Programma di contributi per la leadership Leo. Modulo di richiesta e linee guida

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1 Programma di contributi per la leadership Leo Modulo di richiesta e linee guida

2 Lions Clubs International Programma di contributi per la leadership Leo Indice Introduzione... 2 Scopo... 3 Informazioni sulle conferenze per la leadership Leo... 3 Logistica... 4 Partecipanti Sede dell'evento Calendario Budget Pianificazione del programma... 5 Comitato Pianificazione Scelta dei presentatori Ordine del giorno della conferenza Promozioni Esempio di un ordine del giorno della conferenza... 6 Richiedere un contributo... 7 Fondi disponibili Ammissibilità Scadenza Come presentare la domanda Dopo la Conferenza... 8 Ringraziare i relatori Raccogliere il feedback Condividere i momenti salienti dell'evento Richieste di rimborso Richiesta di contributo... 9 Normativa generale sui rimborsi Leo-600.IT 5/15 1

3 Introduzione Secondo il Fondo delle Nazioni Unite per la Popolazione (UNFPA): in un mondo caratterizzato dalle preoccupazioni degli adulti, i giovani vengono spesso trascurati. Questa tendenza richiama a gran voce l'urgenza di una correzione, perché si mettono a repentaglio non solo i giovani, ma anche le economie e le società in generale. Il Programma Leo Club mira a cambiare questa dinamica offrendo ai giovani un'opportunità per formarsi come leader all'interno delle loro comunità. Nel rispetto del motto Leo "Leadership, Esperienza e Opportunità", i Leo di tutto il mondo partecipano ad attività e progetti che vanno a migliorare le loro comunità, sviluppando al contempo le loro competenze di leadership. Tramite il Programma Leo Club, i Leo formano una rete globale di giovani impegnati ad aiutare il prossimo e a creare il cambiamento. Linee Guida 2

4 Scopo Nel 2009 Lions Clubs International ha introdotto il Programma di contributi per la leadership Leo con l intento di fornire assistenza finanziaria ai Lions interessati a organizzare degli eventi per la leadership Leo. Il programma di contributi provvede a contribuire finanziariamente agli eventi dedicati alla leadership dei Leo che mirano a sviluppare le competenze di leadership nelle aree di: gestione dei progetti, comunicazione, creatività e innovazione, lavoro di squadra e pianificazione dei progetti di service. Informazioni sulle conferenze per la leadership Leo Le conferenze per la leadership Leo possono essere organizzate da un'area costituzionale, da un distretto Lions multiplo, sub o singolo. I Leo dovrebbero partecipare a tutte le fasi della pianificazione e dell'organizzazione dell'evento. o I Leo devono presentare o co-presentare TUTTE le sessioni. o I Leo devono prestare servizio nel comitato pianificazione della conferenza insieme ai Lions. o I Leo e i Lions devono collaborare per lo sviluppo e lo svolgimento della conferenza. Le conferenze per la leadership Leo dovrebbero essere degli eventi a se stanti. o Queste conferenze possono aver luogo prima o dopo i congressi annuali. Tuttavia gli organizzatori dell'evento dovrebbero promuovere la conferenza sulla leadership Leo come se fosse un evento unico e separare in modo chiaro i fondi per tale conferenza. Le conferenze per la leadership Leo dovrebbero svolgersi in una sede comoda per tutti. Le conferenze per la leadership Leo possono prendere diverse forme, fra cui quella di un programma di uno o due giorni con workshop multipli e campi per la leadership di diversi giorni. Linee Guida 3

5 Logistica Partecipanti I partecipanti dovrebbero essere i Leo di una fascia d'età compatibile provenienti dall'area costituzionale, dal distretto multiplo, sub o singolo ospitante. Possono partecipare anche i Leo e gli ospiti al di fuori dell'area ospitante. Sede dell'evento La conferenza dovrebbe svolgersi in una sede comoda per tutti. Chiedete ai Leo e ai Lions che hanno organizzato delle riunioni di più giorni nell'area ospitante di suggerire delle sedi affidabili ed efficienti in termini di costo. La sede dovrebbe avere delle sistemazioni confortevoli. A seconda del vostro budget, potete coordinare tutti i pasti in modo da favorire la creazione di una rete di contatti e promuovere uno spirito di collaborazione e lavoro di squadra. Verificate che le strutture siano sufficienti per le esigenze audio-video e confermate tutte le disposizioni prima dell'evento. Calendario Nello scegliere la data della conferenza, tenete conto che saranno necessari tre o quattro mesi per la programmazione e la preparazione. Tenete in considerazione le festività sia nazionali che religiose, oltre che i conflitti potenziali con altri eventi maggiori che potrebbero impedire ai Leo di partecipare. Le conferenze per la leadership Leo possono svolgersi prima o dopo un congresso distrettuale o multidistrettuale annuale. Tuttavia, gli organizzatori dell'evento dovrebbero promuovere la conferenza sulla leadership Leo come se fosse un evento unico e separare in modo chiaro i fondi per tale conferenza. Le aree costituzionali possono ospitare una conferenza sulla leadership Leo in congiunzione con i forum Leo, ma in questo caso il contributo non può essere usato per un evento Leo che si svolge in un forum Lions di area costituzionale. Budget Lions Clubs International destinerà un importo massimo di US$ a titolo di contributo spese per ogni anno sociale. Il programma dei contributi prevede che sia rilasciato un contributo rimborsabile massimo di US$ per evento. Il vostro evento può richiedere dei contributi aggiuntivi da reperire presso altre fonti. Linee Guida 4

6 Pianificare il programma Comitato Pianificazione I Leo e i Lions dovrebbero prestare servizio insieme nel Comitato Pianificazione. I Leo possono rivestire ruoli di leadership in collaborazione con i Lions riguardo tutti gli aspetti della conferenza, incluso lo sviluppo, lo svolgimento e il follow-up. Nel programmare il vostro evento, fissate degli scopi e degli obiettivi misurabili per la conferenza. Sviluppate un piano d'azione per raggiungere tali scopi e obiettivi. Scelta dei presentatori Tutte le sessioni devono essere presentate o co-presentate dai Leo. Anche i Lions e i relatori ospiti possono presentare durante queste sessioni in collaborazione con i Leo. Quando offrono la loro competenza su un argomento specifico, i presentatori dovrebbero suscitare sia interesse che ispirazione nei Leo. I relatori possono includere gli officer Leo a livello di distretto multiplo, singolo e di club, i leader Lions e gli ospiti speciali. Ordine del giorno della conferenza La conferenza dovrebbe vertere sulle capacità di leadership in via di formazione dei Leo sulle aree seguenti: Lavoro di squadra Comunicazione Creatività e innovazione Programmazione e gestione dei progetti Fornire servizio comunitario Nel preparare l'ordine del giorno della vostra conferenza, considerate di diversificare la struttura del vostro evento in modo da includere: seminari, workshop, tavole rotonde, progetti di service, attività sociali e cerimonie di premiazione. Siete pregati di consultare l'esempio di ordine del giorno di una conferenza (pag. 6) per prendere qualche idea e ispirazione per il vostro evento di leadership Leo. Promozioni Nel pianificare il vostro evento, preparate un programma di comunicazioni per le promozioni e la pubblicità. Mettetevi in contatto con il presidente distrettuale o multidistrettuale addetto alle pubbliche relazioni per avere un aiuto. Lavorate con i media locali e considerate delle promozioni in formato sia cartaceo che digitale. Linee Guida 5

7 Esempio di un ordine del giorno della conferenza Il seguente esempio di ordine del giorno può essere usato nel programmare il vostro workshop e dovrebbe essere adattato alle esigenze specifiche della vostra circoscrizione. Ricordate che i Leo devono presentare o co-presentare tutte le sessioni. PRIMO GIORNO Orario Sessione Relatore 09:00-09:15 Messaggio di benvenuto Ringraziare i partecipanti Logistica e comunicazioni di servizio: ubicazione toilette, orario delle pause e del pranzo Stabilire delle regole di base per il rispetto e la buona educazione Panoramica dell'ordine del giorno: scopi e obiettivi 09:15-09:30 Panoramica sul Programma Leo Club Assicurarsi che tutti i partecipanti siano a conoscenza del Programma Leo Club 09:30-9:45 Rompere il ghiaccio 09:45-10:45 Sessione n. 1: Lavorare in squadra 10:45-11:00 PAUSA 11:00-12:00 Sessione n. 2: L'arte della comunicazione 12:00-13:00 PRANZO 13:00-14:30 Sessione n. 3: Sviluppo della comunità 14:30-15:30 Sessione n. 4: Gestione del progetto 15:30-16:15 Sessione n. 5: Riflessioni/discussioni di gruppo 16:15-16:30 Conclusione SECONDO GIORNO Si prega di elencare qui i relatori per ogni sessione. N.B.: I Leo devono presentare o co-presentare tutte le sessioni. Vedere pag. 5 per un elenco dei relatori potenziali. Orario Sessione Relatore 09:00-09:15 Messaggio di benvenuto Ricordare la logistica e le comunicazioni di servizio Riepilogo della prima giornata Panoramica dell'ordine del giorno della seconda giornata 09:15-09:30 Rompere il ghiaccio 09:30-10:30 Sessione n. 1: Pianificazione efficace 10:30-10:45 PAUSA 10:45-11:45 Sessione n. 2: Tecnologia e innovazione nel service 11:45-12:30 Sessione n. 3: Riflessioni/discussioni di gruppo 12:30-13:30 PRANZO 13:30-16:00 Attività di Service 16:00-16:30 Conclusione e distribuzione dei premi Linee Guida 6

8 Richiedere il contributo Dopo che il comitato pianificazione avrà coordinato le disposizioni per la logistica e determinato l'ordine del giorno della conferenza, potete richiedere il contributo a Lions Clubs International. Fondi disponibili LCI rilascerà un massimo di dodici contributi rimborsabili di US$ per ogni anno sociale. Il programma permette un massimo di tre contributi per anno sociale da US$ per area costituzionale e per il continente africano. Nessuna area può ricevere più di tre contributi in un anno sociale. Ammissibilità Le aree costituzionali, i distretti multipli, sub e singoli Lions sono qualificati per presentare la domanda di un contributo per la leadership Leo. I richiedenti possono anche valutare se spedire delle richieste congiunte. Scadenza Le domande vengono esaminate all'atto del ricevimento e fino al 1 maggio di ogni anno sociale. Il dipartimento Programma Leo Club di LCI controlla le richieste secondo l'ordine di arrivo e approva i contributi idonei sulla base del contenuto della domanda. Come presentare la domanda Per richiedere il contributo, dovete inviare il modulo di richiesta compilato (pp. 9-11) con un budget dettagliato (pag. 12), le firme richieste (pag. 13) e un ordine del giorno preliminare (vedere l'esempio di pag. 6). Il dipartimento Programma Leo Club esaminerà la domanda e risponderà entro 30 giorni lavorativi dal ricevimento di tutti i moduli richiesti. I fondi approvati vengono rimborsati dopo l'evento, subordinati al ricevimento del Rapporto finale sul Programma di contributo per la leadership Leo, della nota spese e di tutte le ricevute in originale. Si prega di prendere visione della Normativa sui rimborsi spese (pp ) per maggiori dettagli. Linee Guida 7

9 Dopo la conferenza Ringraziare i relatori Inviare un biglietto ai relatori della conferenza e ringraziarli per il tempo che hanno dedicato. Esprimere gratitudine a nome di tutti i Leo che hanno partecipato alla conferenza. Raccogliere il feedback Chiedere ai partecipanti di compilare un questionario e raccogliere le loro impressioni e giudizi in merito alle sessioni della conferenza. Valutare la conferenza sulla base della valutazione dei partecipanti e programmare i progetti futuri di conseguenza. Condividere i momenti salienti dell'evento Spedire delle foto e una breve descrizione dell'evento ai media. Condividere i momenti salienti con i leader Lions e i Leo che non hanno potuto partecipare. Presentare le storie e le foto della vostra conferenza ai social media per promuovere una maggiore partecipazione. Richieste di rimborso Dopo la conferenza, gli assegnatari del contributo devono inviare un Rapporto finale sul Programma di contributo per la leadership Leo unitamente al modulo di nota spese e a tutte le ricevute in originale al dipartimento Programma Leo Club della sede centrale internazionale. Quando si inviano le richieste di rimborso, si prega di seguire la procedura sotto indicata: 1. Elencare tutte le spese ammesse (fino a US$ 2.000) sul Modulo Nota Spese e indicare la valuta utilizzata. Non effettuare il cambio valuta. Allegare tutte le ricevute in originale al modulo nota spese. 2. Completare il Rapporto finale sul Programma di contributo per la leadership Leo. Tale rapporto fungerà da strumento prezioso nel pubblicizzare il successo della vostra conferenza e, allo stesso tempo, consentirà di effettuare una valutazione sull'efficacia del programma di contributi. 3. Inviare il Modulo Nota Spese per posta, le ricevute in originale e il rapporto finale al Dipartimento Programma Leo Club entro 60 giorni dalla conferenza. Leo Club Program Department Lions Clubs International 300 W 22 nd Street Oak Brook, IL USA Al ricevimento e dopo l'elaborazione della documentazione richiesta, LCI invierà il rimborso del contributo al presidente di Consiglio o al governatore distrettuale incaricato. Linee Guida 8

10 Programma di contributi per la leadership Leo Domanda di contributo Informazioni di contatto Lion organizzatore Nome: Titolo: Nome del Lions Club: Distretto/Multidistretto: Paese: Leo organizzatore Nome: Titolo: Nome del Leo Club: Distretto/Multidistretto Leo: Paese: Dettagli sulla conferenza Titolo della conferenza: Data/e della conferenza: Sede: Importo dei fondi richiesti (max. US$ 2.000): Numero previsto dei partecipanti: Leo Lions Ospiti Si prega di allegare una bozza dell ordine del giorno a questa domanda. Domanda di contributo 9

11 Si prega di rispondere alle seguenti domande. Se necessario, allegare fogli aggiuntivi. 1. Spiegare dettagliatamente gli obiettivi della conferenza sulla leadership Leo. In che modo l'ordine del giorno della conferenza raggiungerà questi obiettivi? 2. In che modo questa conferenza contribuirà a sviluppare ulteriormente le doti di leadership dei Leo nell ambito di: gestione dei progetti, comunicazione, creatività e innovazione, lavoro di squadra o pianificazione dei progetti di servizio comunitari? 3. Quanti Leo e Lions fanno parte del comitato pianificazione della conferenza e quali incarichi ricoprono all'interno di questa? Nella risposta, si prega di includere una spiegazione su come i Leo svilupperanno ulteriormente le loro doti di leadership servendo nel comitato pianificazione. 4. Quali distretti/multidistretti all'interno della vostra area costituzionale saranno rappresentati all evento? Domanda di contributo 10

12 5. Qual è la fascia d età dei Leo che saranno presenti? 6. Dove si svolgerà la conferenza sulla leadership Leo? Per quale motivo è stata scelta questa sede? 7. In che modo sarà promossa la conferenza ai Leo? Si prega di allegare degli esempi di materiale pubblicitario, se disponibile. 8. Avete in programma una copertura mediatica della conferenza? Se sì, si prega di spiegare qual è il vostro piano previsto affinché i media trattino l'evento. 9. Pensate di organizzare questa conferenza sulla leadership Leo anche se non doveste ricevere i fondi attraverso questo programma di contributi? Domanda di contributo 11

13 Budget proposto per la realizzazione della conferenza Includere il costo e la descrizione delle spese. Per avere una lista delle spese ammesse, si prega di far riferimento alla Normativa generale sui rimborsi spese (pp ). Affitto locali Voce Costo Apparecchiatura audio-video Pasti e bevande durante la conferenza Stampe (inviti, poster, volantini, ecc.) Spese postali Promozione e pubblicità Spese per relatori Spese di cancelleria Altro (si prega di specificare) Budget totale per la conferenza Leo Quale parte di questo budget sarà coperta dal contributo? Domanda di contributo 12

14 Firme obbligatorie Per le domande di contributo presentate da un distretto singolo o sub, sono richieste le firme sia del governatore distrettuale sia del chairperson distrettuale addetto ai Leo club. Firma del Chairperson Distrettuale Leo Data Nome e cognome in stampatello del Chairperson Distrettuale Leo Firma del Governatore Distrettuale Data Nome e cognome in stampatello del Governatore Distrettuale Per le domande di contributo presentate da un multidistretto, sono richieste le firme sia del presidente di Consiglio sia del chairperson multidistrettuale addetto ai Leo club. Firma del Chairperson Multidistrettuale Leo Data Nome e cognome in stampatello del Chairperson Multidistrettuale Leo Firma del Presidente di Consiglio Data Nome e cognome in stampatello del Presidente di Consiglio Si prega di inviare il presente modulo debitamente compilato a: Leo Club Program Department Lions Clubs International 300 W 22 nd Street Oak Brook, IL USA leo@lionsclubs.org Fax: Domanda di contributo 13

15 Normativa generale sui rimborsi spese 1. Budget Le conferenze sulla leadership Leo saranno rimborsate fino a un massimo di US$ Le spese rimborsabili possono essere sostenute solamente dopo l'avvenuta approvazione della domanda sul Programma di contributi per la leadership Leo. 3. Spese rimborsabili Le spese ammesse riguardano: affitto dei locali, apparecchiature audio-video, cibo e bevande durante la conferenza, spese postali, cancelleria, spese per i relatori*, spese pubblicitarie e promozionali, materiale per la conferenza e costi di stampa. 2. Invio delle note spese a. Moduli ufficiali Le note spese devono essere inviate utilizzando il Modulo Nota Spese per il contributo sulla leadership Leo unitamente al Rapporto finale sul contributo per la leadership Leo. Le voci devono essere debitamente dettagliate, le colonne devono riportare il totale e devono essere allegate le ricevute in originale. b. Firme Il modulo nota spese e il rapporto finale devono riportare la firma del Chairperson Leo e del governatore distrettuale o del presidente di Consiglio. c. Scadenza Alla conclusione della conferenza, deve essere inviato il Modulo Nota Spese insieme agli originali delle ricevute e al Rapporto finale al Dipartimento Programma Leo Club presso LCI entro 60 giorni. Se la documentazione richiesta non perverrà entro 60 giorni dal termine della conferenza, non sarà preso in considerazione alcun rimborso. *Per spese rimborsabili per i relatori si intendono: Costi del relatore. LCI provvederà a rimborsare il costo dei servizi resi dal relatore. Si richiede una fattura e una copia del pagamento. Trasporto del relatore. LCI si farà carico delle spese di trasporto per raggiungere la conferenza, fino al massimo consentito di un biglietto di andata e ritorno in classe economica (per ogni relatore), con la tratta più diretta possibile e senza soste. È necessario inviare la matrice originale del biglietto aereo (non una copia) e una ricevuta dell'acquisto. Il biglietto aereo non sarà rimborsato se non sono presentati entrambi questi tipi di documenti. Le spese di trasporto via terra da/per la conferenza saranno a carico di LCI, incluso il chilometraggio (US$ 0,25/Km) o il costo effettivo di treno, bus, taxi, etc. Normativa generale sui rimborsi spese 14

16 *Per spese rimborsabili per i relatori si intendono: Alloggio del relatore. LCI rimborserà le spese per una camera standard d'albergo a uso singolo. Pasti del relatore. LCI rimborserà il costo dei pasti (se presenti) dall'arrivo alla conferenza, durante e prima della partenza dalla conferenza. Mance per il relatore. LCI rimborserà le mance fino a US$ 1 per valigia e fino al 10% del costo del taxi. 4. Spese non ammesse Le spese non rimborsabili includono: bevande alcoliche, spese di alloggio Leo, assicurazione medica, spese personali del relatore, telefono, lavanderia, film, assicurazione di viaggio, altre spese personali, spese non debitamente documentate e spese che eccedono US$ Notifica sulla copertura dell assicurazione medica Lions Clubs International non offre alcuna copertura medica assicurativa ai propri soci, sia che questi stiano svolgendo attività lionistiche o meno. Di conseguenza, in occasione di viaggi personali o di carattere lionistico, è consigliabile avere una sufficiente copertura medica assicurativa propria. Molte polizze assicurative non coprono gli assicurati al di fuori del loro paese e, a volte, neppure al di fuori della propria città o provincia. Questo trova particolare applicazione nell'assicurazione Medicare statunitense, che è valida solamente negli USA, ma anche in altre polizze sanitarie di tipo statale o privato. Trattandosi di una questione personale che varia da persona a persona, si prega di esaminare attentamente la propria situazione e quella dei propri familiari e amici. 5. Rimborso Il rimborso sarà effettuato al distretto o al multidistretto del richiedente. Nei paesi in cui LCI ha dei conti correnti, il rimborso sarà eseguito nella valuta locale del richiedente; altrimenti, saranno utilizzati i dollari USA in base ai Tassi di Cambio Lions del mese in cui viene effettuato il rimborso. Normativa generale sui rimborsi spese 15