Manuale utente. Reception. Guida pratica all utilizzo del software. Utilizzo del programma

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1 Manuale utente Reception Guida pratica all utilizzo del software Utilizzo del programma

2 Indice Pag. 3 Pag. 5 Pag. 13 Pag. 16 Pag. 19 Pag. 21 Pag. 23 Pag. 24 Pag 25 Pag. 26 Pag. 27 Pag. 28 Pag. 29 Pag. 30 Pag. 31 Pag. 32 Pag. 33 Pag. 37 Pag. 38 Pag. 39 Pag. 40 come lanciare il programma registrazione ingressi per un visitatore sprovvisto di badge per un visitatore con badge registrazione uscite per un visitatore sprovvisto di badge per un visitatore con badge forzatura uscite rapporti ospiti presenti in azienda storico visite storico visite filtrate per Visitatore storico visite filtrate per Azienda storico visite filtrate per Tipologia Visitatore rettifiche eliminazione visite archivi anagrafica operatori anagrafica locazioni anagrafica persone anagrafica visitatori anagrafica tipo visitatore anagrafica aziende amministrazione di sistema utenti configurazione Reception altre informazioni plugin disponibili registrazione semplificata per fiere prestiti libri - biblioteca scolastica personalizzazione modulistica 2

3 AVVIO RECEPTION Lanciare il programma (doppio click sull icona) Alfacod Reception 3

4 Pagina 4 Verrà chiesto il nome utente e la password, inserirli. Username: Password: Dopo aver digitato il tutto cliccare su conferma; il programma si aprirà sulla prima videata. Nel caso in cui il programma dia un errrore di database controllare che tutti i dispositivi siano accesi. Se tutto è correttaemente funzionante contattare l assistenza 4

5 REGISTRAZIONE INGRESSI VISITATORE SPROVVISTO DI BADGE Quando si ha la necessità di registrare un nominativo sprovvisto di badge per l ingresso bisognerà cliccare su Nuovo Visitatore nel menù di sinistra. Si aprirà questa maschera. In questo caso le ipotesi sono due: 1. La persona ha già il suo nominativo nel database 2. La persona non è mai stata registrata 5

6 Nuova persona da registrare Posizionare il cursore sulla barra bianca, premere F2 si aprirà la successiva maschera Posizionare il cursore sulla barra bianca del campo Persona, premere F2 si aprirà la successiva maschera Inserire il Nome ed il Cognome. Compilare facoltativamente i restanti campi anagrafici 6

7 Acquisizione immagine (facoltativa) La scheda persona permette l associazione di massimo 2 immagini. L immagine può essere acquisita direttamente attraverso webcam,o scanner o essere selezionata puntando ad un file immagine 7

8 Pagina 8 Controllare nel menù a tendina se nel database è già presente la società e se si selezionarla. Se invece non è presente nel database si può inserirla ex novo così: posizionare il cursore sulla barra bianca del campo Azienda, premere F2 si aprirà la successiva maschera Nel caso in cui non si desideri stampare il nome dell azienda (perché non presente) selezionare il campo bianco dal menù a tendina. Inserire il Nome dell Azienda di cui fa parte la persona Digitare eventualmente un Descrizione. Cliccare su conferma quando si è finito 8

9 Attraverso il menù a tendina scegliere il tipo di visitatore. in base all appartenenza alla categoria verrà selezionato un layout di stampa differente: Ie caratteristiche delle tipologie sono configurabili dal menu archivi Una volta scelta la tipologia il menù a tendina rientrerà 9

10 Nel campo Data attivazione esce in automatico la data del giorno corrente e di default il visitatore è Attivo, qualora fosse necessario, agire sul flag e sulla data di disattivazione proseguire cliccando su Conferma 10

11 Si chiuderà la maschera di inserimento lasciando la maschera Scheda visitatore con il nuovo nome inserito Cliccare su Successivo Persona già presente in archivio Posizionarsi sul menù a tendina e ricercare il nome della persona (l elenco è composto in ordine alfabetico cognome-nome) Nell elenco si può prendere visione sia del nome e cognome che della società. Una volta selezionato cliccare su Successivo 11

12 La maschera successiva, se abilitata, sia nel caso di nuovo utente che nel caso di utente già presente nel data base permette di aggiungere dettagli alla visita, tutti questi campi aggiuntivi possono essere visualizzati o meno a seconda della configurazione del programma I rentanti campi sono a disposizione dell utente per annotare informazioni aggiuntive. I primi due campi permettono una s elezione da lista precaricata Se non sono richiesti informazioni aggiuntive o una volta compilati i dati necessari procedere con il tasto Succ. TERMINARE LA REGISTRAZIONE CLICCANDO SUL PULSANTE 12

13 Pagina 13 VISITATORE CON BADGE Se il visitatore ha già il badge di riconoscimento è possibile fare il check-in direttamento leggendo il barcone o digitando il numero di badge. Per fare questo cliccare su Con Badge nel menù di sinistra. Si aprirà questa maschera. In questo caso le ipotesi sono due: 1. Se presente leggo il codice a barre dal badge 2. Digito il numero del badge 13

14 Pagina 14 Compilare o leggere il codice In automatico alla conferma del codice, verrà visualizzata i dettagli del visitatore, compresa la foto Visitatore riconosciuto e badge attivo Visitatore non riconosciuto o badge non attivo Se la configurazione di Reception non prevede l inserimento di dati aggiuntivi, la registrazione sarà automatica IN QUESTO CASO LA REGISTRAZIONE SA- RA AUTOMATICA 14

15 Pagina 15 Se la configurazione di Reception prevede l inserimento di dati aggiuntivi, la registrazione richiederà la compilazione della maschera successiva PROSEGUIRE LA REGISTRAZIONE CLICCANDO SUL PULSANTE TERMINARE LA REGISTRAZIONE CLICCANDO SUL PULSANTE 15

16 Pagina 16 REGISTRAZIONE USCITE VISITATORE SPROVVISTO DI BADGE Quando si ha la necessità di il check-out di un nominativo sprovvisto di badge cliccare su Senza badge nel menù di sinistra. Si aprirà questa maschera. In questo caso le ipotesi sono due: 1. Digitare direttamente il cognome della persona 2. Visitatore scelto dalla lista 16

17 Pagina 17 Visitatore scelto dalla lista Posizionarsi sul menù a tendina e ricercare il nome della persona (l elenco è composto in ordine alfabetico cognome-nome) Nell elenco si può prendere visione sia del nome e cognome che della società. Una volta selezionato cliccare Memorizza uscita Si otterrà la conferma di uscita In caso di uscita senza ingresso verrà visualizzato il messaggio di errore 17

18 Pagina 18 Digitare direttamente il cognome del visitatore Man mano che si digita il cognome verranno filtrati i nominativi una volta individuato il visitatore desiderato cliccare Memorizza uscita Si otterrà la conferma di uscita In caso di uscita senza ingresso verrà visualizzato il messaggio di errore 18

19 Pagina 19 VISITATORE CON BADGE Quando si ha la necessità di fare il check-out di un visitatore con badge cliccare su Con badge nel menù di sinistra. Si aprirà questa maschera. In questo caso le ipotesi sono due: 1. Se presente leggo il codice a barre dal badge 2. Digito il numero del badge 19

20 Pagina 20 Compilare o leggere il codice In automatico alla conferma del codice, verrà visualizzata i dettagli del visitatore Visitatore riconosciuto e badge attivo Visitatore non riconosciuto o badge non attivo Se si tenta di fare un check-out di un visitatore non entrato verrà visualizzato un messaggio di allert 20

21 Pagina 21 FORZATURA USCITE FUNZIONE ABILITATA SOLO AD UTENTI CON DIRITTI DI AMMINISTRATORE Quando si ha la necessità di forzare un check-out a tutti i visitatori contemporaneiutilizzare selezionando anche la data di uscita utilizzare la voce di menu FIine Giornata. Si aprirà questa maschera. In questo caso le selezionare la data di uscita e ciccare sul pulsante 21

22 Pagina 22 Agire sul calendario per selezionare la data desiderata CONFERMANDO SI FARANNO USCIRE TUTTI I VISITATORI ANTECEDENTI LA DATA SELEZIONATA Viene visualizzato un messaggio con la richiesta di conferma Confermate tutte le uscite 22

23 Pagina 23 RAPPORTI OSPITI PRESENTI IN AZIENDA Cliccando sulla voce di Rapporti Ospiti sarà possibile avere in tempo reali i visitatori presenti in azienda Pulsanti funzionali che permetto la stampa e l e- Elenco dettaglio visitatori in azienda La funzionalità Drug & Drop della maschera permette la personalizzazione della vista raggruppando per elenti uguali 23

24 Pagina 24 STORICO VISITE Cliccando sulla voce di Rapporti Visite sarà possibile avere analizzare tutte le visite complete filtrate per data Aggiornamento ricerca Data inizio Filtro Data Fine Filtro Esempi di report di stampa generati automaticamente dai pulsanti rapidi 24

25 Pagina 25 STORICO VISITE FILTRATE PER VISITATORE Cliccando sulla voce di Rapporti Visite per persona sarà possibile analizzare tutte le visite complete filtrate per data e per visitatore Aggiornamento ricerca Data inizio Filtro Data Fine Filtro Visitatore filtrato STORICO VISITE FILTRATE PER AZIENDA Cliccando sulla voce di Rapporti Visite per azienda sarà possibile analizzare tutte le visite complete filtrate per data e per azienda Aggiornamento ricerca Data inizio Filtro Data Fine Filtro Azienda filtrata 25

26 Pagina 26 STORICO VISITE FILTRATE PER TIPOLOGIA VISITATORE Cliccando sulla voce di Rapporti Visite per tipo sarà possibile analizzare tutte le visite complete filtrate per data e per tipologia visitatore Aggiornamento ricerca Data inizio Filtro Data Fine Filtro Tipo Visitatore filtrato 26

27 Pagina 27 RETTIFICHE FUNZIONE ABILITATA SOLO AD UTENTI CON DIRITTI DI AMMINISTRATORE ELIMINAZIONE VISITE Cliccando sulla voce di Rettifiche Modifica visite sarà possibile eliminare sia le visite in corso che quelle presenti nello storico Aggiornamento ricerca Filtrate per data iniziale e data finale Pulsante di eliminazione Visite selezionate da eliminare, le visite che riportano 00:00 nel campo Us. sono ancora in corso Viene visualizzato un messaggio con la richiesta di conferma Confermata l eliminazione 27

28 Pagina 28 ARCHIVI FUNZIONE ABILITATA SOLO AD UTENTI CON DIRITTI DI AMMINISTRATORE ANAGRAFICA OPERATORI Entrando nell anagrafica degli operatori è possibile aggiungere, modificare o eliminare i record della tabella. Gli operatori fanno parte dei dati aggiuntivi facoltativi richiesti per la registrazione della visita 28

29 Pagina 29 ANAGRAFICA LOCAZIONI Entrando nell anagrafica delle locazionii è possibile aggiungere, modificare o eliminare i record della tabella. Le locazioni fanno parte dei dati aggiuntivi facoltativi richiesti per la registrazione della visita ANAGRAFICA PERSONE Entrando nell anagrafica delle persone è possibile aggiungere, modificare o eliminare i record della tabella. Le persone identificano i dati anagrafici 29

30 Pagina 30 ANAGRAFICA VISITATORI Entrando nell anagrafica dei visitatori è possibile aggiungere, modificare o eliminare i record della tabella. I visitatori sono costruiti sulla composizione delle informazioni relative a Persona, Azienda e Tipo visitatore. ATTENZIONE questa tipo di struttura permette la coesistenza di più visitatori collegati alla stessa persona che si differenziano tra loro per Azienda di appartenenza e/ o Tipo visitatore 30

31 Pagina 31 ANAGRAFICA TIPO VISITATORE Entrando nella tabella dei Tipi Visitatore è possibile aggiungere, modificare o eliminare i record della tabella. I dettagli del tipo visitatore, percorsi etichetta e campi etichetta, devono essere compilati solo se la versione di Reception prevede anche la stampa, viceversa possono rimanere vuoti ANAGRAFICA AZIENDE Entrando nell anagrafica delle aziende è possibile aggiungere, modificare o eliminare i record della tabella. Le aziende compongono una caratteristica del visitatore 31

32 Pagina 32 AMMINISTRAZIONE DI SISTEMA FUNZIONI ABILITATE SOLO AD UTENTI CON DIRITTI DI AMMINISTRATORE UTENTI Entrando nella tabella utenti è possibile aggiungere, modificare o eliminare i record della tabella. Nella maschera dettagli utenti è possibile abilitare associare il profilo utente, associare password e attivare o disattivare l utente 32

33 Pagina 33 CONFIGURAZIONE RECEPTION Cliccando sulla voce di menu Configurazione si avvia una maschera composta da pi linguette che permette di personalizzare la configurazione base di Reception Principale Si definiscono le cartelle adibite all archiviazione delle immagini, dei dati esportati e il percorso dove risiede il logo personalizzato. La parte relativa al Motore di stampa, deve essere presa in considerazione solo se la versione prevede la stampa, in questo caso si dovrà definire il percorso o l oggetto che se ne occuperà. 33

34 Pagina 34 Principale In questa sezione si definiscono alcune caratteristiche relative alla configurazione di stampa, a seconda delle impostazioni effettuate sarà possibile ottenere funzionalità differenti Opzioni In questa sezione si definiscono quali funzionalità abilitare o disabilitare durante la registrazione della visita. È possibile inoltre scegliere la lingua da utilizzare 34

35 Pagina 35 Immagini In questa sezione si definiscono le proprietà relative alla dimensione da usare per le immagini memorizzate in Reception. WebCam In questa sezione si attiva l acquisizione dell immagine attraverso WebCam e si definiscono le relative proprietà. 35

36 Pagina 36 Scanner In questa sezione si attiva l acquisizione dell immagine attraverso Scanner Biblioteca In questa sezione si fa riferimento a parametri relativi al plug-in di gestione Biblioteca 36

37 Pagina 37 ALTRE INFORMAZIONI Il software Reception in modalità programmazione permette la personalizzazione di tutte le voci del programma oltre a dare la possibilità di creare profili utenti personalizzati. Queste funzionalità sono raggiungibili solo da chi distribuisce il software Di seguito sono mostrate alcune maschere di esempio: 37

38 Pagina 38 PLUGIN DISPONIBILI REGISTRAZIONE SEMPLIFICATA PER FIERE Il modulo per Fiere permette una Registrazione del visitatore più semplificata e meno articolata. Inoltre è possibile avere velocemente la scheda riepilogativa del visitatore. In modalità programmazione è possibile definire quali campi visualizzare nelle rispettive maschere di consultazione 38

39 Pagina 39 PRESTITI LIBRI - BIBLIOTECA SCOLASTICA Il modulo per le scuole che permette una gestione dei prestiti dei libri scolastici, interfaccia intuitiva e accattivante che con pochi click permette di fare la registrazione e la supervisione dei prestiti 39

40 Pagina 40 PERSONALIZZAZIONE MODULISTICA Acquistando il software di stampa completo sarà possibile personalizzare i documenti da stampare per ogni visita registrata, è possibile definire fino ad un massimo di 3 documenti da indirizzare eventualmente su differenti stampanti. Viceversa si possono concordare le personalizzazioni dei layout con il fornitore del software 40

41 Per qualsiasi informazione contattare la sede: ALFACOD SRL Via Cicogna San Lazzaro di Savena Bo Tel Fax