REGOLAMENTO ALBO FORNITORI DEL FONDO DI PREVIDENZA PER IL PERSONALE DELLA CASSA DI RISPARMIO DI FIRENZE

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1 REGOLAMENTO ALBO FORNITORI DEL FONDO DI PREVIDENZA PER IL PERSONALE DELLA CASSA DI RISPARMIO DI FIRENZE (ENTE MORALE RICONOSCIUTO CON D.P.R N. 439) Approvato dal Consiglio di Amministrazione del 11 dicembre

2 Sommario 1. Note introduttive Struttura dell Albo Requisiti e Documentazione richiesta Criteri di selezione e aggiornamento dell Albo Cancellazione dall Albo Metodi di Presentazione delle Candidature Trattamento dei dati - D.Lgs. 196/ Settori

3 1. Note introduttive Il presente Regolamento, approvato dal Consiglio di Amministrazione del Fondo di Previdenza per il Personale della Cassa di Risparmio di Firenze (di seguito Fondo), definisce le regole di gestione dell Albo Fornitori di Lavori, Beni e Servizi ( di seguito Albo). In particolare il documento disciplina i meccanismi di formazione, aggiornamento, modalità di utilizzo e selezione degli operatori economici iscritti. Obiettivo dell Istituzione dell Albo è: Introdurre criteri di selezione certi e trasparenti nel processo di individuazione e conseguente fornitura di lavori, beni e servizi da parte degli operatori economici facenti parte dell Albo. Dotarsi di uno strumento di consultazione e scelta che permetta di intervenire con tempestività al verificarsi di eventi che necessitino dell utilizzo di fornitori in riferimento alla necessità di cui sopra. Rispondere a quanto dettato dall art. 4 del Regolamento Manutenzioni approvato dal CDA del Fondo con delibera del 31/05/2011. Disporre di un elenco di fornitori di fiducia con l obiettivo di uniformare la qualità del loro operato dei fornitori in presenza di condizioni economiche competitive. Avere aziende che permettano un oggettivo riscontro dei prezzi in rapporto alle prestazioni offerte. La periodica revisione del Regolamento comporta l assunzione di una nuova delibera da parte del Consiglio. 2. Struttura dell Albo L Albo Fornitori è suddiviso in sezioni identificative delle varie forniture di cui il Fondo può necessitare per il suo corretto funzionamento: per tale motivo tale Albo può essere integrato e/o modificato nella struttura al verificarsi di nuove esigenze che potessero insorgere nella vita del Fondo stesso. Tali variazioni, su proposta dell Area competente del Fondo per settore, devono essere deliberate: dalla Commissione competente (immobiliare o mobiliare in relazione alla tipologia di fornitore) 3

4 dal Consiglio di Amministrazione, nei casi in cui si ritenga che la tipologia di fornitore debba essere valutata da tale Organo. I settori individuati sono: A. FORNITURA DI BENI E SERVIZI B. PRESTAZIONE DI SERVIZI PER IL SETTORE IMMOBILIARE C. PRESTAZIONE DI SERVIZI PER IL SETTORE MOBILIARE D. MANUTENZIONI E ASSISTENZA TECNICA Ciascuna sezione è suddivisa in categorie e sottocategorie, come definite nel capitolo dedicato, identificate per codice e per descrizione. E possibile inserire un fornitore in una o più sezioni / sottosezioni a seconda del tipo di attività svolta. Le categorie merceologiche per le quali gli operatori economici possono essere iscritti sono quelle corrispondenti al loro oggetto sociale così come risultante dal certificato d iscrizione alla C.C.I.A.A. di appartenenza. Ciascun operatore può modificare la categoria merceologica per la quale è iscritto mediante aggiornamento della propria candidatura. Ogni operatore può risultare iscritto a più di una categoria merceologica. 3. Requisiti e Documentazione richiesta I requisiti minimi per richiedere l iscrizione all Albo Fornitori per le aziende sono i seguenti: a. svolgere l attività da almeno 3 anni (per le aziende); b. fornire un prodotto/servizio che possa essere di interesse per il Fondo; c. essere in regola con la vigente normativa in materia di prevenzione della criminalità mafiosa, di versamento dei contributi previdenziali e assistenziali, delle imposte e tasse; d. non trovarsi in stato di fallimento, liquidazione, amministrazione controllata, concordato preventivo, e non avere in corso a proprio carico un procedimento per la dichiarazione di uno dei predetti stati; 4

5 e. essere in possesso delle abilitazioni professionali, autorizzazioni o licenze, necessarie per lo svolgimento dell attività richiesta. I requisiti minimi per richiedere l iscrizione all Albo Fornitori per i professionisti sono i seguenti: a. svolgere l attività da almeno 3 anni; b. fornire un servizio che possa essere di interesse per il Fondo; c. certificazione di iscrizione all ordine professionale di appartenenza e di non essere soggetto a procedimenti di sosp. o radiazione dall Albo. Per fare richiesta di iscrizione all Albo deve inoltre essere fornita la seguente documentazione: per tutte le aziende, iscrizione alla Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura per la stessa categoria merceologica di iscrizione all Albo indicando la camera di appartenenza ed il numero di iscrizione; nel caso in cui si tratta di professionisti soggetti ad iscrizione obbligatoria occorre produrre certificazione di iscrizione all Albo Professionale con l indicazione del numero di iscrizione, la tipologia di ordine professionale e l ordine presso il quale è iscritto; se si tratta di imprenditori artigiani occorre produrre il documento di iscrizione presso la competente Commissione Provinciale per l artigianato o presso i competenti uffici professionali; documento d identità del titolare se si tratta di impresa individuale o professionisti, dei soci e del deliberato relativo ai poteri di firma del rappresentante/i se si tratta di società di persone, del rappresentante legale se si tratta di altra società, con i relativi poteri di firma, durata dei detti poteri e gli eventuali limiti di tale sottoscrizione; dichiarazione dell organico medio annuo (DOMA) secondo quanto previsto dal D. Lgs. 81/08, indispensabile per la valutazione tecnico/professionale della consistenza e della forza lavoro dell impresa; modello Unilav che dimostra l effettiva e regolare assunzione dei dipendenti da parte dell impresa ove viene effettuata gara di appalto; comunicazione, ove presenti, dei nominativi che ricoprono il seguente incarico: RSPP, RLS, Medico competente; Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC) rilasciato da meno di 1 mese; autocertificazione presenza polizza di assicurazione per responsabilità civile verso terzi. 5

6 4. Criteri di selezione e aggiornamento dell Albo Una volta reperita tutta la documentazione, l Area competente effettua esame preliminare delle richieste per verificare la regolarità del documentale prodotto e successivamente procede ad un incontro con il richiedente, alla presenza di almeno due rappresentanti del Fondo, dei quali uno l Internal Auditor e l altro appartenente all Area competente; l incontro, oltre ad avere natura conoscitiva, deve permettere di individuare le aree di potenziale operatività del richiedente in relazione alle esigenze del Fondo. Al termine del processo di valutazione da parte del Fondo, in caso di sussistenza dei requisiti, si procede con l iscrizione del fornitore nell Albo. L iscrizione è comunque subordinata alla sottoscrizione dell apposito modello di domanda con cui, tra le altre cose, l interessato dichiara di aver preso visione dell informativa Privacy e di accettare i principi contenuti nel Codice Etico e nel Modello di organizzazione ex D.Lgs. 231/2001 del Fondo. L aggiornamento dell Albo viene effettuato periodicamente, secondo i criteri sopra menzionati, provvedendo tempo per tempo a dare informativa delle variazioni alla Commissione competente. In ogni modo l Albo aggiornato viene presentato una volta l anno al Consiglio di Amministrazione. 5. Cancellazione dall Albo Nel caso di cancellazioni o sospensioni dall Albo dovute a inadempimenti, gravi negligenze o malafede, inosservanza delle disposizioni recate dal Codice Etico, valutazioni negative da parte dei soggetti appartenenti al Fondo dell area di competenza nell ambito della quale opera l impresa/professionista e/o al venir meno dei requisiti precedentemente esposti, l Area competente comunica l aggiornamento dell Albo alla Commissione interessata e l avvenuta cancellazione al fornitore interessato. La Cancellazione dall Albo può essere effettuata anche su richiesta dell interessato stesso con le medesime modalità previste per l iscrizione. La cancellazione dall Albo comporta l eliminazione del fornitore da tutte le sezioni nelle quali era iscritto; la cancellazione dall Albo non preclude tuttavia la possibilità di ripresentare domanda di riammissione dopo che sia trascorso almeno un anno dalla data di cancellazione; in tal caso la domanda sarà valutata da parte dalla Commissione competente che esprimerà in merito un parere vincolante. 6

7 6. Metodi di Presentazione delle Candidature Le candidature possono essere presentate solo attraverso compilazione e sottoscrizione di apposita domanda e invio del documentale richiesto attraverso e- mail all indirizzo di posta elettronica crf.fondoprevidenza@carifirenze.it, specificando nell oggetto Richiesta iscrizione Albo Fornitori, oppure per posta ordinaria attraverso l invio in busta chiusa al seguente indirizzo: Fondo di Previdenza per il Personale della Cassa di Risparmio di Firenze Segreteria Richiesta iscrizione Albo Fornitori - Via Carlo Magno, Firenze. Ogni domanda presentata con altra modalità viene automaticamente rigettata senza obbligo di comunicazione da parte del Fondo. Eventuali aggiornamenti potranno essere comunicati solo con i medesimi strumenti previsti per l iscrizione all Albo. Le candidature devono essere firmate dal titolare se si tratta di impresa individuale, dai soci facoltizzati alla rappresentanza se si tratta di società di persone, dal rappresentante legale se si tratta di società di capitali e dal singolo professionista se si tratta di libero professionista. I modelli e le informazioni per la domanda sono disponibili in apposita sezione del sito web istituzionale del Fondo di Previdenza 7. Trattamento dei dati - D.Lgs. 196/2003 I dati forniti per l iscrizione all Albo vengono trattati dal Fondo, titolare del trattamento, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza, mediante strumenti manuali ed informatici. Tali dati verranno utilizzati esclusivamente per le finalità indicate nell informativa disponibile sul sito web del Fondo di Previdenza 8. Settori A. FORNITURA DI BENI E SERVIZI A.1 : Arredamento (mobili, etc.) 7

8 A.2 : Materiali di consumo (ferramenta, combustibili per riscaldamento) A.3 : Materiali per la sicurezza (estintori) A.4 : Macchine e sistemi di sicurezza (casseforti, sistemi e servizi di sorveglianza) A.5 : Utenze (elettricità, gas, acqua, fonia, dati) A.6 : Opere di facchinaggio A.7 : Servizi bancari e postali B. PRESTAZIONE DI SERVIZI SETTORE IMMOBILIARE B.1 : Consulenze (notarili, legali, studi e ricerche, fiscali,) B.2 : Pubblicazioni e Stampe (copisteria, tipografia, grafica) B.3 : Formazione (medico, sicurezza) B.4 : Studi tecnici professionali (geometri, ingegneri, architetti) B.5 : Agenzie immobiliari (attività di locazione e vendita) B.6 : Perizie e consulenze immobiliari B.7 : Amministratori di condominio B.8 : Certificazione energetica e verifica impianti B.9 : Servizi amministrativi e software B.10 : Ditte vincitrici gare pulizie B.11 : Altre ditte di pulizie B.12 : Ditte di disinfestazione C. PRESTAZIONE DI SERVIZI SETTORE MOBILIARE C.1 : Gestori finanziari C.2 : Advisor finanziari C.3 : Consulenti previdenziali ed istituzionali 8

9 D. MANUTENZIONI E ASSISTENZA TECNICA D.1 : Ditte Full Service D.2 : Altre ditte grandi lavori D.3 : Impianti idraulici, gas, elettrici, citofonici, TV D.4 : Antincendio D.5 : Manutenzione e assistenza ascensori D.6 : Spurghi, smaltimento rifiuti ed indagini particolari (ad es. presenza di amianto) D.7 : Agronomi e manutenzione verde D.8 : Servizi e pratiche assicurative D.9 : Impianti (riscaldamento, raffreddamento, meccanici) D.10: Opere fabbrili, serramenti e automazioni D.11: Opere edili varie 9