

2 Indice CAPITOLO 1 - Presentazione e Avvio delle attività su Gestore Bandi e Corsi (GBC) Paragrafo Accesso al modulo GBC Paragrafo Operazioni precedenti l adesione al catalogo Paragrafo Adesione al catalogo Paragrafo Avvio delle Attività CAPITOLO 2 - Gestione Doti su Gestore dei Servizi (GSS) Paragrafo Accesso al modulo GSS (Avvio azioni dote) Paragrafo Ricerca del lavoratore Paragrafo Verifica iscrizione utente Paragrafo Aggiornamento scheda anagrafico-professionale Paragrafo Creazione Piano di Intervento Personalizzato (PIP) Paragrafo Erogazione dei servizi previsti dal PIP Paragrafo Calendario delle attività Paragrafo Modifica del PIP Paragrafo Chiusura attività del PIP su GSS Paragrafo Chiusura doti su GBC L uso del genere maschile eventualmente impiegato nelle successive descrizioni delle procedure di adesione al catalogo e gestione delle doti, è da riferirsi ad entrambi i generi e risponde solo ad esigenze di semplicità di testo. Le denominazioni delle attività presenti nelle immagini sono puramente indicative: hanno il solo scopo di rappresentare i processi.

3 CAPITOLO 1 ADESIONE AL CATALOGO SERVIZI COMPONENTI LE DOTI SU GESTORE BANDI E CORSI (GBC) 1.1 Accesso al modulo GBC (fig. 1) Gli enti interessati a presentare la propria candidatura alla gestione dei servizi che compongono le doti dell Atto negoziale devono registrarsi al portale SINTESI, se non già in possesso delle credenziali. Per accedere al Portale i passaggi sono i seguenti: collegarsi all indirizzo dal menu di Sinistra cliccare sulla voce SISTEMA INFORMATIVO LAVORO cliccare sulla voce Area personale e quindi sul link cliccare qui a centro pagina si aprirà la pagina di accesso al sistema con la richiesta delle credenziali (fig.1). La registrazione dovrà essere effettuata partendo dalla categoria ENTE DI FORMAZIONE (qualsiasi sia la forma dell operatore) scegliendo l applicativo GBC. La registrazione deve essere completata con l invio a mezzo fax al numero 0332/ del Modulo di RICHIESTA ABILITAZIONE GBC E GSS, scaricabile dall indirizzo corredato della carta d identità del Legale Rappresentante dell Ente e dell operatore registrato come referente. Il sistema provvederà ad inviare via (all indirizzo scelto in fase di registrazione) le credenziali di accesso ai moduli. Pagina 1 di 20

4 (fig. 2) Avvenuta l associazione, l utente accederà a Sintesi con le credenziali ricevute via mail. Nel caso siano presenti più ruoli associati nella sezione Cambia Servizi dovrà cliccare sull icona sulla riga del ruolo Ruolo_Gestione_Doti, in questo modo vedrà apparire le righe dei due moduli applicativi da utilizzare, blu per il GBC, con il quale potrà caricare il progetto, e verde per il GSS, con il quale procederà alla prenotazione e alla erogazione della dote. Pagina 2 di 20

5 1.2 Operazioni precedenti alla candidatura del progetto (fig. 5) Cliccando sulla banda blu del modulo GBC si accede al modulo Gestore Bandi e Corsi. Prima di procedere alla candidatura del progetto, l ente deputato alla creazione della filiera sul sistema deve andare nel menu Dati Operatore e cliccare su Gestione ATS per provvedere a inserire nel sistema i dati relativi a: - Filiera: Denominazione, Descrizione e Data creazione - Membro (capofila): Denominazione Ente, Descrizione attività - Membro (partner): Denominazione Ente, Descrizione attività Condizione necessaria per l inserimento dei Membri nella filiera è che gli enti che compongono la filiera (rete) si siano preventivamente registrati al sistema Sintesi (vedi 1.1), siano entrati nell applicativo GBC e abbiano compilato le sezioni Dati Ente e Gestione Sedi. Una volta che il capofila ha creato la filiera con questa funzionalità, questa viene memorizzata dal sistema in modo che, in fase di compilazione della modulistica on line per la prenotazione delle doti, l operatore possa attivare le funzionalità Inserisci Ats. Eventuali modifiche successive apportate alla filera nella sezione Gestione Ats non verranno recepite nel progetto: per modificare l Ats è quindi necessario eliminare l Ats dal progetto e importare la nuova Ats modificata. Con la funzionalità Visualizza Ats di appartenenza l ente verifica la propria partecipazione alle Ats come Capofila (Ats che ha creato) e come Membro (Ats create da un altro ente in cui figura come Membro). ATTENZIONE: I membri componenti la filiera devono comparire in almeno una delle azioni previste dallo schema dotale. Pertanto, se si aderisce ad avvisi differenti con partner differenti, sarà necessario creare più ATS. Pagina 3 di 20

6 Per la gestione delle Doti previste nell Atto Negoziale in forma associata è necessario creare una nuova filiera e non utilizzare una filiera già presente e già inserita in altri progetti. Dati Ente Questa sezione va compilata dall operatore al primo accesso al modulo GBC perché è condizione necessaria per il successivo invio dei progetti. Vengono richiesti i dati relativi al Rappresentante legale e l IdOperatoreMonitorweb (se l ente lo possiede in quanto precedentemente registrato sul portale regionale). E importante sottolineare che i dati inseriti, una volta salvati, non potranno più essere modificati dall ente. In caso di modifica del rappresentante legale è necessario inoltrare formale richiesta alla Provincia che, effettuati gli opportuni controlli, provvederà ad aggiornare le informazioni. Gestione Sedi In questa sezione sia l ente capofila, sia i componenti la filiera, inseriscono le informazioni inerenti le proprie sedi: è necessario compilare i campi relativamente ad almeno una Sede Principale e una di archiviazione della documentazione. Il sistema permette l importazione dei dati delle sedi inserite in questa sezione, all interno del progetto tramite il link Inserisci nuova sede. Una volta inserite le Sedi nel progetto, eventuali modifiche apportate dall ente nella sezione Gestione Sedi non verranno recepite nel progetto: per modificare i dati della sede è quindi necessario eliminare la sede dal progetto, inserire la nuova da Gestione Sedi e reimportarla nel progetto. 1.3 Candidatura progetto Dal menu Dossier Progetti (fig.4) entrando nella sezione Presentazione progetti si procede alla candidatura cliccando sull icona in corrispondenza dell avviso prescelto. Dall icona è possibile scaricare l avviso, mentre dall icona [kit di presentazione] l operatore ha accesso all area dove sono contenuti tutti i documenti/allegati/guide necessari o di supporto alla presentazione. La prenotazione delle doti è strutturata mediante la compilazione di alcune tabelle (fig. 6) denominate TAB. (fig. 6) Alla compilazione di ciascuna tabella va effettuato il salvataggio, ove presente, dal pulsante [Salva]: in questo modo la sospensione del lavoro non comporta nessuna perdita di dati. Nella TAB allegati, sarà possibile inserire i documenti scaricati dal Kit di presentazione e firmati digitalmente (ad es. atto di adesione). Sarà sempre possibile riprendere la prenotazione in stato di bozza dal menu a sinistra DOSSIER PROGETTI Progetti in fase di presentazione. Terminato l inserimento dei dati richiesti per la candidatura del progetto, la stessa va inviata elettronicamente alla Provincia (cliccare sulla seconda opzione prevista dal sistema - fig. 7). Pagina 4 di 20

7 (fig. 7) Prima di inviare l all indirizzo attonegoziale@provincia.va.it per la conferma dell operazione, va firmata digitalmente la domanda di FINANZIAMENTO (fig. 9) scaricabile dall icona visibile sulla stringa riassuntiva dei dati (fig. 8). (fig. 8) Pagina 5 di 20

8 Per poter firmare il documento occorre averlo in formato pdf, uno dei metodi per ottenere il file pdf è quello di stampare, scannerizzare e salvare come pdf Firmare digitalmente il file PDF e caricarlo sul sistema tramite il pulsante Firma Documento Individuare il File PDF da allegare utilizzando il pulsante Sfoglia e poi salvarlo cliccando sul pulsante Salva il Documento Firmato Pagina 6 di 20

9 Il Documento sarà salvato nel sistema ed identificato dall'icona Pagina 7 di 20

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11 1.4 Avvio delle Attività (fig. 9) Ricevuta l dalla Provincia per l ammissione e il finanziamento del progetto, gli Enti possono dare avvio alle azioni su GBC. Le azioni da avviare saranno individuabili dal link Progetti ammessi e finanziati (fig.5). Dalla colonna in avvio sarà visibile un numero pari alle azioni che comporranno le doti (fig.10). (fig.10) Cliccando sul numero delle azioni (evidenziato con la freccia in fig. 10) sarà visibile una schermata che propone due sezioni: (fig. 11) Nella parte alta, dove vi è il numero di Gruppi Abilitati (fig. 11 [1]) lo stato deve essere ATTIVO: l attivazione verrà effettuata dall operatore provinciale. Nella sezione sottostante (fig. 11 [2]) verranno mostrate invece tutte le azioni in stato di in avvio che sarà cura del soggetto attuatore avviare per poter erogare le doti su GSS. Dal pulsante [kit di avvio] in corrispondenza di ciascuna azione, il soggetto attuatore procede al loro avvio. Come per la candidatura, occorre compilare una serie di TAB da confermare tramite il pulsante salva. Pagina 9 di 20

12 (fig. 12) Pagina 10 di 20

13 CAPITOLO 2 GESTIONE DOTI SU GESTORE DEI SERVIZI (GSS) 2.1 Accesso al modulo GSS (Avvio azioni dote) (fig. 14) Effettuata la candidatura del progetto su GBC, la gestione delle doti avverrà utilizzando l applicativo GSS (Gestore dei Servizi). Per accedervi fare clic sull icona Cambia Servizi (fig. 14). 2.2 Ricerca del lavoratore All operatore che è entrato con le proprie credenziali nell area Sintesi e che ha selezionato il GSS si presenta una maschera di ricerca lavoratore per codice fiscale (fig. 15) facendo clic su [cerca]. Pagina 11 di 20

14 (fig. 15) (fig. 16) L icona di modifica (fig.16) permette di accedere al fascicolo del lavoratore costituito da diverse schede (TAB) attinenti a contenuti e informazioni di diversa natura riguardanti il lavoratore selezionato. Se l utente non è presente cliccare sul bottone nuovo in alto a destra ed inserire i dati anagrafici. 2.3 Verifica iscrizione utente La schermata di apertura del fascicolo di un lavoratore mostra in sola lettura una scheda di sintesi che riepiloga in breve il contenuto del fascicolo. All interno del riquadro (fig. 17) denominato SINTESI è possibile visualizzare l anagrafica del lavoratore e la sua condizione occupazionale. Pagina 12 di 20

15 (fig. 17) 2.4 Aggiornamento scheda anagrafico-professionale L operatore verifica i dati relativi alla scheda anagrafica e a quella professionale e, nel caso abbia necessità di aggiornarli, procede selezionando le tab relative, i bottoni salva e nuovo in alto a destra su ogni tab permettono la gestione dei dati. Se i dati anagrafici che contribuiscono a comporre il codice fiscale risultassero scorretti bisognerà prendere contatto con la Provincia di Varese. 2.5 Creazione Piano di Intervento Personalizzato (PIP) Formalizzate le procedure di avvio come descritte al 1.4, l ente attuatore potrà procedere alla creazione del Piano di Intervento Personalizzato e all erogazione del piano di attività previsto per ciascun beneficiario. Dalla maschera di ricerca, individuare il lavoratore per il quale si vuole definire il PIP. Cliccando sulla scheda PIP la maschera si presenta con i seguenti campi: Data del: la data odierna che sarà memorizzata come data di creazione del PIP Ente Accreditato: la ragione sociale dell ente erogatore (non modificabile) Id Progetto: la tendina di ricerca delle adesioni effettuate dal soggetto Erogatore, su GBC. Per predisporre un Piano di Intervento Personalizzato, cliccare sull icona (fig. 18) Pagina 13 di 20

16 (fig. 18) (fig.19) La maschera mostrerà l elenco di tutte le azioni inserite in fase di candidatura del progetto e quindi il Piano di Attività Prenotabili. Le informazioni qualitative dovranno essere descritte nel campo "Profilo del destinatario/a e Obiettivo occupazionale" illustrando le Competenze di base, le Competenze Tecnico professionali, le Competenze trasversali, gli obiettivi occupazionali, i punti di criticità e di forza e i servizi più rispondenti al perseguimento dei suddetti obiettivi specificando inoltre la necessità o meno della formazione e la tipologia. Pagina 14 di 20

17 Inoltre dovranno essere inserite le informazioni in merito a: Titolo Studio Classe Stato occupazionale Codice Fiscale Tutor Cognome Tutor Nome Tutor Titolo di studio Tutor Anni di esperienza Tipo di esperienza nel settore Obiettivi del PIP Nella compilazione del PIP selezionando le azioni che si intendono erogare all interno della dote (fig. 19), per alcune di queste (ad es. la formazione) si potranno anche definire nel dettaglio le ore e i costi effettivi di cui ci si avvarrà per lo svolgimento delle attività (fig. 20). (fig. 20) ATTENZIONE: L Operatore che ha preso in carico la persona deve: compilare il PIP tramite il sistema informativo (GSS) salvarlo sul proprio PC firmarlo e farlo firmare al destinatario della dote con CRS o altro strumento per la firma digitale inserirlo sul sistema informatico cliccando sull icona allega documenti visibile nella parte del sistema riservata al PIP inviare un di comunicazione dell avvenuta operazione all indirizzo attonegoziale@provincia.va.it Pagina 15 di 20

18 Nel caso in cui il destinatario non sia in possesso del pin della CRS o altro strumento per la firma digitale, l Operatore deve: stampare il PIP e farlo sottoscrivere all utente scansionare il PIP firmato salvarlo sul proprio PC firmarlo con CRS o altro strumento per la firma digitale inserirlo sul sistema informatico cliccando sull icona allega documenti visibile nella parte del sistema riservata al PIP unitamente alla scansione di un documento di identità del destinatario o della copia dell atto di conferimento dei poteri di firma al delegato nel caso il PIP non sia sottoscritto dal destinatario inviare un di comunicazione dell avvenuta operazione all indirizzo attonegoziale@provincia.va.it Pagina 16 di 20

19 2.6 Erogazione dei servizi previsti dal PIP Attenzione, per procedere con l erogazione dei PIP è necessario attendere la validazione da parte della Provincia di Varese. Un PIP è da intendersi validato nel momento in cui appaiono, nell apposita colonna, data e numero di protocollo. (fig. 23) Per gestire uno degli interventi proposti nel PIP l operatore deve: 1. selezionare l icona di dettaglio del PIP (fig. 23) per visualizzare l elenco degli interventi previsti (fig. 24) Pagina 17 di 20

20 Dettaglio intervento (fig. 24) 2. cliccare sul dettaglio dell intervento per effettuare la PRESA IN CARICO (fig. 24) 3. scegliere la sede erogatrice dell attività inserita in fase di prenotazione delle doti e cliccare sull icona nella colonna presa in carico (fig. 25). Colloquio di primo livello Colloquio di secondo livello Servizio formazione Ausili (fig. 25) Effettuando la presa in carico si inseriscono le informazioni di dettaglio relative all attività che si sta svolgendo con l utente. Pagina 18 di 20

21 Nel caso di azioni di gruppo, selezionare l edizione nella quale inserire il beneficiario oppure, se non presente o non disponibile, crearne una nuova (fig. 26). (fig. 26) Salvata la scheda, il sistema riporta l operatore nella parte della EROGAZIONE SERVIZIO. Per ritornare nella scheda anagrafica (PIP), cliccare sulla linguetta SCHEDA ANAGRAFICA e poi sulla linguetta PIP (fig. 27) (fig. 27) ATTENZIONE L Operatore, entro 30 giorni dalla data di validazione del PIP, dovrà avviare la prima attività prevista, diversa da quelle propedeutiche alla stesura del PIP, escluso il monitoraggio, pena la decadenza del PIP e delle risorse economiche prenotate, in quanto il sistema effettuerà autonomamente questa operazione. Le attività si intendono avviate con la presa in carico tramite sistema informativo. Se l Operatore non è nelle condizioni di avviare le attività o sono decorsi i termini per il loro avvio (30 giorni dalla data di accettazione del PIP), ne deve dare immediata comunicazione al destinatario, che avrà comunque la possibilità di accedere ad un altra dote previa verifica della disponibilità delle risorse economiche. Pagina 19 di 20

22 2.7 Calendario delle attività L operatore provvede all inserimento e all aggiornamento periodico delle attività previste dal PIP, garantendo la tracciabilità delle attività di servizio, utilizzando il calendario presente su GSS. Effettuata la presa in carico (vedere 2.6) nella stringa dell erogazione del servizio comparirà un icona nella colonna evidenziata in figura 28, cliccando la quale si accederà al calendario delle attività. Il calendario delle attività deve essere compilato con i dati relativi alle ore fruite dal destinatario, entro il quindicesimo giorno del mese successivo rispetto a quello in cui si sono realizzate le attività. (fig. 28) 2.8 Modifica del PIP Qualsiasi variazione che comporti modifiche nei contenuti del PIP relative a soggetti coinvolti, tipologia di servizi, contenuti e/o modalità di attuazione, luogo di fruizione dei servizi previsti (nel rispetto della durata massima prevista per la conclusione della Dote), dovrà essere richiesta via alla Provincia. Rientra tra le variazioni da autorizzare anche la richiesta di sostituzione del Tutor. Tale richiesta deve essere effettuata con tempestività (max 15 giorni dalla cessazione del precedente tutor) al fine di garantire al destinatario la continuità dell accompagnamento. Le modifiche al PIP, una volta autorizzate, verranno effettuate dalla Provincia sul sistema Sintesi; il PIP così modificato dovrà essere nuovamente firmato dalle parti e allegato alla scheda anagrafica così come previsto a pagina 13 del presente Manuale. 2.9 Chiusura attività del PIP su GSS (fig. 29) Pagina 20 di 20

23 Per rendicontare l attività, a servizio concluso, è necessario compilare la form di conclusione e protocollarla. Se vogliamo, ad esempio, chiudere l intervento proposto nella figura 29, fare clic sulla colonna Conclusione Servizio. Completare la maschera indicando: la data di fine dell intervento sulla persona lo Stato della chiusura compilare le informazioni di conferma o rinuncia all intervento (e le ragioni della rinuncia se non confermato) indicare il numero di ore frequentate e il costo effettivo. Per concludere definitivamente il servizio, senza più la possibilità di cancellazione, il sistema prevede una funzione di protocollazione automatica attivabile dall icona Per proseguire all erogazione dei successivi servizi, tornare alla scheda anagrafica e alla sotto-scheda PIP e da qui l icona Dettagli del piano. Il sistema segnalerà i servizi conclusi, pertanto per questi non sarà più attiva la funzione di presa in carico (fig. 30). Colloquio di primo livello Colloquio di secondo livello (fig. 30) A conclusione di tutte le attività previste nel PIP l operatore potrà chiudere il PIP cliccando sull icona posta sotto la colonna CHIUDI (fig. 32). Pagina 21 di 20

24 (fig. 32) L operatore inoltre compila la Comunicazione di conclusione del PIP utilizzando il format scaricabile dal Kit di avvio presente su GBC, che dovrà essere inviata con le modalità descritte alla pagina 13 del presente Manuale. Entro e non oltre 30 giorni di calendario dalla data di chiusura del PIP l Operatore compila la Relazione finale utilizzando il format scaricabile dal Kit di avvio presente su GBC e la inoltra con tutta la documentazione relativa alla conclusione del PIP, con le modalità descritte alla pagina 13 del presente Manuale Chiusura doti su GBC Una volta conclusi tutti i PIP di un progetto l attività può dirsi conclusa, andare su GBC e dal menu di sinistra Gestione Progetti, Progetti ammessi e finanziati (fig. 33) cliccare in corrispondenza del bando sul numero delle azioni avviate. (fig. 33) Entrando nell icona [Kit di avvio/conclusione] (fig.34) e compilando le sezioni proposte dal sistema, si procede alla comunicazione di conclusione del progetto. Pagina 22 di 20

25 (fig. 34) Vi ricordiamo che: questa procedura deve essere ripetuta per ogni azione chiuse tutte le azioni e quindi l adesione al progetto, prima di inviare un all indirizzo attonegoziale@provincia.va.it per la conferma dell operazione, va firmata digitalmente la stampa comunicazione di conclusione. (fig. 35) Pagina 23 di 20