Regolamento di Cassa Economale e di pagamento con carta di credito prepagata della Azienda Ospedaliera Universitaria San Luigi Gonzaga

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1 Regolamento di Cassa Economale e di pagamento con carta di credito prepagata della Azienda Ospedaliera Universitaria San Luigi Gonzaga Approvato con Deliberazione del Direttore Generale n. 715 del 10/12/2015 5

2 INDICE Art. 1 Oggetto del regolamento Capo I CASSA ECONOMALE Art. 2 Cassa Economale: attribuzione Art. 3 Fondi a disposizione del Servizio di Cassa Economale Art. 4 Fattispecie spese di Cassa Economale Art. 5 Altre spese Art. 6 Fondo di anticipazione Art. 7 Contabilità della Cassa Capo II CARTA DI CREDITO PREPAGATA Art. 8 Carta di credito prepagata: attribuzione Art. 9 Fattispecie spese con carta di credito prepagata Art. 10 Fondi di anticipazione Art. 11 Rendicontazione 6

3 Art. 1 Oggetto del Regolamento Il presente regolamento disciplina il servizio di cassa economale e il servizio di pagamento con carta prepagata, definendo le funzioni attribuite e le modalità di espletamento in conformità alla normativa vigente. CAPO 1 CASSA ECONOMALE Art. 2 Cassa Economale: struttura e attribuzioni Il servizio di Cassa Economale è strutturato nell ambito della S.C. Provveditorato Economato dell Azienda Ospedaliera Universitaria (qui di seguito denominata: Azienda) ed è unico per tutta l Azienda. L Amministrazione dell Azienda provvede ad attivare una copertura assicurativa per le somme depositate presso la Cassa Economale e, in caso di furto, per valori eventualmente depositati. Per la gestione operativa del Servizio di Cassa Economale, la Struttura Complessa si avvale di propri operatori. Il Servizio di Cassa Economale provvede ad ordinare, liquidare e pagare direttamente le seguenti categorie di spesa: a) Minute spese economali per la cui natura è indispensabile il pagamento immediato per contanti; b) Spese concernenti beni e servizi a prezzo amministrativamente predeterminato, imposte tasse, tributi ed accessori, anticipi e/o rimborsi di trattamenti di missione e spese di rappresentanza; c) Altre spese riguardanti progetti regionali, fondi relativi alla S.C. O.S.R.U. dell Azienda per l attivazione di corsi di aggiornamento (cancelleria, supporti meccanografici, etc,). Il Servizio di Cassa Economale dispone di una cassa contanti e di un conto corrente bancario presso l Istituto Bancario che svolge il Servizio di tesoreria dell Azienda. 7

4 Art. 3 Fondi a disposizione del Servizio di Cassa Economale Viene quantificato in 1.500,00 il limite massimo giornaliero di prelievo bancario, da parte del Responsabile del servizio di Cassa Economale o dal funzionario delegato. Il limite massimo di spesa mensile effettuabile dal Servizio di Cassa Economale è quantificato in ,00. Art. 4 Fattispecie di spese di Cassa Economale Le minute spese economali per la cui natura è indispensabile il pagamento immediato in contanti, devono essere d importo singolo non superiore a 1.000,00 (Iva esclusa) ed essere effettuate per provvedere all acquisto sul mercato di servizi e beni imputabili sia alla spesa corrente che al conto capitale, oppure relative a fondi vincolati o infine concernenti i servizi economali, sanitari, amministrativi e generali dell Azienda e più specificamente: a) Beni e materiali necessari ai servizi economali, sanitari (strumentario chirurgico, presidi sanitari, prodotti farmaceutici, etc.), amministrativi generali (cancelleria, mobilio, etc.); b) Materiali necessari alle piccole manutenzioni e riparazioni di attrezzature tecniche ed igienico-sanitarie; c) Vestiario, indumenti in genere, D.P.I. occorrenti al personale dipendente dell Azienda, prescritto o comunque occorrente all espletamento del servizio; d) Carburanti, lubrificanti e liquidi tecnici per il funzionamento degli automezzi dell Azienda utilizzati dagli operatori della stessa; e) Tessere stradali prepagate per le attività del Servizio autisti; f) Analisi di beni merceologici; g) Sangue, plasma e farmaci particolari; h) Acquisto, rilegatura e manutenzione di libri, riviste di interesse tecnico, sanitario e/o amministrativo, quotidiani e periodici; i) Estratti e fotoriproduzioni di libri, riviste, articoli ed altri lavori urgenti di stampa e di riproduzione; j) Pagamenti per trasporti, spedizioni, assicurazioni relative ai trasporti, imballaggi e magazzinaggi; k) Carta e cartonaggio di materiale ed oggetti vari per disegno, cancelleria e stampati; l) Prodotti necessari all igene dei pazienti in particolari condizioni clinico-diagnostiche; m) Prodotti relativi all organizzazione e quant altro necessario all affettuazione dei coffee break. 8

5 E vietato qualsiasi frazionamento dal quale possa derivare l inosservanza dei limiti di spesa stabiliti dalle precedenti disposizioni. L acquisto di beni e servizi di cui al presente articolo, ritenuto urgente e necessario, non deve rientrare in alcuni procedimento di gara aggiudicato salvo che non si configuri come acquisto in danno dell aggiudicatario inadempiente. Art. 5 Altre Spese Le altre spese che il Servizio di Cassa Economale ha facoltà di eseguire direttamente su richiesta dei singoli uffici, senza limite d importo, ma sempre nei limiti complessivi previsti dal precedente articolo 3, riguardano i beni e servizi a prezzo amministrativamente fissato, imposte, tributi e accessori, nonché forme particolari di anticipazione e/o rimborso. Rientrano in tali tipi di spesa: Acquisto di generi di monopolio di Stato o, comunque, con prezzi fissati dal Monopolio; Spese postali, telegrafiche e valori bollati; Spese di registrazione contratti; Tasse varie previste per la legge e relative ai servizi dell Azienda (bollo autoveicoli, tasse per impianti tecnici, concessioni governative); Spese di controversie (notifiche, etc.); Abbonamenti RAI-TV relativi agli apparecchi dell Azienda; Anticipi su spese di viaggio ed indennità da corrispondere a dipendenti o a persone comunque incaricate di missioni o comandi e rimborsi delle spese vive connesse alle missioni e comandi medesimi; Rimborso spese pasto agli autisti dell Azienda in missione; Spese per pubblicazione su organi ufficiali, giornali ed altre pubblicazioni, obblighi connessi ai procedimenti amministrativi; Acquisti di pubblicazioni, periodici, quotidiani, etc.; Spese per quote associative. Le spese di cui agli articoli precedenti sono pagate dal Responsabile della Cassa Economale. Le spese e le anticipazioni di cui trattasi devono essere effettuate su richiesta dei competenti Uffici e Servizi. Nei casi previsti di anticipazioni di somme necessarie per l esecuzione della spesa, il Funzionario preposto al servizio di Cassa Economale deve ricevere quietanza dal Dirigente Responsabile della S.C. interessata che ha richiesto la spesa stessa. 9

6 Il Dirigente che ha rilasciato al suddetto funzionario la quietanza di tale anticipazione ne è responsabile di fronte all Amministrazione ed ha l obbligo di presentare le debite giustificative al Responsabile della Cassa Economale, o funzionario delegato, il quale le allegherà al proprio rendiconto mensile. Art. 6 Fondo di anticipazione Il fondo di anticipazione per le spese di cui agli articoli precedenti, stante la necessaria continua liquidità dello stesso è stabilito in ,00. All inizio di ogni anno il Responsabile della S.C. G.E.F. dell Azienda emette disposizioni di pagamento nella misura sopra indicata a titolo di anticipazione a favore del Responsabile del Servizio di Cassa Economale. Con cadenza mensile il suddetto Responsabile compila il rendiconto delle spese sostenute secondo le modalità di cui al successivo art. 7. Dopo l approvazione del medesimo, verificati i contenuti e le indicazioni contabili secondo quanto disposto dal successivo art. 7, il Responsabile della S.C. G.E.F. dell Azienda provvede ad emettere la relativa disposizione di pagamento a rimborso e reintegro del Fondo di Anticipazione. Alla fine di ogni anno il Responsabile della S.C. G.E.F. dell Azienda pone in essere le opportune registrazioni contabili per l estinzione e la riapertura del Fondo di Anticipazione. Art. 7 Contabilità della Cassa Tutte le spese sono registrate nel programma informatico aziendale con numerazione progressiva autonoma cronologica. Il responsabile del Servizio di Cassa Economale, entro il giorno 10 (dieci) del mese successivo a quello nel quale le spese sono state effettuate, predispone il rendiconto delle spese sostenute, distinto per conto economico, corredandolo dalla stampa relativa ai movimenti di cassa. Le operazioni effettuate dal servizio di Cassa Economale sono anche annotate in apposito registro. Successivamente, la S.C. G.E.F. dell Azienda provvede, con determina dirigenziale, alla rendicontazione mensile della spese in oggetto. Tutte le spese devono essere debitamente comprovate e corredate dalla seguente documentazione: 1) Richiesta scritta dell Ufficio, Servizio, Struttura per il quale si effettua la spesa; 2) Copia dell eventuale ordinazione conferita alla ditta; 3) Copia del documento di magazzino comprovante l effettivo ricevimento delle merci (nell eventualità di consegna presso il magazzino generale dell Azienda); 10

7 4) Dichiarazione di regolare esecuzione o rapporto d'intervento sottoscritta dall Ufficio, Servizio, Struttura interessati; 5) Fattura emessa in conformità al disposto dell art. 21 del D.P.R n. 633 ( La Legge IVA ), e successive modifiche ed integrazioni, o idoneo documento sostitutivo emesso ai sensi degli articoli 22 e 31 del medesimo D.P.R. (es. scontrino fiscale, ricevute di prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande, di prestazioni per trasporto di persone o cose, di spese vive effettuate da autisti dell Azienda in missione per carburante e pedaggi autostradali); 6) Ricevuta di conto corrente postale; 7) Altri giustificativi di cassa. CAPO II - CARTA DI CREDITO PREPAGATA Art. 8 Carta di credito prepagata: attribuzione Per consentire il ricorso alla moneta elettronica, in alcuni casi unico pagamento possibile, come risulta da esplicite disposizioni ministeriali, l Azienda mette a disposizione dei responsabili della S.C. Provveditorato Economato una carta di credito prepagata nominativa. Il funzionario titolare della carta di Credito è tenuto ad assicurare la migliore utilizzazione e il più efficace impiego delle risorse strumentali e finanziarie assegnate allo stesso. Art. 9 Fattispecie spese con carta di credito prepagata Le spese oggetto di pagamento mediante carte di credito prepagata sono le minute spese economali come disciplinate dagli art. 4 comma 5 del presente regolamento ove compatibili. Art. 10 Fondi di anticipazione La S.C. G.E.F. attribuisce a ciascuna carta, mediante disposizione di pagamento (mandato) una anticipazione che viene quantificata in 1.000,00 Euro, quale limite massimo anticipato. Qualora nel corso del mese il titolare della carta debba effettuare una spesa con carta di credito prepagata che non rientri nel fondo di anticipazione mensile, deve richiedere su apposito modulo (allegato della S.C. G.E.F.) l'autorizzazione all'emissione della disposizione di pagamento, prima di effettuare la spesa. 11

8 Art. 11 Rendicontazione Le spese sostenute mediante pagamento con carta di credito prepagata devono essere rendicontate dal titolare della carta di credito prepagata. Le operazioni effettuate con carta di credito prepagata sono annotate su apposito registro separato dal registro di cassa economale. Entro il 10 del mese successivo il titolare della carta rendiconta alla S.C. G.E.F. le spese sostenute. Tutte le spese devono essere corredate dalla seguente documentazione: 1) richiesta scritta dell Ufficio, Servizio, Struttura per il quale si effettua la spesa; 2) copia dell eventuale ordinazione conferita alla ditta; 3) copia del documento di magazzino comprovante l effettivo ricevimento delle merci (nell eventualità di consegna presso il magazzino generale dell Azienda); 4) dichiarazione di regolare esecuzione o rapporto d intervento sottoscritta dall Ufficio, Servizio, Struttura. interessati; 5) ricevuta di pagamento on-line o altro documento idoneo a comprovare il pagamento. Dopo l approvazione della rendicontazione, verificati i contenuti e le indicazioni contabili secondo quanto disposto dal precedente art. 7, il Responsabile della S.C. G.E.F. dell Azienda provvede ad emettere la relativa disposizione di pagamento a rimborso e reintegro del Fondo di Anticipazione. Alla fine di ogni anno il Responsabile della S.C. G.E.F. dell Azienda pone in essere le opportune registrazioni contabili per l estinzione e la riapertura del Fondo di Anticipazione. 12